8 MAART 2007. - Besluit van het Verenigd College betreffende de financiële actoren

Het Verenigd College, Gelet op de op de bijzondere wet van 12 januari 1989 betreffende de Brusselse Instellingen, inzonderheid op de artikelen 69 en 79;

Gelet op de ordonnantie van 21 november 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, inzonderheid op de artikelen 24, 44, 53 en 67;

Gelet op het protocol nr. 2006/20 van het Sectorcomité XV van 20 december 2006;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 14 november 2006;

Gelet op het akkoord van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, gegeven op 21 november 2006;

Gelet op het advies van de Raad van State, gegeven op 29 januari 2007 in toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting;

Na beraadslaging, Besluit : TITEL I. - ALGEMENE BEPALING

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° ordonnantie : de ordonnantie van 21 november 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle;2° toezichtorgaan voor de diensten van het Verenigd College : de directie Boekhouding en Begroting van de diensten van het Verenigd College;3° kassier : de kredietinstelling die de dagstaat bijhoudt van de thesaurie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie;4° vastgesteld recht : het vastgesteld recht zoals bepaald in artikel 36 van de ordonnantie. TITEL II. - DE DIENSTEN VAN HET VERENIGD COLLEGE HOOFDSTUK I. - De ordonnateur

Art. 2.De functie van primaire ordonnateur wordt uitgeoefend door het Verenigd College.

De functie van secundaire ordonnateur wordt uitgeoefend door de Leden van het Verenigd College, volgens de bepalingen tot verdeling van de bevoegdheden vastgesteld door het Verenigd College.

Art. 3.De functie van gedelegeerde ordonnateur wordt uitgeoefend door : 1° de Leidend Ambtenaar van de diensten van het Verenigd College;2° de ambtenaren met name aangesteld voor specifieke functionele bevoegdheden.

Art. 4.De gesubdelegeerde ordonnateur wordt aangesteld door de secundaire ordonnateur, overeenkomstig artikel 7 van dit besluit, op voorstel van de gedelegeerde ordonnateur.

Art. 5.De Leden van het Verenigd College kunnen respectievelijk een gedelegeerde en een gesubdelegeerde ordonnateur aanstellen binnen de leden van hun kabinet.

Art. 6.De secundaire, gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs mogen enkel handelen binnen de grenzen vastgesteld door de delegatie- of subdelegatiebesluiten.

Art. 7.Het delegatie- of subdelegatiebesluit bepaalt voor elke delegatie minimaal : haar toepassingsgebied, haar aard, haar grenzen.

Met toepassingsgebied worden de ambtenaren, functies, diensten en directies bedoeld die onderworpen zijn aan het delegatie- of subdelegatiebesluit.

Onder aard wordt verstaan het voorwerp van de in termen van volmachten en handtekening verleende delegatie.

Onder grenzen wordt verstaan de opsomming van de drempels die per uitgavencategorie dienen te worden gerespecteerd.

Art. 8.De gedelegeerde ordonnateur voert de organisatiestructuur alsook de systemen en de procedures van beheer en interne controle in die afgestemd zijn op de uitoefening van zijn taken.

Art. 9.Wanneer een gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van oordeel is dat een beslissing die hem toekomt ingaat tegen de wettelijke of reglementaire bepalingen, of als hij noch de diensten die van hem afhangen over de nodige informatie beschikken, dan stuurt hij deze terug naar de delegerende autoriteit.

Er kan geen maatregel worden opgelegd aan gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs die als dusdanig optreden, zonder voorafgaand advies van de Inspectie van Financiën. Dat advies wordt gegeven binnen de acht dagen na de kennisgeving van het dossier aan de Inspectie van Financiën.

Art. 10.De gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs en de ambtenaren van de diensten van het Verenigd College kunnen in geval van fraude of herhaalde nalatigheid op ieder moment tijdelijk worden geschorst door een gemotiveerde beslissing van de Inspectie van Financiën, in college samengekomen.

De beslissing wordt betekend aan de belanghebbende, aan de delegerende autoriteit, aan de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen, aan de boekhouder, aan het toezichtorgaan en aan de bevoegde rekenplichtige(n).

De delegerende overheid spreekt zich binnen een termijn van vijf werkdagen uit over die schorsing.

Art. 11.Onverminderd de eventuele strafrechtelijke aansprakelijkheid van de ordonnateurs, stelt de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur zich aansprakelijk in het geval : 1° hij een onwettige activiteit, fraude of corruptie zou begaan;2° hij bevelen tot invordering of betaling zou opstellen die ongegrond zijn;3° hij zou nalaten invorderingsbevelen op te stellen voor ontvangsten die verschuldigd zijn. HOOFDSTUK II. - De boekhouder

Art. 12.De boekhouder is een ambtenaar met minstens de graad van directeur. Hij is onderworpen aan het statuut en maakt deel uit de dienst Boekhouding en Begroting van de diensten van het Verenigd College.

Hij wordt aangesteld door het Verenigd College, op de voordracht van de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting.

De boekhouder beschikt voor de uitoefening van zijn opdrachten over ambtenaren die onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid staan.

Door zijn aanstelling, is de boekhouder verplicht geregeld verslag uit te brengen bij de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, volgens de modaliteiten die door hen zijn bepaald, van de verrichtingen die hij uitvoert.

Art. 13.De boekhouder boekt de vastgestelde rechten opgesteld door de bevoegde ordonnateurs.

Art. 14.De boekhouder ontvangt van de ordonnateurs, die garant staan voor de betrouwbaarheid ervan, alle informatie die nodig is voor het opstellen van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen en van de uitvoering van de begroting van de boekhoudkundige entiteit. HOOFDSTUK III. - De rekenplichtigen Afdeling I. - Aanstelling

Art. 15.De centraliserende rekenplichtigen, de rekenplichtige van de geschillen en de rekenplichtige van de liggende gelden worden, in functie van hun ervaring en hun vakbekwaamheid, door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting aangesteld binnen de ambtenaren die onderworpen zijn aan het statuut. Deze rekenplichtigen maken deel uit van het personeel van de diensten van het Verenigd College.

De rekenplichtigen van de ontvangsten en de beheerders van de voorschotten worden op de voordracht van de functioneel bevoegde Leden van het Verenigd College aangesteld door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting.

De beheerders van de voorschotten van de kabinetten worden op voordracht van de functioneel bevoegde Leden van het Verenigd College aangesteld. Het aanstellingsbesluit wordt ook getekend door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting.

Art. 16.§ 1. Voor elke titelvoerende rekenplichtige wordt er door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, op de voordracht van de functioneel bevoegde Leden van het Verenigd College, gelijktijdig een plaatsvervangende rekenplichtige aangesteld. Een tweede plaatsvervanger kan worden aangesteld voor de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven.

Enkel de titelvoerende rekenplichtigen zijn verantwoording verschuldigd aan het Rekenhof, voor de thesaurieverrichtingen die ze uitvoeren, zoals bepaald in artikel 67, § 1, derde lid, van de ordonnantie. § 2. Het aanstellingsbesluit van de rekenplichtigen wordt opgemaakt door het toezichtorgaan. Dit besluit omschrijft de specifieke taken van de rekenplichtige en vermeldt de datum waarop hij het beheer op zich neemt.

Het Rekenhof, de bevoegde ordonnateur en de boekhouder ontvangen onverwijld een kopie van de aanstellingsbesluiten. Afdeling 2. - Vervanging van de rekenplichtige

Art. 17.Bij afwezigheid van korte duur van de titelvoerende rekenplichtige worden zijn functies onder zijn verantwoordelijkheid uitgeoefend door de plaatsvervangende rekenplichtige tot op het ogenblik dat de titelvoerende rekenplichtige zijn beheer weer opneemt.

De titelvoerende rekenplichtige stelt de instructies op voor de uitoefening van de vervanging.

Art. 18.Bij afwezigheid van meer dan 60 kalenderdagen van de titelvoerende of plaatsvervangende rekenplichtige, wordt deze door de boekhouder tijdelijk of definitief ontheven van zijn beheer.

Een titelvoerende of plaatsvervangende rekenplichtige wordt door de boekhouder aangesteld ter vervanging van de afwezige rekenplichtige.

Deze aanstelling wordt binnen de maand bekrachtigd door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting.

Indien dit niet gebeurt, dan gaan laatstgenoemden over tot een nieuwe aanstelling.

De titelvoerende rekenplichtige blijft verantwoording verschuldigd tegenover het Rekenhof tot op de datum van de infunctietreding van zijn vervanger.

Art. 19.Wanneer de titelvoerende of plaatsvervangende rekenplichtige onverwacht in de onmogelijkheid verkeert om zijn functie uit te oefenen, dan stelt de boekhouder onmiddellijk een tijdelijke titelvoerende rekenplichtige aan.

De tijdelijke titelvoerende rekenplichtige is verantwoording verschuldigd aan het Rekenhof tot op de dag dat de titelvoerende rekenplichtige terugkomt of dat een nieuwe titularis, aangesteld door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, op de voordracht van de functioneel bevoegde Leden van het Verenigd College, in functie treedt.

Art. 20.In het geval van het in gebreke blijven van een rekenplichtige, behoorlijk vastgesteld door het toezichtorgaan, zorgt de boekhouder, als voorzorgsmaatregel, voor zijn vervanging volgens de modaliteiten van het derde en vierde lid van artikel 18 van dit besluit. Afdeling 3. - Respectievelijke rechten en plichten van de

rekenplichtige en van de bevoegde autoriteit

Art. 21.§ 1. De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting stellen de richtlijnen op die de rekenplichtige met betrekking tot het beheer en het bewaren van de gelden die hem zijn toevertrouwd dient na te leven.

De rekenplichtige meldt, middels een schriftelijk verslag gericht aan het toezichtorgaan en aan de boekhouder, elk feit of elke situatie die het bewaren van de gelden die hem zijn toevertrouwd in gevaar zou kunnen brengen. Het toezichtorgaan stuurt een ontvangstmelding van dat verslag op binnen de vijftien werkdagen en stelt een omstandig verslag op.

Door zijn aanstelling, is de rekenplichtige verplicht, behalve de beheerders van voorschotten, geregeld, verslag uit te brengen bij de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, volgens de modaliteiten die door hen zijn bepaald, van de verrichtingen die hij uitvoert. § 2. De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, bepalen de maatregelen die de rekenplichtige dient na te leven met het oog op de bescherming van de documenten en bestanden, eventueel geautomatiseerd, die hij hanteert.

De rekenplichtige neemt alle voorzorgsmaatregelen die nodig zijn voor de uitoefening van zijn functie.

Art. 22.Bij zijn aanstelling wordt elke rekenplichtige door het toezichtorgaan ingelicht over zijn opdracht, de taken en de verantwoordelijkheid die hij op zich neemt en over de rechten en plichten die eruit voortvloeien.

Daarnaast krijgt hij alle informatie die nuttig is bij de uitoefening van zijn functie, inzonderheid in verband met het beheer van de uittredende rekenplichtige.

Het toezichtorgaan maakt een proces-verbaal op van de mededeling van die informatie.

Art. 23.De Leidend Ambtenaar van de diensten van het Verenigd College kent aan de centraliserende rekenplichtigen, de rekenplichtige van de geschillen en de rekenplichtige van de liggende gelden het personeel en de middelen toe die nodig zijn voor de goede uitoefening van hun functie. Afdeling 4. - Opdrachten van de rekenplichtigen

Onderafdeling 1. - Gemeenschappelijke bepalingen

Art. 24.De rekenplichtige, zoals gedefinieerd in artikel 67 van de ordonnantie, is, naargelang het geval, belast met de betaling van de uitgaven, de terugvordering van onrechtmatig betaalde bedragen, de invordering, de inning en de restitutie van de vastgestelde rechten, de terugbetaling van onrechtmatig geïnde ontvangsten, de inning van contante rechten, de bewaring van gelden alsook met iedere verrichting met andere rekenplichtigen.

Art. 25.De rekenplichtige verricht zijn ontvangsten en uitgaven vanuit één of meerdere financiële rekeningen die op zijn naam zijn geopend bij de kassier, overeenkomstig de bepalingen die de opdracht van de kassier regelen.

Art. 26.De rekenplichtige registreert in het boekhoudsysteem, onder het gezag van de boekhouder, de thesaurieverrichtingen die hij uitvoert, zoals bepaald in artikel 67, § 1, derde lid, van de ordonnantie.

Wanneer, gelet op de gangbare regels van de dubbele boekhouding, de boekhouder, om de rekeningen bij te stellen of te vervolledigen, inzonderheid bij de afsluitingsverrichtingen, boekingen moet registreren die verband houden met de verrichtingen uitgevoerd door een rekenplichtige, bedoeld in het bovenstaande lid of in artikel 32, dan informeert hij zonder verwijl de rekenplichtige hierover die deze correctie evalueert.

Onderafdeling 2. - De centraliserende rekenplichtige van de uitgaven

Art. 27.Binnen de grenzen van de beschikbare liquiditeiten en overeenkomstig de door de bevoegde ordonnateurs gegeven bevelen, is de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven belast met het geven aan de kassier van : 1° ten laste van de centrale uitgavenrekening : de betalingsbevelen hetzij rechtstreeks ten gunste van de schuldeisers en andere crediteuren, hetzij ten gunste van de andere rekenplichtigen van de diensten van het Verenigd College; de bevelen tot interne overschrijving van gelden die nodig zijn voor het beheer van de globale thesauriestaat bij de kassier; de bevelen tot externe overschrijving die voortvloeien uit begrotingsverrichtingen waarvoor bedragen tijdelijk op bij de kassier geopende rekeningen werden geplaatst. 2° ten laste van de rekeningen geopend voor de verrichtingen in verband met de begrotingsfondsen, de betalingsbevelen die rechtstreeks ten gunste zijn van de schuldeisers en andere crediteuren. Hij is ook belast met de termijnverrichtingen en beheert de rekeningen die nodig zijn voor de inschrijving van transacties in verband met de opbrengsten van leningen of van beleggingen van overschotten alsook de rekeningen geopend voor de boeking van de interesten.

Onderafdeling 3. - De centraliserende rekenplichtige van de ontvangsten

Art. 28.De centraliserende rekenplichtige van de ontvangsten is belast met de inning en de registratie van de aan de boekhoudkundige entiteit verschuldigde bedragen waarvoor er geen invorderingsbevel aan een rekenplichtige van de ontvangsten werd gericht en die, zonder het voorwerp te hebben uitgemaakt van een voorafgaand vastgesteld recht, gestort werden op de centrale ontvangstenrekening. Hij maakt die ontvangsten over aan de boekhouder voor de boeking van het contant recht.

Hij is ook belast met de inning en de registratie van de bedragen gestort op de rekeningen geopend voor verrichtingen in verband met de begrotingsfondsen. Indien er voor die ontvangsten geen recht werd vastgesteld, dan maakt hij die over aan de boekhouder voor de boeking van het contant recht.

Deze rekenplichtige kan de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven zijn.

Onderafdeling 4. - De rekenplichtige van de geschillen

Art. 29.De rekenplichtige van de geschillen is belast met het beheer van de betalingsbevelen waarbij aan de voorwaarde inzake de identiteit van de schuldeiser voor de bepaling van het vastgestelde recht niet langer voldaan wordt bij de betaling of van de betwiste betalingsbevelen, met name in geval van arrest, beslag, verzet, endossement of afstand.

De met een geding bezwaarde betalingsbevelen worden hem door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven overgemaakt, die, via zijn rekening, de rekening van de rekenplichtige van de geschillen met het overeenkomstige bedrag crediteert. Deze laatste rekening wordt bijgevolg gedebiteerd op het ogenblik van de effectieve betaling aan de rechthebbenden.

Onderafdeling 5. - De rekenplichtige van de liggende gelden

Art. 30.De rekenplichtige van de liggende gelden is belast met het beheer van de betalingsbevelen die niet zijn uitgevoerd, inzonderheid omdat de crediteur of de begunstigde niet bekend is, bij overlijden of adreswijziging.

De bovenstaande betalingsopdrachten worden hem door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven overgemaakt, die, via zijn rekening, de rekening van de rekenplichtige van de liggende gelden met het overeenkomstige bedrag crediteert. Deze laatste rekening wordt bijgevolg gedebiteerd op het ogenblik van de effectieve betaling aan de schuldeisers.

Deze rekenplichtige kan de rekenplichtige van de geschillen zijn.

Onderafdeling 6. - De rekenplichtige van de ontvangsten

Art. 31.De rekenplichtige van de ontvangsten is belast met de invordering van de vastgestelde rechten en met de inning van de ontvangsten die er betrekking op hebben.

Art. 32.In afwijking van artikel 13 van dit besluit, kan het besluit tot aanstelling van de rekenplichtige van de ontvangsten hem belasten met de registratie, onder het gezag van de boekhouder, van de vastgestelde rechten in het boekhoudsysteem.

Art. 33.De contante rechten zijn vastgestelde rechten die gelijktijdig met hun inning tot stand komen en geboekt worden.

Art. 34.De rekenplichtige van de ontvangsten beheert zonder verwijl de vastgestelde rechten die zijn opgenomen in de boekingen van het boekhoudsysteem. Hij neemt de nodige maatregelen voor de invordering en de inning van de vastgestelde rechten conform de invorderingsbevelen van de ordonnateur en, in het geval voorzien bij artikel 5, conform de modaliteiten bepaald door de functioneel bevoegde Leden van het Verenigd College. Hij kijkt bovendien ook toe op de bewaring van deze vastgestelde rechten.

Voor wat de uitgaven betreft, kan hij aan de kassier enkel geven : 1° periodieke bevelen tot overschrijving naar de centrale uitgavenrekening;2° bevelen tot overschrijving naar de rekening van een andere rekenplichtige van de ontvangsten;3° betalingsbevelen betreffende terugbetalin-gen van ten onrechte geïnde ontvangsten.

Art. 35.De rekenplichtige van de ontvangsten stort de opbrengst van zijn ontvangsten, verminderd met de uitgaven bedoeld in de punten 2° en 3° van het vorige artikel, op de centrale uitgavenrekening.

Art. 36.De rekenplichtige van de ontvangsten deelt geregeld aan de ordonnateur de boekhoudkundige staten mee betreffende de invordering van de vastgestelde rechten die hij beheert, inzonderheid de vervaldagenbalansen van de rekeningen van de debiteuren van die vastgestelde rechten.

Art. 37.Behoudens afwijkende bepalingen, draagt de rekenplichtige van de ontvangsten, wanneer hij het vastgestelde recht niet heeft kunnen invorderen, het dossier daarvan over aan de juridische dienst, teneinde met alle rechtsmiddelen een invordering te realiseren.

Van bij de ontvangstmelding van het dossier door de juridische dienst, boekt de boekhouder het vastgestelde recht als dubieuze vordering. Hij boekt tegelijkertijd een waardevermindering ten laste van het resultaat van het boekjaar.

Art. 38.§ 1. Wanneer de procedure bedoeld in artikel 37, eerste lid, van dit besluit, niet tot de invordering heeft kunnen leiden, verzoekt de rekenplichtige van de ontvangsten op gemotiveerde wijze de bevoegde ordonnateur om de opschorting of de annulering van het invorderingsbevel. § 2. Het vastgesteld recht waarvoor het invorderingsbevel werd opgeschort, wordt overgedragen van de rekening « dubieuze vorderingen » naar de rekening « voor onbepaalde tijd uitgestelde vorderingen ».

Indien zich nadien een mogelijkheid tot invordering voordoet, dan start de rekenplichtige van de ontvangsten opnieuw alle reglementaire invorderingsprocedures en verzoekt hij de boekhouder om de terugneming van de waardevermindering voor het bedrag van het vastgestelde recht. § 3. Het vastgestelde recht waarvoor het invorderingsbevel werd geannuleerd, wordt door de boekhouder als niet-invorderbare vordering geboekt op grond van het dossier dat de rekenplichtige van de ontvangsten hem bezorgt. Vóór de afsluiting van het boekjaar, soldeert de boekhouder de niet-invorderbare vordering door gebruik te maken van de waardevermindering.

Onderafdeling 7. - De beheerder van voorschotten

Art. 39.§ 1. De beheerder van voorschotten voert, op basis van een voorschot dat hem werd toegekend door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven, de betaling uit, in speciën of met een betaalkaart, van kleine werkingsuitgaven voor een bedrag dat niet hoger ligt dan 500 EUR BTW inbegrepen, behalve afwijking die toegekend is door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting.

De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, bepalen de modaliteiten volgens dewelke de voorschotten die door de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven aan een beheerder van voorschotten worden toegekend, budgettaire verrichtingen zijn in de zin van artikel 5 van de ordonnantie. De uitgaven van deze beheerder van voorschotten zijn geen vastgestelde rechten die geboekt worden conform artikel 13 van dit besluit.

In afwijking van artikel 26 van dit besluit, boekt de centraliserende rekenplichtige van de uitgaven in het boekhoudsysteem de door de kassier verstrekte rekeninguittreksels van de door die beheerder van voorschotten uitgevoerde thesaurieverrichtingen. § 2. De beheerders van voorschotten van de kabinetten geven aan de kassier betalingsbevelen betreffende werkingsuitgaven die het bedrag van de aan het visum van de controleur van de vastleggingen en de vereffeningen onderworpen uitgaven niet overschrijden, conform de door het Verenigd College terzake bepaalde modaliteiten.

De voorschotten die ze krijgen, mogen niet hoger zijn dan 50.000 EUR. § 3. Het maximumbedrag van de voorschotten die de beheerder van voorschotten op een gegeven moment gelijktijdig mag aanhouden op de rekening of rekeningen die op zijn naam zijn geopend bij de kassier bedraagt, behoudens afwijking die toegestaan is door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting : 1° voor de beheerders van voorschotten van de diensten van het Verenigd College : 5.000 EUR; 2° voor de beheerders van voorschotten van de kabinetten : 50.000 EUR. § 4. Wanneer een beheerder van voorschotten van de diensten van het Verenigd College betalingen uitvoert ten voordele van een gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van dewelke hij afhangt, dan dienen de verantwoordingsstukken, teneinde regelmatig te zijn, gecontrasigneerd te worden door de delegerende autoriteit. § 5. Het op het einde van het begrotingsjaar niet-gebruikte saldo van het voorschot wordt door de beheerder van voorschotten teruggestort op de centrale ontvangsten-rekening. Afdeling 5. - Rekening en verantwoording door de titelvoerende

rekenplichtigen Onderafdeling 1. - Algemene bepaling

Art. 40.De Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, bepalen de vorm, de inhoud en de periodiciteit van de rekeningen die de titelvoerende rekenplichtigen dienen neer te leggen.

Zij bepalen de verantwoordingsstukken die ter staving moeten toegevoegd worden aan de bij het Rekenhof ingediende rekeningen en stelt de termijn vast waarbinnen de rekening van de titelvoerende rekenplichtige dient overgemaakt te worden aan het toezichtorgaan, dat ermee belast is deze door te sturen aan het Rekenhof.

Onverminderd het vorige lid, voegt de titelvoerende rekenplichtige die zijn verrichtingen overeenkomstig artikel 26 van dit besluit in het boekhoudsysteem registreert, aan zijn rekeningen de volgende documenten betreffende de boekhoudperiode toe : 1° een balans van de rekeningen die de in de derden rekeningen van het boekhoudsysteem vastgestelde rechten opneemt;2° de uit het boekhoudsysteem gehaalde financiële journalen die de uitgevoerde verrichtingen weergeven;3° de door de kassier verstrekte rekeninguittreksels;4° het proces-verbaal van de kastoestand. Deze documenten geven de toestand weer op het einde van het beheer waarover de titelvoerende rekenplichtige verantwoording aflegt.

Als een titelvoerende rekenplichtige zijn rekening niet binnen de termijn bedoeld in het tweede lid neerlegt, dan wordt de rekening, onverminderd mogelijke sancties, ambtshalve opgesteld door het toezichtorgaan. Een kopie van die rekening wordt per aangetekend schrijven aan de rekenplichtige overgemaakt.

De functioneel bevoegde Leden van het Verenigd College ontvangen een kopie van de rekeningen.

Onderafdeling 2. - De jaarrekening van het beheer

Art. 41.Overeenkomstig artikel 67 van de ordonnantie, legt de titelvoerende rekenplichtige jaarlijks de rekening van zijn beheer bij het Rekenhof neer.

In het geval van een wijziging van titelvoerende rekenplichtige in de loop van het jaar, laat de jaarrekening van het beheer op onderscheiden wijze de verrichtingen zien die door de verschillende rekenplichtigen tijdens de duur van hun beheer werden uitgevoerd.

De jaarrekening van het beheer wordt neergelegd door de titelvoerende rekenplichtige die op 31 december van het beschouwde jaar in functie is.

Onderafdeling 3. - De rekening einde beheer

Art. 42.In het geval van de tijdelijke of definitieve beëindiging van zijn functie, maakt de titelvoerende rekenplichtige een rekening einde beheer op.

De rekening einde beheer moet aan het Rekenhof worden overgemaakt vóór het einde van de derde maand die volgt op het beëindigen van de functie.

Indien het beheer wordt overgenomen door een andere rekenplichtige, overeenkomstig de artikelen 18, 19 en 20 van dit besluit, dan wordt een proces-verbaal van overgave-overname van het beheer opgesteld en toegevoegd aan de rekening einde beheer. Dit proces-verbaal wordt ondertekend door de uittredende rekenplichtige, door het toezichtorgaan en door de vervangende of tijdelijke rekenplichtige.

Bij overlijden van de titelvoerende rekenplichtige wordt het proces-verbaal ondertekend door het toezichtorgaan en door de tijdelijke rekenplichtige.

In het geval van het overlijden van een titelvoerende rekenplichtige, wordt door het toezichtorgaan een rekening einde beheer opgesteld op de datum van het overlijden van de titelvoerende rekenplichtige. Een kopie van die rekening wordt per aangetekend schrijven overgemaakt aan de erfgenamen.

Onderafdeling 4. - De tekortrekening

Art. 43.Wanneer er in de verrichtingen van een titelvoerende rekenplichtige een tekort voorkomt hetzij ingevolge een correctie van de boekingen ten bedrage van de in kas geïnde en niet-geboekte ontvangsten of van niet-ingevorderde vastgestelde rechten, hetzij ingevolge de verwerping van als onregelmatig beschouwde uitgaven, hetzij ook ingevolge diefstal of verlies van gelden, dan nodigt het toezichtorgaan de rekenplichtige uit om het tekort aan te zuiveren.

Indien dat niet gebeurt, dan wordt laatstgenoemde in gebreke gesteld ten bedrage van het genoemde tekort.

De ingebrekestelling maakt het voorwerp uit van een door het toezichtorgaan opgesteld proces-verbaal met de noodzakelijke vermelding van het bedrag en de datum van het ontstaan van het tekort en de omstandigheden waarin het tekort is ontstaan.

Op grond van dat proces-verbaal, dient de rekenplichtige onverwijld een beheersrekening op te stellen, genaamd « bijzondere tekortreke ning ».

De tekortrekening dient vóór het einde van de derde maand die volgt op de vaststelling van het tekort aan het Rekenhof te worden overgemaakt.

Art. 44.De titelvoerende rekenplichtige van wie de beheersrekening door het Rekenhof met een tekort werd afgesloten, wordt gehoord door een intern administratief adviesorgaan alvorens de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, beslissen tot de dagvaarding voor het Rekenhof.

Het Verenigd College bepaalt de samenstelling en de functionerings-modaliteiten van het interne administratieve adviesorgaan. Afdeling 6. - Het toezicht op de titelvoerende rekenplichtige

Art. 45.Op elke titelvoerende rekenplichtige wordt door het toezichtorgaan een toezicht uitgeoefend, volgens de modaliteiten bepaald door de Leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting.

De ambtenaren die deel uitmaken van het toezichtorgaan zijn onderworpen aan het statuut.

Onverminderd het eerste lid van dit besluit, heeft het toezicht betrekking op het beheer van de titelvoerende rekenplichtige, op de overeenstemming van de beheersrekening met de boekhoudkundige gegevens, met inbegrip van de vastgestelde rechten, en ook op de kastoestand van de genoemde rekenplichtige. Het toezicht is permanent.

Bij ieder verzoek van het toezichtorgaan, verstrekt de rekenplichtige de verantwoording over de uitgevoerde verrichtingen. Het toezichtorgaan heeft een onbeperkte consultatietoegang tot het boekhoudsysteem. De uitgevoerde controles geven aanleiding tot de opmaak van een proces-verbaal van toezicht.

Wanneer de rekenplichtige tijdelijk of definitief zijn functie neerlegt alsook in geval van een tekort, voert het toezichtorgaan een grondige verificatie uit van het beheer van de rekenplichtige en stelt er een proces-verbaal over op.

De hiervoor bedoelde processen-verbaal worden toegevoegd aan de rekeningen die aan het Rekenhof worden overgemaakt. Afdeling 7. - Verantwoordelijkheden

Art. 46.Onverminderd eventuele disciplinaire maatregelen, kan de rekenplichtige op elk ogenblik tijdelijk of definitief worden ontheven van zijn functies door de autoriteit die hem heeft aangesteld.

In dat geval worden de Leden van het Verenigd College die functioneel bevoegd zijn erover ingelicht.

Art. 47.Onverminderd de eventuele strafrechtelijke aansprakelijkheid van de rekenplichtigen, stelt de rekenplichtige zich disciplinair en pecuniair aansprakelijk in het geval : 1° hij een onwettige activiteit, fraude of corruptie zou begaan;2° van het verlies of de aantasting van de gelden en documenten die hij onder zijn hoede heeft;3° hij invorderingen of betalingen zou uitvoeren die niet in overeenstemming zijn met de overeenkomstige invorderings- of betalingsbevelen;4° hij de betalingen die hij heeft uitgevoerd niet zou kunnen rechtvaardigen aan de hand van regelmatige stukken;5° hij aan andere personen dan aan de rechthebbenden betalingen zou hebben gedaan;6° hij zou nalaten verschuldigde ontvangsten te innen. TITEL III. - OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Art. 48.Per categorie van rekenplichtige wordt een vergoeding toegekend, waarvan het bedrag en de modaliteiten van toekenning door het Verenigd College worden bepaald, overeenkomstig het besluit van het Verenigd College van 15 september 2005 houdende het geldelijk statuut van de ambtenaren van de diensten van het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van Brussel-Hoofdstad.

Art. 49.De besluiten bedoeld in artikel 3, 2° van dit besluit blijven van toepassing tot de inwerkingtreding van de besluiten bedoeld in artikel 7 van dit besluit.

Art. 50.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2007, met uitzondering van de artikelen 16, § 2, 20, 21, § 1, tweede lid, en 22, eerste en derde lid, die in werking treden op 1 januari 2009.

Brussel, 8 maart 2007.

Voor het Verenigd College, Het Lid van het Verenigd College, bevoegd voor de Financiën en de Begroting, G. VANHENGEL