7 DECEMBER 2023. - Decreet houdende beheer en bewaring van openbare archieven in de Franse Gemeenschap (1)

Het Parlement van de Franse Gemeenschap heeft aangenomen en Wij, Regering, bekrachtigen hetgeen volgt : HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit decreet wordt verstaan onder : 1° archieven: alle geregistreerde informatie, ongeacht de datum, de plaats van bewaring, de vorm en de drager, die door een natuurlijke of rechtspersoon in het kader van zijn activiteiten wordt gevormd;2° openbare archieven: alle archieven die worden gecreëerd, ontvangen en bewaard door elke entiteit van de Franse Gemeenschap, bedoeld in 8°, bij de uitoefening van haar activiteit;3° definitieve archieven: inactieve documenten die geen administratief en/of juridisch nut meer hebben, maar die van openbaar belang zijn omdat ze een erfgoed-, historische en maatschappelijke waarde hebben als sporen van administratieve, wetenschappelijke of culturele informatie die hun blijvende bewaring rechtvaardigen;4° beheertabel: de systematische nomenclatuur van archiefcategorieën met vermelding van hun bewaartermijn en eindbestemming;5° duur van administratief belang : de periodes gedurende dewelke een document moet worden bewaard door de archiefvormende dienst om haar in staat te stellen de haar toevertrouwde opdrachten van openbare dienst uit te voeren, haar wettelijke verplichtingen na te komen of een geschil te beheren;6° onderzoeksinstrument : papieren of geïnformatiseerd instrument waarin een reeks archiefdocumenten wordt opgesomd of beschreven met de bedoeling ze gemakkelijker toegankelijk te maken voor de personeelsleden en/of de burgers;7° levenscyclus van een document : concept dat de chronologische stadia definieert die leiden van de creatie van een document tot de eindbestemming ervan;8° archief-producenten : a) de diensten van de Regering van de Franse Gemeenschap;b) de ministeriële kabinetten, het secretariaat van de Regering, de vaste dienst hulpverlening, beheer, audit en controle van de ministeriële kabinetten (SePAC);c) de instellingen van openbaar nut onder het gezag van de Franse Gemeenschap ;d) elk orgaan of elke instelling dat /die door de regering is opgericht om namens haar een project of adviesopdracht te beheren.9° Dienst van de archieven van de Franse Gemeenschap: administratieve dienst van het Ministerie van de Franse Gemeenschap, aangesteld door de Regering belast met archieven en informatiebeheer;10° Ministerie van de Franse Gemeenschap : het ministerie bedoeld in artikel 1 van het besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap van 2 december 1996 houdende oprichting van het Ministerie van de Franse Gemeenschap;11° AVG : Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). 12° verwerking: de verwerking van persoonsgegevens bedoeld in artikel 4.2 van de AVG ; 13° persoonsgegevens: de gegevens bedoeld in artikel 4.1 van de AVG ; 14° private archieven: archieven die door een privaatrechtelijke natuurlijke of rechtspersoon worden gevormd, zoals bepaald in artikel 1, 2°, van het decreet van 25 mei 2023Relevante gevonden documenten type decreet prom. 25/05/2023 pub. 04/08/2023 numac 2023042704 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang sluiten betreffende de bewaring en de waardering van archieven van erfgoedbelang;15° wettelijke bewaartermijn: termijn bepaald door wet- of regelgeving waarna het openbare archief wordt vernietigd of als definitief archief wordt bewaard. HOOFDSTUK II. - Algemene bepalingen

Art. 2.Het doel van dit decreet is een kader te bieden voor het beheer en de bewaring van archieven van algemeen belang, zowel voor het beheer en de rechtvaardiging van de rechten van privaat- of publiekrechtelijke natuurlijke of rechtspersonen, als om, in een geest van democratische transparantie, de toegang tot de openbare archieven van de Franse Gemeenschap te waarborgen.

Ongeacht de drager worden de archieven gedurende hun hele levenscyclus beheerd in overeenstemming met de huidige wetgeving en archief- en documentaire standaarden. HOOFDSTUK III. - Behoud en beheer van openbare archieven

Art. 3.Elke archief-producent zorgt voor het beheer van zijn archieven in goede staat, in goede orde en voorzien van een onderzoeksinstrument dat de toegang daartoe mogelijk maakt, gedurende hun hele levenscyclus, en garandeert de integriteit, de authenticiteit ervan, de duurzaamheid, de toegankelijkheid en de leesbaarheid van de informatie die ze bevatten.

Art. 4.De openbare archieven, gevormd door de diensten van de Regering en de organen of instellingen bedoeld in artikel 1, 8°, d), worden na afloop van hun duur van administratief belang bij de dienst van de archieven van de Franse Gemeenschap toegevoegd.

De openbare archieven die worden gevormd door instellingen van openbaar belang onder het gezag van de Franse Gemeenschap worden overgedragen aan de dienst van de instelling die verantwoordelijk is voor het beheer van de archieven wanneer hun duur van administratief belang afloopt.

In afwijking van paragraaf 1 worden de openbare archieven die in het Koninklijk Museum van Mariemont worden geproduceerd, ontvangen of bewaard, overgedragen en bewaard binnen de museale instelling.

De openbare archieven die niet langer van functioneel belang zijn voor het dagelijkse beheer van de opdrachten van de archief-producenten, kunnen vóór het verstrijken van hun duur van administratief belang worden overgedragen aan de betrokken archiefdienst om daar te worden bewaard tot die periode is verstreken.

De Regering bepaalt de nadere regels voor de overdracht van openbare archieven.

Art. 5.De ministeriële kabinetten, het secretariaat van de Regering, de vaste dienst hulpverlening, beheer, audit en controle van de ministeriële kabinetten (SePAC) voegen de openbare archieven toe die tijdens de ambtsperiode zijn geproduceerd aan het einde van die periode.

Deze archieven worden overgedragen aan de dienst van de archieven van de Franse Gemeenschap, aangewezen door de Regering.

Art. 6.§ 1. Na het verstrijken van de termijn van administratief belang of van de wettelijke bewaartermijn worden de archieven die bij de bevoegde archiefdienst zijn ondergebracht, gesorteerd om te bepalen welke archieven erfgoed-, historische en maatschappelijke waarde hebben als sporen van administratieve, wetenschappelijke of culturele informatie die hun permanente bewaring als definitieve archieven rechtvaardigen.

Het sorteren gebeurt door de archiefdienst volgens een beheertabel die in onderling overleg tussen de archiefproducent en de archiefdienst is opgesteld.

Archieven die geen erfgoed, historische of maatschappelijke waarde hebben, worden vernietigd met de voorafgaande toestemming van de archiefdienst. § 2. De openbare archieven van instellingen van openbaar nut die als definitieve archieven worden bewaard, worden overgedragen aan de Archiefdiensten van de Franse Gemeenschap.

Art. 7.§ 1. De regering bepaalt het kader voor de beheertabellen. § 2. De beheertabellen bevatten ten minste : 1° de termijnen van administratief nut die nageleefd moeten worden vooraleer de archieven worden overgedragen en de wettelijke bewaartermijn ;2° de criteria voor het sorteren van definitieve archieven.

Art. 8.De Regering bepaalt de nadere regels voor het beheer en de bewaring van definitieve archieven van archiefproducenten alsook de nadere regels voor de vernietiging van openbare archieven.

Art. 9.De archiefdienst van de Franse Gemeenschap kan als schenking of bewaargeving private archieven ontvangen die getuigen van een band in verband met de geschiedenis van openbare instellingen die onder de bevoegdheid van de Franse Gemeenschap vallen.

Art. 10.De regering dient om de twee jaar een activiteitenverslag in bij het Parlement van de Franse Gemeenschap.

Dit verslag bevat ten minste een beschrijving van de organisatie en het administratieve beheer van de definitieve archieven, de staat van de documenten en de infrastructuur en een geconsolideerde lijst van aankopen voor alle producenten geïdentificeerd in artikel 1, 8°.

Dit verslag zal openbaar worden gemaakt zodra het Parlement er kennis van heeft genomen. HOOFDSTUK IV. - Toegankelijkheid en raadpleging van archieven

Art. 11.Onder voorbehoud van de bepalingen van dit decreet wordt de raadpleging van de definitieve archieven gegarandeerd, zodra ze toegevoegd worden, overeenkomstig de bepalingen vastgelegd door het decreet van 22 december 1994 betreffende de openbaarheid van het bestuur.

De raadpleging van definitieve archieven kan worden beperkt wanneer de staat van bewaring van de archieven zodanig is dat de bewaring op lange termijn in gevaar kan komen of wanneer de archieven een specifieke bewerking ondergaan, met name verpakken, desinfecteren, opnieuw inventariseren of migreren.

De Regering bepaalt de nadere regels voor de raadpleging van de definitieve archieven, in het bijzonder de toegang tot en de werking van de leeszaal, de materiële voorwaarden die de toegang tot documenten beperken en de voorwaarden voor reproductie. HOOFDSTUK V. - Eigendom van archieven en continuïteit van de dienstverlening

Art. 12.Eindarchieven zijn onverjaarbaar, onvervreemdbaar en onvatbaar voor beslag. Niemand mag definitieve archieven bezitten zonder recht of titel.

Art. 13.Wanneer het bestaan [00e2][0080][008b][00e2][0080][008b]van een openbare instelling wordt beëindigd, worden de archieven ervan, bij ontstentenis van een overdracht bepaald door de wettelijke norm die de instelling afschaft, en ongeacht hun datum of duur van administratief nut, rechtstreeks overgedragen aan de diensten voor openbare archieven die opvolgt.

Als de rechten en plichten van de afgeschafte instelling worden overgenomen door meer dan één andere instelling van openbaar nut, moeten de archieven die bestemd zijn voor permanente bewaring worden overgedragen aan slechts één van deze instellingen van openbaar nut.

Bij gebrek aan toepasselijke bepalingen of een overeenkomst worden ze beheerd door de archiefdienst van de Franse Gemeenschap.

Art. 14.In geval van opheffing van een instelling van openbaar nut en voor zover haar rechten en plichten niet worden overgenomen door een andere instelling van openbaar nut, worden haar archieven overgedragen aan de archiefdienst van de Franse Gemeenschap.

Art. 15.In geval van fusie, splitsing of overdracht van opdrachten tussen instellingen van openbaar nut, wordt de Archiefdienst van de Franse Gemeenschap op de hoogte gebracht van de plaats waar de archieven die door de nieuwe bevoegde instellingen worden overgedragen, worden bewaard.

Art. 16.In geval van privatisering van een instelling van openbaar nut blijven de archieven tot het einde van hun duur van administratief belang ter beschikking van de instelling die opvolgt en worden ze vervolgens overgedragen aan de archiefdienst van de Franse Gemeenschap.

Art. 17.Indien de bepalingen van de artikelen 15 en 16 niet worden toegepast, kan de Archiefdienst van de Franse Gemeenschap de archieven overnemen. HOOFDSTUK VI. - Verwerking van persoonsgegevens

Art. 18.§ 1. Wanneer de verwerking bedoeld in artikel 2, eerste lid, van dit decreet betrekking heeft op het beheer en de bewaring van definitieve archieven die persoonsgegevens bevatten en wanneer deze verwerking, met toepassing van de artikelen 4 en 5, wordt uitgevoerd door de diensten van de Regering, voor de producenten-diensten, is de Archiefdienst van de Franse Gemeenschap verantwoordelijk voor de verwerking in de zin van artikel 4.7 van de AVG. § 2. Wanneer de verwerking bedoeld in artikel 2, eerste lid van dit decreet betrekking heeft op het beheer en de bewaring van definitieve archieven die persoonsgegevens bevatten en wanneer deze verwerking overeenkomstig artikel 4, tweede lid van dit decreet wordt uitgevoerd door de dienst die belast is met het beheer van de archieven van de producenten diensten, is de betrokken instelling verantwoordelijk voor de verwerking in de zin van artikel 4.7 van de AVG.

Art. 19.§ 1. De verwerking bedoeld in artikel 2, eerste lid van dit decreet wordt uitgevoerd om : 1° de definitieve archieven te sorteren en te identificeren op basis van de sorteringscriteria vermeld in de tabel bedoeld in artikel 7 van dit decreet;2° de definitieve archieven te anonimiseren of te pseudonimiseren;3° om het mogelijk te maken dat de definitieve archieven worden gebruikt en gewaardeerd voor statistische doeleinden en historisch en erfgoedonderzoek door eenieder die om raadpleging verzoekt overeenkomstig artikel 11. § 2. In geen geval mogen gegevens die zijn verkregen in het kader van de verwerking waarnaar wordt verwezen in artikel 2, eerste lid van dit decreet, vervolgens worden overgedragen aan derde instellingen of aan een andere producent-dienst die de gegevens in eerste instantie niet heeft verwerkt. § 3. Gegevens die verkregen worden in het kader van de verwerking bedoeld in artikel 2, eerste lid, van dit decreet en waarvoor overeenkomstig artikel 11 om raadpleging wordt verzocht, worden na analyse van het verzoek meegedeeld nadat zij vooraf anoniem of pseudoniem zijn gemaakt indien het door de verzoeker nagestreefde doel daarmee kan worden bereikt.

Als dat niet het geval is, krijgt de aanvrager toegang tot de niet-geanonimiseerde of niet-gepseudonimiseerde gegevens. HOOFDSTUK VII. - Veiligheid en vertrouwelijkheid

Art. 20.§ 1. De definitieve archieven worden bewaard: 1° op papier in lokalen die speciaal voor dit doel zijn voorbehouden;2° in elektronisch formaat met behulp van een of meer IT-oplossingen. § 2. De regering bepaalt de beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen met betrekking tot de in § 1 bedoelde lokalen en IT-oplossingen. § 3. De maatregelen met betrekking tot de in § 2 bedoelde archieflokalen omvatten ten minste de volgende elementen: 1° veiligheid op het vlak van temperatuur, vochtigheid en de strijd tegen aantastingsfactoren, in het bijzonder water, stof, schimmel, licht of insecten;2° bescherming tegen diefstal en ongeoorloofde verwijdering;3° de materiële bewaring van archieven ;4° de duurzaamheids- en bewaringsnormen van de gebruikte materialen;5° de nadere regels voor toegang tot de archieven in functie van de graad van gevoeligheid van de gegevens waarvoor toegang wordt gevraagd, de gepseudonimiseerde of geanonimiseerde aard van de gegevens, de doeleinden die de toegang rechtvaardigen en de status van de persoon die toegang vraagt. § 4. De maatregelen met betrekking tot de IT-oplossingen waarnaar in § 2 wordt verwezen, moeten ten minste voorzien in de nadere regels voor toegang tot de archieven afhankelijk van de mate van gevoeligheid van de gegevens waarvoor toegang wordt gevraagd, de gepseudonimiseerde of geanonimiseerde aard van de gegevens, de doeleinden die toegang rechtvaardigen en de status van de persoon die toegang vraagt.

Kondigen dit decreet af, bevelen dat het in het Belgisch Staatsblad zal worden bekendgemaakt.

Brussel, 7 december 2023.

De Minister-President, belast met Internationale Betrekkingen, Sport en Onderwijs voor sociale promotie, P.-Y. JEHOLET De Vicepresident en Minister van Begroting, Ambtenarenzaken, Gelijke kansen en het toezicht op Wallonie-Bruxelles Enseignement, F. DAERDEN De Vicepresidente en Minister van Kind, Gezondheid, Cultuur, Media en Vrouwenrechten, B. LINARD Minister van Hoger Onderwijs, Wetenschappelijk Onderzoek, Universitaire ziekenhuizen, Hulpverlening aan de Jeugd, Justitiehuizen, Jeugd en Promotie van Brussel, F. BERTIEAUX De Minister van Onderwijs, C. DESIR _______ Nota (1) Zitting 2023-2024 Stukken van het Parlement.1 - Ontwerp van decreet, nr. 604-1 - Commissieamendement(en), nr. 604-2 - Commissieverslag, nr. 604-3 - Amendement(en) tijdens de vergadering, nr. 604-4 - Tekst aangenomen tijdens de plenaire vergadering, nr. 604 -5.

Integraal verslag. - Bespreking en aanneming. - Vergadering van 6 december 2023.