14 SEPTEMBER 2018. - Huishoudelijk Reglement van de Vaste Commissie van de Lokale Politie

HOOFDSTUK I. - Inleiding

Artikel 1.1. In dit reglement wordt verstaan onder: * « het Besluit », het koninklijk besluit van 7 december 2006Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 07/12/2006 pub. 17/01/2007 numac 2006001032 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Koninklijk besluit betreffende de Vaste Commissie van de lokale politie sluiten betreffende de Vaste Commissie van de Lokale Politie, hierna kort VCLP genaamd; * « het Reglement », het huishoudelijk reglement van de VCLP; * « de Voorzitter », de Voorzitter van de VCLP; * « de Algemene vergadering », de vergadering van de stemgerechtigde leden korpschefs en van de toegevoegde leden met raadgevende stem; * « het Dagelijks Bestuur », de Voorzitter en de Vicevoorzitters van de Algemene Vergadering en de Vast Secretaris van het secretariaat; * « Vast lid », het stemgerechtigde lid zoals bepaald in het Besluit, dat binnen de provincie waar hij gekozen werd volledig gemandateerd is; * « Subcommissies », de Commissies die in overeenstemming met de artikelen 27 tot en met 31 van het Reglement worden opgericht ter behandeling van een specifiek onderwerp; * « Raadgevend lid », de waarnemer met raadgevende stem zoals bepaald in het Besluit; * « Het Secretariaat », het beleidsteam en de administratieve ondersteuning; * « Vast Secretaris » de leidinggevende van de lokale politie die in overeenstemming met de artikelen 11 tot en met 16 van het Reglement een algemene verantwoordelijkheid draagt voor de dagelijkse werking van het secretariaat van de VCLP; * « Het beleidsteam van beleidsadviseurs », de medewerkers van het beleidsteam van de VCLP die instaan voor het beleidsvoorbereidende werk van de VCLP, in het Besluit « adjunct-secretaris » en « Vast Secretaris » genaamd; * « De administratieve ondersteuning », de medewerkers die instaan voor de administratieve ondersteuning van het secretariaat, in het besluit « assistenten » genaamd.

Art. 1.2. Organieke verduidelijking De VCLP is op nationaal niveau gestructureerd.

De Algemene Vergadering van de VCLP geeft advies over alle aangelegenheden die de geïntegreerde politie en de lokale politie in het bijzonder aanbelangen. Ze maakt beleidsdossiers op en neemt initiatieven ter verbetering van de werking en organisatie van de lokale politie. Dit alles in nauwe samenwerking met de lokale politiezones en haar partners.

In uitvoering van art. 13 van het Besluit heeft dit reglement tot doel: * de bevoegdheden van de Voorzitter, de Vicevoorzitters en de Vast Secretaris vast te leggen; * de samenstelling, werking en taken van het beleidsteam en zijn relatie tot de partners te verduidelijken; * de wijze van aanduiding van de beleidsadviseurs en assistenten te regelen; * de samenstelling en werking van de Subcommissies en Selectiecommissies te regelen; * vast te leggen hoe de vergaderingen worden samengeroepen, hoe de agenda wordt samengesteld en aan de leden ter kennis wordt gebracht en hoe de notulen van de vergaderingen worden opgesteld en verspreid; * de communicatiemodi af te lijnen; * het goedkeuringsproces van het jaarlijks budgetvoorstel te bepalen.

Art. 1.3. De visie en de strategische doelstellingen van de VCLP worden ter gelegenheid van elke vierjaarlijkse algemene herkiezing gedefinieerd in functie van de evolutie van het politiebestel en zijn maatschappelijke relevantie.

Na de vastlegging van haar termijndoelstellingen, bevestigt of herdefinieert de algemene vergadering de verschillende opdrachten van het beleidsteam. HOOFDSTUK II. - Zetel van de VCLP

Art. 2.De zetel van de VCLP is gevestigd op het adres van het secretariaat, zijnde Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie, Secretariaat van de VCLP, Waterloolaan 76, 1000 Brussel.

Art. 3.Alle briefwisseling bestemd voor de VCLP of haar Voorzitter wordt verzonden naar de zetel. De briefwisseling kan worden verzonden via de post of per e-mail : vclp-cppl@police.belgium.eu.

De antwoorden worden in principe op dezelfde wijze verzonden als de binnenkomende correspondentie. De verzending van de ontvangstmelding geschiedt bij voorkeur via e-mail. HOOFDSTUK III. - De Voorzitter

Art. 4.De uittredende Voorzitter, of bij diens ontstentenis zijn vervanger, ontvangt van de stemgerechtigde leden van de VCLP de kandidatuurstellingen voor het Voorzitterschap.

Indien er verschillende kandidaten zijn voor het Voorzitterschap, zullen de stemgerechtigde leden van de VCLP, bij geheime stemming de Voorzitter verkiezen en vervolgens aan de Minister van Binnenlandse Zaken voordragen.

Bij ontstentenis van de uittredende Voorzitter wordt de vergadering, indien alle Vicevoorzitters zich kandidaat stellen voor het voorzitterschap, voor dit punt voorgezeten door het in leeftijd oudste stemgerechtigd lid dat geen kandidaat is.

De Voorzitter en de Vicevoorzitters worden aangesteld voor een periode van twee jaren.

Bij het verstrijken van het mandaat duidt de Algemene vergadering onder de stemgerechtigde leden een nieuwe voorzitter aan overeenkomstig hogervermelde procedure.

Art. 5.De Voorzitter oefent de bevoegdheden uit die hem conform de wettelijke bepalingen, het mandaat van de Algemene vergadering en het Reglement zijn toegewezen.

Hij zit de vergaderingen voor van de Algemene vergadering en van het Dagelijks Bestuur.

Hij kan voor bepaalde aangelegenheden onder de leden van de VCLP (een) tijdelijke of permanente plaatsvervanger(s) aanduiden, onverminderd de wettelijke en reglementaire voorschriften.

De Voorzitter vertegenwoordigt de lokale politie bij protocollaire aangelegenheden.

Art. 6.Wanneer de Voorzitter verhinderd is, wordt hij voor de duur van zijn verhindering vervangen door de Eerste Vicevoorzitter, bedoeld in artikel 9, tweede lid. Bij verhindering van deze laatste, door de Vicevoorzitter met de langste mandaatduur als korpschef.

Wanneer de Eerste Vicevoorzitter voor een langere duur dan 21 dagen de Voorzitter vervangt, wordt hij aangesteld als Voorzitter a.i. en beschikt hij over de volle bevoegdheden die krachtens de wet, het mandaat en het Reglement aan de Voorzitter zijn toegekend.

Art. 7.De Voorzitter kan een Vicevoorzitter, een of meer leden van de VCLP, de portefeuillehouders, de beleidsadviseurs van het secretariaat, de gemandateerden buiten de VCLP of aan een lid van een Subcommissie, bepaalde opdrachten toevertrouwen of zich door hen laten bijstaan bij overlegmomenten of gebeurtenissen op suprazonaal, arrondissementeel, provinciaal, gewestelijk, nationaal of internationaal vlak waar de vertegenwoordiging van de lokale politie wenselijk is.

Zo zal hij mits een voorafgaand overleg met de leden van de VCLP afspraken maken over het onderhouden van permanente contacten met de lokale korpschefs binnen een provincie of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

De Voorzitter verdeelt het portefeuillehouderschap voor een of meerdere beleids- en beheersdomeinen die betrekking hebben op de werking en organisatie van de lokale politie.

Art. 8.Van alle door de Voorzitter of de door hem gemandateerde persoon uitgevoerde externe onderhandelingen en ingenomen standpunten wordt kennisgegeven op het Dagelijks Bestuur en de Algemene Vergadering. HOOFDSTUK IV. - De Vice-voorzitters

Art. 9.De Algemene Vergadering draagt vier stemgerechtigde leden voor als Voorzitter en als Vicevoorzitters. De Vicevoorzitters zijn respectievelijk afkomstig uit elk van de drie Gewesten.

De Algemene Vergadering duidt onder de leden van het Dagelijks Bestuur eveneens een Eerste Vicevoorzitter aan die de Voorzitter vervangt bij afwezigheid.

Voor de continuïteit wordt per Vicevoorzitter een vervanger aangeduid onder de vaste leden van de Algemene vergadering.

De aanstelling van vervangende Vicevoorzitters gebeurt als volgt: Per Gewest verkiezen de Vaste leden van de Commissie voor hun gewest één vervanger Vicevoorzitter.

Indien er binnen een Gewest meerdere kandidaten zijn voor deze vervanging, kan een volgorde bepaald worden.

De Algemene vergadering deelt eveneens de namen van de vervangende leden van de Vicevoorzitters mee aan de Minister van Binnenlandse Zaken.

Art. 10.De Vicevoorzitters kunnen door de Voorzitter van de VCLP worden gemandateerd om binnen hun Gewest bepaalde opdrachten namens hem waar te nemen. HOOFDSTUK V. - De Vast Secretaris

Art. 11.De dagelijkse leiding van het secretariaat wordt door de Vast Secretaris waargenomen die een hoofdcommissaris van de lokale politie is.

De Vast Secretaris vervult een drievoudige rol: deze van diensthoofd van het secretariaat, deze van beleidsadviseur en deze van (mede)notulist van de verschillende vergaderingen waaraan de VCLP deelneemt.

Bij verhindering wordt hij vervangen door de adjunct-vast secretaris die door het dagelijks bestuur werd aangewezen op voorstel van de Vast Secretaris.

Bij afwezigheid van de adjunct-vast secretaris wordt de beleidsadviseur aangeduid met minstens de graad van commissaris of adviseur.

De adjunct-vast secretaris beschikt tijdens de vervangingsperiode van de Vast Secretaris over dezelfde bevoegdheden die krachtens dit huishoudelijk reglement aan de Vast Secretaris zijn toegekend, tenzij anders schriftelijk bepaald door het Dagelijks Bestuur.

De adjunct-vast secretaris behartigt de afgelijnde opdrachten met betrekking tot de werking van het Secretariaat.

Art. 12.Onder het gezag van de Voorzitter staat de Vast Secretaris in voor de leiding, de organisatie, de uitvoering van het beheer van het secretariaat en de verdeling van de taken.

Binnen het kader van het algemeen beleid van het secretariaat, plant, organiseert, coördineert en volgt hij de activiteiten van het secretariaat op. Hij stuurt bij teneinde de opdrachten en doelstellingen, vervat in de regelgeving en in de visie van de VCLP, te realiseren.

Hij neemt deel aan alle vergaderingen van het Dagelijks Bestuur in de diverse externe organen. Hij woont de overleggen zoals het coördinatiecomité van de geïntegreerde politie, het Justipol en de overlegfora met de ministeriële overheden bij. Hij kan bij verhindering van de vicevoorzitters punctueel worden aangeduid om hen te vervangen als waarnemer.

De Vast Secretaris informeert het Dagelijks Bestuur voortdurend over de werkzaamheden van het beleidsteam en brengt op de Algemene Vergadering verslag uit over de werking van het beleidsteam, de nieuwe opdrachten en de uitgevoerde werkzaamheden.

De Vast Secretaris staat onder gezag van het Dagelijks Bestuur in voor het financieel beheer, het personeels-management, het middelenbeheer en het databeheer van de VCLP. In hoedanigheid van Vast Secretaris is hij verantwoordelijk voor de organisatie, de voorbereiding, de notulering en de afhandeling van de vergaderingen van de Algemene vergadering en het Dagelijks Bestuur.

Art. 13.De Vast Secretaris onderhoudt geregelde dienstbetrekkingen met de gedetacheerden van de lokale politie in de algemene directies en in de diensten van de federale politie van wie de bevoegdheden een weerslag kunnen hebben op de werking van de lokale politie.

Hij neemt eveneens deel aan de vergaderingen met de dienstenafnemers, belanghebbenden en voornaamste partners om de relaties te stroomlijnen en te optimaliseren.

Hij kan tevens (alternerend met de secretaris van de federale politie) instaan voor de praktische organisatie van het Coördinatiecomité van de geïntegreerde politie.

Hij bereidt die vergaderingen voor, kan deze bijwonen als verslaggever en stelt desgevallend de notulen ervan op.

Hij kan een aantal van zijn opdrachten van Vast Secretaris toevertrouwen aan de adjunct-vast secretaris of aan een beleidsadviseur.

De Vast Secretaris waakt erover dat de genomen beslissingen en adviezen van de VCLP aan de bestemmelingen worden verzonden.

Art. 14.Alle uitgaande briefwisseling wordt minstens door de Vast Secretaris ondertekend.

Art. 15.De originelen van de notulen van de vergaderingen van de VCLP, de verslagen van het Dagelijks Bestuur en van het Coördinatiecomité van de geïntegreerde politie worden in beide landstalen digitaal gearchiveerd op de zetel van de VCLP.

Art. 16.In dringende gevallen neemt de Vast Secretaris ten aanzien van de leden van het secretariaat de gepaste maatregelen. HOOFDSTUK VI. - Het Dagelijks Bestuur

Art. 17.Het Dagelijks Bestuur oefent de bevoegdheden uit die haar worden toegekend door het Besluit, het Reglement en de Algemene Vergadering.

Art. 18.Het Dagelijks Bestuur houdt het toezicht over de werking van het secretariaat en de aanwending van de middelen van de VCLP.

Art. 19.Het Dagelijks Bestuur keurt het voorstel van de jaarlijkse begroting en de personeelssterkte voor de uitvoering van de projecten goed en neemt daartoe de nodige schikkingen.

Art. 20.In geval van hoogdringendheid formuleert het Dagelijks Bestuur het door de overheid gevraagde advies binnen de tien kalenderdagen, mits hierover de leden van de Algemene vergadering vooraf elektronisch te hebben geconsulteerd.

De Voorzitter deelt het advies of de genomen beslissing mee op de eerstvolgende Algemene vergadering. HOOFDSTUK VII. - Het Secretariaat

Art. 21.Het Secretariaat bestaat uit een beleidsteam, met een administratieve ondersteuning.

Het beleidsteam van de VCLP bestaat uit operationele en administratieve leden, waarvan het personeelsplan door de Algemene vergadering wordt vastgelegd, binnen de grenzen van de bezetting zoals in het Besluit is opgenomen.

De Algemene vergadering stelt de nieuwe medewerkers aan op voorstel van het Dagelijks bestuur.

De medewerkers worden voor onbepaalde duur gedetacheerd vanuit een lokaal politiekorps of een federale politiedienst.

Art. 22.De gedetacheerde beleidsmedewerkers behoren het operationeel kader of tot het administratief en logistiek kader van niveau A of B en hebben een ervaring van ten minste 3 jaar binnen de geïntegreerde politie.

De gedetacheerde assistenten behoren tot het administratief en logistiek kader van niveau C of D en hebben een ervaring van ten minste 3 jaar binnen de geïntegreerde politie.

Art. 23.Binnen het beleidsteam worden een aantal domeinen afgebakend en verdeeld. Ze worden minstens vierjaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd.

Art. 24.Per domein wordt ten minste één beleidsadviseur gelast met de opvolging van de dossiers en het beleidsvoorbereidend werk.

De beleidsadviseur kan worden versterkt met bijkomende beleidsadviseurs of assistenten. In dit laatste geval stelt de Vast Secretaris een van deze beleidsadviseurs aan als dossierbeheerder.

Art. 25.De beleidsadviseurs bereiden op vraag van het Dagelijks Bestuur de dossiers voor van de Algemene vergadering, in nauwe samenwerking met portefeuillehouders, externe experten en externe gemandateerden bij de federale directies.

De beleidsadviseur bevraagt en informeert deze partners wanneer hij dit nodig acht.

Wanneer onvoldoende expertise in huis beschikbaar is of onvoldoende capaciteit kan vrijgemaakt worden, wordt een beroep gedaan op externe projectleiders. Ze worden in hun projecten begeleid door de beleidsadviseurs.

Art. 26.1. Portefeuillehouders.

De portefeuillehouder overlegt met de beleidsadviseur en begeleidt hem bij zijn dagelijkse opvolging en het beheer van dezelfde aangelegenheden is belast.

Dit zijn leidinggevende medewerkers op strategisch niveau binnen de lokale politiezones (korpschef, staf- en directieleden).

De portefeuillehouders adviseren beleidsmatig.

De portefeuillehouder wordt aangesteld door de Algemene vergadering.

Art. 26.2. Expertennetwerk.

Het beleidsteam inventariseert een expertennetwerk met participanten uit elke provincie en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, die periodiek of punctueel worden betrokken in de beleidsvoorbereidende activiteiten.

Deze experten adviseren vanuit hun terreinervaring, vanuit een meer uitvoerende rol.

Dit expertennetwerk wordt meegedeeld aan de Algemene vergadering.

Art. 26.3. Projectleiders.

De VCLP kan voor bepaalde projecten externe medewerkers aanwerven. Het loon van deze medewerkers wordt teruggestort aan de betrokken politiezone of dienst.

Art. 26.4. Gemandateerden bij de directies van de federale politie.

De gemandateerden zijn medewerkers van het operationele en administratieve kader van de lokale politie die conform het koninklijk besluit van 26 maart 2005 op de structurele detacheringen, gedetacheerd zijn op sleutelposities bij bepaalde directies van de federale politie.

De gedetacheerde medewerkers op sleutelposities bij de Federale Politie en de gemandateerde medewerkers in de verschillende comités en formele organen, brengen in het dagelijks bestuur en in de Algemene vergadering verslag uit over de wijze waarop ze proactief hebben geanticipeerd op heersende werkwijze en zienswijze van de begunstigde partner en hoe ze resultaatgericht hebben kunnen sturen. Zo brengen ze ondermeer de VCLP omstandig op de hoogte wanneer de partner initiatieven ontwikkelt die de geïntegreerde werking kunnen hypothekeren. HOOFDSTUK VIII. - De Subcommissies

Art. 27.Subcommissies kunnen worden samengesteld op verzoek van de Minister van Binnenlandse Zaken of op initiatief van de VCLP. De Algemene vergadering beslist bij gewone meerderheid over de oprichting, de samenstelling en de opdracht van een Subcommissie.

De permanente of tijdelijke Subcommissies kunnen samengesteld worden uit experten uit het politioneel, academisch of private werkveld.

De Subcommissie wordt bij voorkeur samengesteld uit vertegenwoordigers uit elk Gewest waaronder ten minste één korpschef of staflid.

De Subcommissie wordt voorgezeten door een lid van de geïntegreerde politie, die de Algemene vergadering aanwijst. Hij wordt bijgestaan door een beleidsadviseur.

De Subcommissies moeten hun werkzaamheden beperken tot de opdracht en werkingskader die hun worden toevertrouwd. Ze geven na elke vergadering ambtshalve feedback aan het Dagelijks Bestuur en aan de Algemene vergadering, minstens door middel van het verslag van die vergadering.

Art. 28.De verantwoordelijke van de Subcommissie legt bij elke nieuwe opdracht de planning van zijn werkzaamheden voor aan het Dagelijks Bestuur.

De werkwijze van de werkvergaderingen wordt door de verantwoordelijke van de Subcommissie bepaald.

De verantwoordelijke van de Subcommissie houdt de Vast Secretaris geregeld op de hoogte van nieuwe trends in het domein, van de vorderingen van de werkzaamheden en brengt op verzoek van de Algemene vergadering, het Dagelijks Bestuur of de Vast Secretaris verslag uit op de Algemene vergadering.

Art. 29.Aan de Voorzitter en de Vast Secretaris worden alle verzoeken voorgelegd voor de dringende uitbreiding of de onmiddellijke stopzetting van de opdracht, alsook voor de dringende vervanging van een of meer leden van de Subcommissie.

In deze gevallen neemt het Dagelijks Bestuur onmiddellijk een gemotiveerde beslissing, die op de eerstvolgende Algemene vergadering wordt meegedeeld.

Art. 30.De verantwoordelijke van de Subcommissie kan zich voor het opstellen van de notulen van de werkvergaderingen, na overleg met de Vast Secretaris, laten bijstaan door een medewerker van het beleidsteam of hiervoor zelf een lid van de Subcommissie aanwijzen.

De eindverslagen worden voorgelegd aan de Algemene vergadering van de VCLP.

Art. 31.De goedgekeurde verslagen van de Subcommissie worden door de notulist van de Subcommissie ondertekend en digitaal gearchiveerd. HOOFDSTUK IX. - Referentieofficieren bij de deelstaten

Art. 32.De referentieofficieren zijn officieren die ter beschikking staan van de deelstaten en van de geïntegreerde politie om de relaties te bevorderen tussen de twee partijen waarvoor ze de verbinding verzekeren.

Ze onderhouden frequente dienstbetrekkingen met de VCLP en met het Coördinatiecomité van de geïntegreerde politie. HOOFDSTUK X. - Vergaderingen

Art. 33.De vergaderingen van de Algemene vergadering en van de Subcommissies worden, tenzij punctueel door de voorzitter anders bepaald, gehouden in de lokalen van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Waterloolaan 76 te 1000 Brussel.

Deze vergaderingen zijn niet openbaar.

Art. 34.De Algemene vergadering vergadert telkens als de Minister van Binnenlandse Zaken, een minister van een federale regering of van de deelstaten, het college van Procureurs-Generaal, een provinciegouverneur, een burgemeester, de Voorzitter, een vicevoorzitter of ten minste vier van de effectieve leden erom vragen.

Aan het verzoek om dringend een Algemene vergadering bijeen te roepen moet binnen de zeven dagen gevolg worden gegeven.

In elk geval vergadert de Algemene vergadering minstens om de twee maanden. De vergaderplanning van het volgende jaar wordt jaarlijks op de laatste vergadering van het lopende jaar meegedeeld.

Art. 35.Een lid van de Algemene vergadering dat niet op de vergadering aanwezig kan zijn, brengt zijn plaatsvervanger en de Voorzitter daarvan zo spoedig mogelijk vooraf op de hoogte.

Art. 36.De Voorzitter bepaalt de agenda op basis van de dossiers (fiche en documentatie) die door de Vast Secretaris, de beleidsadviseurs en de portefeuillehouders werden voorbereid.

Het Secretariaat verzendt ten minste zeven dagen vóór de vergadering de oproeping voor de vergadering met de agenda, en laat de bijhorende nuttige documenten op haar elektronisch databestand plaatsen.

Bij hoogdringendheid kan deze termijn worden verkort tot ten minste twee werkdagen.

De dringende dossiers worden dan evenwel via e-mail verzonden.

De Voorzitter kan, wanneer dit noodzakelijk is of op vraag van een van de leden, bij het begin van de vergadering nieuwe punten aan de agenda toevoegen op voorwaarde dat dit lid voor de bespreking een verduidelijkende fiche voorlegt.

Art. 37.Bij de aanvang van elke vergadering wordt beraadslaagd over de goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering.

De Voorzitter, de Vicevoorzitter of de beleidsadviseur leidt het agendapunt in en brengt verslag uit over de uitgevoerde opdrachten sinds de vorige vergadering.

De ingenomen standpunten van de VCLP zijn collegiale beslissingen van de VCLP en kunnen bijgevolg niet ten persoonlijke titel van haar leden worden beschouwd.

Art. 38.De Voorzitter kan in functie van de onderwerpen van de agenda deskundigen als raadgevers laten deelnemen aan de Algemene vergadering.

Deze personen kunnen, gelet op hun gespecialiseerde kennis of bijzondere terreinervaring, ook worden gevraagd om aanwezig te zijn voor een bepaalde periode of kunnen zonodig permanent worden toegelaten.

De beleidsadviseurs nemen deel aan de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en van de Algemene vergadering. HOOFDSTUK XI. - Selectiecommissie

Art. 39.De Selectiecommissie wordt opgericht op vraag van de Minister of de Directeur-generaal van de Overheidsdienst die leden van de lokale politie via detachering wensen op te nemen.

Voor de detacheringen van medewerkers voor het secretariaat van de VCLP wordt op voorstel van de Vast Secretaris een Selectiecommissie opgericht.

De oproep voor een detachering bij de VCLP gebeurt via de directe berichtgeving naar de lokale korpschefs en via de kennisgeving op de websites van de VCLP en van de federale politie.

In de oproep wordt het profiel, de taakomschrijving, de plaats van tewerkstelling en arbeidsvoorwaarden voor de detachering duidelijk omschreven.

Deze werkwijze is eveneens van toepassing bij de aanduiding van een projectleider voor concrete projecten.

Art. 40.De mandatering van lokale medewerkers om te zetelen in formele organen en comités waarvan de participatie bij wet is voorgeschreven, is pas mogelijk na een algemene oproep bij alle lokale politiekorpsen.

Art. 41.De Selectiecommissie bestaat uit de leden van het Dagelijks Bestuur aangevuld met de hiërarchische verantwoordelijke van de dienst van bestemming.

Indien het een functie van Vast Secretaris van de VCLP betreft, neemt enkel het Dagelijks Bestuur de selectie waar.

Het Voorzitterschap wordt waargenomen door de Voorzitter van de VCLP of zijn plaatsvervanger.

Art. 42.De Selectiecommissie beslist na advies van de Vast Secretaris over de ontvankelijkheid van elke ingezonden kandidatuur. Bij de niet-ontvankelijkheid van de kandidatuur wordt de kandidaat hiervan onverwijld in kennis gesteld.

De kandidaten voor detachering worden uitgenodigd voor een gesprek. Na het gesprek worden de kandidaten gerangschikt als zeer geschikt, geschikt of niet-geschikt.

Wanneer, gelet op de individuele beoordeling, er verschillende kandidaten met eenzelfde beoordeling in aanmerking kunnen komen voor de detachering, zal de Selectiecommissie voor die kandidaten een rangorde voorstellen.

Zowel de individuele beoordeling als de voorgestelde rangorde wordt door de Selectiecommissie gemotiveerd.

De resultaten en de erbij horende motiveringen worden door de Voorzitter ter kennis gebracht op de eerstvolgende Algemene vergadering, die de kandidaat aanstelt.

De niet-aangestelde kandidaten blijven, voor zover ze een gunstige selectie hebben afgerond voor een bepaalde functie, gedurende twee jaren opgenomen in een wervingsreserve voor deze functie.

Deze termijn vangt aan op de datum van de beslissing van de Algemene vergadering.

Art. 43.De VCLP zendt, na goedkeuring door haar Algemene vergadering, de lijst van de voorgedragen kandidaten voor de organen voorzien in artikel 40 van dit reglement, toe aan de overheid of dienst die om de detachering of aanduiding heeft verzocht. HOOFDSTUK XII. - Besluitvorming van de verschillende vergaderingen

Art. 44.De vergaderingen beraadslagen slechts geldig wanneer er ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig is.

Wanneer dit quorum niet wordt behaald, kunnen de vergaderingen toch verder plaatsvinden.

De genomen besluiten worden dan als voorlopige adviezen meegedeeld en bij de goedkeuring van de beslissingen in de eerstvolgende Algemene vergadering als definitief aangenomen.

Bij een door de overheid uitdrukkelijk gevraagde hoogdringendheid kan de Algemene vergadering alsnog tot de formele adviezen besluiten. Dit geldt eveneens voor wat betreft het Dagelijks Bestuur, conform de artikelen 20 en 44, lid 2, van dit Reglement.

Een participatie via videoconferentie is mogelijk indien de beraadslaging een gelijktijdige gedachtenuitwisseling mogelijk maakt.

De videoconferentie is uitgesloten bij geheime stemming. De participatie wordt bijgeteld bij het quorum.

Bij een spoedeisende beslissing kan ook een elektronische consultatie uitgevoerd worden. Het aantal stemgerechtigde respondenten moet dan minstens 50% bedragen om geldig te besluiten. De elektronische consultatie is uitgesloten bij geheime stemming.

Wanneer een advies specifiek een gewestelijke materie betreft, kan de Voorzitter uitzonderlijk beslissen dat enkel de korpschefs binnen het respectieve gewest, dienen gevat te worden.

De besluiten van deze vergadering worden vervolgens op de eerstvolgende Algemene Vergadering voorgelegd, ter bewaking van de coherentie met de vigerende regelgeving van de Gewesten.

De besluiten of formele adviezen van de Subcommissies dienen steeds door de Algemene vergadering te worden gevalideerd.

De Algemene vergadering kan vergaderen in een gesloten zitting wanneer dit vereist is omwille van de vertrouwelijkheid, een bestaand embargo of wanneer het een persoonsgebonden onderwerp betreft.

In de gesloten zitting zetelen enkel de stemgerechtigde leden en de voor het onderwerp absoluut noodzakelijke experten of raadgevers.

Gelet op de vertrouwelijkheid van de besproken documenten, worden de documenten enkel ter inzage gegeven aan de stemgerechtigde leden.

Art. 45.De VCLP brengt advies uit binnen een termijn van 30 dagen nadat er om werd verzocht.

Deze termijn is nodig opdat de leden desgewenst in de voorbereidende fase de korpschefs uit hun kiesgebied kunnen consulteren en hiervan aan het beleidsteam een verslag kunnen bezorgen voor verdere verwerking.

In geval van hoogdringendheid wordt door het Dagelijks Bestuur het advies verstrekt binnen de 10 dagen, mits er een voorafgaandelijke elektronische consultatie gebeurt van de leden van de Algemene vergadering.

Minstens twee leden moeten instemmen met het aan het Dagelijks Bestuur voorgelegde voorstel. In geval van staking van stemmen is de stem van de Voorzitter beslissend.

Wanneer wegens bepaalde omstandigheden of wegens gebrek aan voldoende informatie binnen deze termijn het verstrekken van een gemotiveerd advies onmogelijk blijkt, wordt dit vóór de einddatum, met vermelding van de reden, door de Vast Secretaris meegedeeld aan degene die om het advies had verzocht.

Desgevallend kan de vertraging van een advies nooit als een stilzwijgende goedkeuring beschouwd worden.

Art. 46.Omtrent de adviezen die door de Algemene Vergadering niet bij consensus kunnen worden verstrekt, wordt gestemd. In dit geval worden de uitslag van de stemming en de eventuele minderheidsstandpunten vermeld.

Als geen enkel voorstel de meerderheid van stemmen behaalt, bestaat het advies uit de diverse geuite meningen.

Onthoudingen worden niet als stemmen beschouwd.

In geval van pariteit van de stemmen is de stem van de Voorzitter van de vergadering beslissend.

De stemming gebeurt bij handopsteking, tenzij de VCLP er anders over beslist. In dat geval kan worden overgegaan tot een hoofdelijke stemming of een geheime stemming.

Art. 47.Bij een geheime stemming telt het in leeftijd oudste effectief lid het aantal stemmen en legt ze voor aan de voorzitter. De Voorzitter controleert, leest vervolgens de resultaten voor aan de vergadering en laat de beslissing opnemen in de notulen.

Art. 48.Het Dagelijks Bestuur kan in zijn vertegenwoordiging binnen het Coördinatiecomité van de geïntegreerde politie ten behoeve van de lokale politie alle standpunten innemen van algemeen belang en aanbevelingen doen of met redenen omklede adviezen verlenen inzake het gezamenlijke politiebeleid of inzake de strategie van de geïntegreerde politie aangaande het personeel, de logistiek, de ICT, het budget en het informatiebeheer.

Met betrekking tot de besluitvorming binnen het CCGPI wordt met de commissaris-generaal een specifiek huishoudelijk reglement afgesloten. HOOFDSTUK XIII. - Communicatie Het Dagelijks Bestuur kan voor haar besluitvorming alle communicatiemiddelen gebruiken.

Art. 49.1. De voorbereidende aftoetsing Over onderwerpen die een bredere aftoetsing vergen bij alle korpschefs of experten, kan het Secretariaat in de dossiervoorbereidende fase, een bevraging doen om een gedragen visie te ontwikkelen. Te gepasten tijde koppelt het secretariaat de voornaamste resultaten terug.

Art.49.2. Externe communicatie De VCLP voert een actieve communicatie met de leidinggevenden van de lokale politiekorpsen over alle onderwerpen die hun aanbelangen.

Onmiddellijk na de vergadering van de Algemene vergadering wordt per onderwerp kort de conclusie opgemaakt en ter beschikking gesteld van alle korpschefs van de Algemene vergadering (eerste rapportering).

Het Directiecomité van de federale politie ontvangt nadien eveneens een kopie van deze eerste rapportering.

Van de voornaamste onderwerpen uit de verschillende vergaderingen wordt een nieuwsbericht opgesteld.

Art.49.3. De ledenvergadering De VCLP organiseert jaarlijks regionaal een ledenvergadering voor de lokale korpschefs en de verscheidene gemandateerde leden van de Lokale Politie in de diverse diensten, comités en overleggen.

Art 49.4. Activiteitenverslag De communicatiemedewerker stelt een beknopt activiteitenverslag op van het voorbije dienstjaar en verzendt het, na goedkeuring door de VCLP, naar de overheden en partners, zoals voorzien in artikel 14 van het Besluit.

Art 49.5. Persvoorlichting - woordvoerder - extern aanspreekpunt De Voorzitter, de Vicevoorzitters en/of de communicatie-medewerker communiceren het formele standpunt extern, tenzij een derde persoon hiervoor punctueel wordt aangeduid.

De Leden van het Dagelijks Bestuur, de portefeuillehouders, de formeel gemandateerden en de beleidsadviseurs zijn voor wat betreft hun portefeuille het aanspreekpunt voor ieder die informatie wenst.

De stemgerechtigde leden zijn mee verantwoordelijk voor de organisatie van de bilaterale communicatie en informatieverstrekking tussen de VCLP en de lokale politiekorpsen van hun provincie of van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Art 49.6. Openbaarheid van bestuur.

Mits het akkoord van de Voorzitter of de Vast Secretaris kunnen gearchiveerde documenten van de VCLP geraadpleegd worden of kopie ervan worden verzonden aan hen die erom verzoeken. Eventueel wordt de aanvrager doorverwezen naar de documentatiedienst van de organisatie die voor de redactie van de gevraagde documenten instond.

Art 49.7. Interne communicatie De informatiehuishouding en de interne communicatie worden geregeld via dienstonderrichtingen. HOOFDSTUK XIV. - De notulen

Art. 50.De ontwerpen van notulen van de beraadslagingen van de VCLP worden ter beschikking gesteld van de leden en goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering.

Een kopie van de goedgekeurde notulen van de Algemene vergadering wordt aan de Ministers van Binnenlandse Zaken en van Justitie verzonden.

Het opmaken en verzenden van uittreksels van een beslissing kunnen worden uitgevoerd en getekend door elk lid van het Secretariaat.

Indien een besproken onderwerp de bevoegdheid betreft van andere ministers van de federale regering of van de deelstaten, dan wordt in elk geval een kopie van het verslag of een uittreksel ervan ook naar deze Ministers verzonden.

De VCLP kan beslissen om bijkomende kopieën aan andere bestemmelingen toe te zenden.

De Minister van Binnenlandse Zaken en de Minister van Justitie ontvangen steeds een kopie van alle adviezen die worden overgemaakt aan de overige overheden en besturen. HOOFDSTUK XV. - Het gebruik van de talen

Art. 51.Elke spreker voert tijdens de vergaderingen het woord in de landstaal van zijn keuze [FR/NL].

De door hem aangeleverde documentatie is opgesteld in de landstaal van zijn keuze [FR/NL].

De verduidelijkende samenvattende fiche wordt bij voorkeur in beide landstalen opgemaakt.

Art. 52.De oproeping en de agenda worden in de beide landstalen toegestuurd.

De notulen van de Algemene vergadering, van het Dagelijks Bestuur en de eindverslagen van de VCLP worden in het Nederlands of in het Frans opgesteld. Ze worden na goedkeuring door de voorzitter vertaald in de andere landstaal.

De formele goedkeuring door de vergadering gebeurt na kennisname van het verslag in de eigen landstaal.

Eventuele verschillen in vertaling tussen het Nederlands en het Frans worden door de VCLP opgelost volgens de gewone interpretatieregels en zonder dat aan de ene tekst de voorkeur wordt gegeven boven de andere. HOOFDSTUK XVI. - Plaatsvervangende leden

Art. 53.Wanneer het stemgerechtigde lid niet aanwezig kan zijn op de vergaderingen van de VCLP, wordt hij vervangen door het plaatsvervangend lid.

Indien alle vervangers verhinderd zijn, kan een officier uit het korps van het effectief lid deelnemen, evenwel zonder stemrecht.

De rangorde van de plaatsvervangende leden wordt na elke verkiezing door de Algemene vergadering vastgelegd volgens het aantal bekomen stemmen in dezelfde provincie of Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Tijdens de vervangingsperiode beschikt de plaatsvervanger over de volle bevoegdheden van het mandaat dat het vast lid bekleedt.

De plaatsvervanger voleindigt het mandaat van het vervangen lid.

Art. 54.De gerangschikte plaatsvervangers hebben dezelfde toegang op het elektronisch databestand van de VCLP als de vaste leden.

Art. 55.Een nieuwe verkiezing wordt enkel georganiseerd wanneer er een nieuw vast lid dient aangeduid te worden en er geen vervangers meer beschikbaar zijn.

Art. 56.De Algemene vergadering kan aan de Minister van Binnenlandse Zaken, bij gemotiveerd verzoek voorstellen om het lidmaatschap van een vast lid en van een plaatsvervangend lid tijdelijk te schorsen of definitief in te trekken bij een ernstige schending van de deontologische code van de politiediensten.

Het voorstel wordt voor beslissing aan de Minister van Binnenlandse Zaken overgemaakt indien het een voorzitter of vicevoorzitter betreft.

Tijdens het lopende mandaat van een lid kan, een procedure worden ingeleid tot eventuele beëindiging van het bedoelde mandaat, mits een omstandige motivering waaruit moet blijken dat de verstandhouding binnen de werking van de VCLP of binnen de provincie of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dat hij vertegenwoordigt grondig is verstoord.

Worden inzonderheid als grondige verstoring gelijkgesteld, het herhaaldelijk innemen van standpunten die afwijken van de goedgekeurde beslissingen van de daartoe bevoegde vergaderingen waardoor de adviezen en vertegenwoordiging bijgevolg in hun geloofwaardigheid worden gehypothekeerd.

Deze procedure « motie van wantrouwen » kan pas worden ingeleid wanneer een volstrekte meerderheid van de stemgerechtigde leden de motie steunt en nadat het lid hierover in het verleden reeds schriftelijk werd geïnterpelleerd. In dat geval wordt het punt verdaagd en niet eerder dan na het verloop van zeven volle dagen hervat.

Na de kennisname van de verschillende standpunten en het aanhoren van de verdediging van de geviseerde Voorzitter, Vicevoorzitter of lid moet het voorstel tot beëindiging van het mandaat, bij geheime stemming worden bevestigd met een 2/3 meerderheid onder de aanwezige stemgerechtigde leden.

Van elk lid dat door zijn overheid werd geschorst als korpschef, wordt de participatie in de VCLP eveneens voor de duur van deze schorsing automatisch opgeschort.

Art. 57.Het Dagelijks Bestuur kan de detachering van een medewerker van het Secretariaat opschorten of beëindigen bij een ernstige schending van de deontologische code van de geïntegreerde politie; alsook wanneer de verdere tewerkstelling binnen de dienst de interne samenwerking ernstig verstoort.

Art. 58.Het Dagelijks Bestuur zal de betrokkene, vermeld in de artikelen 56 en 57, horen voorafgaand aan het verzoek tot opschorting of beëindiging, behoudens in het geval van artikel 56, laatste lid.

Art. 59.Het vacant geworden mandaat van het vast lid wordt door het plaatsvervangende lid ingenomen.

Bij einde of stopzetting van het mandaat van een vast Lid, Voorzitter of Vicevoorzitter, wordt deze functie opnieuw ingevuld overeenkomstig het Reglement. HOOFDSTUK XVII. - Wijziging van het huishoudelijk reglement

Art. 60.Elke beslissing van de Algemene vergadering tot gehele of gedeeltelijke wijziging van dit Reglement, wordt bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen, en voor goedkeuring voorgelegd aan de Minister van Binnenlandse Zaken. HOOFDSTUK XVIII. - Slotbepaling

Art. 61.Dit Reglement en de latere wijzigingen (in principe enkel bij de vierjaarlijkse verkiezingen) worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Minister van Binnenlandse Zaken en treden in werking op de dag van de publicatie in het Belgisch Staatsblad.

Brussel, 14 september 2018.

De Minister van Binnenlandse Zaken, J. JAMBON