Musée royal de l'Armée et d'Histoire militaire Règlement d'ordre intérieur du jury Le présent règlement d'ordre intérieur est appliqué conformément aux dispositions de l'article 4, § 2 de l'arrêté royal (AR) du 20 avril 1965 relatif au statut organique des établissements scientifiques fédéraux modifié par l'arrêté royal du 25 février 2008 et aux dispositions de l'art. 5, § 5 de l'arrêté royal du 25 février 2008 fixant le statut du personnel scientifique des établissements scientifiques fédéraux.

Compétences du jury Personnel scientifique

Article 1er.Conformément à l'art. 4, § 2 de l'arrêté royal du 20 avril 1965 le Jury est compétent dans le cadre de la sélection, la promotion et l'évaluation des membres du personnel scientifique.

L'arrêté royal du 25 février 2008 spécifie plus en détail ces compétences, et notamment : - établir le règlement d'ordre intérieur (art. 5, § 5); - prendre des décisions concernant la valorisation de l'ancienneté scientifique (art. 7); - établir le profil de fonction à pourvoir dans le cadre d'une sélection (art. 9); - classer des candidats en candidats aptes ou pas et classer les candidats aptes en cas de recrutement (art. 11); - évaluer les demandes de prolongations de périodes de stage (art. 11) ou d'essai (art. 25, § 1er); - prendre des décisions quant à l'arrêt anticipé de périodes de stage de scientifiques (art. 19); - évaluer les périodes de stage (art. 21) ou d'essai (art. 27); - évaluer les membres du personnel scientifique statutaire qui ont obtenu une mention " insuffisant " (art. 36, § 2); - donner un avis pour la promotion du personnel scientifique (art. 39 et 41); - donner un avis concernant un changement de groupe d'activités scientifiques (art. 44); - décider de la répartition du personnel dirigeant "ancien statut" en classe d'activité en cas de désaccord éventuel (art. 56); - donner un avis sur la nomination du personnel administratif ou technique dans la carrière scientifique (art. 58); - donner un avis sur la réaffectation et le transfert de personnel scientifique (art. 49);

Convocation de la réunion

Art. 2.L'ordre du jour de la réunion est fixé par le président et le rapporteur, de commun accord. - Après avoir fixé l'ordre du jour, une date est fixée par le rapporteur après concertation avec le président et éventuellement les membres du jury. - Eu égard à l'ordre du jour de la réunion du jury, le président du Jury et le rapporteur désignent de commun accord les membres qui participeront à la réunion en application de l'article 4, § 1er, 4° et 5° et § 2 de l'arrêté royal du 25 février 2008. - L'invitation à la réunion mentionne l'ordre du jour et pour chaque point de l'ordre du jour, les documents requis seront joints. - Les documents doivent être transmis aux membres cinq jours ouvrables au moins avant la réunion. - Le jury se réunit au siège de l'établissement. II peut décider de se réunir occasionnellement en un autre lieu.

Modalités de présentation des dossiers

Art. 3.Une décision en ce qui concerne le classement motivé en cas de recrutement est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : ? de l'appel aux candidats publié au Moniteur belge ; ? du dossier complet que chaque candidat a introduit à l'exception de lettres de recommandation éventuelles. - Une demande de prolongation d'une période de stage, d'essai ou de mandat est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : ? de la lettre de l'intéressé(e); ? du dossier scientifique; ? des tâches actuelles des intéressé(e)s au sein de l'établissement ou du profil de la fonction. - Une demande de prise en considération de l'ancienneté scientifique est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation des certificats requis. - Une demande de reconnaissance du caractère scientifique de certains services antérieurs est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation : ? d'une attestation délivrée par les autorités responsables des établissements, institutions et services en question qui porte sur le caractère scientifique et la durée des activités qui font l'objet de la demande; ? un rapport d'activités du membre du personnel en question, en ce qui concerne l'activité visée; ? le cas échéant, un dossier contenant les pièces justificatives qui attestent les objectifs et les activités de l'établissement ou du service. - Une évaluation de période de stage, d'essai ou de mandat est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : ? du rapport de fin de stage; ? mémoire de stage. - Une demande de promotion, de changement de groupe d'activités scientifiques ou de passage vers le statut scientifique est inscrite à l'ordre du jour, sur présentation d'une copie : ? de la lettre de l'intéressé; ? de la fiche de fonction; ? d'une matrice informatisée complétée; ? d'un CV sur base du modèle uniforme; ? le cas échéant, doctorat (groupe d'activités I).

Délibérations, quorum et votes

Art. 4.Le président ouvre et clôt les séances; il dirige les délibérations et est chargé du bon déroulement des réunions. - En cas d'absence ou d'empêchement du président, le suppléant désigné par l'arrêté ministériel du 18 février 2009 assure la présidence. En cas d'absence ou d'empêchement du suppléant, le rapporteur assure la présidence. - Le Jury peut valablement délibérer si la majorité des membres qu'il doit réunir est présente. - Le président constate si le quorum est atteint pour délibérer valablement. - Le rapporteur coordonne la rédaction du procès-verbal des réunions.

Des rapports partiels en fonction de l'agenda sont dressés par un secrétaire désigné par le rapporteur. - Le président, les membres et toute personne impliquée dans les travaux du Jury sont tenus au secret des débats, des délibérations et de toute information dont ils ont pris connaissance dans l'exercice de leur mission. - Toute délibération doit donner lieu à un avis dûment motivé. Si aucun avis ne peut être formulé à l'unanimité ou si un consensus entre les membres présents ne peut être atteint, le président procédera à un vote nominatif. Les votes doivent avoir lieu à bulletin secret.

En cas de partage de voix, la voix du président est prépondérante.

Rédaction et communication des avis motivés

Art. 5.

Art. 5.La motivation formelle du classement doit mentionner : ? que la comparaison des titres et mérites a effectivement eu lieu; ? les critères légitimes, objectifs et pertinents qui ont été appliqués au regard de l'appel aux candidats; ? les raisons concrètes expliquant le classement des candidats et justifiant la sélection. - En plus, cet avis doit indiquer clairement quels sont les services qui peuvent être pris en compte pour le calcul de l'ancienneté scientifique (et donc pécuniaire) : par service : l'établissement ou l'entreprise où le service a été presté, en quelle qualité, début et fin de l'activité scientifique. - Les personnes concernées doivent être informées d'office des décisions du jury en ce qui concerne leur candidature ou demande, en leur communiquant le contenu de la partie du procès-verbal de la réunion, qui les concerne. A propos des propositions de recrutement, la notification aux candidats reprend pour le candidat qui s'estime lésé l'indication de la possibilité d'introduire dans les dix jours ouvrables de la notification, une réclamation écrite auprès du président du jury et celle de demander éventuellement d'être entendu par le jury (art. 13, 2° de l'arrêté royal du 25 février 2008).

Lorsqu'il s'agit d'une proposition de recrutement, c'est le président du jury qui s'en charge. Dans ce cas, les certificats officiels des services antérieurs sont demandés en même temps, afin de permettre de calculer l'ancienneté scientifique, et donc pécuniaire, correcte sur base de l'avis du Jury.

Lorsqu'il s'agit d'avis à rendre au Ministre compétent, c'est le rapporteur qui s'en charge.

Rédaction et approbation du procès-verbal

Art. 6.Le procès-verbal d'une réunion comprend d'une part à l'intention des membres un rapport succinct des opinions des membres du jury et d'autre part, la motivation formelle des décisions prises, à l'intention des candidats ou des demandeurs. - Un projet de procès-verbal de la réunion est envoyé par courrier électronique au président et aux membres du Jury par le rapporteur dans les 10 jours ouvrables qui suivent la réunion. - Ceux-ci disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation du rapport. En absence de réaction dans ce délai, le projet est approuvé. - Sur base des remarques, le rapporteur dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmet pour approbation au président et aux membres du jury. - En cas de commun accord, le procès-verbal est signé par le président et le rapporteur. - Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres. - Le procès-verbal de la réunion est rédigé en français ou en néerlandais et dans la langue du membre du personnel concerné pour n'importe quelle décision, évaluation ou avis concernant cette personne.

Consultation écrite du jury

Art. 7.Toutes les procédures du jury peuvent se passer par consultation électronique ou " conference call " à l'exception des procédures nécessitant une audition dans le cadre d'une sélection d'un candidat ou d'une procédure concernant le personnel scientifique.

Dans ce cas, le rapporteur transmet après consultation du président au préalable, une proposition par courrier électronique aux membres du jury, accompagnée des pièces administratives nécessaires pour l'évaluation de la proposition. Les membres du Jury disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation de la proposition. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est approuvée.

Sur base des remarques, le rapporteur dresse dans les 5 jours ouvrables un rapport final et le transmet pour approbation au président et aux membres du jury.

En cas de commun accord, le procès-verbal est signé par le président et le rapporteur.

Une copie signée est ensuite envoyée à tous les membres.

Le résultat de la consultation écrite est rédigé en français ou en néerlandais et dans la langue du membre du personnel pour n'importe quelle décision, évaluation ou avis concernant cette personne.

Rédaction du profil de fonction

Art. 8.Le profil de fonction du recrutement à effectuer est élaboré suivant l'arrêté royal du 25 février 2008 et est envoyé par courrier électronique au président et aux membres du Jury (fixés dans l'arrêté royal du 25 février 2008, art. 4, § 1er, 1°, 2°, 3° et 4°a) par le rapporteur. - Ceux-ci disposent de 5 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation du profil de fonction. En absence de réaction dans ce délai, le profil est approuvé. - Sur base des remarques, le rapporteur rédige dans les 5 jours ouvrables un éventuel nouveau document qui sera transmis au président et aux membres pour approbation. - Ceux-ci disposent de 3 jours ouvrables pour exprimer par courrier électronique leur approbation du profil de fonction. En absence de réaction dans ce délai, le profil est approuvé.

Sélection des candidats à comparaître devant le jury (arrêté royal du 25 février 2008 - art. 11, § 1er)

Art. 9.En cas de sélection, toutes les candidatures sont transmises au service HR du MRA qui examine la recevabilité des candidatures (cachet de la poste, nationalité, diplômes, ancienneté scientifique minimale, doctorat, exigences linguistiques, etc.). Le service HR dresse une fiche résumant les éléments clés du CV (nom, langue, diplômes, connaissance des langues, etc.) et transmet les candidatures recevables au rapporteur.

Le rapporteur établit une présélection motivée des candidatures recevables sur base de leur dossier et suivant les critères demandés.

Sur base de ces données, le rapporteur compose une "shortlist" motivée de max. 5 candidats aptes afin d'être entendu par le jury.

Cette proposition, ainsi que les dossiers complets de tous les candidats est transmise au président et aux membres externes du jury pour exprimer par courrier électronique leurs remarques et/ou leur approbation dans un délai de 5 jours calendrier. En absence de réaction dans ce délai, la proposition est acceptée et les candidats retenus sont invités afin d'être entendus par le jury.

Art. 10.La liste indicative des experts scientifiques qui n'appartiennent pas au Musée royal de l'Armée et d'Histoire militaire qui peuvent être désignés comme membres du jury, est enregistrée comme suit, par charge et par activité scientifique : - M. Luc François, professeur à l'Université de Gand; - M. Karel Velle, Archiviste général du Royaume; - Mme Marguerite Coppens, conservateur des collections Dentelles et costumes et sculptures et mobilier; - M. Patrick Lefèvre, directeur général de la Bibliothèque royale; - M. Francis Balace, professeur à l'Université de Liège; - M. Claude Gaier, directeur du Musée d'Armes de Liège; - M. Leo De Ren, professeur à l'Université Catholique de Leuven; - M. Axel Tixhon, directeur du département Histoire à l'Université de Namur.

Bruxelles, le 29 avril 2010.

Mme G. PORIAU, président du jury.

M. D. HANSON, rapporteur.