Nationaal Geografisch Instituut Huishoudelijk reglement van de Raad van advies bij het Nationaal Geografisch Instituut

Artikel 1.De samenstelling van de Raad van advies wordt bepaald bij artikel 5, § 1 van het koninklijk besluit van 17 september 1981 tot aanpassing van sommige bepalingen die gelden voor de ambtenaren van het Nationaal Geografisch Instituut geviseerd in artikel 24, § 1 van de wet van 8 juni 1976 tot oprichting van het Nationaal Geografisch Instituut, met het oog op de toepassing ervan in de schoot van dit Instituut.

Art. 2.De Raad van advies wordt voorgezeten door de leidend ambtenaar. Bij afwezigheid of verhindering wordt hij vervangen door een personaliteit van de Raad van advies die niet tot het Instituut behoort.

Art. 3.De Raad van advies komt bijeen op initiatief van de voorzitter of op schriftelijk verzoek van minstens twee leden. De voorzitter legt de datum van de vergadering vast en stelt de agenda op. Voor elk agendapunt wordt een beknopte inleidende nota opgesteld. De oproepingen gaan uit van de voorzitter. De te behandelen documenten worden bij de oproeping gevoegd en naar de leden gestuurd. De leden moeten minstens acht kalenderdagen vóór de vergadering in het bezit zijn van de oproeping met de eventuele bijlagen.

Art. 4.De leden van de Raad van advies mogen het archief van de raad en de administratieve dossiers die betrekking hebben op een agendapunt te allen tijde raadplegen.

Art. 5.De voorzitter opent en sluit de vergaderingen, hij leidt de debatten en zorgt voor het goede verloop van de vergaderingen.

Art. 6.§ 1. De Raad van advies kan slechts geldig stemmen indien er een numerieke pariteit is tussen de leidend ambtenaar en het leidinggevend wetenschappelijk personeel van het Instituut, enerzijds, en de personaliteiten die niet tot het Instituut behoren, anderzijds. § 2. Daar het wetenschappelijk personeel in een uitdovingskader zit, kan de numerieke pariteit waarvan sprake in § 1 in voorkomend geval zich echter beperken tot de leidend ambtenaar van het Instituut en één van de personaliteiten die niet tot het Instituut behoren.

Art. 7.Voor beraadslagingen over een bevorderingsvoorstel is de aanwezigheid van drievierde van de leden vereist tijdens de discussies die de stemming voorafgaan. Bij de stemming moet de numerieke pariteit (cfr. artikel 6) echter in acht genomen worden.

Art. 8.De beslissingen worden bij meerderheid van stemmen genomen.

Onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. In dat geval kunnen andere voorstellen in stemming worden gebracht.

Art. 9.§ 1. Elke individuele beslissing betreffende een personeelslid wordt, na een algemene bespreking, bij geheime stemming genomen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. In dat geval kunnen andere voorstellen in stemming worden gebracht. § 2. Wanneer de Raad van advies zich over een rangschikking van kandidaten moet uitspreken, wordt een geheime stemming gehouden over het voorstel dat na afloop van de onder § 1 vermelde algemene bespreking is geformuleerd. Bij geheime stemming maakt elk lid zijn rangschikking in afnemende volgorde van voorkeur.

Art. 10.De Raad van advies stelt een omstandig verslag op, waarvan de conclusies ter kennis van elke kandidaat worden gebracht.

Het omstandige verslag bevat : 1) de rangschikking van de kandidaten volgens hun kwalificaties en verdiensten, hun leiderscapaciteiten en organisatievermogen;2) de rechtvaardiging van de rangschikking van elke kandidaat.

Art. 11.De kandidaat die zich benadeeld voelt heeft vanaf de ontvangst van de conclusies van het verslag tien dagen om zijn opmerkingen schriftelijk aan de voorzitter mee te delen. Op eigen verzoek wordt hij door de raad gehoord en ondervraagd in zijn taal.

Art. 12.De raad stelt de definitieve versie van het omstandig verslag op. Dat verslag wordt, samen met de schriftelijke opmerkingen van de kandidaten of met het proces-verbaal van hun verhoor, naar de voorzitter gezonden. In voorkomend geval stuurt deze de benoemingsvoorstellen naar de minister van Landsverdediging door.

Art. 13.De personen die op een vergadering van de raad aanwezig zijn en die kandidaat zijn voor een benoeming in de leidinggevende functies, verlaten de vergadering tijdens de bespreking van het punt dat hen aangaat.

Art. 14.De raad kiest een secretaris onder de ambtenaren van niveau 1.

De secretaris : - vervult zijn opdracht onder het gezag en de leiding van de voorzitter; - stelt de notulen van de vergaderingen op; - stuurt de adviezen en beslissingen van de raad naar de bevoegde overheid; die documenten moeten voorzien zijn van de handtekening van de voorzitter; - is verantwoordelijk voor het archief.

Art. 15.Een ontwerp van de notulen wordt uiterlijk vijftien dagen na de vergadering naar de leden gestuurd. De leden hebben vanaf de ontvangst van de notulen vijftien dagen om hun eventuele op- of aanmerkingen aan de voorzitter mee te delen. Na die termijn worden de notulen geacht goedgekeurd te zijn en moeten ze ondertekend naar de voorzitter worden teruggestuurd.

Art. 16.De oproeping en de notulen van de vergadering worden in het Nederlands en in het Frans opgesteld.

Art. 17.De voorzitter en de leden zijn verplicht tot geheimhouding van de besprekingen en beraadslagingen, alsook van elke informatie waarvan ze kennis zouden hebben gehad tijdens de uitvoering van hun opdracht.

Art. 18.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.

De voorzitter, J. De Smet.

De secretaris, J. Nackaerts.