COMMISSION DE REGULATION DE L'ELECTRICITE ET DU GAZ (CREG)

Règlement d'ordre intérieur du comité de direction de la CREG Le comité de direction de la Commission de Régulation de l'Electricité et du Gaz, Vu la loi du 29 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999011160 source ministere des affaires economiques Loi relative à l'organisation du marché de l'électricité fermer relative à l'organisation du marché de l'électricité, en particulier l'article 24, § 1er et l'article 23, § 2bis;

Vu la loi du 12 avril 1965Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/04/1965 pub. 08/03/2007 numac 2007000126 source service public federal interieur Loi concernant la protection de la rémunération des travailleurs fermer relative au transport de produits gazeux et autres par canalisations, en particulier l'article 15/14, § 4, deuxième et troisième alinéas;

Etablit le règlement d'ordre intérieur comme suit : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.§ 1er. Les définitions contenues à l'article 2 de la loi du 29 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999011160 source ministere des affaires economiques Loi relative à l'organisation du marché de l'électricité fermer relative à l'organisation du marché de l'électricité et à l'article 1er de la loi du 12 avril 1965Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/04/1965 pub. 08/03/2007 numac 2007000126 source service public federal interieur Loi concernant la protection de la rémunération des travailleurs fermer relative au transport de produits gazeux et autres par canalisations s'appliquent au présent règlement, à l'exception de la définition de "gestionnaires" visée à l'article 1er, 42°, de la loi précitée du 12 avril 1965, qui, pour l'application du présent règlement, se lit comme suit : - "gestionnaires" : le gestionnaire du réseau de transport de gaz naturel, le gestionnaire de l'installation de stockage pour le gaz naturel, le gestionnaire de l'installation GNL et le gestionnaire des installations d'interconnexions de gaz sur le territoire belge. § 2. Pour l'application du présent règlement, les définitions suivantes s'appliquent également: 1° "loi gaz" : la loi du 12 avril 1965Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/04/1965 pub. 08/03/2007 numac 2007000126 source service public federal interieur Loi concernant la protection de la rémunération des travailleurs fermer relative au transport de produits gazeux et autres par canalisations;2° "loi électricité" : la loi du 29 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/04/1999 pub. 11/05/1999 numac 1999011160 source ministere des affaires economiques Loi relative à l'organisation du marché de l'électricité fermer relative à l'organisation du marché de l'électricité;3° "jour ouvrable" : chaque jour calendrier, à l'exception des samedis, dimanches et jours fériés légaux et jours de fermeture de la commission;les jours de fermeture de la CREG sont publiés sur son site Web; 4° "service" : les services de la commission, à savoir la présidence du comité de direction et les trois directions, telles que définies à l'article 25, § 1er, de la loi électricité;5° "acte préparatoire" : un acte qui est pris dans le cadre de la procédure d'élaboration d'une décision visée à l'article 2;6° "rapports d'expertise" : des documents, dont des rapports et des avis, de conseillers externes ou d'experts externes;7° "information confidentielle" : l'information commercialement sensible, les données à caractère personnel, ainsi que l'information qui ne peut être divulguée en vertu de toute autre prescription légale ou réglementaire qui s'impose au comité de direction; 8° "site Web de la commission" : www.creg.be.

Art. 2.Aux chapitres 3 à 5 (à l'exception des articles 39, 6° et 43) et à l'article 23, § 1er, il convient d'entendre par "décision" ou "décisions" la ou les décisions du comité de direction visées aux articles 29bis et 29ter de la loi électricité et aux articles 15/20 et 15/20bis de la loi gaz, à l'exception des décisions du comité de direction en matière de marchés publics. CHAPITRE 2. - Gestion interne Section 1re. - Présidence

Art. 3.Le président ouvre et clôt les réunions du comité de direction. Il dirige les débats et dispose de tous les pouvoirs nécessaires à cet effet.

Art. 4.Le président veille notamment : a) à la préparation et à l'instruction des dossiers et des questions posées au comité de direction, de même qu'à leur présentation au comité de direction;b) à la rédaction des procès-verbaux des réunions du comité de direction;c) aux relations externes avec les autorités belges et avec les institutions étrangères ou internationales;d) à la coordination de la communication interne et externe du comité de direction.

Art. 5.Lorsque le président est empêché, la présidence est assurée par le membre présent du comité de direction ayant le plus d'ancienneté au sein du comité de direction. Lorsque plusieurs membres du comité de direction bénéficient de la même ancienneté, la présidence est assurée par le membre du comité de direction le plus âgé présent. Le membre du comité de direction assurant la présidence bénéficie des mêmes droits et obligations que le président.

Art. 6.Le président dirige le fonctionnement du comité de direction sans que cette disposition ne porte atteinte au principe selon lequel le comité de direction est collégialement compétent. Ainsi, le président veille, entre autres, à ce que les procédures relatives à la préparation, la délibération, l'approbation et l'exécution de décisions se déroulent correctement. En outre, le président prend, notamment, les mesures nécessaires à l'instauration d'un climat de confiance au sein du comité de direction, qui contribue à des discussions ouvertes, des critiques constructives et un soutien pour les décisions du comité de direction. Le président veille à ce que la réunion du comité de direction puisse se dérouler sereinement, chaque membre du comité de direction se voyant offrir l'occasion de commenter son point de vue.

Le président a le droit, dans le cadre des missions qui lui sont confiées, de faire toutes les propositions utiles au comité de direction. Section 2. - Réunions et ordre du jour

Art. 7.§ 1er. Le comité de direction se réunit dans l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale; le président peut toutefois désigner un autre lieu de réunion. § 2. Les réunions du comité de direction ne sont pas publiques. Le comité de direction peut toutefois demander à des membres du personnel susceptibles de l'assister dans ses délibérations de participer à la totalité ou à une partie d'une réunion.

Art. 8.Le comité de direction se réunit sur invitation du président, de sa propre initiative ou à la demande d'au moins un membre du comité de direction, aussi souvent que l'exigent les intérêts de la commission, et en principe, au moins une fois par semaine, sauf durant les périodes de vacances ou durant les périodes fixées par le comité de direction.

Art. 9.La convocation a lieu deux jours ouvrables complets avant la réunion, sauf lorsque le jour de convocation correspond à un jour férié officiel ou à un jour de fermeture de la commission; dans ce cas, la convocation a lieu au moins un jour ouvrable complet avant la réunion.

En cas d'extrême urgence, la réunion peut être fixée par le président le jour même de la convocation. Il s'agit d'une obligation pour les cas prévus par l'article 32 de la loi électricité et par l'article 23 de la loi gaz.

L'ordre du jour de la réunion, l'ensemble des documents relatifs aux points à l'ordre du jour et un résumé de ces points rédigés par le service concerné sont joints à la convocation.

Art. 10.Chaque membre du comité de direction peut transmettre au secrétaire du comité de direction une requête en vue de mettre des points à l'ordre du jour et ce au plus tard du troisième jour ouvrable précédant le comité de direction à 12 heures, sauf en cas d'extrême urgence motivée, décrétée par le président. Les documents y afférents, dont un résumé du point concerné rédigé par le service concerné, doivent être transmis au plus tard à 18 heures le deuxième jour ouvrable précédant le comité de direction au secrétaire du comité de direction. Les points mis à l'ordre du jour et les documents y afférents qui ne sont pas introduits dans les délais impartis peuvent être refusés par le président.

Art. 11.§ 1er. Au début de la réunion, le comité de direction approuve l'ordre du jour et les éventuels points supplémentaires par voie de consensus. A la demande d'un membre du comité de direction, ce dernier peut décider, par voie de consensus, de traiter en priorité un ou plusieurs points mis à l'ordre du jour. § 2. A la demande d'un membre du comité de direction, ce dernier peut décider de reporter la délibération relative à un ou plusieurs points mis à l'ordre du jour à une prochaine réunion.

A la demande d'un membre du comité de direction, ces points sont inscrits prioritairement à l'ordre du jour de la prochaine réunion le cas échéant avec les points qui y sont étroitement liés. § 3. Le président et les membres du comité de direction fournissent au comité de direction toutes les informations utiles au traitement de ces points.

Art. 12.Toute correspondance entrante importante engageant le comité de direction est placée à l'ordre du jour du comité de direction par le membre compétent ou le président du comité de direction.

Toute correspondance sortante importante engageant le comité de direction est placée à l'ordre du jour du comité de direction préalablement à la signature par le membre compétent du comité de direction. Section 3. - Délibération et vote

Art. 13.Le comité de direction ne peut délibérer valablement que s'il est composé du président et de deux membres du comité de direction au moins ou, en l'absence du président, de trois membres du comité de direction.

Si le quorum n'a pas été atteint, le comité de direction peut également délibérer valablement avec deux membres présents au moins, dont le membre compétent du comité de direction, après avoir été à nouveau convoqué avec le même ordre du jour, sans tenir compte du délai prévu à l'article 9, premier alinéa, à une deuxième réunion ayant lieu le deuxième jour ouvrable suivant la première réunion, à moins qu'il ne s'agisse d'un cas d'extrême urgence; dans ce cas, le comité de direction est immédiatement convoqué une deuxième fois avec le même ordre du jour. L'extrême urgence doit toutefois toujours être motivée dans le procès-verbal de la réunion.

Art. 14.§ 1er. Le comité de direction décide par voie de consensus.

En l'absence de consensus, les décisions sont prises à la majorité simple des voix.

Le vote relatif à un point à l'ordre du jour a lieu lors de la même réunion que celle au cours de laquelle un consensus a été recherché si le comité de direction en a décidé ainsi par voie de consensus. Dans le cas contraire, le vote aura lieu lors de la réunion suivante. § 2. En cas de partage de voix pour un point déterminé de l'ordre du jour, ce point concerné est reporté à la prochaine réunion ordinaire du comité de direction. Si un nouveau partage des voix se produit lors de cette prochaine réunion ordinaire pour le même point de l'ordre du jour, le président dispose d'une voix prépondérante. Le président agit, dans ce cas, avec la plus grande prudence. § 3. En cas de partage des voix pour un point déterminé de l'ordre du jour qui ne peut être reporté à la prochaine réunion ordinaire pour cause d'extrême urgence motivée, le président dispose d'une voix prépondérante. Le président agit, dans ce cas, avec la plus grande prudence. L'extrême urgence doit être motivée dans le procès-verbal de la réunion.

Art. 15.§ 1er. Le comité de direction ne peut délibérer d'un point de l'ordre du jour qu'en la présence du membre compétent du comité de direction ou lorsque le membre compétent du comité de direction mandate un autre membre du comité de direction ou, le cas échéant, un membre de son service en vue de traiter ce point durant le comité de direction. Dans ce dernier cas, le comité de direction peut décider que ce membre peut assister au traitement des autres points de l'ordre du jour. Dans le cas contraire, le point est reporté à la prochaine réunion ordinaire. Si le membre compétent du comité de direction est à nouveau absent lors de cette réunion et qu'il n'a pas donné de délégation, le comité de direction peut décider, par voie de consensus, de délibérer en l'absence du membre compétent du comité de direction. § 2. Le président peut décider que le secrétaire et les autres personnes assistant au comité de direction doivent, dans certains cas et pour la durée qu'il détermine, se retirer de la réunion. Dans le cas où il est demandé au secrétaire de quitter la réunion, un membre du comité de direction se charge de la rédaction du procès-verbal pour cette partie de la réunion.

Art. 16.§ 1er. Seuls les membres du comité de direction peuvent participer au vote. Le vote des membres du comité de direction se fait à main levée; il peut toutefois être secret à la demande d'un seul membre du comité de direction. § 2. Un membre du comité de direction qui s'abstient ou qui vote contre une décision prise à la majorité des voix peut demander que son abstention ou son opposition soit inscrite au procès-verbal, accompagnée éventuellement des motifs invoqués par lui en délibération.

Art. 17.§ 1er. En cas d'extrême urgence motivée décrétée par le président et/ou en cas de décision relative à l'application du chapitre 4, le comité de direction peut prendre une décision via une procédure écrite. Cette procédure écrite est initiée par la transmission des documents nécessaires au secrétaire, qui, par la suite, communique les documents concernés par courrier à tous les membres du comité de direction. Cette communication peut également se faire par fax ou par e-mail; dans ce cas, la preuve d'envoi fait fonction d'accusé de réception. La communication mentionne le délai dont disposent les membres pour communiquer leur approbation ou les motifs pour lesquels ils ne peuvent pas donner leur approbation. Ce délai prend cours au moment de l'envoi et ne peut pas être inférieur à 24 heures. Si ce délai expire un samedi, un dimanche, un jour férié légal ou un jour de fermeture, il est prolongé au prochain jour ouvrable.

Les membres qui n'ont pas transmis de message à l'expiration du délai mentionné dans la communication sont supposés avoir donné leur approbation. § 2. Si le président constate, en se fondant sur le rapport de la procédure écrite établi par le secrétaire, qu'aucun consensus n'est atteint, un vote a lieu sur ce point au cours de la prochaine réunion du comité de direction. § 3. Toutes les autres étapes de procédure se déroulent par l'intermédiaire du secrétaire et celui-ci est, par conséquent, constamment informé des éventuelles remarques formulées dans le cadre de la procédure écrite, ainsi que du résultat de celle-ci. Section 4. - Procès-verbaux

Art. 18.Le secrétaire rédige un procès-verbal des réunions en néerlandais et en français.

Les procès-verbaux mentionnent explicitement s'il s'agit d'une version provisoire devant être approuvée ou s'il s'agit d'une version définitive ayant été approuvée.

Les procès-verbaux sont rédigés de manière synthétique. Ils reprennent les décisions et les motifs de ces décisions, de même que les renvois aux documents de base.

Art. 19.Les membres du comité de direction peuvent consulter, par voie électronique, la version provisoire des procès-verbaux dans les quinze jours calendrier suivant la réunion sauf durant les périodes de vacances.

L'approbation du procès-verbal figure à l'ordre du jour de la première réunion suivant la mise à disposition électronique de ce procès-verbal.

Si le secrétaire reçoit des remarques concernant la version provisoire du procès-verbal avant cette réunion ou au plus tard lors de la réunion même, ces remarques seront discutées et le procès-verbal sera approuvé sous réserve d'éventuelles adaptations.

Art. 20.La version définitive du procès-verbal est signée par le président, le directeur de la direction administrative et le secrétaire, après avoir reçu l'approbation du comité de direction.

Le procès-verbal signé et le résultat des procédures écrites peuvent être consultés par les membres du comité de direction par voie électronique. Le procès-verbal signé et le résultat des procédures écrites sont conservés par le secrétaire du comité de direction.

Chaque extrait de procès-verbal est signé par le président ou le directeur de la direction administrative.

Art. 21.§ 1er. Les procès-verbaux, extraits et résultats des procédures écrites sont confidentiels, sauf décision contraire du comité de direction. § 2. Le secrétaire reprend les procès-verbaux du comité de direction dans un tableau informatisé. Section 5. - Rédaction des actes du comité de direction (décisions,

propositions, avis, recommandations, recherches, comptes rendus, rapports, études, lignes directrices ou tout autre acte)

Art. 22.Tout acte est soumis à l'approbation du comité de direction, conformément aux dispositions du présent règlement. Lorsque le comité de direction souhaite émettre un acte, ou est invité à le faire, le président transmet le dossier à chaque membre compétent du comité de direction.

Art. 23.§ 1er. Dans le cadre de l'élaboration de décisions, le ou les membre(s) compétent(s) du comité de direction soumet(tent) au comité de direction une proposition relative à l'application du chapitre 4, sur laquelle le comité de direction statue. § 2. Le ou les membre(s) compétent(s) du comité de direction est (sont) responsable(s) de la mise en oeuvre, le cas échéant, de la consultation visée au chapitre 4, sur laquelle le comité de direction a statué. § 3. Le membre compétent du comité de direction établit immédiatement les contacts nécessaires et demande toutes les informations jugées utiles par lui. § 4. Lors de la rédaction d'un acte, le membre du comité de direction peut toujours faire appel à des experts externes, à condition que l'indépendance de la commission puisse être garantie. Cet appel s'effectue dans le cadre financier et selon les procédures décrits à la section 6 du présent chapitre.

Art. 24.§ 1er. Lorsque le comité de direction est invité à émettre un acte, le président envoie immédiatement un accusé de réception à l'autorité requérante. § 2. Chaque membre compétent du comité de direction met tout en oeuvre pour respecter le délai d'exécution fixé par l'autorité requérante.

Si le délai d'exécution fixé par l'autorité requérante ne peut être respecté, en raison, par exemple, du degré de complexité, le comité de direction communique immédiatement à l'autorité requérante le délai qu'il juge raisonnable.

Le délai d'exécution ne débute dans tous les cas qu'après réception du dossier complet.

Dans les cas figurant à l'article 32 de la loi électricité et à l'article 23 de la loi gaz, le comité de direction respecte scrupuleusement le délai fixé par le ministre.

De même, le comité de direction respecte scrupuleusement le délai fixé par le ministre dans les cas où la loi gaz ou la loi électricité l'impose.

Art. 25.Le comité de direction peut autoriser le président ou un autre membre du comité de direction à prendre toutes les décisions urgentes relatives aux matières visées dans la présente section. Ces décisions urgentes sont soumises à l'approbation du comité de direction lors de sa prochaine réunion.

Art. 26.La version définitive d'un acte est signée par chaque membre compétent du comité direction et par le président. Lorsqu'il s'agit d'un point inscrit à l'ordre du jour par le président, le directeur de la direction administrative est cosignataire.

Il en va de même pour la correspondance liée à la communication à l'autorité requérante de l'acte définitif.

Art. 27.Les actes du comité de direction sont publiés selon une mise en page déterminée.

Un classement thématique et chronologique des actes du comité de direction est conservé. Section 6. - Gestion opérationnelle

Art. 28.§ 1er. Chaque membre du comité de direction prend toutes les mesures d'organisation nécessaires en vue de garantir le bon fonctionnement de son service et l'exécution correcte des tâches qui lui sont confiées.

Les mesures d'organisation concernant plusieurs services sont soumises à l'approbation du comité de direction.

Lorsqu'un membre du comité de direction est empêché, il désigne un autre membre du comité de direction ou un membre de sa direction pour assurer la gestion opérationnelle de son service. Il en informe le président et le directeur de la direction administrative. Au cas où le membre du comité de direction empêché n'est pas en mesure de désigner un autre membre du comité de direction ou un membre de son service, le comité de direction procèdera à la désignation de quelqu'un.

Chaque membre du comité de direction est responsable de l'organisation du fonctionnement interne et externe des services qui lui sont confiés, de même que des relations externes courantes liées aux activités de son service. § 2. Le comité de direction peut autoriser le président ou un autre membre du comité de direction à prendre toutes les décisions urgentes liées à la gestion opérationnelle. Ces décisions urgentes sont soumises à l'approbation du comité de direction lors de sa prochaine réunion.

Art. 29.Etant donné les dispositions de la loi électricité, notamment les articles 23, § 1er, 24, § 2, et 25, § 1er, et les dispositions de la loi gaz, notamment l'article 15/15, les règles suivantes en matière de délégation de compétences et de compétence de signature sont d'application : 1. en matière de marchés publics : 1.1. Le comité de direction décide de passer ou exécuter des marchés publics et de conclure d'autres accords ne relevant pas du champ d'application de la législation sur les marchés publics.

Sans préjudice de l'alinéa qui précède, s'agissant de l'exécution de services, le membre compétent du comité de direction est habilité à procéder à la réception partielle ou intermédiaire des services. Il peut déléguer cette compétence à un membre de son service. 1.2. Dans le cadre de la gestion quotidienne, le directeur de la direction administrative peut passer et exécuter des marchés publics jusqu'à un montant de 2.500 euros HTVA. Cette délégation inclut également la compétence d'approbation des factures concernées. 1.3. Dans le cadre du soutien logistique, le HR & Office Manager peut passer et exécuter des petits marchés publics et/ou récurrents (par exemple, pour la restauration, les fournitures de bureau et les produits d'entretien) jusqu'à un montant de 500 euros HTVA. Cette délégation inclut également la compétence d'approbation des factures concernées. En l'absence du HR & Office Manager pour cause de maladie, de congé ou de séjour à l'étranger, le directeur de la direction administrative peut déléguer cette compétence à un autre membre du service HR. 1.4. Dans le cadre de la gestion du centre de documentation de la CREG, le documentaliste peut passer et exécuter des petits marchés publics et/ou récurrents jusqu'à un montant de 500 euros HTVA. Cette délégation inclut également la compétence d'approbation des factures concernées. En l'absence du documentaliste pour cause de maladie, de congé ou de séjour à l'étranger, le directeur de la direction administrative peut déléguer cette compétence à un autre membre de la direction administrative. 2. en matière de paiements et d'opérations bancaires : Les opérations bancaires et les ordres de paiement sont signés par deux membres du comité de direction, dont le directeur de la direction administrative, sauf lorsqu'il est absent pour des raisons de maladie, de congé ou de séjour à l'étranger, auquel cas un autre membre du comité de direction cosigne.3. en matière de factures et de justificatifs de dépenses : Toutes les factures et autres justificatifs de dépense sont paraphés par le membre compétent du comité de direction dirigeant le service auquel la facture se rapporte ou la personne désignée par lui à cet effet avant leur paiement par la direction administrative.

Art. 30.§ 1er. Le personnel de la commission est occupé en vertu de contrats de travail régis par la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer.

Le comité de direction détermine leur rémunération et leurs avantages complémentaires.

Le comité de direction décide sur proposition du membre compétent du comité de direction en matière d'affaires du personnel comme les recrutements, promotions et licenciements. § 2. La commission intervient dans des actions en justice, en tant que demanderesse ou défenderesse, à la demande ou à la requête du comité de direction.

Dans les cas urgents, le membre du comité de direction compétent est autorisé d'une part à désigner un avocat et d'autre part à supprimer la confidentialité des extraits des procès-verbaux du comité de direction. Ces décisions sont inscrites à l'ordre du jour de la réunion suivante du comité de direction. Section 7. - Finances

Art. 31.§ 1er. Le comité de direction désigne un réviseur d'entreprises moyennant l'accord du ministre. La mission du réviseur d'entreprises est décrite à l'article 25, § 5, de la loi électricité.

Le comité de direction décide de mettre fin au mandat du réviseur d'entreprises. § 2. Tous les trois mois, le directeur de la direction administrative présente les comptes de résultats au comité de direction.

Le 31 décembre de chaque année, le comité de direction clôture le bilan et le compte de résultats et décide de l'affectation du solde éventuel, conformément à la réglementation sur la couverture de ses frais de fonctionnement. § 3. Le directeur de la direction administrative rédige la proposition de budget et la soumet à l'approbation du comité de direction au plus tard le 1er octobre.

Le budget comporte une estimation des charges et produits incluant un partage des charges entre les secteurs du gaz et de l'électricité, conformément à la réglementation sur la couverture des frais de fonctionnement de la commission. § 4. La comptabilité de la commission est tenue conformément à la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral.

Le comité de direction arrête les règles d'évaluation des comptes de résultats et du bilan sur proposition du directeur de la direction administrative.

Les comptes de la commission comptabilisent séparément les charges et les produits de la Chambre des litiges, qui doivent être équilibrés.

Les comptes de la commission comptabilisent séparément les produits liés, d'une part, au secteur du gaz et, d'autre part, au secteur de l'électricité.

La commission comptabilise de la même manière les charges et produits liés aux différents fonds et mécanismes qu'elle gère en particulier en application de la loi électricité et de la loi gaz. CHAPITRE 3. - Motivation des décisions

Art. 32.§ 1er. Le comité de direction motive chaque décision qu'il adopte. § 2. La motivation exigée implique que la décision mentionne les considérations de droit et de fait qui la justifient. Elle doit être adéquate. § 3. La motivation porte également, dans la décision elle-même ou dans un document annexé, sur les éventuelles observations des personnes consultées conformément au chapitre 4. CHAPITRE 4. - Consultation préalable Section 1re. - Principes généraux relatifs à la consultation

Art. 33.§ 1er. Avant de prendre une décision, le comité de direction organise une consultation publique, sans préjudice des exceptions visées à la section 3 du présent chapitre. Une consultation publique est organisée par le biais du site Web de la commission. § 2. Dans tous les cas non visés au § 1er, en particulier dans le cadre d'actes autres que des décisions qu'il envisage, tels que des propositions, avis, recommandations, études, recherches, rapports, comptes rendus et lignes directrices, le comité de direction peut organiser des consultations, publiques et/ou non publiques. § 3. Le comité de direction peut en outre avoir recours à toute initiative pour expliquer de manière informelle l'objet de la consultation et en discuter avec toute personne concernée. S'il le fait à l'issue de la période de consultation initialement fixée visée à l'article 37, le comité de direction prolongera la consultation.

Les observations formulées lors de ces sessions d'informations et discussions ne sont pas acceptées en application de l'article 38, § 2, troisième tiret. § 4. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux décisions relatives à la méthodologie tarifaire, visées aux articles 12, § 2, de la loi électricité et 15/5bis, § 2, de la loi gaz, ni aux décisions tarifaires visées aux articles 12, § 7, de la loi électricité et 15/5bis, § 7, de la loi gaz, lorsque le principe et les modalités de la consultation publique relative à ces décisions ont été réglés par les accords de procédure visés à l'article 12, § 2, troisième alinéa, et § 8, de la loi électricité et à l'article 15/5bis, § 2, troisième alinéa, et § 8, de la loi gaz. Section 2. - Organisation de la consultation

Sous-section 2.1. - Groupe cible de la consultation

Art. 34.§ 1er. Toute personne concernée peut participer à une consultation publique.

Le comité de direction peut toutefois mentionner à titre indicatif sur le site Web de la commission et/ou dans le document de consultation publique quelles catégories de personnes le comité de direction souhaite informer en particulier de l'objet de la consultation publique. § 2. En cas de consultation non publique, le comité de direction détermine le groupe cible.

Sous-section 2.2. - Processus de consultation

Art. 35.§ 1er. Le comité de direction consulte sur un ou plusieurs documents de consultation, qui peuvent revêtir différentes formes dont notamment : une description du point de vue qu'il propose, un questionnaire, une évaluation d'impact, les composantes essentielles de la décision envisagée par le comité de direction, la proposition soumise au comité de direction par un tiers pour approbation, un résumé non confidentiel d'une telle proposition ou d'un dossier confidentiel et/ou le projet de décision envisagée par le comité de direction. Dans ce cadre, le comité de direction met à la disposition des personnes consultées les informations complémentaires qu'il juge nécessaires.

En vue de la consultation organisée par le comité de direction, la personne qui introduit une proposition et/ou un dossier contenant des informations confidentielles fournit, à la demande du comité de direction, un résumé non confidentiel de sa proposition et/ou dossier confidentiels, en français et/ou en néerlandais. Ce résumé doit être cohérent et exhaustif. § 2. Dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission, à la rubrique "consultations publiques", le comité de direction précise en tout cas l'objet de la consultation et les modalités de la consultation, notamment la période de consultation, le mode de transmission des observations et la personne de contact et/ou les coordonnées de contact pour les renseignements relatifs à la consultation.

Le comité de direction peut également y préciser d'autres modalités, telles que des restrictions en termes de longueur/format des observations (par ex. le nombre de pages ou caractères).

En ce qui concerne le mode de transmission des observations, celle-ci s'opère en principe par l'envoi d'un e-mail ou d'une lettre au membre du comité de direction indiqué, sauf mention contraire dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission à la rubrique "consultations publiques". § 3. Le comité de direction a la possibilité, s'il le juge nécessaire et si le calendrier le permet, d'organiser d'autres tours de consultation.

Art. 36.§ 1er. En cas de consultation publique, le comité de direction informe toutes les parties enregistrées sur le site Web de la commission du lancement de la consultation au moyen d'une lettre d'information ou d'un e-mail au plus tard le jour de la publication de la consultation sur le site Web de la commission. La publication de la consultation sur le site Web de la commission a lieu au plus tard le premier jour de transmission des observations visé à l'article 37, § 2, avant 17 heures.

Si le comité de direction le juge nécessaire, il peut également informer des personnes concernées par la poste ou par d'autres canaux du lancement d'une consultation publique. § 2. En cas de consultation non publique, le groupe cible de la consultation est contacté par le comité de direction par courrier recommandé (ou par porteur) avec accusé de réception adressé au siège social ou à la dernière adresse de contact communiquée au comité de direction. Les lettres recommandées non retirées ou que la personne consultée refuse de réceptionner sont considérées comme une invitation régulière à la consultation.

Sous-section 2.3. - Période de consultation

Art. 37.§ 1er. Le comité de direction fixe la période de consultation, située entre trois et six semaines, à moins que des circonstances particulières ne nécessitent de fixer une période de consultation plus courte. Ces circonstances particulières sont exposées, le cas échéant, dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission.

Lors de la détermination de la période de consultation, le comité de direction cherche à atteindre un équilibre raisonnable entre un délai suffisant de réponse pour les personnes consultées, d'une part, et une prise de décision rapide et efficace, d'autre part. Dans ce cadre, le comité de direction tiendra compte entre autres de la complexité de la problématique, de son intérêt, du degré d'urgence, des éventuelles échéances liées au dossier et des périodes de vacances. § 2. La période de consultation mentionne le premier et le dernier jour de transmission des observations. Les périodes de consultation ont toujours cours de minuit à minuit CET. Si le dernier jour de la période de consultation ne tombe pas un jour ouvrable, elle est prolongée jusqu'au jour ouvrable suivant.

Sous-section 2.4. - Traitement des observations

Art. 38.§ 1er. Le comité de direction accepte les observations confidentielles et non confidentielles.

Si le répondant estime que sa réponse comporte des informations confidentielles, ces informations doivent être indiquées précisément et sans ambiguïté dans la réponse comme étant confidentielles. En outre, cette réponse doit stipuler les raisons de la confidentialité et l'éventuel désavantage ou préjudice que pourrait subir le répondant si ces informations confidentielles étaient malgré tout publiées. Si le répondant (autre qu'une personne physique) estime avoir une raison valable pour que son nom ne soit pas divulgué, il le motive dans sa réponse. Le comité de direction traite le caractère confidentiel de ces informations conformément à l'article 47, § 2, dernier alinéa, et §§ 3 à 5. § 2. Le comité de direction n'accepte pas : - les observations anonymes; - les observations lui parvenant après l'expiration de la période de consultation fixée dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission à la rubrique "consultations publiques" en application de l'article 35, § 2; - les observations qui ne respectent pas le mode de transmission des observations stipulé dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission à la rubrique "consultations publiques" en application de l'article 35, § 2; - les observations formulées de façon manifestement trop vague; - les observations qui n'entrent pas dans le cadre de la consultation. § 3. Le comité de direction n'est pas tenu d'accepter : - les observations lors d'une consultation publique qui n'émanent pas d'une personne concernée visée à l'article 34, § 1er, premier alinéa; - les observations qui, dans le cas où des modalités ont été fixées en application de l'article 35, § 2, deuxième alinéa, ne respectent pas la longueur maximale/le format indiqué (par ex. le nombre de pages ou de caractères); - les observations qui ne respectent pas les autres modalités de consultation, établies dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission à la rubrique "consultations publiques" en application de l'article 35, § 2. Section 3. - Exceptions

Art. 39.Le comité de direction n'organisera pas de consultation, qu'elle soit publique ou non : 1° dans le cadre des constatations de la commission en application des articles 20bis, § 4, de la loi électricité et 15/10bis, § 4, de la loi gaz, ainsi que des décisions de la commission en application des articles 20bis, § 5, de la loi électricité et 15/10bis, § 5, de la loi gaz;2° dans le cadre des recherches que les membres du comité de direction et les membres du personnel de la commission peuvent mener et des actes qu'ils peuvent poser en qualité d'officiers de police judiciaire, en application des articles 30bis, § 3, 31/1 et 31/2 de la loi électricité et des articles 18, § 3, 20/3 et 20/4 de la loi gaz;3° dans le cadre des décisions infligeant une amende administrative ou une astreinte en application des articles 20bis, §§ 4 et 5, 20ter, 20quater et 31 de la loi électricité et des articles 15/10bis, §§ 4 et 5, 15/10ter et 20/2 de la loi gaz;4° lorsque la décision d'approbation envisagée n'implique aucune modification de fond, comme la rectification d'erreurs matérielles et/ou les simples améliorations rédactionnelles;5° chaque fois qu'il exerce une compétence liée à la décision envisagée, c'est-à-dire lorsqu'il ne dispose pas d'un réel pouvoir d'appréciation;6° dans le cadre des décisions relatives à la consultation visées à l'article 23, § 1er;7° dans le cadre des décisions relatives à la confidentialité des informations visées à l'article 47, § 5, premier alinéa, sans préjudice de l'article 47, §§ 2 à 4.

Art. 40.Le comité de direction n'organisera pas de consultation publique : 1° si le dossier et/ou le projet de décision comporte tellement d'informations confidentielles qu'une consultation publique relative aux éléments restants serait impossible ou inutile;2° sans préjudice du point 3°, lorsque le gestionnaire du réseau ou un des gestionnaires ou une personne qui en a été chargée régulièrement (notamment) par le gestionnaire du réseau ou un des gestionnaires, a déjà organisé une consultation publique effective portant sur l'objet de la décision du comité de direction.Dans ce cas, le comité de direction veille à ce que l'ensemble des documents et informations relatifs à la consultation, les réponses, ainsi qu'un rapport répondant aux observations reçues lui soient transmis; 3° sans préjudice de l'article 33, § 4, dans le cadre des décisions tarifaires visées aux articles 12, § 7, de la loi électricité et 15/5bis, § 7, de la loi gaz, si le gestionnaire du réseau et les gestionnaires ont déjà organisé une consultation publique effective sur la base d'une liste tarifaire et d'un résumé non confidentiel de leurs propositions tarifaires.Dans ce cas, le comité de direction veille à ce que l'ensemble des documents et informations relatifs à la consultation, les réponses, ainsi qu'un rapport répondant aux observations reçues lui soient transmis.

Dans les cas visés aux points 1° et 2°, le comité de direction peut encore décider de procéder à une consultation non publique, en particulier des personnes dont provient la proposition pour approbation par le comité de direction. Le comité de direction y procédera si la ou les personne(s) concernée(s) n'a/n'ont pas encore eu la possibilité de faire valoir ses (leurs) observations dans le cadre de la décision envisagée. Dans les cas visés au point 3°, le comité de direction se concerte avec le gestionnaire du réseau ou les gestionnaires conformément à la loi électricité et à la loi gaz.

Au sens de cet article, on entend par "consultation publique effective" une consultation sur le site Web de celui qui l'organise, par laquelle toutes les parties enregistrées sur ce site Web sont informées sans délai par lettre d'information ou par e-mail du lancement de la consultation, qui est rendue facilement accessible depuis la page d'accueil de ce site Web, qui est suffisamment documentée et qui prévoit un délai de réponse raisonnable. En cas de consultation visée au premier alinéa, 2°, par une personne qui en a été chargée régulièrement (notamment) par le gestionnaire du réseau ou un des gestionnaires, il est uniquement question d'une consultation publique effective si, outre les conditions citées dans la phrase qui précède, le site Web du gestionnaire du réseau ou du gestionnaire concerné comporte une référence claire à cette consultation.

Art. 41.Le comité de direction peut décider d'organiser une consultation non publique si la décision du comité de direction n'aura de conséquences juridiques que pour une seule personne ou un nombre limité de personnes identifiables en limitant la consultation aux personnes concernées.

Art. 42.Le comité de direction peut enfin décider de ne pas organiser de consultation ou d'organiser une consultation non publique : 1° sans préjudice de l'article 40, 2°, à chaque fois qu'une consultation a été organisée précédemment, à l'initiative du comité de direction ou d'un tiers, et en fonction de l'effectivité de cette consultation au regard de la décision envisagée sur laquelle statue le comité de direction.En cas de consultation par un tiers, le comité de direction veille à ce que l'ensemble des documents et informations relatifs à la consultation, les réponses, ainsi qu'un rapport répondant aux observations reçues lui soient transmis. 2° dans des cas exceptionnels, si le comité de direction estime que des circonstances spécifiques liées à la décision envisagée le justifient, par exemple s'il estime urgent de prendre des mesures.

Art. 43.L'application de l'article 39, 4° et 5°, et des articles 40 à 42 est motivée dans la décision relative à la consultation visée à l'article 23, § 1er. Section 4. - Article 6 du règlement technique

Art. 44.Si le comité de direction, dans le cadre de l'exercice de sa compétence prévue à l'article 6 du règlement technique, constate qu'aucune consultation publique effective n'a été organisée par le gestionnaire du réseau avant l'introduction de la proposition pour approbation, il fera remarquer au gestionnaire du réseau dans un délai de trente jours à dater de l'introduction de la proposition que le comité de direction se voit contraint d'organiser une consultation publique avant de prendre une décision, laquelle empêche l'approbation tacite de la proposition prévue par l'article 6, § 2, du règlement technique.

Au sens de cet article, on entend par "consultation publique effective" une consultation sur le site Web du gestionnaire du réseau, par laquelle toutes les parties enregistrées sur ce site Web sont informées sans délai par lettre d'information ou par e-mail du lancement de la consultation, qui est rendue facilement accessible depuis la page d'accueil de ce site Web, qui est suffisamment documentée et qui prévoit un délai de réponse raisonnable. Section 5. - Dispositions diverses

Art. 45.§ 1er. Si, en raison des circonstances concrètes, le comité de direction se voit contraint de déroger aux règles visées à la section 2 du présent chapitre lorsqu'il organise une consultation, il en mentionnera les raisons dans le document de consultation et/ou sur le site Web de la commission. § 2. L'article 33 ne porte pas préjudice aux consultations par le comité de direction des personnes spécifiques et/ou d'autres autorités publiques dans le cadre d'une collaboration nationale ou transfrontalière (comme par exemple d'autres régulateurs belges ou européens, l'ACER, de l'Autorité belge de la concurrence ou la FSMA), qu'elles soient ou non obligatoires en vertu d'une disposition légale ou réglementaire. Les sections 2 à 4 du présent chapitre ne s'y appliquent pas. CHAPITRE 5. - Publication des actes et des observations des personnes consultées

Art. 46.§ 1er. Le comité de direction assure la publication sur le site Web de la commission de son règlement d'ordre intérieur ainsi que des décisions qu'il adopte et des éventuels actes préparatoires, rapports d'expertise et observations des répondants liés à ces décisions.

Dans ce cadre, le comité de direction publie le nombre de réponses reçues et les réponses non confidentielles en mentionnant le nom du répondant (sauf celui des personnes physiques ou de celles ayant une raison valable de ne pas voir divulguer leur identité).

Les actes du comité de direction autres que les décisions, comme notamment les avis, propositions, lignes directrices, recommandations, comptes rendus, rapports et études, sont également publiés sur le site Web de la commission. § 2. Les décisions du comité de direction relatives à la confidentialité des informations visées à l'article 47, § 5, premier alinéa, ne sont toutefois pas publiées.

Art. 47.§ 1er. Dans le cadre de toute publication, le comité de direction veille à ne pas divulguer d'informations confidentielles. § 2. Sans préjudice de l'article 38, § 1er, deuxième alinéa, le comité de direction interroge à cet effet, s'il l'estime nécessaire, la personne concernée par des informations qu'il souhaite publier.

Dans le cas où la personne concernée estime que les informations que le comité de direction souhaite publier revêtent un caractère confidentiel, elle est tenue d'indiquer précisément et sans ambiguïté dans une déclaration écrite quelles informations doivent être considérées comme confidentielles. En outre, cette déclaration doit stipuler les raisons de la confidentialité et l'éventuel désavantage ou préjudice que pourrait subir la personne concernée si ces informations confidentielles étaient malgré tout publiées. Si la personne concernée (autre qu'une personne physique) estime avoir une raison valable pour que son nom ne soit pas divulgué, elle le motive également dans cette déclaration.

Le comité de direction peut demander à la personne concernée de fournir des explications ainsi qu'une version non confidentielle des informations. § 3. Le comité de direction évalue le caractère effectivement confidentiel des informations, le cas échéant sur la base de ses lignes directrices concernant les informations à considérer comme confidentielles en raison de leur caractère commercialement sensible ou de leur caractère personnel publiées sur le site Web de la commission. § 4. Si le comité de direction, après concertation avec la personne concernée, n'est pas convaincu du caractère confidentiel invoqué par celle-ci, il en exposera les motifs dans un courrier adressé par recommandé (ou par porteur) avec accusé de réception à la personne concernée et lui donnera un délai de minimum trois jours ouvrables et de maximum cinq jours ouvrables (en fonction de la complexité du dossier, de la nature et de la quantité des données, etc.) pour justifier une nouvelle fois le caractère confidentiel des informations. La personne concernée adressera cette justification au comité de direction par courrier (recommandé ou par porteur) avec accusé de réception. § 5. Après l'écoulement du délai visé au paragraphe 4, le comité de direction adopte sa décision définitive relative à la publication ou non des informations et la notifie à la personne concernée.

Le comité de direction ne procédera à la publication des informations litigieuses qu'au terme d'un délai de trente jours calendrier à compter de la notification à la personne concernée de la décision finale du comité de direction de publier.

Art. 48.Le présent chapitre s'applique sans préjudice des dispositions particulières prévues par ou en vertu de la loi en matière de publication. CHAPITRE 6. - Abrogation, disposition transitoire et entrée en vigueur

Art. 49.Le règlement d'ordre intérieur du comité de direction du 29 novembre 2012 est abrogé.

Par dérogation à l'alinéa premier, les articles 7 et 8 du règlement d'ordre intérieur du comité de direction du 29 novembre 2012 continuent à s'appliquer aux consultations en cours au jour de l'entrée en vigueur du présent règlement.

Art. 50.Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.