7 NOVEMBER 2002. - Besluit van de Waalse Regering tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten

De Waalse Regering, Gelet op het besluit van de Waalse Regering van 9 juli 1998 tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten, inzonderheid op artikel 8;

Gelet op de beraadslaging van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten van 19 september 2002;

Op de voordracht van de Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Het bijgaande huishoudelijk reglement van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten is goedgekeurd door de Waalse Regering.

Art. 2.De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Namen, 7 november 2002.

De Minister-President, J.-Cl. VAN CAUWENBERGHE De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ch. MICHEL

BIJLAGE HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE COMMISSIE VOOR INZAGE VAN BESTUURSDOCUMENTEN HOOFDSTUK I. - Adviesaanvragen

Artikel 1.Zodra een adviesaanvraag ontvangen is, vermeldt de secretaris hierop de datum van ontvangst. Hij stuurt de aanvrager ook een ontvangstbewijs op.

Art. 2.De secretaris deelt de voorzitter onmiddellijk mede dat de adviesaanvragen ontvangen zijn.

Art. 3.De secretaris houdt een register waarin de adviesaanvragen in volgorde van datum van ontvangst opgenomen worden. Naast iedere vermelding geeft hij het uitgebrachte advies en de datum ervan op. HOOFDSTUK II. - Verdeling en voorbereiding van de dossiers

Art. 4.Zodra een adviesaanvraag ontvangen is, wordt ze door de secretaris aan alle gewone en plaatsvervangende leden overgemaakt. De secretaris wijst het lid aan dat voor de voorbereiding van het dossier zal zorgen en een project van advies zal opstellen. Hij stelt een datum vast om het dossier binnen de Commissie te bespreken.

Art. 5.Wanneer de secretaris een voor de behandeling van het dossier nuttig document ontvangt, stelt hij het lid belast met de voorbereiding van het dossier zo spoedig mogelijk in kennis hiervan. HOOFDSTUK III. - Oproepingen

Art. 6.Oproepingen voor de vergaderingen worden minstens vijf dagen vóór de datum van de vergadering bij gewoon schrijven opgestuurd naar alle gewone en plaatsvervangende leden.

Art. 7.Op de oproeping worden de verschillende agendapunten vermeld.

Een afschrift van de adviesaanvragen en eventuele documenten, bedoeld in artikel 5, worden bij de oproeping gevoegd. De oproeping wordt door de secretaris ondertekend.

Art. 8.Het gewoon lid dat verhinderd is, brengt zijn plaatsvervanger hiervan op de hoogte en deelt het de secretaris mede. HOOFDSTUK IV. - Vergaderingen

Art. 9.De voorzitter opent en sluit de vergaderingen van de Commissie. Hij beslist over de volgorde van de te behandelen aangelegenheden. Hij ziet het aanwezigheidsquorum na, zoals vereist in artikel 10 van het besluit van de Waalse Regering van 9 juli 1998 tot bepaling van de samenstelling en de werking van de Commissie.

Art. 10.De gewone leden, het of de plaatsvervangend(e) leden dat/die één of verscheidene verhinderde gewone leden vervangen, alsmede de plaatsvervangende leden die het wensen, wonen de vergaderingen bij. De aanwezigheid van deze laatste leden komt evenwel niet aanmerking voor de berekening van het aanwezigheidsquorum. De op vrijwillige basis aanwezige leden zijn niet stemgerechtigd.

Art. 11.De secretaris houdt een presentielijst bij. Hij maakt de notulen van de vergaderingen op en tekent ze samen met de voorzitter.

Hij deelt ze ook aan de leden mede. HOOFDSTUK V. - Diversen

Art. 12.Wanneer de Commissie een advies wenst uit te brengen of een voorstel wenst te doen overeenkomstig artikel 8, § 4, van het decreet van 30 maart 1995 betreffende de openbaarheid van bestuur, wordt dit tijdens één of verschillende specifiek daartoe gehouden vergaderingen en op verslag van één van haar leden door haar besproken.

Art. 13.De secretaris zorgt voor de bekendmaking van de door de Commissie uitgebrachte adviezen.

Art. 14.De secretaris zorgt voor het behoud van de documenten en archiefstukken van de Commissie die door de leden geraadpleegd kunnen worden.

Namen, 19 september 2002.

Gezien om te worden gevoegd bij het besluit van de Waalse Regering van 7 november 2002 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Commissie voor inzage van bestuursdocumenten;

Namen, 7 november 2002.

De Minister-President, J.-Cl. VAN CAUWENBERGHE De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, Ch. MICHEL