Centre d'études et de recherche vétérinaire et agrochimique Règlement d'ordre intérieur du Conseil scientifique Le présent règlement d'ordre intérieur est appliqué conformément aux dispositions des articles 4 et 7 de l'arrêté royal (AR) du 20 avril 1965 relatif au statut organique des établissements scientifiques fédéraux, modifié par l'arrêté royal du 25 février 2008.

Article 1er.- Composition du Conseil Conformément à l'article 7, § 1er de l'arrêté royal du 20 avril 1965 le Conseil scientifique du CERVA, dénommé après le Conseil, comprend 10 membres, autant de membres francophones que de membres néerlandophones.

Le Conseil est composé, pour la moitié, du directeur général du CERVA et des 4 directeurs opérationnels et, pour moitié, de personnalités scientifiques en dehors du CERVA. Les membres externes sont désignés par le Roi, sur proposition du Ministre compétent pour un mandat de six ans, qui est renouvelable.

Le président est choisi par le Conseil parmi les personnalités scientifiques extérieures à l'établissement.

Le directeur général est de droit vice-président du Conseil.

Le président et le vice-président sont de rôles linguistiques différents.

Un secrétaire désigné par le vice-président coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Chaque membre qui souhaite donner sa démission, doit communiquer cette démission par écrit au vice-président.

En cas d'empêchement définitif ou de décès d'un membre du Conseil, il est pourvu à son remplacement selon la procédure visée au § 1er, de l'article 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965. Ce membre achève le mandat du membre qu'il remplace.

Les membres qui sont restés absents sans motif d'excuse valable pendant trois réunions successives du Conseil peuvent être remplacés sur proposition du vice-président selon la procédure visée au § 1er, de l'article 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965.

Les personnes qui ne font pas partie du Conseil ne sont pas admises aux réunions, sauf les personnes invitées par le président ou le vice-président.

Article 2.- Mission du Conseil Conformément à l'article 7, § 5 de l'arrêté royal du 20 avril 1965, le Conseil oriente l'activité scientifique du CERVA. Le Conseil donne ses avis au Ministre compétent sur l'accomplissement des mission de l'établissement en ce compris les tâches de service public liées aux activités de recherche scientifique.

Au moins une réunion par an doit être consacrée à l'approbation du rapport des activités scientifiques du CERVA.

Article 3.- Comités scientifiques spécialisés Conformément à l'article 7, § 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965, chaque Conseil peut s'adjoindre un ou plusieurs comités spécialisés dans une des missions du CERVA Le Conseil peut être soutenu par 4 comités spécialisés, un par direction opérationnelle, dans les domaines suivants : - interactions & surveillance; - maladies bactériennes; - maladies virales; - sécurité chimique de la chaîne alimentaire.

Le comité a la mission suivante : - rendre des avis au Conseil en rapport avec la recherche scientifique et les prestations de service scientifiques dans son domaine d'expertise; à la fois concernant la qualité des travaux de recherches scientifiques et les nouvelles orientations de la recherche; - rendre des avis concernant les plans stratégique et opérationnel de la direction opérationnelle qui correspondent au domaine d'expertise.

Le comité se réunit à la demande du président ou du vice-président du Conseil Scientifique ou à sa propre initiative.

Le comité donne un avis préalable au Conseil dans les matières scientifiques qui relèvent de sa compétence.

Aucun comité ne peut recevoir une compétence en matière de nomination, de désignation ou de gestion du personnel de l'établissement.

Le président d'un comité est invité aux réunions du Conseil lorsqu'un point de l'ordre du jour concerne les compétences de son comité : dans ce cas, il participe aux délibérations du Conseil avec voix consultative.

Les membres du comité sont choisis par le Ministre compétent pour un mandat d'une durée maximale de six ans sur une liste double proposée par le directeur général du CERVA. Le mandat d'un comité prend fin à l'expiration du mandat des membres du Conseil.

Le mandat d'un membre du comité qui est resté absent sans motif d'excuse valable pendant trois réunions successives du comité peut également être terminé par le Conseil sur proposition du vice-président. Dans ce cas, le membre est remplacé selon la procédure visée au § 1er, de l'article 7 de l'arrêté royal du 20 avril 1965.

Le directeur général du CERVA est de droit membre permanent de chaque comité.

Un secrétaire désigné par le directeur général coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Article 4.- Déontologie Article 4.1. - Conflit d'intérêts Par « conflit d'intérêts », on entend toute situation dans laquelle une personne associée aux travaux du Conseil et/ou de ses comités aurait un intérêt entrant potentiellement en conflit avec les intérêts du CERVA. Cet intérêt, qu'il soit d'ordre privé, personnel ou professionnel, pourrait conduire la personne concernée à influencer les décisions du Conseil pour en tirer un bénéfice, pour son propre compte ou pour le compte de l'organisation pour laquelle elle travaille ou à laquelle elle est liée.

Le membre est tenu de déclarer, au début de la séance du Conseil et/ou de ses comités, ses éventuels conflits d'intérêts sur les points inscrits à l'ordre du jour. Il s'engage à ne pas intervenir sur les dossiers pour lesquels il serait en situation de conflit d'intérêts.

Article 4.2. - Confidentialité Le président et les membres, ainsi que toute personne impliquée dans les travaux du Conseil et/ou de ses comités, sont tenus au secret des débats, des délibérations et de toute information dont ils ont pris connaissance dans l'exercice de leur mission.

Article 5.- Convocation de la réunion Le président convoque le Conseil dans les cas suivants : - avis et approbation annuels du rapport des activités scientifiques et des prestations de service; - avis sur les portfolios de projets et d'activités; - réorganisation significative; - à la demande motivée de deux membres externes du Conseil; - chaque fois que le président ou le vice-président l'estime nécessaire.

L'ordre du jour de la réunion est fixé par le président et le vice-président de commun accord.

Après avoir fixé l'ordre du jour, une date est fixée par le vice-président après concertation avec le président et les membres du Conseil.

L'invitation à la réunion mentionne l'ordre du jour et, pour chaque point de l'ordre du jour, les documents requis seront joints.

Les documents doivent être transmis aux membres cinq jours ouvrables au moins avant la réunion.

Article 6.- Délibérations, quorum et votes Le président ouvre et clôt les séances; il dirige les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions.

En cas d'absence ou d'empêchement du président, le vice-président assure la présidence. En cas d'absence ou d'empêchement du vice-président, le membre le plus âgé assure la présidence.

Le Conseil peut valablement délibérer si la majorité des membres qu'il doit réunir est présente.

Le président constate si le quorum est atteint pour délibérer valablement.

Les décisions du Conseil sont prises par consensus. Si un consensus entre les membres présents ne peut être atteint, le président procédera à un vote nominatif. En cas de partage de voix, la voix du président est prépondérante.

Chaque membre du Conseil a droit de vote et dispose d'une voix.

Les décisions du Conseil engagent tous les membres, y compris les membres absents.

Article 7.- Rédaction et approbation du procès-verbal Un projet de rapport de la réunion est envoyé par courrier électronique au président et aux membres du Conseil par le secrétaire dans les 15 jours ouvrables qui suivent la réunion.

Ceux-ci disposent de 10 jours ouvrables pour exprimer leurs remarques et/ou leur approbation du rapport par courrier électronique. En absence de réaction dans ce délai, le rapport est approuvé.

Lorsqu'un membre qui était absent à la réunion souhaite exprimer une remarque sur un point déterminé du rapport, le point concerné peut de nouveau être mis à l'ordre du jour de la réunion suivante.

En cas de commun accord, le procès-verbal est signé par le président et le vice-président.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le procès-verbal de la réunion est rédigé alternativement en français et en néerlandais.

Article 8.- Consultation écrite du Conseil En cas de demande d'avis urgent, les procédures du Conseil peuvent se passer également par consultation électronique ou « conference call ».

Dans ce cas, le président, le vice-président ou le secrétaire transmet une proposition par courrier électronique aux membres du Conseil, accompagnée des pièces administratives nécessaires pour l'évaluation de la proposition. Les membres du Conseil disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation de la proposition. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est approuvée.

Sur base des remarques, le secrétaire dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmet pour signature au président et au vice-président.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le résultat de la consultation écrite est rédigé alternativement en français et en néerlandais.

Article 9.- Dispositions finales Les membres du Conseil s'engagent personnellement à respecter les dispositions qui leur sont confiées par l'arrêté royal du 20 avril 1965 et à se porter garants de respecter la réalisation des prescriptions visées par ce règlement.

Bruxelles, le Prof. Dr B. Goddeeris, Président du Conseil.

Dr Pierre Kerkhofs, Vice-président.