13 FEBRUARI 2003. - Besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap tot goedkeuring van het organiek reglement van het « Institut de la formation en cours de carrière » (Instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan)

De Regering van de Franse Gemeenschap, Gelet op het decreet van 11 juli 2002 betreffende de opleiding tijdens de loopbaan in het buitengewoon onderwijs, het gewoon secundair onderwijs en de psycho-medisch-sociale centra en tot oprichting van een « Institut de la formation en cours de carrière » (Instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan), inzonderheid op artikel 38;

Op de voordracht van de Minister van Cultuur, Begroting, Ambtenarenzaken, Jeugdzaken en Sport, de Minister van Kinderwelzijn, belast met het Basisonderwijs, de Opvang en de opdrachten toegewezen aan de « O.N.E. » (Dienst voor geboorte en kinderwelzijn) en van de Minister van Secundair Onderwijs en van Buitengewoon Onderwijs;

Na beraadslaging;

Besluit :

Artikel 1.Het hierbij gevoegde organiek reglement van het « Institut de la formation en cours de carrière » (Instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan) wordt goegekeurd.

Art. 2.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van de dag waarop het wordt ondertekend.

Brussel, 13 februari 2003.

Vanwege de Regering van de Franse Gemeenschap, De Minister van Cultuur, Begroting, Ambtenarenzaken, Jeugdzaken en Sport, R. DEMOTTE De Minister van Kinderwelzijn, belast met het Basisonderwijs, de Opvang en de opdrachten toegewezen aan de « O.N.E. » (Dienst voor geboorte en kinderwelzijn), J.-M. NOLLET De Minister van Secundair Onderwijs en van Buitengewoon Onderwijs, P. HAZETTE

Bijlage Organiek reglement van het « Institut de la formation en cours de carrière » (instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan)

Artikel 1.Dit organiek reglement wordt opgesteld bij toepassing van het decreet van 11 juli 2002 betreffende de opleiding tijdens de loopbaan in het buitengewoon onderwijs, het gewoon secundair onderwijs en de psycho-medisch-sociale centra en tot oprichting van een « Institut de la formation en cours de carrière » (instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan), inzonderheid op artikel 38.

TITEL I. - Algemene bepalingen

Art. 2.De informatie en de mededelingen van het Instituut aan de leden van de Regering vallen onder de bevoegdheid van de Voorzitter en worden meeondertekend door de Leidende Ambtenaar.

Zo worden ook de akten die het Instituut verbinden door de Voorzitter en door de Leidende Ambtenaar meeondertekend, met uitzondering van die waarvoor aan de Leidende Ambtenaar delegatie wordt toegekend.

Art. 3.De Raad van Bestuur en het Bureau blijven met de lopende zaken belast tot de vervanging van hun leden.

TITEL II. - De Raad van Bestuur HOOFDSTUK I. - Bevoegdheden

Art. 4.De Raad van Bestuur oefent alle bevoegdheden uit die voortvloeien uit het voornoemde decreet van 11 juli 2002, hierna " het decreet " genoemd en heeft onder andere als opdracht : 1° het Instituut te beheren en te besturen en in het bijzonder : a) het begrotingsontwerp van het Instituut op te stellen en het ter goedkeuring aan de toezichthoudende minister en aan de Minister van begroting voor te leggen;b) de balansen en rekeningen op te stellen van de ontvangsten en uitgaven en aan de Franse Gemeenschap de subsidies bedoeld in artikel 53, § 1, 1, van het decreet aan te vragen die nodig zijn voor de werking van het Instituut;c) het patrimonium te beheren, inzonderheid overeenkomstig de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut;d) elke voorbereiding van dossiers die hij als nuttig beschouwt bij het Bureau aanhangig maken;2° naar aanleiding van het opmaken van de begroting, de strategische jaar- en meerjarendoelstellingen van het Instituut te bepalen en uit te voeren; 3°voor de opleiding gedurende de loopbaan van de personeelsleden van het onderwijs georganiseerd of gesubsidieerd door de Franse Gemeenschap, alle nodige bepalingen die hij als nuttig acht, te nemen binnen de perken die hem worden opgelegd door de van kracht zijnde wetgeving, waaronder het decreet van 11 juli 2002 betreffende de opleiding tijdens de loopbaan in het buitengewoon onderwijs, het gewoon secundair onderwijs en de psycho-medisch-sociale centra en tot oprichting van een « Institut de la formation en cours de carrière » (instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan) en het decreet van 11 juli 2002 betreffende de opleiding tijdens de loopbaan voor het personeel van de inrichtingen voor gewoon basisonderwijs; 4° het opleidingsprogramma voor het academiejaar op te stellen en het om advies aan de Begeleidingscommissie en ter goedkeuring aan de Regering van de Franse Gemeenschap voor te leggen;5° het jaarlijkse activiteitenverslag van het vorige jaar op te stellen en het aan de Regering van de Franse Gemeenschap over te dragen;6° ervoor te zorgen dat de toepassing correct verloopt en dat de nodige maatregelen worden getroffen voor de uitvoering van zijn beslissingen door het Bureau en door de Leidende Ambtenaar;elke beslissing van het Bureau of van de Leidende Ambtenaar die buiten hun bevoegdheid is genomen of die het belang van het Instituut kan aantasten, op te heffen.

Art. 5.Bij toepassing van artikel 38 van het decreet delegeert de Raad van Bestuur aan het Bureau de bevoegdheden die bepaald zijn in artikel 17 van dit reglement. Deze delegaties worden toegekend voor zover een trimestrieel verslag wordt ingediend bij de Raad van Bestuur, die jaarlijks een evaluatie zal voeren. HOOFDSTUK II. - Organisatie en procedure

Art. 6.De Raad van Bestuur wordt bijeengeroepen door de Voorzitter(ster) of, in zijn/haar afwezigheid, door de eerste ondervoorzitter(ster), minstens vier maal per kalenderjaar of binnen een termijn van 15 kalenderdagen indien minstens een derde van de leden dit schriftelijk aanvraagt.

De oproepingen en de bijbehorende documenten worden bij gewone post minstens 7 kalenderdagen voor de vergadering gestuurd. De oproeping bevat de agenda en de bijbehorende documenten.

Bij dringende noodzakelijkheid mag de termijn van de oproeping tot 3 kalenderdagen worden beperkt. In dat geval mogen de oproepingen en de bijbehorende documenten worden gestuurd volgens de als meest geschikt beschouwde verzendingswijze.

De oproepingen worden aan alle werkende leden, aan beide Commissarissen van de Regering en, ter informatie, aan alle plaatsvervangende leden van de Raad van Bestuur gestuurd.

Als een werkend lid de vergadering niet kan bijwonen, dan nodigt het zelf zijn plaatsvervanger uit.

Behoudens uitdrukkelijke melding in de oproeping, mag een technisch adviseur de in artikel 31, 6° à 8° van het decreet bedoelde leden begeleiden.

De Raad van Bestuur mag op zijn vergaderingen of op een deel van zijn vergaderingen elke persoon uitnodigen waarvan hij denkt dat zijn aanwezigheid nuttig is, rekening houdende met het punt van de agenda.

Art. 7.De beslissingen van de Raad van Bestuur worden met inachtneming van de nadere regels bedoeld in de artikelen 31, leden 2 à 5, en 38, leden 2 à 3, van het decreet genomen.

De stemming over de beslissingen van de Raad van Bestuur gebeurt door handopsteken. Ze is geheim als het gaat over personen, of als minstens een derde van de aanwezige stemgerechtigde leden erom vraagt.

Art. 8.§ 1. De agenda van de Raad van Bestuur wordt vastgelegd door de voorzitter(ster), die handelt ofwel : 1° op eigen initiatief;2° ter uitvoering van voorafgaande beslissingen van de Raad van Bestuur;3° op schriftelijk verzoek van minstens vijf werkende leden.De aanvragen moeten aan de Voorzitter(ster) vóór de vijfde kalenderdag, die aan de vergadering voorafgaat, gestuurd worden. De agenda wordt dan onmiddellijk, als het nodig is per fax of e-mail, aan de leden en de plaatsvervangers meegedeeld. § 2. Een punt kan tijdens de vergadering op de agenda geplaatst worden indien twee derde van de aanwezige stemgerechtigde leden hun toestemming geven.

Art. 9.De door de Raad van Bestuur na beraadslaging genomen beslissingen worden in de notulen opgenomen, meegetekend door de Voorzitter(ster) en de Leidende Ambtenaar.

De notulen moeten de exacte inhoud van elke interventie omvatten waarvan de auteur heeft gevraagd, als hij die heeft gedaan, dat zij opgetekend wordt.

De notulen van de vergaderingen worden bij gewone post aan de werkende leden, aan de plaatsvervangers en aan de Commissarissen van de Regering gestuurd. Ze worden, in principe, bij de oproepingsbrief van de volgende vergadering gevoegd.

De notulen worden ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd bij de volgende vergadering.

Art. 10.Behoudens uitdrukkelijke beraadslaging zijn alle beslissingen van de Raad van Bestuur uitvoerbaar, reeds voor de goedkeuring van de notulen, voor zover de termijn voor beroep van de Commissarissen van de Regering van de Franse Gemeenschap nageleefd wordt.

Art. 11.Als de beslissing van de Raad van Bestuur een strategische beslissing is, moet de Voorzitter(ster) dat uitdrukkelijk in de oproeping vermelden en deze ter informatie aan de Toezichthoudende Minister en aan de Minister van Begroting meedelen.

Hij licht nadien dezelfde Ministers in over de beslissingen die de Raad van Bestuur definitief heeft aangenomen wat dit/die punt(en) betreft.

Art. 12.In crisissituaties roept de Voorzitter(ster) dringend de Raad van Bestuur samen, volgens de nadere regels bepaald in artikel 6.

Hij maakt onmiddellijk het punt van de agenda van de dringende vergadering aan de Toezichthoudende Minister en aan de Minister van Begroting bekend en hij zendt hun, zodra de vergadering gesloten is, de notulen, die de aangenomen maatregelen omvatten, over.

Art. 13.Wordt als « strategisch » of als « crisissituatie » aangeduid elke beslissing of situatie die zo door de Voorzitter(ster), minstens een derde van de leden van de Raad van Bestuur of een van de Commissarissen van de Regering wordt bepaald.

Als een van de gevallen bedoeld in vorig lid tijdens een vergadering van de Raad van Bestuur voorkomt, wordt het onderzoek van het betreffende punt van de agenda tot een volgende vergadering uitgesteld, die met inachtneming van de voorafgaande informatie aan de ministeriële overheden volgens de procedure bedoeld in de artikelen 11 en 12 wordt samengeroepen.

Toch kan de Raad van Bestuur, in geval van dringende noodzakelijkheid erkend bij tweederde meerderheid van de aanwezige leden, alle bewarende maatregelen nemen die noodzakelijk zijn voor de behandeling van het punt op de agenda.

Art. 14.De Bestuurders verenigen zich in een college, maar, in de gevallen waarvoor de Voorzitter(ster) dringende noodzakelijkheid of maatschappelijk belang aantoont, kunnen de beslissingen van de Raad van Bestuur schriftelijk en unaniem door de Bestuurders genomen worden.

Deze procedure kan echter slechts voor de beslissingen bedoeld in artikel 4, 3° gebruikt worden.

Art. 15.Onverminderd de uitzondering bedoeld in artikel 33, § 1, g , van het decreet, moet elk lid van de Raad van Bestuur, dat een onverenigbaarheid vermoedt of voor een belangenconflict waarin hij of een ander lid verwikkeld is, vreest, onmiddellijk de Voorzitter(ster), die die zaak bij de Raad van Bestuur en bij de Commissarissen van de Regering aanhangig maakt, daarvan op de hoogte brengen.

Als een belangenconflict door de Raad van Bestuur wordt erkend en reeds genomen beslissingen aantast, kan de Raad van Bestuur door alle rechtsmiddelen tot vernietiging van de bedoelde beslissingen handelen, op voorwaarde dat de partijen ten gunste van welke die beslissingen genomen zijn, erkend worden als partijen die op de hoogte van dat belangenconflict moeten of moesten zijn.

Art. 16.De Bestuurders zijn persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk wanneer een beslissing genomen met kennis van zaken aan hen of aan een van hen een onrechtmatig financieel voordeel heeft opgeleverd ten nadele van het Instituut.

De aansprakelijkheid bedoeld in vorig lid is niet meer van toepassing wat de effecten van een belangenconflict dat na de procedure bedoeld in artikel 15 voorkomt betreft.

TITEL III. - Het Bureau HOOFDSTUK I. - Bevoegdheden en delegaties

Art. 17.§ 1. Het Bureau oefent bevoegdheden uit die hem in de artikelen 42 § 3 en 45, van het decreet worden toegekend.

Het Bureau is ertoe gehouden de Raad van Bestuur op de hoogte te houden van de handelingen verricht in het kader van zijn bevoegdheden en hem al de uitleg in verband daarmee te verschaffen. § 2. Bij toepassing van artikel 38 van het decreet oefent het Bureau daarenboven de volgende bevoegdheden uit die hem door de Raad van Bestuur worden gedelegeerd : 1. alle beslissingen, genomen wegens door het Bureau met redenen omklede dringende noodzakelijkheid;het Bureau brengt dan verslag uit aan de Raad van Bestuur bij de volgende vergadering, met uitzondering van de bevoegdheden bedoeld in artikel 4, 1° a , 4° en 5°, die enkel tot de Raad van Bestuur behoren; 2. het bestek of de vervangende documenten goedkeuren, de wijze van gunning van de opdracht kiezen, de procedure instellen en de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten goedkeuren waarvan het doel door de Raad van Bestuur werd goedgekeurd en waarvan het bedrag lager is dan : 2.1. 500.000 EUR als het gaat om een opdracht gegund bij een openbare aanbesteding of een algemene offerteaanvraag; 2.2. 250.000 EUR als het gaat om een opdracht gegund bij een beperkte aanbesteding of een beperkte offerteaanvraag; 2.3. 62.500 EUR als het gaat om een onderhandse opdracht of een opdracht gegund bij een onderhandelingsprocedure;

De voorafgaande goedkeuring van de Raad van Bestuur betreffende het doel is echter niet vereist als het om uitgaven voor gewone behoeften van het Instituut (gewone werkings-, consumptie en uitrustingsuitgaven) gaat die 125.000 EUR niet overschrijden. 3. nadat het de Raad van Bestuur heeft ingelicht, de afwijkingen van het bestek vaststellen;nadat het de Raad van Bestuur heeft ingelicht, beslissen ofwel op grond van werkelijke uitgaven ofwel tegen voorlopige prijzen te handelen, het toezicht op de prijzen opleggen en de toekenning van voorschotten bepalen voor de opdrachten waarvan de financiële schatting 50.000 EUR niet overschrijdt;

Art. 18.Bij toepassing van artikel 45 van het decreet, delegeert het Bureau de bevoegdheden bedoeld in artikel 24 aan de Leidende Ambtenaar.

Deze delegaties worden toegekend voor zover een trimestrieel verslag wordt ingediend bij de Raad van Bestuur, die jaarlijks een evaluatie zal voeren. HOOFDSTUK II. - Organisatie en procedure

Art. 19.De bepalingen van dit hoofdstuk zijn zowel van toepassing op de eigen bevoegdheden van het Bureau als op de bevoegdheden die de Raad van Bestuur hem delegeert.

Art. 20.Het Bureau wordt bij samenroeping door de Voorzitter(ster) of wanneer minstens drie van zijn leden er schriftelijk om vragen. Hij komt minstens acht keer per jaar bijeen.

De oproepingen en de bijbehorende documenten worden per gewone brief minstens 3 kalenderdagen voor de datum van de vergadering gestuurd. De oproeping bevat de agenda die door de Voorzitter(ster) is opgesteld.

Art. 21.Het Bureau kan op zijn vergaderingen iedere persoon uitnodigen wiens aanwezigheid hem aangewezen lijkt, rekening houdende met het punt dat op de agenda staat.

Art. 22.Het Bureau wordt voorgezeten door de Voorzitter(ster) van de Raad van Bestuur of, in zijn/haar afwezigheid, door de 1ste ondervoorzitter(ster).

De beslissingen van het Bureau worden genomen met inachtneming van de nadere regels bedoeld in artikel 44 van het decreet. Deze zijn uitvoerbaar behoudens uitdrukkelijke beraadslaging en voor zover de termijn van beroep van de Commissarissen van de Regering van de Franse Gemeenschap nageleefd wordt en voor zover de helft van de leden van het Bureau aanwezig is.

De stemming gebeurt door handopsteken. Er is geheime stemming als het over personen gaat of als twee van de aanwezige leden erom vragen.

Art. 23.De leden van het Bureau mogen geen mandaat aan een ander lid geven.

TITEL IV. - De Leidende Ambtenaar Bevoegdheden en delegaties

Art. 24.§ 1. De Leidende Ambtenaar oefent de bevoegdheden uit die hem in artikel 47 van het decreet worden toegekend.

De Leidende Ambtenaar, of in zijn/haar afwezigheid het personneelslid aangewezen door het Bureau, moet de Raad van Bestuur op de hoogte brengen van de handelingen verricht in het kader van het beheer van het Instituut. § 2. Bij toepassing van de artikelen 38 en 45 van het decreet oefent de Leidende Ambtenaar, of in zijn/haar afwezigheid het personneelslid aangewezen door het Bureau, de volgende bevoegdheden uit die hem door het Bureau en de Raad van Bestuur worden gedelegeerd : 1° betreffende het personeel : 1) aan het Bureau de werving voorstellen van de in vast verband benoemde personeelsleden, de stagiairs en de contractuele personeelsleden, met inbegrip van de leden die een vervanging binnen de perken van de personeelsformatie vastgesteld door de Regering en van de budgettaire kredieten moeten verrichten en, na beslissing van het Bureau, de akten die daaruit voortvloeien ondertekenen;2) een evaluatie van de in vast verband benoemde personeelsleden, stagiairs of contractuele personeelsleden van het Instituut te voeren, overeenkomstig de artikelen XX van het besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap van XX houdende vaststelling van het administratief en geldelijk statuut van het personeel van het « Institut de la formation en cours de carrière » (instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan);3) aan het Bureau een disciplinaire sanctie voor de in vast verband benoemde personeeelsleden voorstellen en, na beslissing van het Bureau, de akten die daaruit voortvloeien ondertekenen;4) aan het Bureau het ontslag van de stagiairs of contractuele personeelsleden van het Instituut voorstellen en, na beslissing van het Bureau, de akten die daaruit voortvloeien, ondertekenen;5) door een geschikt beleid voor de in vast verband benoemde personeelsleden, stagiairs of contractuele personeelsleden van het Instituut ervoor zorgen dat de aan het Instituut toevertouwde opdrachten zo goed mogelijk vervuld worden.Te dien einde moet hij, o.a. : a) het Instituut organiseren en beheren zo dat elk personeelslid van het Instituut werkt met het oog op een kwaliteitsvolle en doeltreffende dienstverlening aan het publiek;b) ervoor zorgen dat het werk met ijver en rechtmatig wordt verricht;c) het ambtsprofiel van de personeelsleden, hun doeleinden en hun taken bepalen;d) voor een optimaal beheer van de human ressources van het Instituut zorgen door de taken in overeenstemming met de bekwaamheden en mogelijkheden van iedereen te verdelen;e) een evaluatie van de werking van het Instituut periodiek uitvoeren en alle personeelsleden aan deze evaluatie laten deelnemen;f) de personeelsleden en het Bureau op de hoogte brengen van de werking en van de resultaten van het Instituut;g) de suggesties en de verwachtingen van de personeelsleden ontvangen zowel wat hun loopbaan of hun opleiding betreft als wat de organisatie van het instituut zelf betreft 6) de nodige administratieve handelingen nemen wanneer de Administratieve Gezondheidsdienst de lichamelijke onbekwaamheid van de kandidaat of van het personeelslid vaststelt, met inbegrip van het ontslag en de inrustestelling;7) handelingen met betrekking tot de vergoeding van de arbeidsongevallen en beroepsziektes uitvoeren;8) uitzonderlijke prestaties toelaten en de kostenstaten in verband daarmee goedkeuren;9) de personeelsleden toelaten hun persoonlijk voertuig te gebruiken voor dienstreizen;10) de toelating toekennen aan congressen, colloquia, studiedagen, seminaries en conferenties deel te nemen;11) de handelingen vervullen met betrekking tot preventieve verwijdering na advies van de arbeidsgeneeskunde, met inbegrip van de beslissing van verwijdering;12) aan de personeelsleden het jaarlijks vakantieverlof, de uitzonderlijke verloven en het omstandigheidsverlof;13) het terugroepen in dienst van een ambtenaar die afwezig is wegens ziekte of invaliditeit en die door de Administratieve Gezondheidsdienst geschikt geacht werd zijn ambt deeltijds opnieuw te vervullen;14) aan de personeelsleden de documenten afgeven die betrekking hebben op het bekomen van een voortdurend vervoerbewijs, in voorkomend geval, verminderd met de werkgeversbijdrage;15) aan de ambtenaren de door het Bureau genomen beslissingen meedelen met betrekking tot het personeel;16) de personen die voor een examen van de Selor geslaagd zijn, tot de stage toelaten. 2° wat betreft de ondertekeningen en de financiën : 17) het bestek of de vervangende documenten goedkeuren, de wijze van gunning van de opdracht kiezen, de procedure instellen en de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten goedkeuren waarvan het doel door de Raad van Bestuur werd goedgekeurd en waarvan het bedrag lager is dan : - 50.000 EUR als het gaat om een opdracht gegund bij een openbare aanbesteding of een algemene offerteaanvraag; - 25.000 EUR als het gaat om een opdracht gegund bij een beperkte aanbesteding of een beperkte offerteaanvraag; - 12.500 EUR als het gaat om een onderhandse opdracht of een opdracht gegund bij een onderhandelingsprocedure;

De voorafgaande goedkeuring van de Raad van Bestuur betreffende het doel is echter niet vereist als het gaat om uitgaven voor gewone behoeften van het Instituut (gewone werkings-, consumptie en uitrustingsuitgaven) die 2.500 EUR niet overschrijden. 18) de uitgaven en ontvangsten die aan die bevoegdheden gebonden zijn, ordonnanceren, 19) voor de zaken die tot zijn/haar bevoegdheden behoren, ondertekenen : a) de bestelbons en brieven met betrekking tot bestellingen, binnen de perken bedoeld in artikel 17, § 2, 2;b) de « persklare afdrukken » voor het Belgisch Staatsblad ;c) de briefwisseling betreffende de gewone onderzoeksverrichtingen, verzoeken om informatie, de rappelbrieven en de verzendingsbrieven;d) de toelating om werkzaamheden inzake reprografie te verrichten;20) het voor eensluidend verklaren van afschriften en uittreksels van documenten neergelegd in het archief van het Instituut;21) de uitgaven en ontvangsten waarvoor hij/zij bevoegd is goedkeuren;22) de formulieren die zijn ingediend door de maatschappijen voor gemeenschappelijke vervoermiddelen, voor de reizen van de personeelsleden van het Instituut;23) de rekeningen die door de(alle)rekenplichtige(n) van het instituut moeten worden overhandigd goedkeuren;24) de uitgaven voor de beroepsonkosten van de personeelsleden van het Instituut goedkeuren;25) de betalingsstaten voor de huuruitgaven goedkeuren;26) de attesten van bezoek ondertekenen. Gezien om te worden gevoegd bij het besluit van de Regering van de Franse Gemeenschap van 13 februari 2003 tot goedkeuring van het organiek reglement van het « Institut de la formation en cours de carrière » (instituut voor opleidingen tijdens de loopbaan) Vanwege de Regering van de Franse Gemeenschap De Minister van Cultuur, Begroting, Ambtenarenzaken, Jeugdzaken en Sport, R. DEMOTTE De Minister van Kinderwelzijn, belast met het Basisonderwijs, de Opvang en de opdrachten toegewezen aan de " O.N.E. " (dienst voor geboorte en kinderwelzijn), J.-M. NOLLET De Minister van Secundair Onderwijs en van Buitengewoon Onderwijs, P. HAZETTE