COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

8 MARS 2007. - Arrêté du Collège réuni de la Commission communautaire commune relatif à l'engagement comptable, à la liquidation et au contrôle des engagements et des liquidations

Le Collège réuni, Vu l' ordonnance du 21 novembre 2006Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 21/11/2006 pub. 12/12/2006 numac 2006031592 source assemblee reunie de la commission communautaire commune de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle fermer fixant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle de la Commission communautaire commune, notamment les articles 24, 44, 52, 53, 67, 71, 72 et 73;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 14 novembre 2006;

Vu l'accord des Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, donné le 21 novembre 2006;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, donné le 29 janvier 2007, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition des Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, et des Membres du Collège réuni, compétents pour la Fonction publique;

Après en avoir délibéré, Arrête : CHAPITRE Ier. - Disposition générale

Article 1er.§ 1er. Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° ordonnance : l' ordonnance du 21 novembre 2006Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 21/11/2006 pub. 12/12/2006 numac 2006031592 source assemblee reunie de la commission communautaire commune de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle fermer portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle;2° entité comptable : les services du Collège réuni, tels que définis à l'articles 2, 1°, de l'ordonnance; § 2. Le bon de commande est le document émis unilatéralement par l'entité comptable, en vue de l'exécution d'un marché public de travaux, de fournitures ou de services avec un tiers.

Le bon de commande est transmis sans délai au contrôleur des engagements et des liquidations par l'ordonnateur compétent.

Pour tout marché public dont le montant ne dépasse pas le montant prévu à l'article 122, 1°, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics et qui n'a pas fait l'objet d'un engagement ordinaire ou prévisionnel, le bon de commande est obligatoire et est, lorsqu'il est enregistré dans le système comptable, un engagement ordinaire au sens de l'article 2, 1°, du présent arrêté.

Conformément à l'article 13, 1°, du présent arrêté, les dossiers de liquidation, relatifs à la dépense découlant de cet engagement ordinaire sont sans délai soumis au visa simultané en engagement et en liquidation. CHAPITRE II. - L'engagement comptable

Art. 2.L'engagement comptable est : 1° un engagement ordinaire, si l'engagement comptable précède la liquidation. Font l'objet d'un engagement ordinaire : a) les contrats et les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services, sauf ceux prévus au 3°, a) du présent article;b) les arrêtés octroyant une subvention;c) les autres actes entraînant un engagement juridique vis-à-vis de tiers, hormis ceux visés à l'article 13 du présent arrêté;2° un engagement prévisionnel, si l'engagement comptable procède d'états estimatifs et précède la liquidation. Font l'objet d'un engagement prévisionnel les dépenses qui seront exigibles au cours de l'année budgétaire du chef des obligations visées à l'article 52, alinéa 2, de l'ordonnance, et contractées avant le début de l'année budgétaire. 3° un engagement simultané, si l'engagement comptable procède d'un engagement juridique préalable donnant lieu à une imputation à charge des crédits de liquidation.L'engagement simultané est l'engagement qui a lieu au même moment que la liquidation et ce à concurrence du montant de cette liquidation.

Font l'objet d'un engagement simultané : a) les dépenses dont le montant ne dépasse pas le montant prévu à l'article 122, 1°, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics, et qui n'ont pas fait l'objet du bon de commande visé à l'article 1er, § 2, du présent arrêté;b) les charges liées à la dette;c) les dépenses relatives au personnel notamment les rémunérations, les pensions, les frais de mission, les indemnités, les allocations diverses et les remboursements d'indus;d) les dépenses qui font l'objet d'une réglementation organique qui en précise l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'octroi et le montant;e) les avances aux régisseurs d'avances;f) les dépenses relatives aux dégrèvements et remboursements fiscaux.

Art. 3.§ 1er. Conformément à l'article 53 de l'ordonnance, l'ordonnateur compétent procède, dans le système comptable, à l'engagement comptable de toute dépense à charge du budget.

L'engagement comptable se fait en euros au centime près. § 2. A l'exception de l'engagement simultané, visé à l'article 2, 3°, du présent arrêté, l'ordonnateur compétent procède à l'engagement comptable préalablement à la conclusion de l'engagement juridique vis-à-vis des tiers. § 3. En ce qui concerne les dépenses prévues à l'article 52, alinéa 2, de l'ordonnance, l'ordonnateur compétent procède à un engagement prévisionnel.

L'engagement prévisionnel permet de réserver, dès le début de l'année budgétaire, les crédits nécessaires à la liquidation des dépenses précitées. CHAPITRE III. - La demande de visa

Art. 4.Simultanément à l'engagement comptable ordinaire ou prévisionnel, l'ordonnateur compétent transmet une demande de visa pour cet engagement au contrôleur des engagements et des liquidations.

Simultanément à l'ordonnancement, l'ordonnateur compétent transmet au contrôleur des engagements et des liquidations une demande de visa en liquidation.

Art. 5.§ 1er. Pour obtenir le visa en engagement ordinaire, l'ordonnateur compétent produit les éléments suivants pour une dépense dans le cadre d'un marché public : 1° la lettre de notification;2° la décision du Collège réuni ou, le cas échéant, de l'ordonnateur compétent;3° le cas échéant, l'avis de l'Inspecteur des Finances compétent;4° le cas échéant, l'accord des Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget;5° le cahier spécial des charges ou, le cas échéant, la liste des firmes consultées en cas de procédure restreinte ou négociée;6° l'offre, la soumission ou la proposition de bon de commande;7° si le choix de la firme a été prévu par adjudication, le procès-verbal d'ouverture des soumissions, les offres non retenues, l'analyse des offres reçues et la décision motivée de l'autorité compétente;8° le tableau prévisionnel de liquidation;9° l'allocation de base sur laquelle il a effectué l'imputation. L'ordonnateur compétent produit les éléments suivants dans le cadre d'une subvention : 1° la lettre de notification;2° l'arrêté y relatif;3° le cas échéant, l'avis de l'Inspecteur des Finances compétent;4° le cas échéant, l'accord des Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget;5° le cas échéant, la convention jointe à l'arrêté;6° le tableau prévisionnel de liquidation;7° l'allocation de base sur laquelle il a effectué l'imputation. L'ordonnateur compétent produit l'acte juridique autorisant la dépense concernant les dépenses prévues à l'article 9, § 1er, 3°, du présent arrêté. § 2. Pour obtenir le visa en engagement prévisionnel, l'ordonnateur compétent produit les éléments suivants : 1° l'engagement juridique existant au 1er janvier de l'année budgétaire, duquel découle la dépense concernée;2° les coordonnées du bénéficiaire;3° l'état estimatif de la dépense annuelle justifié de manière sincère;4° le tableau prévisionnel de liquidations;5° l'allocation de base sur laquelle il a effectué l'imputation. § 3. Pour obtenir le visa simultané en engagement et en liquidation ou le visa en liquidation, l'ordonnateur compétent produit les éléments suivants : 1° la facture;2° le cas échéant, la déclaration de créance relative à la dépense, ou tout autre document permettant d'identifier le montant dû et le bénéficiaire;3° le cas échéant, le bon de commande auquel la liquidation se réfère;4° l'allocation de bases sur laquelle il a effectué l'imputation. § 4. Les documents visés aux paragraphes précédents sont dûment signés par les personnes y habilitées.

Ces documents sont, le cas échéant, envoyés à l'Inspecteur des Finances compétent et aux Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, conformément aux dispositions relatives au contrôle administratif et budgétaire. CHAPITRE IV. - Le contrôle des engagements et des liquidations

Art. 6.Le visa du contrôleur des engagements et des liquidations s'exerce selon une triple modalité : 1° le visa d'engagement;2° le visa de notification;3° le visa de liquidation.

Art. 7.Conformément à l'article 72, alinéa 2, de l'ordonnance, le contrôleur des engagements et des liquidations vérifie la bonne application des dispositions légales et réglementaires, notamment des principes budgétaires, des règles relatives aux marchés publics ainsi que celles relatives à l'octroi de subventions.

Art. 8.Les contrôleurs des engagements et des liquidations sont désignés par le Collège réuni. Section 1re. - Le visa d'engagement

Art. 9.§ 1er. Sont soumis au contrôleur des engagements et des liquidations, en vue d'obtenir un visa en engagement ordinaire, préalable à leur notification : 1° tous les contrats et tous les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services, sauf les dépenses dont le montant ne dépasse pas le montant prévu à l'article 122, 1°, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics;2° les arrêtés octroyant une subvention;3° tous les autres actes entraînant un engagement juridique vis-à-vis de tiers, hormis ceux visés à l'article 13 du présent arrêté. § 2. Sont soumis au contrôleur des engagements et des liquidations, en vue d'obtenir un visa en engagement prévisionnel, les états estimatifs des sommes qui seront exigibles au cours de l'année budgétaire du chef d'obligations résultant des dépenses visées à l'article 52, alinéa 2, de l'ordonnance, et contractées avant le début de l'exercice budgétaire. § 3. Le contrôleur des engagements et des liquidations peut viser les engagements comptables de l'année budgétaire du 1er janvier jusqu'au 31 décembre au plus tard de l'année budgétaire. Section 2. - Le visa de notification

Art. 10.Conformément à l'article 72, 3°, de l'ordonnance, le contrôleur des engagements et des liquidations vise, à peine de nullité, la notification de l'approbation des contrats et marchés publics pour travaux et fournitures de biens ou de services ainsi que les arrêtés d'octroi de subventions avant que ceux-ci ne soient notifiés.

Les dépenses suivantes sont dispensées de ce visa : 1° les charges liées à la dette;2° toutes les dépenses relatives au personnel;3° les dépenses qui font l'objet d'une réglementation organique qui en précise l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'octroi et le montant;4° les dépenses dont le montant ne dépasse pas le montant prévu à l'article 122, 1°, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. Section 3. - Le visa de liquidation

Art. 11.Les factures, déclarations de créances ou tout autre document en tenant lieu, relatifs aux dépenses prévues à l'article 9 du présent arrêté, sont sans délai soumis au contrôleur des engagements et des liquidations, en vue d'obtenir un visa en liquidation.

Art. 12.§ 1er. L'ordonnateur compétent communique au contrôleur des engagements et des liquidations le dossier de liquidation. § 2. En ce qui concerne les contrats et marchés de travaux, de fournitures et de services, le fournisseur appose, sur l'original de la facture, de la déclaration de créance ou de tout document en tenant lieu, le numéro et la date de l'engagement ordinaire, ainsi que la date du visa. § 3. Le contrôleur des engagements et des liquidations peut viser les liquidations de l'année budgétaire du 1er janvier de l'année budgétaire jusqu'au 31 janvier au plus tard de l'année qui suit l'année budgétaire, en application de l'article 35, alinéa 2, de l'ordonnance. Section 4. - Le visa simultané

Art. 13.Sont soumis au contrôleur des engagements et des liquidations, en vue d'obtenir un visa simultané en engagement et en liquidation, les dossiers de liquidation relatifs : 1° aux dépenses dont le montant ne dépasse pas le montant prévu à l'article 122, 1°, de l'arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics;2° aux charges liées à la dette;3° aux dépenses relatives au personnel notamment les rémunérations,les pensions, les frais de missions de service, les indemnités, les allocations diverses et les remboursements d'indus;4° aux dépenses qui font l'objet d'une réglementation organique qui en précise l'objet, le bénéficiaire, les conditions d'octroi et le montant;5° aux avances aux régisseurs d'avances;6° aux dégrèvements et remboursements fiscaux. Section 5. - Les effets des visa

Art. 14.Aucune liquidation ne peut être imputée à charge d'un engagement comptable qui n'a pas été visé par le contrôleur des engagements et des liquidations.

Aucun ordonnancement ne peut être effectué, si la liquidation de la dépense en question n'a pas été visée par le contrôleur des engagements et des liquidations. CHAPITRE VI. - Les modifications de l'engagement comptable

Art. 15.§ 1er. Toute majoration, réduction ou annulation d'un engagement comptable est visée sans délai par le contrôleur des engagements et des liquidations au moyen d'un bulletin d'engagement modificatif appuyé d'un dossier justificatif transmis par l'ordonnateur compétent.

Le système comptable permet l'identification du montant de la majoration, de la réduction ou de l'annulation. § 2. Si la réduction ou l'annulation d'engagement comptable concerne un engagement comptable initial visé au cours d'une année budgétaire antérieure à charge des crédits d'engagement, elle est soumise sans retard au contrôleur des engagements et des liquidations par l'ordonnateur compétent au moyen d'un bulletin d'engagement modificatif appuyé d'un dossier justificatif.

La réduction ou l'annulation d'engagement comptable précitée n'entraîne pas de majoration du montant disponible en crédits d'engagement pour l'année budgétaire en cours. § 3. Si la réduction ou l'annulation de l'engagement comptable concerne un engagement comptable initial visé au cours de la même année budgétaire, elle restaure le crédit d'engagement à due concurrence. CHAPITRE VII. - Dispositions diverses

Art. 16.§ 1er. En application de l'article 41, 2°, a), de l'ordonnance, sont considérés comme exécutés en termes d'engagements, dans la comptabilité budgétaire d'une année déterminée, les engagements comptables enregistrés dans le système comptable par l'ordonnateur compétent durant cette année.

Le système comptable distingue les engagements comptables visés et non visés par le contrôleur des engagements et des liquidations. § 2. En application de l'article 41, 2°, b), de l'ordonnance, sont considérées comme exécutées en termes de liquidations dans la comptabilité budgétaire d'une année budgétaire déterminée, les factures, déclarations de créance et autres pièces similaires qui sont préenregistrées par le comptable Commission communautaire commune dans le système comptable durant cette année et liquidées par l'ordonnateur compétent jusqu'au 31 janvier de l'année qui suit cette année, en application de l'article 35, alinéa 2, de l'ordonnance. Ces enregistrements remplacent alors les préenregistrements correspondants.

Le système comptable distingue les liquidations visées et non visées par le contrôleur des engagements et des liquidations.

Art. 17.L'encours des engagements comptables visé à l'article 53, dernier alinéa, de l'ordonnance est constitué de la différence entre, d'une part, les engagements comptables au sens de l'article 16, § 1er, du présent arrêté, et visés par le contrôleur des engagements et des liquidations durant l'année budgétaire et, d'autre part, les liquidations, à charge de ces engagements comptables, au sens de l'article 16, § 2, du présent arrêté.

Les engagements comptables qui n'ont pas été visés par le contrôleur des engagements et des liquidations à la clôture de l'année budgétaire, doivent être annulés sans délai dans le système comptable par l'ordonnateur compétent.

A la clôture de l'année budgétaire, le contrôleur des engagements et des liquidations arrête la liste des bons de commande encore à liquider qui feront partie de l'encours à reporter à l'année suivante, visé à l'article 53, dernier alinéa, de l'ordonnance.

Art. 18.Le contrôleur des engagements et des liquidations transmet au Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, à la Cour des comptes, à la Direction de la Comptabilité et du Budget des services du Collège réuni de la Commission communautaire commune et à l'Inspection des Finances, avant le 10 de chaque mois, un relevé mentionnant, d'une part, le montant des engagements visés à charge des crédits d'engagement au cours du mois précédent, d'autre part, le montant des engagements visés à charge des crédits d'engagement depuis le début de l'année.

Il signale immédiatement aux Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, les rythmes anormaux d'engagement ou de liquidation susceptible de provoquer un dépassement des crédits budgétaires.

En application de l'article 73, alinéa 2, de l'ordonnance, les relevés récapitulatifs annuels des engagements sont arrêtés par la Cour des Comptes avant le 30 avril de l'année qui suit l'année budgétaire.

Art. 19.Les Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, déterminent les modèles des documents à utiliser pour les besoins du contrôle des engagements et des liquidations ainsi que les modalités de ce contrôle, conformément aux dispositions du présent arrêté.

Art. 20.Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2007.

Bruxelles, le 8 mars 2007.

Pour le Collège réuni : Les Membres du Collège réuni, compétents pour les Finances et le Budget, Mme E. HUYTEBROECK