Centrum voor onderzoek in diergeneeskunde en agrochemie Huishoudelijk reglement van de Wetenschappelijke Raad Onderhavig huishoudelijk reglement wordt toegepast conform de bepalingen van artikels 4 en 7 van het koninklijk besluit van 20 april 1965 betreffende het organiek statuut van de federale wetenschappelijke instellingen, gewijzigd door het koninklijk besluit van 25 februari 2008.

Artikel 1.- Samenstelling van de Raad Overeenkomstig artikel 7, § 1 van het Koninklijk besluit van 20 april 1965 omvat de Wetenschappelijke Raad van het CODA, hierna de Raad genoemd, 10 leden, evenveel Nederlandstalige als Franstalige.

De Raad is voor de ene helft samengesteld uit de algemeen directeur van het CODA en de 4 operationeel directeurs en voor de andere helft uit wetenschappelijke prominenten van buiten het CODA. De externe leden worden aangewezen door de Koning op voorstel van de bevoegde minister voor een mandaat van zes jaar, dat vernieuwbaar is.

De voorzitter wordt gekozen door de Raad onder de wetenschappelijke prominenten van buiten de instelling.

De algemeen directeur van het CODA is van rechtswege vice-voorzitter van de Raad.

De voorzitter en de vice-voorzitter behoren tot een verschillende taalrol.

Een secretaris aangeduid door de vice-voorzitter coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.

Elk lid dat ontslag wenst te nemen uit de Raad, moet dit schriftelijk aan de vice-voorzitter meedelen.

In geval van definitieve verhindering of overlijden van een lid wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 1 van het Koninklijk besluit van 20 april 1965. Dit lid voltooit het mandaat van het lid dat hij vervangt.

Leden die op drie opeenvolgende vergaderingen van de Raad afwezig bleven kunnen worden vervangen op voorstel van de vice-voorzitter volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 1 van het Koninklijk besluit van 20 april 1965 Personen die geen deel uitmaken van de Raad worden niet toegelaten om aan de vergadering deel te nemen, behalve de personen uitgenodigd door de voorzitter of de vice-voorzitter.

Artikel 2.- Opdracht van de Raad Overeenkomstig artikel 7, § 5 van het Koninklijk besluit van 20 april 1965 geeft de Raad richting aan de wetenschappelijke activiteit van het CODA. De Raad legt zijn adviezen voor aan de bevoegde Minister over de uitvoering van de opdrachten van de instelling met inbegrip van de dienstverlenende taken die verband houden met de wetenschappelijke onderzoeksactiviteiten.

Ten minste één vergadering per jaar moet besteed worden aan de goedkeuring van het verslag van wetenschappelijke activiteiten van het CODA.

Artikel 3.- Gespecialiseerde wetenschappelijke comités Overeenkomstig artikel 7, § 7 van het Koninklijk besluit van 20 april 1965, kan elke Raad zich omringen met één of meer comités gespecialiseerd in één van de opdrachten van het CODA. De Raad mag zich laten ondersteunen door 4 gespecialiseerde comités, één per operationele directie, in volgende domeinen : - interactie & bewaking; - bacteriële ziekten; - virale ziekten; - chemische veiligheid van de voedselketen.

Het comité heeft volgende opdracht : - advies verlenen aan de Raad met betrekking tot het wetenschappelijk onderzoek en de wetenschappelijke dienstverlening binnen zijn competentiedomein; dit zowel wat betreft de kwaliteit van het onderzoek als wat betreft nieuwe oriëntaties; - advies verlenen over de strategische en operationele plannen van de operationele directie die overeenstemmen met het expertisedomein.

Het comité vergadert op vraag van de voorzitter of van de vice-voorzitter van de Wetenschappelijke Raad of op eigen initiatief.

Het comité geeft vooraf advies aan de Raad voor de wetenschappelijke aangelegenheden waarvoor het bevoegd is.

Geen enkel comité kan bevoegdheid krijgen inzake benoeming, aanstelling of beheer van het personeel van de instelling.

De voorzitter van een comité wordt uitgenodigd op de vergaderingen van de Raad wanneer een agendapunt betrekking heeft op de bevoegdheden van zijn comité : in dit geval neemt hij deel aan de beraadslagingen van de Raad met raadgevende stem.

De leden van het comité worden door de Minister gekozen voor een mandaat van maximum 6 jaar uit een dubbeltal voorgesteld door de algemeen directeur van het CODA. Het mandaat van een comité loopt ten einde na afloop van het mandaat van de leden van de Raad.

Het mandaat van een lid van het comité dat drie opeenvolgende vergaderingen afwezig bleef kan ook beëindigd worden door de Raad op voorstel van de vice-voorzitter. In dit geval wordt in zijn vervanging voorzien volgens de procedure bedoeld in artikel 7, § 7 van het Koninklijk besluit van 20 april 1965.

De algemeen directeur van het CODA is van rechtswege permanent lid van elk comité.

Een secretaris aangeduid door de algemeen directeur coördineert de redactie van de notulen van de vergaderingen.

Artikel 4.- Deontologie Artikel 4.1. - Belangenconflict We beschouwen als « belangenconflict » iedere toestand waarin een persoon die betrokken wordt bij de werkzaamheden van de Raad en/of zijn comités een belang zou hebben dat in conflict zou kunnen komen met de belangen van het CODA. Dit belang, of het nu van private aard, van persoonlijke aard, of van professionele aard is, zou de betrokken persoon ertoe kunnen brengen om de beslissingen van de Raad te beïnvloeden ten einde er, voor zijn eigen rekening of voor rekening van de organisatie waarvoor hij/zij werkt of waaraan hij verbonden is, voordeel uit te halen.

Het lid is verplicht in het begin van de zitting van de Raad en/of zijn comités zijn eventuele belangenconflicten betreffende de agendapunten te verklaren. Hij/zij verbindt er zich toe om zich niet te mengen in de dossiers waarvoor hij in een belangenconflict zou kunnen verwikkeld raken.

Artikel 4.2. - Geheimhouding De voorzitter en de leden en ieder persoon die betrokken werd bij de werkzaamheden van de Raad en/of zijn comités zijn tot geheimhouding verplicht omtrent de debatten, de beraadslaging en elke inlichting waarvan zij kennis krijgen bij de uitoefening van hun opdracht.

Artikel 5.- Samenroepen van de vergadering De voorzitter roept de Raad samen in volgende gevallen : - jaarlijks advies en goedkeuring van het verslag van wetenschappelijke en dienstverlenende activiteiten; - advies op de project- en activiteitenportfolio's; - ingrijpende reorganisatie; - op gemotiveerde vraag van twee externe leden van de Raad; - telkens de voorzitter of de vice-voorzitter het noodzakelijk acht.

De agenda van de vergadering wordt vastgelegd door de voorzitter en de vice-voorzitter in onderling akkoord.

Nadat de agenda is vastgelegd wordt een datum bepaald door de vice-voorzitter na overleg met de voorzitter en de leden van de Raad.

De uitnodiging voor de vergadering vermeldt de dagorde en voor ieder punt van de dagorde worden de vereiste documenten toegevoegd.

De documenten moeten uiterlijk vijf werkdagen voor de vergadering aan de leden worden overgemaakt.

Artikel 6.- Beraadslaging, quorum en stemming De voorzitter opent en sluit de zittingen, leidt de beraadslagingen en is belast met het goede verloop van de vergaderingen.

In geval van afwezigheid of belet van de voorzitter, neemt de vice-voorzitter deze rol over. In geval van afwezigheid of belet van de vice-voorzitter, verzekert het oudste lid het voorzitterschap.

De Raad kan rechtsgeldig beraadslagen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

De voorzitter stelt vast of het quorum voor een geldige beraadslaging is bereikt.

De beslissingen van de Raad worden genomen bij consensus. Indien geen consensus van de aanwezige leden kan bereikt worden, gaat de voorzitter over tot een hoofdelijke stemming. Bij staking van stemmen beslist de voorzitter.

Elk lid van de Raad heeft stemrecht en beschikt over één stem.

De beslissingen van de Raad binden formeel alle leden, ook de niet aanwezige leden.

Artikel 7.- Opstelling en goedkeuring van de notulen Een ontwerp van verslag van de vergadering wordt elektronisch aan de voorzitter en aan de leden van de Raad verzonden door de secretaris binnen de 15 werkdagen volgend op de vergadering.

Deze hebben 10 werkdagen de tijd om hun opmerkingen en/of hun goedkeuring van het verslag elektronisch door te geven. Bij afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, wordt het verslag goedgekeurd.

Indien een lid dat afwezig was op de vergadering een opmerking heeft over een bepaald punt van het verslag kan het betrokken punt opnieuw op de dagorde van de volgende vergadering geplaatst worden.

In geval van onderling akkoord wordt het proces-verbaal door de voorzitter en de vice-voorzitter ondertekend.

Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

De notulen van de vergadering worden afwisselend opgesteld in het Frans en in het Nederlands.

Artikel 8.- Schriftelijke consultatie van de Raad Bij een dringende vraag naar advies, kunnen de procedures van de Raad ook via elektronisch overleg of « conference call » verlopen.

In dat geval maakt de voorzitter, de vice-voorzitter of de secretaris aan de raadsleden elektronisch een voorstel over, samen met de administratieve stukken nodig voor de beoordeling van het voorstel. De raadsleden beschikken over 5 werkdagen om hun opmerkingen en/of goedkeuring van het voorstel elektronisch door te geven. Bij afwezigheid van een reactie binnen deze termijn, wordt het voorstel goedgekeurd.

Op basis van de opmerkingen stelt de secretaris binnen de 5 werkdagen een finaal verslag op dat ter goedkeuring wordt overgemaakt aan de voorzitter en vice-voorzitter.

Een ondertekende kopie wordt vervolgens verzonden aan alle leden.

Het resultaat van de schriftelijke raadpleging wordt afwisselend opgesteld in het Frans en in het Nederlands.

Artikel 9.- Slotbepalingen De raadsleden verbinden zich persoonlijk om de verplichtingen na te komen die hen werden toevertrouwd door het koninklijk besluit van 20 april 1965 en de uitvoering van de voorschriften die in dit reglement voorkomen na te leven.

Brussel, Prof. Dr. B. Goddeeris, Voorzitter van de Raad.

Dr. Pierre Kerkhofs, Vice-voorzitter.