9 FEBRUARI 2017. - Koninklijk besluit betreffende het financiële beheer van de administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie « Sociale activiteiten », belast met de organisatie van de activiteiten van het restaurant en het kinderdagverblijf van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Dit koninklijk besluit beschrijft in hoofdzaak de modaliteiten: - inzake de opmaak van de begroting, - inzake het voeren van de boekhouding en het afleggen van de rekeningen, - inzake het beheer, - inzake controle.

In artikel 3, eerste lid, wordt een opsomming gegeven van de in de begroting te voorziene ontvangstenramingen. De dotatie is afkomstig uit de algemene uitgavenbegroting sectie 14, Buitenlandse Zaken. De functionele en exploitatieontvangsten vloeien rechtstreeks voort uit de uitbating van de cateringfaciliteiten van het restaurant enerzijds en de financiële bijdragen gevraagd aan de ouders van de kinderen ingeschreven in het kinderdagverblijf anderzijds. Wat deze ontvangsten betreft, dient te worden onderstreept dat het gedeelte « restaurant » van de administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie (ADBA) « Sociale activiteiten » de ontvangsten slechts mag gebruiken voor de aankoop van grondstoffen voor de maaltijden en dranken, voor de aankoop van klein keukenmateriaal en voor de aankoop van werkkledij, alsook voor, indien van toepassing, de betaling van het beheerscontract van het restaurant. Het kinderdagverblijf mag de ontvangsten gebruiken voor de aankoop van de maaltijden en dranken voor de kinderen, de aankoop van speelgoed, de aankoop van klein materiaal voor kinderverzorging en de aankoop van werkkledij, alsook voor de betaling van animaties en de betaling van dienstencontracten gerelateerd aan de activiteiten van het kinderdagverblijf.

Inzake de comptabiliteit en het afleggen van de rekeningen wordt een verslaglegging opgelegd, die het simultaan voeren van een algemene en een begrotingsboekhouding vereist. Er wordt gewerkt op transactiebasis, waarbij zowel op het vlak van ontvangsten als op het vlak van uitgaven geboekt en aangerekend wordt op het moment van de vaststelling van het recht. De in het koninklijk besluit vermelde verslaglegging is bovendien aangepast aan de rapportagevereisten die in de nieuwe comptabiliteitswetgeving van 22 mei 2003 zijn voorzien.

Aldus dient de ADBA « Sociale activiteiten » overeenkomstig artikel 5 van dit koninklijk besluit na het begrotingsjaar een beheersrekening op te maken, een rekening van uitvoering van de begroting en een jaarrekening. De balans, die een onderdeel vormt van de jaarrekening, geeft een momentopname van het vermogen bij het einde van het begrotingsjaar.

De opgelegde tussentijdse rapportage is enkel voor intern gebruik en wordt opgesteld ten behoeve van het beheerscomité.

Het beheersorgaan neemt ten aanzien van de rekenplichtige de toezichthoudende rol op zich. Hierdoor verwerft deze binnen de ADBA « Sociale activiteiten » een meer onafhankelijke positie en wordt een scheiding mogelijk gemaakt tussen de aankoop -en boekhoudactiviteiten, beheerd door het hoofd van de ADBA « Sociale activiteiten ».

Inzake beheer wordt naast de financiële rapportering ook voorzien in een operationele verantwoording van het hoofd van de ADBA « Sociale activiteiten » aan het beheerscomité. Hierdoor wordt het verband gelegd tussen de operationele doelstellingen die aan de basis liggen van de begrotingsopmaak en de concrete verwezenlijkingen ervan tijdens het begrotingsjaar. Na het begrotingsjaar dient deze operationele rapportage haar neerslag te vinden in het jaarlijkse activiteitenverslag.

De lijst van de verbintenissen die in het afgelopen trimester door de ADBA « Sociale activiteiten » werden aangegaan, dient op de eerstvolgende bijeenkomst van het beheerscomité te worden voorgelegd.

Hierdoor is dit orgaan in staat om de aankoopverrichtingen van de ADBA « Sociale activiteiten » van dichtbij op te volgen.

Het hoofd van de ADBA « Sociale activiteiten » is verantwoordelijk voor de uitbouw, de opvolging en de bijsturing van het intern controlesysteem. Het beheerscomité heeft de taak om de kwaliteit en de eventueel vereiste bijsturing ervan, in functie van auditaanbevelingen van de bevoegde auditinstanties, waaronder het Rekenhof, op te volgen.

Met betrekking tot de controle op de ADBA « Sociale activiteiten » is voorzien dat de Inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij de minister onder wie de ADBA « Sociale activiteiten » ressorteert, binnen een termijn van vier vrije dagen beroep kan instellen tegen elke beslissing van het beheerscomité die hij met de wet, met de staturen of met het algemeen belang strijdig acht.

Wij hebben de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars, De Minister van Buitenlandse Zaken, D. REYNDERS De Minister van Begroting, Mevr. S. WILMES De Minister van Financiën, J. VAN OVERTVELDT

9 FEBRUARI 2017. - Koninklijk besluit betreffende het financiële beheer van de administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie « Sociale activiteiten », belast met de organisatie van de activiteiten van het restaurant en het kinderdagverblijf van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de Grondwet, de artikelen 37 en 107, tweede lid;

Gelet op de wet van 18 december 2015Relevante gevonden documenten type wet prom. 18/12/2015 pub. 29/12/2015 numac 2015003464 bron federale overheidsdienst financien Wet houdende diverse financiële bepalingen, houdende de oprichting van een administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie "Sociale activiteiten", en houdende een bepaling inzake de gelijkheid van vrouwen en mannen type wet prom. 18/12/2015 pub. 13/04/2016 numac 2016000226 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende diverse financiële bepalingen, houdende de oprichting van een administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie "Sociale activiteiten", houdende wijziging van de wet van 11 mei 1995 inzake de tenuitvoerlegging van de besluiten van de Veiligheidsraad van de Organisatie van de Verenigde Naties en houdende een bepaling inzake de gelijkheid van vrouwen en mannen. - Duitse vertaling van uittreksels inzake de gelijkheid van vrouwen en mannen sluiten houdende diverse financiële bepalingen, houdende de oprichting van een administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie « Sociale activiteiten », houdende wijziging van de wet van 11 mei 1995 inzake de tenuitvoerlegging van de besluiten van de Veiligheidsraad van de Organisatie van de Verenigde Naties en houdende een bepaling inzake de gelijkheid van vrouwen en mannen, artikel 72;

Gelet op het advies van de Inspecteur van Financiën, gegeven op 30 maart 2016;

Gelet op de akkoordbevinding van de Minister van Begroting, verleend op 26 juli 2016;

Gelet op het advies 60.178/4 van de Raad van State, gegeven op 24 oktober 2016, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de Minister van Buitenlandse Zaken, de Minister van Begroting en de Minister van Financiën, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.De middelen van de administratieve dienst met boekhoudkundige autonomie « Sociale activiteiten » belast met de organisatie van de cateringactiviteiten van het restaurant en de activiteiten van het kinderdagverblijf van de FOD Buitenlandse Zaken, hierna « de Dienst » genoemd, bestaan uit een jaarlijkse dotatie ingeschreven op de algemene uitgavenbegroting en de functionele en exploitatieontvangsten

Art. 2.Het hoofd van de Dienst maakt jaarlijks een begroting op van alle ontvangsten en uitgaven volgens de richtlijnen en binnen het tijdschema verstrekt door de Minister van Begroting. Dit begrotingsontwerp is gebaseerd op meetbare operationele doelstellingen voor de diverse diensten die in de Dienst zijn ondergebracht.

Art. 3.De ontvangstenramingen worden uitgedrukt in vastgestelde rechten en omvatten de dotatie afkomstig uit de algemene uitgavenbegroting en de functionele en exploitatie-ontvangsten.

De uitgavenramingen worden uitgedrukt in termen van verbintenissen en in termen van vastgestelde rechten. Zij omvatten de functionele en exploitatie-uitgaven en de investeringsuitgaven.

De dotatie afkomstig uit de algemene uitgavenbegroting is gericht op de financiering van de functionele en exploitatie-uitgaven en de investeringsuitgaven. Daarnaast voorziet zij in een reserve voor onvoorziene en hoogdringende uitgaven. Deze reserve wordt vanaf het eerste begrotingsjaar van de Dienst aangelegd ten belope van 10 % van het geraamd bedrag van de functionele en exploitatie-uitgaven. Indien het geraamd bedrag van de functionele en exploitatie-uitgaven bij de begrotingscontrole wordt herzien, zal het bedrag van de reserve, overeenkomstig de nieuwe basis, worden herberekend.

De functionele en exploitatieontvangsten, zoals bedoeld onder artikel 3, eerste lid kunnen uitsluitend worden aangewend voor de functionele en exploitatie-uitgaven, vermeld onder artikel 3, tweede lid.

De middelen die beschikbaar zijn op het einde van het begrotingsjaar kunnen vanaf het begin van het volgende jaar aangewend worden voor de betaling van de uitgaven die er betrekking op hebben of op elk voorgaande jaar.

Bij de begrotingscontrole over het lopend begrotingsjaar dient de dotatie, rekening houdend met het overgedragen saldo van het voorafgaande begrotingsjaar, aan de reële toestand te worden aangepast.

Het bedrag van de betalingen mag de som van de reële ontvangsten zoals bepaald in artikel 3, eerste lid, en het overgedragen kassaldo niet overschrijden.

Ieder personeelslid die gebruik maakt van de cateringfaciliteiten en het kinderdagverblijf van de Dienst, moet bijdragen aan de exploitatieontvangsten volgens een door het beheerscomité goedgekeurd tarief. De tarieven van de kinderopvang moeten de normen respecteren van « Kind en Gezin » en « Office de la Naissance et de l'Enfance ».

Art. 4.Het begrotingsontwerp van de Dienst wordt aan de Minister van Begroting gestuurd door de minister onder wie de Dienst ressorteert.

Art. 5.Na ieder begrotingsjaar worden een beheersrekening, een rekening van uitvoering van de begroting en een jaarrekening opgesteld.

De beheersrekening omvat het beginsaldo, het geheel van de ontvangsten en uitgaven die in de loop van het begrotingsjaar werden verricht en het eindsaldo.

Art. 6.De verrichtingen worden gelijktijdig geboekt in de algemene en begrotingsboekhouding

Art. 7.De aanrekening van uitgaven op de begroting kan slechts mits een gedateerd en goedgekeurd verantwoordingsstuk. De uitgaven worden op transactiebasis aangerekend ten laste van het begrotingsjaar waarin de verrichting plaatsvindt.

De ontvangsten worden eveneens geboekt op het moment van de vaststelling van het recht. Voor contante rechten is dit het moment waarop de bedragen worden gestort op de financiële rekening van de rekenplichtige. Voor de dotatiemiddelen is dit 1 januari van het betreffende begrotingsjaar.

Art. 8.Bij zijn uitdiensttreding maakt de rekenplichtige een eindrekening van zijn beheer op.

Art. 9.Het hoofd van de Dienst, of een door hem gemachtigde ordonnateur van niveau A, is verantwoordelijk voor het beheer van de begroting.

Overheidsopdrachten waarvan de raming meer dan 5.500 euro exclusief btw bedraagt, dienen voor de opstart van de procedure te worden goedgekeurd door het beheerscomité van de Dienst.

Het hoofd van de Dienst verschaft op trimesteriële basis aan het beheerscomité: 1° een tussentijds verslag over de uitvoering van de begroting dat op de beschouwde periode betrekking heeft;2° de tussentijdse operationele gegevens in verhouding tot de vooropgestelde operationele doelstellingen;3° een lijst van de verbintenissen die in het afgelopen trimester werden aangegaan. Het hoofd van de dienst verschaft jaarlijks aan het beheerscomité: 1° een rekening van uitvoering van de begroting;2° een activiteitenverslag waarin de verwezenlijkingen in verhouding tot het vooropgestelde beleid worden belicht. Als hoofd van de Dienst draagt hij de verantwoordelijkheid voor de uitbouw, opvolging en bijsturing van het intern controlesysteem van de Dienst. Hij rapporteert hierover aan het beheerscomité.

Art. 10.De rekenplichtige van de Dienst is belast met : 1° de inning van de vastgestelde rechten;2° de uitvoering van de betalingen;3° het beheren en bewaren van gelden en waarden;4° het opstellen en bewaren van de in het artikel 5 bedoelde staten en rekeningen;5° het bijhouden van de vermogenscomptabiliteit;6° het periodiek opmaken van de inventaris van het vermogen;7° het voorleggen van een verzamelstaat van ontvangsten en uitgaven aan het beheerscomité na ieder trimester.

Art. 11.De Dienst is onderworpen aan de autoriteit van de minister onder wie de Dienst ressorteert. Deze controle wordt uitgeoefend door de Inspecteur van Financiën geaccrediteerd bij de minister onder wie de Dienst ressorteert.

De Inspecteur van Financiën kan binnen een termijn van vier vrije dagen bij de minister onder wie de Dienst ressorteert beroep instellen tegen elke beslissing die hij met de wet, met de statuten of met het algemeen belang strijdig acht. Het beroep is opschortend. Deze termijn gaat in op de dag van de vergadering van het beheerscomité waarop de beslissing werd genomen, voor zo ver de Inspecteur van Financiën daarop regelmatig uitgenodigd is, of, in het tegenovergestelde geval, de dag waarop hij er kennis van heeft gekregen.

Heeft de minister onder wie de Dienst ressorteert, bij wie het beroep werd ingesteld, binnen een termijn van twintig vrije dagen, ingaand dezelfde dag als de in het voorgaande lid bedoelde termijn, de nietigverklaring niet uitgesproken, dan wordt de beslissing definitief.

De nietigverklaring van de beslissing wordt aan het beheerscomité betekend door de minister onder wie de Dienst ressorteert.

Art. 12.De minister bevoegd voor Buitenlandse Zaken, de minister bevoegd voor Begroting en de minister bevoegd voor Financiën zijn, ieder wat hem betreft, belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 9 februari 2017.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Buitenlandse Zaken, D. REYNDERS De Minister van Begroting, S. WILMES De Minister van Financiën, J. VAN OVERTVELDT