Règlement d'ordre intérieur du conseil d'administration de Sciensano Etabli en application de l'article 8, § 2 de la loi portant création de Sciensano du 25 février 2018;

Défini par le conseil d'administration de Sciensano lors de sa réunion du 25 mai 2018 et modifié lors de sa réunion du 10 mars 2020 ; Section première. - Définitions

Article 1er.Aux fins du présent règlement, les définitions suivantes s'appliquent : 1° Conseil d'administration : l'organe visé au titre II, chapitre 3, section 1ère, sous-section 2 de la loi portant création de Sciensano ;2° Président : la personne désignée par le conseil général conformément à l'article 3, § 3 de l'arrêté royal du 28 mars 2018 portant exécution de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ;le président du conseil général étant de plein droit le président du conseil d'administration ; 3° Vice-président : la personne désignée par le conseil général conformément à l'article 3, § 3 de l'arrêté royal du 28 mars 2018 portant exécution de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano;le vice-président du conseil général est de facto le vice-président du conseil d'administration ; 4° membre : membre du conseil d'administration de Sciensano conformément à l'article 9, § 1er de la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano ;5° Sciensano : institution publique dotée de la personnalité juridique, établie par l'article 3, § 1er de la loi portant création de Sciensano.6° loi : la loi du 25 février 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/02/2018 pub. 21/03/2018 numac 2018011241 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant création de Sciensano fermer portant création de Sciensano. Section 2. - Convocation du conseil d'administration

Art. 2.Sauf circonstances exceptionnelles dûment motivées, le conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an.

Le conseil d'administration se réunit aussi bien à la demande du président du conseil d'administration qu'à la demande du vice-président ou à la demande d'au moins la moitié de ses membres. Si le président reçoit une telle demande, il convoque le conseil d'administration à une date qui ne peut être postérieure de plus de trente (30) jours calendrier à la date de réception de la demande de convocation d'une réunion.

Art. 3.Le président établit l'ordre du jour.

L'ordre du jour reprend : tout point proposé par le président ou le vice-président ou déposé par un membre.

L'ordre du jour est envoyé par courrier électronique à tous les membres du conseil d'administration et du conseil général au moins sept (7) jours calendrier avant la réunion. Ils ont le droit d'obtenir la communication de tous les dossiers relatifs à l'ordre du jour qui sont soumis au conseil d'administration pour décision.

L'avis de convocation doit indiquer clairement et intégralement l'ordre du jour ainsi obtenu de même que le lieu, le jour et l'heure de la réunion.

Sauf dans les cas d'urgence reconnus par tous les membres, l'avis de convocation, accompagné des documents pertinents, doit être en possession des membres au moins sept (7) jours calendrier avant la réunion. En cas d'urgence, le délai de sept (7) jours calendrier est ramené à cinq (5) jours calendrier. Lorsqu'il est question d'une extrême urgence, à savoir tout cas dans lequel tous les membres reconnaissent qu'un délai de cinq (5) jours calendrier constituerait un risque pour la question à l'examen, le délai de cinq (5) jours calendrier ne doit pas être respecté.

Si les conditions de forme visées à l'alinéa précédent ne sont pas remplies, le conseil d'administration ne peut valablement décider, à moins qu'une majorité des membres présents ne décide d'y déroger.

Un membre qui souhaite ajouter un point à l'ordre du jour après avoir reçu une invitation en avise le président ou, en son absence, le président faisant fonction, selon le cas, avant la réunion.

Le conseil d'administration décide, lors de la réunion concernée, s'il y a lieu ou non de traiter le point à l'ordre du jour. Au cours de la réunion, de nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que si les membres présents se prononcent à l'unanimité en leur faveur.

Art. 4.Le conseil d'administration se réunit au siège social de Sciensano. Cependant, le président ou le président faisant fonction, selon le cas, peut désigner un autre lieu de réunion.

Tout membre qui n'est pas en mesure d'assister à la réunion doit en aviser le président ou le secrétaire au moins deux jours ouvrables avant la réunion. Section 3. - La présidence du conseil d'administration

Art. 5.Le président ouvre et clôt les réunions du conseil d'administration et mène les débats.

Art. 6.En cas d'empêchement du président, le vice-président assure la présidence. En cas d'empêchement du vice-président, le plus âgé des membres permanents présents assure la présidence. Dans ce cas, le vice-président ou le plus âgé des membres permanents présents, selon le cas, a les mêmes droits et obligations que le président, et est appelé président faisant fonction.

Art. 7.Le Président est assisté à chaque réunion par un membre du personnel de Sciensano, qui agit en tant que secrétaire. Section 4. - Rémunérations

Art. 8.Le membre choisi par et parmi les cinq membres du conseil général choisis en dehors de Sciensano parmi le monde de la recherche scientifique et qui représentent l'ensemble des missions de Sciensano en raison de leurs compétences est rémunéré à concurrence d'un montant de 150 euros par jeton de présence, payé par Sciensano, tel qu'indexé conformément à l'indice des prix sur la consommation.

Le montant de l'indemnité en remboursement de ses frais de séjour et de déplacement est, respectivement, déterminé conformément à l'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours et à l'arrêté royal du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des ministères, étant entendu que, par dérogation à ces réglementations, les indemnités pour frais de parcours et de séjour sont à charge de Sciensano. Section 5. - Participation des membres non permanents du conseil

général

Art. 9.Un membre non-permanent du conseil général est associé à un secteur d'activité de Sciensano lorsque l'institution qu'il représente assure un financement annuel à Sciensano de plus de 200.000 euros, tel qu'indexé conformément à l'indice des prix sur la consommation, dans un projet qui relève du secteur d'activité repris à l'agenda. Section 6. - Absence d'un membre

Art. 10.En l'absence d'un des membres du conseil d'administration, ce membre peut désigner un autre membre du conseil d'administration pour le représenter.

Art. 11.En cas d'absence permanente d'un membre du conseil d'administration, les autres membres du conseil d'administration peuvent désigner l'un d'entre eux pour représenter le membre absent jusqu'à ce qu'un nouveau membre soit nommé selon la procédure décrite dans la loi. La personne nommée pour succéder au membre dans l'exercice du mandat, termine le mandat. Section 7. - Délibérations et vote au sein du conseil d'administration

Art. 12.Le directeur général est considéré comme invité permanent, sauf pour les points de l'ordre du jour relatifs à la supervision du directeur général. Il ne prend part à aucune délibération ni à aucun vote.

Art. 13.Les réunions du conseil d'administration ne sont pas publiques. Toutefois, le conseil d'administration peut demander aux membres du personnel de Sciensano, qui peuvent l'assister dans les délibérations, d'assister à tout ou partie d'une réunion. Le secrétaire et/ou un rédacteur assistent également aux réunions.

Art. 14.Le conseil d'administration ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des membres permanents du conseil d'administration sont présents ou représentés. En l'absence de quorum, une nouvelle réunion du conseil d'administration peut être convoquée dans un délai d'au moins un (1) jour calendrier et d'au plus trente (30) jours calendrier, avec le même ordre du jour.Dans ce cas, les points à l'ordre du jour peuvent être décidés, quel que soit le nombre de membres présents. L'avis de convocation est envoyé par courrier électronique.

Art. 15.Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des voix exprimées. Les décisions prises lors des réunions du conseil d'administration constituent des décisions dites temporaires.

Les décisions prises par le conseil d'administration sont considérées comme définitivement adoptées au jour de l'approbation du procès-verbal définitif de la réunion, conformément aux modalités énoncées à l'article 18.

Art. 16.Une décision sur un point de l'ordre du jour peut également être prise par procédure écrite si le conseil d'administration en décide ainsi lors de la réunion au cours de laquelle le point en question a été inscrit à l'ordre du jour.

Art. 17.En cas d'urgence ou pour les points de l'ordre du jour qui, en l'absence du quorum de présence requis, n'ont pu être traités lors de la réunion du conseil d'administration, le président peut décider que les décisions seront adoptées par courrier électronique.

Dans ces cas, la décision proposée est transmise aux représentants du conseil d'administration par message électronique du président. Il existe une période de décision fixe de 48 heures, au cours de laquelle le dies ad quem n'est pas pris en compte.

Art. 18.Le secrétaire est chargé de rédiger une notification des décisions temporairement prises dans les deux (2) jours ouvrables suivant la réunion. Celle-ci est envoyée par voie électronique aux membres du conseil d'administration qui disposent d'un délai de deux (2) jours ouvrables à dater du jour de la notification pour marquer leur approbation sur le contenu de celle-ci.A défaut d'approbation par un des membres du conseil d'administration dans le délai imparti, la notification sera considérée comme approuvée dans le chef de ce membre.

Le secrétaire est également chargé de rédiger le (projet de) procès-verbal de la réunion sans mentionner le nom des orateurs, à moins qu'ils ne le demandent expressément. Le procès-verbal peut contenir un résumé des débats et contient les décisions relatives à chaque point de l'ordre du jour.

Le projet de procès-verbal est envoyé par voie électronique aux membres du conseil d'administration pour approbation au plus tard cinq (5) jours ouvrables après approbation de la notification des décisions prises.Les membres du conseil d'administration avisent, par voie électronique, le secrétaire de leurs commentaires éventuels ou de leur approbation définitive dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la réception du projet de procès-verbal. A défaut d'approbation écrite du procès-verbal par un des membres du conseil d'administration dans le délai imparti, le procès-verbal sera considéré comme définitivement approuvé dans le chef de ce membre.

Après approbation définitive par le conseil d'administration, le procès-verbal est signé par le secrétaire et le président ou le président faisant fonction. Le procès-verbal signé est transmis aux membres du conseil d'administration et du conseil général par voie électronique le jour de l'approbation du procès-verbal définitif de la réunion du conseil d'administration (soit à dater de l'adoption définitive d'une décision).

Toute décision prend seulement effet à l'expiration du délai de (10) dix jours calendrier pour introduire une demande d'opposition et si aucune demande motivée d'opposition n'a été notifiée au conseil général par l'un des membres du conseil général conformément à l'article 6, § 1er de la loi. Le délai de (10) dix jours se calcule à partir du lendemain du jour où la décision du conseil d'administration a été communiquée et prend fin le dernier jour de ce délai, étant entendu que ce dernier jour est reporté au premier jour ouvrable lorsqu'il est férié ou qu'il s'agit d'un samedi ou d'une dimanche.

Dans le cas d'une demande d'opposition présentée par voie électronique dans ce délai, la décision n'a d'effet que si le conseil général décide de ne pas s'y opposer conformément à l'article 6, § 1er de la loi.

Sciensano est chargé de la conservation des documents.

Tous les procès-verbaux sont inscrits dans un registre spécial. Les copies ou extraits à soumettre au tribunal ou ailleurs sont signés par le président. Ce dernier est responsable de la conservation des archives. Section 8. - Assistance de conseillers techniques

Art. 19.Le conseil d'administration peut faire appel à des conseillers. Ces conseillers peuvent être invités à la réunion du conseil d'administration par l'intermédiaire du président ou du président faisant fonction. Les conseillers ne participent pas au traitement formel de la décision proposée. Section 9. - La gestion quotidienne

Art. 20.Le directeur général est chargé de la gestion quotidienne de Sciensano et de la représentation de Sciensano pour ce qui est de cette gestion. Il est également responsable de l'exécution des décisions du conseil d'administration.

Art. 21.Conformément à l'article 8, § 1, de la loi, la gestion journalière comprend le pouvoir d'accomplir toutes les actions nécessaires ou utiles à la réalisation de ses missions, à l'exception des actes expressément réservés par la loi portant la création de Sciensano à un autre organe de Sciensano.

Art. 22.Le conseil d'administration peut déléguer ses pouvoirs à un ou plusieurs de ses membres ou au directeur général. Cependant, la délégation ne peut pas concerner : 1° La fixation des orientations et de la stratégie de Sciensano 2° l'approbation du contrat de gestion ainsi que chaque modification de celui-ci.3° l'approbation du projet de plan de management et du plan de management et les dispositions de la politique générale ;4° le contrôle du directeur général notamment en ce qui concerne la mise en oeuvre du contrat de gestion ;5° les règles générales en matière de personnel ;6° La détermination des secteurs d'activités pour lesquels les membres non-permanents visés à l'article 10, § 3 de la loi peuvent être impliqués.

Art. 23.Conformément à l'article 8, § 4 de la loi, le conseil d'administration peut déléguer par écrit la signature de certains documents à un ou plusieurs de ces membres ou encore à un membre du personnel.