21 APRIL 2022. - Besluit van de regering van de Franse Gemeenschap houdende diverse uitvoeringsmaatregelen met betrekking tot de begroting, de boekhouding, de controles en de audits van de openbare bestuursinstellingen van type 1 en type 2

De regering van de Franse Gemeenschap, Gelet op de bijzondere wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980, zoals gewijzigd, artikel 20;

Gelet op het decreet van 4 februari 2021Relevante gevonden documenten type decreet prom. 04/02/2021 pub. 19/03/2021 numac 2021020418 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet houdende organisatie van de begroting, de boekhouding en de verslaggeving van de openbare bestuursinstellingen van de Franse Gemeenschap sluiten houdende organisatie van de begroting, van de boekhouding en van de verslaggeving van de openbare bestuursinstellingen, artikelen 16, § 2, tweede lid, 21, derde lid, 57, § 4, en 58;

Gelet op het Koninklijk besluit van 7 april 1954 houdende het algemeen reglement op de begroting en de boekhouding van de instellingen van openbaar nut bedoeld in de wet van 16 maart 1954;

Gelet op het Koninklijk besluit van 8 april 1954 tot regeling van de controleprocedures van de inspecteurs van Financiën in sommige instellingen van openbaar nut;

Gelet op het Koninklijk Besluit van 9 april 1954 tot regeling van de bevoegdheden van de bedrijfsrevisoren van instellingen van openbaar nut;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, uitgebracht op 14 februari 2022;

Gelet op het akkoord van de minister van Begroting, gegeven op 24 februari 2022;

Gelet op het advies nr. 71.121/2 van de Raad van State, uitgebracht op 21 maart 2022, met toepassing van artikel 84, § 1er, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op de voordracht van de minister van Begroting;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° "kaderdecreet": decreet van 4 februari 2021Relevante gevonden documenten type decreet prom. 04/02/2021 pub. 19/03/2021 numac 2021020418 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet houdende organisatie van de begroting, de boekhouding en de verslaggeving van de openbare bestuursinstellingen van de Franse Gemeenschap sluiten houdende organisatie van de begroting, de boekhouding en de verslaggeving van de openbare bestuursinstellingen;2° " Doorzichtigheidsdecreet- ": het decreet van 9 januari 2003Relevante gevonden documenten type decreet prom. 09/01/2003 pub. 21/02/2003 numac 2003029071 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet betreffende de doorzichtigheid, de autonomie en de controle in verband met de overheidsinstellingen, de maatschappijen voor schoolgebouwen en de maatschappijen voor vermogensbeheer die onder de Franse Gemeenschap ressorteren sluiten betreffende de doorzichtigheid, de autonomie en de controle in verband met de overheidsinstellingen, de maatschappijen voor schoolgebouwen en de maatschappijen voor vermogensbeheer die onder de Franse Gemeenschap ressorteren;3° "instellingen": de openbare bestuursinstellingen genoemd in artikel 3, § 1, eerste lid, 1° en 2°, van het kaderdecreet;4° "ordonnateur": de overheid die binnen een instelling bevoegd is om a) ontvangsten ten bate van de instelling vast te stellen en de inning ervan te gelasten;b) de verplichtingen van de instelling aan te gaan;c) de uitgaven ten laste van de instelling te vereffenen en de betaling ervan te gelasten;5° "ontvanger": de persoon die gemachtigd is de ontvangsten van een instelling te innen;6° "thesaurier": de persoon die gemachtigd is om: a) betalingen ten bate van de instelling te innen;b) betalingen aan de instelling te verrichten;c) het uitvoeren van niet-budgettaire financiële verrichtingen;7° "gemeenschappelijke auditdienst": de gemeenschappelijke auditdienst van de Federatie Wallonië-Brussel en Wallonië opgericht bij het samenwerkingsakkoord gesloten op 21 juli 2016 tot oprichting van een gemeenschappelijke auditdienst, genaamd "Service commun d'audit de la Fédération Wallonie-Bruxelles et de la Wallonie";8° "controleactoren": de volgende instellingen of personen die controle- of auditwerkzaamheden verrichten voor de instellingen: a) de commissarissen voor de rekeningen bedoeld in artikel 45 van het Doorzichtigheidsdecreet;b) de regeringscommissarissen bedoeld in artikel 30 van het Doorzichtigheidsdecreet;c) de regeringscommissarissen, bedoeld in de decretale bepalingen die specifiek zijn voor de instellingen;d) inspecteurs van financiën met betrekking tot de toepassing van artikel 51 van het kaderdecreet;e) de Gemeenschappelijke Auditdienst;f) de interne controleactoren als bedoeld in artikel 50 van het kaderdecreet;g) de interne auditeenheden bedoeld in artikel 24 van het Doorzichtigheidsdecreet;9° "risicoanalyse": de analyse van interne en externe factoren die de kwaliteit van de producten en diensten aantasten of bedreigen en die als gevolg daarvan de verwezenlijking van de doelstellingen van de instelling kunnen belemmeren of een invloed kunnen hebben op de algemene strategie van de instelling;10° "risicobeheer": het proces waarbij risico's worden geanalyseerd en maatregelen worden genomen om risico's tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen en het vereiste risiconiveau te handhaven.

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de openbare bestuursinstellingen van type 1 en type 2 in de zin van het kaderdecreet. HOOFDSTUK 2. - Opmaken van de begroting

Art. 3.Overeenkomstig artikel 4 van het kaderdecreet stelt elke instelling een jaarlijkse begroting op overeenkomstig de richtlijnen van de minister van Begroting. Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december daaropvolgend.

Art. 4.Overeenkomstig artikel 4, lid 1, van het kaderdecreet dekken de totale ontvangsten van de instelling het geheel van haar uitgaven.

Art. 5.De ontvangstenbegroting omvat ten minste: 1° de toewijzingen opgenomen in de begroting van de Franse Gemeenschap;2° de raming van de rechten die tijdens het begrotingsjaar ten gunste van de instelling moeten worden vastgesteld;3° de geraamde contante ontvangsten, in voorkomend geval.

Art. 6.§ 1. De uitgavenbegroting omvat: 1° een programma waarin de kredieten zijn samengebracht ter dekking van de algemene werkingskosten van de instelling;2° één of meer operationele programma's waarin de kredieten zijn samengebracht die bestemd zijn voor de financiering van een activiteit of een samenhangend geheel van specifieke activiteiten die worden overwogen met het oog op de uitvoering van de aan de instelling toevertrouwde opdrachten. In voorkomend geval kunnen de instellingen verscheidene programma's in een organisatie-afdeling samenbrengen indien de veelheid van opdrachten van de instelling dit vereist. Voor deze mogelijkheid is de toestemming vereist van de minister die bevoegd is voor de werking of de controle, naargelang het geval, en van de minister van Begroting. § 2. De kredieten voor de programma's zijn verdeeld in basisartikelen.

Elk basisartikel is samengesteld uit vastleggingskredieten en vereffeningskredieten. HOOFDSTUK 3. - Uitvoering van de begroting Afdeling 1. - Begrotingsboekhouding

Art. 7.Overeenkomstig artikel 13 van het kaderdecreet voert elke instelling een begrotingsboekhouding waarmee de door het Parlement of de regering verleende begrotingsmachtigingen en de uitvoering van de begroting permanent kunnen worden gecontroleerd. Het wordt opgenomen in de algemene boekhouding van de instelling.

Art. 8.Elke ontvangst of uitgave wordt aangerekend, na tussenkomst van een ordonnateur, op de begroting van het jaar waarin de schuldvordering of schuld is ontstaan.

Art. 9.Elke aanrekening op de begroting berust op een bewijsstuk.

Bewijsstukken zijn originele documenten; kopieën zijn alleen toegestaan in naar behoren met redenen omklede toestanden.

Elk bewijsstuk wordt geïdentificeerd door middel van een vermelding met de volgende verplichte informatie: 1° de budgettaire kenmerken van de betrokken uitgaven of ontvangsten;2° het visum voor vastleggingen, wanneer het document een uitgave rechtvaardigt;3° alle andere gegevens aan de hand waarvan een audittraject kan worden vastgesteld vanaf de vaststelling van het recht tot de betaling of de invordering ervan. Afdeling 2. - Controle van de vastleggingen

Art. 10.Elke aanrekening op vastleggingskredieten van een uitgave krijgt een sequentieel referentienummer met een datum.

De aanrekeningsdatum wordt bepaald door de datum van het vastleggingsnummer.

Het boekhoudsysteem registreert de toegekende vastleggingsnummers voortdurend gedurende het hele jaar.

Art. 11.Aan elke afzonderlijke uitgave wordt een vastleggingsnummer toegekend.

Bij wijze van afwijking kan het verschillende uitgaven dekken wanneer ofwel: 1° hun aard het rechtvaardigt;2° hun aard identiek is en hun begunstigden in hetzelfde document zijn vermeld;3° de identiteit van de begunstigden of het individuele bedrag van elke uitgave kan niet nauwkeurig worden bepaald.

Art. 12.De voor de vastlegging vereiste gegevens omvatten ten minste: 1° het doel van de te verrichten uitgave;2° de datum van het bewijsstuk en de datum van goedkeuring ervan door de ordonnateur;3° informatie aan de hand waarvan de schuldeiser kan worden geïdentificeerd;4° het vermoedelijke bedrag van de uitgave;5° het jaar, het programma en het basisartikel van de uitgavenbegroting waarop de uitgave moet worden aangerekend. Afdeling 3. - Op de vereffening van uitgaven

Art. 13.Bij de vereffening vergewist de ordonnateur zich met name van: 1° de voorafgaande vastlegging van de uitgave;2° het feit dat de juridische verbintenis in overeenstemming is met de budgettaire vastlegging;3° het feit dat de vastgestelde rechten correct betrekking hebben op het betrokken begrotingsjaar;4° de beschikbaarheid van vereffeningskredieten;5° de regelmatigheid van de bewijsstukken;6° de juistheid van de voor de betaling vereiste gegevens;7° het feit dat er geen juridische of administratieve belemmeringen zijn voor de betaling van de uitgave. Opdat de in lid 1, 3° bedoelde voorwaarde vervuld zou zijn, moet het bewijsstuk uiterlijk op 31 december gedateerd zijn en door de ordonnateur goedgekeurd zijn vóór 1 februari van het volgende jaar.

Art. 14.In voorkomend geval geeft de ordonnateur opdracht tot verhoging of verlaging van de vastlegging, of tot het aangaan van een regulerende vastlegging.

Indien een regulerende vastlegging als bedoeld in artikel 16, § 2, eerste lid, van het kaderdecreet noodzakelijk is, wint de ordonnateur eerst het advies in van de Inspectie van Financiën in het geval van instellingen van type 1 en van de regeringscommissaris in het geval van instellingen van type 2.

Indien het vastleggingskrediet ontoereikend is, wijst hij de kredieten binnen het betrokken programma opnieuw toe.

Indien de kredieten van het programma ontoereikend zijn, verzoekt hij om een herverdeling over de programma's.

Bij de rekening over de uitvoering van de begroting, bedoeld in artikel 40 van het kaderdecreet, wordt een verslag gevoegd over de regulerende vastleggingen.

Art. 15.De betaalbaarstelling wordt gedateerd en in de boekhouding in verband gebracht met de goedkeuring van de vastlegging, waarvan de verplichtingen worden aangezuiverd.

Art. 16.De personeelsuitgaven waarvoor de eerste twee posten van het basisartikel de code 11 dragen, kunnen tegelijkertijd worden vastgelegd en vereffend. Afdeling 4. - Herverdeling van de kredieten tijdens het begrotingsjaar

Art. 17.§ 1. Elke herverdeling van kredieten over programma's in de loop van het begrotingsjaar moet worden goedgekeurd: 1° door de ambtsvoerende minister en de minister van begroting, voor de instellingen van type 1;2° door de bestuursinstelling, de toezichthoudende minister en de minister van begroting, in instellingen van type 2. § 2. Voor verzoeken om herverdeling van kredieten is voorafgaande kennisgeving vereist: 1° van de Inspectie van Financiën, in instellingen van type 1;2° de regeringscommissaris, in instellingen van type 2. De ministers kunnen in onderling overleg besluiten dat het positieve advies van de Inspectie van Financiën of van de regeringscommissaris hen binnen de door hen vastgestelde maxima vrijstelt van goedkeuring. § 3. In geval van een negatief advies van de in paragraaf 2 bedoelde instellingen, beslissen de in paragraaf 1 bedoelde instellingen bij consensus.

Als er geen consensus is, wordt het dossier aan de regering voorgelegd.

Art. 18.Verzoeken om herverdeling van kredieten moeten met redenen worden omkleed.

Zij kunnen alleen tijdens het lopende begrotingsjaar worden ingediend en moeten ten laatste tegen 31 december zijn goedgekeurd.

Zij moeten worden verricht vóór de besteding van de kredieten, behalve wanneer deze herverdelingen betrekking hebben op niet-beperkte vereffeningskredieten. Afdeling 5. - Betaling van uitgaven

Art. 19.Na aanrekening van een uitgave op de vereffeningskredieten geeft de ordonnateur een betalingsopdracht af aan een thesaurier.

Art. 20.De thesauriers verrichten hun betalingen vanuit bankrekeningen die zijn geopend bij de kassier van de regeringsdiensten op naam van de instellingen waartoe zij behoren. Afdeling 6. - Invordering van de ontvangsten

Art. 21.Na aanrekening van een ontvangst op de begroting en kennisgeving van het verzoek tot betaling aan de debiteur, vertrouwt de ordonnateur de invordering van de schuldvordering toe aan een ontvanger.

Indien de schuldvordering op de vervaldag niet volledig is betaald, stuurt de ontvanger de debiteur een herinnering, gevolgd door een aanmaning en ten slotte een ingebrekestelling. Het hele proces wordt uitgevoerd binnen een jaar nadat de schuldvordering opeisbaar is geworden.

Art. 22.De ontvanger kan de schuldenaar uitstel van schuldterugbetaling verlenen, op voorwaarde dat: 1° hij de vordering niet betwist;2° hij het bestaan aantoont van een financiële toestand die de toekenning van terugbetalingsfaciliteiten rechtvaardigt, en;3° hij zich ertoe verbindt de met de ontvanger overeengekomen terugbetalingsvoorwaarden na te leven. Indien de schuldenaar zich houdt aan de met de ontvanger overeengekomen terugbetalingsvoorwaarden, kan de ontvanger afzien van de vordering voor achterstandsrente.

Art. 23.Indien de schuldenaar niet op de ingebrekestelling reageert, kan de ontvanger zich tot de bevoegde instantie wenden voor: 1° de invordering van de schuld door middel van dwang, overeenkomstig de decretale bepalingen die van kracht zijn;2° het instellen van een rechtsvordering tot gerechtelijke invordering van de schuldvordering. Afdeling 7. - Delegaties

Art. 24.De ambten van ordonnateur worden in beginsel uitgeoefend door: 1° de ambtsvoerende minister, voor zover het instellingen van type 1 betreft;2° de beheerinstelling, voor zover het instellingen van type 2 betreft. De ambtsvoerende minister of de beheerinstantie kan zijn autorisatietaken geheel of gedeeltelijk delegeren aan functionarissen of personeelsleden die hij aanwijst.

Art. 25.De ambten van de ontvanger worden uitgevoerd door: 1° de daartoe door de ambtsvoerende minister aangewezen personen, voor zover het instellingen van type 1 betreft;2° de personen die daartoe zijn aangewezen door de beheerinstantie, voor zover het instellingen van type 2 betreft. Indien mogelijk wordt een plaatsvervangend ontvanger aangewezen om de hoofdontvanger te vervangen indien deze verhinderd is. In dat geval handelt de plaatsvervangende ontvanger onder de verantwoordelijkheid van de hoofdontvanger die hij vervangt.

Art. 26.De ambten van de thesaurier worden uitgevoerd door: 1° de personen die daartoe zijn aangewezen door de ambtsvoerende minister, voor zover het instellingen van type 1 betreft;2° de personen die daartoe zijn aangewezen door de beheerinstantie, voor zover het instellingen van type 2 betreft. Indien mogelijk wordt een plaatsvervangende thesaurier benoemd die de titelvoerende thesaurier vervangt indien deze verhinderd is. In dat geval handelt de plaatsvervangende thesaurier onder de verantwoordelijkheid van de titelvoerende thesaurier die hij vervangt.

Art. 27.De ambtsvoerende minister voor instellingen van type 1, of de beheerinstantie voor instellingen van type 2, wijst een persoon aan die verantwoordelijk is voor: 1° het voeren van de budgettaire en algemene boekhouding van de instelling.Deze opdracht omvat de voorbereiding en indiening van de in artikel 17 bedoelde verdelingsaanvragen; 2° de opstelling en presentatie van tussentijdse boekhoudkundige verslagen en van de jaarrekening;3° de definitie en validatie van boekhoudsystemen, alsook de procedures voor het verschaffen of rechtvaardigen van boekhoudkundige informatie, indien van toepassing.

Art. 28.De ambten van ordonnateur zijn onverenigbaar met die van ontvanger of van thesaurier.

De ambten van ontvanger, de ambten van thesaurier en de in artikel 27 bedoelde ambten worden door verschillende personen uitgeoefend.

Wanneer het echter functioneel niet mogelijk is de functies van curator en van in artikel 27 bedoelde curator te scheiden, kunnen zij door dezelfde persoon worden uitgeoefend.

Evenzo kunnen, wanneer een ambtsvoerende scheiding tussen de opdrachten van de thesaurier en die bedoeld in artikel 27 niet mogelijk is, deze opdrachten door dezelfde persoon worden uitgeoefend, mits het beheer en de controle van de financiële gegevens van de crediteuren en debiteuren van de instelling worden toevertrouwd aan een andere persoon dan die bedoeld in de artikelen 24 tot en met 27.

De in de leden 3 en 4 bedoelde afwijkingen worden door de algemeen directeur ter goedkeuring voorgelegd aan de ambtsvoerende minister in het geval van instellingen van type 1 en aan de beheeroverheid in het geval van instellingen van type 2.

Art. 29.Elke instelling houdt een register bij van de personen die zijn aangewezen als gedelegeerd ordonnateur, als ontvanger en als thesaurier, en zorgt er in voorkomend geval voor dat de delegatieakten aan derden kunnen worden tegengeworpen.

Art. 30.Ontvangers en thesauriers brengen volgens de door de minister van Begroting vastgestelde procedures verslag uit over hun beheer. HOOFDSTUK 4. - Verantwoordingsplicht inzake rekeningen

Art. 31.§ 1. Met inachtneming van de in artikel 40 van het kaderdecreet bedoelde regels stellen de instellingen hun algemene boekhouding in vijfvoud op.

Bij instellingen van type 1 zendt de ambtsvoerende minister uiterlijk 5 dagen na de in artikel 40 van het kaderdecreet vastgestelde datum drie afschriften toe aan de minister van Begroting. De minister van Begroting zendt binnen de in artikel 43 van het kaderdecreet gestelde termijn twee afschriften aan het Rekenhof.

Indien de ambtsvoerende minister en de minister van Begroting het niet eens zijn over de toepassing van artikel 40, laatste lid, van het kaderdecreet, neemt de regering uiterlijk zeven dagen vóór de in artikel 43 van het kaderdecreet vastgestelde datum een beslissing over het dossier.

In instellingen van type 2 zenden de beheerinstanties één exemplaar van de algemene rekening aan de toezichthoudende minister en twee exemplaren aan de minister van Begroting ter goedkeuring binnen drie dagen na de in artikel 40 van het kaderdecreet vastgestelde datum van opstelling.

Binnen dezelfde termijn worden ook twee exemplaren ter certificering aan de controleactoren toegezonden.

Deze zenden hun verklaring en verslag toe aan de toezichthoudende minister en de minister van Begroting vóór het einde van de maand die volgt op de in artikel 40 van het kaderdecreet genoemde datum.

In geval van onenigheid over de goedkeuring van de algemene rekening door de ministers, inzonderheid over de toepassing van artikel 40, laatste lid, van het kaderdecreet, neemt de regering uiterlijk zeven dagen vóór de in artikel 45 van het kaderdecreet vastgestelde datum een beslissing over het dossier.

De minister van Begroting zendt binnen de in artikel 45 van het kaderdecreet gestelde termijn twee exemplaren van de gecertificeerde algemene rekening toe aan het Rekenhof.

Na zijn controle zendt het Rekenhof een afschrift van de rekeningen, samen met zijn opmerkingen, aan de minister van Begroting, die het aan de minister onder wie de instelling ressorteert, doorzendt. § 2. De algemene rekening van de instellingen van type 1, gevoegd bij het ontwerp van decreet houdende goedkeuring van de algemene rekening van de Franse Gemeenschap bedoeld in artikel 44, § 2, van het decreet van 20 december 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 20/12/2011 pub. 17/01/2012 numac 2012029001 bron ministerie van de franse gemeenschap Decreet houdende regeling van de begroting en de boekhouding van de Diensten van de Regering van de Franse Gemeenschap sluiten, bestaat uit de balans, de resultatenrekening en de rekening voor de uitvoering van de begroting. HOOFDSTUK 5. - Inventaris en buitengebruikstelling van de activa van de instelling

Art. 32.Elke instelling houdt een inventaris bij van de roerende en onroerende goederen die tot haar vermogen behoren.

Art. 33.De instelling stelt jaarlijks een staat op van de activa die: 1° binnen zijn privé-domein vallen;2° vervreemd kunnen worden;3° hun oorspronkelijke doel hebben verloren;4° niet meer hergebruikt mogen worden. De inventaris en de jaarrekening van de instelling worden bijgewerkt om de buitengebruikstelling van de in lid 1 bedoelde activa weer te geven.

Art. 34.Buiten gebruik gestelde goederen worden onder bezwarende titel vervreemd.

In afwijking hiervan kunnen buiten gebruik gestelde roerende goederen kosteloos worden vervreemd ten behoeve van het openbaar nut, indien vervreemding onder bezwarende titel zou leiden tot buitensporige uitgaven in verhouding tot de verwachte financiële opbrengst.

Art. 35.De ordonnateurs zijn gemachtigd buiten gebruik gestelde roerende goederen die niet meer kunnen worden afgestaan of door wie dan ook opnieuw kunnen worden gebruikt, te slopen.

De instelling zorgt voor de valorisatie en recycling van afval. HOOFDSTUK 6. - Begrotings- en boekhoudkundig archief

Art. 36.§ 1. Moeten op zodanige wijze worden bewaard dat hun onveranderlijkheid, authenticiteit en toegankelijkheid gewaarborgd zijn: 1° de computerbestanden die de boeken bevatten, alsmede de programma's en systemen waarmee ze kunnen worden gelezen, gedurende een periode van tien jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op dat van de definitieve afsluiting van het begrotingsjaar en het boekjaar, zoals bepaald in de artikelen 44 en 45 van het kaderdecreet;2° op papier of in elektronische vorm, de bewijsstukken van de uitgaven in dezelfde periode als die bedoeld in 1°, onverminderd een andere overeenkomstig artikel 59 van het kaderdecreet bepaalde termijn;3° een origineel exemplaar van de jaarrekeningen van de ontvangers en de thesauriers, alsmede van de uittreksels van hun financiële rekeningen, over dezelfde periode als die bedoeld in 1° ;4° een origineel exemplaar van elke gecertificeerde algemene jaarrekening, voor een periode van tien jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op dat van de definitieve afsluiting van het begrotingsjaar en van het boekjaar zoals bepaald in de artikelen 44 en 45 van het kaderdecreet. § 2. De bewijsstukken worden bewaard op de plaatsen die door de verantwoordelijke instantie voor archivering zijn aangewezen. Ze kunnen worden gedigitaliseerd. HOOFDSTUK 7. - Budgettaire en boekhoudkundige controles en audits van instellingen en de geïntegreerde auditaanpak Afdeling 1. - Interne controle

Art. 37.Elke instelling stelt interne controleprocedures vast overeenkomstig de artikelen 46 tot en met 49 van het kaderdecreet. Afdeling 2. - Over interne controle

Art. 38.§ 1. De interne audit is een onafhankelijke en objectieve activiteit die bijdraagt tot de verwezenlijking van de doelstellingen van de instelling door haar interne controlesysteem, risicobeheer en prestaties te evalueren en aanbevelingen ter verbetering te doen.

Het bestrijkt zowel de interne controle van de transversale beheerprocedures als die van de begrotings- en boekhoudprocedures van de instelling, overeenkomstig artikel 50 van het kaderdecreet.

Internationaal erkende normen voor de interne controle van de overheidssector worden toegepast.

Het jaarlijkse controleverslag wordt overgezonden: 1° aan de ambtsvoerende minister of de toezichthoudende minister, naargelang het geval, en aan de minister van Begroting;2° aan de Gemeenschappelijke Auditdienst, tenzij deze de auteur is van het verslag. § 2. In instellingen van type 1 wordt de interne audit uitgevoerd: 1° of door de interne auditdienst van de instelling;2° of door de gemeenschappelijke auditdienst. § 3. In instellingen van type 2 wordt de interne audit uitgevoerd: 1° of door de interne auditdienst van de instelling;2° of door de gemeenschappelijke auditdienst;3° of door een particuliere dienstverlener die daartoe door de instelling is aangesteld. Afdeling 3. - De geïntegreerde auditaanpak en het permanent dossier

Art. 39.§ 1. Elke instelling legt een permanent dossier aan. Het permanent dossier bevat bijgewerkte algemene informatie en gevoelige, inherent aan de instelling en vertrouwelijke informatie. Gevoelige, inherent aan de instelling en vertrouwelijke informatie is uitsluitend toegankelijk voor de betrokken instelling en de aan die instelling verbonden controleactoren.

Algemene informatie betekent: 1° het oprichtingsdecreet, het oprichtingsbesluit of de statuten;2° het beheerscontract, alsmede de verslagen over de uitvoering ervan;3° het bedrijfsplan, alsmede eventuele deelplannen;4° de samenstelling en de opdrachten van de raad van bestuur, het auditcomité, het bezoldigingscomité en de andere comités indien deze bestaan;5° de instellingsstructuur, zowel hiërarchisch als geografisch, indien van toepassing;6° de delegaties en subdelegaties die de instelling heeft verkregen en verleend;7° de specifieke reglementering die van toepassing is op de instelling;8° de controleactoren, de duur van hun opdracht, alsook de persoon of personen met wie contact moet worden opgenomen, met vermelding van hun contactgegevens;9° de goedgekeurde begrotingen van de laatste vijf jaar.Dit zijn begrotingen waarin rekening is gehouden met goedgekeurde begrotingswijzigingen en -toewijzingen; 10° de vijf meest recente jaarrekeningen;11° de vijf meest recente jaarverslagen. Gevoelige, inherent aan de instelling en vertrouwelijke informatie betekent: 1° een beschrijving van het risicobeheer van de instelling;2° alle auditverslagen en aanbevelingsbrieven van de laatste vijf jaar;3° de aanbevelingen van de Inspectie van Financiën over de laatste vijf jaar. § 2. Voor de instellingen van type 2 worden de permanente dossiers bijgehouden in een centraal register binnen het interministerieel orgaan van de regeringscommissarissen bedoeld in artikel 37 van het Doorzichtigheidsdecreet. Het register is zo opgezet dat elke betrokken instelling of elke betrokken controleactor, alsmede het Rekenhof, toegang hebben tot het permanente dossier van de betrokken instelling, zonder dat specifieke software hoeft te worden aangeschaft. § 3. Elke instelling bewaart haar contracten en overeenkomsten op een gestructureerde wijze en verleent de controleactoren en het Rekenhof toegang tot deze informatie. De de controleactoren en het Rekenhof hebben toegang tot de centrale systemen voor het operationele beheer van de overheidsopdrachten.

Art. 40.De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de risicoanalyse en het risicobeheer op het niveau van de instelling. De leidend ambtenaar is de hoogste officiële autoriteit van een instelling ten opzichte van de raad van bestuur of, indien er geen raad van bestuur is, ten opzichte van het bevoegde lid of de bevoegde leden van de regering.

De controleactoren beoordelen het door de instelling gevoerde risicobeheer. Zij volgen de risicoanalyse van de instelling in overleg met het Rekenhof en brengen zo nodig wijzigingen aan in de risicoanalyse. De controleactoren stemmen hun controleaanpak op elkaar af, in overleg met het Rekenhof. Behalve in uitzonderlijke omstandigheden die een dringende controle noodzakelijk maken, stemmen de betrokken controleactoren de jaarlijkse planning van hun geplande controlewerkzaamheden met elkaar en met het Rekenhof af. De controleactoren en het Rekenhof informeren de instelling ten minste een maand voor het begin van een in de jaarplanning opgenomen controle. In geval van belangrijke uitstelbetalingen zullen de andere controleactoren en het Rekenhof tijdig op de hoogte worden gebracht.

De controleactoren maken zoveel mogelijk gebruik van de resultaten van de verslagen van de audit- en controlewerkzaamheden die reeds door de andere controleactoren en het Rekenhof zijn verricht. Daartoe stellen de controleactoren de resultaten van hun controle ter beschikking van de andere betrokken controleactoren en van het Rekenhof. Afdeling 4. - Commissarissen voor de rekeningen

Art. 41.§ 1. Onverminderd de bevoegdheden neergelegd in de artikelen 48 en 49 van het Doorzichtigheidsdecreet, controleren de commissarissen: 1° het betrouwbare beeld van de jaarrekening die de instelling met toepassing van het kaderdecreet aan de Regering moet voorleggen;2° de aanpassing en de werking van de administratieve en boekhoudkundige instelling, met bijzondere aandacht voor de opstelling van financiële verslagen. § 2. Bij de uitvoering van hun opdracht houden de controleactoren rekening met de mogelijkheid van fraude. De controle is bedoeld om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat de financiële staten geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. Van een controle kan echter niet worden verwacht dat elk geval van fraude wordt opgespoord, en het is ook niet de verantwoordelijkheid van de controleactoren om fraude op te sporen. § 3. Met het oog op de certificatie van de jaarrekening stelt de commissaris voor de rekeningen een verslag op, dat de volgende elementen omvat: 1° een inleiding, waarin ten minste de jaarrekening waarop de controle betrekking heeft, wordt vermeld;2° een beschrijving van de reikwijdte van de controle, met inbegrip van ten minste de normen die bij de uitvoering van de controle in acht zijn genomen en de bevestiging of ontkenning dat de controleactor van de beheerinstantie en/of de door de instelling aangewezen personen de voor de controle noodzakelijke toelichtingen en inlichtingen heeft verkregen;3° de vermelding dat de rekeningen in overeenstemming zijn met het kaderdecreet en zijn uitvoeringsbesluiten;4° een verklaring waarin de commissaris voor de rekeningen de graad van betrouwbaarheid beoordeelt van de rekeningen, de balans, de resultatenrekening, de toelichtingen bij de balans en de resultatenrekening en de begrotingsboekhouding wat betreft het beeld dat zij geven van het vermogen, van de financiële toestand en van de diverse resultaten van de instelling;5° de bevestiging of de ontkenning dat de commissaris kennis heeft van verrichtingen die hebben plaatsgevonden of beslissingen die zijn genomen in strijd met het oprichtingsdecreet of de statuten van de entiteit of met de bepalingen van het kaderdecreet en zijn uitvoeringsbesluiten. § 4. Bij wijze van certificatie over de uitvoering van de begroting neemt de controleactor in zijn verslag een verklaring op waarin hij de regelmatigheid van de opstelling van de begroting en de overeenstemming van de uitvoering van de begroting met de jaarrekening beoordeelt. § 5. Bij het certificeren van de jaarlijkse ESR-rapportering neemt de commissaris de volgende punten op: 1° de vermelding dat het verslag is opgesteld in overeenstemming met/ in afwijking van de SEC-regels;2° de vermelding dat de SEC-rapportering al dan niet in overeenstemming is met de rekeningen. § 6. Naast andere aanbevelingen met betrekking tot tekortkomingen in het beheer van de instelling, zal de commissaris voor de rekeningen in de aanbevelingsbrief melding maken van inefficiënties en overtredingen van andere voorschriften die tot financiële gevolgen voor de instelling kunnen hebben geleid of kunnen leiden. Afdeling 5. - Administratieve en budgettaire controle van de

instellingen van type 1

Art. 42.§ 1. Inspecteurs van Financiën: 1° volgen de opmaak van de begroting en brengen advies uit over de begrotingsvoorstellen van de instelling overeenkomstig de door de regering besliste richtlijnen en zien toe op de uitvoering van de begroting, in overleg met de controlediensten die binnen de instelling bestaan.Zij rapporteren aan de ambtsvoerende ministers en aan de minister van Begroting elk feit dat tot begrotingsafwijkingen zou kunnen leiden; 2° dragen op administratief, budgettair en financieel gebied bij tot het onderzoek van maatregelen die besparingen kunnen opleveren, de middelen kunnen verruimen en de instelling van de diensten kunnen verbeteren.Zij doen hun suggesties dienaangaande toekomen aan de ambtsvoerende ministers en aan de minister van Begroting; 3° onderzoeken de ontwerpen van wet- en regelgeving, met inbegrip van die welke betrekking hebben op de statutaire of contractuele personeelsuitgaven, die bepalingen bevatten waarvan de toepassing invloed kan hebben op hetzij de ontvangsten, hetzij de uitgaven van de betrokken instellingen;4° spreken zich uit over voorstellen tot toekenning van subsidies, toelagen, vergoedingen of premies met uitzondering van: a) die welke worden toegekend op grond van een organieke regeling waarin de toekenningsvoorwaarden, de begunstigde en het bedrag op een vaste en definitieve wijze zijn vastgesteld;b) die tot een bedrag van 6 000 EUR en die niet onder a) vallen;5° brengen advies uit voorafgaand aan het sluiten door de betrokken instellingen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, alsook van leningen in de gevallen en onder de voorwaarden bepaald in paragraaf twee,, in voorkomend geval vóór de mogelijke tussenkomst van de ambtsvoerende Minister. § 2. Voor overheidsopdrachten die de hieronder vermelde drempels exclusief BTW bereiken, wordt een voorafgaand advies aan de Inspecteur van Financiën gevraagd over: 1° de redenen voor het instellen van de overheidsopdracht en de keuze van de aanbestedingsmethode;2° het voorstel voor een met redenen omklede selectiebeslissing, indien van toepassing;3° het voorstel voor een met redenen omklede gunningsbeslissing op basis van het volledige gunningsdossier. Open procedure of Beperkte procedure

Concurrerende procedure met onderhandeling of Procedure van gunning via onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking (indien de procedure op meerdere criteria berust)

Procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking of Andere gunningsmethode of Andere overheidsopdracht

Werken

62.000 €

31.000 €

31.000 €

Benodigdheden

62.000 €

31.000 €

31.000 €

Diensten

62.000 €

31.000 €

31.000 €

§ 3. Op het gebied van de ontvangsten verwijst de Inspecteur van Financiën naar de voorstellen betreffende: a) tarieven en andere regelgevende voorwaarden; b) overeenkomsten en contracten met een waarde van 62.000,00 euro. § 4. Op voorafgaand advies van de Inspectie van Financiën kunnen de in de tweede en derde paragrafen genoemde bedragen in onderling overleg tussen de ambtsvoerende Minister en de Minister van Begroting worden verhoogd.

De overeenstemming tussen de betrokken ministers wordt geformaliseerd in een protocol waarin inzonderheid de aard van de betrokken uitgaven, de betrokken begrotingsprogramma's, de specifieke regelingen voor toezicht en beheersing van de risico's of voor controle achteraf worden vastgesteld. Het protocol moet worden goedgekeurd door een gezamenlijk ministerieel besluit.

Indien de ambtsvoerende minister echter ook de minister van Begroting is, is de regering rechtstreeks bevoegd.

Art. 43.De financiële controleactoren verrichten hun controle aan de hand van documenten en ter plaatse. Zij kunnen met raadgevende stem deelnemen aan de vergaderingen van alle directie- of raadplegingsinstellingen. Zij worden voor deze vergaderingen opgeroepen en ontvangen vooraf alle documenten die betrekking hebben op de agendapunten van deze vergaderingen.

Zij hebben toegang tot alle dossiers en archieven van de instelling en ontvangen van de diensten alle informatie die zij nodig hebben.

Zij mogen niet deelnemen aan de leiding of het beheer van de diensten die zij controleren, en evenmin bevelen geven om een verrichting te verhinderen of op te schorten.

Zij brengen hun voorlopige adviezen of aanbevelingen uit in volledige onafhankelijkheid en overeenkomstig de deontologie van het Interfederaal orgaan van Inspecteurs van Financiën.

Art. 44.§ 1. Bij de vervulling van hun opdrachten brengen de inspecteurs van Financiën advies uit binnen een termijn van maximaal 10 werkdagen na ontvangst van de aanvraag.

De aanvraag wordt bevestigd door de inspecteur van Financiën die met het dossier is belast.

Deze termijn kan op basis van een met redenen omkleed verzoek van de inspecteur van Financiën worden verlengd tot 20 werkdagen.

In geval van met redenen omklede dringende noodzaak kan de termijn tot 3 werkdagen worden verkort. Het begrip dringende noodzaak heeft betrekking op dwingende toestanden die het gevolg zijn van onvoorziene omstandigheden die niet te wijten zijn aan de regering of de instelling.

Onder "werkdag" wordt verstaan alle andere dagen dan zaterdagen, zondagen en wettelijke en reglementaire feestdagen. § 2. Indien binnen de in paragraaf 1 bedoelde termijnen geen antwoord is ontvangen of indien de inspecteur van Financiën een ongunstig advies uitbrengt, legt de ambtsvoerende minister het voorstel ter goedkeuring voor aan de minister van Begroting. Indien de minister van Begroting niet met het voorstel kan instemmen, kan de ambtsvoerende minister de zaak bij de regering aanhangig maken, die over het voorstel zal beslissen. Indien de ambtsvoerende minister echter ook de minister van Begroting is, wordt de zaak rechtstreeks bij de regering aanhangig gemaakt. HOOFDSTUK 8. - Slotbepalingen

Art. 45.Voor de in artikel 3, paragraaf 1, van het kaderdecreet bedoelde instellingen van type 1 en 2 wordt het volgende opgeheven: 1° het koninklijk besluit van 7 april 1954 houdende algemeen reglement op de begroting en de comptabiliteit van de bij de wet van 16 maart 1954 bedoelde instellingen van openbaar nut bedoeld in de wet van 16 maart 1954;2° het koninklijk besluit van 8 april 1954 ter regeling van de modaliteiten van controle vanwege de inspecteurs van financiën op sommige instellingen van openbaar nut;3° het koninklijk besluit van 9 april 1954 ter regeling van de bevoegdheden van de revisoren bij de instellingen van openbaar nut.

Art. 46.Overeenkomstig de in artikel 62 van het kaderdecreet bedoelde bepaling treedt dit besluit in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.

Art. 47.De minister die bevoegd is voor begroting en financiën, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 21 april 2022.

Voor de regering : De minister-president, P.-Y. JEHOLET De minister van Begroting, Ambtenarenzaken, Gelijke Kansen en Toezicht op WBE, F. DAERDEN