Huishoudelijk reglement van de raad van bestuur van Sciensano Opgesteld in toepassing van artikel 8, § 2 van de wet tot oprichting van Sciensano van 25 februari 2018;

Vastgesteld door de raad van bestuur van Sciensano op zijn vergadering van 25 mei 2018 en gewijzigd op zijn vergadering van 10 maart 2020; Afdeling 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder : 1° raad van bestuur : het orgaan bedoeld in Titel II, hoofdstuk 3, afdeling I, onderafdeling 2, van de wet tot oprichting van Sciensano;2° voorzitter : de door de algemene raad op grond van artikel 3, § 3 van het koninklijk besluit van 28 maart 2018Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011650 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano, wat betreft de maatschappelijke zetel, het bestuur en de werking, en tot aanpassing van diverse besluiten betreffende de rechtsvoorgangers van Sciensano type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011649 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering, wat personeelszaken betreft, van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano en tot vaststelling van de datum van de inwerkingtreding van bepaalde bepalingen van dezelfde wet sluiten tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano aangewezen persoon; de voorzitter van de algemene raad is van rechtswege de voorzitter van de raad van bestuur; 3° ondervoorzitter : de door de algemene raad op grond van artikel 3, § 3 van het koninklijk besluit van 28 maart 2018Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011650 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano, wat betreft de maatschappelijke zetel, het bestuur en de werking, en tot aanpassing van diverse besluiten betreffende de rechtsvoorgangers van Sciensano type koninklijk besluit prom. 28/03/2018 pub. 03/04/2018 numac 2018011649 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Koninklijk besluit tot uitvoering, wat personeelszaken betreft, van de wet van 25 februari 2018 tot oprichting van Sciensano en tot vaststelling van de datum van de inwerkingtreding van bepaalde bepalingen van dezelfde wet sluiten tot uitvoering van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano aangewezen persoon;de ondervoorzitter van de algemene raad is de facto de ondervoorzitter van de raad van bestuur; 4° lid : lid van de raad van bestuur van Sciensano conform artikel 9, § 1 van de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano;5° Sciensano : een openbare instelling met rechtspersoonlijkheid, opgericht bij artikel 3, § 1 van de wet tot oprichting van Sciensano.6° wet : de wet van 25 februari 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet tot oprichting van Sciensano sluiten tot oprichting van Sciensano. Afdeling 2. - Bijeenroeping van de raad van bestuur

Art. 2.De raad van bestuur vergadert, behoudens ingeval van gemotiveerde uitzonderlijke omstandigheden, minstens tweemaal per jaar.

De raad van bestuur vergadert zowel op verzoek van de voorzitter van de raad van bestuur, als op verzoek van de ondervoorzitter, als op verzoek van minstens de helft van zijn leden. Ingeval de voorzitter dergelijk verzoek ontvangt, roept deze de raad van bestuur samen op een datum die niet later valt dan dertig (30) kalenderdagen na de ontvangst van het verzoek tot bijeenroeping.

Art. 3.De voorzitter stelt de agenda op.

Op de agenda worden geplaatst : elk punt dat door de voorzitter of de ondervoorzitter wordt voorgesteld of dat door een lid is ingediend.

De agenda wordt uiterlijk zeven (7) kalenderdagen vóór de vergadering bij elektronische post ter kennis gebracht van alle leden van de raad van bestuur en van de algemene raad. Zij hebben het recht mededeling te verkrijgen van alle dossiers die verband houden met de agenda en die aan de raad van bestuur worden voorgelegd ter beslissing.

De oproeping vermeldt duidelijk en volledig de aldus bekomen agenda alsook de plaats, de dag en het uur van de vergadering.

Behalve in geval van hoogdringendheid die alle leden erkennen, moet de oproeping samen met de bijhorende documenten ten minste zeven (7) kalenderdagen vóór de vergadering in het bezit zijn van de leden. In geval van hoogdringendheid wordt de termijn van zeven (7) kalenderdagen verminderd tot vijf (5) kalenderdagen. Wanneer er sprake is van een uiterste hoogdringendheid, namelijk elk geval waarvan alle leden erkennen dat een termijn van vijf (5) kalenderdagen een risico zou vormen voor de te behandelen kwestie, dient men de termijn van vijf (5) kalenderdagen niet te respecteren.

Indien niet is voldaan aan de vormvereisten, bedoeld in het vorig lid, zal de raad van bestuur niet rechtsgeldig kunnen beslissen, tenzij bij meerderheid van de aanwezige leden wordt beslist hiervan af te wijken.

Het lid dat, na het ontvangen van de uitnodiging, een punt aan de agenda wenst toe te voegen, deelt dit vóór de vergadering mee aan de voorzitter of bij diens afwezigheid aan de waarnemend voorzitter naargelang het geval.

De raad van bestuur beslist op de betrokken vergadering of het agendapunt al dan niet behandeld wordt. Tijdens de vergadering kunnen enkel bij eenparigheid van de aanwezige leden, nieuwe punten aan de agenda worden toegevoegd.

Art. 4.De raad van bestuur vergadert op de zetel van Sciensano; de voorzitter of de waarnemend voorzitter naargelang het geval, kan evenwel een andere vergaderplaats aanduiden.

Ieder lid dat de vergadering niet kan bijwonen, dient dit ten minste twee werkdagen voorafgaand aan de vergadering aan de voorzitter of de secretaris te melden. Afdeling 3. - Het voorzitterschap van de raad van bestuur

Art. 5.De voorzitter opent en sluit de vergaderingen van de raad van bestuur en leidt de debatten.

Art. 6.Wanneer de voorzitter verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door de ondervoorzitter. Wanneer de ondervoorzitter zelf ook verhinderd is, wordt het voorzitterschap waargenomen door het in leeftijd oudste aanwezige permanente lid. De ondervoorzitter of het in leeftijd oudste aanwezige permanente lid, al naargelang het geval, beschikt in dat geval over dezelfde rechten en plichten als de voorzitter en wordt waarnemend voorzitter genoemd.

Art. 7.De voorzitter wordt op elke vergadering bijgestaan door een personeelslid van Sciensano, dat de functie van secretaris op zich neemt. Afdeling 4. - Vergoedingen

Art. 8.Het lid, gekozen door en uit de vijf leden van de algemene raad die gekozen worden buiten Sciensano binnen de wereld van het wetenschappelijk onderzoek en die het geheel van de opdrachten van Sciensano vertegenwoordigen vanwege hun bekwaamheden, wordt vergoed tot een bedrag van 150 euro bij wijze van presentiegeld, betaald door Sciensano, zoals geïndexeerd overeenkomstig de consumptieprijsindex.

Het bedrag van de vergoeding en terugbetaling van hun verblijfs- en verplaatsingskosten wordt respectievelijk vastgesteld overeenkomstig het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten en het koninklijk besluit van 24 december 1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfskosten toegekend aan de leden van het personeel der federale overheidsdiensten, met dien verstande dat de vergoedingen voor reis- en verblijfskosten bij afwijking van deze verordeningen ten laste komen van Sciensano. Afdeling 5. - Betrokkenheid van de niet-permanente leden van de

algemene raad

Art. 9.Een niet-permanent lid van de algemene raad wordt betrokken bij een sector van activiteiten van Sciensano wanneer de instelling die het vertegenwoordigt instaat voor een jaarlijkse financiële bijdrage aan Sciensano van meer dan 200.000 euro, zoals geïndexeerd overeenkomstig de consumptieprijsindex, voor een project dat behoort tot de sector van activiteiten opgenomen op de agenda. Afdeling 6. - Afwezigheid van een lid

Art. 10.Bij afwezigheid van een lid van de raad van bestuur, kan dit lid een ander lid van de raad van bestuur aanstellen om hem te vertegenwoordigen.

Art. 11.Bij permanente verhindering van een lid van de raad van bestuur, kunnen de andere leden van de raad van bestuur in hun midden een persoon aanstellen om hem te vertegenwoordigen totdat een nieuw lid wordt benoemd volgens de procedure bedoeld in de wet. De persoon benoemd om het lid in de loop van de uitoefening van het mandaat op te volgen, voltooit het mandaat. Afdeling 7. - Beraadslagingen en stemming in de raad van bestuur

Art. 12.De algemeen directeur wordt beschouwd als permanent uitgenodigd behalve voor agendapunten die verband houden met het toezicht op de algemeen directeur. Hij neemt geen deel aan de beraadslagingen en stemming.

Art. 13.De vergaderingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar.

De raad van bestuur kan evenwel personeelsleden van Sciensano die hem in de beraadslagingen kunnen bijstaan, verzoeken om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen. De vergaderingen worden eveneens bijgewoond door de secretaris en/of een notulist.

Art. 14.De raad van bestuur kan slechts rechtsgeldig beraadslagen als ten minste de helft van de permanente leden van de raad van bestuur aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien het quorum niet bereikt is, kan de raad van bestuur binnen ten minste één (1) en ten hoogste dertig (30) kalenderdagen opnieuw worden bijeengeroepen, met dezelfde agenda. In dat geval kan over de punten van de agenda beslist worden ongeacht het aantal leden dat aanwezig is. De bijeenroeping voor deze vergadering geschiedt bij elektronische post.

Art. 15.De beslissingen van de raad van bestuur worden genomen bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. De beslissingen genomen tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur vormen zogenaamd tijdelijke beslissingen. De beslissingen genomen door de raad van bestuur worden als definitief goedgekeurd beschouwd op de dag dat het definitieve proces-verbaal van de vergadering is goedgekeurd, overeenkomstig de in artikel 18 genoemde voorwaarden.

Art. 16.Een beslissing over een agendapunt kan tevens via een schriftelijke procedure genomen worden, ingeval de raad van bestuur hiertoe beslist op de vergadering waarop het betreffende punt geagendeerd werd.

Art. 17.In hoogdringende gevallen of met betrekking tot agendapunten die bij gebrek aan het vereiste aanwezigheidsquorum niet konden worden behandeld op de vergadering van de raad van bestuur, kan de voorzitter bepalen dat via elektronische post zal worden beslist.

In deze gevallen wordt het voorstel van beslissing overgemaakt aan de vertegenwoordigers in de raad van bestuur via een elektronisch bericht van de voorzitter. Er is een vaste beslissingstermijn van 48 uur, waarbinnen de dies ad quem niet wordt meegerekend.

Art. 18.De secretaris is belast met de opstelling van een kennisgeving van tijdelijke genomen beslissingen binnen twee (2) werkdagen na de vergadering. Het wordt elektronisch verzonden naar bestuursleden die tot op heden twee (2) werkdagen hebben vanaf de dag van kennisgeving om hun goedkeuring te geven aan de inhoud van de kennisgeving. Als de goedkeuring van één van de leden van de raad van bestuur na afloop van de vastgelegde termijn ontbreekt, dan wordt de kennisgeving als goedgekeurd beschouwd door het lid.

De secretaris is ook belast met de opstelling van het (ontwerp van) proces-verbaal van de vergadering zonder vermelding van de naam van de sprekers tenzij deze daar uitdrukkelijk om verzoeken. Het proces-verbaal kan een samenvatting van de besprekingen bevatten en bevat de besluiten van ieder agendapunt.

Het ontwerp van proces-verbaal wordt uiterlijk de vijfde (5) werkdag volgend op de dag van de goedkeuring van kennisgeving van de genomen beslissingen overgemaakt op elektronische wijze aan de leden van de raad van bestuur. Deze stellen de secretaris binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van de ontwerp van proces-verbaal op de hoogte van hun mogelijke opmerkingen of hun definitieve goedkeuring. Als de schriftelijke goedkeuring van één van de leden van de raad van bestuur na afloop van de vastgelegde termijn ontbreekt, dan wordt het proces-verbaal als definitief goedgekeurd beschouwd door het lid.

Na de definitieve goedkeuring door de raad van bestuur, wordt het proces-verbaal ondertekend door de secretaris en de voorzitter of de waarnemend voorzitter. Het ondertekend proces-verbaal wordt de dag van de goedkeuring van het definitieve proces-verbaal van de vergadering van de raad van bestuur (hetzij vanaf de definitieve goedkeuring van een beslissing) aan de leden van de raad van bestuur en de algemene raad bij elektronische drager overgemaakt.

Een beslissing heeft slechts gevolgen bij afloop van een termijn van tien (10) kalenderdagen om een verzoek tot verzet te formuleren en als geen enkel gemotiveerd verzoek tot verzet door een van de leden van de algemene raad ter kennis van deze algemene raad werd gebracht overeenkomstig art. 6, § 1 van de wet. De termijn van (10) dagen begint vanaf de dag volgend op de dag waarop de beslissing van de raad van bestuur is gecommuniceerd en eindigt de laatste dag van deze termijn, met dien verstande dat deze laatste dag wordt uitgesteld tot de eerste werkdag als hij op een feestdag, een zaterdag of een zondag valt. In geval van verzoek tot verzet, overgemaakt bij elektronische drager, binnen die termijn, heeft de beslissing slechts gevolgen als de algemene raad besluit zich er niet tegen te verzetten overeenkomstig art. 6, § 1 van de wet.

Sciensano wordt belast met de bewaring van de documenten.

Alle processen-verbaal worden ingeschreven in een bijzonder register.

De kopies of uittreksels die voor te leggen zijn in rechte of elders worden ondertekend door de voorzitter. Deze wordt ermee belast in te staan voor de bewaring van de archieven Afdeling 8. - Bijstand door technische raadgevers

Art. 19.De raad van bestuur kan een beroep doen op raadgevers. Deze raadgevers kunnen bij monde van de voorzitter of de waarnemend voorzitter op de vergadering van de raad van bestuur uitgenodigd worden. Deze raadgevers nemen niet deel aan de formele behandeling van het voorstel van beslissing. Afdeling 9. - Het dagelijks bestuur

Art. 20.De algemeen directeur is belast met het dagelijks bestuur van Sciensano en de vertegenwoordiging van Sciensano voor wat dat bestuur betreft. Hij is eveneens belast met de uitvoering van de beslissingen van de raad van bestuur.

Art. 21.Conform artikel 8, § 1 van de wet omvat het dagelijks bestuur de bevoegdheid alle handelingen te stellen die nodig of nuttig zijn voor de realisatie van zijn opdrachten met uitzondering van de handelingen die krachtens de wet tot oprichting van Sciensano uitdrukkelijk voorbehouden zijn aan een ander orgaan van Sciensano.

Art. 22.De raad van bestuur kan zijn bevoegdheden delegeren aan een of meer van zijn leden of aan de algemeen directeur. De delegatie mag echter geen betrekking hebben op: 1° de vaststelling van de koers en de strategie van Sciensano;2° de goedkeuring van de beheersovereenkomst, evenals elke wijziging daaraan;3° de goedkeuring van het ontwerp van managementplan en van het managementplan en de bepalingen van het algemeen beleid;4° het toezicht op de algemeen directeur, inzonderheid wat betreft de uitvoering van de beheersovereenkomst;5° de algemene regels op het vlak van personeel;6° de bepaling van de sectoren van activiteiten waarbij niet-permanente leden in de zin van artikel 10, § 3 van de wet mogen worden betrokken.

Art. 23.Conform artikel 8, § 4 van de wet kan de raad van bestuur de ondertekening van bepaalde documenten schriftelijk delegeren aan één of meerdere van zijn leden of aan personeelsleden.