Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis Huishoudelijk reglement van de jury Onderhavig huishoudelijk reglement wordt toegepast conform de bepalingen van artikel 4, § 2 van het koninklijk besluit (KB) van 20 april 1965 betreffende het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen gewijzigd door het koninklijk besluit van 25 februari 2008 en de bepalingen van art. 5, § 5 van het koninklijk besluit van 25 februari 2008 tot vaststelling van het statuut van het wetenschappelijk personeel van de federale wetenschappelijke instellingen.

Bevoegdheid van de jury Wetenschappelijk personeel

Artikel 1.Overeenkomstig art. 4, § 2 van het koninklijk besluit van 20 april 1965 is de Jury bevoegd in het kader van de selectie, de bevordering en de evaluatie van de leden van het wetenschappelijk personeel. Het koninklijk besluit van 25 februari 2008 specifieert nader deze bevoegdheden, met name : - opstellen huishoudelijk reglement (art. 5, § 5); - beslissen inzake valorisatie van wetenschappelijke anciënniteit (art. 7); - opstellen van profiel voor te begeven functies bij een selectie (art. 9); - al dan niet klasseren van kandidaten en rangschikken van geschikte kandidaten bij aanwerving (art. 11); - evalueren aanvragen verlenging stage (art. 17, § 1) of proefperiode (art. 25, § 1); - beslissen inzake vroegtijdig stopzetten stageperiodes van vorsers (art. 19); - evaluatie van stage- (art. 21) en proefperiodes (art. 27); - evaluatie van statutaire wetenschappers met vermelding "onvoldoende" (art. 36, § 2); - advies inzake bevordering wetenschappelijk personeel (art. 39 en 41); - advies inzake verandering van wetenschappelijke activiteitengroep (art. 44); - beslissen inzake toewijzing leidinggevend personeel oud statuut in een activiteitenklasse in geval van eventuele onenigheid (art. 56); - advies inzake benoeming administratief of technisch personeel in het wetenschappelijk statuut (art. 58); - advies bij wedertewerkstelling en overplaatsing (art. 49).

Samenroepen van de vergadering

Art. 2.De agenda van de vergadering wordt vastgelegd door de voorzitter en de verslaggever in onderling akkoord. - Nadat de agenda is vastgelegd wordt een datum bepaald door de verslaggever na overleg met de voorzitter en eventueel de leden van de Jury. - Met inachtneming van de agenda van de vergadering van de jury wijzen de voorzitter van de Jury en de verslaggever in onderling akkoord de leden aan die deelnemen aan de vergadering in toepassing van het artikel 4, § 1, 4° en 5° en § 2 van het koninklijk besluit van 25 februari 2008. - De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor ieder punt van de dagorde worden de vereiste documenten toegevoegd. - De documenten moeten uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden zijn overgemaakt. - De jury vergadert op de zetel van de instelling en kan beslissen om occasioneel op een andere locatie te vergaderen.

Regels voor het voorleggen van dossiers

Art. 3.Een beslissing inzake gemotiveerde rangschikking bij werving wordt geagendeerd met voorlegging van een kopie : ? van de oproep tot de gegadigden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad ; ? van het volledige dossier dat elke kandidaat heeft ingediend met uitzondering van eventuele aanbevelingsbrieven. - Een aanvraag tot verlenging van een stage- proef- of mandaatperiode wordt geagendeerd met voorlegging van een kopie van : ? de brief van betrokkene; ? het wetenschappelijk dossier; ? de huidige taak van de betrokkene(n) binnen de instelling of het functieprofiel. - Een aanvraag voor het bepalen van wetenschappelijke anciënniteit wordt geagendeerd met voorlegging van de vereiste getuigschriften. - Een aanvraag tot erkenning van het wetenschappelijk karakter van bepaalde voorgaande diensten wordt geagendeerd met voorlegging van : ? een attest, afgeleverd door de autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor bedoelde inrichtingen, instellingen en diensten, waaruit het wetenschappelijk karakter en de duur moet blijken van de activiteiten die het voorwerp van de aanvraag uitmaken; ? een activiteitenverslag van het betrokken personeelslid betreffende bedoelde activiteit; ? in voorkomend geval, een dossier met bewijsstukken waaruit de doelstellingen en activiteiten van de instellingen of dienst blijkt. - Een evaluatie van de stage- proef - of mandaatperiode wordt geagendeerd met voorlegging van een copie van : ? het eindverslag van de stage; ? stagewerk. - Een aanvraag tot promotie, wijziging van activiteitenklasse of overgang naar het wetenschappelijk statuut wordt geagendeerd met voorlegging van een copie van : ? de brief van de betrokkenene; ? de functiefiche; ? de vervolledigde geïnformatiseerde matrix; ? CV opgesteld op basis van het uniform model; ? Eventueel doctoraat (activiteitenklasse I).

Beraadslaging, quorum en stemming

Art. 4.De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen. - In geval van afwezigheid of belet van de voorzitter, neemt de plaatsvervanger aangeduid in het ministerieel besluit van 18 februari 2009 deze rol over. In geval van afwezigheid of belet van de plaatsvervanger, verzekert de verslaggever het voorzitterschap. - De Jury kan rechtsgeldig beraadslagen als de meerderheid van de leden aanwezig is. - De voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt. - De verslaggever coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen. Deelrapporten overeenkomstig de agenda worden opgesteld door een secretaris aangeduid door de verslaggever. - De voorzitter, de leden en ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de Jury zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslaging en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht. - Elke beraadslaging moet resulteren in een degelijk gemotiveerd advies. Voor zover geen advies kan worden geformuleerd met eenparigheid of consensus van de aanwezige leden gaat de voorzitter over tot een hoofdelijke stemming. Deze stemming moet gebeuren aan de hand van geheime stembiljetten.

Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Notulering en notificatie van de gemotiveerde adviezen

Art. 5.De formele motivering van de rangschikking moet aangeven : ? dat de vergelijking van de titels en verdiensten daadwerkelijk is gebeurd; ? welke de wettige, objectieve en pertinente criteria zijn die hierbij werden gehanteerd rekening houdend met de oproep tot de kandidaten; ? welke de concrete redenen zijn voor het klassement van de kandidaten en moet de selectie rechtvaardigen. - Daarnaast moet het advies duidelijk aangeven welke dienstactiviteiten meetellen als wetenschappelijke (en dus geldelijke) anciënniteit : per dienstactiviteit : instelling of bedrijf waar de prestatie geleverd werd, hoedanigheid, begin- einddatum van de wetenschappelijke activiteit. - De betrokkenen moeten ambtshalve op de hoogte gebracht worden van de beslissingen van de jury m.b.t. hun kandidatuur of aanvraag door hen kennis te geven van het gedeelte van de notulen van de vergadering dat op hen betrekking heeft. Wat de aanwervingsvoorstellen betreft, moet de notificatie een paragraaf bevatten waarin wordt verwezen naar de mogelijkheid voor kandidaten die zich tekort gedaan voelen om een schriftelijke klacht in te dienen bij de voorzitter van de jury of om eventueel gehoord te worden door de jury (art. 13, 2° van het koninklijk besluit van 25 februari 2008).

Voor zover het voorstellen tot werving betreft gebeurt dit door de voorzitter van de jury. In dit geval worden meteen de officiële dienststaten opgevraagd die toelaten om op basis van het advies van de Jury de correcte wetenschappelijke, en dus geldelijke anciënniteit te berekenen.

Voor zover het adviezen aan de bevoegde Minister betreft gebeurt dit door de verslaggever.

Opstelling en goedkeuring van de notulen

Art. 6.De notulen van de vergadering bevatten enerzijds ten behoeve van de leden een kort verslag van de opinies van de juryleden en anderzijds de formele motivering van haar beslissingen ten behoeve van de kandidaten of aanvragers. - Een ontwerp van de notulen van de vergadering wordt elektronisch aan de voorzitter en aan de leden van de Jury verzonden door de verslaggever binnen de 10 werkdagen volgend op de vergadering. - Deze hebben 5 werkdagen de tijd om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het verslag goedgekeurd. - Op basis van de opmerkingen stelt de verslaggever binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en de juryleden. - In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de verslaggever ondertekend. - Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden. - De notulen van de vergadering worden opgesteld in het Frans of in het Nederlands en in de taal van het betrokken personeelslid voor gelijk welke persoonsgebonden beslissing, evaluatie of advies.

Schriftelijke consultatie van de jury

Art. 7.Alle procedures van de jury kunnen via electronische weg of conference call verlopen, met uitzondering van de procedures waarbij de kandidaten voor een selectie of de leden van het wetenschappelijk personeel moeten worden gehoord.

In dat geval maakt de verslaggever, na voorafgaand overleg met de voorzitter, aan de Juryleden elektronisch een voorstel over, samen met de administratieve stukken nodig voor de beoordeling van het voorstel.

De Juryleden beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd.

Op basis van de opmerkingen stelt de verslaggever binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en de juryleden.

In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de verslaggever ondertekend.

Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt opgesteld in het Frans of in het Nederlands en in de taal van het betrokken personeelslid voor gelijk welke persoonsgebonden beslissing, evaluatie of advies.

Opstellen van het functieprofiel

Art. 8.Het functieprofiel van de uit te voeren aanwerving wordt opgesteld volgens het koninklijk besluit van 25 februari 2008 en wordt door de verslaggever elektronisch verstuurd aan de voorzitter en aan de leden van de Jury (bepaald in het koninklijk besluit van 25 februari 2008, art. 4, § 1, 1°, 2°, 3° en 4°a). - Deze beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het functieprofiel elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn,is het profiel goedgekeurd. - Op basis van de opmerkingen stelt de verslaggever binnen de 5 werkdagen eventueel een nieuw document op dat ter goedkeuring zal doorgegeven worden aan de voorzitter en aan de leden. - Deze beschikken over 3 werkdagen om elektronisch hun goedkeuring van het functieprofiel te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het profiel goedgekeurd.

Selectie van de kandidaten om te verschijnen voor de Jury (koninklijk besluit 25 van 25 februari 2008 - art. 11, § 1)

Art. 9.In geval van selectie, worden alle kandidaturen overgemaakt aan de dienst HR van het KLM die de ontvankelijkheid van de kandidaturen onderzoekt (poststempel, nationaliteit, diploma's, minimale anciënniteit, eventueel doctoraat, taalvereisten, e.a.). De dienst HR stelt een samenvattende fiche op met een aantal sleutelelementen uit het CV (naam, taal, diploma, talenkennis, enz.) en maakt de ontvankelijke kandidaturen over aan de verslaggever.

De verslaggever maakt een gemotiveerde voorselectie van de ontvankelijke kandidaturen op basis van hun dossier volgens de gevraagde criteria.

Op basis van deze data stelt de verslaggever een gemotiveerde shortlist samen van max. 5 geschikte kandidaten om voor de jury te verschijnen.

Dit voorstel wordt samen met het volledig dossier van alle kandidaten overgemaakt aan de voorzitter en de externe juryleden voor akkoord of eventuele wijziging. Deze beschikken over 5 kalenderdagen om elektronisch hun goedkeuring of suggesties mee te delen. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd en worden de weerhouden kandidaten uitgenodigd om door de jury te worden gehoord.

Art. 10.De indicatieve lijst van de wetenschappelijke experts die niet behoren tot het Koninklijk Museum van het Leger en de Krijgsgeschiedenis en die als leden van de jury kunnen worden aangewezen, wordt vastgelegd per opdracht en per wetenschappelijke activiteit als volgt : - de heer Luc François, professor aan de Universiteit van Gent; - de heer Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris; - Mevr. Marguerite Coppens, conservator collectie kant en kostuum en beeldhouwkunst en meubels; - de heer Patrick Lefèvre, algemeen directeur van de Koninklijke Bibliotheek; - de heer Francis Balace, professor aan de Universiteit van Luik; - de heer Claude Gaier, directeur van "Musée d'Armes de Liège"; - de heer Leo De Ren, professor aan de Katholieke Universiteit van Leuven; - de heer Axel Tixhon, directeur van het departement geschiedenis van de Universiteit van Namen.

Brussel, 29 april 2010.

Mevr. G. PORIAU, voorzitter van de jury.

De heer D. HANSON, verslaggever.