9 JANUARI 2000. - Koninklijk besluit betreffende de bewijskracht van de door de Administratie der Pensioenen gebruikte informatiegegevens voor de toepassing van de wetgeving waarmee zij belast is

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van besluit dat wij de eer hebben aan Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, wordt genomen in uitvoering van artikel 246 van de wet van 25 januari 1999 houdende sociale bepalingen.

Volgens dit artikel 246 heeft de uitvoerende macht van de wetgever de opdracht gekregen om de voorwaarden en de modaliteiten te bepalen waaronder de volgens fotografische, optische, elektronische of elke andere techniek opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens evenals hun weergave op een leesbare drager, bewijskracht hebben voor de toepassing van de wetgeving waarmee de Administratie der Pensioenen belast is.

Zoals alle instellingen van sociale zekerheid is de Administratie der Pensioenen meer en meer aangewezen op de elektronische verwerking van de informatie die zij nodig heeft om haar taak te vervullen.

Ook noopt de permanente toename van de hoeveelheid informatie ertoe afstand te doen van moeilijk toegankelijke papieren archieven ten voordele van elektronische of optische kopieën.

De invoering van deze nieuwe technologieën stelt echter specifieke problemen. Een van deze problemen betreft de huidige juridische leemte met betrekking tot de bewijskracht van elektronisch opgeslagen en verwerkte informatie. Voor de goede werking van de Administratie der Pensioenen is het nochtans noodzakelijk dat in deze bewijskracht voorzien wordt. De gepensioneerden dienen immers over de nodige waarborgen te beschikken in dit verband, meer bepaald wat betreft de juistheid van de weergave of van de overbrenging van de gegevens vanaf een papieren of elektronische drager.

Zoals bij de andere instellingen van sociale zekerheid wordt door de Administratie der Pensioenen geopteerd voor de vaststelling van de algemene voorwaarden waaraan de verschillende procedures moeten voldoen om voldoende betrouwbaar te zijn. De bevoegde Minister stelt deze voorwaarden, na advies van het Toezichtscomité, vast. Aldus wordt bewijskracht verleend, tot bewijs van het tegendeel, aan de elektronisch verwerkte informatie.

Het oorspronkelijke document geldt dus niet meer als referentiecriterium ter beoordeling van deze bewijskracht. De overwogen maatregelen laten bijgevolg de vernietiging toe van de oorspronkelijke documenten en beogen de optimale vermindering van het probleem van papierarchivering.

De toetsing zal onderworpen worden aan het voorafgaand advies van het Toezichtscomité van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid. De taak van dat Toezichtscomité bestaat hoofdzakelijk uit gegevensbescherming door te waken over een correcte verwerking van informatie door de instellingen van sociale zekerheid. Het toezicht op de betrouwbaarheid van de gebruikte procedures vormt daarvan een belangrijk onderdeel.

Commentaar bij de artikelen Artikel 1 bepaalt het materieel toepassingsgebied van de bepalingen van het ontwerp en omschrijft de instellingen die deelnemen aan de voorgestelde procedure.

De in dit ontwerp bepaalde regeling inzake de bewijskracht van opgeslagen, bewaarde of weergegeven gegevens door middel van voornoemde technologieën of hun weergave op een leesbare drager, is van toepassing op alle gegevens die de Administratie der Pensioenen behandelt in het kader van de toepassing van de wetgeving waarmee zij belast is.

Artikel 2 bepaalt de wijze waarop de Minister de voorwaarden vaststelt waaraan de gebruikte technologische procedures moeten voldoen opdat de bedoelde informatiegegevens voor de toepassing van de sociale zekerheid bewijskracht hebben (zie ook de commentaar bij artikel 7).

Het Toezichtscomité zal zijn advies steunen op al de elementen die het nuttig acht. Krachtens artikel 3 moet dit Comité echter nagaan of met name voldaan is aan specifieke technische voorwaarden.

Zo zal het Comité bv. nagaan of de procedure voorziet in het systematisch opnemen zonder weglatingen van de te bewaren gegevens.

Dit belet niet dat deze gegevens fysisch verspreid kunnen liggen over de informaticadragers of onderling gescheiden kunnen zijn door onbeschreven ruimtes. De informaticatechnologie zelf houdt immers onvermijdelijk deze situaties in en voorziet dan ook in andere middelen om de juistheid van de gegevens te waarborgen.

Vooraleer zijn advies te formuleren, moet het Toezichtscomité overeenkomstig artikel 4 de door de Minister aangewezen ambtenaren horen, die aan het Comité al de gewenste bijkomende informatie moeten verschaffen.

Artikel 5 legt het Toezichtscomité de verplichting op zijn advies aan de Minister binnen een voorgeschreven termijn mede te delen, namelijk uiterlijk binnen de twee maanden te rekenen vanaf de datum waarop de Minister zijn voorstellen aan het Comité heeft toegezonden. Deze datum evenals de datum waarop deze termijn verstrijkt, worden bepaald met verwijzing naar de poststempel.

Dit advies moet schriftelijk medegedeeld en per post verzonden worden om, in functie van het bepaald criterium (de poststempel), de naleving van de voorgeschreven termijn te kunnen nagaan.

Het Toezichtscomité moet zijn advies motiveren.

Indien dit advies niet in de voorgeschreven vorm en binnen de opgelegde termijn is verstrekt, wordt het geacht gunstig te zijn.

Overeenkomstig artikel 6 moet de bevoegde Minister zijn beslissing aan het Toezichtscomité meedelen.

De beslissing van de Minister mag per gewone brief medegedeeld worden, met evenwel als bijlage, de vastgestelde procedures, teneinde iedere betwisting te vermijden.

Deze gunstige of ongunstige beslissing moet gemotiveerd worden. Indien de Minister de door hem voorgestelde procedure handhaaft ondanks het ongunstig advies van het Toezichtscomité of indien hij het door hem ingediende voorstel niet behoudt ondanks het gunstig advies van het Toezichtscomité, moet hij op een rechtmatige manier een passende en bijzonder duidelijke motivering geven.

Het Toezichtscomité registreert en bewaart de door de Minister vastgestelde procedures.

Tegen de beslissing van de Minister tot het niet behouden van zijn oorspronkelijk voorstel is geen enkel specifiek beroep mogelijk, tenzij het beroep dat kan ingesteld worden tegen elke administratieve handeling.

Krachtens artikel 7, eerste lid, verleent de beslissing van de bevoegde Minister aan de informatiegegevens die verwerkt worden overeenkomstig de erkende technologische procedures, bewijskracht voor de toepassing van de wetgeving waarmee de Administratie der Pensioenen belast is en dit tot bewijs van het tegendeel. Het blijft mogelijk voor de belanghebbenden om bijvoorbeeld documenten aan te brengen die de informatiegegevens die hun betreffen of die aan hen worden tegengeworpen weerleggen of wijzigen.

Artikel 7, tweede lid, bepaalt de datum vanaf welke de informatiegegevens bewijskracht juris tantum hebben voor de toepassing van de wetgeving waarmee de Administratie der Pensioenen belast is, namelijk vanaf de datum van de bekendmaking van de procedures in het Belgisch Staatsblad.

Alhoewel de door de Minister vastgestelde procedures in principe voor onbepaalde tijd geldig zijn, bepaalt artikel 8 dat de Minister deze procedures steeds kan wijzigen of opheffen.

Het is immers verantwoord dat de Minister deze procedures kan intrekken wanneer hij vaststelt dat de gestelde voorwaarden door de Administratie der Pensioenen niet of niet meer nageleefd worden.

Hierbij dient de Minister steeds het advies van het Toezichtscomité in te winnen. Dit Comité dient dan opnieuw de door de Minister aangeduide ambtenaren te horen.

Artikel 9 bepaalt de datum van inwerkingtreding van het ontwerp.

9 JANUARI 2000. - Koninklijk besluit betreffende de bewijskracht van de door de Administratie der Pensioenen gebruikte informatiegegevens voor de toepassing van de wetgeving waarmee zij belast is ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 25 januari 1999 houdende sociale bepalingen, inzonderheid op artikel 246;

Gelet op het advies van de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Sociale Zaken en Pensioenen, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° « administratie » : de Administratie der Pensioenen van het Ministerie van Financiën;2° « Minister » : de Minister die de pensioenen van de openbare sector onder zijn bevoegdheid heeft;3° « Toezichtscomité » : het Toezichtscomité opgericht bij de Kruispuntbank van de sociale zekerheid door de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid.

Art. 2.De Minister stelt de voorwaarden en nadere regels vast voor het uitwisselen, meedelen, opslaan, bewaren of weergeven van de informatiegegevens waarover hij beschikt of die hem ter kennis werden gebracht, na hierover het advies van het Toezichtscomité te hebben ingewonnen, met het oog op de toepassing van de wetgeving waarmee hij belast is, alsmede de voorwaarden en nadere regels volgens welke zij worden weergegeven op een leesbare drager.

Alvorens zijn voorstel aan het Toezichtscomité voor te leggen, gaat de Minister na of voldaan is aan de voorwaarden bepaald in artikel 3, 1° tot en met 5°.

Art. 3.Het Toezichtscomité gaat na of de procedure waarover het een advies dient uit te brengen aan de volgende voorwaarden voldoet : 1° de procedure is nauwkeurig omschreven;2° de aangewende technologie waarborgt een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie;3° de informatie wordt systematisch en zonder weglatingen geregistreerd;4° de verwerkte informatie wordt op een zorgvuldige manier bewaard, systematisch gerangschikt en beschermd tegen elke vervalsing;5° de volgende gegevens met betrekking tot de verwerking van de informatie worden bewaard : a) de identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking evenals van diegene die ze heeft uitgevoerd;b) de aard en het onderwerp van de informatie waarop de verwerking betrekking heeft;c) de datum en de plaats van de verrichting;d) de eventuele storingen die zijn vastgesteld tijdens de verwerking.

Art. 4.Alvorens zijn advies te formuleren, hoort het Toezichtscomité de door de Minister aangewezen ambtenaren.

Art. 5.Het Toezichtscomité deelt zijn gemotiveerd advies schriftelijk mede aan de Minister uiterlijk binnen een termijn van twee maanden te rekenen vanaf de datum waarop het voorstel bedoeld in artikel 2, tweede lid, werd verzonden; de poststempel geldt als bewijs.

Indien dit advies niet binnen deze termijn wordt medegedeeld, wordt het geacht gunstig te zijn.

Art. 6.De Minister deelt zijn gemotiveerde beslissing mee aan het Toezichtscomité.

Onverminderd de toepassing van artikel 8, registreert en bewaart het Toezichtscomité de door de Minister vastgestelde procedures.

Art. 7.De aldus door de Minister vastgestelde, uitgewisselde, meegedeelde, opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens, alsmede de weergave ervan op een leesbare drager, hebben wettelijke bewijskracht, tot bewijs van het tegendeel, voor de toepassing van de wetgeving waarmee de administratie belast is .

Die bewijskracht geldt vanaf de datum waarop de procedures in extenso of bij uittreksel in het Belgisch Staatsblad bekendgemaakt zijn.

Art. 8.De Minister mag zulke procedures niet wijzigen of opheffen zonder het advies van het Toezichtscomité in te winnen. In dat geval zijn de bepalingen van artikel 4 van overeenkomstige van toepassing.

Art. 9.Dit besluit treedt in werking de eerste dag van de maand volgend op die gedurende welke het in het Belgisch Staatsblad is bekendgemaakt.

Art. 10.Onze Minister van Sociale Zaken en Pensioenen is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 9 januari 2000.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Sociale Zaken en Pensioenen, F. VANDENBROUCKE