Huishoudelijk reglement van de Beheerscommissie van de rechtspersoon Onderhavig huishoudelijk reglement wordt toegepast conform de bepalingen van hoofdstuk II van het koninklijk besluit (KB) van 14 oktober 1987 waarbij de rechtspersoonlijkheid aan het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid (WIV-ISP) wordt verleend.

Artikel 1.Samenstelling van de Commissie Overeenkomstig art. 3 van het KB 14.10.87 omvat de Beheerscommissie van het WIV-ISP, hierna Commissie genoemd, 9 leden : enerzijds als interne leden de algemeen directeur en de 4 operationele directeuren van WIV-ISP; anderzijds als externe leden 2 leden benoemd op voordracht van de Minister waaronder WIV-ISP ressorteert en 2 leden benoemd op voordracht van de Minister bevoegd voor wetenschapsbeleid.

Met uitzondering van de algemeen directeur, die permanent lid is, worden de andere leden aangewezen door de Koning voor een mandaat van drie jaar, dat vernieuwbaar is.

Het voorzitterschap van de Commissie wordt waargenomen door de algemeen directeur van WIV-ISP, of bij diens afwezigheid hetzij door een plaatsvervanger aangeduid door de algemeen directeur, hetzij door de opera-tioneel directeur waarvan de graadanciën-niteit of, gebeurlijk, de dienstanciënniteit de hoogste is.

Elk lid dat ontslag wenst te nemen uit de Commissie, moet dit schriftelijk aan de voorzitter meedelen.

In geval van definitieve verhindering of overlijden van een lid wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in art. 3 van het KB 14.10.87. Dit lid voltooit het mandaat van het lid dat hij vervangt.

Leden die op drie opeenvolgende vergaderingen van de Commissie afwezig bleven kunnen worden vervangen op voorstel van de voorzitter volgens de procedure bedoeld in art. 3 van het KB 14.10.87. Dit lid voltooit het mandaat van het lid dat hij vervangt.

Artikel 2.Uitgenodigde leden met raadgevende stem De rekenplichtige, belast met het beheer van de ontvangsten en uitgaven en aangeduid door de voorzitter, woont de vergaderingen bij met raadgevende stem (KB 14.10.87, art. 14).

De regeringscommissaris, benoemd door de Koning op voordracht van de Minister onder wie WIV-ISP ressorteert en belast met de bewaking van de wettelijkheid van de beslissingen van de Commissie en van de solvabiliteit van de rechtspersoon, kan alle vergaderingen van de Commissie bijwonen met raadgevende stem (KB 14.10.87, art. 19 § 2).

Een Inspecteur van Financiën, geaccrediteerd bij de Minister waaronder het WIV-ISP ressorteert en aangeduid door de Minister die de Begroting onder zijn bevoegdheid heeft, mag iedere vergadering van de commissie bijwonen, wanneer op de agenda financiële, budgettaire of administratieve maatregelen voorkomen (KB 14.10.87, art. 20).

De voorzitter kan bevoegde personen uitnodigen om met raadgevende stem aan de bespreking van een punt van de agenda deel te nemen.

Andere personen die geen deel uitmaken van de Commissie worden niet toegelaten om aan de vergadering deel te nemen.

Artikel 3.Opdracht van de Commissie De Commissie keurt het huishoudelijk reglement goed dat zijn werkings-voorwaarden vastlegt (KB 14.10.87, art. 10).

De Commissie verricht alle handelingen nodig voor het beheer van het eigen vermogen van WIV-ISP (KB 14.10.87, art. 12; Wet 17.07.75 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen), dit omvat o.a. : - elk jaar vóór 31 oktober de uitgavenbegroting voor het volgend jaar ten laste van het eigen vermogen vaststellen, evenals de middelen van het eigen vermogen om die uitgaven te dekken; op de begroting mogen niet-limitatieve kredieten voorkomen; het boekjaar valt samen met het burgerlijk jaar; - goedkeuren van de evolutie van de begroting; - goedkeuren van de boekhoudkundige waarderingsregels; - beleggingspolitiek vastleggen; - elk jaar vóór 31 maart de afsluiting van de jaarrekeningen, de balans en de resultatenrekening van het voorgaand begrotingsjaar goedkeuren; - kwijting verlenen aan de voorzitter van de Commissie en aan de rekenplichtige; - goedkeuren van voorstellen van toewijzing van de winst; - waken over de correcte aanwending van de budgetten toegekend in het kader van nationale of internationale toelagen, van externe financieringscontracten met derden of krachtens wets- of verordeningsbepalingen (aanwerving, werkingsbudget); - waken over de correcte toewijzing van schenkingen onder levenden of bij testament met een bepaald doel door een schenker of erflater; - beslissen om in rechte op te treden in geschillen die betrekking hebben op het eigen vermogen van de rechtspersoon van WIV-ISP; - annuleren van niet recupereerbare vorderingen bij dubieuze débiteurs.

De Commissie mag speciale bevoegdheden aan één of meer leden, aan de voorzitter of aan derden overdragen. De aangewezen personen hebben geen andere bevoegdheid dan die hen door de Commissie expliciet werd toegekend.

De Commissie delegeert aan de voorzitter van de Commissie het beheer van de rechtspersoon volgens de principes van een goed huisvader binnen de grenzen van de door de Commissie goedgekeurde uitgaven-begroting, binnen de grenzen van de overeenkomsten met derden of overeenkomstig de beslissingen van de Commissie.

De Commissie delegeert aan twee personen de ondertekening van de betalingsopdrachten aan de banken van de Rechtspersoon. Zij tekenen verplicht gezamenlijk. Deze twee personen zijn gekozen aan de ene kant uit groep A (lid van de directie Finance van het WIV-ISP of bij diens afwezigheid door een persoon uit groep A aangeduid door de voorzitter van de Beheerscommissie) en aan de andere kant uit groep B (voorzitter van de Beheerscommissie of bij diens afwezigheid door een operationeel directeur aangeduid door de voorzitter van de Beheerscommissie).

De Commissie delegeert aan de voorzitter de vertegenwoordiging van de Commissie tegenover derden. Hij ondertekent in naam van de Commissie alle wetenschappelijke en dienstverlenende overeenkomsten van de Rechtspersoon met derden, evenals alle arbeidscontracten. Hij kan beslissen om in rechte op te treden in geschillen die een snelle actie vereisen.

De Commissie vertrouwt aan de rekenplichtige van het patrimonium de verantwoordelijkheid van de correcte, tijdige en volledige registratie van inkomsten en uitgaven van de rechtspersoon toe. De rekenplichtige rapporteert op kwartaalbasis de cijfers en verklaart de afwijkingen ten opzichte van de goedgekeurde begroting. Hij valideert de jaarlijkse balans, de jaarrekening en de resultatenrekening.

De rekenplichtige van het eigen vermogen rapporteert eveneens aan de plenaire vergadering van de Commissie over de evolutie van de portefeuille aan externe financieringscontracten, over de evolutie van aanwerving, vervanging en ontslag van personeel, over de financiële toestand, enz. Op vraag van de Commissie, bezorgt de rekenplichtige alle documenten en dossiers betreffende onderwerpen die aan de Commissie moeten voorgelegd worden voor beraadslaging en beslissing.

Artikel 4.Samenroepen van de vergadering De voorzitter roept de Commissie samen in volgende gevallen : 1. bespreking en goedkeuring van de jaarlijkse uitgavenbegroting;2. bespreking en goedkeuring van de rekeningen, de balans en resultatenrekening;3. kwijting verlenen aan de voorzitter van de Commissie en aan de rekenplichtige;4. telkens de voorzitter het nodig acht of op vraag van tenminste 2 leden van de Commissie, van de regerings-commissaris en/of Inspecteur van Financiën;5. in geval van bedreiging van de financiële stabiliteit van de rechts-persoon;6. ontslag/vervanging van de reken-plichtige;7. ontbinding van de rechtspersoon. De agenda en de datum van de vergadering worden vastgelegd door de voorzitter.

De deelnemers aan de vergadering worden schriftelijk of per e-mail onder vorm van een beveiligd formaat dat niet kan gewijzigd worden, type « pdf » uitgenodigd door de voorzitter of zijn vervanger.

De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor ieder punt van de dagorde worden de vereiste documenten toegevoegd.

De agenda, die afwisselend in het Nederlands en het Frans wordt opgesteld, evenals de werkdocumenten worden uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering overgemaakt aan de leden van de Commissie, aan de regeringscommissaris en aan de Inspecteur van Financiën aangeduid door de Minister die de Begroting onder zijn bevoegdheid heeft tussen de inpecteurs van financiën geaccrediteerd bij de Minister waaronder het WIV-ISP ressorteert.

De leden moeten zelf de vergaderingen bijwonen; zij kunnen zich niet laten vertegenwoordigen, niet door een persoon die geen zitting heeft in de Commissie en zij kunnen evenmin één van de andere leden gelasten om in hun plaats te stemmen.

De leden van de beheerscommissie, de rekenplichtige en de secretaris engageren zich om onmiddellijk het secretariaat van WIV-ISP te verwittigen, wanneer ze zich niet kunnen vrijmaken op de dag vastgelegd voor de vergadering.

Toevoeging van punten op de agenda de dag van de vergadering is slechts mogelijk mits unanieme goedkeuring door de aanwezige leden van de Commissie.

De vergaderingen gaan door in de maatschappelijke zetel van WIV-ISP te Brussel.

Artikel 5.Beraadslaging, quorum en stemming De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.

De Commissie kan rechtsgeldig beslissen voor zover een eenvoudige meerderheid van de leden aanwezig is, waaronder minstens één extern lid.

De voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt.

De beslissingen van de Commissie worden genomen bij bij meerderheid van stemmen. Onthoudingen worden niet meegerekend. Bij staking van stemmen is het voorstel niet aanvaard.

Elk lid van de Commissie vermeld in artikel 1 heeft stemrecht en beschikt over één stem. Geen enkele andere stem wordt in overweging genomen. Stemmen bij volmacht is niet mogelijk.

De beslissingen van de Commissie binden formeel alle leden, ook de niet aanwezige stemgerechtigde leden.

De voorzitter, de leden en ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de Commissie zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslaging en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Artikel 6.Opstelling en goedkeuring van de notulen; rapportering aan de bevoegde Ministers.

Een secretaris aangeduid door de voorzitter coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.

Na elke vergadering stelt de secretaris een ontwerp van de notulen van de vergadering op. Dit ontwerp wordt door de secretaris elektronisch aan de aanwezige leden van de Commissie en aan de regeringscommissaris verzonden binnen de 10 werkdagen volgend op de vergadering.

Deze hebben 7 kalenderdagen de tijd om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het verslag goedgekeurd.

Na goedkeuring, worden de notulen door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

De eensluidende afschriften van de notulen, van de beraadslagingen en van de beslissingen van de Commissie worden eveneens door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Een ondertekende copie wordt vervolgens verzonden aan alle leden, aan de regeringscommissaris en aan de Inspecteur van Financiën.

De notulen van de vergadering worden afwisselend opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

De jaarlijkse uitgavenbegroting wordt tegelijkertijd overgemaakt aan de Minister, onder wie WIV-ISP ressorteert, aan de Minister van Financiën en aan de Minister van Wetenschapsbeleid, die deze goedkeuren binnen de twee maanden. Eénmaal deze termijn verstreken, wordt de begroting geacht te zijn goedgekeurd.

De balans- en resultatenrekening van het voorgaand begrotingsjaar worden voorgelegd aan de goedkeuring van de Minister, waaronder WIV-ISP ressorteert en aan de Minister van Financiën en vervolgens door de Minister, waaronder WIV-ISP ressorteert overgemaakt aan het Rekenhof voor toezicht en visum.

Artikel 7.Schriftelijke consultatie van de Commissie Bij een dringende vraag naar advies, kunnen de procedures van de Commissie ook via elektronisch overleg onder vorm van een beveiligd formaat dat niet kan gewijzigd worden, type « pdf ».

In dat geval maakt de voorzitter of de secretaris aan de commissieleden elektronisch een voorstel over, samen met de administratieve stukken nodig voor de beoordeling van het voorstel. De commissieleden beschikken over 7 kalenderdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel elektronisch door te geven. In afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, is het voorstel goedgekeurd.

Op basis van de opmerkingen stelt de secretaris binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter.

Een ondertekende versie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt afwisselend opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

Artikel 8.Slotbepalingen De raadsleden verbinden zich om de verplichtingen na te komen die hen werden toevertrouwd in het KB 14.10.87 en de uitvoering van de voorschriften die in dit reglement voorkomen na te leven.

Het huishoudelijk reglement van 11.09.1992 en latere aanpassingen wordt opgeheven.

Brussel, 17 december 2012.

Johan PEETERS, Voorzitter van de Beheerscommissie.

Hilde MILLAIRE, Secretaris van de Beheerscommissie.