10 NOVEMBER 2022. - Besluit 2022/1291 van het College van de Franse Gemeenschapscommissie houdende de interne controle en de interne audit

Het College van de Franse Gemeenschapscommissie, Gelet op het decreet van de Franse Gemeenschapscommissie van 24 april 2014 houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen, de artikelen 74, derde lid, en 78, vierde lid;

Gelet op het advies van de inspecteur van Financiën, gegeven op 23 juni 2022;

Gelet op het akkoord van het lid van het College van de Franse Gemeenschapscommissie bevoegd voor Begroting, gegeven op 7 juli 2022;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact van dit besluit op de respectieve situatie van vrouwen en mannen, van 7 juli 2022;

Gelet op het evaluatieverslag van de impact van dit besluit op de situatie van personen met een handicap, van 7 juli 2022;

Gelet op het advies nr. 72.111/2 van de Raad van State, gegeven op 21 september 2022, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voordracht van het lid van het College van de Franse Gemeenschapscommissie bevoegd voor Begroting;

Na beraadslaging, Besluit : TITEL I. - Algemeenheden HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° ` decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten': het decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen;2° `administrateur-generaal': de administrateur-generaal van de diensten van het College zoals bedoeld in het besluit van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 21 maart 2018 tot vaststelling van de structuur van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;3° `bestuursdirecteur': de bestuursdirecteur zoals bedoeld in het besluit van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 21 maart 2018 tot vaststelling van de structuur van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;4° `directieraad': de directieraad zoals gedefinieerd in artikel 70 van het besluit van het College van de Franse Gemeenschapscommissie van 13 april 1995 houdende het statuut van de ambtenaren van de diensten van het College van de Franse Gemeenschapscommissie;5° `interne controle': de controle bedoeld in artikel 74 van het decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen;6° `interne audit': de audit bedoeld in artikel 78 van het decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen;7° `auditcomité': het auditcomité bedoeld in artikel 78, derde lid, van het decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen. HOOFDSTUK II. - Toepassingsgebied

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de diensten van het College en de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie van de Franse Gemeenschapscommissie.

TITEL II. - Interne controle HOOFDSTUK I. - Methodologie

Art. 3.§ 1. De interne controle bedoeld in artikel 74 van het decreet bestaat uit een geheel van uitgeschreven procedures en acties die betrekking hebben op alle activiteiten van de Franse Gemeenschapscommissie. § 2. De interne controlesystemen worden opgezet en beoordeeld overeenkomstig het `COSO'-model van het Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission, zoals omschreven in de hoofdlijnen inzake de normen voor interne controle in de overheidssector van de International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI).

In die uitgeschreven procedures en acties komen de volgende acht onderdelen aan bod : 1° `interne omgeving', die er op zijn minst in bestaat de wettelijke, reglementaire en verplichte voorschriften die van toepassing zijn op de Franse Gemeenschapscommissie te bundelen en de menselijke en materiële middelen die nodig zijn om de strategische doelstelling te bereiken en op te volgen te bepalen;2° `bepaling van doelstellingen', die erin bestaat de strategische doelstelling(en) te vertalen in operationele, rapporterings- en nalevingsdoelstellingen.De doelstellingen moeten begrijpelijk zijn en meetbaar. Bovendien moeten ze weergeven dat de Franse Gemeenschapscommissie rekening houdt met risico's; 3° `identificatie van gebeurtenissen', die erin bestaat de risico's en opportuniteiten die een invloed kunnen hebben op het bereiken van de doelstellingen te identificeren.De identificatie slaat op de mogelijke gebeurtenissen, intern en extern; 4° `risicobeoordeling', die erin bestaat de belangrijkste inherente en residuele risico's die een invloed kunnen hebben op het bereiken van de doelstellingen in te schatten. Onder inherent risico wordt verstaan: het risico waaraan de Franse Gemeenschapscommissie wordt blootgesteld indien het management geen corrigerende maatregelen neemt om de waarschijnlijkheid waarmee het risico zich kan voordoen of de gevolgen ervan te wijzigen.

Onder residueel risico wordt verstaan: het risico waaraan de Franse Gemeenschapscommissie blijft blootgesteld nadat rekening is gehouden met de door het management toegepaste oplossingen.

De beoordeling gebeurt in termen van waarschijnlijkheid en gevolgen.

Het risicobeoordelingsproces is een wederkerend proces; 5° `risicoaanpak', die erin kan bestaan het beschouwde risico te vermijden, te verkleinen, te delen of te aanvaarden en als doel heeft het residuele risiconiveau terug te brengen tot onder de risicotolerantiedrempel die de Franse Gemeenschapscommissie heeft gekozen. Het risicoaanpakproces is een wederkerend proces; 6° `controleactiviteiten', die erin bestaan de zekerheid te verkrijgen dat de risicoaanpak effectief werd opgezet;7° `informatie en communicatie';8° `sturing'. § 3. De administrateur-generaal ontvangt elk jaar van de bestuursdirecteurs de verslagen over de interne controle waarvoor zij verantwoordelijk zijn, en stelt een syntheseverslag op.

Die verslagen omvatten ten minste een beschrijving van de objectieve elementen die in het kader van elk van de acht onderdelen bedoeld in § 1 werden ingevoerd, en van de weerslag ervan op de doelstellingen die zijn vastgelegd in artikel 74 van het decreet van 24 april 2014Relevante gevonden documenten type decreet prom. 24/04/2014 pub. 13/02/2015 numac 2015031101 bron franse gemeenschapscommissie van het brussels hoofdstedelijk gewest Decreet houdende bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle van de administratieve diensten van de Franse Gemeenschapscommissie en de administratieve openbare instellingen die daarvan afhangen sluiten.

Het syntheseverslag wordt toegezonden aan het College en aan het auditcomité. HOOFDSTUK II. - Uitvoering van de interne controle

Art. 4.De uitvoering van de interne controle, waarvan de doelstellingen zijn beschreven in artikel 74, tweede lid, van het decreet, behoort tot de bevoegdheid van de directieraad. Elk van de diensten van het College zorgt voor de goede werking van zijn interne controlesysteem.

Art. 5.§ 1. Voor wat de interne omgeving betreft, stelt de directieraad ten minste de transversale procedures vast die gericht zijn op: 1° het identificeren en bepalen van de menselijke middelen die nodig zijn om de door het College aangewezen strategische doelstellingen te bereiken en op te volgen, waarbij de functies van eenieder en de ermee overeenstemmende noodzakelijke kwalificatie nauwkeurig worden beschreven;2° het identificeren en bepalen van de materiële middelen die nodig zijn om de door het College aangewezen strategische doelstellingen te bereiken en op te volgen;3° het identificeren van de personeelsleden die meewerken aan het bereiken van de door het College aangewezen strategische doelstellingen;4° het opstellen van de bundel van wettelijke, reglementaire en verplichte bepalingen die van toepassing zijn op de Franse Gemeenschapscommissie. § 2. Hij zet de mechanismen op om de door het College aangewezen strategische doelstellingen te vertalen in operationele, rapporterings- en nalevingsdoelstellingen. § 3. Voor wat de identificatie van gebeurtenissen betreft, zet de directieraad de mechanismen op om de mogelijke interne en externe gebeurtenissen te identificeren die een invloed kunnen hebben op het bereiken van de door het College aangewezen strategische doelstellingen, en om te bepalen of die een opportuniteit of een risico vormen. § 4. Voor wat de risicobeoordeling betreft, zet de directieraad de mechanismen op : 1° om de belangrijkste inherente en residuele risico's die een invloed kunnen hebben op het bereiken van de doelstellingen in te schatten;2° om de risico's op nalatigheid, fouten en interne of externe fraude in te schatten. § 5. Voor wat de risicoaanpak betreft : 1° bepaalt de directieraad welke aanpak kan worden toegepast voor elk van de risico's bedoeld in § 4;2° analyseert de directieraad de kosten van de overwogen aanpak in het licht van de verwachte voordelen ervan;3° beslist de directieraad in het licht van voornoemde analyse over de aanpak die zal worden toegepast. De directieraad stelt ten minste het handboek van uitgeschreven transversale procedures vast en garandeert de verspreiding ervan in de bestuursdirecties en diensten. § 6. Voor wat de controleactiviteiten betreft, stelt de directieraad de transversale methodes en procedures vast waarmee de zekerheid kan worden verkregen dat de risicoaanpak effectief werd opgezet.

In dat kader stelt de directieraad ten minste de controleactiviteiten vast die gericht zijn op : 1° het erop toezien dat de bundel van wettelijke, reglementaire en verplichte bepalingen die van toepassing zijn op de Franse Gemeenschapscommissie en het handboek van uitgeschreven transversale procedures in de praktijk worden gevolgd en worden bijgewerkt;2° het uitwerken van de uit te voeren transversale controles;3° het uitwerken van de mechanismen om de nieuwe, onvoorziene problemen te identificeren en op te lossen en, indien nodig, de bundel van wettelijke en reglementaire bepalingen en/of het handboek van uitgeschreven transversale procedures aan te passen;4° het standaardiseren van de informaticasystemen;5° het toezien op de optimale werking van de interne audit;6° het minimaliseren van de risico's op nalatigheid, fouten en interne of externe fraude. § 7. Voor wat de informatie en de communicatie betreft, stelt de directieraad ten minste de procedures vast die gericht zijn op : 1° het identificeren, bundelen en meedelen van nuttige informatie aan de betrokken personeelsleden;2° het ontwikkelen en aanpassen van de informatiesystemen om te voldoen aan de eisen van betrouwbaarheid, beschikbaarheid en relevantie van de informatie;3° het erop toezien dat de verplichtingen inzake het bewaren van informatie, gegevens en informaticaprogramma's worden nageleefd. § 8. Voor wat de sturing betreft, stelt de directieraad ten minste de transversale procedures vast die gericht zijn op : 1° het beoordelen van het bestaan en de werking van de elementen van de risicoaanpak;2° het vaststellen van de protocollen voor het meedelen van tekortkomingen in het mechanisme om te bepalen welke informatie op een bepaald hiërarchisch niveau nodig is voor een doeltreffende besluitvorming;3° het vaststellen van de protocollen voor verzoeken om de transversale procedures aan te passen.

Art. 6.De administrateur-generaal en de bestuursdirecteurs zijn verantwoordelijk voor de interne controle van de verrichtingen die in hun bestuursdirecties en de diensten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, worden opgestart.

Zij zien erop toe over specifieke uitgeschreven procedures te beschikken die gestructureerd zijn rond de transversale procedures.

Zij definiëren de rol en de verantwoordelijkheden van elk van hun personeelsleden en de grenzen van hun bevoegdheden.

Elk personeelslid draagt op zijn niveau bij aan de goede werking van het interne controlesysteem.

Art. 7.De specifieke uitgeschreven procedures worden voorgelegd aan de directieraad, die de risicobeoordeling goedkeurt ten overstaan van de vooraf vastgelegde verschillende soorten doelstellingen, alsook de overwogen aanpak om de opgespoorde risico's te beheersen en het bereiken van de doelstellingen te waarborgen.

Art. 8.De specifieke uitgeschreven procedures worden permanent geëvalueerd door de administrateur-generaal en de bestuursdirecteurs.

TITEL III. - Interne audit HOOFDSTUK I. - Opdrachten en verantwoordelijkheden

Art. 9.De interne audit betreft een onafhankelijke en objectieve, waarborgende en adviserende activiteit waarbij de opdracht erin bestaat voor toegevoegde waarde te zorgen en de werking van de diensten van het College te verbeteren.

De interne audit helpt de diensten van het College hun doelstellingen te bereiken door met behulp van een systematische en methodische aanpak de effectiviteit van risicobeheer-, controle- en governanceprocessen te evalueren en te verbeteren.

De functie van de interne audit bestaat hoofdzakelijk in het onderzoeken en evalueren van de werking, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de interne controle.

De interne audit omvat conformiteitsaudits, werkingsaudits, financiële audits, specifieke opdrachten en administratieve onderzoeken.

Art. 10.De interne audit ressorteert administratief onder de administrateur-generaal en functioneel onder het auditcomité.

Art. 11.In het kader van zijn opdrachten heeft de interne audit, met inachtneming van de wettelijke of reglementaire verbodsbepalingen, onbeperkte toegang tot alle informatie, documenten en materiële of immateriële goederen.

De interne audit kan elk personeelslid om de informatie vragen die hij nodig acht voor het vervullen van zijn opdrachten.

Art. 12.De interne audit verbindt zich ertoe om in het kader van zijn werkzaamheden de beroepsnormen van het Institute of Internal Auditors na te leven en zich te schikken naar de deontologische regels van dat instituut.

Art. 13.De interne audit brengt aan het auditcomité verslag uit over zijn activiteiten, vaststellingen en aanbevelingen. HOOFDSTUK II Auditcomité

Art. 14.Het auditcomité adviseert het College van de Franse Gemeenschapscommissie over het interne controlesysteem, meer bepaald met betrekking tot : - efficiënt en doelgericht risicobeheer; - de betrouwbaarheid van de financiële en beheersverslagen; - de conformiteit met de wetten, decreten en andere regelgeving, alsook met de richtlijnen van de betrokken overheden; - de efficiënte en doelgerichte werking van de diensten; - de bescherming van de activa.

Art. 15.Het auditcomité bestaat uit minstens vier en hoogstens vijf leden, met inbegrip van de voorzitter.

Het is samengesteld als volgt : - minstens één lid en hoogstens twee leden (of vertegenwoordigers) van het College, onder wie de voorzitter van het College of zijn vertegenwoordiger; - twee onafhankelijke deskundigen; - de administrateur-generaal in de hoedanigheid van waarnemer.

De leden van het auditcomité en de voorzitter worden aangewezen door het College.

Het voorzitterschap wordt waargenomen door de voorzitter van het College of zijn vertegenwoordiger.

Op uitnodiging van het auditcomité kunnen de verantwoordelijke van de interne audit of andere personeelsleden of deskundigen de vergaderingen bijwonen.

Art. 16.Het auditcomité vergadert ten minste twee keer per jaar.

De notulen van deze vergaderingen worden ter informatie meegedeeld aan de leden van het College.

Art. 17.Het auditcomité stelt een handvest op waarin onder meer de nadere regels voor de samenwerking tussen de directieraad en de interne audit, de rapporteringsregels en de vertrouwelijkheidsregels worden vastgelegd.

Het handvest van het auditcomité alsook de wijzigingen daarvan worden ter goedkeuring voorgelegd aan het College.

Art. 18.Aan de onafhankelijke deskundigen van het auditcomité wordt een vergoeding van 800 euro per vergadering toegekend.

Art. 19.Het auditcomité bezorgt een jaarverslag aan het College en aan de directieraad.

Art. 20.Het collegelid bevoegd voor Begroting wordt belast met de uitvoering van dit besluit.

Namens het College : B. TRACHTE, Voorzitster van het College bevoegd voor Begroting