Règlement d'ordre intérieur de la Commission administrative de la personnalité juridique Le présent règlement d'ordre intérieur est appliqué conformément aux dispositions du chapitre II de l'arrêté royal (AR) du 14 octobre 1987 accordant la personnalité juridique à l'Institut Scientifique de Santé Publique (WIV-ISP).

Article 1er.Composition de la Commission Conformément à l'art. 3 de l'AR 14.10.87 la Commission administrative du WIV-ISP, ci-après dénommée « la Commission », comprend 9 membres : d'une part, comme membres internes le directeur-général et les 4 directeurs-opérationnels du WIV-ISP; d'autre part comme membres externes 2 membres nommés sur la proposition du Ministre dont relève le WIV-ISP et 2 membres nommés sur la proposition du Ministre qui a la politique scientifique dans ses attributions.

A l'exception du directeur-général, dont le mandat est permanent, les autres membres sont désignés par le Roi pour un mandat de trois ans, qui est renouvelable.

La présidence de la Commission est assurée par le directeur-général du WIV-ISP, où en cas d'absence, soit par un remplaçant désigné par le directeur- général, soit par le directeur opérationnel dont l'ancienneté de grade, ou, le cas échéant, l'ancien-neté de service est la plus élevée.

Chaque membre qui souhaite donner sa démission, doit communiquer cette démission par écrit au président.

En cas d'empêchement définitif ou de décès d'un membre de la Commission, il est pourvu à son remplacement selon la procédure visée à l'art. 3 de l'AR du 14.10.87. Ce membre achève le mandat du membre qu'il remplace.

Les membres qui sont restés absents pendant trois réunions successives de la Commission, peuvent être remplacés sur proposition du président selon la procédure visée à l'art. 3 de l'AR du 14.10.87. Ce membre achève le mandat du membre qu'il remplace.

Article 2.Membres invités avec voix consultative Le comptable, chargé de la gestion des recettes et des dépenses et désigné par le président, assiste aux réunions avec voix consultative (AR 14.10.87, art. 14).

Le commissaire du gouvernement, nommé par le Roi sur proposition du Ministre dont relève le WIV-ISP et chargé de la surveillance de la légalité des décisions de la Commission et de la solvabilité de la personnalité juridique, peut assister à toutes les réunions de la Commission administrative, avec voix consultative (AR 14.10.87, art. 19 § 2).

Un Inspecteur des Finances, accrédité auprès du Ministre dont relève le WIV-ISP et désigné par le Ministre qui a le Budget dans ses attributions, peut assister à toute réunion de la commission dont l'ordre du jour comporte des mesures d'ordre financier, budgétaire ou administratif (AR 14.10.87, art. 20).

Le président peut inviter des personnes compétentes à participer, avec voie consultative, à la discussion relative à un point de l'ordre du jour d'une réunion.

D'autres personnes qui ne font pas partie de la Commission ne sont pas admises aux réunions.

Article 3.Mission de la Commission La Commission fixe le règlement d'ordre intérieur qui détermine ses conditions de fonctionnement (AR 14.10.87, art. 10).

La Commission fait tous les actes nécessaires à la gestion du patrimoine propre du WIV-ISP (AR 14.10.87, art. 12; Loi 17.07.75 sur la comptabilité des entreprises), ceux-ci comprennent e.a. : - dresser chaque année, avant le 31 octobre le budget de dépenses au cours de l'année suivante à charge du patrimoine, ainsi que les moyens dont le patrimoine pourra disposer pour couvrir ses dépenses; le budget peut comporter des crédits non limitatifs; l'exercice comptable coïncide avec l'année civile; - approuver l'évolution du budget; - approuver les règles d'évalua-tion comptable; - fixer la politique des placements; - approuver chaque année, avant le 31 mars la clôture de l'exercice budgétaire annuel, ainsi qu'un bilan et un compte de résultats relatifs à l'année budgétaire précédente; - donner décharge au président de la Commission et au comptable; - approuver les propositions de destination du bénéfice; - veiller sur l'affectation correcte des budgets obtenus dans le cadre de subventions nationales et internatio-nales, de contrats de financement externe avec des tiers ou en vertu des dispositions légales et règlementaires (recrutements, bud-get de fonctionnement); -veiller sur l'affectation correcte de donations entre vifs ou par testament faites par le donateur ou le testateur dans un but déterminé; - décider d'entamer une procédure judiciaire dans les litiges concernant le patrimoine propre de la person-nalité juridique du WIV-ISP; - annuler des factures irrécupérables de débiteurs douteux.

La Commission peut déléguer des pouvoirs spéciaux à un ou plusieurs membres, au président ou à des tiers. Les personnes désignées n'ont d'autres pouvoirs que ceux que la Commission leur octroie explicitement.

La Commission délègue au président de la Commission la gestion de la personnalité juridique en bon père de famille dans les limites du budget de dépenses approuvé par la Commission, dans les limites des contrats conclus avec des tiers ou conformément aux décisions de la Commission.

La Commission délègue à deux personnes la signature des ordres de paiement de la Personnalité juridique à transmettre aux banques de la Personnalité juridique. Ils signent obligatoirement ensemble. Ces deux personnes sont choisies d'une part dans le groupe A (membre de la direction Finance du WIV-ISP ou en son absence par une personne dans le groupe A désignée par le Président de la Commission administrative) et d'autre part dans le groupe B (Président de la Commission administrative ou en son absence par un directeur opérationnel désigné par le Président de la Commission administrative).

La Commission délègue au président la représentation de la commission vis à vis des tiers. Il signe au nom de la Commission tous les contrats scientifiques et de service entre la Personnalité juridique et les tiers ainsi que les contrats de travail. Il peut décider de comparaître en justice dans les litiges qui demandent une action rapide.

La Commission confie au comptable du patrimoine la responsabilité de l'enregistrement correcte, complète et à temps des revenus et des recettes de la personnalité juridique. A chaque trimestre, le comptable rapporte les chiffres et explique les différences par rapport au budget approuvé. Il valide le bilan, le compte annuel et le compte de résultats.

Le comptable du patrimoine rapporte également à la réunion plénière de la Commission sur l'évolution du portefeuille de contrats de financements externes, sur l'évolution des recrutements, remplacements et démissions de personnel, sur la situation financière, etc. A la demande de la Commission le comptable fournit tous les documents et dossiers concernant les sujets qui doivent être soumis à la Commission pour délibération et décision.

Article 4.Convocation de la réunion Le président convoque la Commission dans les cas suivants : 1. discussion et approbation du budget annuel de dépenses;2. discussion et approbation de la clôture de l'exercice budgétaire, le bilan et le compte de résultats;3. donner décharge au président de la Commission et au comptable;4. chaque fois qu'une réunion est jugée nécessaire par le président ou à la demande d'au moins 2 membres, du commissaire du gouvernement ou de l'Inspecteur des Finances 5.en cas de menace sur la stabilité financière de la personnalité juridique; 6. démission/remplacement du comptable;7. dissolution de la personnalité juridique. L'ordre du jour et la date de la réunion sont fixés par le président.

Les participants à la réunion sont invités par écrit ou par e-mail sous format sécurisé, non modifiable, genre « pdf » par le président ou son remplaçant.

L'invitation à la réunion mentionne l'ordre du jour et pour chaque point de l'ordre du jour, les documents requis seront joints.

L'ordre du jour, qui est rédigé alternativement en Français et en Néerlandais, ainsi que les documents de travail sont envoyés au moins cinq jours ouvrables avant la réunion aux membres de la Commission et au commissaire du gouvernement et à l'Inspecteur des Finances désigné par le Ministre qui a le Budget dans ses attributions, parmi les inspecteurs des finances accrédités auprès du Ministre dont relève le WIV-ISP. Les membres doivent assister personnellement aux réunions; ils ne peuvent s'y faire représenter ni en déléguant une personne étrangère à la Commission, ni en chargeant un des autres membres de voter en leur nom.

Les membres de la Commission, le comptable et le secrétaire s'engagent à prévenir immédiatement le secrétariat du WIV-ISP, quand ils sont dans l'impossibilité de siéger au jour fixé pour la réunion.

La mise à l'ordre du jour de nouveaux points est uniquement possible moyennant l'approbation unanime des membres de la Commission présents.

La réunion est organisée au siège social du WIV-ISP à Bruxelles.

Article 5.Délibérations, quorum et votes Le président ouvre et clôt les séances; il dirige les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions.

La Commission peut valablement décider pour autant que la majorité simple de ses membres est présente, dont au moins un membre externe.

Le président constate si le quorum est atteint pour délibérer valablement.

Les décisions de la Commission sont prises à la majorité des voix. Les abstentions ne sont pas comptabilisées. En cas de parité, la proposition n'est pas acceptée.

Chaque membre de la Commission mentionné à l'article 1 a le droit de vote et dispose d'une voix. Aucun autre vote n'est pris en considération. Aucun vote par procuration ne sera accepté.

Les décisions de la Commission engagent tous les membres, y compris les membres absents qui ont droit de vote.

Le président, les membres et toute personne impliquée dans les travaux de la Commission sont tenus au secret des débats, des délibérations et de toute information dont ils ont pris connaissance dans l'exercice de leur mandat.

Article 6.Rédaction et approbation du procès-verbal; rapportage aux Ministres compétents.

Un secrétaire désigné par le président coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Après chaque réunion, le secrétaire rédige un projet de procès-verbal de la réunion. Ce projet est envoyé par le secrétaire par courrier électronique au aux membres de la Commission présents et au commissaire du gouvernement dans les 10 jours ouvrables qui suivent la réunion.

Ceux-ci disposent de 7 jours calendrier pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation du rapport. En absence de réaction dans ce délai, le rapport est approuvé.

Après approbation, le procès-verbal est signé par le président et le secrétaire.

Les copies conformes des procès-verbaux, délibérations et décisions de la Commission sont également signées par le président et le secrétaire.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres, au commissaire du gouvernement et à l'Inspecteur des Finances.

Le procès-verbal de la réunion est rédigé alternativement en français ou en néerlandais.

Le budget des dépenses est transmis simultanément au Ministre dont relève le WIV-ISP, au Ministre des Finances et au Ministre de la Politique scientifique, qui les approuvent dans les deux mois. Après l'écoulement de ce délai, le budget des dépenses est considéré comme approuvé.

Les comptes de bilan et de résultats relatifs à l'année budgétaire précédente sont soumis à l'approbation du Ministre dont relève le WIV-ISP et le Ministre des Finances et sont ensuite adressés par le Ministre dont relève le WIV-ISP à la Cour des comptes pour contrôle et visa.

Article 7.Consultation écrite de la Commission En cas de demande d'avis urgent, les procédures de la Commission peuvent se passer également par consultation électronique sous format sécurisé, non modifiable, genre « pdf ».

Dans ce cas, le président ou le secrétaire transmet une proposition par courrier électronique aux membres de la Commission, accompagnée des pièces administratives nécessaires pour l'évaluation de la proposition. Les membres de la Commission disposent de 7 jours calandrier pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation de la proposition. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est considérée comme approuvée.

Sur base des remarques, le secrétaire dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmet pour signature au président.

Une version signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le résultat de la consultation écrite est rédigé alternativement en français ou en néerlandais.

Article 8.Dispositions finales Les membres de la Commission s'engagent à respecter les missions qui leur sont confiées dans l'AR 14.10.87 et se porter garant de respecter la réalisation des prescriptions visées par ce règlement.

Le règlement d'ordre intérieur du 11.09.1992 et les modifications ultérieurs sont abrogés.

Bruxelles, le 17 décembre 2012.

Johan PEETERS, Président de la Commission administrative Hilde MILLAIRE, Secrétaire de la Commission administrative