21 JUNI 2024. - Huishoudelijk reglement van de Federale Raad voor de apothekers

Goedgekeurd door de Federale Raad voor de apothekers op 05/06/2024 TITEL 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.De wetteksten hebben voorrang op de inhoud van dit document.

Art. 2.Als officiële tekst volgt dit reglement de taalkundige regels en wordt de neutrale (mannelijke) vorm gebruikt.

De administratie en de deelnemers zetten zich in om de persoonlijke gegevens die hen worden toevertrouwd te beschermen in overeenstemming met de AVG (Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Art. 3.Alle interne uitwisselingen en het versturen van documenten gebeuren langs elektronische weg. De Federale Raad voor de apothekers, hierna "de Raad" genoemd, gebruikt geen papier. De documenten zijn beschikbaar op SharePoint of op het portaal van de commissieleden voor de dossiers van stagemeesters en worden niet verstuurd, behalve in dringende gevallen.

Art. 4.Uitnodigingen en verslagen, evenals definitieve adviezen en andere officiële publicaties, worden in het Nederlands en het Frans verstuurd. Andere communicatie wordt opgesteld: - in de taal van de auteur of, - voor antwoorden op externe vragen, in de taal van de aanvrager.

Art. 5.Simultaanvertaling is enkel voorzien tijdens plenaire vergaderingen van de Raad.

Art. 6.De correspondentie van de Raad wordt elektronisch ondertekend door de voorzitter, de ondervoorzitter en/of de secretaris.

Art. 7.De leden dienen het secretariaat van de Raad op de hoogte te brengen van wijzigingen in hun contactgegevens.

Art. 8.De Raad bedoeld in artikel 7/1 van de gecoördineerde wet van 10 mei 2015Relevante gevonden documenten type wet prom. 10/05/2015 pub. 01/07/2015 numac 2015009276 bron federale overheidsdienst justitie Wet die naturalisaties verleent type wet prom. 10/05/2015 pub. 01/07/2015 numac 2015009275 bron federale overheidsdienst justitie Wet die naturalisaties verleent type wet prom. 10/05/2015 pub. 01/07/2015 numac 2015009277 bron federale overheidsdienst justitie Wet die naturalisaties verleent sluiten betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen is gevestigd bij de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (FOD VVVL).

Art. 9.In het geval van vergaderingen met fysieke aanwezigheid worden de vergaderingen gehouden in de gebouwen van de FOD VVVL in Brussel.

Vergaderingen op afstand hebben echter de voorkeur. Het type vergadering wordt bepaald door de administratie, op basis van de aanvragen en logistieke overwegingen. Werkgroepen die zonder de administratie vergaderen, kunnen een andere vergaderlocatie kiezen, op voorwaarde dat alle deelnemers zich daarin kunnen vinden. In dat geval biedt de administratie geen logistieke ondersteuning.

Art. 10.In het geval van een vergadering op afstand, moeten deelnemers zich identificeren door hun naam te geven en hun camera's aan te zetten aan het begin van de vergadering.

Art. 11.Alleen de administratie mag opnames maken of delegeren aan de voorzitter van de betrokken zitting en alleen voor het opstellen van een verslag of een specifieke communicatie. Onder "opname" wordt verstaan elk element dat beelden, geluid of tekst bevat.

Deze bestanden worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik ervan. Als ze niet worden gepubliceerd, worden ze binnen maximaal drie maanden verwijderd: - na goedkeuring van het verslag, - of, desgevallend, na het einde van de wettelijke beroepstermijn of de uitspraak van het eindvonnis.

De administratie zal beelden van mensen alleen op een respectvolle manier gebruiken en zal geen opnames of foto's gebruiken op een manier die de vertrouwelijkheid van vergaderingen of de privacy, reputatie, waardigheid of integriteit van mensen in het gedrang kan brengen.

Art. 12.Voor plenaire vergaderingen worden aan het begin van elk kalenderjaar ten minste vier vergaderdata per jaar vastgesteld (behalve in geval van overmacht) en door de voorzitter van de Raad in overleg met het secretariaat aan de leden meegedeeld. Als de Raad wordt vernieuwd, kunnen de data opnieuw worden vastgesteld tijdens de eerste vergadering. Hetzelfde geldt voor de vergaderingen van het Bureau, die worden vastgesteld op basis van de data van de plenaire vergaderingen.

Als de agenda niet consistent is, kan de betrokken voorzitter een vergadering (plenaire vergadering, Bureau of ad-hocwerkgroep) ten minste een week op voorhand afgelasten, behalve in dringende gevallen.

Art. 13.Adviezen worden voornamelijk uitgebracht op basis van consensus. Als dat niet mogelijk is, is een stemming op basis van een meerderheidsstandpunt mogelijk.

Onthoudingen (= niet uitgebrachte stemmen) worden alleen in het verslag opgenomen als ze gemotiveerd worden. Alleen die kunnen worden gerechtvaardigd. Leden kunnen ook een schriftelijke minderheidsnota indienen, die bij het verslag wordt gevoegd.

De consensus of het aantal voorstanders, tegenstanders en het aantal onthoudingen worden eveneens in het verslag opgenomen.

Art. 14.Tijdens de vergaderingen tekenen de aanwezige leden de aanwezigheidslijst of worden ze in de aanwezigheidslijst opgenomen in hun eigen naam en hebben ze elk één stem. Geen enkel lid mag een volmacht dragen. De plenaire vergaderingen van de Raad zijn niet openbaar. Alleen leden en genodigden bedoeld in art. 7/1 mogen deelnemen. De adviezen worden 10 werkdagen nadat het advies naar de minister is verzonden, gepubliceerd op de website van de FOD VVVL, behoudens uitzondering.

Contacten met de pers vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de voorzitter van de Raad, na overleg met de administratie.

Art. 15.Wanneer de agenda onderwerpen bevat die betrekking hebben op een persoon, moet het vorige agendapunt betrekking hebben op het identificeren van deelnemers die mogelijk een belangenconflict hebben.

De leden die te maken hebben met een belangenconflict moeten zichzelf bekendmaken en de vergadering verlaten; ze kunnen worden vervangen als ze een plaatsvervanger hebben die niet betrokken is bij het belangenconflict.

De leden zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot persoonsgebonden zaken, en tot discretie in alle andere beraadslagingen.(1)

Art. 16.De betrokken voorzitter leidt de debatten. Hij waakt erover dat de Raad, het Bureau of de ad-hocwerkgroep die hij voorzit alleen de agendapunten bespreekt. Hij zorgt ervoor dat de beperkte spreektijd die beschikbaar is tijdens elke vergadering billijk wordt verdeeld tussen alle leden.

Wanneer de Raad beraadslaagt, komt het algemeen belang altijd op de eerste plaats.

De betrokken voorzitter mag op elk ogenblik de bespreking van een agendapunt bij gemotiveerde beslissing verdagen. In dat geval brengt hij het verdaagde punt vooraan op de agenda van de volgende vergadering.

Art. 17.De verslagen van de plenaire vergaderingen zijn beschikbaar op SharePoint voor alle leden van de Raad. Voor de vergaderingen van het Bureau hebben alleen de leden van het bureau er toegang toe.

Eventuele opmerkingen moeten binnen 15 kalenderdagen na verzending naar de secretaris worden gestuurd.

De verslagen worden goedgekeurd op de volgende vergadering of elektronisch in dringende gevallen.

Art. 18.In het kader van de besparingsmaatregelen wordt gevraagd om geen vergaderingen meer te houden na 18.00 uur, en geen vergaderingen met fysieke aanwezigheid tussen 12.00 en 14.00 uur.

Art. 19.Het secretariaat van de Raad coördineert de werking van de Raad en van het Bureau, bewaakt de procedures en zorgt voor de toepassing van de wetgeving en het huishoudelijk reglement.

Daarnaast is het belast met het administratief beheer en zorgt het voor de uitvoering van de opdrachten eigen aan het secretariaat: - nagaan of de nodige punten op de agenda van de plenaire vergaderingen en de vergaderingen van het Bureau staan; - uitnodigingen opstellen voor plenaire vergaderingen en vergaderingen van het Bureau; - verslagen opstellen van de plenaire vergaderingen en de vergaderingen van het Bureau; - de vertalingen opvolgen; - de briefwisseling opvolgen na de vergaderingen van het Bureau en van de Raad; - het logistieke beheer van de plenaire vergaderingen en de vergaderingen van het Bureau, d.w.z. het reserveren van een vergaderzaal of het organiseren van virtuele vergaderingen en, voor plenaire vergaderingen, het reserveren van tolken; - het klasseren en bewaren van de archieven van de Raad; - het beheer van SharePoint.

De secretaris van de Raad heeft eveneens de taak om de leden te informeren betreffende de werking van de Belgische Staat, de organisatie van de volksgezondheid en de reflecties die de Raad zou kunnen maken in overleg met andere instanties gerelateerd aan de gezondheidszorgberoepen.

Hij wordt daarin eventueel bijgestaan door andere ambtenaren.

TITEL 2. - De plenaire vergaderingen van de Raad

Art. 20.De voorzitter moet binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek een vergadering van de Raad bijeenroepen, hetzij op verzoek van de minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft (tenzij de minister een specifieke termijn bepaalt), hetzij op verzoek van het Bureau. De adviezen die gevraagd worden door de minister tot wiens bevoegdheid Volksgezondheid behoort, worden bij voorrang behandeld. Als de Raad geen advies heeft uitgebracht binnen de door de minister gevraagde termijn, stuurt de Raad een brief aan de minister met de redenen daarvoor.

De voorzitter voegt op verzoek van ten minste vier leden ook een punt toe aan de agenda van een plenaire vergadering van de Raad. Dit verzoek dient elektronisch en gemotiveerd te gebeuren en dient te worden gericht aan de voorzitter en het secretariaat en zal beschikbaar zijn op SharePoint voor de leden.

Art. 21.De uitnodigingen met de agenda moeten ten minste één week voor de vergaderdatum naar de leden worden gestuurd, behalve in dringende gevallen. Die wordt opgesteld door de voorzitter in overleg met het Bureau en de administratie. De leden van de Raad kunnen bij meerderheid van de aanwezige leden de agenda aanvaarden, ingeval deze niet binnen de voorziene tijd werd toegezonden.

Art. 22.Aan het begin van de vergadering kan de Raad bij meerderheid van de aanwezige leden beslissen om punten aan de agenda toe te voegen als de discussie een dringend karakter heeft.

Art. 23.Als een lid een vergadering niet kan bijwonen, stelt hij het secretariaat van de Raad en zijn eventuele plaatsvervanger hiervan op de hoogte.

Plaatsvervangende leden, mogen alleen stemmen bij afwezigheid van hun vaste lid.

Art. 24.Presentiegelden en andere vergoedingen worden toegekend door de FOD VVVL: - aan de effectieve leden enkel als ze aanwezig zijn; - aan de plaatsvervangende leden enkel als ze aanwezig zijn in afwezigheid van het effectieve lid, of als ze verslaggever zijn van de werkzaamheden van een werkgroep die op de agenda staan.

Art. 25.De Raad kan een verslaggever van een werkgroep uitnodigen om zijn verslag voor te leggen.

Art. 26.Elk lid dat wordt opgeroepen om zitting te nemen en dat gedurende 3 opeenvolgende vergaderingen afwezig is zonder verontschuldiging, zal worden gevraagd om deze afwezigheden te rechtvaardigen.

TITEL 3. - Het Bureau

Art. 27.Het Bureau wordt voorgezeten en bijeengeroepen door de voorzitter van de Raad.

Het Bureau vergadert vóór elke vergadering van de Raad en telkens wanneer de voorzitter, de ondervoorzitter of twee leden van het Bureau dit nodig achten.

Het Bureau kan zich met raadgevende stem laten bijstaan door vertegenwoordigers die zitting hebben in de Raad, door deskundigen van buiten de Raad of door medewerkers van de FOD VVVL.

Art. 28.De uitnodigingen van het Bureau bevatten een agenda die is opgesteld door de voorzitter in overleg met de administratie. Het Bureau kan bij meerderheid van de aanwezige leden beslissen om dringend te bespreken punten toe te voegen. De adviesaanvragen van de minister tot wiens bevoegdheid de Volksgezondheid behoort, moeten verplicht op de agenda voorkomen.

Uitnodigingen worden ten minste een week voor de vergaderdatum naar de leden van het Bureau gestuurd, behalve in dringende gevallen.

Art. 29.De voorstellen van het Bureau zijn unaniem. Als er geen unanimiteit wordt bereikt, worden de verschillende voorstellen aan de Raad voorgelegd en gemotiveerd door de auteurs.

Art. 30.De opdrachten van het bureau zijn: - de vragen en verzoeken gericht aan de Raad analyseren en waar nodig antwoorden formuleren; - de agenda van de plenaire vergaderingen van de Raad voorbereiden; - het uitvoeren en opvolgen van de beslissingen van de plenaire vergaderingen van de Raad, die het Bureau niet mag wijzigen; - de Raad voorstellen om werkgroepen op te richten, taken te delegeren aan de bestaande werkgroepen binnen de grenzen van hun opdrachten.

TITEL 4. - Ad-hocwerkgroepen

Art. 31.De Raad bepaalt de samenstelling, duur, specifieke opdracht en modaliteiten van de werkgroepen die hij opricht.

Art. 32.Elke werkgroep bestaat uit minimaal 4 en maximaal 12 leden van de Raad; beide talen moeten vertegenwoordigd zijn. Werkgroepen kunnen bestaan uit zowel effectieve als plaatsvervangende leden van de Raad.

De werkgroepen kunnen een beroep doen op deskundigen van buiten de Raad wier aanwezigheid zij nuttig achten. Deze hebben enkel een raadgevende stem.

De voorzitter van de Raad, het secretariaat van de Raad kunnen deelnemen aan het werk van werkgroepen waarvan ze geen lid zijn.

Art. 33.Tijdens de eerste vergadering wijzen de leden van de werkgroep uit hun midden een voorzitter en een verslaggever aan.

Art. 34.Werkgroepen worden door de Raad ontbonden zodra hun werk is voltooid.

Art. 35.De Raad kan gezamenlijke werkgroepen met andere Raden oprichten of eraan deelnemen. In dergelijke gevallen informeert het orgaan dat de werkgroep heeft opgericht de leden over de praktische modaliteiten voor hun deelname en wordt er een taakverdeling overeengekomen.

Art. 36.De werkgroepen beschikken enkel over de logistieke ondersteuning van de administratie, te weten: - het opstellen en versturen van de uitnodigen; - het reserveren van een vergaderzaal voor vergaderingen met fysieke aanwezigheid of het organiseren van virtuele vergaderingen; - de vertalingen opvolgen.

TITEL 5. - Diverse bepalingen

Art. 37.Dit huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd tijdens de plenaire vergadering van 05/06/2024.

Art. 38.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op 05/06/2024.

De voorzitter van de Federale Raad voor de apothekers, A. BOURDA De ondervoorzitter van de Federale Raad voor de apothekers, C. DE VRIESE De minister van Volksgezondheid, F. VANDENBROUCKE _______ Nota (1) Belangenvermenging: de situatie waarin de belangen van een persoon, zoals bedoeld in artikel 4, de conclusies van de in artikel 3 bedoelde organen zouden kunnen beïnvloeden om er een rechtstreeks of onrechtstreeks belang aan de ontlenen;banden met personen, ondernemingen, instellingen of groeperingen die mogelijk concurreren met de in een bepaald advies bedoelde personen, ondernemingen, instellingen of groeperingen kunnen ook een belangenconflict vormen (Wet van 21/12/2013 tot versterking van de transparantie, de onafhankelijkheid en de geloofwaardigheid van de beslissingen en adviezen op het vlak van de gezondheid, de ziekteverzekering, de veiligheid van de voedselketenen het leefmilieu, Art. 2, § 3)