8 MAART 2007. - Besluit van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie inzake de boekhoudkundige vastlegging, de vereffening en de controle op de vastleggingen en de vereffeningen

Het Verenigd College, Gelet op de ordonnantie van 21 november 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, inzonderheid op de artikelen 24, 44, 52, 53, 67, 71, 72 en 73;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 14 november 2006;

Gelet op het akkoord van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, gegeven op 21 november 2006;

Gelet op het advies van de Raad van State, gegeven op 29 januari 2007, in toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en Begroting, en van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor het Openbaar Ambt;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepaling

Artikel 1.§ 1. Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° ordonnantie : de ordonnantie van 21 november 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;2° boekhoudkundige entiteit : de diensten van de Verenigd College, zoals bepaald in het artikel 2, 1°, van de ordonnantie; § 2. De bestelbon is het document dat eenzijdig uitgaat van de boekhoudkundige entiteit met het oog op het uitvoeren van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten met een derde.

De bestelbon wordt door de bevoegde ordonnateur onverwijld overgemaakt aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen.

Voor elke overheidsopdracht waarvan het bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bepaald in artikel 122, 1°, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en die geen voorwerp heeft uitgemaakt van een gewone of voorvastlegging, is de bestelbon verplicht en is deze, bij zijn boeking in het boekhoudsysteem, een gewone vastlegging in de zin van artikel 2, 1°, van dit besluit.

Overeenkomstig artikel 13, 1°, van dit besluit, worden de vereffeningsdossiers betreffende de uitgave die voortvloeit uit deze gewone vastlegging onverwijld voorgelegd voor het gelijktijdig visum tot vastlegging en tot vereffening. HOOFDSTUK II. - De boekhoudkundige vastlegging

Art. 2.De boekhoudkundige vastlegging is : 1° een gewone vastlegging, indien de boekhoudkundige vastlegging aan de vereffening voorafgaat. Maken het voorwerp uit van een gewone vastlegging : a) de overeenkomsten en de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten, behoudens deze bepaald in 3°, a), van dit artikel;b) de besluiten tot toekenning van een subsidie;c) de andere handelingen die een juridische verbintenis ten overstaan van derden veroorzaken, uitgezonderd deze bedoeld in artikel 13 van dit besluit;2° een voorvastlegging, indien de boekhoudkundige vastlegging gebeurt op basis van ramingsakte en aan de vereffening voorafgaat. De uitgaven die in de loop van het begrotingsjaar opeisbaar worden uit hoofde van de verbintenissen, bedoeld in artikel 52, tweede lid, van de ordonnantie, die aangegaan werden vóór het begin van het begrotingsjaar, maken het voorwerp uit van een voorvastlegging. 3° een gelijktijdige vastlegging, indien de boekhoudkundige vastlegging voortvloeit uit een voorafgaande juridische verbintenis die aanleiding geeft tot een aanrekening ten laste van de vereffeningskredieten.De gelijktijdige vastlegging is de vastlegging die gelijktijdig met de vereffening plaatsvindt en dit voor het bedrag van die vereffening.

Maken het voorwerp uit van een gelijktijdige vastlegging : a) de uitgaven waarvan het bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bepaald in artikel 122, 1°, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en die geen voorwerp hebben uitgemaakt van een bestelbon bedoeld in artikel 1, § 2, van dit besluit;b) de lasten verbonden aan de schuld;c) de uitgaven in verband met het personeel, inzonderheid de bezoldigingen, de pensioenen, de kosten voor dienstopdrachten, de vergoedingen, de diverse toelagen en de terugbetalingen van niet-verschuldigde bedragen;d) de uitgaven die het voorwerp uitmaken van een organieke regelgeving die er het voorwerp, de begunstigde, de toekenningsvoorwaarden en het bedrag van preciseert;e) de voorschotten aan de beheerders van voorschotten;f) de uitgaven in verband met de belastingsontheffingen en -terugbetalingen.

Art. 3.§ 1. Overeenkomstig artikel 53 van de ordonnantie, voert de bevoegde ordonnateur in het boekhoudsysteem de boekhoudkundige vastlegging uit van iedere uitgave die ten laste van de begroting valt.

De boekhoudkundige vastlegging gebeurt in euro, tot op de eurocent. § 2. Met uitzondering van de gelijktijdige vastlegging, bedoeld in artikel 2, 3°, van dit besluit, voert de bevoegde ordonnateur eerst de boekhoudkundige vastlegging uit alvorens ten overstaan van derden de juridische verbintenis aan te gaan. § 3. Voor wat de in artikel 52, tweede lid, van de ordonnantie bedoelde uitgaven betreft, voert de bevoegde ordonnateur een voorvastlegging uit.

Via de voorvastlegging kunnen van bij het begin van het begrotingsjaar de nodige kredieten worden gereserveerd voor de vereffening van de voormelde uitgaven. HOOFDSTUK III. - De visumaanvraag

Art. 4.Gelijktijdig met de gewone boekhoudkundige vastlegging of boekhoudkundige voorvastlegging richt de bevoegde ordonnateur een visumaanvraag voor die vastlegging aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen.

Gelijktijdig met de ordonnancering richt de bevoegde ordonnateur aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen een visumaanvraag voor de vereffening.

Art. 5.§ 1. Teneinde het visum tot gewone vastlegging te bekomen, legt de bevoegde ordonnateur de volgende elementen voor in het kader van een overheidsopdracht : 1° de betekeningsbrief;2° de beslissing van het Verenigd College of desgevallend van de bevoegde ordonnateur;3° desgevallend, het advies van de bevoegde Inspecteur van Financiën;4° desgevallend, het akkoord van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting;5° het bijzonder bestek of eventueel de lijst van de geraadpleegde firma's in het geval van een beperkte of onderhandelingsprocedure;6° de offerte, de inschrijving of het voorstel van bestelbon;7° indien de keuze van de firma bij aanbesteding werd voorzien, het proces-verbaal van de opening van de inschrijvingen, de niet-geselecteerde offertes, het onderzoek van de ontvangen offertes en de gemotiveerde beslissing van de bevoegde overheid;8° de tabel met de vereffeningsramingen : 9° de basisallocatie waarop hij de aanrekening heeft gemaakt. De bevoegde ordonnateur legt de volgende elementen voor in het kader van een subsidie : 1° de betekeningsbrief;2° het besluit dienaangaande;3° desgevallend, het advies van de bevoegde Inspecteur van Financiën;4° desgevallend, het akkoord van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting;5° desgevallend de bij het besluit gevoegde overeenkomst;6° de tabel met de vereffeningsramingen;7° de basisallocatie waarop hij de aanrekening heeft gemaakt. De bevoegde ordonnateur legt de juridische akte tot machtiging van de uitgave voor met betrekking tot de uitgaven bepaald in artikel 9, § 1, 3°, van dit besluit. § 2. Teneinde het visum tot voorvastlegging te verkrijgen, legt de bevoegde ordonnateur de volgende elementen voor : 1° de op 1 januari van het begrotingsjaar bestaande juridische verbintenis waaruit de betrokken uitgave voortvloeit;2° de coördinaten van de begunstigde;3° de ramingsakte van de op oprechte wijze gestaafde uitgave op jaarbasis;4° de tabel van de vereffeningsramingen;5° de basisallocatie waarop hij de aanrekening heeft gemaakt. § 3. Teneinde het gelijktijdig visum tot vastlegging en tot vereffening of het visum tot vereffening te bekomen, legt de bevoegde ordonnateur de volgende elementen voor : 1° de factuur;2° desgevallend de schuldvordering in verband met de uitgave, of elk ander document aan de hand waarvan het verschuldigde bedrag en de begunstigde kunnen worden bepaald;3° desgevallend de bestelbon waarop de vereffening betrekking heeft;4° de basisallocatie waarop hij de aanrekening heeft gemaakt. § 4. De documenten bedoeld in de voorgaande paragrafen moeten naar behoren ondertekend zijn door de daartoe gemachtigde personen.

Die documenten worden desgevallend aan de bevoegde Inspecteur van Financiën en aan de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, gestuurd, overeenkomstig de bepalingen inzake de administratieve en begrotingscontrole. HOOFDSTUK IV. - De controle van de vastleggingen en de vereffeningen

Art. 6.Het visum van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen wordt op drievoudige wijze toegekend : 1° het vastleggingsvisum;2° het betekeningsvisum;3° het vereffeningsvisum.

Art. 7.Overeenkomstig artikel 72, tweede lid, van de ordonnantie, verifieert de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen de correcte toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen, in het bijzonder van de begrotingsbeginselen, van de regels inzake de overheidsopdrachten en ook van deze inzake de toekenning van subsidies.

Art. 8.De controleurs van de vastleggingen en de vereffeningen worden aangesteld door het Verenigd College. Afdeling 1. - Het vastleggingsvisum

Art. 9.§ 1. Worden onderworpen aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen, teneinde, voorafgaand aan hun betekening, een visum tot gewone vastlegging te bekomen : 1° alle overeenkomsten en alle overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten, met uitzondering van de uitgaven waarvan het bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bepaald in artikel 122, 1°, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996, betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;2° de besluiten tot toekenning van een subsidie;3° alle andere handelingen die een juridische verbintenis ten overstaan van derden veroorzaken, uitgezonderd deze bedoeld in artikel 13 van dit besluit. § 2. Worden onderworpen aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen, teneinde een visum tot voorvastlegging te bekomen, de ramingsakte van de sommen die tijdens het begrotingsjaar opeisbaar worden uit hoofde van verbintenissen die voortvloeien uit de uitgaven bedoeld in artikel 52, tweede lid, van de ordonnantie en die aangegaan werden vóór het begin van het begrotingsjaar. § 3. De controleur van de vastleggingen en de vereffeningen kan aan de boekhoudkundige vastleggingen van het begrotingsjaar zijn visum verlenen van 1 januari tot uiterlijk 31 december van het begrotingsjaar. Afdeling 2. - Het betekeningsvisum

Art. 10.Overeenkomstig artikel 72, 3°, van de ordonnantie, verleent de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen, op straffe van nietigheid, een visum aan de betekening van de goedkeuring van de contracten en de overheidsopdrachten voor werken en leveringen van goederen of diensten evenals aan de besluiten tot toekenning van subsidies vóór deze betekend worden.

De volgende uitgaven zijn vrijgesteld van dat visum : 1° de lasten verbonden aan de schuld;2° alle uitgaven in verband met het personeel;3° de uitgaven die onderworpen zijn aan een organieke regelgeving die er het voorwerp, de begunstigde, de toekenningsvoorwaarden en het bedrag van preciseert;4° de uitgaven waarvan het bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bepaald in artikel 122, 1°, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Afdeling 3. - Het vereffeningsvisum

Art. 11.De facturen, schuldvorderingen of elk ander gelijkwaardig document in verband met de in artikel 9 van dit besluit bepaalde uitgaven, worden onverwijld voorgelegd aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen teneinde een visum tot vereffening te bekomen.

Art. 12.§ 1. De bevoegde ordonnateur maakt het vereffeningsdossier over aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen. § 2. Wat de overeenkomsten en de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten betreft, brengt de leverancier op het origineel van de factuur, de schuldvordering of elk ander gelijkwaardig document, het nummer en de datum aan van de gewone vastlegging evenals de datum van het visum. § 3. De controleur van de vastleggingen en de vereffeningen kan aan de vereffeningen van het begrotingsjaar zijn visum verlenen van 1 januari van het begrotingsjaar tot uiterlijk 31 januari van het jaar dat op het begrotingsjaar volgt, in toepassing van artikel 35, tweede lid, van de ordonnantie. Afdeling 4. - Het gelijktijdige visum

Art. 13.Worden voorgelegd aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen teneinde een gelijktijdig visum tot vastlegging en tot vereffening te bekomen, de vereffeningsdossiers in verband met : 1° de uitgaven waarvan het bedrag niet hoger ligt dan het bedrag bepaald in artikel 122, 1°, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken;2° de lasten verbonden aan de schuld;3° de uitgaven in verband met het personeel, inzonderheid de bezoldigingen, de pensioenen, de kosten voor dienstopdrachten, de vergoedingen, de diverse toelagen en de terugbetalingen van niet-verschuldigde bedragen;4° de uitgaven die het voorwerp uitmaken van een organieke regelgeving die er het voorwerp, de begunstigde, de toekenningsvoorwaarden en het bedrag van preciseert;5° de voorschotten aan de beheerders van voorschotten;6° de belastingsontheffingen en -terugbetalingen. Afdeling 5. - De gevolgen van de visa

Art. 14.Geen enkele vereffening kan worden aangerekend ten laste van een boekhoudkundige vastlegging waarvoor door de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen geen visum werd verleend.

Geen enkele ordonnancering kan worden uitgevoerd indien aan de vereffening van de uitgave in kwestie door de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen geen visum werd verleend. HOOFDSTUK VI. - De wijzigingen van de boekhoudkundige vastlegging

Art. 15.§ 1. Elke verhoging, vermindering of annulering van een boekhoudkundige vastlegging krijgt van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen onverwijld een visum middels een vastleggingsbulletin tot wijziging, gestaafd door een verantwoordingsdossier dat door de bevoegde ordonnateur wordt overgemaakt.

Het boekhoudsysteem laat de identificatie toe van het bedrag van de verhoging, de vermindering of de annulering. § 2. Als de vermindering of de annulering van een boekhoudkundige vastlegging een initiële boekhoudkundige vastlegging betreft die in de loop van een vorig begrotingsjaar van een visum werd voorzien ten laste van de vastleggingskredieten, dan moet die door de bevoegde ordonnateur zonder verwijl worden voorgelegd aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen middels een vastleggingsbulletin tot wijziging, gestaafd door een verantwoordingsdossier.

De vermindering of de annulering van bovenstaande boekhoudkundige vastlegging leidt niet tot een verhoging van het beschikbare bedrag aan vastleggingskredieten voor het lopende begrotingsjaar. § 3. Als de vermindering of de annulering van de boekhoudkundige vastlegging een initiële boekhoudkundige vastlegging betreft die in hetzelfde begrotingsjaar van een visum werd voorzien, dan zet die het vastleggingskrediet terug voor hetzelfde bedrag. HOOFDSTUK VII. - Diverse bepalingen

Art. 16.§ 1. Worden, in toepassing van artikel 41, 2°, a), van de ordonnantie, beschouwd als uitgevoerd in termen van vastleggingen binnen de begrotingsboekhouding van een welbepaald jaar, de tijdens dat jaar door de bevoegde ordonnateur in het boekhoudsysteem geboekte boekhoudkundige vastleggingen.

Het boekhoudsysteem maakt het onderscheid tussen de boekhoudkundige vastleggingen die het visum kregen van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen en deze die dit visum niet kregen. § 2. In toepassing van artikel 41, 2°, b), van de ordonnantie, worden beschouwd als uitgevoerd in termen van vereffeningen binnen de begrotingsboekhouding van een welbepaald begrotingsjaar, de facturen, schuldvorderingen en andere gelijksoortige stukken die tijdens dat jaar door de boekhouder van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie in het boekhoudsysteem worden voorgeboekt en tot uiterlijk 31 januari van het jaar dat volgt op dat jaar door de bevoegde ordonnateur worden vereffend in toepassing van artikel 35, tweede lid, van de ordonnantie. Deze boekingen komen dan in de plaats van de overeenkomstige voorboekingen.

Het boekhoudsysteem maakt het onderscheid tussen de vereffeningen die het visum kregen van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen en deze die dit visum niet kregen.

Art. 17.Het in artikel 53, laatste lid, van de ordonnantie bedoelde uitstaande bedrag van de boekhoudkundige vastleggingen wordt gevormd door het verschil tussen, enerzijds, de boekhoudkundige vastleggingen in de zin van artikel 16, § 1, van dit besluit die het visum van de controleur van de vaststellingen en vereffeningen kregen, en, anderzijds, uit de in de zin van artikel 16, § 2, van dit besluit ten laste van deze boekhoudkundige vastleggingen uitgevoerde vereffeningen.

De boekhoudkundige vastleggingen die tegen het afsluiten van het begrotingsjaar het visum van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen niet hebben verkregen, moeten door de bevoegde ordonnateur binnen het boekhoudsysteem onverwijld worden geannuleerd.

Op het einde van het begrotingsjaar keurt de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen de lijst van de nog te vereffenen bestelbons goed die deel zullen uitmaken van het naar het volgende jaar over te dragen bedrag van de uitstaande vastleggingen bedoeld in artikel 53, laatste lid, van de ordonnantie.

Art. 18.De controleur van de vastleggingen en de vereffeningen bezorgt vóór de 10e van iedere maand aan de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en Begroting, het Rekenhof, de Directie Boekhouding en Begroting van de diensten van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie en aan de Inspectie van Financiën, een overzicht dat melding maakt, enerzijds, van het bedrag van de vastleggingen waarvoor in de voorbije maand ten laste van de vastleggingskredieten een visum werd verleend en, anderzijds, van het bedrag van de vastleggingen waarvoor vanaf het begin van het jaar ten laste van de vastleggingskredieten een visum werd verleend.

Hij doet onmiddellijk aan de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, de abnormale vastleggings- en vereffeningsritmen kennen die een overschrijding van de begrotingskredieten kunnen teweegbrengen.

In toepassing van artikel 73, tweede lid, van de ordonnantie, worden de jaarlijkse samenvattende overzichten van de vastleggingen door het Rekenhof goedgekeurd vóór 30 april van het jaar dat op het begrotingsjaar volgt.

Art. 19.De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, bepalen het model van de documenten die moeten worden gebruikt ten behoeve van de controle van de vastleggingen en de vereffeningen evenals de modaliteiten van die controle, overeenkomstig de bepalingen van dit besluit.

Art. 20.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2007.

Brussel, 8 maart 2007.

Voor het Verenigd College : De Leden van het Verenigd College bevoegd voor de Financiën en de Begroting, G. VANHENGEL