18 MAART 2020. - Koninklijk besluit houdende de invoering van de Notariële Aktebank

VERSLAG AAN DE KONING Algemene toelichting In het kader van de informatisering van Justitie werd door de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen de mogelijkheid ingevoerd in de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt om notariële akten te verlijden die enkel in gedematerialiseerde vorm bestaan, en werd dit gekoppeld aan de creatie van een Notariële Aktebank voor de veilige en langdurige bewaring ervan. Daarin zouden ook de gedematerialiseerde afschriften bewaard worden van de akten die nog op papier zouden worden verleden. Dergelijk project moest gepaard gaan met grondige juridische en technische analyses en ontwikkelingen zodat in de wet werd beslist de uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de Notariële Aktebank te regelen bij Koninklijk Besluit.

Het ontwerp van Koninklijk Besluit werd door de Minister voorgelegd aan de toenmalige Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, die hierover haar advies heeft gegeven (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012). Aanpassingen aan het ontwerp aan dit advies werden doorgevoerd, doch dit kon niet meer gefinaliseerd worden in de toen lopende legislatuur om diverse redenen. Enerzijds werd dit doorkruist door aanverwante initiatieven, waaronder de toen lopende informatisering van FOD Financiën en de elektronische uitwisseling van gegevens tussen de notariskantoren en Patrimoniumdocumentatie en in het bijzonder de registratie- en hypotheekkantoren. Daarbij bestaan vele interdependenties tussen beide informatiseringsprojecten, waar de technische implicaties ook een impact hebben op de modaliteiten van de gedematerialiseerde afschriften in NABAN. Anderzijds vergde de optimale tegemoetkoming aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer een aanpassing van het wettelijk kader van NABAN zelf met betrekking tot de instantie die verantwoordelijk is voor het beheer en de verwerking van de gegevens.

Verscheidene analyses werden intussen volbracht die aan het licht hebben gebracht dat de technologische beperkingen die nog bestaan voor de archivering op zeer lange termijn noopten tot een gefaseerde aanpak voor de oprichting van de Notariële Aktebank. Deze laatste twee vaststellingen hebben ertoe geleid dat door de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie, werd geopteerd om het beheer van de Notariële Aktebank te verduidelijken en de inrichting van de Notariële Aktebank te faseren en in eerste instantie te starten met de gedematerialiseerde afschriften van de op papier verleden akten. De notariële akten behoren immers tot het openbaar domein en moeten in beginsel tot in de eeuwigheid bewaard kunnen blijven. Bij de aanpassing door de wet van 6 juli 2017 werd tevens bepaald dat de Notariële Aktebank zou in werking treden uiterlijk op 1 januari 2020.

Dit koninklijk besluit is de verderzetting van dit proces dat werd heropgestart met de wet van 6 juli 2017. Aangezien de Koning ter begeleiding van de inwerkingtreding op 1 januari 2020 de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de Notariële Aktebank zal worden ingericht, beheerd en georganiseerd, de toegang ertoe en de modaliteiten van opstelling en bewaring van de gedematerialiseerde afschriften van de akten dient te bepalen, behoort dit ontwerp van koninklijk besluit tot de lopende zaken.

Hoofdstuk 4 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft de mogelijkheid ingevoerd in de organieke wet op het notarisambt (wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt) om notariële akten te verlijden die enkel in gedematerialiseerde vorm bestaan, en heeft dit gekoppeld aan de creatie van een Notariële Aktebank (afgekort NABAN) voor de veilige bewaring ervan. Daarbij werd tevens bepaald dat deze Notariële Aktebank een gedematerialiseerd afschrift zou bevatten van alle op papier verleden akten, zodat de burger aldaar een overzicht zou vinden van alle akten waarbij hij partij is geweest na de oprichting van NABAN. Omwille van de belangrijke juridische en technische analyses en ontwikkelingen waarmee dit gepaard gaat, werd beslist de uitwerking van de bijzondere modaliteiten voor de oprichting en de werking van de NABAN en de bepaling van de maatregelen die nodig zijn om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van de in de Notariële Aktebank bewaarde afschriften van notariële akten te waarborgen, te regelen bij Koninklijk Besluit.

Door de technologische beperkingen die nog bestaan voor de archivering op zeer lange termijn die gepaard moet gaan met voortdurende leesbaarheid en onveranderlijkheid van de akte, heeft de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie, geopteerd om de inrichting van de Notariële Aktebank te faseren en in eerste instantie te starten met de gedematerialiseerde afschriften van de op papier verleden akten, op 1 januari 2020.

De bewaring moet kunnen garanderen dat het gedematerialiseerd afschrift van de akte leesbaar blijft ondanks toekomstige evoluties in de software, ongewijzigd blijft en veilig is voor eventuele virtuele inbraken, dat de drager waarop zij is opgeslagen niet onbruikbaar of onleesbaar wordt, enz... maar ook dat de privacy van de betrokken partijen te allen tijde wordt geëerbiedigd. Daarom werd door de wet van 6 mei 2009 een nieuw artikel 18 ingevoegd in de organieke wet op het notarisambt waarbij een centrale Notariële Aktebank wordt gecreëerd, waar de gedematerialiseerde afschriften van alle akten die worden verleden door notarissen worden bewaard. NABAN zal onder het beheer staan van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.

Tegelijkertijd bepaalt de wet dat het gedematerialiseerd afschrift dat zal worden opgenomen in NABAN de bewijswaarde krijgt van een eerste uitgifte. Aldus vormt de Notariële Aktebank een volledige authentieke bron wat betreft de notariële akten.

Naast de verzekerde bewaring, brengt de inrichting van de NABAN de authentieke akte ook dichter bij de partijen, nu deze hun akten rechtstreeks zullen kunnen raadplegen, als zij zich identificeren via hun elektronische identiteitskaart of een gelijkwaardig identificatiemiddel dat ondersteund wordt door het systeem.

De tekst werd tenslotte verduidelijkt en vervolledigd naar aanleiding van de opmerkingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020) en van de Raad van State.

Betreffende de opmerking van de Raad van State dat bepaalde delegaties een beleidsdaad in hoofde van de beheerder zouden kunnen impliceren (advies 66.830/2 van de Raad van State, gegeven op 13 januari 2020, nr. 3) dient te worden aangestipt dat het in de weerhouden bepalingen enkel gaat om technische procedures en modaliteiten, die geen beleidskeuze inhouden en waarvoor geen formele goedkeuring of bekrachtiging is vereist. De opdrachten die bij dit besluit aan de beheerder worden toegewezen, dienen bovendien te worden gelezen in het licht van de verplichtingen van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat als verantwoordelijke voor de verwerking zoals voorzien door de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (GDPR). Voor zover het beheer van de toegang tot de Notariële Aktebank aanleiding zou geven tot beslissingen met een discretionair karakter, en dit binnen het bestaande wettelijke kader inzake de toegang tot notariële akten (infra, artt. 13-15), voorziet de regelgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens reeds in kanalen waartoe betrokkenen zich kunnen wenden om rechtzettingen te bekomen.

Met het oog op de voormelde doelstellingen, regelt het huidige Koninklijk Besluit de inrichting van NABAN, de toegang daartoe en de technische modaliteiten volgens de welke de gedematerialiseerde afschriften van papieren akten kunnen worden opgemaakt en bewaard.

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Dit artikel definieert een aantal begrippen die verder in het KB aan bod komen.

Met het begrip "toegangsverificatie" wordt de procedure geviseerd waarmee iemand (notaris of partij) zich elektronisch aanmeldt en toegang moet krijgen tot NABAN. Het identificatienummer van de partijen en notarissen dient ter identificatie van de betrokkenen om toegang te krijgen tot NABAN en strekt ertoe op afdoende wijze te verzekeren dat geen onrechtmatige toegang kan worden verschaft aan onbevoegde personen.

Het in de wet niet nader omschreven begrip "gedematerialiseerd afschrift" wordt verder gepreciseerd en afgestemd op de omschrijving die werd gegeven aan de elektronische uitgifte die wordt aangewend in het kader van de elektronische aanbieding van de akten ter registratie en op het hypotheekkantoor, waar eveneens wordt voorzien dat deze gebeurt door aanbieding van een elektronische uitgifte die enkel de inhoud va de minuut herneemt, met inbegrip van de eventuele vermeldingen aan de voet (art. 1, 2° KB van 14 maart 2014 houdende regeling van de aanbieding van akten van bepaalde instrumenterende ambtenaren tot de registratieformaliteit en tot de hypothecaire openbaarmaking). Zoals bij elektronische aanbieding ter registratie en op het hypotheekkantoor wordt ook voorzien dat een kopie van de bijlagen mee moeten worden neergelegd teneinde een volledig en getrouw beeld te geven van de akte.

Tenslotte wordt ook de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG opgenomen in de lijst van definities, nu deze een technische impact heeft gehad op de formulering van een aantal bepalingen van dit besluit.

Artikel 2 Dit artikel omvat de principiële oprichting van de Notariële Aktebank in uitvoering van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, zoals ingevoerd door artikel 20 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen.

Het tweede en derde lid van dit artikel vormen een uitvoering van de verplichting vervat in de Verordening (EU) 2016/679 om de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens en een functionaris voor de gegevensbescherming aan te duiden.

Deze bepalingen werden aangepast aan de opmerking van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en aan de verduidelijking die in dat kader werd doorgevoerd door artikel 198 van de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat (cf. advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 3-4, nrs. 4-7).

In haar advies van 31 januari 2020 merkt de Gegevensbeschermingsautoriteit tevens op dat de verwerkingsverantwoordelijke bij voorkeur in de wet bepaald wordt (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 3-4, nr. 4-5). Dit is thans effectief ook het geval in artikel 119 van de organieke wet op het notarisambt. De tekst van het ontwerp werd aangepast om hiernaar te verwijzen.

Artikel 3 Deze bepaling betreft de finaliteiten van de verwerkingen van de gegevens (gedematerialiseerde afschriften, metagegevens en documenten) die in NABAN worden bewaard en werd aangepast aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer evenals van haar opvolger, de Gegevensbeschermingsautoriteit. Er wordt tevens nota genomen van de opmerking van de Gegevensbeschermingsautoriteit dat deze aspecten, gelet op hun belang, bij voorkeur in een wettelijke bepaling zouden worden opgenomen. Gelet op het belang van deze aspecten en het gegeven dat de Notariële Aktebank ingevolge de wet reeds operationeel is sinds 1 januari 2020, is het echter aangewezen deze finaliteiten reeds hier vast te leggen.

Naar aanleiding van voormeld advies werden ook kleine incoherenties tussen het verslag en de ontworpen tekst weggewerkt.

De ontworpen bepaling werd aangepast aan het uitdrukkelijke verzoek van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om, teneinde te beantwoorden aan de kwaliteitscriteria waaraan iedere reglementering inzake verwerking van persoonsgegevens moet beantwoorden, het doeleinde van de NABAN databank op een precieze wijze te bepalen. (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p.2, nr. 3). De aanpassingen hernemen het voorstel van herformulering uit het desbetreffende advies.

Er wordt met betrekking tot de raadpleging niet verwezen naar partijen, hun erfgenamen en rechtverkrijgenden, aangezien de wet ook aan andere belanghebbende personen de inzage in de akte toestaat en dit niet kan worden uitgesloten bij een louter koninklijk besluit. Wel wordt verder in het KB bepaald dat de rechtstreekse consultatie slechts mogelijk is voor de in de akte genoemde partijen en bij naam genoemde onmiddellijke rechthebbenden, enerzijds, en voor de andere rechthebbenden wier recht op inzage verlenende hoedanigheid kan worden vastgesteld in een authentieke bron, anderzijds. Personen wiens hoedanigheid niet op geautomatiseerde wijze op afstand kan worden gecontroleerd, kunnen zich steeds wenden tot de notaris zelf om mededeling van de akte te krijgen als zij hun hoedanigheid kunnen aantonen op een andere manier.

Naast de bewaring van de akten en afschriften van akten zelf, wordt hier ook reeds de principiële bewaring van metagegevens opgenomen, die op technisch vlak zullen toelaten dat de databank geconsulteerd en doorzocht kan worden door de toegangsgerechtigde personen.

In dezelfde bepaling wordt tevens op beperkende wijze eraan herinnerd dat verwerkingen van de gegevens in NABAN voor statistische en wetenschappelijke doeleinden of teneinde de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris te verbeteren, die een taak van algemeen belang dienen, enkel mogelijk zijn binnen de grenzen toegelaten door de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (GDPR). Dit werd verduidelijkt en aangevuld naar aanleiding van de opmerkingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 5-7, nr. 7-13).

De verwerkingen voor statistische en wetenschappelijke doeleinden viseren bijvoorbeeld deze die erop gericht zijn de doeltreffendheid van een wetgevende maatregel te meten, de impact van een nieuw wetgevend initiatief in te schatten, om indicatoren te verschaffen aan het publiek omtrent algemene tendensen,... Dit kan de vorm aannemen van communicaties naar officiële organen zoals de beantwoording van de parlementaire vragen, algemene statistische informatie naar federale en regionale overheden of naar het publiek zoals bijv. de notarisbarometer, ... Naargelang de beoogde informatie zal de verwerking betrekking hebben op de metagegevens die worden bewaard in NABAN, zoals bijvoorbeeld het aktetype, dan wel op gegevens die zijn opgenomen in het gedematerialiseerd afschrift, zoals bijvoorbeeld het beroep doen op een bepaald wettelijk regime. In navolging van het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit wordt tevens in herinnering gebracht dat de beheerder ertoe gehouden is om bij deze verwerkingen, voor zover het verwerkingsdoeleinde dit toelaat, steeds gebruik te maken van gepseudonimiseerde persoonsgegevens en voorafgaand aan de terbeschikkingstelling van de resultaten van de verwerking aan het publiek een controle uit te voeren naar de onmogelijkheid om de betrokkenen te identificeren aan de hand van de resultaten.

Deverbetering van de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris viseert verwerkingen die gebeuren met het oog op de gebruiksvriendelijkheid, op het verbeteren van de kwaliteit van de gegevens van NABAN en op het verbeteren van de kwaliteit van de akten en de dienstverlening van de notarissen aan de burger, onder meer via het analyseren van vergelijkingspunten, bijv. om tot een juiste schatting te komen van onroerende en andere goederen gelet op diverse factoren, ... Deze bewerkingen kunnen zowel de metagegevens betreffen als de gegevens vervat in de gedematerialiseerde afschriften en andere in NABAN bewaarde documenten. Zoals ook opgemerkt in het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit wordt er tevens aan herinnerd dat de beheerder er steeds toe gehouden is de passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om het beginsel van de minimale gegevensverwerking te verzekeren bij deze verwerkingen.

Het vierde lid strekt ertoe de vertrouwelijkheid van de bewaarde gegevens te waarborgen, ook ten aanzien van het technisch of ander personeel dat zal worden belast met het effectieve beheer van de in de Notariële Aktebank opgenomen akten en metagegevens.

Artikel 4 Deze bepaling strekt ertoe aan de personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank op te leggen dat zij zich schriftelijk ertoe moeten verbinden het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens te respecteren. Deze bepaling werd aangepast aan het advies van de Raad van State.

Artikel 5 Elke akte die wordt neergelegd in NABAN krijgt een uniek identificatienummer, het NABAN-nummer genoemd. Het voorbehoud dat in de aan de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer voorgelegde ontwerp was gemaakt voor de akten die in brevet werden verleden, werd in deze tekst geschrapt, nu deze vorm van notariële akte werd opgeheven in de wet.

De testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen worden niet neergelegd in NABAN omwille van het grote vertrouwelijk karakter van deze akten. Deze akten worden bij het verlijden ervan wel ingeschreven in de Notariële Aktebank zonder neerlegging, zodat de uniforme nummering van de akten volledig is en zodat de verplichting vervat in artikel 6 van het koninklijk besluit van 5 september 2016 houdende het beheer van het centraal register van testamenten en het centraal register van huwelijksovereenkomsten uitwerking kan hebben. Dit vormt tevens de basis voor het elektronisch repertorium waarvan de modaliteiten krachtens het door artikel 24 van dezelfde wet van 6 mei 2009 gewijzigde artikel 29 van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, dienen te worden bepaald door een reglement opgesteld door de Nationale kamer van notarissen en goedgekeurd door de Koning.

Artikel 6 Het NABAN-nummer wordt meegedeeld aan de notaris die de akte heeft neergelegd in NABAN. Aangezien dit uniek referentienummer enkel dient voor de interne werking van NABAN, wordt de vaststelling van de structuur ervan overgelaten aan de verantwoordelijke voor de verwerking, zijnde de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Er wordt tevens verduidelijkt dat het nummer geen gegevens kan bevatten die kunnen worden gekoppeld aan een persoon. Zodoende kan dit geen elementen bevatten die terugverwijzen naar de notaris of de partijen.

Artikel 7 Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, moet het KB opgeven hoelang de persoonsgegevens worden bewaard. Voor notariële akten, die tot het openbaar domein behoren, bestaat er een verplichting tot bewaring tot in de eeuwigheid. Maar de duur waarvoor deze bewaring moet gebeuren door de notarissen is wettelijk beperkt in de tijd. Zij kunnen alle akten die minstens vijftig jaar oud zijn in bewaring geven aan het Rijksarchief en zijn hiertoe zelfs verplicht voor de akten die vijfenzeventig jaar oud zijn.

Na 75 jaar valt de bewaringsverplichting dus onder het Rijksarchief en de regeling van de Archiefwet.

De tekst van het ontwerpbesluit werd aangepast aan de vraag van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om de bewaring van de gedematerialiseerde afschriften in NABAN af te stemmen op de bewaringstermijn van de akten zelf, dewelke dus een einde neemt bij de overdracht van deze akten aan het Rijksarchief (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 4, nrs. 8-9).

Artikel 8 Op het ogenblik van de neerlegging van de akte (of het gedematerialiseerd afschrift van een papieren akte) zullen een aantal metagegevens mee worden opgenomen, teneinde de klassering en de latere opzoeking van de akte door de toeganghebbende personen mogelijk te maken. Ook de toegangsverificatie zal gebruik maken van deze gegevens.

Deze bepaling werd aangepast aan de vraag van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om in plaats van een minimale indicatieve lijst van gegevens te bepalen dit te vervangen door een exacte lijst van bedoelde gegevens. De aanpassingen van de tekst strekken ertoe om aan deze vraag tegemoet te komen (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 5, nr. 10).

Enkel de partijen en bij naam in de akte genoemde onmiddellijke belanghebbende personen bij de rechtshandeling worden vermeld en niet de andere tussenkomende personen, zoals bijvoorbeeld de pachter die tussenkomt in het kader van het voorkooprecht bij een verkoop. Dit werd aangevuld met de erflater indien het een akte van erfopvolging of een akte van neerlegging van een onderhands of internationaal testament betreft, nu deze akte op hem betrekking heeft. Onder de onmiddellijke belanghebbende personen treft men bijvoorbeeld aan de erfgenamen die zijn aangeduid in een akte van erfopvolging, de lasthebber of bestuurder die wordt aangeduid in een akte, de begunstigde van een schenking,...

De tekst vermeldt uitdrukkelijk "een" rechtshandeling opgenomen in de akte voor het geval er verschillende rechtshandelingen zijn in dezelfde notariële akte.

Voor natuurlijke personen betreft het de naam en voornamen en hun identificatienummer (in principe het rijksregisternummer of het nummer van het bisregister). Dit laatste is vereist om deze gegevens up to date te houden bij latere wijzigingen via een rechtstreekse link naar de authentieke bron waarin deze zijn opgenomen.

Voor de rechtspersonen betreft het onder meer de naam en hun rechtsvorm. Ook voor hen is een identificatienummer vereist. Op deze manier zal immers, via de Kruispuntbank van Ondernemingen, de link gemaakt kunnen worden tussen de rechtspersoon en de personen die als lid van het bestuursorgaan inzage moeten hebben in diens akten (zie terzake de toelichting bij artikel 15 van dit besluit).

Het repertoriumnummer werd toegevoegd met het oog op de interne opzoekingen binnen het notariskantoor.

De aard van de akte moet de notaris of de gebruiker die geregeld partij is bij authentieke akten toelaten een sortering te opereren in functie van het type van de akte.

De identificatie van de in de akte opgenomen onroerende goederen moet het mogelijk maken te zoeken op onroerend goed.

Artikel 9 Uit de principes van artikel 77 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens volgt dat de bewaringsduur van de gegevens nooit langer mag zijn dan wat noodzakelijk is. Aangezien de in het vorige artikel vermelde gegevens dienen voor de toegang tot en de consultatie van de in de Notariële Aktebank opgenomen akten, dienen zij even lang te worden bewaard als het afschrift van de akte waarop zij betrekking hebben. De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer achtte deze bewaringstermijn gepast (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 5, nr. 12).

Artikel 10 Dit artikel regelt de toegang van de bij de akte betrokken notarissen, hun medewerkers en het technisch personeel van de Notariële Aktebank zelf tot de in artikel 9 opgesomde metagegevens. Deze bepaling werd aangepast aan de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, waarbij in het bijzonder werd verduidelijkt dat zij slechts toegang hebben "voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie" (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 5, nrs. 13-14).

Artikel 11 Deze bepaling is van technische aard en viseert het bijhouden van sporen van elke verrichting of consultatie die de gegevens ondergaan tijdens de bewaringsduur. Deze bepaling werd geherformuleerd om tegemoet te komen aan de vraag om verduidelijking vanwege de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 16).

Deze gegevens dienen logischerwijze te worden bewaard zolang de gedematerialiseerde akte of het gedematerialiseerd afschrift zelf moet worden bewaard in NABAN. Artikel 12 De toegang tot de notariële akte door de personen die hier recht toe hebben krachtens de wet, gebeurt thans altijd via de notaris die de minuut ervan bewaart. In het licht van de technologische vooruitgang is het wenselijk dat de partijen en op termijn andere rechthebbenden rechtstreeks kunnen inloggen in de Notariële Aktebank om hun akten te consulteren. Dit is een zeer belangrijke stap, zowel op het vlak van administratieve vereenvoudiging als van dienstverlening aan de burger.

Dit werd ook als een aanbeveling vooropgesteld door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 15).

Dit betreft enkel de mogelijkheid om kennis te nemen van de akte.

Indien de partijen een bewijskrachtige uitgifte of een grosse wensen, moeten zij zich wenden tot de notaris die dit nog steeds als enige kan afleveren.

Deze toegang stelt de gebruikers in de mogelijkheid om foutieve of ontbrekende gegevens of het feit dat een inschrijving, wijziging of doorhaling niet is gebeurd, vast te stellen en te melden aan de beheerder met het oog op rechtzetting, overeenkomstig de AVG. Er weze aan herinnerd dat in de mate de desbetreffende gegevens rechtstreeks afkomstig zijn uit een andere authentieke bron, de verzoeker deze fout of lacune moet laten rechtzetten aan de bron van de gegevens.

Artikel 13 Het spreekt voor zich dat de notaris die de akte heeft verleden, toegang heeft tot deze akte of tot het afschrift van deze akte in de Notariële Aktebank. Zoals thans het geval is in de zuiver papieren wereld, staat deze toegang ook open voor de andere notarissen die houder of bewaarder worden van de minuut of van het repertorium waarin de akte is ingeschreven, zijnde de met de notaris geassocieerde notarissen, zijn of hun opvolgers of plaatsvervangers en, bij opheffing van een standplaats, de notaris aan wie de minuten en repertoria werden overgedragen. Deze toegang omvat logischerwijze het recht op consultatie en het recht om gegevens en stukken neer te leggen, aan te vullen of te verbeteren, binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten.

Wanneer de betrokken notaris om welke reden dan ook tijdelijk of definitief geen notaris meer is (bijv. ontslag, schorsing, vervanging, ...), wordt zijn toegang tijdelijk of definitief gedeactiveerd.

De toegangsgerechtigde notaris zal via een procedure bepaald door de beheerder van NABAN tevens de leden van zijn personeel kunnen aanduiden die in zijn naam toegang moeten hebben tot zijn akten met het oog op de vervulling van hun taken.

Het zal ook vaak voorkomen dat meerdere notariskantoren hun ambt verlenen naar aanleiding van eenzelfde akte. Zo verschijnen in de akten soms tussenkomende notarissen, mede-instrumenterende notarissen, notarissen in wiens aanwezigheid de akte wordt verleden, notarissen die optreden ter vervanging van..., enz... De notarissen van deze kantoren hebben ook het recht inzage te hebben in de akte waarbij één van hen is opgetreden, nu één van de partijen cliënt is bij hun kantoor en in de eerste plaats op hen beroep zal doen voor het dossier. Zij hebben echter niet het recht stukken neer te leggen of aan te vullen, nu zij niet de minuuthouder zijn.

De tekst werd verduidelijkt om interpretatieproblemen te vermijden.

Wat de principes betreft, gaf deze toegang van de betrokken notarissen en van hun personeel geen aanleiding tot bijzondere opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 18). De technische opmerking van de Commissie op het vlak van de formulering werd niet gevolgd omdat de verwijzing naar het repertorium in die context niet toepasselijk is.

Artikel 14 Het is niet de bedoeling dat de rechtstreekse toegang tot de in de Notariële aktebank opgenomen akten en afschriften van akten ruimer is dan de beperkingen die bestaan in het huidig wettelijk kader. Om die reden wordt het principe van de rechtstreekse toegang gekoppeld aan de bepaling van artikel 23 van de organieke wet op het notarisambt, dat thans bepaalt aan wie mededeling van de akte toegestaan is. Alleen deze personen hebben toegang tot de akte in NABAN, hetzij rechtstreeks, hetzij door tussenkomst van een notaris. Deze wettelijk bepaling viseert alle vormen van mededeling van de akte, dus ook de mededeling die de vorm aanneemt van een consultatie van de Notariële Aktebank. Aldus is voldaan aan de door de Gegevensbeschermingsautoriteit aangegeven voorkeur om in de wet te bepalen wie toegang heeft tot de Notariële Aktebank (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 3-5, nr. 4-6). De verduidelijking in het KB betreft enkel de praktische modaliteiten ingevolge dewelke de verschillende door de wet geviseerde mededelingsgerechtigden toegang kunnen krijgen tot NABAN. Teneinde de privacy veilig te stellen en te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de akten, moet de rechtstreekse toegang steeds gekoppeld kunnen worden aan een authentieke bron die de voor de toegang vereiste hoedanigheid kan bevestigen.

De vraag van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om duidelijker te expliciteren welke personen toegangsgerechtigd zijn, wordt deels tegemoetgekomen door te verduidelijken welke partijen en onmiddellijk belanghebbende personen een geautomatiseerde toegang kunnen hebben (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 19). Voor het overige wordt noodzakelijkerwijze verwezen naar het bestaande en toekomstige wettelijk kader dat aanvullende toegangsgerechtigde personen kan aanwijzen.

Het basisprincipe blijft dat men toegang krijgt tot de inhoud van een akte via de notaris, maar er wordt via de Notariële Aktebank de mogelijkheid gecreëerd om rechtstreekse toegang te geven aan de partijen (bij de rechtshandeling in de akte) en de bij naam in de akte genoemde onmiddellijke belanghebbende personen. De rechtstreekse toegang moet noodgedwongen tot hen worden beperkt. Artikel 23 voorziet ook een recht op mededeling aan andere (niet bij naam genoemde) onmiddellijk belanghebbende personen (onder meer erfgenamen, maar ook bijvoorbeeld bepaalde wettelijke of gerechtelijke vertegenwoordigers, zoals bijv. voorlopig bewindvoerders, voogden,...), maar zolang er geen officiële databanken zijn waarin deze categorieën van belanghebbende personen zijn opgenomen, zodat hun hoedanigheid automatisch kan worden gecontroleerd, moeten zij noodgedwongen via de notaris passeren om kennis te nemen van een akte. In afwachting van de creatie van een dergelijke databank (authentieke bron) is immers actueel niet mogelijk om het systeem zo te creëren dat de NABAN automatisch kan verifiëren wie een andere rechthebbende is, zoals bijv. in voorkomend geval een erfgenaam.

De tekst van het eerste lid houdt wel al rekening met de mogelijkheid dat er in de toekomst authentieke bronnen kunnen bestaan die dergelijke verificatie van de hoedanigheid door het systeem wel kunnen toelaten, zodat ook deze belanghebbende personen rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot NABAN. De tekst werd aangepast aan de aanbeveling van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer om een duidelijkere opsplitsing te maken tussen de personen die een rechtstreekse toegang kunnen krijgen op basis van hun identiteitscontrole en deze waarvoor het bovendien moet mogelijk zijn om ook hun hoedanigheid te controleren (bijv. erfgenamen) (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 7, nr. 20).

Het is mogelijk dat er altijd categorieën zullen blijven wiens hoedanigheid niet automatisch kan worden geverifieerd door NABAN. Deze zullen steeds mededeling van de akte kunnen blijven vragen aan de notaris, zoals nu gebeurt.

Er wordt tevens gepreciseerd dat de inschrijvingen van testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte niet zichtbaar en niet toegankelijk zijn voor de personen die recht hebben op mededeling van de akte. De reden hiervoor is om te vermijden dat onbevoegde derden, bijv. een wettige erfgenaam, die door de erflater op leeftijd wordt gelast met het beheer van zijn zaken, door om enige reden namens hem in te loggen in NABAN zou vernemen dat een testament werd gemaakt (of herroepen). Na het overlijden van de erflater is dergelijke geheimhouding echter niet meer vereist, noch wenselijk.

De kopie waarvan sprake in het tweede lid van § 1 en die door een toegangsgerechtigde persoon kan worden bewaard (of afgedrukt) is een vrije kopie, niet te verwarren met een bewijskrachtige uitgifte of grosse.

In het advies van de Raad van State werd voorgesteld de woorden "naar Belgisch recht" te schrappen in de paragrafen 2 en 3, waar op technisch vlak voor de beveiligde toegang van de partijen wordt verwezen naar het gebruik van een elektronische identiteitskaart naar Belgisch recht of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt. Aangezien niet zonder meer de compatibiliteit en het beveiligingsniveau van elke vorm van elektronische identiteitskaart kan worden gegarandeerd, wordt dit advies niet volledig gevolgd. De woorden "naar Belgisch recht" worden daarentegen vervangen door een verwijzing naar artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten.

Elektronische identiteitskaarten van andere landen kunnen in voorkomend geval worden ondergebracht onder "een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt", indien zij aan de gestelde vereisten voldoen, zodat zich geen probleem stelt.

De derde paragraaf regelt de toegangsverificatie voor de rechtspersonen. Voor deze rechtspersonen, die geen eigen fysiek bestaan hebben en geen eigen elektronische identiteitskaart, stelt zich de vraag hoe zij de NABAN zullen kunnen consulteren. NABAN moet immers automatisch de hoedanigheid kunnen controleren van de natuurlijke personen die willen optreden (gedelegeerd bestuurders, gevolmachtigden,...).

Te dien einde worden twee alternatieve regelingen voorzien om te bepalen wie namens hen toegang kan krijgen tot hun akten in de Notariële Aktebank.

Enerzijds betreft het de leden van de bestuursorganen van de rechtspersoon. Die hoedanigheid moet kunnen worden bepaald aan de hand van een authentieke bron. Op dit moment kan dat via de opname van deze personen in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Anderzijds wordt, voor vennootschappen die partij zijn bij veel notariële akten, zoals bijv. banken, en die daarbij in de regel beroep doen op verschillende gevolmachtigden, een alternatieve regeling voorzien, teneinde hen toe te staan één of meer personen aan te duiden, die geen (alleen)vertegenwoordigingsbevoegdheid hebben, maar die een delegatie krijgen van de rechtspersoon om inzage te krijgen.

Dit is verantwoord gezien het grote volume aan akten dat door deze rechtspersonen wordt aangegaan.

De uitwerking van de praktische regeling wordt overgelaten aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, onder wiens beheer de Notariële Aktebank zal staan. De rechtspersonen die gebruik wensen te maken van deze mogelijkheid zullen verantwoordelijk zijn voor het beheer van de toegangsrechten die zij intern toekennen aan de gebruikers die zij aanduiden in het kader van de door hen uitgevoerde raadpleging. Zij zullen tevens de nodige veiligheids- en vertrouwelijkheidsmaatregelen dienen te treffen.

Samengevat zullen aldus drie categorieën personen rechtstreeks toegang kunnen krijgen tot de akten in de Notariële Aktebank: - de natuurlijke personen die partij of bij naam genoemde onmiddellijke belanghebbende zijn bij de rechtshandeling (maar niet hun eventuele volmachthouders), via hun e-ID of gelijkwaardig identificatiemiddel. - de wettige vertegenwoordigers van partijen bij de rechtshandeling (voogden, voorlopig bewindvoerders, enz... voor de natuurlijke personen, en de leden van bestuursorganen, die zijn opgenomen in KBO voor de rechtspersonen). Voor een deel van deze wettige vertegenwoordigers zal de implementatie van de toegang afhangen van de voorafgaande creatie door Justitie van authentieke databanken. Zolang dit niet gebeurd is, zullen zij zich tot de notaris moeten blijven wenden. - de door de rechtspersonen die partij zijn bij de rechtshandeling aangeduide vertegenwoordigers die zijn erkend door NABAN. Artikel 15 Artikel 23 van de organieke wet op het notarisambt voorziet een uitzondering op het principiële verbod tot mededeling van de akte door de notaris aan anderen dan de onmiddellijk belanghebbende personen, hun erfgenamen of rechtverkrijgenden, wanneer dit dient ter uitvoering van de wetten en verordeningen op het registratierecht (meer bepaald de aanbieding van de akten ter registratie) en die betreffende de akten welke openbaar moeten worden gemaakt. Op dit moment vinden deze uitzonderlijke mededelingen nog plaats via neerlegging of aanbieding door de notaris, in bepaalde gevallen elektronisch (bijv. aanbieding ter registratie of overschrijving bij het kantoor rechtszekerheid, neerlegging van vennootschapsakten ter griffie). In de toekomst zou deze via een consultatie van de Notariële Aktebank kunnen plaatsvinden.

De tekst met betrekking tot de toegang van deze overheidsinstanties werd naar aanleiding van de opmerkingen van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012, p. 6, nr. 19) grondig herzien en tevens geactualiseerd rekening houdend met de wetgevende en organisatorische evoluties die inmiddels hebben plaatsgevonden. Ook de opmerkingen van het advies van de Gegevensautoriteit werden verwerkt (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 5 en 8, nrs. 8 en 16-17).

Zo wordt bepaald dat in het kader van de principes vervat in artikel 2 van de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, het recht tot consultatie van het gedematerialiseerd afschrift van een akte en van alle of bepaalde gegevens die ermee verband houden, kan worden opengesteld tot die overheidsinstanties die door of krachtens de wet het recht hebben om kennis te nemen van deze gegevens en/of om deze te verwerken. Dit vergt een voorafgaande controle van de wettelijke basis van dergelijke toegang door de beheerder van de Notariële Aktebank en het afsluiten van een protocol tussen de beheerder en de overheidsinstantie, m.b.t. de te nemen veiligheidsmaatregelen ten aanzien van de gegevensbescherming en de wijze van toegang van de gemachtigde ambtenaren van de overheidsinstantie. Deze toegang is tijdelijk indien de wettelijke finaliteit van de overheid geen permanente toegang tot de akte verantwoordt.

Naar aanleiding van de opmerking van de Raad van State dat hier mogelijkerwijze een delegatie van bevoegdheid aan de beheerder kon worden gelezen die de puur technische aangelegenheden zou overstijgen en een beleidskeuze zou kunnen impliceren, werd de ontworpen bepaling omtrent de controle van de wettelijke basis van de overheidsinstantie door de beheerder alvorens de toegang te activeren, geschrapt.

Ingevolge deze schrapping, en gelet op het feit dat dit artikel er enkel toe strekt het toekomstig kader te schetsen waarbinnen de overheidsinstanties die nog een andere uitdrukkelijke wettelijke basis zullen moeten krijgen hun toegangsrechten kunnen uitoefenen, is er in dit stadium nog geen mogelijkheid om deze reeds anticipatief op te sommen, zoals gesuggereerd door de Gegevensbeschermingsautoriteit (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 5 en 8, nrs. 8 en 16-17).

Op termijn wordt gedacht aan de diensten van het Kantoor Rechtszekerheid, met het oog op de vervulling van de formaliteiten van de registratie van de akte en van de hypothecaire formaliteiten van overschrijving, inschrijving, kantmelding of doorhaling, en aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank, het Belgisch Staatsblad en de Kruispuntbank van Ondernemingen, met het oog op de vervulling van de openbaarmakingsformaliteiten van de vennootschapsakten. Vooraleer deze echter gebruik zullen kunnen maken van deze mogelijkheid, zal hun respectievelijke wettelijke basis nog uitdrukkelijk in deze zin aangepast moeten worden.

Zoals aangehaald door de Gegevensbeschermingsautoriteit, kan men zich inspireren op artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens m.b.t. de inhoud van het protocol dat moet worden afgesloten tussen de beheerder en de toegangverzoekende overheidsinstantie (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 8, nr. 18). Het wordt echter niet opportuun geacht dit op restrictieve wijze vast te leggen in dit besluit.

Artikel 16 Dit artikel voorziet de toegang van de personen belast met het technisch beheer van de Notariële Aktebank tot de daarin opgenomen akten en afschriften. Omwille van de privacy wordt deze toegang beperkt tot de uitzonderlijke gevallen wanneer dit absoluut vereist is om hun opdracht te vervullen.

Artikel 17 Artikel 18 van de organieke wet op het notarisambt voorziet dat van elke akte die op papier wordt verleden, een gedematerialiseerd afschrift moet worden neergelegd in NABAN, dat dezelfde bewijswaarde heeft als een eerste uitgifte. Het eerste lid van artikel 18 van dit besluit strekt ertoe te verduidelijken dat dit afschrift de vorm heeft van een uitgifte in gedematerialiseerde vorm zoals bedoeld in artikel 25, derde lid van de voormelde wet.

Een uitgifte is de volledige, letterlijke en door de notaris voor eensluidend verklaarde kopie van de akte waarvan hij de minuut bewaart. In de elektronische context van de neerlegging in NABAN is de eensluidendverklaring een modaliteit van de ondertekening en neerlegging. Door het loutere feit van de neerlegging van het gedematerialiseerd afschrift verklaart de notaris dat het gaat om een eensluidende kopie van de akte.

Artikel 25 van de organieke wet op het notarisambt voorziet thans dat, behoudens andersluidende wettelijke bepaling, de elektronische uitgifte niet verplicht de bijlagen moet omvatten. Inmiddels werd in het kader van de elektronische aanbieding van de akten ter registratie en het kantoor rechtszekerheid eveneens voorzien dat deze gebeurt door aanbieding van een elektronische uitgifte die enkel de inhoud va de minuut herneemt, met inbegrip van de eventuele vermeldingen aan de voet (art. 1, 2° KB van 14 maart 2014 houdende regeling van de aanbieding van akten van bepaalde instrumenterende ambtenaren tot de registratieformaliteit en tot de hypothecaire openbaarmaking). Het is natuurlijk de bedoeling dat de gedematerialiseerde afschriften van papieren akten die in NABAN moeten worden neergelegd, wel degelijk de bijlagen bevatten. Er wordt dus voorzien, zoals bij elektronische aanbieding ter registratie en op het kantoor rechtszekerheid dat een kopie van de bijlagen mee moeten worden neergelegd teneinde een volledig en getrouw beeld te geven van de akte.

In de filosofie van de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, voorzien de organieke wet op het notarisambt, de hypotheekwet en het wetboek der registratierechten dat de aan een akte gehechte plannen die reeds zijn opgenomen in de databank van plannen van afbakening van de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie niet meer opnieuw moeten worden aangeboden elektronisch, op voorwaarde dat de akte de referentie van het plan in die plannendatabank bevat. Deze regeling geldt voor de neerlegging van de akte in de Notariële Aktebank en moet niet worden herhaald in het koninklijk besluit, zoals ook opgemerkt door de Raad van State.

Artikel 18 Dit artikel bepaalt dat het voor de opmaak van het gedematerialiseerd afschrift van de akte gebruikte systeem van verwerking en gegevensuitwisseling moet beantwoorden aan algemeen aanvaarde en erkende technologische standaarden. Deze bepaling laat toe dat dit mee evolueert met de technologische vooruitgang zodat te allen tijde de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring verzekerd blijft.

De termen "de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring", die hier worden gebruikt zijn deze bedoeld in artikel 13 van de organieke wet op het notariaat en staan los van de in de technische wereld internationaal bekende termen "confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid" (confidentiality, integrity, availability (CIA) ), hoewel er natuurlijk een zekere overlapping is.

Artikel 19 Het gedematerialiseerd afschrift van de akte kan alleen worden ondertekend met een elektronische handtekening.

In eerste plaats wordt hier beroep gedaan op de elektronische identiteitskaart naar Belgisch recht, maar er worden ook alternatieve mogelijkheden opengelaten. Met het oog op de rechtszekerheid, wordt in het besluit hiervoor geopteerd voor het gebruik van « sterke » elektronische handtekeningen die kunnen worden gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. Om die reden wordt verwezen naar een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12. van verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG. Naar aanleiding van het advies van de Raad van State worden de woorden "naar Belgisch recht" vervangen door een verwijzing naar artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten.

Artikel 20 In de loop van het bestaan van een authentieke akte worden vaak allerlei meldingen en bijvoegingen toegevoegd. Er wordt gedacht aan mogelijke meldingen zoals bijvoorbeeld de aflevering van een eerste grosse, bepaalde fiscale verkaringen, bepaalde doorhalingen, de vermelding van de wijziging van een huwelijksovereenkomst, de toevoeging van het registratie- en hypotheekrelaas, de aanhechting van het vonnis dat de aflevering van een tweede grosse toelaat, ...

Deze latere bijvoegingen en meldingen met betrekking tot de authentieke akte op papier dienen ook te worden bewaard in de Notariële Aktebank, zodat zij dezelfde gevolgen genieten en een volledig en getrouw beeld wordt gegeven van de akte en al haar aanhorigheden. Zonder deze toevoegingen is het gedematerialiseerd afschrift immers niet volledig en zou de authentieke bron fouten bevatten.

Artikel 21 De wet voorziet een termijn van vijftien dagen na het verlijden van de akte voor haar neerlegging in NABAN. De notaris waakt erover dat bij de neerlegging, of in het geval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, bij de inschrijving, alle noodzakelijke gegevens die zijn opgelegd krachtens dit besluit worden verschaft.

Artikel 22 Deze bepaling voorziet in een aantal minimumregels die moeten worden nageleefd teneinde te waarborgen dat het gedematerialiseerd afschrift van de akte kan worden bewaard in de notariële aktebank op een manier die haar vertrouwelijkheid en veiligheid, haar voortdurende leesbaarheid, haar toegankelijkheid en de controle op deze toegang gedurende de volledige duur van de bewaring. De aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit werden overgenomen in de tekst (advies nr. 10/2020 van 31 januari 2020, p. 8-9, nr. 19-20).

Niettegenstaande de suggestie van de Gegevensbeschermingsautoriteit dat de algemene bepaling van de eerste paragraaf voldoende was, werd de voorkeur eraan gegeven om toch uitdrukkelijk een aantal concrete maatregelen te bepalen. Te dien einde worden in de tweede paragraaf een aantal verplichtingen opgelegd aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, die onder meer zijn opgemaakt teneinde de verplichtingen aangaande vertrouwelijkheid en veiligheid van de verwerking vervat in Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG na te komen, dat aan de verantwoordelijke voor de verwerking oplegt aan de verwerking aangepaste veiligheid- en kwaliteitsmaatregelen te treffen.

De in deze bepaling voorgestelde veiligheidsmaatregelen zijn behalve de voormelde verordening geïnspireerd door diverse wetgevende teksten en bronnen. Zo kan onder meer worden verwezen naar advies 23/2008 van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dat onder meer betrekking heeft op het belang van gepaste veiligheidsmaatregelen die een authentieke bron moeten omgeven.

Veel van deze bepalingen spreken voor zich en behoeven geen specifieke toelichting. Zij hebben ook geen aanleiding gegeven tot bijzondere opmerkingen vanwege de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (advies nr. 07/2012 van 8 februari 2012) De Notariële Aktebank zal zich fysiek op minstens twee locaties moeten bevinden ( § 2, 1) van het artikel). In Frankrijk worden de locaties bepaald rekening houdende met de geologische breuklijnen en andere veiligheidsfactoren (zoals stralingsgevaar). Aangezien België een klein land is, het mogelijk is dat indien een aardbeving zich voordoet in één gewest, ze ook in de andere gewesten effecten zal hebben.

Hetzelfde geldt voor het stralingsprobleem. Met betrekking tot een locatie buiten de landsgrenzen, stelt zich het probleem dat de authentieke akten tot het openbaar domein behoren en dus niet zomaar kunnen bewaard worden buiten de landsgrenzen. Aangezien de akten behoren tot het openbaar domein, kunnen zij enkel bewaard worden in het buitenland indien er voldoende garanties van immuniteit zijn op de bewaarplaats (bijvoorbeeld op een Belgische ambassade of consulaat).

Met de woorden "zich fysiek bevindt" wordt de plaats bedoeld waarop zich de materiële drager, de "machine" bevindt waarin de elektronische gegevens van de NABAN worden opgeslagen.

Alle locaties zijn evenwaardig en de notaris gaat slechts over tot één neerlegging die naar alle locaties verstuurd wordt. § 2, 3° en 4° van het artikel hebben onder meer op niet exhaustieve wijze betrekking op het detecteren en traceren van de verrichtingen van toegang tot de Notariële Aktebank en de verrichtingen van creatie, digitalisering, toevoeging en bewaring met betrekking tot de notariële akten.

De tekst werd aangevuld met een verplichting voor de beheerder van NABAN om voldoende financiële middelen ter beschikking te hebben of een toereikende aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten, en een plan te hebben om de continuïteit van de dienst te verzekeren.

Artikel 23 Inmiddels werd een nieuw wettelijk kader ontwikkeld voor de erkende gekwalificeerde archiveringsdienst. Als authentieke bron, met documenten die de bewijswaarde hebben van een eerste uitgifte is er een vermoeden dat de Notariële Aktebank voldoet aan de vereisten van dergelijke archiveringsdienst, zodat zij daarmee gelijkgesteld kan worden op het vlak van de rechtsgevolgen op vlak van bewijswaarde van het gedematerialiseerd afschrift als getrouw en duurzaam afschrift van de originele akte. Aangezien de Raad van State van mening was dat dit voortvloeit uit de bewijswaarde die wordt toegekend aan dit afschrift door artikel 18 van de organieke wet op het notarisambt, wordt dit niet verder uitgewerkt in het besluit, hoewel dit ook valt onder de wijze van inrichting en beheer van de Notariële Aktebank, gelet op die bewijswaarde.

Dit houdt in dat de documenten en de gegevens die bewaard zijn in de Notariële Aktebank vermoed zijn zo te zijn bewaard dat ze gevrijwaard worden tegen elke wijziging, behoudens wijzigingen betreffende de drager of het elektronische formaat ervan. Het gedematerialiseerd afschrift van notariële akte dat wordt bewaard in de Notariële Aktebank wordt vermoed een getrouw en duurzaam afschrift te zijn van het origineel.

Artikel 24 Artikel 26 van de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft de inwerkingtreding van de wijzigingen van de organieke wet op het notarisambt betreffende de inrichting van een Notariële Aktebank uitgesteld naar een door de Koning te bepalen datum, die evenwel niet later mag zijn dan 1 januari 2020. Aangezien deze wettelijke bepalingen reeds in werking zijn getreden en terugwerkende kracht niet louter op die basis kan worden toegekend, zoals opgemerkt door de Raad van State, wordt een onmiddellijke inwerkingtreding bepaald op datum van publicatie.

Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Justitie, K. GEENS

RAAD VAN STATE afdeling Wetgeving Advies 66.830/2 van 13 januari 2020 over een ontwerp van koninklijk besluit `houdende de invoering van de Notariële Aktebank' Op 17 december 2019 is de Raad van State, afdeling Wetgeving, door de vice eersteminister en Minister van Justitie, belast met de Regie van Gebouwen, en Minister van Europese Zaken verzocht binnen een termijn van dertig dagen een advies te verstrekken over een ontwerp van koninklijk besluit `houdende de invoering van de Notariële Aktebank'.

Het ontwerp is door de tweede kamer onderzocht op 13 januari 2020. De kamer was samengesteld uit Pierre VANDERNOOT, kamervoorzitter, Patrick RONVAUX en Christine HOREVOETS, staatsraden, Sébastien VAN DROOGHENBROECK en Jacques ENGLEBERT, assessoren, en Béatrice DRAPIER, griffier.

Het verslag is opgesteld door Xavier DELGRANGE, eerste auditeur-afdelingshoofd en Anne Stéphanie RENSON, adjunct-auditeur, en uitgebracht door Xavier DELGRANGE, eerste auditeur-afdelingshoofd.

De overeenstemming tussen de Franse en de Nederlandse tekst van het advies is nagezien onder toezicht van Pierre VANDERNOOT. Het advies, waarvan de tekst hierna volgt, is gegeven op 13 januari 2020.

Rekening houdend met het tijdstip waarop dit advies gegeven wordt, vestigt de Raad van State de aandacht op het feit dat, wegens het ontslag van de regering, de bevoegdheid van deze laatste beperkt is tot het afhandelen van de lopende zaken. Dit advies wordt evenwel gegeven zonder dat wordt nagegaan of het ontwerp onder die beperkte bevoegdheid valt, aangezien de afdeling Wetgeving geen kennis heeft van alle feitelijke gegevens die de regering in aanmerking kan nemen als zij moet beoordelen of het nodig is een verordening vast te stellen of te wijzigen.

Aangezien de adviesaanvraag ingediend is op basis van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten `op de Raad van State', gecoördineerd op 12 januari 1973, beperkt de afdeling Wetgeving overeenkomstig artikel 84, § 3, van de voornoemde gecoördineerde wetten haar onderzoek tot de rechtsgrond van het ontwerp, de bevoegdheid van de steller van de handeling en de te vervullen voorafgaande vormvereisten.

Wat die drie punten betreft, geeft het ontwerp aanleiding tot de volgende opmerkingen.

ALGEMENE OPMERKINGEN 1.1. Artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 `tot regeling van het notarisambt', dat de rechtsgrond van het ontwerp vormt wat betreft de bepalingen ervan die betrekking hebben op de Notariële Aktebank, vindt zijn oorsprong in artikel 20 van de wet van 6 mei 2009 `houdende diverse bepalingen'(1).

Zoals artikel 18 in 2009 aldus in de wet van 16 maart 1803 ingevoegd was, bevatte dat artikel een derde lid dat als volgt luidde: "De Koning bepaalt, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, op advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, ingericht door de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, en na advies van de instelling die de Notariële Aktebank beheert, met eerbiediging van artikel 23 en van artikel 458 van het Strafwetboek, de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de Notariële Aktebank wordt ingericht, beheerd, georganiseerd en de toegang ertoe." Artikel 20 van de wet van 6 mei 2009 is achtereenvolgens vervangen bij artikel 81 van de wet van 21 december 2013 `houdende diverse fiscale en financiële bepalingen' en bij artikel 198 van de wet van 6 juli 2017 `houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie' en is, wat artikel 18, § 1, eerste lid, van de wet van 16 maart 1803, betreft, gewijzigd bij artikel 111 van de wet van 5 mei 2019 `houdende diverse bepalingen inzake informatisering van Justitie, modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken en inzake de notariële aktebank'.(2) Ten gevolge van de wijzigingen die artikel 20 van de wet van 6 mei 2009 ondergaan heeft, heeft dat artikel opeenvolgende versies van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 bevat, waarvan de onderlinge verschillen voornamelijk verband hielden met de werkingssfeer van de akten of de afschriften ervan die bewaard dienen te worden in de Notariële Aktebank, die beheerd wordt door de Nationale Kamer van notarissen en die - wat het principe ervan betreft - bij dat artikel 18 in het leven wordt geroepen, en met de termijnen waarbinnen de akten in kwestie of de afschriften ervan bij die Bank neergelegd moeten worden, maar de hierboven weergegeven bepaling van het derde lid van dat artikel 18, waarbij aan de Koning een vrij ruime machtiging verleend wordt om, na overleg in de Ministerraad en na raadpleging van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer(3), en van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, met eerbiediging van artikel 23 van de wet van 16 maart 1803 en van artikel 458 van het Strafwetboek, te bepalen "[op welke] wijze en [onder welke] voorwaarden [...] de Notariële Aktebank wordt ingericht, beheerd, georganiseerd en de toegang ertoe" is in wezen niet gewijzigd: in de thans geldende versie van die machtiging, die vervat is in artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803 (zoals die bepaling vastgelegd is in artikel 20, 2°, van de wet van 6 mei 2009 zoals dat artikel 20 zelf vervangen is bij artikel 198 van de wet van 6 juli 2017), is de draagwijdte van die machtiging immers gesteld in identieke bewoordingen als die van de versie van dat artikel 18 zoals die vastgelegd was in het oorspronkelijke artikel 20 van de wet van 6 mei 2009, met dien verstande dat daaraan een machtiging toegevoegd is die betrekking heeft op "de modaliteiten van opstelling van de gedematerialiseerde afschriften"(4) die in de Notariële Aktebank bewaard moeten worden.

In advies 45.540/1/2/3/4 dat de afdeling Wetgeving van de Raad van State op 15 en 17 december 2008 gegeven heeft over het voorontwerp dat tot de wet van 6 mei 2009 heeft geleid, heeft zij geen principieel bezwaar gemaakt tegen het principe of de reikwijdte van die machtiging.

Op dat punt heeft zij er rekening mee gehouden dat de memorie van toelichting een bijzondere overweging bevatte luidens welke artikel 1317, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek sedert de inwerkingtreding van artikel 28 van de wet van 11 maart 2003 `betreffende bepaalde juridische aspecten van de diensten van de informatiemaatschappij', reeds een machtiging aan de Koning bevatte in een verwante aangelegenheid, aangezien dat artikel 1317 toen(5) als volgt luidde: "Een authentieke akte is een akte die in de wettelijke vorm is verleden voor openbare ambtenaren die daartoe bevoegd zijn ter plaatse waar zij is opgemaakt.

Ze mag op elke informatiedrager geplaatst worden, mits ze opgemaakt en bewaard wordt onder de door de Koning, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, bepaalde voorwaarden."(6) De Raad van State heeft er daarbij akte van genomen, dat, nog steeds volgens diezelfde memorie van toelichting, "om geen afbreuk te doen aan de door artikel 1317, tweede lid BW aan de Koning toegekende bevoegdheid, (...) enkel de voor de erkenning van het principe noodzakelijke wijzigingen op dit ogenblik aangebracht [worden] en (...) de uitwerking van verdere bijzondere modaliteiten overgelaten [zal] worden aan een in Ministerraad overlegd Koninklijk Besluit."(7) In datzelfde advies wordt tevens bevestigd dat het in het betreffende geval niet alleen belangrijk was garanties te bieden inzake confidentialiteit, beroepsgeheim, veiligheid, toepasselijkheid van de regels inzake valsheid in strafzaken en in burgerlijke zaken en meer in het algemeen van de regels inzake de eerbiediging van het recht op bescherming van het privéleven(8), maar dat er ook toegezien moet worden "op de algemene samenhang van de diverse wetsbepalingen die de aangelegenheid regelen", onder meer wat de machtigingen betreft(9).

Bij het onderzoek van de bepalingen tot wijziging van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 die vervat waren in de ontwerpen die geleid hebben tot de wetten van 21 december 2013 en 6 juli 2017, heeft de afdeling Wetgeving vastgesteld dat daarin in wezen de bewoordingen overgenomen werden van de machtiging die vervat was in die bepaling, zoals die ingevoegd was bij de oorspronkelijke versie van artikel 20 van de wet van 6 mei 2009, en zich op dezelfde lijn geplaatst als in haar advies 45.540/1/2/3/4 d.d. 15 en 17 december 2008 over het voorontwerp dat tot de wet van 6 mei 2009(10) geleid heeft. 1.2. Sedert advies 45.540/1/2/3/4 d.d. 15 en 17 december 2008, heeft de adviespraktijk van de afdeling Wetgeving van de Raad van State in navolging van de rechtspraak van het Grondwettelijk Hof een grote evolutie doorgemaakt waarbij ernaar gestreefd wordt de materiële waarborgen die geboden worden door artikel 22 van de Grondwet inzake het recht op eerbiediging van het privéleven te consolideren door strenger te zijn op het stuk van de eerbiediging van het formeel wettelijkheidsbeginsel dat in die bepaling verankerd is.

Die adviespraktijk is er voornamelijk gekomen naar aanleiding van de wetgeving tot uitvoering van de AVG(11) en tot omzetting van richtlijn 2016/68012, in het bijzonder de wet van 30 juli 2018 `betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens' en de wet van 5 september 2018 `tot oprichting van het informatieveiligheidscomité en tot wijziging van diverse wetten betreffende de uitvoering van verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG'.

Zo heeft de afdeling Wetgeving in haar advies 63.192/2, op 19 april 2018 gegeven over een voorontwerp dat heeft geleid tot de wet van 30 juli 2018, het volgende gesteld in verband met het feit dat de Grondwet bepaalt welke van de drie machten in een inmenging in het recht op eerbiediging van het privéleven kan voorzien: "Doordat artikel 22 van de Grondwet aan de bevoegde wetgever de bevoegdheid voorbehoudt om vast te stellen in welke gevallen en onder welke voorwaarden afbreuk kan worden gedaan aan het recht op eerbiediging van het privéleven, waarborgt het aan elke burger dat geen enkele inmenging in dat recht kan plaatsvinden dan krachtens regels die zijn aangenomen door een democratisch verkozen beraadslagende vergadering. Een delegatie aan een andere macht is evenwel niet in strijd met het wettelijkheidsbeginsel voor zover de machtiging voldoende nauwkeurig is omschreven en betrekking heeft op de tenuitvoerlegging van maatregelen waarvan de essentiële elementen voorafgaandelijk door de wetgever vastgesteld zijn"(13).

Die overwegingen liggen in de lijn van de rechtspraak van het Grondwettelijk Hof ter zake. Dat blijkt bijvoorbeeld uit overweging B.44.1 van arrest 49/2019 van het Grondwettelijk Hof van 4 april 2019: "B.44.1. Doordat artikel 22 van de Grondwet aan de bevoegde wetgever de bevoegdheid voorbehoudt om vast te stellen in welke gevallen en onder welke voorwaarden afbreuk kan worden gedaan aan het recht op eerbiediging van het privéleven, waarborgt het aan elke rechtsonderhorige dat geen enkele inmenging in dat recht kan plaatsvinden dan krachtens regels die zijn aangenomen door een democratisch verkozen beraadslagende vergadering.

Een delegatie aan een andere macht is evenwel niet in strijd met het wettigheidsbeginsel voor zover de machtiging voldoende nauwkeurig is omschreven en betrekking heeft op de tenuitvoerlegging van maatregelen waarvan de essentiële elementen voorafgaandelijk door de wetgever zijn vastgesteld." De afdeling Wetgeving heeft het belang dat gehecht wordt aan het in acht nemen van het legaliteitsbeginsel op het stuk van inmenging in het recht op eerbiediging van het privéleven ook onderstreept in haar advies 64.219/2, op 8 november 2018 gegeven over een voorontwerp van wet `houdende diverse bepalingen inzake informatisering van justitie en modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken', met name in de volgende opmerking over artikel 104 van dat voorontwerp, betreffende de machtiging die aan de Koning wordt verleend bij het tweede lid van artikel 18ter, dat bij dat artikel 104(14) zou worden ingevoegd in de wet van 16 maart 1803: "Bij artikel 104 wordt een artikel 18ter ingevoegd in de wet van 25 ventôse jaar XI. Het tweede lid van het laatstgenoemde artikel luidt als volgt: `De Koning bepaalt de modaliteiten van de neerlegging, de bewaring en de toegang tot de gegevens en documenten bedoeld in het vorige lid.' Er dient rekening gehouden te worden met artikel 22 van de Grondwet dat, door aan de bevoegde wetgever de bevoegdheid voor te behouden om te bepalen in welke gevallen en onder welke voorwaarden het recht op eerbiediging van het privéleven kan worden aangetast, iedere burger waarborgt dat geen enkele inmenging in dat recht toegelaten is dan krachtens de regels die zijn aangenomen door een democratisch verkozen beraadslagende vergadering. Een delegatie aan een andere macht is evenwel niet in strijd met het wettigheidsbeginsel voor zover de machtiging voldoende nauwkeurig is omschreven en betrekking heeft op de tenuitvoerlegging van maatregelen waarvan de essentiële elementen voorafgaandelijk door de wetgever zijn vastgesteld(15).

De wetgever moet dus zelf onder meer bepalen welke personen toegang hebben tot de in de Notariële Aktebank opgenomen gegevens en documenten, in zoverre die gegevens persoonsgegevens bevatten, en wat de bewaartermijn is van die gegevens en documenten.

In de bespreking van het artikel wordt het volgende gesteld: `Omdat per type van gegeven of document dat in de Notariële Aktebank wordt bewaard zal moeten bepaald worden wie recht heeft op toegang ertoe, evenals de modaliteiten en omvang van deze toegang, wordt de Koning gelast met de uitwerking hiervan evenals van de modaliteiten volgens dewelke de neerlegging dient te geschieden. Voor de volledigheid wordt bepaald dat deze machtiging uiteraard nooit een ruimere toegang kan geven aan een burger of overheid dan deze waarop deze recht kan hebben ingevolge een wettelijke finaliteit. Zo zal bijv. de toegang van de ontvanger van de registratie beperkt zijn in de tijd, tot aan de vervulling van de formaliteit waaraan de akte is onderworpen, en in omvang tot de gegevens en stukken die wettelijk vereist zijn hiervoor. Omgekeerd zal de griffie, waar het vennootschapsdossier wordt gehouden, een toegang hebben die weliswaar onbeperkt is in de tijd, doch beperkt tot die vennootschapsakten die wettelijk openbaar gemaakt moeten worden en waarvan de vennootschap haar zetel heeft in het arrondissement van de desbetreffende griffie.' De ontworpen bepaling moet dan ook aldus geïnterpreteerd worden dat de Koning er alleen toe gemachtigd wordt de nadere regels voor de toegang tot de in het eerste lid bedoelde documenten enkel vast te stellen voor de personen aan wie bij wet toegestaan wordt om daar inzage van te krijgen en voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor aan die personen bij wet toegestaan wordt om er inzage van te krijgen. Ze mag niet aldus geïnterpreteerd worden dat de Koning ertoe gemachtigd wordt om toegang te geven tot die in de `Notariële Aktebank' bewaarde gegevens en documenten aan andere personen dan degenen aan wie dat bij wet toegestaan wordt of voor andere dan de wettelijk bepaalde doeleinden. Hetzelfde geldt met betrekking tot de nadere regels voor de bewaring van gegevens en documenten: de machtiging mag niet aldus begrepen worden dat de Koning ertoe gemachtigd wordt een langere bewaartermijn vast te stellen dan die welke vereist is voor de wettelijke doeleinden waarvoor die gegevens en documenten bewaard moeten worden.

Iedere andere interpretatie van de ontworpen bepaling zou in strijd zijn met artikel 22 van de Grondwet."(16) 1.3. Gelet op de vereisten waarop zonet werd gewezen, dient de steller van het ontwerp aandacht te hebben voor die belangrijke evolutie in de beoordeling van het grondwettelijke kader waarbij, rekening houdend met het legaliteitsbeginsel vervat in artikel 22 van de Grondwet, striktere voorwaarden worden gehanteerd om uit te maken of machtigingen die verleend worden aan de Koning aanvaardbaar zijn.

In de wet van 16 maart 1803 wordt uitdrukkelijk vermeld welke gegevens kunnen worden verwerkt, en volgens artikel 18 van diezelfde wet is de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat de verwerkingsverantwoordelijke en houdt het verzamelen van de verwerkte persoonsgegevens in dat gedematerialiseerde afschriften van alle notariële akten die overeenkomstig artikel 13, eerste lid, van dezelfde wet van 16 maart 1803 zijn verleden, worden neergelegd en geregistreerd.

Wat die elementen betreft, kan men er dus van uitgaan dat het legaliteitsbeginsel, vervat in artikel 22 van de Grondwet, in acht is genomen.

In artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803 wordt daarentegen niet duidelijk bepaald welke personen toegang hebben tot de Notariële Aktebank noch hoe lang de verwerkte gegevens bewaard worden.

De doeleinden van de verwerking zouden weliswaar afgeleid kunnen worden uit het doel van de Notariële Aktebank zoals bepaald in artikel 18, § 1, eerste zin, van de wet van 16 maart 1803, namelijk de bewaring van de "gedematerialiseerd[e] afschrift[en] van elke akte die is verleden overeenkomstig de bepalingen van artikel 13, eerste lid," van dezelfde wet, maar artikel 2, tweede lid, van het voorliggende ontwerp stemt niet of niet helemaal overeen met de wijze waarop die doelstellingen aldus geformuleerd zijn. Daarin staat immers dat die doeleinden bestaan "in het opnemen, het bewaren en het beheren van de authentieke akten teneinde de wettelijke opdrachten van de notarissen en het operationeel beheer van hun dossiers te vereenvoudigen en de raadpleging van een gedematerialiseerd afschrift van deze akten via elektronische weg toe te laten voor de personen en overheidsinstanties die deze krachtens de wet mogen raadplegen". Als dat inderdaad de doeleinden van de Notariële Aktebank zijn, zouden ze beter in de wet zelf staan.

In het ontwerp is ten slotte sprake van aspecten van de verwerking van de persoonsgegevens die in de gedematerialiseerde afschriften van de notariële akten staan en meer in het algemeen van de gegevens die in de Notariële Aktebank worden bewaard, waarin de wet niet voorziet, namelijk het verwerken van die gegevens "voor statistische en wetenschappelijke doeleinden en teneinde de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris te verbeteren", zoals in artikel 3, tweede lid, van het voorliggende ontwerp staat. Die vormen van verwerking moeten bij de wet zelf worden toegestaan, zelfs indien in de bepaling terecht wordt gesteld dat dat soort verwerking enkel toegestaan is "[b]innen de grenzen toegelaten door de [AVG]". 1.4. Om het legaliteitsbeginsel dat uit artikel 22 van de Grondwet voortvloeit, volledig in acht te nemen, wat bovendien de rechtszekerheid ten goede zal komen, verdient het aanbeveling om gelijktijdig met de vaststelling van het ontworpen besluit(17) het wetgevende instrumentarium aan te vullen dat op de Notariële Aktebank toepasselijk is, zodat de moeilijkheden die hierboven onder de aandacht zijn gebracht, kunnen worden verholpen.

Onder dat belangrijke voorbehoud worden de volgende algemene en bijzondere opmerkingen gemaakt. 2.1. Volgens het eerste lid van de aanhef ontleent het ontwerp zijn rechtsgrond aan "de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen, inzonderheid de artikelen 19, 20 en 26, gewijzigd bij de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie". 2.2. Bij de artikelen 19 en 20 van de wet van 6 mei 2009 zijn de artikelen 13 en 18 in de wet van 16 maart 1803(18) ingevoegd.

Bijgevolg moet in het eerste lid van de aanhef van het ontwerp worden verwezen naar die artikelen 13 en 18 van de wet van 16 maart 1803, met vermelding van de nog geldende wijzigingen die erin zijn aangebracht.

Artikel 26 van de wet van 6 mei 2009, zoals vervangen bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017, bevat twee machtigingen verleend aan de Koning.

De eerste, die inhoudt dat de Koning "de artikelen 19, 3°, 20, 3°, 21, 22, 23 en 25, 2°, " van de wet van 16 maart 1803 in werking doet treden, wordt bij het ontwerp niet ten uitvoer gelegd.

De tweede, die inhoudt dat de Koning "de artikelen 20, 2° en 25, 1°, (...) uiterlijk op 1 januari 2020" in werking doet treden, is doelloos geworden aangezien die laatstgenoemde datum al verstreken is(19).

In de aanhef van het ontwerp hoeft dus niet verwezen te worden naar artikel 26 van de wet van 6 mei 2009. 2.3. Uit het eerste lid van de aanhef van het ontwerp blijkt eveneens dat dit ontwerp er niet toe strekt uitvoering te geven aan de artikelen 18bis, 18ter en 18quater van de wet van 16 maart 1803, zoals ze in die wet ingevoegd zijn bij de artikelen 112, 113 en 114 van de wet van 5 mei 2019 `houdende diverse bepalingen inzake informatisering van Justitie, modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken en inzake de notariële aktebank', welke artikelen sinds 1 januari 2020 gelding hebben krachtens artikel 116 van dezelfde wet, gelezen in samenhang met de artikelen 20, 2°, en 26, eerste lid, 3°, van de wet van 6 mei 2009, zoals die artikelen vervangen zijn bij de artikelen 198 en 200 van de wet van 6 juli 2017.

Overeenkomstig artikel 108 van de Grondwet staat het aan de Koning om aan de artikelen 112, 113 en 114 van de wet van 5 mei 2019 een uitvoering te geven die verder gaat dan de uitvoering die in een aantal bepalingen van het ontwerp in het vooruitzicht lijkt gesteld te worden, bijvoorbeeld als het gaat om de verwijzingen in het ontwerp naar de inschrijving van testamenten, herroepingen van testament en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte, die in authentieke vorm verleden zijn, zoals dat bepaald is in artikel 18bis van de wet van 16 maart 1803, dat ingevoegd is bij artikel 112 van de wet van 5 mei 2019(20). 3. Het voorliggende ontwerp voorziet in verscheidene delegaties aan de beheerder van de Notariële Aktebank, namelijk de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.Dat geldt voor het volgende: - het bepalen van de technische eisen waaraan de procedure moet voldoen waarmee de toegangsgerechtigden toegang krijgen tot de gegevens die opgenomen zijn in de Notariële Aktebank (artikel 1, 4° ); - het vastleggen van de structuur van het NABAN-nummer (artikel 6, tweede lid); - het vaststellen van de nadere regels voor de beveiliging en het beheer van de toegangen door de notarissen bepaald in artikel 13, § 1 (artikel 13, § 2); - het vaststellen van de wijze waarop de notaris één of meer leden van zijn personeel ertoe machtigt om voor een bepaalde duur toegang te hebben tot de Notariële Aktebank (artikel 13, § 3); - het vaststellen van de nadere regels voor het beheer van de toegang van de natuurlijke personen bedoeld in artikel 14, § 2 (artikel 14, § 2); - het vaststellen van de nadere regels voor het beheer van de toegang van de rechtspersonen bedoeld in artikel 14, § 3 (artikel 14, § 3, eerste lid); - het uitwerken van een procedure om één of meer gebruikers aan te duiden die in naam van de rechtspersoon toegang hebben tot de Notariële Aktebank (artikel 14, § 3, tweede lid); - het uitwerken in overleg met de betrokken overheidsinstantie van een procedure om één of meer gebruikers, natuurlijke personen, aan te duiden die in naam van die overheidsinstantie toegang hebben tot de Notariële Aktebank (artikel 15, vierde lid); - het vaststellen van de nadere regels voor het beheer van de toegang van de natuurlijke personen die in naam van de betrokken overheidsinstantie aangeduid zijn (artikel 15, vijfde lid); - het bepalen van de wijze waarop de gedematerialiseerde afschriften middels een systeem van gegevensverwerking en -uitwisseling gemaakt worden (artikel 18); - het invoeren van de in artikel 22, § 2, bedoelde procedures om de veiligheid van de gegevens te garanderen.

In advies 66.738/2, op 16 december 2019 gegeven over een ontwerp van koninklijk besluit `op de Deposito- en Consignatiekas, inzonderheid op de consignaties in valuta's'(21), heeft de afdeling Wetgeving de volgende opmerking gemaakt over de voorwaarden waaronder de Koning de bevoegdheid kan subdelegeren die de wetgever hem verleend heeft om bij wege van verordening uitvoering te geven aan de wet: "Het staat (...) aan de Koning om zelf de belangrijkste aspecten te regelen van de machtigingen die de wetgever Hem verleend heeft op grond van de bepalingen waarnaar in het eerste lid van de aanhef verwezen wordt. Indien Hij die belangrijkste aspecten niet zelf regelt, moet Hij de bevoegdheid om eventuele meer bijkomstige aspecten of detailkwesties vast te stellen dan ook niet rechtstreeks aan de Deposito- en Consignatiekas delegeren maar aan de minister tot wiens bevoegdheid de Kas behoort. Door die bevoegdheid aan de Kas te delegeren wordt deze laatste immers de mogelijkheid geboden om verordenende rechtsregels vast te stellen, waarbij ze zich onttrekt aan de waarborgen waarin de geldende wetten voorzien om de verordeningsbevoegdheid van de Koning (en van de ministers wanneer ze bij delegatie handelen) af te bakenen, zoals bijvoorbeeld het raadplegen van de afdeling Wetgeving van de Raad van State of het vervullen van verplichte voorafgaande vormvereisten geldend binnen de uitvoerende macht (administratieve en begrotingscontrole, enz.). Als het gebeurt dat openbare instellingen bij hoge uitzondering gemachtigd worden om verordeningen vast te stellen, met voorbijgaan van de grondwettelijke beginselen die de verordeningsbevoegdheid van de uitvoerende macht centraliseren in handen van de Koning (en in mindere mate in handen van zijn ministers), wordt die handelwijze doorgaans verantwoord door de overweging dat het in dat geval gaat om rechtsregels van zeer technische aard die geen beleidskeuze impliceren, aangezien het dan door het technische karakter van die regels gerechtvaardigd is om te gedogen dat die regels meteen uitgewerkt worden door de overheidsinstanties die meer bepaald met de toepassing ervan belast zijn, onder voorbehoud van koninklijke of ministeriële goedkeuring op grond waarvan de uitvoerende macht de politieke verantwoordelijkheid ervoor kan opnemen(22). Dergelijke omstandigheden doen zich in casu niet voor." Krachtens die beginselen staat het dus aan de Koning om zelf de belangrijkste aspecten te regelen van de aangelegenheden waarvan de regeling Hem bij artikel 18 van de wet van 16 maart 1803(23) opgedragen is. Indien Hij die belangrijkste aspecten niet zelf regelt, moet Hij de bevoegdheid om eventuele meer bijkomstige aspecten of detailkwesties vast te stellen dan ook niet rechtstreeks aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat delegeren, maar aan de bevoegde minister.

Met betrekking tot de mogelijkheid om in casu een subdelegatie toe te kennen aan die laatstgenoemde Federatie, die door de wetgever als de beheerder van de Notariële Aktebank aangewezen is, kan aanvaard worden dat de Federatie in die hoedanigheid en overeenkomstig de hierboven aangehaalde beginselen, gemachtigd wordt om regelingen te treffen voor het louter technisch beheer van de Notariële Aktebank, zoals het vastleggen van de structuur van het NABAN-nummer binnen de grenzen vastgesteld in het ontwerp, mits bepaald wordt dat de reglementen die ze binnen de hierboven aangehaalde strikte grenzen zou mogen vaststellen, ter goedkeuring voorgelegd worden aan de Koning of aan de minister die Hij daartoe zou machtigen. Dat is daarentegen niet noodzakelijkerwijze het geval met de andere delegaties (in het bijzonder met de delegaties die betrekking hebben op de nadere regels voor het beheer van de toegang tot de Notariële Aktebank) die hunnerzijds een zekere beleidskeuze kunnen impliceren en die om die reden niet aanvaardbaar zijn bij deze stand van zaken.

Het voorliggende ontwerp moet in het licht van die opmerking herzien worden.

BIJZONDERE OPMERKINGEN OPSCHRIFT In het opschrift moeten de woorden "houdende de invoering" vervangen worden door de woorden "houdende de oprichting".

AANHEF 1. In het vijfde lid wordt verwezen naar het advies van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat.Dat advies bevindt zich echter niet in het dossier dat aan de Raad van State voorgelegd is.

De gemachtigde van de minister heeft evenwel niet geantwoord op een vraag in dat verband.

De steller van het ontwerp moet erop toezien dat voldaan wordt aan dat vormvereiste dat voorgeschreven is bij artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803. 2. Zoals hiervoor vermeld is, is het advies ingewonnen van de Gegevensbeschermingsautoriteit, maar de steller van het ontwerp heeft er geen kennis van kunnen nemen om het ontwerp op te stellen dat aan de afdeling Wetgeving van de Raad van State voorgelegd is.3. Het is te betreuren dat aan dermate belangrijke vormvereisten als die waarvan sprake is in de opmerkingen 1 en 2 niet voldaan is vóórdat het ontwerp aan de Raad van State voorgelegd is, waardoor het aan de afdeling Wetgeving voorgelegde ontwerp bezwaarlijk als definitief gekwalificeerd kan worden. Er wordt op gewezen dat de steller van het ontwerp de afdeling Wetgeving opnieuw zou moeten adiëren ingeval de inaanmerkingneming van die adviezen hem ertoe zou brengen het ontwerp op andere punten te herzien dan die welke besproken worden in dit advies.

Het verslag aan de Koning, waarin gewag gemaakt wordt van advies 07/2012 d.d. 8 februari 2012 van de Commissie voor de Bescherming van de persoonlijke levenssfeer over een vorige versie van het ontwerp, zal hoe dan ook aldus aangepast moeten worden dat aangegeven wordt op welke wijze rekening gehouden is met het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit. 4. Krachtens artikel 6, § 1, van de wet van 15 december 2013 `houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging' "[voert e]lk regeringslid (...), volgens de voorwaarden die door de Koning zijn vastgelegd bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, de in artikel 5 bedoelde impactanalyse uit van de voorontwerpen van wet en van de ontwerpen van koninklijke of ministeriële besluiten die onder zijn bevoegdheid vallen en waarvoor de tussenkomst van de Ministerraad is vereist door een wettelijke of reglementaire bepaling".

Aangezien over het ontworpen besluit in de Ministerraad overlegd moet worden en aangezien de strekking ervan onder geen enkele van de vrijstellingsgronden of uitzonderingen valt waarin artikel 8 van dezelfde wet voorziet, moet een impactanalyse uitgevoerd worden.

De steller van het ontwerp moet daarop toezien en moet in de aanhef van het ontwerp bevestigen dat dat vormvereiste naar behoren is vervuld, overeenkomstig artikel 10 van het koninklijk besluit van 21 december 2013 `houdende uitvoering van titel 2, hoofdstuk 2 van de wet van 15 december 2013 houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging'(24). 5. Het zesde lid betreffende het advies van de Raad van State dient als volgt gesteld te worden: "Gelet op advies 66.830/2 van de Raad van State, gegeven op 13 januari 2020, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;"(25). 6. In het zevende lid zou het voordrachtformulier beter als volgt gesteld worden: "Op de voordracht van de Minister van Justitie en op het advies van de in Raad vergaderde Ministers,"(26). DISPOSITIEF Artikel 1 De bepaling onder 7° moet, in overeenstemming met het volledige opschrift van verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016, worden aangevuld met de volgende woorden en leestekens: "(algemene verordening gegevensbescherming)". Voorts dient in de Franse tekst van die bepaling "(UE)" in plaats van "(EU)" te worden geschreven.

Artikel 2 1. Aangezien de "Notariële Aktebank" reeds in artikel 1 gedefinieerd is, moet in het eerste lid het volgende geschreven worden: "In uitvoering van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt wordt een Notariële Aktebank opgericht." 2. In het tweede lid, in fine, moeten de woorden "krachtens de wet" worden vervangen door de woorden "met toepassing van de wet". Artikel 3 In artikel 3, eerste lid, van de Franse versie moeten de woorden "comme étant" worden ingevoegd tussen de woorden "considéré" en de woorden "le responsable".

Artikel 4 Artikel 4 bepaalt dat de personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank, gebonden zijn aan het beroepsgeheim.

Door te verwijzen naar het "beroepsgeheim" waarvan de schending strafbaar is gesteld bij artikel 458 van het Strafwetboek, wordt in de tekst zelf een dergelijke strafbaarstelling ingevoerd.

De Koning is niet bevoegd om de gevallen te regelen waarin het beroepsgeheim bedoeld in artikel 458 van het Strafwetboek van toepassing is(27). Bovendien wordt in artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803 reeds bepaald dat artikel 458 van het Strafwetboek moet worden "geëerbiedigd".

De bepaling moet bijgevolg vervallen.

Indien dit strookt met de bedoeling van de regering, zou de bepaling kunnen worden verwoord zoals in het koninklijk besluit van 10 maart 2019 `tot bepaling van de nadere regels voor de toegang tot de databank voor de akten van de burgerlijke stand', namelijk dat de personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank "zich schriftelijk [moeten] verbinden tot het naleven van het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens" (artikel 1, tweede lid, van het koninklijk besluit van 10 maart 2019).

Artikel 7 Artikel 7 dient als volgt te worden gesteld: "

Art. 7.De termijn voor het bewaren van de gedematerialiseerde afschriften van de notariële akten in de Notariële Aktebank, stemt overeen met de bewaringstermijn van de akten zelf, zoals bepaald in de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt. Eens die termijn verlopen is, wordt de bewaring verzekerd door het Rijksarchief." Artikel 11 Aangezien artikel 11 slechts één lid telt, moet de vermelding " § 1" worden weggelaten.

Artikel 14 1. In de paragrafen 2 en 3 moeten de woorden "naar Belgisch recht" worden weggelaten.2. Met toepassing van artikel 173 van de Grondwet, dat de wetgever ertoe verplicht formeel te bepalen in welke gevallen een retributie van de burgers kan worden gevorderd, stelt artikel 18quater van de wet van 16 maart 1803 het volgende: "Voor de financiering van de inrichting en het onderhoud van de Notariële Aktebank, zoals bepaald door artikel 18, wordt een vergoeding aangerekend naar aanleiding van de neerlegging, waarvan de hoogte en de betalingsformaliteiten worden bepaald door de Koning na overleg in de Ministerraad". Uit die wetsbepaling volgt dat de laatste twee zinnen van paragraaf 3, tweede lid, moeten worden weggelaten. Ze scheppen immers de mogelijkheid om een vorm van retributie te heffen voor een geval waarin artikel 18quater van de wet niet voorziet, namelijk het geval waarin tot de Notariële Aktebank toegang wordt verleend zonder dat er sprake is van een neerlegging en waarvan het bedrag en de modaliteiten ook niet bepaald zijn door de Koning, maar overgelaten worden aan de beoordeling van de beheerder van de Notariële Aktebank. 3. De steller van het voorliggende ontwerp moet nagaan of het niet beter is om in paragraaf 3, derde lid, een algemene bepaling op te nemen die stelt dat alle personen die toegang hebben tot de Notariële Aktebank, alle nodige technische en organisatorische maatregelen nemen om, onder hun exclusieve verantwoordelijkheid, de vertrouwelijkheid te waarborgen van de gegevens die uit de Notariële Aktebank worden verkregen, zodat die gegevens, behoudens andersluidende wettelijke bepalingen, naderhand niet worden gebruikt, herwerkt of verspreid voor doeleinden die onverenigbaar zijn met die welke bij de wet van 16 maart 1803 en bij dit besluit worden nagestreefd(28).4. Paragraaf 3, vierde lid, zou duidelijker zijn indien de woorden "in de procedure van toekenning" zou worden vervangen door de woorden "aan het einde van de toekenningsprocedure". Artikel 15 In het tweede lid zou het beter zijn de woorden "kan een tijdelijk karakter hebben" te vervangen door de woorden "heeft een tijdelijk karakter", aangezien de toegang tijdelijk moet zijn indien het gaat om een eenmalige verwerking. De afdeling Wetgeving heeft er immers op gewezen dat de machtiging aan de Koning betreffende de vaststelling van de nadere regels voor de bewaring van gegevens "niet aldus begrepen [mag] worden dat de Koning ertoe gemachtigd wordt een langere bewaartermijn vast te stellen dan die welke vereist is voor de wettelijke doeleinden waarvoor die gegevens en documenten bewaard moeten worden"(29).

Artikelen 17, 20 en 21 De bepalingen betreffende de plannen waarvan sprake is in artikel 17, tweede lid, zijn reeds opgenomen in artikel 18ter, vierde lid, van de wet van 16 maart 1803.

Bepalingen die enkel een hogere rechtsnorm in herinnering brengen door die over te nemen of te parafraseren, horen in beginsel niet thuis in een uitvoeringsregeling, onder meer omdat daardoor onduidelijkheid dreigt te ontstaan omtrent de juridische aard van de overgenomen bepalingen en omdat daardoor verkeerdelijk de indruk gewekt wordt dat de overheid die de regels overneemt, die regels kan wijzigen. Indien de steller van het ontwerp echter meent dat het voor een goed begrip van het ontworpen besluit nuttig is bepaalde wetsbepalingen te herhalen, dient hij uitdrukkelijk aan te geven om welke bepalingen het gaat, zodat er geen twijfel meer is over de aard ervan ("overeenkomstig artikel XX van de wet van 16 maart 1803 ...").

Dezelfde opmerking geldt voor artikel 20 van het ontwerpbesluit in zoverre het artikel 18ter, eerste lid, 4°, van de wet van 16 maart 1803 in herinnering brengt.

Hetzelfde geldt voor artikel 21 van het ontwerpbesluit in zoverre daarin de termijnen worden vastgesteld voor het neerleggen van de akten in de Notariële Aktebank, terwijl die termijnen reeds zijn vastgelegd in de artikelen 18 en 18bis van de wet van 16 maart 1803.

Artikel 19 In het eerste en het tweede lid moeten de woorden "naar Belgisch recht" worden weggelaten.

Artikel 23 Het tweede en het derde lid vinden geen rechtsgrond in artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803.

Die twee leden moeten bijgevolg worden weggelaten.

Voorts is de kwestie van de bewijskracht van het gedematerialiseerde afschrift dat bewaard wordt in de Notariële Aktebank hoe dan ook geregeld bij artikel 18, § 1, eerste lid, derde zin, van de wet van 16 maart 1803.

Artikel 24 1. Titel V met als opschrift "Inwerkingtreding" is in feite titel IV.2. Artikel 24, 1°, moet worden weggelaten omdat artikel 26, eerste lid, 3°, van de wet van 6 mei 2009 reeds voorziet in een inwerkingtreding "uiterlijk op 1 januari 2020". De redactie van artikel 24 moet dienovereenkomstig herzien worden. 3. Artikel 24 bepaalt dat het ontwerp met terugwerkende kracht in werking treedt op 1 januari 2020. De Raad van State heeft er reeds herhaaldelijk op gewezen dat een reglementair besluit, bij ontstentenis van uitdrukkelijke wettelijke machtiging, slechts uitzonderlijk terugwerking kan krijgen, wanneer die noodzakelijk is, inzonderheid voor de continuïteit van de openbare dienst of voor de regularisatie van een feitelijke of rechtelijke situatie en voor zover daarbij rekening wordt gehouden met de eisen inzake rechtszekerheid en individuele rechten.

De steller van de tekst dient zich ervan te vergewissen dat de rechtvaardiging van de terugwerkende kracht in een van de hierboven vermelde gevallen in te passen valt.

Het feit dat 1 januari 2020 ook de datum van inwerkingtreding van artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803 is, kan niet volstaan om te rechtvaardigen dat aan het ontwerp terugwerkende kracht wordt verleend(30).

DE VOORZITTER, Pierre VANDERNOOT DE GRIFFIER, Béatrice DRAPIER _______ Nota's (1) Volgens het eerste lid van de aanhef van het ontwerp is de rechtsgrond van het ontworpen besluit te vinden in "de artikelen 19, 20 en 26" van "de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen", "gewijzigd bij de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijk recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie". Het is evenwel zo dat: - artikel 19 van de wet van 6 mei 2009, zoals dat artikel vervangen is bij artikel 197 van de wet van 6 juli 2017, een bepaling is tot wijziging van artikel 13 van de wet van 16 maart 1803 `tot regeling van het notarisambt', waarbij onder meer het tweede lid van dat artikel 13 vervangen wordt door een bepaling naar luid waarvan "[d]e Koning [...], bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, de nodige maatregelen voor[schrijft] om de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring van notariële akten te waarborgen" (artikel 19, 2°, van de wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling vervangen is bij artikel 197 van de wet van 6 juli 2017, en die naar luid van artikel 26, eerste lid, 1°, van diezelfde wet van 6 mei 2009, welke bepaling zelf vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017, uitwerking heeft "met ingang van 1 januari 2017") en waarbij, vóór het tweede lid waarvan zonet sprake geweest is, een nieuw tweede lid ingevoegd wordt luidende: "De notariële akte kan ook in gedematerialiseerde vorm worden verleden. De in het eerste lid bedoelde voorschriften voor de notariële akten die op papier worden verleden, zijn niet van toepassing op de notariële akten die in gedematerialiseerde vorm worden verleden" (artikel 19, 3°, van de wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling vervangen is bij artikel 197 van de wet van 6 juli 2017, en die naar luid van artikel 26, eerste lid, 2°, van diezelfde wet van 6 mei 2009, welke bepaling zelf vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017, in werking treedt "op een door de Koning te bepalen datum"; de Koning heeft daartoe evenwel nog niets ondernomen); - artikel 20 van de wet van 6 mei 2009, zoals het laatstelijk vervangen is bij artikel 198 van de wet van 6 juli 2017, een artikel is waarvan de bepaling onder 1° (welke bepaling naar luid van artikel 26, eerste lid, 1°, van diezelfde wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling zelf vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017, uitwerking heeft "met ingang van 1 januari 2017") artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 herstelt en waarvan de bepaling onder 2° (welke bepaling naar luid van artikel 26, eerste lid, 3°, van diezelfde wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling zelf vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017 in werking treedt "op een door de Koning te bepalen datum en uiterlijk op 1 januari 2020") datzelfde artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 vervangt door een nieuwe bepaling, die als volgt luidt: " § 1. Een gedematerialiseerd afschrift van elke akte die is verleden overeenkomstig de bepalingen van artikel 13, eerste lid, wordt bewaard in een daartoe bestemde Notariële Aktebank die wordt beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat. Het gedematerialiseerd afschrift moet binnen de vijftien dagen na het verlijden van de akte worden neergelegd en opgenomen in de Notariële Aktebank. Dit afschrift heeft dezelfde bewijswaarde als de eerste uitgifte van de minuut op papier.

Deze bepaling geldt niet voor testamenten, herroepingen van testament en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte.

Minstens eenmaal per jaar wordt in opdracht van de Nationale Kamer van notarissen een audit uitgevoerd van de Notariële Aktebank, onder meer met betrekking tot de conformiteit met de wettelijke vereisten, de integriteit en de technische aspecten ervan. De Nationale Kamer van notarissen brengt verslag uit aan de minister van Justitie over de resultaten van de audit en de gevolgen die de beheerder van de Notariële Aktebank er aan geeft. § 2. De Koning bepaalt, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, op advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, ingericht door de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, en na advies van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, met eerbiediging van artikel 23 en van artikel 458 van het Strafwetboek, de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de Notariële Aktebank wordt ingericht, beheerd en georganiseerd, de toegang ertoe en de modaliteiten van opstelling van de gedematerialiseerde afschriften" (in de Franse tekst van dat artikel 18, § 2, in fine, staan tussen de woorden "d'établissement" et "des copies" de woorden "et de conservation", die niet weergegeven worden in de Nederlandse tekst); - bij de bepaling onder 3° van artikel 20 van de wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling laatstelijk vervangen is bij artikel 198 van de wet van 6 juli 2017, in dat artikel 18, § 1, tussen het eerste en het tweede lid een lid ingevoegd wordt, luidende: "De minuut van de akte die overeenkomstig artikel 13, tweede lid, is verleden in gedematerialiseerde vorm wordt overeenkomstig het eerste lid neergelegd en bewaard in de Notariële Aktebank. In dit geval moet geen gedematerialiseerd afschrift worden neergelegd;" uit artikel 26, eerste lid, 2°, van de wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017, blijkt evenwel dat die bepaling "in werking [treedt] op een door de Koning te bepalen datum" Er is echter nog geen koninklijk besluit in die zin uitgevaardigd); - artikel 26 van de wet van 6 mei 2009, zoals dat artikel vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017, de uitwerking of de inwerkingtreding regelt van de artikelen 19, 20, 21, 22, 23 en 25 van de wet van 6 mei 2009 (waarbij opgemerkt kan worden dat de artikelen 19, 20 en 25 van de wet van 6 mei 2009 vervangen zijn bij respectievelijk de artikelen 197, 198 en 199 van de wet van 6 juli 2017); de regels aangaande de uitwerking of de inwerkingtreding van de artikelen 19 en 20 van de wet van 6 mei 2009, zoals die artikelen vervangen zijn bij de artikelen 197 en 198 van de wet van 6 juli 2017 en welke artikelen de relevante bepalingen zijn voor voorliggend ontwerp, zijn hiervoor vermeld.

Uit het voorgaande volgt dat de thans geldende bepaling waarbij de Koning gemachtigd wordt om dit ontwerp uit te vaardigen wat betreft de bepalingen ervan die betrekking hebben op de Notariële Aktebank, artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 is in de versie ervan die volgt uit artikel 20, 2°, van de wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling vervangen is bij artikel 198 van de wet van 6 juli 2017. Dat artikel 20, 2°, is sedert 1 januari 2020 in werking krachtens artikel 26, eerste lid, 3°, van de wet van 6 mei 2009, zoals die bepaling vervangen is bij artikel 200 van de wet van 6 juli 2017. (2) Aangezien de inwerkingtreding van artikel 111 van de wet van 5 mei 2019 bij geen enkele bepaling van die wet geregeld wordt (bij artikel 116 van die wet wordt alleen bepaald dat de artikelen 112 tot en met 115 ervan in werking treden "op het ogenblik dat artikel 20, [...] 2°, van de wet van 6 mei 2009 in werking treedt"), is dat artikel 111 krachtens het gemeen recht in werking getreden de tiende dag na die van de bekendmaking van de wet in het Belgisch Staatsblad van 19 juni 2019, dus op 29 juni 2019. Uit het vooorgaande blijkt bovendien dat de artikelen 112 tot en met 114, waarbij in de wet van 16 maart 1803 respectievelijk de artikelen 18bis tot en met 18quater ingevoegd worden, hunnerzijds in werking zijn sedert 1 januari 2020 (zie de voorgaande voetnoot); in verband met het feit dat die artikelen 18bis tot en met 18quater niet uitgevoerd worden bij voorliggend ontwerp, wordt verwezen naar algemene opmerking 2.3. (3) Sedert de inwerkingtreding van artikel 3, tweede lid, van de wet van 3 december 2017 `tot oprichting van de Gegevensbeschermingsautoriteit' is de Gegevensbeschermingsautoriteit "de opvolger van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer" onder voorbehoud van de bevoegdheden die in bepaalde aangelegenheden aan andere controleorganen toegewezen zijn bij de wet, inzonderheid bij de wet van 30 juli 2018 `betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens' of de wet van 5 september 2018 `tot oprichting van het informatieveiligheidscomité en tot wijziging van diverse wetten betreffende de uitvoering van verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van richtlijn 95/46/EG'.(4) Zoals daarop gewezen is in voetnoot 1, worden de woorden "et de conservation" die in de Franse tekst tussen de woorden "d'établissement" et "des copies" staan, niet weergegeven in de Nederlandse tekst.(5) Artikel 1317 van het Burgerlijk Wetboek is naderhand gewijzigd of aangevuld bij artikel 25 van de wet van 6 mei 2009 `houdende diverse bepalingen' (welk artikel zelf vervangen is bij artikel 199 van de wet van 6 juli 2017 `houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie') en bij artikel 129 van de wet van 4 mei 2016 `houdende internering en diverse bepalingen inzake Justitie'. (6) Advies 45.540/1/2/3/4, dat op 15 en 17 december 2008 gegeven is over het voorontwerp dat geleid heeft tot de wet van 6 mei 2009, opmerking 1 die daarin gemaakt is bij titel III, hoofdstuk 4, van dat voorontwerp (Parl.St. Kamer 2008-09, nr. 52-1786/1, 155, http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/45540.pdf). (7) Ibid. (8) Voormeld advies 45.540/1/2/3/4, de opmerkingen 1 en 2 bij titel III, hoofdstuk 4, van het voorontwerp, de opmerking bij artikel 23 van het voorontwerp en opmerking 1 bij artikel 24 van het voorontwerp (ibid, 155 tot 157). (9) Voormeld advies 45.540/1/2/3/4, opmerking 3 die gemaakt is bij titel III, hoofdstuk 4, van het voorontwerp (ibid, 155 en 156). (10) Advies 54.378/3, dat op 28 november 2013 gegeven is over het voorontwerp dat geleid heeft tot de wet van 21 december 2013 (Parl.St.

Kamer 2013-14, nr. 53-3236/1, 91 tot 118, http://www.raadvst consetat.be/dbx/adviezen/54378.pdf) en advies 59.944/2-3, dat op 28 september 2016 gegeven is over het voorontwerp dat geleid heeft tot de wet van 6 juli 2017 (Parl.St. Kamer 2016 17, nr. 54-2259/1, 343 tot 404, http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/59944.pdf); laatstgenoemd advies bevat weliswaar opmerkingen betreffende artikel 183 van het voorontwerp, welk artikel geleid heeft tot artikel 198 van de wet van 6 juli 2017 (ibid., 383), maar die opmerkingen hebben geen betrekking op de machtiging die vervat is in de nieuwe versies van artikel 20 van de wet van 6 mei 2009 en van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot de invoering waarvan dat artikel 183 strekte. (11) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 `betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)'.(12) Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 `betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad'. (13) Advies 63.192/2, op 19 april 2018 gegeven over het voorontwerp dat heeft geleid tot de wet van 30 juli 2018, algemene opmerking A, 2.2 (Parl.St. Kamer 2017-18, nr. 54-3126/001, 405, http://www.raadvst consetat.be/dbx/adviezen/63192.pdf); hetzelfde wordt ook gezegd in algemene opmerking A, 2.2, van advies 63.202/2, op 28 april 2018 gegeven over het voorontwerp dat heeft geleid tot de wet van 5 september 2018 (Parl.St. Kamer 2017-18, nr. 54-3185/1, 121-122, http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/63202.pdf). (14) Artikel 104 van het voorontwerp stemt overeen met artikel 113 van de wet van 5 mei 2019 `houdende diverse bepalingen inzake informatisering van Justitie, modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken en inzake de notariële aktebank'.(15) Voetnoot 27 van het geciteerde advies: GwH 21 december 2004, nr. 202/2004, B.4.3 en B.6.3; 26 juni 2008, nr. 95/2008, B.42; 18 maart 2010, nr. 29/2010, B.16.1; 14 februari 2013, nr. 6/2013, B.5.7; 16 mei 2013, nr. 66/2013, B.11.1. (16) Advies 64.219/1-2, op 8 november 2018 gegeven over een voorontwerp van wet `houdende diverse bepalingen inzake informatisering van justitie en modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken', opmerking bij artikel 104 van het voorontwerp (Parl.St. Kamer 2018-19, nr. 3549/007, 284-285, http://www.raadvst consetat.be/dbx/adviezen/64219.pdf).

In die zin heeft de afdeling Wetgeving gesteld, bijvoorbeeld in advies 64.879/4 van 4 februari 2019 over een voorontwerp dat heeft geleid tot het decreet van het Waals Gewest van 2 mei 2019 `tot wijziging van het Waalse Wetboek van Sociale Actie en Gezondheid wat betreft de preventie en de bevordering van de gezondheid', dat wanneer de wetgever maatregelen neemt die het recht op eerbiediging van het privéleven beperken, hij de essentiële elementen moet vastleggen in verband met het vaststellen van de doeleinden van de verwerking, van de verwerkingsverantwoordelijke, van de wijze waarop de verwerkte persoonsgegevens worden verzameld, van de personen die daar toegang toe hebben en van de duur van de bewaring van de verwerkte gegevens (opmerking 2 bij artikel 3 van het voorontwerp, Parl.St. W.Parl 2018-19, nr.1332/1, 29-30, http://www.raadvst consetat.be/dbx/adviezen/64879.pdf). (17) Er wordt op gewezen dat artikel 18, § 2, van de wet van 16 maart 1803, in de versie die voortvloeit uit artikel 20, 2°, van de wet van 6 mei 2009, zoals laatstelijk vervangen bij artikel 198 van de wet van 6 juli 2017, sinds 1 januari 2020 van kracht is (zie voetnoot 1).(18) Wat dat betreft, wordt verwezen naar voetnoot 1.(19) Zie opmerking 2 bij artikel 24 van het ontwerp.(20) Zie bijvoorbeeld artikel 5, tweede lid, van het ontwerp. (21) http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/66738.pdf. (22) Voetnoot 1 van het geciteerde advies: Zie in die zin advies 39.675/4/AV, op 4 april 2006 gegeven over een voorontwerp van wet `inzake het vastleggen van vliegprocedures', opmerking 51 (http://www.raadvst consetat.be/dbx/adviezen/39675.pdf). (23) Dat beginsel klemt des te meer daar de wet in casu als voorwaarde stelt dat de Koning optreedt bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, een garantie die door de wetgever vereist wordt en die per definitie verdwijnt in zoverre de Koning ervoor kiest bepaalde aspecten niet zelf te regelen. (24) Zie in die zin advies 56.125/2, op 21 mei 2014 gegeven over een ontwerp dat geleid heeft tot het koninklijk besluit `tot uitvoering van artikel 11 van de wet van 14 december 2005 houdende afschaffing van de effecten aan toonder, tot berekening van de boete' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/56125.pdf). (25) Beginselen van de wetgevingstechniek - Handleiding voor het opstellen van wetgevende en reglementaire teksten, www.raadvst-consetat.be, tab "Wetgevingstechniek", aangepaste aanbeveling 36.1 en aangepaste formule F 3-5-2. (26) Zie in die zin inzonderheid advies 37.669/4, gegeven op 6 oktober 2004 over een ontwerp dat geleid heeft tot het koninklijk besluit van 25 oktober 2004 `tot oprichting van de Dienst Regulering van het Spoorwegvervoer en van de exploitatie van de luchthaven Brussel-Nationaal, tot vaststelling van zijn samenstelling en het administratief en geldelijk statuut dat van toepassing is op zijn leden' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/37669.pdf). (27) Naar het voorbeeld van wat thans is bepaald in artikel 6 van het koninklijk besluit van 10 maart 2019 `tot bepaling van de nadere regels voor de toegang tot de databank voor de akten van de burgerlijke stand'.(28) Zie de opmerking in advies nr.64.219/1/2, gegeven op 8 november 2018 over een voorontwerp van wet `houdende diverse bepalingen inzake informatisering van justitie en modernisering van het statuut van rechters in ondernemingszaken' in verband met artikel 104 van het voorontwerp (de tekst van die opmerking is eerder in dit advies opgenomen in algemene opmerking 1.2). (30) Zie in die zin advies 59.053/2, gegeven op 16 maart 2016 over een ontwerp dat geleid heeft tot het koninklijk besluit van 25 september 2016 `houdende het beheer van het centraal register van testamenten en het centraal register van huwelijksovereenkomsten' (http://www.raadvst-consetat.be/dbx/adviezen/59053.pdf).

18 MAART 2020. - Koninklijk besluit houdende de invoering van de Notariële Aktebank Gelet op artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt;

Gelet op de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen, inzonderheid de artikelen 19, 20 en 26, gewijzigd bij de wet van 6 juli 2017 houdende vereenvoudiging, harmonisering, informatisering en modernisering van bepalingen van burgerlijke recht en van burgerlijk procesrecht alsook van het notariaat, en houdende diverse bepalingen inzake justitie;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 29 november 2019;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 10 december 2019;

Gelet op het advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, gegeven op 8 februari 2012;

Gelet op het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit, gegeven op 31 januari 2020;

Gelet op het advies van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat van21 januari 2020 ;

Gelet op advies 66.830/2 van de Raad van State, gegeven op 13 januari 2020, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Gelet op de impactanalyse bepaald in artikel 6, § 1, van de wet van 15 december 2013 houdende diverse bepalingen inzake administratieve vereenvoudiging;

Op de voordracht van de Minister van Justitie en op het advies van de in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : TITEL I. - Algemene bepalingen.

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° "Notariële Aktebank": de elektronische databank die is voorzien door artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en waarin een gedematerialiseerd afschrift van alle op papier verleden notariële akten wordt neergelegd en opgenomen, in afkorting genoemd NABAN;2° "Beheerder van de Notariële Aktebank": de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat die krachtens artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt is belast met het beheer van de Notariële Aktebank;3° "NABAN-nummer": het uniek referentienummer, bedoeld in artikel 4 van dit besluit, dat wordt toegekend aan alle akten en afschriften van akten bij hun opname in de Notariële Aktebank;4° "Toegangsverificatie": de procedure waarmee de toegangsgerechtigden toegang krijgen tot de gegevens die opgenomen zijn in de Notariële Aktebank en waarvan de technische vereisten worden bepaald door dit besluit en door de beheerder van de Notariële Aktebank;5° "Identificatienummer": het identificatienummer toegekend in uitvoering van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een rijksregister van de natuurlijke personen of bij gebreke hiervan het identificatienummer toegekend in uitvoering van artikel 4 van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een kruispuntbank van de sociale zekerheid of, voor rechtspersonen, het ondernemingsnummer en, voor notarissen, het identificatienummer waaronder de notaris bekend staat bij de Nationale kamer der notarissen overeenkomstig artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt.6° "Gedematerialiseerd afschrift": het eensluidend verklaard afschrift van de minuut van de akte die werd verleden op papier zonder de aan de akte gehechte stukken, dat met een kopie van de aan de akte gehechte stukken in elektronische vorm wordt neergelegd in de Notariële Aktebank.7° "Verordening (EU) 2016/679": Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). TITEL II. - Oprichting van de Notariële Aktebank HOOFDSTUK 1. - Beginselen

Art. 2.In uitvoering van artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt wordt een Notariële Aktebank opgericht.

De verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van de Notariële Aktebank, gebeuren onder de verantwoordelijkheid van de beheerder van de Notariële Aktebank, die, krachtens artikel 119, § 1 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, als verwerkingsverantwoordelijke wordt beschouwd in de zin van de Verordening (EU) 2016/679.

De beheerder van de Notariële Aktebank stelt een functionaris van gegevensbescherming aan, die zijn functie en zijn taken vervult, overeenkomstig artikelen 38 en 39 van de Verordening (EU) 2016/79 van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het beheer van de Notariële Aktebank.

Art. 3.Deze databank en de daarmee gepaard gaande invoering van het NABAN-nummer hebben tot doel het opnemen, het bewaren en het beheren van de authentieke akten teneinde de wettelijke opdrachten van de notarissen en het operationeel beheer van hun dossiers te vereenvoudigen en de raadpleging van een gedematerialiseerd afschrift van deze akten via elektronische weg toe te laten voor de personen en overheidsinstanties die deze met toepassing van de wet mogen raadplegen.

Met het oog op de verwezenlijking van dit doel en de raadpleging van de databank zullen ook metagegevens bewaard worden zoals bepaald in hoofdstuk 4.

Binnen de grenzen toegelaten door de Verordening (EU) 2016/679 is de beheerder van de Notariële Aktebank tevens gemachtigd om over te gaan tot de verwerking van de in de Notariële Aktebank bewaarde gedematerialiseerde afschriften en gegevens voor statistische en wetenschappelijke doeleinden of teneinde de kwaliteit van de Notariële Aktebank, van de akten en van de dienstverlening van de notaris te verbeteren. Deze finaliteiten vormen opdrachten van algemeen belang.

Art. 4.De personen die belast zijn met het beheer van de Notariële Aktebank moeten zich schriftelijk verbinden tot het naleven van het vertrouwelijk karakter van de persoonsgegevens. HOOFDSTUK 2. - Toekenning van het NABAN-nummer

Art. 5.Bij de opname van hun gedematerialiseerd afschrift in de Notariële Aktebank krijgen alle notariële akten een uniek referentienummer, dat NABAN-nummer wordt genoemd.

De testamenten, herroepingen van testament en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte, die enkel worden ingeschreven zonder dat een gedematerialiseerd afschrift wordt neergelegd, krijgen het in het eerste lid bedoelde nummer ten laatste bij hun inschrijving in het centraal register van testamenten bedoeld in de wet van 13 januari 1977 houdende goedkeuring van de overeenkomst inzake de vaststelling van een stelsel van registratie van testamenten, opgemaakt te Bazel op 16 mei 1972 en tot invoering van een centraal huwelijksovereenkomstenregister.

Art. 6.Het NABAN-nummer wordt medegedeeld aan de notaris die is overgegaan tot de neerlegging van het gedematerialiseerd afschrift in de Notariële Aktebank.

De structuur van het NABAN-nummer wordt vastgelegd door de beheerder van de Notariële Aktebank en mag geen gegevens bevatten die kunnen worden gekoppeld aan een persoon. HOOFDSTUK 3. - Duur van de bewaring van de gedematerialiseerde afschriften in de Notariële Aktebank

Art. 7.De termijn voor het bewaren van de gedematerialiseerde afschriften van de notariële akten door de Notariële Aktebank, stemt overeen met de bewaringstermijn van de akten zelf, zoals bepaald in de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt. Eens die termijn verlopen is, wordt de bewaring verzekerd door het Rijksarchief. HOOFDSTUK 4. - Verzameling en bewaring van de metagegevens in de Notariële Aktebank

Art. 8.Met het oog op de opzoeking en de raadpleging van de gedematerialiseerde afschriften en in het kader van het dagelijks beheer van de Notariële Aktebank worden de volgende metagegevens verzameld op het ogenblik van de neerlegging in de Notariële Aktebank, of, ingeval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, op het ogenblik van de inschrijving van de akte in de Notariële Aktebank: 1° Voor elk van de natuurlijke personen die partij of bij naam genoemde onmiddellijk belanghebbende persoon zijn bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte en voor de erflater indien het een akte van erfopvolging of een akte van neerlegging van een onderhands of internationaal testament betreft: - de naam en voorna(a)m(en); - het identificatienummer; 2° Voor elk van de rechtspersonen die partij zijn bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte: - de naam; - de wettelijke vorm; - het identificatienummer; 3° De datum en het repertoriumnummer van de akte;4° De aard van de akte;5° Voor de instrumenterende notaris en elke notaris die in de uitoefening van zijn ambt in de akte is opgetreden:; - de naam en voorna(a)m(en); - de standplaats; - het identificatienummer waaronder de notaris bekend staat bij de Nationale kamer der notarissen overeenkomstig artikel 91, eerste lid, 12° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt; - het ondernemingsnummer en de referentie waaronder zijn kantoor op datum van de akte gekend is bij de beheerder van de Notariële Aktebank; - de hoedanigheid waarin de notaris is opgetreden als instrumenterende penhouder of tussenkomende notaris in brede zin. 6° Voor de onroerende goederen die het voorwerp uitmaken van de akte: - de adresgegevens; - de NIS code van de kadastrale afdeling; - de kadastrale sectie; - het nummer van het kadastraal perceel.

Art. 9.De in dit hoofdstuk opgesomde gegevens worden bewaard gedurende de volledige bewaringsduur van het gedematerialiseerd afschrift van de akte waarop zij betrekking hebben.

Art. 10.Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken, hebben de personen die, krachtens artikel 14, § 1 en § 3 van dit besluit gemachtigd zijn om toegang te hebben tot de gedematerialiseerde afschriften van notariële akten, eveneens een beveiligde toegang tot de in artikel 9 opgesomde gegevens voor deze zelfde akten.

De personen die belast zijn met het dagelijks beheer van de Notariële Aktebank, hebben, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun taken, een beveiligde toegang tot de in dit hoofdstuk opgesomde gegevens voor de uitvoering van hun professionele taken.

Art. 11.Elke verrichting die wordt uitgevoerd op het gedematerialiseerde afschrift van een akte wordt getraceerd. Deze sporen worden eveneens bewaard in de Notariële Aktebank gedurende een periode die gelijk is aan de bewaring van het gedematerialiseerd afschrift van de akte. HOOFDSTUK 5. - Toegang tot de gedematerialiseerde afschriften en gegevens in de Notariële Aktebank

Art. 12.De beheerder van de Notariële Aktebank stelt de daar berustende gedematerialiseerde afschriften van akten, en de daarmee verbonden metagegevens aan de gemachtigde verzoeker ter raadpleging of gebruik beschikbaar met inachtneming van de door of krachtens de wet en dit besluit aan de toegang gestelde beperkingen.

Art. 13.§ 1. De notarissen die houder of bewaarder zijn van de minuut van een akte en de notarissen die in hetzelfde kantoor hun ambt uitoefenen, hebben steeds toegang tot het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte en tot de aan de akte verbonden metagegevens.

Deze toegang omvat het recht op consultatie en het recht om gegevens en stukken neer te leggen, aan te vullen of te verbeteren, binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten.

Binnen de uitoefening van hun wettelijke opdrachten staat het recht tot consultatie ook open voor notarissen die hun ambt uitoefenen in het kantoor van de andere notarissen die naar aanleiding van de uitoefening van hun ambt in de akte zijn opgetreden. Het recht tot consultatie omvat zowel de rechtstreekse raadpleging van het gedematerialiseerd afschrift en de gegevens als het recht er een eenvoudige kopie van te bewaren.

Wanneer een toegangsgerechtigde notaris tijdelijk verhinderd is zijn ambt uit te oefenen of wanneer zijn standplaats vacant is, wordt zijn toegang tot de Notariële Aktebank opgeheven en overgedragen aan de notaris-plaatsvervanger die werd aangeduid overeenkomstig artikel 64 of 111 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en dit voor de duur van diens mandaat. § 2. De in de vorige paragraaf bepaalde toegangen worden beveiligd en beheerd volgens de modaliteiten bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank. § 3. De beheerder van de Notariële Aktebank bepaalt de wijze waarop en de duur waarvoor de notaris één of meer personeelsleden machtigt die in zijn naam toegang hebben tot de Notariële Aktebank voor een bepaalde duur.

Deze toegang wordt geactiveerd door de beheerder van de Notariële Aktebank en wordt automatisch herroepen wanneer het personeelslid niet langer in dienst is.

Art. 14.§ 1. De partijen bij een rechtshandeling in een authentieke akte en de bij naam in de akte genoemde onmiddellijk belanghebbende personen bij een rechtshandeling in een authentieke akte hebben het recht tot consultatie van het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte, hetzij rechtstreeks mits toegangsverificatie, hetzij via de notaris die houder of bewaarder is van de minuut van de akte.

De andere personen die recht hebben op mededeling van de akte krachtens artikel 23 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, hebben op dezelfde manier het recht tot rechtstreekse consultatie van het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte, op voorwaarde dat hun hoedanigheid kan worden vastgesteld op geautomatiseerde wijze via een authentieke bron, onverminderd hun recht om zich te wenden tot de notaris die houder of bewaarder is van de minuut van de akte wanneer geen geautomatiseerde vaststelling mogelijk is van hun hoedanigheid.

Het recht tot consultatie omvat zowel de rechtstreekse raadpleging van het gedematerialiseerd afschrift als het recht er een eenvoudige kopie van te bewaren.

Vóór het overlijden van de erflater is de inschrijving van testamenten, herroepingen van testamenten en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte niet zichtbaar en niet toegankelijk voor de personen die recht hebben op mededeling van de akte. § 2. De natuurlijke personen hebben een beveiligde toegang aan de hand van een elektronische identiteitskaart zoals bedoeld in artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt. De modaliteiten van het toegangsbeheer worden bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank. § 3. De rechtspersonen krijgen toegang via de individuele leden van hun bestuursorganen waarvan de hoedanigheid kan worden gecontroleerd aan de hand van een authentieke bron en die zich identificeren aan de hand van een elektronische identiteitskaart zoals bedoeld in artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten, of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authenticatie mogelijk maakt. De modaliteiten van het toegangsbeheer worden bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank.

De beheerder van de Notariële Aktebank kan ook een procedure uitwerken om één of meer gebruikers aan te duiden die in naam van de rechtspersoon toegang hebben tot de Notariële Aktebank, na controle van de toegangsrechten.

Deze rechtspersonen zijn verantwoordelijk voor het beheer van de toegangsrechten die zij intern toekennen aan de gebruikers die zij aanduiden in het kader van de door hen uitgevoerde raadpleging. Zij dienen tevens de nodige veiligheids- en vertrouwelijkheidsmaatregelen te treffen.

De toegang wordt geactiveerd door de beheerder van de Notariële Aktebank en geldt voor de duurtijd vastgelegd aan het einde van de toekenningsprocedure, waarna deze moet worden vernieuwd.

Art. 15.In het kader van de principes vervat in artikel 2 van de wet van 5 mei 2014 houdende verankering van het principe van de unieke gegevensinzameling in de werking van de diensten en instanties die behoren tot of taken uitvoeren voor de overheid en tot vereenvoudiging en gelijkschakeling van elektronische en papieren formulieren, kan het recht tot consultatie van het gedematerialiseerd afschrift van een akte en van alle of bepaalde gegevens die ermee verband houden worden opengesteld tot die overheidsinstanties die door of krachtens de wet het recht hebben om kennis te nemen van deze gegevens en/of om deze te verwerken.

Er wordt een protocol afgesloten tussen de beheerder van de Notariële Aktebank en de overheidsinstantie om de maatregelen te preciseren die in dit kader genomen worden om de gegevens te beschermen.

De beheerder van de Notariële Aktebank werkt in overleg met de betrokken overheidsinstantie een procedure uit om één of meer gebruikers, natuurlijke personen, aan te duiden die in naam van deze overheidsinstantie toegang hebben tot de Notariële Aktebank, na controle van hun toegangsrechten.

De in het vorige lid bedoelde natuurlijke personen gaan over tot toegangsverificatie aan de hand van een elektronische identiteitskaart naar Belgisch recht of van een alternatief dat een gelijkwaardig niveau van identificatie en authentificatie mogelijk maakt. De modaliteiten van het toegangsbeheer worden bepaald door de beheerder van de Notariële Aktebank.

De overheidsinstanties die in het kader van hun opdracht gebruikmaken van hun toegang tot de Notariële Aktebank, zijn niet gehouden tot de betaling van een vergoeding.

Art. 16.De personen die belast zijn met het technisch beheer van de Notariële Aktebank en die handelen in het kader van hun functie hebben ten uitzonderlijke titel toegang tot de gedematerialiseerde afschriften van de akten en de daarmee verbonden gegevens, wanneer de vereisten van hun opdracht deze toegang onontbeerlijk maken.

TITEL III. - Gedematerialiseerd afschrift en verbonden gegevens HOOFDSTUK 1. - Beginselen

Art. 17.Het gedematerialiseerd afschrift dat krachtens artikel 18 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt moet worden neergelegd en opgenomen in de Notariële Aktebank, omvat: - een uitgifte in gedematerialiseerde vorm zoals bedoeld in artikel 25, derde lid van de voormelde wet, beperkt tot het eensluidend verklaard afschrift van de minuut van de akte, doch zonder de aan de akte gehechte stukken; - een kopie van de aan de akte gehechte stukken.

Art. 18.Het gedematerialiseerd afschrift wordt opgemaakt middels een door de beheerder van de Notariële Aktebank bepaald systeem van verwerking en gegevensuitwisseling dat beantwoordt aan algemeen aanvaarde en erkende technologieën en die de onveranderlijkheid, de vertrouwelijkheid en de bewaring ervan waarborgen.

Art. 19.De ondertekening van het gedematerialiseerd afschrift gebeurt door de notaris met de elektronische identiteitskaart bedoeld in artikel 6 van de wet van 9 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumentenof met een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12. van verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG. De ondertekening met de in het vorige lid bedoelde elektronische identiteitskaart of gekwalificeerde elektronische handtekening wordt in deze context gelijkgesteld met de manuele handtekening en de afdruk van het zegel van de notaris.

Art. 20.Overeenkomstig artikel 18ter, eerste lid, 4° van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt maken kant- en voetmeldingen en andere bijvoegingen op of bij de authentieke akte integraal deel uit van deze akte en dienen zij eveneens te worden neergelegd en bewaard in de Notariële Aktebank. HOOFDSTUK 2. - Neerlegging en inschrijving in de Notariële Aktebank

Art. 21.Het gedematerialiseerd afschrift moet binnen de termijn bepaald in artikel 18 en 18bis van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, neergelegd worden door de notaris en opgenomen in de Notariële Aktebank.

De notaris waakt erover dat bij de neerlegging, of in het geval van een testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte, bij de inschrijving, alle noodzakelijke gegevens die zijn opgelegd krachtens dit besluit worden verschaft. HOOFDSTUK 3. - Bewaring in de Notariële Aktebank

Art. 22.§ 1. Het gedematerialiseerd afschrift en haar bijlagen moeten worden bewaard op een wijze die voldoet aan de vereisten van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt en van artikel 32 van de Verordening (EU) 2016/679, onder omstandigheden die de integriteit, de authenticiteit, de confidentialiteit, de leesbaarheid, de toegankelijkheid en de traceerbaarheid ervan verzekeren en dit gedurende de volledige levenscyclus van de informatie. § 2. Met het oog op de in de vorige paragraaf vermelde doeleinden, moet de beheerder van de Notariële Aktebank: 1° minstens twee locaties voorzien waar de Notariële Aktebank zich fysiek bevindt en waarin alle gedematerialiseerde afschriften van akten die worden neergelegd in de Notariële Aktebank bewaard worden, zodat op elk moment het voortbestaan en de voortdurende bewaring en beschikbaarheid van de gedematerialiseerde afschriften kan gegarandeerd worden;2° alle noodzakelijke middelen aanwenden om elke wijziging van de bewaarde gegevens te verhinderen bij de bewaring, de consultatie of de overdracht, met uitzondering van de wijzigingen met betrekking tot hun drager of tot hun elektronisch formaat;3° alles in het werk stellen om de veiligheid van de aan de Notariële Aktebank overgemaakte gegevens te garanderen, en in het bijzonder verhinderen dat zij toegankelijk zijn voor derden die niet gerechtigd zijn;4° alle noodzakelijke middelen aanwenden om de op de bewaarde gegevens uitgevoerde verrichtingen van vernietiging of wijziging te detecteren, zowel de normale als de bedrieglijke, en ervoor zorgen de auteurs van deze verrichtingen te identificeren, ze te dateren, de registratie van de informatie met betrekking tot deze verrichtingen te bewaren gedurende de volledige bewaringsduur van de gegevens, met name om aan de beheerder van de Notariële Aktebank toe te laten de verplichting bepaald in de bepaling onder 3° na te leven, om samen te werken met de bevoegde instanties in het kader van gerechtelijke of administratieve onderzoeken of met het oog op de opsporing van eventuele anomalieën.5° alle noodzakelijke middelen aanwenden om de ongeoorloofde raadplegingen te detecteren en om te antwoorden op de verzoeken van de betrokken persoon door de identificatiegegevens van de persoon die de Notariële Aktebank heeft geraadpleegd, de identificatiegegevens van de persoon voor wie een raadpleging werd gedaan, het ogenblik van de raadpleging en de reden van de raadpleging te bewaren.De gegevens worden tot 10 jaar na de raadpleging bewaard. In geval van betwisting, wordt deze termijn geschorst tot alle beroepsmogelijkheden zijn uitgeput. 6° alle noodzakelijke middelen aanwenden om de bewaarde gegevens te beschermen tegen elke opzettelijke of onopzettelijke aantasting of beschadiging, vervalsing of diefstal;7° alle noodzakelijke middelen aanwenden om elke ongeoorloofde toegang tot de apparatuur, de communicatiesystemen en de dragers die de bewaarde gegevens bevatten, te verhinderen;8° procedures voorzien om te kunnen reageren op incidenten en hun gevolgen te kunnen beperken;9° een systeem voorzien om de door een gebruiker gevraagde bewaarde gegevens in een leesbare vorm te kunnen meedelen;10° alle nodige middelen aanwenden om op permanente wijze de gegevens te vernietigen die - om welke reden dan ook - niet meer bewaard mogen worden in de Notariële Aktebank en dit op zulke wijze dat deze gegevens noch geheel, noch gedeeltelijk kunnen worden wedersamengesteld;11° een procedure voorzien om de overdracht van de gedematerialiseerde afschriften en gegevens naar het Rijksarchief te regelen.12° ervoor zorgen voldoende financiële middelen ter beschikking te hebben en/of een toereikende aansprakelijkheidsverzekering afsluiten;13° een geactualiseerd beëindigingsplan hebben om de continuïteit van de dienst te verzekeren.

Art. 23.De elektronische gegevens en documenten van de Notariële Aktebank worden geacht bewaard te zijn via een elektronische archiveringsdienst die gelijkgesteld wordt met een erkende gekwalificeerde archiveringsdienst in de zin van artikel I. 18, 18° van het Wetboek economisch recht.

TITEL IV. - Inwerkingtreding

Art. 24.Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt.

Art. 25.De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 18 maart 2020.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, K. GEENS