MINISTERE DE LA COMMUNAUTE FRANÇAISE

7 DECEMBRE 2023. - Décret portant sur la gestion et la préservation des archives publiques en Communauté française (1)

Le Parlement de la Communauté française a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE I. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent décret, on entend par : 1° archives : l'ensemble des informations enregistrées, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produites par une personne physique ou morale dans l'exercice de ses activités ;2° archives publiques : toutes archives créées, reçues et préservées par toute entité relevant de la Communauté française, visée au 8°, dans l'exercice de son activité ;3° archives définitives : documents inactifs ne présentant plus d'utilité administrative et/ou juridique, mais qui sont d'intérêt public en ce qu'ils gardent une valeur patrimoniale, historique et sociétale en tant que traces d'informations administratives, scientifiques ou culturelles justifiant leur conservation pérenne ;4° tableau de gestion : la nomenclature systématique de catégorie d'archives qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive ;5° durée d'utilité administrative : périodes pendant lesquelles un document doit être conservé par le service producteur d'archives afin de lui permettre d'exercer les missions de service public qui lui ont été confiées, de respecter les obligations légales qui s'imposent à lui ou encore de gérer un contentieux ;6° instrument de recherche : outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives en vue d'en faciliter la prise de connaissance et l'accès aux agents et/ou citoyens ;7° cycle de vie d'un document : concept qui définit les étapes chronologiques menant de la création d'un document à sa destination finale ;8° producteurs d'archives : a) les Services du Gouvernement de la Communauté française ;b) les cabinets ministériels, le Secrétariat du Gouvernement, le Service permanent d'aide, de gestion, d'audit et de contrôle des cabinets ministériels (SePAC) ;c) les organismes d'intérêt public relevant de la Communauté française ;d) tout organe ou organisme mis en place par le Gouvernement pour gérer pour le compte de celui-ci un projet ou une mission d'expertise.9° Service des archives de la Communauté française : service administratif du ministère de la Communauté française désigné par le Gouvernement en charge des archives et de la gestion de l'information ;10° Ministère de la Communauté française : le Ministère visé à l'article 1er de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 2 décembre 1996 portant création du ministère de la Communauté française ;11° RGPD : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données); 12° traitement : le traitement de données à caractère personnel visé à l'article 4.2 du RGPD ; 13° données à caractère personnel : les données visées à l'article 4.1 du RGPD ; 14° archives privées : les archives produites par une personne physique ou morale de droit privé telle que définie par l'article 1er, 2°, du décret du 25 mai 2023 relatif à la conservation et à la valorisation des archives d'intérêt patrimonial ;15° délai de conservation légal : délai fixé par une norme législative ou réglementaire au-delà duquel l'archive publique est soit détruite, soit conservée en qualité d'archive définitive. CHAPITRE II. - Dispositions générales

Art. 2.Le présent décret a pour objet d'encadrer la gestion et la préservation des archives dans l'intérêt général tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour assurer dans un esprit de transparence démocratique, l'accès aux archives publiques de la Communauté française.

Quel que soit le support, les archives sont gérées, tout au long de leur cycle de vie, dans le respect de la législation et des normes archivistiques et documentaires en vigueur. CHAPITRE III. - Préservation et gestion des archives publiques

Art. 3.Tout producteur d'archives assure la gestion de ses archives en bon état, en bon ordre et muni d'un instrument de recherche permettant d'y accéder, tout au long de leur cycle de vie et en garantit l'intégrité, l'authenticité, la pérennité, l'accessibilité et la lisibilité des informations qu'ils contiennent.

Art. 4.Les archives publiques produites par les Services du Gouvernement et des organes ou organismes visés à l'article 1er, 8°, d), sont versées au service des archives de la Communauté française à l'expiration de leurs durées d'utilité administrative.

Les archives publiques produites par des organismes d'intérêt public relevant de la Communauté française sont versées au service de l'organisme en charge de la gestion des archives à l'expiration de leurs durées d'utilité administrative.

Par dérogation à l'alinéa 1er, les archives publiques produites, reçues ou conservées au Musée royal de Mariemont sont versées et conservées au sein de l'institution muséale.

Les archives publiques qui ne présentent plus un intérêt fonctionnel dans la gestion journalière des missions des producteurs d'archives peuvent être versées au Service des archives compétent avant l'expiration de la durée d'utilité administrative en vue d'y être conservées dans l'attente de l'expiration de cette durée.

Le Gouvernement fixe les modalités du versement des archives publiques.

Art. 5.Les cabinets ministériels, le Secrétariat du Gouvernement, le Service permanent d'aide, de gestion, d'audit et de contrôle des cabinets ministériels (SePAC) versent les archives publiques produites durant la mandature au terme de celle-ci.

Ces archives sont versées au service des archives de la Communauté française, désigné par le Gouvernement.

Art. 6.§ 1er. A l'expiration du délai d'utilité administrative ou du délai de conservation légal, les archives versées au service des archives compétent font l'objet d'un tri aux fins de déterminer celles qui présentent une valeur patrimoniale, historique et sociétale en tant que traces d'informations administratives, scientifiques ou culturelles justifiant leur conservation pérenne en tant qu'archives définitives.

Le tri est opéré par le service des archives selon un tableau de gestion établi de commun accord entre le producteur d'archives et le service des archives.

Les archives ne présentant pas de valeur patrimoniale, historique et sociétale sont détruites moyennant l'accord préalable du service chargé des archives. § 2. Les archives publiques des organismes d'intérêt public qui sont conservées en qualité d'archives définitives sont transférées aux Services des archives de la Communauté française.

Art. 7.§ 1er. Le Gouvernement fixe le canevas des tableaux de gestion. § 2. Les tableaux de gestion mentionnent au minimum : 1° les délais d'utilité administrative devant être respectés préalablement au versement des archives et le délai de conservation légal ;2° les critères de tri des archives définitives.

Art. 8.Le Gouvernement fixe les modalités de gestion et de préservation des archives définitives des producteurs d'archives ainsi que les modalités de destruction des archives publiques.

Art. 9.Le service des archives de la Communauté française peut recevoir en don ou en dépôt des archives privées témoignant d'un lien en rapport avec l'histoire des institutions publiques relevant de la Communauté française.

Art. 10.Le Gouvernement soumet, tous les deux ans, un rapport d'activités au Parlement de la Communauté française.

Ce rapport comporte au moins un exposé relatif à l'organisation et à la gestion administrative des archives définitives, à l'état des documents et des infrastructures ainsi qu'à l'énumération des acquisitions de manière consolidée pour l'ensemble des producteurs identifiés à l'article 1er, 8°.

Ce rapport sera rendu public après la prise de connaissance par le Parlement. CHAPITRE IV. - Accessibilité et consultation des archives

Art. 11.Sous réserve des dispositions prévues par le présent décret, la consultation des archives définitives est garantie, dès leur versement, conformément aux dispositions fixées par le décret du 22 décembre 1994 relatif à la publicité de l'administration.

La consultation d'archives définitives peut être restreinte lorsque l'état de conservation des archives est tel qu'elle risquerait de compromettre leur préservation à long terme ou lorsque les archives font l'objet d'une opération spécifique, notamment le conditionnement, la désinfection, le réinventoriage, ou la migration.

Le Gouvernement fixe les modalités de la consultation des archives définitives notamment l'accès et le fonctionnement de la salle de lecture, les conditions matérielles qui limitent l'accès aux documents et les conditions de reproduction. CHAPITRE V. - Propriété des archives et continuité du service

Art. 12.Les archives définitives sont imprescriptibles, inaliénables et insaisissables. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives définitives.

Art. 13.Lorsqu'il est mis fin à l'existence d'un organisme public, ses archives sont, à défaut d'affectation déterminée par la norme légale portant suppression de l'organisme et quelles que soient leur date ou leur durée d'utilité administrative, directement versées aux services d'archives publiques successeurs en droit.

Si ses droits et obligations de l'organisme supprimé sont assumés par plus d'un autre organisme d'intérêt public, ses archives destinées à être conservées de manière permanente doivent être versées à un seul de ces organismes d'intérêt public.

A défaut de dispositions applicables ou d'entente, le service des archives de la Communauté française les prend en charge.

Art. 14.En cas de suppression d'un organisme d'intérêt public, et dans la mesure où ses droits et obligations ne sont pas assumés par un autre organisme d'intérêt public, ses archives sont versées au service des archives de la Communauté française.

Art. 15.En cas de fusion, de scission ou de transfert de missions entre organismes d'intérêt public, le service des archives de la Communauté française est informé du lieu de conservation des archives transférées par les nouveaux organismes investis des compétences.

Art. 16.En cas de privatisation d'un organisme d'intérêt public, les archives restent à la disposition de l'organisme successeur jusqu'à la fin de leur durée d'utilité administrative et sont ensuite versées au service des archives de la Communauté française.

Art. 17.A défaut d'application des dispositions stipulées aux articles 15 et 16, le service des archives de la Communauté française peut prendre les archives en charge. CHAPITRE VI. - Traitements des données à caractère personnel

Art. 18.§ 1er. Lorsque le traitement visé à l'article 2, alinéa 1er, du présent décret porte sur la gestion et la préservation d'archives définitives contenant des données à caractère personnel et que celui-ci est pris en charge, en application des articles 4 et 5, par les Services du Gouvernement, pour des services producteurs, le Service des archives de la communauté française est responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD. § 2. Lorsque le traitement visé à l'article 2, alinéa 1er, du présent décret porte sur la gestion et la préservation d'archives définitives contenant des données à caractère personnel et que celui-ci est pris en charge, en application de l'article 4 alinéa 2 du présent décret, par le Service en charge de la gestion des archives des services producteurs, l'organisme concerné est responsable de traitement au sens de l'article 4.7 du RGPD.

Art. 19.§ 1er. Le traitement visé à l'article 2, alinéa 1er, du présent décret est réalisé aux fins de : 1° trier et identifier les archives définitives sur base des critères de tri établi par le tableau prévu à l'article 7 du présent décret ;2° anonymiser ou pseudonymiser les archives définitives qui doivent l'être ;3° permettre d'exploiter et valoriser les archives définitives à des fins statistiques et de recherches historiques et patrimoniales à toute personne qui demande une consultation en application de l'article 11. § 2. Les données obtenues dans le cadre du traitement visé à l'article 2, alinéa 1er, du présent décret ne peuvent en aucun cas être transférées ultérieurement à des organismes tiers ou à un autre service producteur qui n'a pas traité initialement les données. § 3. La communication des données obtenues dans le cadre du traitement visé à l'article 2, alinéa 1er, du présent décret et dont la consultation est sollicitée en application de l'article 11 est réalisée, après analyse de la demande, en ayant été préalablement anonymisées ou pseudonymisées si la finalité poursuivie par le demandeur peut être atteinte de cette manière.

Dans le cas contraire, l'accès aux données, non anonymisées ou non pseudonymisées, est assuré au demandeur. CHAPITRE VII. - Sécurité et confidentialité

Art. 20.§ 1er. Les archives définitives sont conservées : 1° au format papier dans des locaux réservés spécifiquement à cet effet ;2° au format électronique par une ou plusieurs solutions informatiques. § 2. Le Gouvernement arrête les mesures de sécurité et de confidentialité relatives aux locaux et aux solutions informatiques visées au § 1er. § 3. Les mesures relatives aux locaux d'archives visés au § 2 doivent au minimum prévoir les éléments suivants : 1° la sécurisation au point de vue des températures, de l'hygrométrie ainsi qu'en matière de lutte contre les agents de détérioration, notamment l'eau, la poussière, les moisissures, la lumière ou les insectes ;2° la protection contre le vol et les éliminations non autorisées ;3° la conservation matérielle des archives ;4° le caractère durable et conforme aux normes de conservation des matériaux employés ;5° les modalités d'accès aux archives en fonction du niveau de sensibilité des données faisant l'objet de la demande d'accès, du caractère pseudonymisé ou anonymisé des données, des finalités justifiant l'accès et du statut de la personne qui demande un accès. § 4. Les mesures relatives aux solutions informatiques visées au § 2 doivent au minimum prévoir les modalités d'accès aux archives en fonction du niveau de sensibilité des données faisant l'objet de la demande d'accès, du caractère pseudonymisé ou anonymisé des données, des finalités justifiant l'accès et du statut de la personne qui demande un accès.

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 7 décembre 2023.

Ministre-Président, en charge des Relations internationales, des Sports et de l'Enseignement de Promotion sociale, P.-Y. JEHOLET Vice-Président et Ministre du Budget, de la Fonction publique, de l'Egalité des chances et de la tutelle sur Wallonie-Bruxelles Enseignement, F. DAERDEN Vice-Présidente et Ministre de l'Enfance, de la Santé, de la Culture, des Médias et des Droits des Femmes, B. LINARD Ministre de l'Enseignement supérieur, de la Recherche scientifique, des Hôpitaux universitaires, de l'Aide à la Jeunesse, des Maisons de justice, de la Jeunesse et de la Promotion de Bruxelles, F. BERTIEAUX Ministre de l'Education, C. DESIR _______ Note (1) Session 2023-2024 Documents du Parlement.- Projet de décret, n° 604-1 - Amendement(s) en commission, n° 604-2 - Rapport de commission, n° 604-3 - Amendement(s) en séance, n° 604-4 - Texte adopté en séance plénière, n° 604-5 Compte rendu intégral.- Discussion et adoption. - Séance du 6 décembre 2023.