23 JULI 1998. - Besluit van de Vlaamse regering tot regeling van de procedure voor en de voorwaarden van betoelaging van internationale samenwerkingsprojecten op het gebied van hoger onderwijs

De Vlaamse regering, Gelet op de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, inzonderheid op artikel 12, derde lid;

Gelet op het decreet van 19 december 1997 houdende de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 1998;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister bevoegd voor begroting, gegeven op 22 juni 1998;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Onderwijs en Ambtenarenzaken;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Binnen de daartoe jaarlijks op de begroting uitgetrokken kredieten kunnen, onder de hierna volgende voorwaarden, internationale samenwerkingsprojecten op het gebied van hoger onderwijs worden betoelaagd.

Art. 2.Voor de toepassing van dit besluit dient te worden verstaan onder : 1° minister : de Vlaamse minister bevoegd voor het onderwijs;2° secretaris-generaal : de secretaris-generaal van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap of de door hem aangewezen ambtenaar;3° internationale samenwerkingsprojecten : de projecten die in het kader van de prioriteiten van de partnerlanden op het vlak van onderwijsbeleid en de onderwijspraktijk door universiteiten worden opgezet met de bedoeling het onderwijsbeleid te helpen ontwikkelen, de onderwijskundige expertise aan onderwijsinstellingen te optimaliseren en/of innovatieprocessen in partnerinstellingen te ondersteunen;4° universiteiten : de universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap;5° hogescholen : de hogescholen zoals bedoeld in artikel 2 van het decreet van 13 juli 1994 betreffende de hogescholen in de Vlaamse Gemeenschap;6° partnerland : het land waar de universiteiten en/of de hogescholen gelokaliseerd zijn, die betrokken zijn bij internationale samenwerkingsprojecten die worden uitgewerkt;7° de commissie : de op kracht van dit besluit ingestelde commissie die de door de universiteiten ingediende projectaanvragen moet beoordelen en daaromtrent een advies moet uitbrengen aan de minister;8° promotor : een lid van het zelfstandig academisch personeel van de betrokken instelling(en);9° penvoerende promotor : de promotor die de pen voert voor de projectaanvraag voor de penvoerende universiteit;10° administratie : de administratie van het departement Onderwijs van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap dat met de uitvoering van dit besluit belast is. HOOFDSTUK II. - Bepaling van de prioriteiten voor de internationale samenwerkingsprojecten

Art. 3.§ 1. De minister bepaalt in overleg met de Vlaamse minister bevoegd voor het buitenlands beleid de landen waaraan prioriteit wordt verleend voor het uitvoeren van internationale samenwerkingsprojecten. § 2. De minister bepaalt op grond van bij de bevoegde overheden in de prioritaire landen ingewonnen inlichtingen betreffende de prioriteiten op het vlak van onderwijsbeleid en de onderwijspraktijk, jaarlijks de prioritaire thema's voor elk van de prioritaire landen. § 3. Jaarlijks kan maximaal 10 % van het totale krediet worden besteed aan internationale samenwerkingsprojecten met landen die niet tot de beleidsprioriteiten behoren. De minister bepaalt jaarlijks een aantal thema's waarop de samenwerking met deze landen prioritair moet betrekking hebben. HOOFDSTUK III. - Oproep tot het indienen en de selectie van internationale samenwerkingsprojecten

Art. 4.De minister schrijft jaarlijks, uiterlijk op 1 augustus, een oproep tot projectvoorstellen uit, met vermelding van de prioritaire landen en thema's, en deelt deze oproep mee aan de universiteiten. De oproep vermeldt de vormelijke en inhoudelijke vereisten waaraan de projectvoorstellen, ingediend in het kader van de begroting van het daaropvolgende jaar, moeten voldoen.

Art. 5.De universiteiten kunnen binnen 60 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de oproep, projectvoorstellen indienen bij het departement Onderwijs om een toelage te bekomen in het kader van de begroting van het daaropvolgende jaar.

Indien het projectvoorstel uitgaat van een samenwerkingsverband tussen verschillende universiteiten of tussen een of meerdere universiteiten en een of meerdere hogescholen, dan duiden de bij het samenwerkingsverband betrokken partners een penvoerende universiteit aan die het projectvoorstel indient en instaat voor de coördinatie van het internationaal samenwerkingsproject. De penvoerende universiteit, vertegenwoordigd door de penvoerende promotor, treedt op namens het samenwerkingsverband tegenover de Vlaamse Gemeenschap.

Art. 6.De projectvoorstellen die, gelet op de artikelen 3 en 4, op geen enkele wijze betrekking hebben op de prioritaire thema's, onvolledig zijn of niet conform de administratieve richtlijnen werden opgesteld, zijn onontvankelijk.

Art. 7.§ 1. De projectvoorstellen kunnen betrekking hebben op : 1° een uitgewerkt project;2° een prospectie- of een haalbaarheidsbezoek. § 2. Elk projectvoorstel moet, bij een haalbaarheidsstudie of een eerste aanvraag, vergezeld zijn van een letter of intent, die ondertekend is door de partners van het betrokken land. Bij een aanvraag tot verlenging is een letter of endorsement vereist, waaruit blijkt dat de buitenlandse partner(s) wel degelijk betrokken is/zijn bij en een rol speelt/spelen in het (wetenschappelijk/intellectueel) beheer van het project en zal overgaan tot de implementatie van de resultaten.

Art. 8.De projectvoorstellen worden beoordeeld op de volgende criteria : 1° de mate van betrokkenheid op het onderwijsbeleid en de onderwijspraktijk van het partnerland;2° de mate van aansluiting op de prioritaire thema's zoals bepaald in artikel 3;3° het multiplicator-effect;4° de co-financiering vanwege andere publieke instanties, in het bijzonder inter- of multinationale organisaties;5° de institutionele betrokkenheid van de partnerinstellingen;6° de expertise van het projectteam op het vlak van internationale samenwerking en het onderwijskundig doel van het internationaal samenwerkingsproject;7° de mate waarin de opvolging en disseminatie in het partnerland na afloop van het internationaal samenwerkingsproject kan worden gegarandeerd;8° de adequaatheid van het krediet en van de planning van het internationaal samenwerkingsproject.

Art. 9.Voor de beoordeling van de projectvoorstellen wordt een commissie internationale samenwerking opgericht. Deze commissie stelt een huishoudelijk reglement op. Zij wordt paritair samengesteld. Zij bestaat voor de helft uit universitaire deskundigen, aangeduid op advies van de Vlaamse Interuniversitaire Raad en voor de andere helft uit deskundigen die niet aan een Vlaamse universiteit verbonden zijn en uit ambtenaren werkzaam op het vlak van de internationale samenwerking, waaronder één ambtenaar van de administratie Buitenlands Beleid van het ministerie van de Vlaamse gemeenschap, aangeduid op voorstel van de secretaris-generaal. De minister duidt de leden en de voorzitter van de commissie aan.

Art. 10.§ 1. De commissie onderzoekt de projectvoorstellen en beoordeelt ze op basis van de criteria bepaald in artikel 8. De commissie verstrekt de minister binnen 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de vergadering van de commissie, een gemotiveerde rangschikking van de ingediende voorstellen van internationale samenwerkingsprojecten. § 2. De commissie kan uitzonderlijk - indien ze het nodig acht - de promotoren vragen binnen 21 kalenderdagen, te rekenen vanaf de datum van de vergadering van de commissie, een herwerkt voorstel zowel qua budget als qua planning in te dienen, dat aan de minister wordt voorgelegd samen met de gemotiveerde rangschikking.

Art. 11.Op basis van het advies van de commissie en binnen het beschikbare krediet stelt de minister een gemotiveerde lijst van projectvoorstellen op, die voor betoelaging in aanmerking komen. Hij legt deze lijst ter goedkeuring voor aan de Vlaamse regering. De minister legt op basis van het advies van de commissie aan de Vlaamse regering tevens een reservelijst van internationale samenwerkingsprojecten ter goedkeuring voor. Deze projecten kunnen in dalende orde van prioriteit voor betoelaging in aanmerking komen, voor zover niet alle kredieten door de goedgekeurde internationale samenwerkingsprojecten worden aangewend. Bij ontstentenis van een tijdig advies kan de minister zelf een gemotiveerd voorstel en een reservelijst aan de Vlaamse regering voorleggen.

Art. 12.Voor elk goedgekeurd projectvoorstel wordt een overeenkomst gesloten tussen de Vlaamse regering vertegenwoordigd door de minister en de rector en de promotor van de penvoerende universiteit die instaat voor de coördinatie van het internationaal samenwer-kingsproject. De modeltekst van deze overeenkomst gaat als bijlage bij dit besluit.

Art. 13.De minister kan jaarlijks maximaal 5 % van het totale krediet voorbehouden voor internationale samenwerkingsprojecten, die hij op zijn initiatief laat uitvoeren. Wanneer dit krediet vóór 1 oktober niet volledig is opgebruikt, wordt het toegewezen aan internationale samenwerkingsprojecten van de reservelijst, zoals bedoeld in artikel 11. HOOFDSTUK IV. - Financiering

Art. 14.De internationale samenwerkingsprojecten kunnen voor maximaal 21 maanden worden betoelaagd voor zover de toelageperiode de 10 maanden volgend op het begrotingsjaar waarop het internationaal samenwerkingsproject werd goedgekeurd, niet overschrijdt.

Art. 15.De vereffening van de toelage die ieder begrotingsjaar voor de internationale samenwerkingsprojecten wordt verleend, gebeurt in drie keer. Een eerste deel ten belope van 60 % van de toelage wordt vereffend na de ondertekening van de overeenkomst door beide partijen.

Het tweede deel ten belope van 30 % wordt vereffend nadat de helft van de toelageperiode is verstreken. Het saldo van 10 % wordt betaald na afloop van de toelageperiode en na verantwoording van de uitgaven en na goedkeuring van het eindrapport.

De verdere modaliteiten van de vereffening maken deel uit van de overeenkomst bedoeld in artikel 12. HOOFDSTUK V. - Voortgangsbewaking en rapportering

Art. 16.Binnen 14 kalenderdagen na het einde van het internationaal samenwerkingsproject moet de promotor een eindrapport indienen bij de administratie.

Art. 17.Het eindrapport moet verslag uitbrengen van de werkzaamheden die in het kader van het internationaal samenwerkingsproject werden uitgevoerd en van de resultaten die werden bereikt met aanduiding van de mogelijkheden tot verdere continuïteit en van de vooruitzichten op implementatie van de resultaten. HOOFDSTUK VI. - Opheffingsbepalingen

Art. 18.Het besluit van de Vlaamse regering van 11 september 1996 tot regeling van de procedure voor en de voorwaarden van betoelaging van internationale samenwerkingsprojecten op het gebied van hoger onderwijs, gewijzigd bij het besluit van de Vlaamse regering van 17 februari 1998, wordt opgeheven. HOOFDSTUK VII. - Slotbepalingen

Art. 19.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 juli 1998.

Art. 20.De Vlaamse minister bevoegd voor het onderwijs is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 23 juli 1998.

De minister-president van de Vlaamse regering, L. VAN DEN BRANDE De Vlaamse minister van Onderwijs en Ambtenarenzaken, L. VAN DEN BOSSCHE

Bijlage Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Departement Onderwijs Internationale samenwerkingsprojecten In uitvoering van de bepalingen van het besluit van de Vlaamse regering van 23 juli 1998 tot regeling van de procedure voor en de voorwaarden van betoelaging van internationale samenwerkingsprojecten op het gebied van hoger onderwijs wordt tussen De Vlaamse regering, vertegenwoordigd door de Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, hierna "de minister" genoemd, enerzijds, en De Universiteit vertegenwoordigd door Prof Dr...., Rector, hierna "de (penvoerende) universiteit" genoemd, en.. hierna"de (penvoerende) promotor" genoemd, anderzijds, het volgende overeengekomen.

Artikel 1.- Voorwerp De Vlaamse Gemeenschap kent de (penvoerende) universiteit een toelage toe met het oog op de verwezenlijking van een internationaal samenwerkingsproject over het volgende onderwerp : "... » .

Het internationaal samenwerkingsproject wordt nader omschreven in de bijlage bij deze overeenkomst. 1.2. Met een internationaal samenwerkingsproject wordt het project bedoeld dat een Vlaamse universiteit of een samenwerkingsverband van Vlaamse universiteiten of van een of meerdere universiteiten en een of meerdere hogescholen, uitwerkt met instellingen voor hoger onderwijs in een partnerland. Een internationaal samenwerkingsproject kadert in het onderwijsbeleid en de onderwijspraktijk en heeft tot doel het onderwijsbeleid te helpen ontwikkelen, de onderwijskundige expertise aan partner-instellingen voor hoger onderwijs te optimaliseren en/of innovatieprocessen in partnerinstellingen te ondersteunen. 1.3. Indien het internationaal samenwerkingsproject uitgaat van een samenwerkingsverband tussen verschillende universiteiten of tussen een of meerdere universiteiten en een of meerdere hogescholen, dan treedt de penvoerende universiteit, vertegenwoordigd door de penvoerende promotor, op namens het samenwerkingsverband tegenover de Vlaamse Gemeenschap

Art. 2.- Algemene voorwaarden De (penvoerende) universiteit en de (penvoerende) promotor verzekeren de dagelijkse leiding van het internationaal samenwerkingsproject en dragen er de verantwoordelijkheid voor. 2.2. Het internationaal samenwerkingsproject moet op zorgvuldige en continue wijze worden voortgezet tot het voltooid is.

Elke wijziging aan de doelstellingen van het internationaal samenwerkingsproject dient vooraf door de Vlaamse minister bevoegd voor het onderwijs te worden goedgekeurd 2.3. De betrokken instellingen stellen hun infrastructuur, het materiaal en het bevoegd personeel waarover zij beschikken ten dienste van de uitvoering van het internationaal samenwerkingsproject. 2.4. Daar de toegekende toelage uitsluitend wordt verleend voor de verwezenlijking van het internationaal samenwerkingsproject zoals bepaald in artikel 1, zijn de betrokken instellingen ertoe gehouden het alleen hieraan te besteden. Zodra de aanwending ervan niet meer met deze opdracht overeenkomt, wordt de uitbetaling van deze toelage onmiddellijk gestaakt en moeten de reeds uitgekeerde schijven worden terugbetaald aan de Vlaamse Gemeenschap.

Art. 3.- Financiering 3.1. De Vlaamse Gemeenschap kent de (penvoerende) universiteit een toelage toe van... Bfr. bestemd voor de financiering van het internationaal samenwerkingsproject bepaald in artikel 1. 3.2. Een internationaal sarnenwerkingsproject kan voor maximaal 21 maanden worden gefinancierd voor zover de toelageperiode de 10 maanden volgend op het begrotingsjaar waarop het internationaal samenwerkingsproject werd goedgekeurd, niet overschrijdt. 3.3. De toelage kan worden gebruikt voor drie uitgavencategorieën : personeelskosten, specifieke exploitatiekosten en apparatuurkosten. De toelage van elke categorie wordt als volgt bepaald : Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld 3.4. Kosten kunnen worden overgeheveld van de ene naar de andere uitgavencategorie op voorwaarde dat de doelstellingen van het internationaal samenwerkingsproject niet worden gewijzigd. Daarom moet de (penvoerende) promotor een gemotiveerde aanvraag indienen bij het departement Onderwijs, waarin wordt aangetoond dat de realisatie van de oorspronkelijke doelstellingen van het project door deze overheveling niet in gedrang komt. 3.5. De personeelskosten omvatten de geïndexeerde brutowedden, sociale werkgeversbijdragen, wettelijke verzekeringen alsmede elke andere wettelijke vergoeding of subsidie bij de wedde. Maximum één derde van de personeelskosten komt in aanmerking voor de aanstelling van personeel tewerkgesteld in de Vlaamse partnerinstellingen voor de ondersteuning van het project. 3.6. De specifieke exploitatiekosten omvatten de kosten voor het aankopen en aanmaken van documentatiemateriaal, de reis- en verblijfskosten verbonden aan het internationaal samenwerkingsproject, drukwerk, gewone onderhouds- en exploitatiekosten, de aanmaak en de productie van didactisch materiaal, de benodigdheden of het gewoon materiaal voor laboratorium of bureel, de publicatie van projectresultaten. 3.7. De apparatuurkosten dienen voor het bekostigen van de aankoop van technische of wetenschappelijke uitrusting die ter beschikking wordt gesteld van de universiteiten van het partnerland voor zover de relevantie en de noodzakelijkheid ervan in het kader van het internationaal samenwerkingsproject kan worden aangetoond. 3.8. De uitbetaling van de toelage gebeurt in drie keer.

Het eerste deel vertegenwoordigt 60 % van de toelage. Het wordt vereffend na de ondertekening van de overeenkomst door beide partijen.

Het tweede deel vertegenwoordigt 30 % van deze toelage. Het wordt vereffend nadat de helft van de toelageperiode is verstreken.

Het saldo vertegenwoordigt 10 % van de toelage. Het wordt betaald na afloop van de toelageperiode en na verantwoording van de uitgaven en na ontvangst van het eindrapport.

Art. 4.- Personeel 4.1. De (penvoerende) universiteit is alleen werkgever ten overstaan van het personeel dat zij aangeworven heeft zij beheert dit personeel onder haar eigen verantwoordelijkheid. 4.2. Het personeel dient aangeworven te worden overeenkomstig de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten. 4.3. De (penvoerende) promotor van het internationaal samenwerkingsproject kan ten aanzien van de Vlaamse Gemeenschap op geen enkele vergoeding aanspraak maken voor de prestaties die hij levert bij de uitvoering van het internationaal samenwerkingsprojet. 4.4. De (penvoerende) universiteit verstrekt de administratie alle administratieve inlichtingen betreffende het personeel dat aan het internationaal samenwerkingsproject meewerkt en ten laste van deze overeenkomst wordt bezoldigd.

Art. 5.- Eindrapport 5.1. De (penvoerende) promotor van het internationaal samenwerkingsproject dient binnen 14 kalenderdagen na het einde van het internationaal samenwerkingsproject een eindrapport af te leveren aan de administratie.

Met het "einde van het internationaal samenwerkingsproject" wordt bedoeld het einde van de totale periode waarvoor de werkingstoelage werd toegekend. 5.2. Het eindrapport moet verslag uitbrengen van de werkzaamheden die in het kader van het internationaal samenwerkingsproject werden uitgevoerd en van de resultaten die werden bereikt met aanduiding van de mogelijkheden tot verdere continuïteit en van de vooruitzichten op implementatie van de resultaten. 5.3. De administratie kan de (penvoerende) promotor verzoeken deel te nemen aan studiedagen met betrekking tot internationale samenwerking waarbij gerapporteerd wordt over de voortgang of resultaten van het internationaal samenwerkingsproject. 5.4. Het internationaal samenwerkingsproject wordt pas als afgerond beschouwd na goedkeuring van het eindrapport. De minister brengt de (penvoerende) promotor op de hoogte van de evaluatie van het eindrapport.

Art. 6.- Boekhouding 6.1. De (penvoerende) universiteit houdt een omstandige boekhouding bij van de aanwending van de toelage. In die boekhouding worden de uitgaven zoals die in de opgegeven begroting werden omschreven, bijgehouden. 6.2. Niet gebruikte toelagen moeten aan de Vlaamse Gemeenschap worden teruggestort. 6.3. De (penvoerende) promotor moet binnen 14 kalenderdagen na het einde van het internationaal samenwerkingsproject een financiële verantwoording indienen bij de administratie.

Art. 7.- Duur en einde van de overeenkomst 7.1. De overeenkomst treedt in werking op en eindigt op...

De overeenkomst kan worden geschorst mits akkoord tussen de minister en de (penvoerende) universiteit. 7.2. Deze overeenkomst wordt beëindigd indien het de (penvoerende) promotor onmogelijk wordt de leiding van het internationaal samenwerkingsproject verder waar te nemen, tenzij de partijen overeenkomen de werkzaamheden verder te zetten met een andere (penvoerende) promotor. In dit geval wordt een desbetreffend aanhangsel gevoegd bij deze overeenkomst. 7.3. De minister behoudt zich het recht voor een einde te stellen aan deze overeenkomst wanneer de erin opgesomde voorwaarden niet nageleefd worden. 7.4. De minister behoudt zich het recht voor een einde te stellen aan deze overeenkomst met inachtneming van een opzeggingstermijn van 3 maanden wanneer de Vlaamse regering beslist heeft om de samenwerking met een partnerland op te zeggen.

Art. 8.- Burgerlijke aansprakelijkheid De minister kan in geen enkel geval voor om het even welke schade aan personen of goederen welke rechtstreeks of onrechtstreeks voortspruit uit de betoelaagde werkzaamheden aansprakelijk worden gesteld.

Art. 9.- Bijzondere bepaling De bijlagen bij deze overeenkomst alsmede alle eventueel bijkomende bijlagen en aanhangsels maken er een integrerend deel van uit.

Opgemaakt in drievoud te Brussel op De minister, De rector van de (penvoerende) universiteit, De (penvoerende) promotor, Gezien om te worden gevoegd bij het besluit van de Vlaamse regering van 23 juli 1998 tot regeling van de procedure voor en de voorwaarden van betoelaging van internationale samenwerkingsprojecten op het gebied van hoger onderwijs.

Brussel, 23 juli 1998.

De minister-president van de Vlaamse regering, L.VAN DEN BRANDE De Vlaamse minister van Onderwijs en Ambtenarenzaken, L. VAN DEN BOSSCHE