9 FEVRIER 2017. - Arrêté royal relatif à la gestion financière du service administratif à comptabilité autonome « Activités sociales », chargé de l'organisation des activités du restaurant et de la crèche du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement

RAPPORT AU ROI Sire, Le présent arrêté royal décrit principalement les modalités : - en matière de l'établissement du budget, - en matière de l'exécution de la comptabilité et la reddition des comptes, - en matière de gestion, - en matière de contrôle.

A l'article 3, alinéa 1er une énumération est donnée des estimations des recettes prévues au budget. La dotation provient de la section 14, Affaires étrangères du budget général des dépenses. Les recettes fonctionnelles et d'exploitation découlent directement de l'exploitation des facilités de catering du restaurant d'une part, et des participations financières demandées aux parents dont les enfants sont inscrits à la crèche, d'autre part. En ce qui concerne ces recettes, il faut souligner que la partie « restaurant » du service administratif à comptabilité autonome (SACA) « Activités sociales » ne peut être utilisée que pour l'achat des matières premières pour les repas et les boissons, pour l'achat de petit matériel de cuisine et pour l'achat des vêtements de travail ainsi que, le cas échéant, pour rémunérer le contrat de service de gestion du restaurant. La crèche peut utiliser les recettes pour l'achat des repas et des boissons d'enfant, l'achat des jouets, l'achat de petit matériel de puériculture et l'achat des vêtements de travail, ainsi que pour la rémunération des animations et la rémunération des contrats de services liés aux activités de la crèche.

Quant à la comptabilité et la reddition des comptes, il est imposé de remettre un rapport qui exige l'exécution simultanée d'une comptabilité générale et budgétaire. On procède sur une base transactionnelle, en comptabilisant et en imputant tant sur le plan des recettes que sur le plan des dépenses au moment de la constatation du droit. Le rapport mentionné dans l'arrêté royal est en outre adapté aux exigences de rapportage qui sont prévues dans la nouvelle législation en matière de comptabilité du 22 mai 2003. Ainsi, le SACA « Activités sociales » doit, conformément à l'article 5 du présent arrêté royal, établir après l'année budgétaire, un compte de gestion, un compte d'exécution du budget et un compte annuel. Le bilan, qui constitue une partie du compte annuel, donne un instantané du patrimoine à la fin de l'année budgétaire.

Le rapportage intermédiaire imposé n'est destiné qu'à un usage interne et est établi pour le comité de gestion.

L'organe de gestion assume le rôle de contrôle vis-à-vis du comptable.

Il acquiert de ce fait une position plus indépendante au sein du SACA « Activités sociales » et permet une séparation entre les activités d'achat et de comptabilité, gérées par le chef du SACA « Activités sociales » .

Quant à la gestion, il est prévu outre le rapportage financier, une justification opérationnelle du chef du SACA « Activités sociales » au comité de gestion. Cela permet de faire le lien entre les objectifs opérationnels, qui sont à la base de l'établissement du budget, et les réalisations concrètes de ceux-ci pendant l'année budgétaire. Après l'année budgétaire, ce rapportage opérationnel doit être répercuté dans le rapport d'activités annuel.

La liste des engagements qui ont été contractés au cours du trimestre écoulé par le SACA « Activités sociales » doit être soumise lors de la prochaine réunion du comité de gestion. Cet organe a ainsi la possibilité de suivre de près les opérations d'achat du SACA « Activités sociales ».

Le chef du SACA « Activités sociales » est responsable de l'élaboration, du suivi et de l'ajustement du système de contrôle interne. Le comité de gestion a la tâche de suivre la qualité et éventuellement l'ajustement nécessaire de celle-ci, en fonction des recommandations des instances compétentes d'audit, dont la Cour des comptes.

Concernant le contrôle sur le SACA « Activités sociales » il est prévu que l'Inspecteur des Finances accrédité auprès du ministre dont relève le SACA « Activités sociales », dispose d'un délai de quatre jours francs pour exercer son recours contre l'exécution de toute décision du comité de gestion qu'il estime contraire à la loi, aux statuts ou à l'intérêt général.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre des Affaires étrangères, D. REYNDERS La Ministre du Budget, Mme S. WILMES Le Ministre des Finances, J. VAN OVERTVELDT

9 FEVRIER 2017. - Arrêté royal relatif à la gestion financière du service administratif à comptabilité autonome « Activités sociales », chargé de l'organisation des activités du restaurant et de la crèche du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, les articles 37 et 107, alinéa 2;

Vu la loi du 18 décembre 2015Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/12/2015 pub. 29/12/2015 numac 2015003464 source service public federal finances Loi portant des dispositions financières diverses, portant la création d'un service administratif à compatibilité autonome "Activités sociales", et portant une disposition en matière d'égalité des femmes et des hommes type loi prom. 18/12/2015 pub. 13/04/2016 numac 2016000226 source service public federal interieur Loi portant des dispositions financières diverses, portant la création d'un service administratif à comptabilité autonome "Activités sociales", portant modification de la loi du 11 mai 1995 relative à la mise en oeuvre des décisions du Conseil de Sécurité de l'Organisation des Nations unies et portant une disposition en matière d'égalité des femmes et des hommes. - Traduction allemande d'extraits en matière d'égalité des femmes et des hommes fermer, portant des dispositions financières diverses, portant la création d'un service administratif à comptabilité autonome « Activités sociales », portant modification de la loi du 11 mai 1995 relative à la mise en oeuvre des décisions du Conseil de Sécurité de l'Organisation des Nations Unies et portant une disposition en matière d'égalité des femmes et des hommes, l'article 72;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 30 mars 2016;

Vu l'accord de la Ministre du Budget, donné le 26 juillet 2016;

Vu l'avis 60.178/4 du Conseil d'Etat, donné le 24 octobre 2016, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre des Affaires étrangères, de la Ministre du Budget et du Ministre des Finances, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Les ressources du Service administratif à comptabilité autonome « Activités sociales » chargé de l'organisation des activités de catering du restaurant et des activités de la crèche du SPF Affaires étrangères, ci-après dénommé « le Service », sont constituées par une dotation annuelle inscrite au budget général des dépenses et les recettes fonctionnelles et d'exploitation

Art. 2.Le chef du Service établit chaque année un budget de toutes les recettes et dépenses d'après les directives et suivant les délais fournis par le Ministre du Budget. Ce projet de budget est basé sur des objectifs opérationnels mesurables pour les différents services qui sont repris dans le Service.

Art. 3.Les prévisions de recettes sont exprimées en droits constatés et comprennent la dotation provenant du budget général des dépenses et les recettes fonctionnelles et d'exploitation.

Les prévisions de dépenses sont exprimées en termes d'engagements et en termes de droits constatés. Elles comprennent les dépenses fonctionnelles et d'exploitation et les dépenses d'investissement.

La dotation provenant du budget général des dépenses est destinée au financement des dépenses fonctionnelles et d'exploitation et des dépenses d'investissement. Elle prévoit en outre une réserve pour des dépenses imprévues et d'extrême urgence. Cette réserve est constituée à partir de la première année budgétaire du Service à concurrence d'un montant de 10 % du montant estimé des dépenses fonctionnelles et d'exploitation. Si le montant estimé des dépenses fonctionnelles et d'exploitation est revu lors du contrôle budgétaire, le montant de la réserve sera recalculé conformément à la nouvelle base.

Les recettes fonctionnelles et d'exploitation, visées à l'article 3, alinéa 1er peuvent uniquement être utilisées pour les dépenses fonctionnelles et d'exploitation, mentionnées à l'article 3, alinéa 2.

Les moyens qui sont disponibles à la fin de l'année budgétaire peuvent être utilisés à partir du début de l'année suivante pour payer les dépenses qui s'y rapportent ou qui se rapportent à chaque année précédente.

Lors du contrôle budgétaire de l'année budgétaire en cours, la dotation doit, compte tenu du solde reporté de l'année budgétaire précédente, être adaptée à la situation réelle.

Le montant des paiements ne peut pas dépasser la somme des recettes réelles définies à l'article 3, alinéa 1er, et du solde de caisse reporté.

Chaque membre du personnel qui utilise les facilités de catering et de la crèche doit contribuer aux recettes d'exploitation suivant un tarif approuvé au sein du comité de gestion. Les tarifs de la crèche doivent respecter les normes de « Kind en Gezin » et celles de « l'Office de la Naissance et de l'Enfance ».

Art. 4.Le projet de budget du Service est envoyé au Ministre du Budget par le ministre dont relève le Service.

Art. 5.Après chaque année budgétaire, un compte de gestion, un compte d'exécution du budget et un compte annuel sont établis.

Le compte de gestion comprend le solde initial, toutes les opérations de recettes et de dépenses réalisées au cours de l'année budgétaire, et le solde final.

Art. 6.Les opérations sont comptabilisées simultanément dans les comptabilités générale et budgétaire.

Art. 7.L'imputation des dépenses sur le budget ne peut se faire que moyennant une pièce justificative datée et approuvée. Les dépenses sont imputées sur une base transactionnelle à charge de l'année budgétaire au cours de laquelle a lieu l'opération.

Les recettes sont également comptabilisées au moment de la constatation du droit. Pour les droits au comptant, il s'agit du moment où les montants sont versés sur le compte financier du comptable. Pour les moyens de dotation, c'est le 1er janvier de l'année budgétaire concernée.

Art. 8.Lorsqu'il cesse ses fonctions, le comptable établit un compte de fin de gestion.

Art. 9.Le chef du Service, ou l'ordonnateur de niveau A délégué par lui, est responsable de la gestion du budget.

Les marchés publics dont l'estimation dépassent le seuil de 5.500 euros hors T.V.A., doivent être approuvés préalablement au lancement de la procédure par le comité de gestion du Service.

Le chef du Service fournit trimestriellement au comité de gestion : 1° un rapport intermédiaire sur l'exécution du budget ayant trait à la période prise en considération;2° les données opérationnelles intermédiaires en rapport avec les objectifs opérationnels envisagés;3° une liste des engagements contractés au cours du trimestre écoulé. Le chef du Service fournit annuellement au comité de gestion : 1° un compte d'exécution du budget;2° un rapport d'activités développant toutes les réalisations relatives à la politique poursuivie. En tant que chef du Service, il porte la responsabilité du développement, du suivi et de l'adaptation du système de contrôle interne du Service. Il fait rapport en la matière au comité de gestion.

Art. 10.Le comptable du Service est chargé : 1° de la perception des droits constatés;2° de l'exécution des paiements;3° de la gestion et de la conservation des fonds et valeurs;4° de l'élaboration et de la conservation des états et comptes visés à l'article 5;5° de la tenue de la comptabilité patrimoniale;6° de l'établissement périodique d'un inventaire du patrimoine;7° de soumettre un état récapitulatif des recettes et des dépenses au comité de gestion après chaque trimestre.

Art. 11.Le Service est soumis à l'autorité du ministre dont il relève. Ce contrôle est exercé par l'Inspecteur des Finances accrédité auprès du ministre dont relève le Service.

L'Inspecteur des Finances dispose d'un délai de quatre jours francs pour exercer son recours auprès du ministre dont relève le Service contre l'exécution de toute décision qu'il estime contraire à la loi, aux statuts ou à l'intérêt général. Le recours est suspensif. Ce délai court à partir du jour de la réunion du comité de gestion au cours de laquelle la décision a été prise, pour autant que l'Inspecteur des Finances y ait été régulièrement convoqué, ou, dans le cas contraire, à partir du jour où il en a reçu connaissance.

Si le ministre dont relève le Service, saisi du recours, n'a pas prononcé l'annulation dans un délai de vingt jours francs commençant le même jour que le délai visé à l'alinéa précédent, la décision devient définitive.

L'annulation de la décision est notifiée au comité de gestion par le ministre dont relève le Service.

Art. 12.Le ministre qui a les Affaires étrangères dans ses attributions, le ministre qui a le Budget dans ses attributions et le ministre qui a les finances dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 9 février 2017.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre des Affaires étrangères, D. REYNDERS La Ministre du Budget, S. WILMES Le Ministre des Finances, J. VAN OVERTVELDT