6 JUNI 2024. - Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering met betrekking tot de organisatiebeheersing

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering, Gelet op de ordonnantie van 4 april 2024 houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijke Gewest, artikelen 97, tweede lid, en 131;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 18 oktober 2007Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 18/10/2007 pub. 09/11/2007 numac 2007031481 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle, de boekhoudkundige controle en de controle van het goede financiële beheer sluiten met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle en de boekhoudkundige controle;

Gelet op de gelijkekansentest van 8 maart 2024 uitgevoerd zoals bedoeld in artikel 2° van ordonnantie van 4 oktober 2018 tot invoering van de gelijkekansentest;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 10 april 2024;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting, gegeven op 17 april 2024;

Gelet op advies 76.337/1 van de Raad van State, gegeven op 29 mei 2024, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van de Minister bevoegd voor Financiën, Begroting, Openbaar Ambt, de Promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel;

Na beraadslaging, Besluit : TITEL 1. - Algemeenheden

HOOFDSTUK 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder: 1° ordonnantie : de ordonnantie van 4 april 2024 houdende de Codex van de openbare financiën van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ;2° gewestelijke entiteit : de gewestelijke entiteit zoals bepaald in artikel 2, 1° van de ordonnantie ;3° organisatiebeheersing : de organisatiebeheersing zoals bepaald in artikel 131 van de ordonnantie;4° interne audit : de diensten opgericht overeenkomstig de artikelen 2,27°, en 133 tot en met 137 van de ordonnantie ;5° coördinator voor de organisatiebeheersing : de persoon binnen de organisatie belast met de coördinatie van de implementatie van de organisatiebeheersing ;6° coördinator voor het risicobeheer : de persoon binnen de organisatie belast met de coördinatie van de implementatie van het risicobeheer ;7° de coördinerende dienst inzake organisatiebeheersing : de coördinerende dienst inzake organisatiebeheersing op het niveau van de gewestelijke entiteit, te weten de Directie Kwaliteit en Performantie van het bestuur Brussel Synergie van de GOB ;8° leidende ambtenaar : de Secretaris-generaal, de Adjunct-secretaris generaal en elke Directeur-generaal en Adjunct-directeur-generaal van de diensten van de Regering, evenals de titularissen van gelijkwaardige functies in de autonome bestuursinstellingen;9° entiteit : de boekhoudkundige entiteit zoals bepaald in artikel 1, 16° van de ordonnantie gedefinieerd ;10° COSO 2013 raamwerk : raamwerk inzake interne controle opgesteld door The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) ;11° diensten van de Regering : de diensten van de Regering zoals gedefinieerd in artikel 2, 5° van de ordonnantie;12° autonome bestuursinstellingen (hierna de ABI's genaamd): de autonome bestuursinstellingen zoals gedefinieerd in artikel 2, 2° van de ordonnantie;13° beslissingsorgaan : het gaat over het beslissend orgaan van de betrokken entiteit.Voor de entiteiten onderworpen aan het administratieve statuut, gaat het over de directieraad, voor de autonome bestuursinstellingen van tweede categorie gaat het over het directieorgaan, bedoeld in artikel 2, 18° van de ordonnantie; 14° bevoegde boekhouder : de financiële actor gedefinieerd onder artikel 2, 32° van de ordonnantie. HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op : 1° de diensten van de Regering, 2° de ABI's 1;3° de ABI's 2 zoals bepaald in artikel 4, § 1, eerste lid van de ordonnantie. In afwijking van het eerste lid, punt 3°, is dit besluit niet van toepassing op de ABI's 2 zoals bepaald in artikel 4, § 2, eerste lid van de ordonnantie.

TITEL 2. - De organisatiebeheersing

HOOFDSTUK 1. - Algemene beginselen

Art. 3.De organisatiebeheersing is gebaseerd op het COSO 2013 raamwerk. Dit internationaal referentiekader bestaat uit vijf componenten inzake organisatiebeheersing, te weten de interne beheersomgeving, de evaluatie van de risico's, de beheersmaatregelen, de informatie en communicatie en de monitoring, en zeventien principes. Dit raamwerk vormt de theoretische basis voor de organisatiebeheersing, het risicobeheer en de evaluatiematrix.

Elke entiteit waakt over de implementatie van een systeem inzake organisatiebeheersing dat een redelijke zekerheid inzake de doelstellingen, vermeld in artikel 130, tweede lid, van de ordonnantie, beoogt. De leidend ambtenaar van elke entiteit, zoals bepaald in artikel 1,9°, is de eindverantwoordelijke van de organisatiebeheersing van zijn entiteit en draagt aldus de eindverantwoordelijkheid voor de opzet en de goede werking ervan.

Ook al dient de entiteit een systeem inzake organisatiebeheersing te voorzien, heeft elk personeelslid een rol te spelen in de organisatiebeheersing binnen zijn respectievelijke entiteit aangezien dit een verantwoordelijkheid is van elkeen voor zijn activiteiten.

HOOFDSTUK 2. - De eerste beheersingslijn Afdeling 1. - Evaluatie van de maturiteit

Art. 4.Elke entiteit evalueert de maturiteit van zijn organisatiebeheersing op basis van een gestandaardiseerde evaluatiematrix. De Regering, op voordracht van de Minister van Begroting en de Minister van Openbaar Ambt, legt het model van evaluatiematrix vast. Op basis van een onderbouwde en gemotiveerde aanvraag kunnen de Minister van Begroting en de Minister van Openbaar Ambt, via de coördinerende dienst inzake organisatiebeheersing zoals bepaald in artikel 1,7°, beslissen de evaluatiematrix uit te breiden in functie van de aard en de opdrachten van de entiteit.

Een eerste zelfevaluatie wordt opgemaakt door de entiteit binnen het jaar na de bepaling van de evaluatiematrix. Daarna vindt deze evaluatie om de drie jaar plaats.

Art. 5.De zelfevaluatie inzake organisatiebeheersing van de entiteit wordt aangevuld met een actieplan dat minstens een antwoord biedt op de belangrijkste vaststellingen van de zelfevaluatie.

De zelfevaluatie inzake organisatiebeheersing alsook het actieplan van de entiteit worden door de leidend ambtenaar/ambtenaren van de betrokken entiteit overgemaakt aan de interne audit van de betrokken entiteit.

De betrokken interne audit geeft een advies over de zelfevaluatie op basis van de gegevens die aanwezig zijn in die zelfevaluatie en de gegevens waarover de interne audit op dat ogenblik beschikt.

Art. 6.De leidend ambtenaar van elke entiteit voert zijn actieplan uit. Dit actieplan wordt jaarlijks door de leidend ambtenaar geactualiseerd.

Art. 7.De zelfevaluatie van de entiteit, het vastgestelde actieplan en het advies van de interne audit hierover worden overgemaakt aan het beslissingsorgaan van de betrokken entiteit, het betrokken auditcomité en de functioneel bevoegde minister. Verder staat elke leidend ambtenaar in voor de eventuele bredere communicatie van deze rapportering.

De entiteit maakt de laatste zelfevaluatie, het actieplan en het advies van de interne audit over bij het aantreden van een nieuwe leidend ambtenaar. Deze kan beslissen om over te gaan tot een nieuwe zelfevaluatie. Afdeling 2. - De coördinator organisatiebeheersing en de coördinator

risicobeheer

Art. 8.Elke entiteit wijst een coördinator voor de organisatiebeheersing en een coördinator voor het risicobeheer aan. In functie van de omvang van de entiteit, kan deze ervoor kiezen om beide functies door dezelfde persoon te laten uitvoeren.

Art. 9.De coördinerende dienst zoals vermeld in artikel 1,7°, zal instaan voor de opmaak van een voorstel van typefunctiebeschrijving voor de coördinator organisatiebeheersing en de coördinator risicobeheer.

Art. 10.De coördinatoren organisatiebeheersing en risicobeheer komen op geregelde tijdstippen, en minstens éénmaal per jaar, samen op initiatief van de coördinerende dienst zoals vermeld in artikel 1, 7°.

Art. 11.Het op regelmatige tijdstippen samenbrengen van de coördinatoren, als vermeld in artikel 10, heeft onder meer tot doel het delen van de beste praktijken, het organiseren van de nodige sensibilisering en, indien gewenst, het verzekeren van de nodige opleidingen.

HOOFDSTUK 3. - De tweede beheersingslijn Afdeling 1. - Algemene bepalingen

Art. 12.Overeenkomstig artikel 131, derde lid, van de ordonnantie bestaat de tweede beheersingslijn uit een expertise, ondersteuning en monitoring van risicogerelateerde zaken. Ze verstrekt analyses en verslaggeving over de toereikendheid en de effectiviteit van het risicobeheer.

Overeenkomstig artikel 131, vierde lid, van de ordonnantie, bestaat ze uit functies die via activiteiten van begeleiding, methodologische ondersteuning of expertise, van evaluatie en controle een bijkomende garantie bieden en een opvolging inzake optimalisering van de kwaliteit van de dossiers, waaronder de uitvoering van de begroting, inzake risicobeheer en inzake organisatiebeheersing. Ze omvat met name de controle van de vastleggingen en de vereffeningen, de boekhoudkundige controle en de financiële controle.

De modaliteiten met betrekking tot de controle van vastleggingen en vereffeningen worden gedefinieerd in het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 juni 2006 inzake de boekhoudkundige vastlegging, de vereffening en de controle op de vastleggingen en vereffeningen.

De modaliteiten met betrekking tot de boekhoudkundige controle worden gedefinieerd in afdeling 2 van dit hoofdstuk.

De modaliteiten met betrekking tot de financiële controle zijn gedefinieerd in het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 19 oktober 2006Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 19/10/2006 pub. 16/11/2006 numac 2006031569 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering betreffende de financiële actoren sluiten betreffende de financiële actoren. Afdeling 2. - Specifieke bepalingen voor de boekhoudkundige controle

Art. 13.Het artikel 97 van de ordonnantie definieert de boekhoudkundige controle.

De boekhoudkundige procedures bedoeld in artikel 97 van de ordonnantie berusten met name op de boekhoudkundige processen zoals het financieel en boekhoudkundig beheer, het beheer van de begrotingsboekhouding, het beheer van de investeringen, het stockbeheer, het beheer van de thesaurie, het vorderingenbeheer, het beheer van de schulden, het beheer van de analytische boekhouding en het beheer van de projecten.

Deze procedures respecteren de scheiding van de functies bedoeld in artikel 150 van de ordonnantie en beschrijven de taken die moeten worden uitgevoerd alsook de actoren die belast zijn met de uitvoering ervan.

Art. 14.De bevoegde boekhouder stelt de procedures omtrent de boekhoudkundige controle op die tot doel hebben om de beginselen van het COSO 2013 raamwerk, bedoeld in artikel 3, door te voeren.

HOOFDSTUK 4. - De derde beheersingslijn

Art. 15.Overeenkomstig artikel 131, vijfde lid, van de ordonnantie behoort de derde beheersingslijn, binnen de gewestelijke entiteit, tot de verantwoordelijkheid van de interne audit. Deze lijn biedt in alle onafhankelijkheid en objectiviteit een redelijke zekerheid en advies over de governance, het risicobeheer en de interne controle.

TITEL 3. - Opheffings- en slotbepalingen

Art. 16.Het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 18 oktober 2007Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 18/10/2007 pub. 09/11/2007 numac 2007031481 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle, de boekhoudkundige controle en de controle van het goede financiële beheer sluiten met betrekking tot de interne controle, en inzonderheid de vakgebonden interne controle en de boekhoudkundige controle, het laatst gewijzigd bij de ordonnantie van 22 december 2023, wordt opgeheven.

Art. 17.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2025.

Art. 18.De Minister van Financiën en Begroting van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 6 juni 2024.

Voor de Regering : De Minister-president van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, de Promotie van het Imago van Brussel en Biculturele Zaken van Gewestelijk Belang, R. VERVOORT De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën en Begroting, Openbaar Ambt en de Promotie van Meertaligheid, S. GATZ