21 JUIN 2024. - Règlement d'ordre intérieur du Conseil fédéral des pharmaciens

Approuvé par le Conseil fédéral des pharmaciens le 05/06/2024 TITRE 1. - Généralités

Article 1er.Les textes légaux prévalent sur le contenu du présent document.

Art. 2.En tant que texte officiel, ce règlement suit les règles linguistiques et utilise le genre neutre : le masculin.

L'administration et les participants s'impliquent pour protéger les données personnelles qui leur sont confiées conformément au RGPD (Règlement européen Général sur la Protection des Données).

Art. 3.Tout échange et document interne est communiqué par voie électronique. Le Conseil fédéral des pharmaciens, appelé ci-après « Conseil », n'utilise aucun papier. Les documents sont disponibles sur SharePoint ou le portail des membres de commission pour les dossiers de maitres de stage et ne sont pas envoyés, sauf cas d'urgence.

Art. 4.Les invitations et PV, ainsi que les avis définitifs et autres publications officielles sont communiqués en français et en néerlandais. Les autres communications se font : - dans la langue de l'auteur, ou, - pour les réponses à des questions externes, dans la langue du demandeur.

Art. 5.La traduction simultanée est prévue uniquement durant les réunions plénières du Conseil.

Art. 6.La correspondance du Conseil est signée électroniquement par le Président, le vice-président et/ou le secrétaire.

Art. 7.Les membres sont tenus de prévenir le secrétariat du Conseil en cas de changement de leurs données de contact.

Art. 8.: Le Conseil visé à l'article n° 7/1 de la loi coordonnée du 10 mai 2015 relative à l'exercice des professions des soins de santé a son siège au Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire, et Environnement (SPF SPSCAE).

Art. 9.: En cas de réunion en présentiel, les réunions se tiennent dans les locaux du SPF SPSCAE à Bruxelles. Le distanciel sera cependant favorisé. La décision du type de réunion est prise par l'administration en fonction des demandes et des considérations logistiques. Les groupes de travail qui se réunissent sans l'administration pourront choisir un autre lieu de réunion, à condition que cela convienne à tous les participants. Dans ce cas, l'administration n'offre pas de support logistique.

Art. 10.: En cas de réunion à distance, les participants devront veiller à s'identifier en indiquant leurs noms et en allumant leurs caméras lors du début de la réunion.

Art. 11.Seule l'administration peut réaliser ou déléguer au président de la séance concernée la réalisation d'enregistrements, et ce uniquement dans le cadre de la rédaction d'un procès-verbal ou d'une communication ponctuelle. Par « enregistrement », on entend tout élément contenant des images, du son ou du texte.

Ces fichiers seront conservés uniquement le temps utile à leur exploitation. Dans le cas où ils ne sont pas publiés, ils seront supprimés dans un délai de trois mois maximum : - après l'approbation du procès-verbal, - ou, le cas échéant, après la fin du délai légal de recours ou la prononciation du verdict final.

L'administration utilisera exclusivement l'image des personnes de façon respectueuse et ne procédera à aucune exploitation des enregistrements et photographies susceptible de porter atteinte à la confidentialité des réunions, à la vie privée, la réputation, la dignité ou à l'intégrité des personnes.

Art. 12.Pour les séances plénières, en début de chaque année calendrier, les dates de réunion sont fixées, à raison d'au moins quatre par an (sauf cas de force majeure), et communiquées aux membres par le président du Conseil en concertation avec le secrétariat. En cas de renouvellement du Conseil, les dates pourront être redéfinies lors de la première réunion. Il en va de même pour les réunions du Bureau, qui sont fixées en fonction des dates des réunions plénières.

Si l'ordre du jour n'est pas consistant, le président concerné pourra annuler une réunion (plénière Bureau ou GT ad hoc) au plus tard une semaine avant, sauf urgence.

Art. 13.Les avis sont prioritairement rendus sur la base d'un consensus. En cas d'impossibilité, un vote basé sur un avis majoritaire est possible.

Les abstentions (= votes non exprimés) ne figurent au procès-verbal que si elles sont motivées. Seules celles-ci peuvent être justifiées.

Des membres peuvent également déposer une note de minorité écrite qui sera annexée au PV. Le consensus ou le nombre de voix émises pour, contre et le nombre d'abstentions seront également repris dans le procès-verbal.

Art. 14.Lors des réunions, les membres présents signent ou sont enregistrés dans la liste de présence en leur propre nom et ne disposent que d'une voix chacun. Aucun membre ne peut être porteur d'une procuration. Les séances plénières du Conseil ne sont pas publiques. Seuls les membres et les invités prévus à l'art. n° 7/1 peuvent y participer. Les avis sont publiés sur le site du SPF SPSCAE 10 jours ouvrables après transmission de l'avis au Ministre, sauf exception.

Les contacts avec la presse sont de la compétence exclusive du président du Conseil après concertation avec l'administration.

Art. 15.Lorsque l'ordre du jour inclut des questions liées à une personne, le point précédent de l'ordre du jour sera la demande d'identification de participants qui auraient un conflit d'intérêt.

Les membres concernés par un conflit d'intérêt doivent s'identifier et quitter la séance ; ils peuvent être remplacés s'ils ont un suppléant s'il n'est pas lui-même concerné par ce conflit d'intérêt.

Les membres sont tenus au secret quant aux questions liées à une personne, et à la discrétion pour toutes autres délibérations.(1)

Art. 16.Le président concerné dirige les débats. Il veille à ce que le Conseil, Bureau ou groupe de travail ad hoc qu'il dirige ne discute que des points prévus à l'ordre du jour. Il fait en sorte que le temps limité de chaque réunion soit réparti en temps de parole équitable entre tous les membres.

Lors des délibérations au sein du Conseil, l'intérêt général est toujours privilégié.

Le président concerné peut à tout moment, par décision motivée, ajourner la discussion d'un point. Dans ce cas, il remet la question ajournée en tête de l'ordre du jour de la réunion suivante.

Art. 17.Les procès-verbaux des séances plénières sont disponibles sur SharePoint pour toutes les personnes composant le Conseil. Pour les réunions du Bureau, seuls ses membres y ont accès. Les remarques doivent être envoyées au secrétaire dans les 15 jours calendrier qui suivent l'envoi.

Les procès-verbaux sont approuvés lors de la réunion suivante ou par voie électronique en cas d'urgence.

Art. 18.Dans le cadre des mesures d'économie budgétaire, il est demandé de ne plus organiser de réunions après 18h ou, en présentiel, entre 12 et 14h.

Art. 19.Le secrétariat du Conseil coordonne le fonctionnement du Conseil et du bureau, veille aux procédures et à l'application de la législation et du règlement d'ordre intérieur.

Il est chargé de la gestion administrative et veille à l'exécution de toutes les tâches dévolues au secrétariat : - la vérification de la présence de points nécessaires à l'ordre du jour des réunions plénières et du Bureau ; - la rédaction des invitations aux séances plénières, et aux réunions du Bureau ; - la rédaction des procès-verbaux des séances plénières et des réunions du Bureau ; - le suivi des traductions ; - le suivi des courriers après les réunions du Bureau et du Conseil ; - la gestion logistique des réunions plénières et du Bureau, à savoir la réservation d'une salle de réunion ou l'organisation de la réunion virtuelle, et, pour les séances plénières, d'interprètes ; - le classement et la conservation des archives du Conseil ; - la gestion du SharePoint.

Le secrétaire du Conseil est chargé d'informer les membres du fonctionnement de l'Etat belge, de l'organisation de la santé publique et des réflexions que le Conseil devrait mener, en concertation avec d'autres instances liées à des professions des soins de santé.

Dans ses tâches, il est éventuellement assisté par d'autres fonctionnaires.

TITRE. - Les réunions plénières du Conseil

Art. 20.Le président doit convoquer une réunion du Conseil qui se tient dans un délai de trente jours à dater de la réception de la demande lorsqu'il en est requis soit par le Ministre qui a la Santé Publique dans ses attributions (sauf mention par lui d'un délai spécifique), soit à la demande du bureau. Les avis demandés par le Ministre qui a la Santé publique dans ses attributions sont traités en priorité. Si le Conseil n'a pas émis d'avis dans le délai demandé par le ministre, le Conseil enverra une lettre motivée au ministre.

Le président doit également ajouter un point à l'ordre du jour d'une plénière du Conseil sur demande d'au minimum quatre membres. Cette demande doit être motivée et envoyée par courrier électronique au président et au secrétariat et seront disponibles sur SharePoint pour les membres.

Art. 21.Les invitations, portant l'ordre du jour, doivent être envoyées aux membres au moins une semaine avant la date fixée pour la réunion, sauf en cas d'urgence. Celui-ci est établi par le président en concertation avec le Bureau et l'administration. Les membres du Conseil peuvent accepter l'ordre du jour à la majorité des membres présents, pour le cas où il n'aurait pas été envoyé dans les délais prévus.

Art. 22.En début de séance, le Conseil peut décider à la majorité des membres présents d'ajouter des points à l'ordre du jour si la discussion présente un caractère d'urgence.

Art. 23.Tout membre empêché d'assister à une réunion, en informe le secrétariat du Conseil et son suppléant éventuel.

Les membres suppléants ne peuvent voter qu'en absence de leur effectif.

Art. 24.Les jetons de présence et autres remboursements seront alloués par le SPF SPSCAE : - aux membres effectifs uniquement s'ils sont présents ; - aux membres suppléants présents uniquement en cas d'absence du membre effectif ou s'ils sont rapporteurs des travaux d'un groupe de travail prévus à l'ordre du jour.

Art. 25.Le Conseil peut inviter un rapporteur d'un groupe de travail à y présenter l'avancement du travail ou son rapport.

Art. 26.Tout membre appelé à siéger qui sera absent pendant 3 réunions consécutives sans s'excuser sera prié de motiver ces absences.

TITRE 3. - Le bureau

Art. 27.Le Bureau est présidé et convoqué par le président du Conseil.

Le Bureau se réunit avant chaque réunion du Conseil et à chaque fois que le Président, le Vice-président ou deux membres du Bureau le jugent nécessaire.

Le Bureau peut s'adjoindre avec voix consultative la présence de représentants qui siègent au Conseil, d'experts extérieurs au Conseil ou de collaborateurs du SPF SPSCAE.

Art. 28.Les invitations du Bureau comportent un ordre du jour établi par le président en concertation avec l'administration. Le Bureau peut décider à la majorité des membres présents d'y ajouter des points dont la discussion présente un caractère d'urgence. Les demandes d'avis par le Ministre qui a la Santé publique dans ses attributions figurent obligatoirement à l'ordre du jour.

Les invitations sont envoyées aux membres du Bureau au moins une semaine avant la date fixée pour la réunion, sauf en cas d'urgence.

Art. 29.Les propositions faites par le Bureau le sont à l'unanimité.

Si l'unanimité n'est pas acquise, les différentes propositions seront présentées et justifiées par les auteurs devant le Conseil.

Art. 30.Les missions du Bureau sont : - l'analyse des questions et demandes adressées au Conseil et l'éventuelle formulation de réponses ; - la préparation de l'ordre du jour des plénières du Conseil ; - la mise en oeuvre et le suivi des décisions des plénières du Conseil qu'il ne peut modifier ; - la proposition au Conseil de la constitution des groupes de travail, de la délégation de tâches aux groupes de travail existants dans les limites de leurs missions.

TITRE 4. - Les groupes de travail ad hoc

Art. 31.Le Conseil fixe la composition, la durée, et la mission spécifique ainsi que les modalités des groupes de travail qu'il crée.

Art. 32.Chaque groupe de travail est composé d'au minimum 4 membres et d'au maximum 12 membres du Conseil ; les deux langues doivent être représentées. Les groupes de travail peuvent être composés tant par les membres effectifs que les membres suppléants du Conseil.

Les groupes de travail peuvent faire appel à des experts externes au conseil dont ils estiment que la présence sera utile. Ces personnes ont uniquement une voix consultative.

Le Bureau et le secrétariat du Conseil peuvent participer aux travaux des groupes de travail dont ils ne sont pas membres.

Art. 33.Lors de la première réunion, les membres du groupe de travail désignent en leur sein un président et un rapporteur.

Art. 34.Les groupes de travail sont dissous par le Conseil dès que leur mission est terminée.

Art. 35.Le Conseil peut mettre en place ou participer à des groupes de travail communs avec d'autres Conseils. Dans pareil cas, l'organe initiateur du groupe de travail communique les modalités pratiques de participation des membres, et une répartition des tâches est fixée d'un commun accord.

Art. 36.Les groupes de travail ne disposent que de l'appui logistique de la part de l'administration, à savoir : - élaborer et envoyer les invitations ; - réserver les salles de réunion si présentiel ou organiser la réunion si virtuelle ; - assurer le suivi des traductions.

TITRE. - Dispositions diverses

Art. 37.Le présent Règlement d'ordre intérieur est approuvé lors de la séance plénière du 05/06/2024.

Art. 38.Le présent Règlement d'ordre intérieur entre en vigeur le 05/06/2024.

Le Président du Conseil fédéral des pharmaciens, A. BOURDA La Vice-Présidente du Conseil fédéral des pharmaciens, C. DE VRIESE Le Ministre de la Santé Publique, F. VANDENBROUCKE _______ Note (1) Conflit d'intérêts : la situation dans laquelle les intérêts d'une personne, telle que visée à l'article 4, pourraient influencer les conclusions des instances visées à l'article 3 pour en tirer un intérêt direct ou indirect ;des liens avec des personnes, des entreprises, des institutions, ou des groupements susceptibles d'être en concurence avec celles visées par un avis déterminé peuvent également constituer un conflit d'intérêts (Loi du 21/12/2013 visant à renforcer la transparence, l'indépendance et la crédibilité des décisions prises et avis rendus dans le domaine de la santé publique, de l'assurance-maladie, de la sécurité de la chaîne alimentaire et de l'environnement, Art. 2, § 3)