Règlement d'ordre intérieur de la Médiatrice bruxelloise (décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois) Approuvé par le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale et de l'Assemblée réunie de la Commission communautaire commune le 9 novembre 2022 par le Parlement francophone bruxellois le 18 novembre 2022.

Vu l'article 18 des décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois, la médiatrice bruxelloise arrête ce qui suit : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, on entend par : 1° DOC médiateur : les décret et ordonnance conjoints des 26 avril et 16 mai 2019 relatifs au médiateur bruxellois ;2° Médiateur : la médiatrice ou le médiateur bruxellois et les membres de son personnel ;3° plainte : toute réclamation au sens du chapitre II du DOC médiateur ;4° administration bruxelloise : entité visée à l'article 2, 1°, a) à g) du DOC médiateur ;5° Parlement : le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale, l'Assemblée réunie de la Commission communautaire commune et l'Assemblée de la Commission communautaire française (Parlement francophone bruxellois) ;6° signalement : toute dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sens du chapitre III du DOC médiateur ;7° atteinte à l'intégrité : toute infraction, abus ou négligence graves, qui menace ou porte atteinte à l'intérêt public ;8° représailles : toute mesure négative suscitée par un signalement interne ou externe, et qui cause un préjudice injustifié à l'auteur de signalement ;9° CADA : la Commission d'accès aux documents administratifs ;10° DOC transparence : décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de l'administration dans les institutions bruxelloises ;11° plaignant : la personne au nom de laquelle une plainte est introduite ;12° auteur de signalement : le membre du personnel qui effectue un signalement ;13° personne associée à l'enquête : la personne qui a été entendue dans le cadre d'une enquête sur une atteinte suspectée à l'intégrité ;14° signalement interne : signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité effectué auprès du supérieur hiérarchique ou de la composante interne établie au sein de l'administration bruxelloise dont relève l'auteur du signalement ;15° signalement externe : signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité effectué auprès du Médiateur.

Art. 2.Le présent règlement précise les modalités concrètes selon lesquelles le Médiateur exerce les missions énoncées à l'article 2 du DOC médiateur, à savoir : 1° examiner les plaintes relatives au fonctionnement des administrations bruxelloises ;2° mener des enquêtes sur le fonctionnement des administrations bruxelloises, d'initiative ou à la demande d'un Parlement ;3° formuler des recommandations et faire rapport sur le fonctionnement des administrations bruxelloises ;4° mener des enquêtes sur les signalements d'atteintes suspectées à l'intégrité et traiter les demandes de protection contre des représailles.

Art. 3.Pour examiner le fonctionnement des administrations bruxelloises, le Médiateur se réfère aux normes de bonne administration, telles que publiées sur son site.

Art. 4.Le recours au Médiateur est gratuit. CHAPITRE II. - Des plaintes Section 1re. - Introduction de la plainte

Art. 5.§ 1er. Toute personne physique ou morale, ou toute association de fait peut saisir le Médiateur d'une plainte qui la concerne directement dans ses relations avec une administration bruxelloise, indépendamment de sa nationalité, son lieu de résidence ou siège social, ou de son statut. § 2. La plainte peut être introduite par une personne de confiance agissant au nom de la personne physique concernée, avec le consentement de cette dernière. § 3. La plainte d'une personne morale est introduite par une personne physique dûment mandatée.

Art. 6.§ 1er. Une plainte peut être écrite ou orale et adressée au Médiateur par les moyens suivants : 1° via le formulaire de plainte accessible sur le site internet du Médiateur ;2° par courriel ;3° par courrier ;4° oralement par téléphone ou en personne : au siège du Médiateur sur rendez-vous ou lors de ses permanences. § 2. Lorsque la plainte est formulée oralement, elle est confirmée par écrit, le cas échéant avec l'aide du Médiateur. § 3. Les plaintes sont introduites en langue française ou néerlandaise.

Si le plaignant ne maîtrise aucune de ces langues, le Médiateur peut proposer au plaignant : 1° d'introduire sa plainte dans une autre langue maîtrisée par un membre de son équipe ;2° de se faire accompagner par une personne de confiance ou représenter par un mandataire. § 4. Lorsque le Médiateur l'estime nécessaire, il reçoit personnellement le plaignant.

Art. 7.§ 1er. La plainte contient au moins les informations suivantes : 1° l'identité et les coordonnées du plaignant, sauf si le Médiateur accepte de traiter une plainte anonyme ;2° l'identité et la qualité du mandataire ou de la personne de confiance du plaignant, le cas échéant ;3° une description, la plus claire et précise possible, de l'objet de la plainte, de l'administration bruxelloise concernée et du déroulement chronologique des faits ;4° les démarches déjà accomplies par le plaignant auprès de l'administration bruxelloise concernée pour tenter de résoudre sa situation ;5° les éventuelles démarches accomplies auprès d'autres instances, ainsi que les recours juridictionnels ou administratifs introduits. § 2. Le plaignant joint à sa plainte la copie des documents nécessaires à la compréhension de celle-ci. Section 2. - Droits et obligations du plaignant

Art. 8.§ 1er. Le plaignant a droit : 1° à un traitement consciencieux de sa plainte ;2° à l'examen neutre, objectif et impartial de sa plainte ;3° d'être informé de la décision du Médiateur de traiter ou non sa plainte et, en cas de refus, de recevoir une réponse motivée ;4° d'être informé régulièrement du suivi de sa plainte et, le cas échéant, du résultat obtenu. § 2. Le plaignant s'engage à fournir toute information additionnelle demandée par le Médiateur et à le tenir informé de toute évolution utile au traitement de sa plainte.

Pendant le traitement de sa plainte par le Médiateur, le plaignant s'abstient d'intervenir parallèlement, directement ou par personne interposée, et de manière non concertée, auprès de l'administration bruxelloise concernée. § 3. A tout moment, le plaignant peut demander à retirer sa plainte.

Dans ce cas, le Médiateur met fin à son intervention et procède à la clôture de la plainte. Il en informe l'administration bruxelloise le cas échéant. Section 3. - Traitement de la plainte

Sous-section 1re. - Réception et décision de traiter la plainte

Art. 9.§ 1er. Le Médiateur accuse réception de la plainte dans un délai de 5 jours ouvrables suivant la réception de celle-ci. § 2. Lorsque le Médiateur constate qu'une plainte n'est pas complète, il invite la personne qui l'a introduite à lui communiquer les éléments manquants. A défaut de réponse dans un délai de 30 jours calendrier, le Médiateur peut décider de clôturer la plainte.

Art. 10.§ 1er. Le Médiateur refuse de traiter une plainte lorsque : 1° la plainte se rapporte à des faits ou concerne une instance à l'égard de laquelle il n'est pas compétent ;2° la plainte est manifestement non fondée, c'est-à-dire fantaisiste, vexatoire ou diffamatoire ;3° la plainte se rapporte à des faits qui se sont produits plus de trois ans avant son introduction ;4° le plaignant n'a manifestement accompli aucune démarche auprès de l'administration bruxelloise concernée pour tenter d'obtenir satisfaction ;5° la plainte se rapporte à des faits similaires ou identiques à ceux d'une plainte traitée antérieurement par le Médiateur, et ne contient aucune nouvelle information significative. § 2. Lorsque la plainte se rapporte à des faits faisant l'objet d'un recours administratif ou juridictionnel, le Médiateur décide s'il est opportun de la traiter parallèlement.

Art. 11.§ 1er. Le Médiateur informe le plaignant sans délai de sa décision de traiter ou non la plainte. Lorsqu'il décide de traiter la plainte, il tente d'apporter une solution au cas concret qui lui est soumis. Si ce n'est pas possible, il en informe le plaignant sans délai. § 2. Si un autre médiateur est compétent pour traiter la plainte, le Médiateur la transmet à celui-ci et en informe le plaignant.

Lorsqu'une autre instance qu'un médiateur est compétente pour traiter la plainte, le Médiateur fournit au plaignant les coordonnées de l'instance concernée. A la demande expresse du plaignant, il peut transmettre directement la plainte à cette instance.

Sous-section 2. - Instruction de la plainte

Art. 12.§ 1er. Lorsque le Médiateur décide d'instruire la plainte, il en informe l'administration bruxelloise concernée. § 2. Conformément à l'article 11 du DOC médiateur, l'administration bruxelloise communique au Médiateur dans les délais indiqués par celui-ci, tous les documents et renseignements nécessaires pour instruire la plainte et donne suite à ses demandes d'entretiens ou de constatations sur place. § 3. Pendant l'instruction d'une plainte par le Médiateur, l'administration bruxelloise s'abstient de prendre une décision finale sans en avertir le Médiateur au préalable.

Art. 13.§ 1er. Lorsque les éléments récoltés dans le cadre de l'instruction de la plainte le justifient, le Médiateur adresse à l'administration bruxelloise concernée toute proposition qu'il estime utile ou formule une recommandation. § 2. Lorsqu'il formule une recommandation, le Médiateur indique le délai dans lequel l'administration bruxelloise est invitée à répondre.

Dans sa réponse, l'administration indique les modalités et le délai dans lequel elle entend mettre en oeuvre la recommandation.

Si elle estime ne pas être en mesure de suivre la recommandation du Médiateur, l'administration concernée adresse une réponse motivée et propose si possible une autre solution. A défaut de réponse dans le délai imparti, l'administration bruxelloise est présumée avoir refusé la mise en oeuvre de la recommandation. § 3. Conformément au DOC médiateur, le Médiateur rend compte annuellement au Parlement des recommandations adressées à l'administration et des suites qui leur sont données.

Art. 14.§ 1er. Lorsqu'il met fin à son instruction, le Médiateur évalue la plainte et rend compte du résultat de son intervention : 1° la plainte est non fondée lorsqu'aucun élément ne permet d'établir que l'acte ou le fonctionnement mis en cause est contraire aux normes de bonne administration ;2° la plainte est fondée lorsque que des éléments permettent d'établir que l'acte ou le fonctionnement mis en cause est contraire aux normes de bonne administration ;le Médiateur indique dans ce cas si la situation a pu être résolue et/ou si des améliorations ont pu être proposées pour l'avenir ; 3° lorsque le Médiateur estime qu'il ne dispose pas d'éléments suffisants pour évaluer la plainte ou que la situation est en partie imputable au plaignant lui-même, il indique uniquement le résultat de son intervention. § 2. Le plaignant et l'administration bruxelloise sont informés de la clôture de la plainte et de son évaluation par le Médiateur. Section 4. - Recours auprès de la CADA

Art. 15.§ 1er. Lorsque la plainte a trait à des faits susceptibles d'un recours visé à l'article 25, § 1er, 2° et 3° du DOC transparence, l'introduction de la plainte auprès du Médiateur a pour effet d'interrompre le délai de recours visé à l'article 27 du DOC transparence jusqu'à l'issue de son intervention. § 2. Lorsque le Médiateur met fin à son intervention, il le notifie au plaignant. Le délai de recours de 30 ou de 5 jours auprès de la CADA commence à courir à dater de la réception par le demandeur de la notification de la fin de l'intervention du Médiateur.

Art. 16.§ 1er. Le plaignant informe le Médiateur de tout recours introduit devant la CADA. § 2. Dès qu'il a connaissance qu'une plainte dont il est saisi a un objet identique à celui d'un recours introduit devant la CADA, le médiateur en informe sans délai la CADA par courrier postal ou électronique. Conformément à l'article 29, § 1er, du DOC transparence, les délais dans lesquels la CADA doit statuer sur le recours sont suspendus à compter du jour où la CADA a reçu cette information. § 3. Le Médiateur s'efforce de mettre fin à son intervention dans un délai de quatre mois maximum. § 4. A l'issue de son intervention, le Médiateur notifie la fin de celle-ci et les éventuelles recommandations qu'il a formulées au plaignant et à la CADA. Il informe le plaignant qu'il doit notifier dans les 15 jours à la CADA s'il maintient son recours. A défaut de notification dans ce délai, le plaignant est réputé se désister de son recours à la CADA. CHAPITRE III. - Des signalements d'une atteinte suspectée à l'intégrité et de la protection contre les représailles Section 1re.- - Introduction du signalement

Art. 17.Tout membre du personnel d'une administration bruxelloise peut saisir le Médiateur d'un signalement d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une administration bruxelloise.

Art. 18.§ 1er. Le Médiateur assure le suivi des signalements d'une atteinte suspectée à l'intégrité qui lui parviennent. Conformément à l'article 11 du DOC médiateur, le Médiateur peut se faire assister par des experts. § 2. Sauf dans les cas prévus par la loi, le Médiateur et les experts qui l'assistent préservent la confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement. Ils s'abstiennent de la révéler à toute personne tierce et ne divulguent aucune information qui permettrait d'identifier directement ou indirectement l'auteur du signalement.

Art. 19.§ 1er. Un signalement peut être écrit ou oral et adressé au Médiateur par les moyens suivants : 1° via le formulaire ou le portail de signalement accessible sur le site internet du Médiateur ;2° par courriel ;3° par courrier ;4° oralement par téléphone ou en personne : au siège du Médiateur sur rendez-vous ou lors de ses permanences. § 2. Lorsque le signalement est formulé oralement, il est confirmé par écrit, le cas échéant avec l'aide du Médiateur. § 3. Le signalement contient au moins les informations suivantes : 1° le nom et les coordonnées de l'auteur du signalement, à moins que l'auteur du signalement n'opte pour un signalement anonyme ;2° le nom de l'administration bruxelloise concernée ;3° la nature de la relation de travail entre l'auteur du signalement et l'administration bruxelloise concernée ;4° la description de l'atteinte suspectée à l'intégrité ;5° la date ou la période à laquelle l'atteinte à l'intégrité a eu lieu, a lieu ou est susceptible d'avoir lieu. § 3. Lorsque le Médiateur constate qu'un signalement n'est pas complet, il invite l'auteur du signalement à lui communiquer les informations manquantes. Section 2 - Suivi du signalement

Sous-section 1re. - Réception et recevabilité du signalement

Art. 20.Le Médiateur accuse réception du signalement dans un délai de 5 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci.

Art. 21.§ 1er. Le Médiateur examine la recevabilité du signalement et notifie le résultat de son examen à l'auteur du signalement dans un délai raisonnable suivant sa réception. § 2. Le signalement n'est pas recevable lorsque : 1° le signalement est incomplet ;2° le signalement est manifestement non fondé, c'est-à-dire fantaisiste, vexatoire ou diffamatoire ;3° le signalement ne concerne pas une administration bruxelloise ;4° l'auteur du signalement n'est pas membre du personnel d'une administration bruxelloise ;5° le signalement se rapporte à des faits qui ne répondent pas à la définition d'une atteinte suspectée à l'intégrité telle que visée par le DOC médiateur ;6° le signalement ne repose pas sur des informations ou des soupçons raisonnables, c'est-à-dire suffisamment étayés, qu'une atteinte à l'intégrité a eu lieu, est en train de se produire ou a de fortes chances de se produire ;7° le signalement se rapporte à des faits similaires ou identiques à ceux d'un signalement préalablement traité par le Médiateur et ne contient aucune nouvelle information significative.

Art. 22.§ 1er. Lorsque le Médiateur reçoit un signalement mais n'est pas compétent pour le traiter, il en informe l'auteur et transmet sans délai le signalement à l'autorité compétente pour le traiter. § 2. Lorsque le signalement ne concerne pas une atteinte à l'intégrité, le Médiateur fournit au plaignant les coordonnées de toute autre instance susceptible de l'aider. § 3. Conformément à l'article 12 du DOC médiateur, lorsque le signalement porte sur des faits qui constituent manifestement un crime ou un délit, le Médiateur transmet sans délai le signalement au procureur du Roi et en informe l'auteur du signalement.

Art. 23.Le Médiateur informe au plus tard dans un délai de six mois l'auteur du signalement du suivi réservé au signalement, notamment la conduite d'une enquête ou la clôture de la procédure.

Sous-section 2.- Enquête

Art. 24.§ 1er. Lorsqu'il décide d'ouvrir une enquête, le Médiateur informe le plus haut dirigeant de l'administration bruxelloise concernée par le signalement de l'ouverture de l'enquête.

Par dérogation à l'alinéa précédent, s'il existe un soupçon raisonnable de l'implication du plus haut dirigeant dans l'atteinte à l'intégrité suspectée, le Médiateur informe le ministre ou le secrétaire d'Etat ou l'organe de gestion compétent. § 2. Le Médiateur mène l'enquête à charge et à décharge et dans le respect des droits de la défense, afin de vérifier si les allégations formulées dans le signalement sont établies et, dans l'affirmative, de déterminer les membres du personnel impliqués dans l'atteinte à l'intégrité constatée. § 3. L'enquête peut être étendue aux faits et circonstances qui sont révélés au cours de l'enquête et qui peuvent être utiles pour définir l'ampleur, la nature et la gravité de l'atteinte à l'intégrité. § 4. Pour mener l'enquête, les membres du personnel du Médiateur délégués à cette fin jouissent des pouvoirs prévus à l'article 11 du DOC médiateur. § 5. Le Médiateur s'efforce de clôturer l'enquête dans un délai de trois mois. Sauf circonstances indépendantes de sa volonté, ce délai ne dépasse pas 12 mois au maximum. § 6. Lorsqu'il clôture l'enquête, le Médiateur rédige un rapport d'enquête qui contient ses constatations et son appréciation des faits, et formule les recommandations qu'il juge utiles en vue de mettre fin, le cas échéant, à l'atteinte à l'intégrité ou de remédier aux dysfonctionnements qu'il a constatés. § 7. Conformément à l'article 12 du DOC médiateur, lorsque le rapport établit des faits susceptibles de constituer un crime ou un délit, le Médiateur en informe le procureur du Roi. § 8. Le rapport d'enquête est transmis au plus haut dirigeant de l'administration bruxelloise concernée.

Par dérogation à l'alinéa précédent, s'il ressort du rapport d'enquête que le plus haut dirigeant est impliqué dans l'atteinte à l'intégrité, le rapport d'enquête, et le cas échéant, l'information relative à l'application de l'article 29 du Code d'instruction criminelle, sont adressés au ministre ou secrétaire d'Etat ou à l'organe de gestion compétent. § 9. Lorsqu'il clôture l'enquête, le Médiateur informe par écrit de façon succincte l'auteur du signalement et toute personne associée à l'enquête du résultat de l'enquête et du maintien ou, le cas échéant, de la levée de leur protection.

Art. 25.Sans préjudice des obligations relatives au respect de la confidentialité et au respect du secret professionnel auquel il est soumis, le Médiateur fait rapport annuellement au Parlement des activités menées dans le cadre du suivi des signalements. Section 3. - Protection contre les représailles

Sous-section 1re.- Principes généraux

Art. 26.Le Médiateur protège l'auteur du signalement, ainsi que toute personne associée à l'enquête menée sur l'objet du signalement, contre les représailles ou les menaces de représailles.

Art. 27.§ 1er. La période de protection prend cours : 1° pour l'auteur de signalement : à la date du signalement si celui-ci est recevable ;2° pour les personnes associées à l'enquête : à la date à laquelle la personne a reçu notification de son audition dans le cadre d'une enquête. § 2. La protection est levée si : 1° la personne était elle-même impliquée dans l'atteinte établie à l'intégrité ;2° l'auteur de signalement a délibérément fait un signalement reposant sur de fausses informations ou des informations non conformes à la réalité ;3° la personne a sciemment fourni aux enquêteurs des informations fausses, non conformes à la réalité ou manifestement incomplètes ;4° la personne a délibérément agi afin d'entraver l'enquête ou a incité une personne à agir de la sorte. Sous-section 2. - Introduction de la demande de protection

Art. 28.La personne protégée qui estime être victime de représailles ou de menaces de représailles introduit une demande de protection motivée auprès du Médiateur.

Art. 29.§ 1er. Une demande de protection peut être écrite ou orale et adressée au Médiateur par les moyens suivants : 1° via le formulaire électronique de demande de protection accessible sur le site internet du Médiateur ;2° par courriel ;3° par courrier ;4° oralement par téléphone ou en personne : au siège du Médiateur sur rendez-vous. § 2. Lorsque la demande de protection est formulée oralement, elle est confirmée par écrit, le cas échéant avec l'aide du Médiateur. § 3. La demande de protection contient au moins les informations suivantes : 1° le nom et les coordonnées du demandeur ;2° le nom de l'administration bruxelloise où a lieu la représaille ou la menace de représailles ;3° toute information permettant d'établir que la personne est auteur de signalement ou qu'elle a été entendue dans le cadre d'une enquête sur une atteinte suspectée à l'intégrité ;4° la description des représailles dont elle estime faire l'objet et des explications relatives au lien entre le signalement et les représailles. § 4. Le plaignant joint à sa plainte la copie des documents et informations nécessaires à la compréhension de la plainte. Section 4. - Suivi de la demande de protection

Sous-section 1re.- Réception et recevabilité de la demande

Art. 30.§ 1er. Le Médiateur accuse réception de la demande de protection dans un délai de 5 jours ouvrables suivant sa réception. § 2. Lorsque le Médiateur constate que la demande n'est pas complète, il invite le demandeur à lui communiquer les informations manquantes.

Art. 31.Le Médiateur déclare la demande de protection irrecevable lorsque : 1° la demande est incomplète ;2° la demande est manifestement non fondée, c'est-à-dire fantaisiste, vexatoire ou diffamatoire ;3° la mesure de représailles alléguées n'émane pas d'une administration bruxelloise ;4° le demandeur ne fournit pas d'éléments suffisants permettant d'établir qu'il a effectué un signalement interne ou externe, ou qu'il a été associé à une enquête sur une atteinte suspectée à l'intégrité ;5° la demande se rapporte à des faits similaires ou identiques à une demande clôturée préalablement par le Médiateur et ne contient aucune nouvelle information significative. Sous-section 2. - Instruction de la demande

Art. 32.§ 1er. Si le Médiateur constate l'existence d'une présomption raisonnable de représailles, il demande par écrit à l'administration bruxelloise concernée de démontrer, dans le délai qu'il détermine, que la mesure contestée, prise ou en voie d'être prise, repose sur des éléments objectifs étrangers au signalement ou à l'enquête à laquelle la personne protégée a été associée. § 2. Pendant cette analyse, si la mesure concerne une procédure disciplinaire, le Médiateur peut demander à l'administration bruxelloise concernée de suspendre la procédure.

Art. 33.§ 1er. Si l'administration bruxelloise reste en défaut d'apporter la preuve demandée, le Médiateur constate que l'existence de représailles est établie. Dans ce cas, le Médiateur peut proposer à l'administration bruxelloise concernée d'annuler ou de compenser les représailles. § 2. Si l'administration bruxelloise concernée refuse de mettre la proposition en oeuvre, elle adresse une réponse motivée au Médiateur. § 3. Dans ce cas, le Médiateur peut décider d'adresser une recommandation à l'administration bruxelloise concernée. Il en informe le ministre compétent. Le Médiateur rend compte annuellement au Parlement de ces recommandations et des suites qui leur sont données.

Art. 34.Le Médiateur peut décider de mettre fin à son intervention si les faits font l'objet d'un recours juridictionnel ou d'un recours administratif organisé. L'administration bruxelloise concernée informe le Médiateur de l'introduction du recours. Dans ce cas, le Médiateur informe sans délai la personne protégée de la fin de son intervention et de la clôture de la demande de protection.

Art. 35.Sans préjudice des obligations relatives au respect de la confidentialité et au respect du secret professionnel auquel il est soumis, le Médiateur fait rapport annuellement au Parlement des activités menées dans le cadre de la protection contre les représailles. CHAPITRE IV. - Disposition finale

Art. 36.Le présent règlement d'ordre intérieur, arrêté par le Médiateur et approuvé par le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale, l'Assemblée réunie de la Commission communautaire commune et l'Assemblée de la Commission communautaire française (Parlement francophone bruxellois), entre en vigueur à la date de sa publication au Moniteur belge.