FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE

Uitnodiging voor de eerste vergadering van de algemene vergadering van het Belgisch Instituut voor Octrooigemachtigden De leden van het Instituut voor Octrooigemachtigden bedoeld in artikel XI.75/3, § 1, van het Wetboek van economisch recht zijn uitgenodigd op de eerste vergadering van de algemene vergadering van het Instituut.

Deze vergadering gaat door op 30 september 2021, in de voor- en de namiddag, en start om 9 u. 30 m. De agenda van de vergadering bevindt zich in bijlage 1.

Vanwege de huidige COVID-19-pandemie zal de vergadering digitaal via videoconferentie plaats vinden. Leden van het Instituut kunnen hun deelname aan de vergadering bevestigen door middel van het formulier in bijlage 3, dat zij uiterlijk op 29 juli 2021 aan de Dienst voor de Intellectuele Eigendom via e-mail kunnen bezorgen op commissioner@economie.fgov.be Tijdens de vergadering vinden de verkiezingen plaats voor de functies binnen het Instituut. Meer informatie over deze verkiezingen en over de wijze waarop leden van het Instituut zich kunnen kandidaat stellen, bevindt zich in bijlage 2. De documenten die op de vergadering aan bod komen, worden de deelnemende leden van het Instituut uiterlijk op 29 augustus 2021 bezorgd.

Bijlage 1: agenda van de eerste algemene vergadering 1. Inleiding.2. Verkiezing van de voorzitter en de ondervoorzitter van de algemene vergadering.3. Verkiezing van de leden van de raad.4. Verkiezing van de leden en plaatsvervangende leden van de tuchtcommissie.5. Aanwijziging van een bedrijfsrevisor, belast met de controle van de inventaris en van de rekeningen.6. Opstellen van een voorstel tot vaststelling van de jaarbijdrage van de leden van het Instituut. Het voorstel wordt vervolgens ter goedkeuring van de Minister van Economie voorgelegd. 7. Opstellen van het huidshoudelijk reglement. Het voorstel wordt vervolgens ter goedkeuring van de Minister van Economie voorgelegd. 8. Opstellen van het reglement betreffende de gedragsregels. Het voorstel wordt vervolgens ter goedkeuring van de Koning voorgelegd. 9. Opstellen van het reglement houdende de organisatie van een permanente vorming. Het voorstel wordt vervolgens ter goedkeuring van de Minister van Economie voorgelegd. 10. Varia. Bijlage 2: informatie betreffende de verkiezingen binnen het Instituut Tijdens de eerste algemene vergadering van het Instituut voor Octrooigemachtigden, houdt de algemene vergadering verkiezingen voor de verschillende functies binnen het Instituut. Hieronder bevindt zich een overzicht van deze functies, vervolgens een beschrijving van het verloop van de verkiezingen en, ten slotte, informatie over de wijze waarop leden van het Instituut zich voor één of meerdere functies kunnen kandidaat stellen. 1. Functies binnen het Instituut De verkiezingen vinden plaats voor twaalf functies, die betrekking hebben op de drie organen van het Instituut. Ten eerste wordt de voorzitter en de ondervoorzitter van de algemene vergadering verkozen.

Overeenkomstig artikel XI.75/6 van het Wetboek van economisch recht, is de algemene vergadering samengesteld uit alle leden van het Instituut. Zij is exclusief bevoegd voor een aantal belangrijke beslissingen, zoals de verkiezing en het ontslag van personen tot een bepaalde functie binnen het Instituut, de goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, het opstellen van voorstellen van jaarbijdrage en van bepaalde reglementen en het verlenen van kwijting aan de raad voor zijn beheer. Zij komt minstens éénmaal per jaar bijeen.

Onder leiding van zijn voorzitter en ondervoorzitter, behoort onder meer het goede verloop van de vergaderingen van de algemene vergadering te worden gewaarborgd, het goede verloop van de stemmingen en het beschikbaarstellen van de verslagen van de vergaderingen.

Het mandaat van voorzitter en ondervoorzitter van de algemene vergadering duurt zes jaar. Kandidaten behoren op de datum van de verkiezingen aan de volgende wettelijke voorwaarden te voldoen: - Lid zijn van het Instituut.

Tijdens de eerste fase van de inwerkingtreding van de wet van 8 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 08/07/2018 pub. 19/07/2018 numac 2018031478 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet houdende bepalingen ter bescherming van de titel van octrooigemachtigde sluiten `houdende bepalingen ter bescherming van de titel van octrooigemachtigde' zijn alle personen ingeschreven in het register van erkende gemachtigden lid van het Instituut. - Nog geen andere functie binnen het Instituut uitoefenen.

Alle functies binnen het Instituut zijn onderling onverenigbaar.

Mandaten kunnen dus niet gecumuleerd worden.

Bovendien voorziet de wet waarborgen met betrekking tot de taalgroep waartoe de voorzitter en de ondervoorzitter van de algemene vergadering behoren. Zij moeten elk tot een verschillende taalgroep behoren. Indien, bij wijze van voorbeeld, de voorzitter tot de Nederlandse taalgroep behoort, moet de ondervoorzitter tot de Franse of de Duitse taalgroep behoren.

Ten tweede worden de leden van de raad verkozen.

Overeenkomstig artikel XI.75/7 van het Wetboek van economisch recht, is de raad samengesteld uit vier leden van het Instituut. Zij bepaalt onderling wie van haar leden de functies van voorzitter, ondervoorzitter, penningmeester en secretaris van de raad uitoefent.

De raad staat in voor het dagelijks bestuur van het Instituut en de continuïteit ervan. Binnen dat kader vertegenwoordigt zij het Instituut, roept zij minstens jaarlijks de algemene vergadering bijeen, houdt zij de ledenlijst bij, verleent zij de adviezen waarvoor zij bevoegd is, stelt zij een jaarverslag op en voert zij de administratie.

Het mandaat van lid van de raad duurt zes jaar en is eenmaal hernieuwbaar. Kandidaten behoren op de datum van de verkiezingen aan de volgende wettelijke voorwaarden te voldoen: - Lid zijn van het Instituut. - Nog geen andere functie binnen het Instituut uitoefenen.

Bovendien voorziet de wet waarborgen met betrekking tot de taalgroep waartoe de leden behoren en de evenwichtige samenstelling van vrouwen en mannen. Niet meer dan twee leden van de raad mogen tot dezelfde taalgroep behoren. Indien, bij wijze van voorbeeld, twee leden van de raad tot de Nederlandse taalgroep behoren, moeten de overige twee leden tot de Franse en/of de Duitse taalgroep behoren. De raad moet samengesteld zijn uit twee vrouwelijke en twee mannelijke leden.

Ten derde worden leden en plaatsvervangende leden van de tuchtcommissie verkozen.

Overeenkomstig artikel XI.75/8 van het Wetboek van economisch recht, is de tuchtcommissie samengesteld uit vier leden, waarvan drie lid zijn van het Instituut en een door de Koning tot voorzitter wordt benoemd uit de magistraten of advocaten. Er zijn vier plaatsvervangende leden, waarvan drie lid zijn van het Instituut en een door de Koning tot plaatsvervanger van de voorzitter wordt benoemd uit de magistraten of advocaten. De tuchtcommissie staat in voor de handhaving van de deontologische regels van toepassing op de octrooigemachtigden. Hij kan daartoe ambtshalve of na ontvangst van een klacht overgaan tot een tuchtonderzoek.

Het mandaat van lid of plaatsvervangend lid van de tuchtcommissie duurt zes jaar. Met uitzondering van de voorzitter en zijn plaatsvervanger, is het mandaat eenmaal hernieuwbaar. Kandidaten behoren op de datum van de verkiezingen aan de volgende wettelijke voorwaarden te voldoen: - Lid zijn van het Instituut. - Nog geen andere functie binnen het Instituut of binnen de Commissie tot erkenning van de gemachtigden uitoefenen.

Bovendien voorziet de wet waarborgen met betrekking tot de taalgroep waartoe de leden behoren. Niet meer dan twee leden mogen tot dezelfde taalgroep behoren. Indien, bij wijze van voorbeeld, twee leden tot de Franse taalgroep behoren, moeten de overige twee leden tot de Nederlandse en/of de Duitse taalgroep behoren. 2. Verloop van de verkiezingen De algemene vergadering houdt verkiezingen voor de twaalf functies binnen het Instituut die verkiesbaar zijn.Voor elke functie wordt een afzonderlijke stemronde gehouden. Aangezien de verkiezingen voor twaalf functies plaats vinden, zullen er bijgevolg twaalf stemrondes zijn. Overeenkomstig de agenda van de eerste algemene vergadering vinden de verkiezingen voor de functies in de volgende volgorde plaats: 1. Voorzitter van de algemene vergadering (één stemronde).2. Ondervoorzitter van de algemene vergadering (één stemronde).3. Leden van de raad (vier stemrondes).4. Leden van de tuchtcommissie (drie stemrondes).5. Plaatsvervangende leden van de tuchtcommissie (drie stemrondes). Vóór elke stemronde wordt meegedeeld welke kandidaten aan de wettelijke voorwaarden voldoen om voor de betrokken functie te kunnen worden verkozen. Op kandidaten die niet aan deze voorwaarden voldoen, kan niet worden gestemd. Indien, bij wijze van voorbeeld, in de eerste stemronde een persoon tot voorzitter van de algemene vergadering wordt verkozen die behoort tot de Nederlandse taalgroep, heeft dit twee gevolgen: - Indien de betrokken persoon ook kandidaat is voor andere functies binnen het Instituut, zal in de volgende stemrondes niet op hem/haar kunnen gestemd worden, aangezien de functies binnen het Instituut onderling onverenigbaar zijn. - In de tweede stemronde zal niet kunnen gestemd worden op de kandidaten voor ondervoorzitter van de algemene vergadering die tot de Nederlandse taalgroep behoren, aangezien de voorzitter en de ondervoorzitter niet tot dezelfde taalgroep mogen behoren.

Slechts de kandidaten die aan de wettelijke voorwaarden voldoen om voor de betrokken functie te kunnen worden verkozen, zullen in de betrokken stemronde op de elektronische stembrieven worden weergegeven.

De stemming gebeurt volgens de volgende beginselen: - De stemming is niet verplicht en is geheim. - Elk lid van de algemene vergadering heeft één stem. - Er kan niet gestemd worden bij volmacht. - Per stemronde worden de namen van de kandidaten op de elektronische stembrieven weergegeven in alfabetische volgorde. - Per stemronde kan elk lid van de algemene vergadering op zijn elektronische stembrief één kandidaat aanduiden of aanduiden dat hij/zij zich van de stemming onthoudt. - Per stemronde krijgen de leden van de algemene vergadering enige tijd om hun stem uit te brengen. - Indien geen stem wordt uitgebracht, zal dit beschouwd worden als een blanco stem.

Na elke stemronde wordt de uitslag van de betrokken stemronde bekendgemaakt. De resultaten worden elektronisch bewaard. De kandidaat met het grootste aantal stemmen is verkozen. Wanneer meerdere kandidaten hoogst gerangschikt worden met hetzelfde aantal stemmen, wordt een nieuwe stemronde gehouden waarbij slechts op deze kandidaten kan worden gestemd. Personen die voor meerdere functies binnen het Instituut kandidaat zijn, nemen de eerste functie op waarvoor zij verkozen zijn.

De mandaten kunnen aanvang nemen op 1 oktober 2021 zo de algemene vergadering hiertoe beslist. Het mandaat van lid of plaatsvervangend lid van de tuchtcommissie neemt slechts aanvang vanaf de datum van benoeming door de Koning van de voorzitter van de tuchtcommissie en zijn plaatsvervanger. 3. Kandidaatstelling Leden van het Instituut kunnen zich kandidaat stellen voor één of meerdere functies binnen het Instituut middels een formulier, met toevoeging van een curriculum vitae en een motivatiebrief van elk maximaal één A4-pagina opgesteld in het Nederlands, het Frans of het Duits.Het formulier bevindt zich in bijlage 3. Kandidaten moeten zich uiterlijk op 29 juli 2021 melden.

Bijlage 3: formulier voor de bevestiging van deelname aan de eerste algemene vergadering en/of voor de kandidaatstelling voor de functies binnen het Instituut Ondergetekende, Naam: ..............................................................

Voornaam: ....................................................... o (aanduiden indien van toepassing) zal persoonlijk deelnemen aan de eerste algemene vergadering van het Instituut voor Octrooigemachtigden, op 30 september 2021, met het volgende e-mailadres: ........................................................................... o (aanduiden indien van toepassing) stelt zich kandidaat voor de volgende functie(s) tijdens de verkiezingen op de eerste algemene vergadering van het Instituut voor Octrooigemachtigden (één of meerdere opties aanduiden): o Voorzitter of ondervoorzitter van de algemene vergadering o Lid van de raad o Lid of plaatsvervangend lid van de tuchtcommissie en behoort tot de (één taalgroep aanduiden): o Nederlandse taalgroep o Franse taalgroep o Duitse taalgroep en voegt bij dit formulier een curriculum vitae en een motivatiebrief van elk maximaal één A4-pagina opgesteld in het Nederlands, het Frans of het Duits, en verklaart: - de functie waarvoor hij/zij wordt verkozen, te zullen opnemen, - toe te stemmen dat het bijgevoegde curriculum vitae en motivatiebrief voorafgaand aan de eerste algemene vergadering aan de deelnemende leden van het Instituut worden bezorgd binnen het kader van de verkiezingen voor de functies binnen het Instituut.

Gedaan te (plaats): .............................................

Datum: ..............................................................

Handtekening: ................................................

Het volledig ingevulde en ondertekende formulier, eventueel vergezeld van de nodige bijlagen, kan uiterlijk op 29 juli 2021 aan de Dienst voor de Intellectuele Eigendom via e-mail worden bezorgd op commissioner@economie.fgov.be De Dienst voor de Intellectuele Eigendom verwerkt uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met de GDPR-voorschriften. Het beleid ter zake bevindt zich op de website van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie: https://economie.fgov.be/nl/vertrouwelijkheidsverklaring