27 FEBRUARI 2014. - Besluit van de Waalse Regering tot goedkeuring van de huishoudelijke reglementen van het beheerscomité en van het bureau van het beheerscomité van het "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises (Waals instituut voor alternerende opleiding, zelfstandigen en kleine en middelgrote ondernemingen)

De Waalse Regering, Gelet op het decreet van 17 juli 2003Relevante gevonden documenten type decreet prom. 17/07/2003 pub. 05/08/2003 numac 2003027695 bron ministerie van het waalse gewest Decreet houdende oprichting van een « Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises » (1) sluiten tot oprichting van een "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et des petites et moyennes entreprises";

Gelet op het besluit van de Waalse Regering van 1 april 2004Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 01/04/2004 pub. 13/05/2004 numac 2004027084 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het beheerscomité van het "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises " sluiten houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het beheerscomité van het "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises ";

Op de voordracht van de Minister van Vorming;

Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Dit besluit regelt overeenkomstig artikel 138 van de Grondwet een materie bedoeld in artikel 127, § 1, van de Grondwet.

Art. 2.De huishoudelijke reglementen van het beheerscomité en van het bureau van het beheerscomité van het "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises" zijn goedgekeurd door de Waalse Regering.

De reglementen bedoeld in het eerste lid gaan als bijlage.

Art. 3.Het besluit van de Waalse Regering van 1 april 2004Relevante gevonden documenten type besluit van de waalse regering prom. 01/04/2004 pub. 13/05/2004 numac 2004027084 bron ministerie van het waalse gewest Besluit van de Waalse Regering houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het beheerscomité van het "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises " sluiten houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het beheerscomité van het "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises" wordt opgeheven.

Art. 4.De Minister van Vorming is belast met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 27 februari 2014.

De Minister-President, R. DEMOTTE De Minister van Begroting, Financiën, Tewerkstelling, Vorming en Sport, A. ANTOINE

Bijlage 1 Huishoudelijk reglement van het beheerscomité van het « Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises - IFAPME »

Artikel 1.Bevoegdheden van het beheerscomité.

Het beheerscomité is het orgaan dat bevoegd is om alle handelingen te verrichten die nodig of nuttig zijn voor de uitvoering van de opdrachten van het « IFAPME » zoals omschreven in het decreet van 17 juli 2003Relevante gevonden documenten type decreet prom. 17/07/2003 pub. 05/08/2003 numac 2003027695 bron ministerie van het waalse gewest Decreet houdende oprichting van een « Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises » (1) sluiten tot oprichting van een « Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et des petites et moyennes entreprises », hierna « het decreet » genoemd.

Het neemt alle beslissingen die wegens hun omvang en de gevolgen die ze voor het "IFAPME" teweegbrengen, een oriëntatie, een beleid of een standpunt t.o.v. zijn omgeving of een gedragslijn bepalen of wijzigen.

Overeenkomstig artikel 10, tweede lid, van het decreet, kan het beheerscomité een deel van zijn bevoegdheden aan het bureau of aan de algemeen bestuurder overdragen.

Het beheerscomité neemt de beslissingen in plaats van het bureau wanneer het bureau, na afloop van een bepaalde termijn, geen beslissing genomen heeft of tot de vaststelling gekomen is dat het hem onmogelijk is te beslissen en een dossier aan het beheerscomité heeft teruggestuurd.

De voorzitter is de woordvoerder van het beheerscomité.

Artikel 2.Vergaderingen van het beheerscomité - periodiciteit - buitengewone zittingen.

Het beheerscomité vergadert in principe om de vier weken en bepaalt voor elk jaar de datum en het uur van de gewone zittingen.

Buitengewone zittingen kunnen bij wijze van uitzondering bijeengeroepen worden als de voorzitter het nodig acht of op verzoek van : 1. de vice-voorzitter;2. minstens twee leden;3. de algemeen bestuurder;4. de Minister die voor beroepsopleiding bevoegd is;5. een commissaris van de Waalse Regering. In dat geval worden de verzoeken tot oproeping schriftelijk aan de voorzitter gericht of tijdens een vergadering van het beheerscomité ingediend. Zij vermelden de punten waarvan de inschrijving op de agenda gevraagd wordt.

Onverminderd de toepassing van artikel 8, § 2, tweede lid, b), van dit reglement, bepaalt de voorzitter, na advies van de algemeen bestuurder, het uur en de datum van de buitengewone zitting binnen vijftien kalenderdagen na de aanvraag, tenzij de aanvrager(s) met een latere datum instemt (instemmen).

Als de Waalse Regering krachtens artikel 5, § 2, tweede lid, van het decreet het beheerscomité om advies verzoekt binnen een termijn die niet overeenstemt met de kalender van zijn zittingen, roept de voorzitter een buitengewone zitting van het beheerscomité bijeen.

Artikel 3 - Afwezigheid of verhindering van de voorzitter.

Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter worden de bevoegdheden die hem krachtens dit reglement worden toegewezen, door de ondervoorzitter uitgeoefend.

Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter en de ondervoorzitter worden de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden uitgeoefend door de oudste bestuurder in functie.

Artikel 4 - Gewone en plaatsvervangende van het beheerscomité Het als plaatsvervangend lid aangewezen lid van het beheerscomité vervangt het gewoon lid op de vergaderingen van het beheerscomité of op de vergaderingen van de werkgroepen en de beperkte commissies als het gewoon lid verhinderd is.

Het gewoon lid verwittigt het plaatsvervangend lid.

Artikel 5.Agenda van de vergaderingen.

De agenda van de vergaderingen van het beheerscomité wordt opgemaakt door de algemeen bestuurder, die hem voor de verzending van de oproeping voor een vergadering ter goedkeuring aan de voorzitter overmaakt.

Het lid dat een punt wenst toe te voegen op de agenda van een gewone zitting moet zijn aanvraag schriftelijk (per post, fax of e-mail) bij de voorzitter indienen, tenzij hij ze tijdens de zitting van het beheerscomité formuleert.

De voorzitter legt de datum van de zitting vast op de agenda waarvan dat punt opgenomen wordt.

Dat punt wordt op de agenda van de volgende vergadering opgenomen als de voorzitter, een commissaris of minstens twee leden die wens uitdrukken tijdens de zitting van het beheerscomité.

Als het beheerscomité beslist een punt te verdagen, bepaalt het gelijktijdig de datum van de vergadering waarnaar dat punt verschoven wordt.

Artikel 6.Plaats van de vergaderingen.

Het beheerscomité vergadert op de hoofdzetel van het « IFAPME ». In uitzonderlijke gevallen vergadert het op een andere plaats.

Artikel 7.Oproepingen - Agenda.

De oproepingen voor de vergaderingen worden ondertekend door de algemeen bestuurder. Zij vermelden de agenda van de zitting, de plaats en het tijdstip van de vergadering.

Ze worden minstens tien kalenderdagen vóór de datum van de zitting verstuurd.

In geval van dringende noodzakelijkheid of van functionele noodzaak, vastgesteld door de algemeen bestuurder voorzitter na advies van de voorzitter, moeten de oproepingen uiterlijk 48 uur vóór de vastgestelde zittingsdag bij de leden toekomen.

Na goedkeuring door de voorzitter en voor zover de termijn bedoeld in het vorige lid nageleefd wordt, mogen bijkomende punten op de agenda geplaatst worden.

De oproepingen worden per e-mail zowel naar de gewone als naar de plaatsvervangende leden verstuurd, tenzij een lid verzoekt om een verzending per post.

Tenzij de voorzitter daar anders over beslist, maken de punten waarover het beheerscomité moet beraadslagen het voorwerp uit van een nota die door de algemeen bestuurder wordt opgesteld. Die stukken worden genummerd en bij de oproeping gevoegd. Als dat niet mogelijk is, meldt de agenda dat het document zal volgen. Uiterlijk 48 uren voor de datum van de vergadering moet meegedeeld worden of het om een beslissingspunt gaat.

Als de documenten tijdens de zitting overgelegd worden, kan het punt waarop ze betrekking hebben op verzoek van een bestuurder verdaagd worden.

De nota's aan het beheerscomité worden opgesteld met het oog op een beslissing of op informatieverstrekking.

Alleen de agendapunten worden besproken. Het beheerscomité kan evenwel beslissen elk ander punt te bespreken dat niet op de agenda staat.

Artikel 8.Aanwezigheidsquorum. § 1. Het beheerscomité beraadslaagt slechts op geldige wijze als minstens de helft van de stemgerechtigde leden en minstens twee vertegenwoordigers van elke representatieve groep aanwezig zijn.

Stemmen bij volmacht is uitgesloten. § 2. Indien het quorum bedoeld in § 1 niet bereikt wordt, kan de voorzitter of, als hij afwezig is, de ondervoorzitter, of, als beide afwezig zijn, de oudste bestuurder in functie, na vaststelling, hetzij de zitting opheffen, hetzij beslissen dat het beheerscomité blijft zitting hebben en de agenda geheel of gedeeltelijk behandelt, evenwel zonder op geldige wijze te kunnen beraadslagen.

De voorzitter of, als hij afwezig is, de ondervoorzitter beslist dan : a) hetzij later gebruik te maken van een schriftelijke goedkeuringsprocedure per e-mail voor beslissingspunten die op de agenda staan. Die beslissing moet met redenen omkleed zijn.

In dat geval worden de beslissingsvoorstellen die in de presentatienota's zijn opgenomen of uit de debatten voortvloeien per e-mail ter goedkeuring aan alle bestuurders voorgelegd. De e-mail bevat ook een verslag over eventuele debatten.

De bestuurders moeten hun goedkeuring of afkeuring uitspreken binnen een termijn van zeven kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van verzending van de e-mail, en hun antwoord meedelen aan de voorzitter, de ondervoorzitter, de algemeen bestuurder en de secretaresse van het beheerscomité.

Als deze termijn niet in acht genomen wordt, wordt hun antwoord niet in aanmerking genomen bij de bepaling van het quorum bedoeld in § 1.

Het resultaat van die schriftelijke goedkeuringsprocedure wordt opgenomen in de notulen van de volgende gewone vergadering; b) hetzij de niet behandelde agendapunten te verschuiven naar een buitengewone vergadering belegd binnen een termijn van maximum tien kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de vergadering waarop het gebrek aan quorum wordt vastgesteld. De oproeping met vermelding van de betrokken agendapunten wordt aan alle bestuurders gestuurd en vermeldt uitdrukkelijk dat het Beheerscomité, ongeacht het aantal aanwezige bestuurders bij deze buitengewone vergadering, geldig zal beraadslagen over de betrokken agendapunten; c) hetzij de niet behandelde agendapunten naar de volgende gewone vergadering te verschuiven.

Artikel 9.Deontologische regels. § 1. De zittingen van het beheerscomité zijn niet openbaar.

De personen die de zittingen in welke hoedanigheid ook bijwonen, dienen het geheime karakter van de beraadslagingen en de stemmingen in acht te nemen.

De door het beheerscomité onderzochte stukken zijn strikt vertrouwelijk.

Overeenkomstig de verbintenis die ze zijn aangegaan door het handvest van de algemeen bestuurder te ondertekenen, komen de leden van het beheerscomité de geheimhoudingsplicht na in het kader van de uitoefening van hun mandaat; zij mogen zonder toestemming van het beheerscomité rechtstreeks noch onrechtstreeks gegevens verstrekken waarover ze beschikken vanwege hun functie binnen het beheerscomité.

Ze mogen geen ongepast gebruik maken van de informatie waarover ze vanwege hun functie beschikken, ongeacht het feit dat ze er al dan niet een persoonlijk voordeel uit trekken of dat het "IFAPME" al dan niet benadeeld wordt. Ze mogen, rechtstreeks noch onrechtstreeks, informatie verspreiden waarvan ze weten dat ze onjuist of bedrieglijk is. § 2. Onverminderd de toepassing van andere verboden die voortvloeien uit een wet, een decreet of een statutaire of reglementaire bepaling, onthoudt elk lid van het beheerscomité zich van deelname aan de bespreking en de stemming van een agendapunt zodra hij rechtstreeks of onrechtstreeks een persoonlijk belang heeft bij de besluitvorming.

Het lid moet zich terugtrekken wanneer dat punt besproken wordt en erover gestemd wordt. Er wordt evenwel rekening gehouden met zijn aanwezigheid wat betreft de toepassing van artikel 8, eerste lid, van dit reglement.

Art. 10.Modaliteiten betreffende het verloop van de vergaderingen. § 1er. De zittingen worden geopend, geschorst en gesloten door de voorzitter. § 2. Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter of de ondervoorzitter worden de zittingen van het beheerscomité voorgezeten door het oudste stemgerechtigde lid.

Het lid dat het voorzitterschap waarneemt, behoudt zijn stemrecht.

Er wordt rekening gehouden met zijn aanwezigheid wat betreft de toepassing van artikel 8, eerste lid, van dit reglement. § 3. De voorzitter leidt de debatten. Geen enkel lid mag het woord nemen zonder toestemming van de voorzitter.

Als de voorzitter de debatten over een punt gesloten verklaard heeft, formuleert hij het voorstel waarover het beheerscomité zich moet uitspreken.

Artikel 11.Besluitvormingsmodaliteiten.

Als de leden van het beheerscomité niet bij consensus kunnen beslissen, stemmen ze in principe bij handopsteken. De stemming is geheim op verzoek van een lid of in de gevallen waarin personen in opspraak komen.

Er wordt onmiddellijk gestemd nadat de voorzitter zijn voorstel heeft geformuleerd. Hij maakt het resultaat meteen bekend en laat het in de notulen acteren.

Art. 12.Besluitvormingsquorum. § 1. Elke beslissing van het comité wordt genomen bij meerderheid van stemmen van de stemgerechtigde leden. Om die meerderheid te berekenen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. De leden die zich onthouden worden evenwel als aanwezig zijnde beschouwd voor de toepassing van artikel 8, eerste lid, van dit reglement.

Bij staking van stemmen wordt het voorstel van beslissing naar de volgende zitting verdaagd.

De beslissing wordt tijdens dezelfde zitting genomen; bij gebreke daarvan wordt de verdaging met redenen omkleed of stelt de voorzitter vast dat het onmogelijk is een beslissing te nemen.

Artikel 13.Werkgroepen.

Onverminderd de rol die aan het bureau toegewezen wordt, kan het beheerscomité beperkte commissies of niet-bestendige werkgroepen oprichten met het oog op de voorbehandeling van bijzondere punten die onder zijn bevoegdheid vallen.

Die commissies of werkgroepen brengen verslag uit over de resultaten van hun werkzaamheden aan het beheerscomité, dat de resultaten in alle vrijheid evalueert.

De commissies of werkgroepen worden vrij samengesteld door het beheerscomité en kunnen een beroep doen op deskundigen.

De commissies of werkgroepen worden door de voorzitter voorgezeten of, op verzoek van de voorzitter, door een lid dat door het comité aangewezen wordt.

De voorzitter van de commissies of van de werkgroepen bepaalt de plaats, de datum en het uur van de vergadering na advies van de algemeen bestuurder.

De oproepingen worden door de algemeen bestuurder verzonden.

De bepalingen van artikel 10, § 1, en § 3, eerste lid, van dit huishoudelijk reglement zijn toepasselijk op de vergaderingen van de beperkte commissies en van de werkgroepen.

Artikel 14.Beroep op deskundigen. § 1. Het beheerscomité kan tijdens de zitting een beroep doen op deskundigen.

De personen die om advies verzocht worden, verlaten de zitting van het beheerscomité als de voorzitter hun aanwezigheid niet meer nodig acht. § 2. De algemeen bestuurder kan zich tijdens de debatten over een agendapunt laten bijstaan door personeelsleden van het « Institut ».

Die personeelsleden verlaten de zitting als hun aanwezigheid niet meer nodig is.

Artikel 15.Secretariaat van het beheerscomité - notulen.

Het secretariaat van het beheerscomité wordt waargenomen door een personeelslid van het « IFAPME » dat door de algemeen bestuurder aangewezen wordt.

De algemeen bestuurder kan ook een plaatsvervanger aanwijzen.

De secretaris maakt de notulen op en vermeldt de gegevens van het besluitvormingsproces, het resultaat van de eventuele stemmingen en de formele motivatie van de beslissingen.

De tekst van de notulen wordt aan de algemeen bestuurder voorgelegd en vervolgens ter goedkeuring op de agenda van de volgende zitting van het beheerscomité geplaatst.

De notulen gaan vergezeld van een tabel met de opvolging van de beslissingen.

Een beslissing van het beheerscomité is zonder goedkeuring van de notulen uitvoerbaar voorzover daarover uitdrukkelijk beraadslaagd wordt binnen de termijnen voor de indiening van beroepen van de Regeringscommissarissen.

De notulen worden door de voorzitter en de algemeen bestuurder ondertekend na goedkeuring van het beheerscomité. Ze worden bewaard in de archieven van het secretariaat van de algemene administratie, die voor eensluidend verklaarde afschriften of uittreksels aan belanghebbenden aflevert.

Op elke zitting ondertekenen de leden van het beheerscomité een door de voorzitter voor echt verklaarde aanwezigheidslijst.

Artikel 16.Delegaties van bevoegdheden verleend door het beheerscomité aan het bureau.

Krachtens artikel 10bis van het decreet en onverminderd andere delegaties die door het beheerscomité specifiek aan het bureau verleend worden en de delegaties die verleend worden door het beheerscomité aan de algemeen bestuurder : 1. inzake overheidsopdrachten : voor elke opdracht boven euro 85.000 €, exclusief btw, wordt het voorstel van keuze van de gunningswijze, van het bestek of van de daarmee gelijkgestelde stukken eerst ter goedkeuring aan het beheerscomité voorgelegd.

De algemeen bestuurder zorgt voor de opvolging van de procedure betreffende die opdrachten, met inbegrip van de toewijzing ervan. voor opdrachten van 85.000 € of minder, exclusief btw, is artikel 18, § 2, van het huishoudelijk reglement van het beheerscomité van toepassing; 2. inzake communicatie keurt het bureau het jaarlijkse communicatieplan van het « IFAPME » goed voordat het ter informatie aan het beheerscomité wordt gericht; 3. inzake menselijke hulpkrachten neemt het bureau de beslissingen en verricht het alle handelingen i.v.m. de indienstneming van personeel onder arbeidscontract vanaf rang A4; 4. inzake vorming neemt het bureau de beslissingen betreffende de organisatie van nieuwe opleidingen. Overeenkomstig artikel 1 van zijn huishoudelijk reglement neemt het beheerscomité de beslissingen in plaats van het bureau wanneer het bureau, na afloop van een bepaalde termijn, geen beslissing genomen heeft of tot de vaststelling gekomen is dat het hem onmogelijk is te beslissen en een dossier aan het beheerscomité heeft teruggestuurd.

Artikel 17.Bevoegdheden van de algemeen bestuurder - dagelijks beheer - delegaties van bevoegdheden. § 1. Overeenkomstig artikel 12, § 1, van het decreet, voert de algemeen bestuurder de beslissingen van het beheerscomité uit en brengt hij om de drie maanden verslag uit over hun uitvoering.

Hij vervult elke andere opdracht die hem door het beheerscomité gedelegeerd wordt, met name degene die krachtens artikel 18 van dit reglement gedelegeerd worden. § 2. Overeenkomstig artikel 12, §§ 1 en 2, van hetzelfde decreet, neemt de algemeen bestuurder het dagelijks beheer waar voor alle opdrachten die bij het decreet aan het « Institut » toevertrouwd worden.

Krachtens artikel 12, § 4, van het decreet is hij bevoegd om aan één of meer personeelsleden van het « Institut » een deel van de bevoegdheden over te dragen die hem krachtens voornoemd artikel 12 toegewezen worden, overeenkomstig de opdrachtbrief betreffende zijn mandaat, binnen de perken en onder de voorwaarden die hij bepaalt, met inbegrip van zijn bevoegdheid om het « Institut » voor de gewone of de administratieve rechtbanken te vertegenwoordigen.

De regels betreffende die delegaties van bevoegdheden of ondertekening worden omschreven in een huishoudelijk reglement dat door de algemeen bestuurder opgemaakt wordt. De algemeen bestuurder legt de tekst van het lopende reglement jaarlijks ter informatie aan het beheerscomité over.

De personen met gedelegeerde bevoegdheden brengen regelmatig verslag aan de algemeen bestuurder uit over de handelingen die in dat verband verricht worden. § 3. Overeenkomstig artikel 12, § 5, van het decreet, houdt de algemeen bestuurder de voorzitter van het beheerscomité op de hoogte van de handelingen verricht in het kader van het dagelijks beheer en geeft hij hem op zijn verzoek alle nodige uitleg. § 4. De algemeen bestuurder en de adjunct-algemeen bestuurder wonen de vergaderingen van het beheerscomité bij met raadgevende stem. § 5. De algemeen bestuurder is de verplichte gesprekspartner van de diensten van het « IFAPME » ten opzichte van het beheerscomité. § 6. De adjunct-algemeen bestuurder staat de algemeen bestuurder bij in de uitvoering van alle taken die hem toevertrouwd worden met inachtneming van de opdrachtbrief betreffende zijn mandaat.

Artikel 18.Delegaties van bevoegdheden verleend door het beheerscomité aan de algemeen bestuurder. § 1. Onverminderd de specifieke delegaties die door het beheerscomité verleend worden, verleent het de volgende bevoegdheden aan de algemeen bestuurder: § 2. Inzake overheidsopdrachten : voor elke opdracht van 85.000 € of minder, exclusief btw, worden het bijzonder bestek of de daarmee gelijkgestelde stukken binnen de perken van de beschikbare kredieten door de algemeen bestuurder vastgelegd en goedgekeurd. De algemeen bestuurder kiest de gunningswijze, start de procedure van de opdracht op, sluit de opdracht en verricht de uitvoeringshandelingen. § 3. Inzake menselijke hulpkrachten : - de algemeen bestuurder neemt de beslissingen en verricht alle handelingen i.v.m. de indienstneming van personeel onder arbeidscontract tot en met rang A5; - na overleg binnen het directiecomité neemt hij de beslissingen en verricht hij alle handelingen betreffende het ontslag van het contractuele personeel; - hij stemt in met de pensionering van het personeel. In geval van weigering, spreekt het beheerscomité zich definitief uit over de aanvraag. § 4. Inzake opleiding : de algemeen bestuurder beslist over technische wijzigingen van de bestaande opleidingen; de voorstellen van nieuwe opleidingen blijven onderworpen aan de goedkeuring van het bureau, overeenkomstig artikel 16, 4°. § 5. Inzake overeenkomsten : de algemeen bestuurder sluit overeenkomsten als het gaat om aanhangsels (of om een overeenkomst tot toepassing van een kaderovereenkomst) die praktische of technische modaliteiten bevatten voor de toepassing van bestaande overeenkomsten; als het gaat om dat type overeenkomst met de beroepssectoren, wordt deze delegatie toegepast voor zover de sociale partners hun toestemming hebben gegeven.

De algemeen bestuurder sluit ook huurovereenkomsten voor zover de desbetreffende financiële last door een opneming op de begroting van het « IFAPME » wordt gedekt. § 6. De algemeen bestuurder doet om de drie maanden verslag aan het beheerscomité over de uitgeoefende delegaties van bevoegdheden wanneer hij zijn driemaandelijks verslag over de uitvoering van de beslissingen van het beheerscomité overlegt.

In geval van ontslag verwittigt de algemeen bestuurder het beheerscomité op de vergadering die volgt op de verrichte handeling.

Bijlage 2 Huishoudelijk reglement van het bureau van het beheerscomité van het « Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises - IFAPME »

Artikel 1.Bevoegdheden van het bureau van het beheerscomité.

Overeenkomstig artikel 10bis, § 5, van het decreet van de Waalse Regering van 17 juli 2003 september 5 tot vaststelling van de datum van inwerkingstreding van het decreet van 17 juli 2003Relevante gevonden documenten type decreet prom. 17/07/2003 pub. 05/08/2003 numac 2003027695 bron ministerie van het waalse gewest Decreet houdende oprichting van een « Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et petites et moyennes entreprises » (1) sluiten tot oprichting van een "Institut wallon de formation en alternance et des indépendants et des petites et moyennes entreprises", hierna "het decreet", vervult het bureau van het beheerscomité met inachtneming van de beslissingen en keuzes van het beheerscomité de volgende opdrachten: 1° alle agendapunten voorbereiden die het voorwerp moeten uitmaken van een advies, een beslissing of informatieverstrekking aan het beheerscomité;2° de beslissingen nemen over de aangelegenheden die hem uitdrukkelijk worden overgedragen door het beheerscomité en waarvan de regels in dit huishoudelijk reglement vastliggen. De algemeen bestuurder en de adjunct-algemeen bestuurder wonen de vergaderingen van het bureau bij met raadgevende stem.

Artikel 2.Overdrachten van bevoegdheden door het beheerscomité.

Onverminderd andere specifieke overdrachten door het beheerscomité, oefent het bureau de bevoegdheden uit waarin het huishoudelijk reglement van het beheerscomité voorziet.

Artikel 3.Verslag aan het beheerscomité.

Het bureau doet om de drie maanden verslag aan het beheerscomité over de beslissingen die het genomen heeft in het kader van de toepassing van artikel 2 van dit reglement.

Artikel 4.Vergaderingen van het bureau - periodiciteit - buitengewone zittingen.

Het bureau van het beheerscomité vergadert in principe om de vier weken en bepaalt voor elk jaar de datum en het uur van de gewone zittingen, met inachtneming van de kalender van de vergaderingen van het beheerscomité.

Buitengewone zittingen kunnen bij wijze van uitzondering bijeengeroepen worden als de voorzitter het nodig acht of op verzoek van : 1. minstens twee leden van het bureau;2. de ondervoorzitter;3. de algemeen bestuurder;4. de Minister die voor beroepsopleiding bevoegd is;5. een commissaris van de Waalse Regering. In dat geval worden de verzoeken tot oproeping schriftelijk aan de voorzitter gericht of tijdens een vergadering van het bureau ingediend. Zij vermelden de punten waarvan de inschrijving op de agenda gevraagd wordt.

Na advies van de algemeen bestuurder bepaalt de voorzitter het uur en de datum van de buitengewone zitting binnen vijftien dagen na de aanvraag, tenzij de aanvrager(s) met een latere datum instemt (instemmen).

Artikel 5.Afwezigheid of verhindering van de voorzitter.

Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter worden de bevoegdheden die hem krachtens dit reglement worden toegewezen, door de ondervoorzitter uitgeoefend.

Bij afwezigheid van de voorzitter en de ondervoorzitter worden de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden uitgeoefend door de oudste bestuurder in functie.

Artikel 6.Agenda van de vergaderingen.

De agenda van de vergaderingen van het bureau wordt opgemaakt door de algemeen bestuurder, die hem voor de verzending van de oproeping voor een vergadering ter goedkeuring aan de voorzitter overmaakt.

Het lid dat een punt wenst toe te voegen op de agenda van een gewone zitting moet zijn aanvraag schriftelijk (per post, fax of e-mail) bij de voorzitter indienen, tenzij hij ze tijdens de zitting van het beheerscomité formuleert.

De voorzitter legt de datum van de zitting vast op de agenda waarvan dat punt opgenomen wordt.

Dat punt wordt op de agenda van de volgende vergadering opgenomen als de voorzitter, een commissaris of minstens twee leden die wens uitdrukken tijdens de zitting van het beheerscomité.

Als het bureau beslist een punt te verdagen, bepaalt het gelijktijdig de datum van de vergadering waarnaar dat punt verschoven wordt.

Artikel 7.Plaats van de vergaderingen.

Het bureau vergadert op de hoofdzetel van het « IFAPME ».

In uitzonderlijke gevallen vergadert het op een andere plaats.

Artikel 8.Oproepingen.

De oproepingen voor de vergaderingen worden ondertekend door de algemeen bestuurder. Zij vermelden de agenda van de zitting, de plaats en het tijdstip van de vergadering.

Ze worden minstens tien kalenderdagen vóór de datum van de zitting verstuurd.

In geval van dringende noodzakelijkheid, vastgesteld door de algemeen bestuurder na advies van de voorzitter, moeten ze uiterlijk 48 uren vóór de vastgestelde zittingsdag bij de leden toekomen.

Na goedkeuring door de voorzitter en voor zover de termijn bedoeld in het vorige lid nageleefd wordt, mogen op verzoek van de algemeen bestuurder bijkomende punten op de agenda geplaatst worden.

De oproepingen worden per e-mail aan de leden gericht, tenzij een lid verzoekt om een verzending per post.

Tenzij de voorzitter daar anders over beslist, maken de punten waarover het bureau moet beraadslagen het voorwerp uit van een nota die door de algemeen bestuurder wordt opgemaakt. Die stukken worden genummerd en bij de oproeping gevoegd. Als dat niet mogelijk is, meldt de agenda dat het document zal volgen. Uiterlijk 48 uren voor de datum van de vergadering moet meegedeeld worden of het om een beslissingspunt gaat.

Als de documenten tijdens de zitting overgelegd worden, kan het punt waarop ze betrekking hebben op verzoek van een bestuurder verdaagd worden.

De nota's aan het beheerscomité worden opgesteld met het oog op een beslissing of op informatieverstrekking.

Alleen de agendapunten worden besproken. Het beheerscomité kan evenwel beslissen elk punt dat niet op de agenda staat ter informatie te bespreken.

Artikel 9.Aanwezigheidsquorum. § 1. Het bureau beraadslaagt slechts op geldige wijze over de agendapunten waarover beslist moet worden als minstens de helft van de stemgerechtigde leden en minstens twee vertegenwoordigers van elke representatieve groep aanwezig zijn. Stemmen bij volmacht is uitgesloten. § 2. Indien het quorum bedoeld in § 1 niet bereikt wordt, kan de voorzitter of, als hij afwezig is, de ondervoorzitter, of, als beide afwezig zijn, de oudste bestuurder in functie, na vaststelling, hetzij de zitting opheffen, hetzij beslissen dat het bureau blijft zitting hebben en de agenda geheel of gedeeltelijk behandelt, evenwel zonder op geldige wijze te kunnen beraadslagen.

De voorzitter of, als hij afwezig is, de ondervoorzitter beslist dan : a) hetzij gebruik te maken van een schriftelijke goedkeuringsprocedure per e-mail voor beslissingspunten die op de agenda staan. Die beslissing moet met redenen omkleed zijn.

In dit geval worden de voorstellen van beslissing die in de voorstellingsnota's zijn opgenomen of uit de debatten voortvloeien, per e-mail ter goedkeuring aan alle leden van het bureau voorgelegd.

De e-mail bevat ook een verslag over eventuele debatten.

De leden van het bureau moeten hun goedkeuring of afkeuring uitspreken binnen een termijn van zeven kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van verzending van de e-mail, en hun antwoord meedelen aan de voorzitter, de ondervoorzitter, de algemeen bestuurder en de secretaresse van het beheerscomité.

Als die termijn niet in acht genomen wordt, wordt hun antwoord niet in aanmerking genomen bij de bepaling van het quorum bedoeld in § 1.

Het resultaat van die schriftelijke goedkeuringsprocedure wordt opgenomen in de notulen van de volgende gewone vergadering; b) hetzij de niet behandelde agendapunten te verschuiven naar een buitengewone vergadering belegd binnen een termijn van maximum tien kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de vergadering waarop het gebrek aan quorum wordt vastgesteld. De oproeping met melding van de betrokken agendapunten wordt aan alle leden van het bureau gestuurd en vermeldt uitdrukkelijk dat het bureau tijdens die buitengewone zitting geldig zal beraadslagen over de betrokken agendapunten, ongeacht het aantal aanwezige bestuurders; c) hetzij de niet behandelde agendapunten naar de volgende gewone vergadering te verschuiven.

Artikel 10.Deontologische regels. § 1. De zittingen van het bureau zijn niet openbaar.

De personen die de zittingen in welke hoedanigheid ook bijwonen, dienen het geheime karakter van de beraadslagingen en de stemmingen in acht te nemen.

De door het bureau onderzochte stukken zijn strikt vertrouwelijk.

Overeenkomstig de verbintenis die ze zijn aangegaan door het handvest van de algemeen bestuurder te ondertekenen, komen de leden van het bureau de geheimhoudingsplicht na in het kader van de uitoefening van hun mandaat.

Ze mogen zonder toestemming van de voorzitter van het bureau rechtstreeks noch onrechtstreeks gegevens verstrekken waarover ze beschikken vanwege hun functie binnen het beheerscomité.

Ze mogen geen ongepast gebruik maken van de informatie waarover ze vanwege hun functie beschikken, ongeacht het feit dat ze er al dan niet een persoonlijk voordeel uit trekken of dat het "IFAPME" al dan niet benadeeld wordt. Ze mogen, rechtstreeks noch onrechtstreeks, informatie verspreiden waarvan ze weten dat ze onjuist of bedrieglijk is. § 2. Onverminderd de toepassing van andere verboden die voortvloeien uit een wet, een decreet of een statutaire of reglementaire bepaling, onthoudt elk lid van het bureau zich van deelname aan de bespreking en de stemming van een agendapunt zodra hij rechtstreeks of onrechtstreeks een persoonlijk belang heeft bij de besluitvorming.

Het lid moet zich terugtrekken wanneer dat punt besproken wordt en erover gestemd wordt. Er wordt evenwel rekening gehouden met zijn aanwezigheid wat betreft de toepassing van artikel 9, § 1, van dit reglement.

Art. 11.Modaliteiten betreffende het verloop van de vergaderingen. § 1. De zittingen worden geopend, geschorst en gesloten door de voorzitter. § 2. Bij afwezigheid of verhindering van de voorzitter of de ondervoorzitter worden de zittingen van het bureau voorgezeten door het oudste stemgerechtigde lid.

Er wordt rekening gehouden met zijn aanwezigheid wat betreft de toepassing van artikel 9, § 1, van dit reglement. § 3. De voorzitter leidt de debatten. Geen enkel lid mag het woord nemen zonder toestemming van de voorzitter.

Als de voorzitter de debatten over een punt gesloten verklaard heeft, formuleert hij het voorstel waarover het bureau zich moet uitspreken.

Artikel 12.Besluitvormingsmodaliteiten.

Als de leden van het bureau niet bij consensus kunnen beslissen, stemmen ze in principe bij handopsteken. De stemming is geheim op verzoek van een lid of in de gevallen waarin personen in opspraak komen.

Er wordt onmiddellijk gestemd nadat de voorzitter zijn voorstel heeft geformuleerd. Hij maakt het resultaat meteen bekend en laat het in de notulen acteren.

Artikel 13.Besluitvormingsquorum. § 1. Elke beslissing van het bureau wordt genomen bij meerderheid van stemmen van de stemgerechtigde leden. Om die meerderheid te berekenen worden de onthoudingen niet in aanmerking genomen. De leden die zich onthouden worden evenwel als aanwezig zijnde beschouwd voor de toepassing van artikel 9, § 1, van dit reglement.

Bij staking van stemmen wordt het voorstel van beslissing naar de volgende zitting verdaagd.

De beslissing wordt tijdens dezelfde zitting genomen; bij gebreke daarvan wordt de verdaging met redenen omkleed of stelt de voorzitter vast dat het onmogelijk is een beslissing te nemen.

Artikel 14.Werkgroepen.

Het bureau kan beperkte commissies of niet-bestendige werkgroepen oprichten met het oog op de voorbehandeling van bijzondere punten die onder zijn bevoegdheid vallen.

Die commissies of werkgroepen brengen verslag uit over de resultaten van hun werkzaamheden aan het bureau, dat de resultaten in alle vrijheid evalueert.

De commissies of werkgroepen worden vrij samengesteld door het bureau en kunnen een beroep doen op deskundigen.

De commissies of werkgroepen worden door de voorzitter voorgezeten of, op verzoek van de voorzitter, door een lid dat door het comité aangewezen wordt.

De voorzitter van de commissies of van de werkgroepen bepaalt de plaats, de datum en het uur van de vergadering na advies van de algemeen bestuurder.

De oproepingen worden door de algemeen bestuurder verzonden.

De bepalingen van artikel 11, § 1, en § 3, eerste lid, van dit huishoudelijk reglement zijn toepasselijk op de vergaderingen van de beperkte commissies en van de werkgroepen.

Artikel 15.Beroep op deskundigen. § 1. Het bureau kan tijdens de zitting een beroep doen op deskundigen.

De personen die om advies verzocht worden, verlaten de zitting van het beheerscomité als de voorzitter hun aanwezigheid niet meer nodig acht. § 2. De algemeen bestuurder kan zich tijdens de debatten over een agendapunt laten bijstaan door personeelsleden van het « Institut ».

Die personeelsleden verlaten de zitting als hun aanwezigheid niet meer nodig is.

Artikel 16.Secretariaat van het bureau - notulen.

Het secretariaat van het bureau wordt waargenomen door het secretariaat van het beheerscomité.

Het secretariaat maakt de notulen op en vermeldt de gegevens van het besluitvormingsproces, het resultaat van de eventuele stemmingen en de formele motivatie van de beslissingen.

De tekst van de notulen wordt aan de algemeen bestuurder voorgelegd en vervolgens ter goedkeuring op de agenda van de volgende zitting van het bureau geplaatst.

De notulen gaan vergezeld van een tabel met de opvolging van de beslissingen.

Een beslissing van het bureau is zonder goedkeuring van de notulen uitvoerbaar voorzover daarover uitdrukkelijk beraadslaagd wordt binnen de termijnen voor de indiening van de beroepen van de Regeringscommissarissen.

De notulen worden door de voorzitter en de algemeen bestuurder ondertekend na goedkeuring door het bureau. Ze worden bewaard in de archieven van het secretariaat van het algemeen bestuur, dat voor eensluidend verklaarde afschriften of uittreksels aan belanghebbenden aflevert.

Op elke zitting ondertekenen de leden van het bureau een door de voorzitter voor echt verklaarde aanwezigheidslijst.