Huishoudelijk reglement van het Onderhandelingscomité van de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat

Artikel 1.In dit reglement wordt verstaan onder : 1° het besluit : het koninklijk besluit van 2 oktober 2006 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2004 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid et de vakbonden van het personeel van de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat;2° het reglement : het huishoudelijk reglement bedoeld in artikel 29 van het besluit;3° het comité : het Onderhandelingscomité van de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat;4° de voorzitter.de voorzitter van het comité.

Art. 2.Het reglement wordt vastgesteld en kan slechts worden gewijzigd op grond van de instemming van de overheidsafvaardiging en de afvaardigingen van de representatieve vakorganisaties.

Behoudens uitdrukkelijk andersluidende bepaling treden de wijzigingen aangebracht in het reglement in werking vanaf de vergadering volgend op deze tijdens dewelke erover overeenstemming werd bereikt.

Art. 3.Het comité vergadert op het initiatief van de voorzitter die de datum, het uur en de dagorde ervan opstelt.

Het comité vergadert ten minste één keer om de 90 dagen. De secretariaat van het comité is gevestigd bij de FOD Justitie, Waterloolaan 115, 1000 Brussel.

De archieven van het comité worden er bewaard.

Art. 4.Alle briefwisseling met betrekking met het comité uitgaande van de leden van de overheidsafvaardiging, van de representatieve vakorganisaties of van de leden van hun afvaardigingen wordt gericht aan het secretariaat op het in artikel 3 vermelde adres.

Art. 5.De leden van de overheidsafvaardiging en de vakorganisaties delen per e-mail aan het secretariaat het adres mede waarnaar alle voor hen bestemde briefwisseling met betrekking met het comité moet worden gestuurd; onder bedoelde briefwisseling is onder meer begrepen : het toesturen van de documentatie bedoeld in artikel 25, vierde lid, van het besluit, de oproepingen met de dagorde, de notulen, de ontwerpen en de definitieve teksten van protocollen.

Wanneer de nodige documentatie voor het overleg gemerkt is met een classificatie in de zin van de wet van 11 december 1998, worden de representatieve vakorganisaties per e-mail verwittigd. Deze documenten worden ogenblikkelijk overgemaakt aan de verantwoordelijke contactpersonen van de syndicaten bij de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat. De leden van elke vakorganisatie krijgen dan de mogelijkheid om deze documentatie in het daarvoor voorziene lokaal van de Veiligheid van de Staat in te kijken.

Art. 6.De documentatie bedoeld in artikel 25, vierde lid, van het besluit, de oproepingen met de dagorde, de notulen, de ontwerpen en de definitieve teksten van protocollen worden in één exemplaar toegezonden aan de leden van de overheidsafvaardiging en aan de vakorganisaties.

Art. 7.De in artikel 23 van het besluit bedoelde initiatieven worden per e-mail geformuleerd en worden vergezeld van de voor de onderhandeling noodzakelijk documentatie.

De voorzitter schrijft de initiatieven in op de dagorde van de eerstvolgende vergadering van het comité of ten laatst binnen de zestig dagen na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde documenten,tenzij het onderzoek van deze documenten door de administratie, de overheid of door beide een langere periode rechtvaardigt; in dat geval kan de termijn op negentig dagen worden gebracht.

Art. 8.De oproeping, de dagorde en de desbetreffende documentatie worden overgemaakt binnen de termijn zoals bepaald in artikel 25 van het besluit.

Ieder punt van de dagorde is voorzien van een volgnummer dat vermeld wordt op alle betrokken documenten.

Art. 9.De punten van de dagorde worden onderzocht in de volgorde waarop zij in dit document voorkomen.

Nochtans ter vergadering heeft elke afvaardiging het recht wijzigingen aan de dagorde voor te stellen, in dit geval moeten deze wijzigingen het eenparige akkoord van de aanwezige afvaardigingen krijgen om effectief te zijn.

Art. 10.Op voorwaarde dat de aanwezige afvaardigingen eenparig hun akkoord betuigen, kunnen er ter vergadering nieuwe punten op de dagorde worden toegevoegd;de plaats waarop deze punten op de dagorde worden ingeschreven,maakt deel uit van hetzelfde akkord en de voorzitter beslist over de termijn of termijnen waarbinnen de onderhandeling over deze punten moet beëindigd zijn. Die akkoorden en die beslissing worden in de notulen opgenomen onder de in artikel 27, tweede lid, 1°, van het besluit bedoelde vermeldingen.

De onderhandeling over een punt dat ter vergadering op de dagorde wordt toegevoegd,kan niet afgesloten worden dan nadat de afwezige leden van de overheidsafvaardiging en lof de afwezige vakorganisaties de gelegenheid gekregen hebben om aan die onderhandeling deel te nemen op de dag, het uur en de plaats hen schriftelijk door de voorzitter medegedeeld.

Art. 11.Elke afvaardiging heeft het recht voor te stellen bepaalde op haar initiatief op de dagorde geplaatste punten, van de dagorde te schrappen of te verdagen;de voorzitter gaat in op dit verzoek behoudens uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van een andere afvaardiging.

Geen punt kan van de dagorde afgevoerd worden zonder het uitdrukkelijk akkoord van de afvaardiging die het initiatief nam om dit punt op de dagorde te doen inschrijven.

De in het eerste en tweede lid bedoelde schrappingen et verdadingen worden, naast het punt in kwestie, in de notulen genomen, onder de vermeldingen bedoeld in artikel 27, tweede lid, 1°, van het besluit indien het gaat om een schrapping en in artikel 27, tweede lid, 5°, van het besluit indien het gaat om een verdaging.

Art. 12.Met het oog op het opstellen van de notulen tekenen de leden van de overheidsafvaardiging en van de vakbondsafvaardigingen alsmede de technici op verzoek van de secretaris een aanwezigheidslijst.De secretaris geeft duidelijk de hoedanigheid weer waarin de leden van de afvaardigingen en de technici optreden, met name lid van de overheidsafvaardiging behoorlijk gemachtigde-afgevaardigde van een lid van die afvaardiging, technicus van die afvardiging of technicus van een vakorganisatie.

De technici blijven op de vergadering zolang hun aanwezigheid er vereist is.

Art. 13.Op grond van het uitdrukkelijk akkoord van alle aanwezige afvaardigingen kan de termijn vastgesteld voor het beëindigen van de onderhandeling verlengd worden; dit akkoord wordt in de notulen opgenomen nast het besproken punt in kwestie, bedoeld in artikel 27, tweede lid, 5°, van het besluit.

Art. 14.Zodra de onderhandeling over een punt beëindigd is kan de voorzitter, na de verschillende aanwezige afvaardigingen daaromtrent geraadpleegd te hebben, mededelen ter vergadering : 1° de termijn bedoeld in artikel 28, eerste lid, van het besluit waarbinnen het ontwerp van protocol zal toegezonden worden aan de leden van de overheidsafvaardiging en aan de vakorganisaties;2° de datum waarop de in artikel 28, tweede lid, van het besluit verstrijkt waarover de leden van de overheidsafvaardiging en de vakorganisaties beschikken om hun eventuele opmerkingen omtrent het ontwerp van protocol aan de voorzitter mede te delen;3° de datum van de vergadering waarop deze opmerkingen zullen worden onderzocht;4° de datum, het uur en de plaats waarop het protocol ondertekend kan worden indien er binnen de daartoe gestelde termijn geen opmerkingen geformuleerd worden. De in het eerste lid bedoelde elementen worden in de notulen opgenomen naast het punt in kestie bedoeld in artikel 27, tweede lid, 6°, van het besluit.

Art. 15.Bij het onderzoek van een op de dagorde ingeschreven punt, is het toegelaten de voorzitter bij voorang het woord te vragen, om een mededeling te doen betreffende de bevoegdheid van het comité inzake een voor onderhandeling voorgelegd punt of betreffende de ontvankelijkheid ervan, gelet op de bepalingen van de artikelen 24, derde lid en 25 van het besluit.

Indien de in het eerste lid bedoelde mededeling leidt dat de onderhandeling niet wordt voortgezet, maakt de schrapping van het betrokken punt het voorwerp uit van een wijziging van de dagorde, overeenkomstig artikel 9, tweede lid, die wijziging wordt opgenomen in de notulen naast het betrokken punt, onder de vermeldingen bedoeld in artikel 27, tweede lid, 1° van het besluit.

Indien de in het eerste lid bedoelde mededeling leidt dat de onderhandeling verdaagd wordt en/of dat de onderhandelingstermijn wordt verlengd, maakt dit element het voorwerp uit van eenparige akkoord,dat in de notulen wordt opgenomen naast de vermelding bedoeld in artikel 27, tweede lid; 5°, van het besluit.

Art. 16.Op verzoek van een afvaardiging kan de voorzitter voor de door hem bepaalde duur de vergadering onderbreken, nadat hij de andere afvaardigingen daaromtrent ter vergadering heeft geraadpleegd.

Art. 17.De notulen worden binnen een termijn van 15 werkdagen toegezonden aan de leden van de afvaardigingen alsook aan de vakorganisaties.

De notulen vermelden uitsluitend de in artikel 27, tweede lid, van het besluit opgesomde gegevens alsook de bijkomende gegevens bedoeld in de artikelen 12, 13, 15, 16 en 17.

De leden van de overheidsafvaardiging en de vakbondsafvaardigingen kunnen hun opmerkingen betreffende de notulen aan de secretaris toegezonden; de voorzitter beslist over het gevolg dat aan deze opmerkingenwordt gegeven.

Art. 18.Zodra het onderzoek van de opmerkingen betreffende een ontwerp van protocol beëindigd is, deelt de voorzitter ter vergadering en na de verschillende aanwezige afvaardigingen geraadpleegd te hebben de datum, het uur en de plaats mede waarop het protocol kan worden ondertekend. De ondertekenaars vermelden hun naam.

Art. 19.Het protocol vermeldt de conclusies van de onderhandeling.

Werd over een bepaald punt of een onderdeel ervan een eenparig akkoord bereikt tussen de afvaardiging van de overheid en de afvaardigingen van de vakorganisaties dan wordt dit in het protocol opgetekend.

Is dit niet het geval dan worden de respectieve standpunten van de afvaardigingen erin opgetekend, in principe geeft het protocol, bij de standpunten van de vakorganisaties, de formulering van het in artikel 20 bedoelde document.

Art. 20.Het protocol vat het ontwerp van maatregel samen die het voorwerp heeft uitgemakt van de onderhandeling of verwijst ernaar.

Indien de formele tekst van voorontwerp van wet, van ontwerp van besluit, van ontwerp van omzendbrief... aan de onderhandeling werd voorgelegd,verwijst het protocol naar de volgnummer bedoeld in artikel 8, tweede lid; deze tekst kan ook als bijlage van het protocol worden toegevoegd.

Art. 21.Het comité kan, op voorstel van een of meerdere afvaardigingen, werkgroepen oprichten die door de voorzitter belast worden met de door hem bepaalde opdrachten. Deze werkgroepen bestaan uit leden enerzijds van de overheidsafvaadiging waaronder een voorzitter aangewezen door de voorzitter van het comité, en anderzijds van de afvaardigingen van de vakorganisaties alsook in voorkomend geval van technici. De werking van elke werkgroep wordt door de voorzitter ervan geregeld in overleg met de leden ervan.

Art. 22.De vergaderingen van het comité en van de werkgroepen zijn niet openbaar.

Art. 23.Elke vakorganisatie kan op het secretariaat van het comité inzage nemen van de documenten die betrekking hebben op de onderhandeling, met name de oproepingen,dagorde, documentatie bedoeld in artikelt 25 van het besluit, notulen, ontwerpen en defintieve teksten van protocol, met uitsluiting van de documenten en opmerkingen die uitgaan van de overheid of van een andere vakorganisatie en die niet verstuurd zijn naar alle partijen die van het comité deel uitmaken.

Tekst aangenomen in de vergadering van het Onderhandelingscomité van de buitendiensten van de Veiligheid van de Staat van 15 december 2008.

Brussel, 15 december 2008.