19 SEPTEMBRE 2024. - Règlement d'ordre intérieur du Conseil supérieur des médecins spécialistes et des médecins généralistes

TITRE 1. - Généralités

Article 1er.Le présent règlement d'ordre intérieur règle le fonctionnement interne, respecte la législation en vigueur et sera adapté si nécessaire en cas de modification de la législation.

L'abréviation officieuse est « Conseil supérieur des médecins », mais dans chaque document il est au moins une fois fait référence à la dénomination officielle « Conseil supérieur des médecins spécialistes et des médecins généralistes ».

Le Conseil supérieur des médecins spécialistes et des médecins généralistes est appelé ci-après « Conseil ».

Art. 2.L'emploi du masculin pour désigner des personnes est à comprendre dans le sens générique, indépendamment du genre des personnes concernées.

L'administration et les participants s'impliquent pour protéger les données personnelles qui leur sont confiées conformément au RGPD (Règlement européen Général sur la Protection des Données).

Art. 3.Tout échange et document interne est communiqué par voie électronique. Les documents sont disponibles sur SharePoint et ne sont pas envoyés, sauf cas d'urgence.

Art. 4.Les invitations et PV, ainsi que les avis définitifs et autres publications officielles sont communiqués en français et en néerlandais. Les autres communications se font : -dans la langue de l'auteur, ou, - pour les réponses à des questions externes, dans la langue du demandeur.

Art. 5.L'interprétation simultanée est prévue uniquement durant les réunions plénières du Conseil.

Art. 6.La correspondance du Conseil est signée électroniquement par le Président, le vice-président et/ou le secrétaire.

Art. 7.Les membres sont tenus de prévenir le secrétariat du Conseil en cas de changement de leurs données de contact.

Art. 8.Le Conseil a son siège au Service public fédéral Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire, et Environnement (SPF SPSCAE).

Art. 9.En cas de réunion en présentiel, les réunions se tiennent dans les locaux du SPF SPSCAE à Bruxelles. Le distanciel sera cependant favorisé. Dans le cadre des mesures d'économie budgétaire, il est demandé de ne plus organiser de réunions en présentiel après 18h ou entre 12h et 14h. La décision du type de réunion est prise par l'administration en fonction des demandes et des considérations logistiques. Les groupes de travail qui se réunissent sans l'administration pourront choisir un autre lieu de réunion, à condition que cela convienne à tous les participants. Dans ce cas, l'administration n'offre pas de support logistique.

Art. 10.En cas de réunion à distance, les participants devront veiller à s'identifier en indiquant leurs noms et en allumant leur caméra lors du début de la réunion. Les participants qui ne sont pas membres du Conseil doivent, de plus, présenter une pièce d'identité.

Les participants doivent également veiller à la confidentialité des discussions.

Art. 11.Seule l'administration peut réaliser ou déléguer au président de la séance concernée la réalisation d'enregistrements, et ce uniquement dans le cadre de la rédaction d'un procès-verbal ou d'une communication ponctuelle. Par « enregistrement », on entend tout élément contenant des images, du son ou du texte.

Ces fichiers seront conservés uniquement le temps utile à leur exploitation. Dans le cas où ils ne sont pas publiés, ils seront supprimés dans un délai de trois mois maximum : - après l'approbation du procès-verbal, - ou, le cas échéant, après la fin du délai légal de recours ou la prononciation du verdict final.

L'administration utilisera exclusivement l'image des personnes de façon respectueuse et ne procédera à aucune exploitation des enregistrements et photographies susceptible de porter atteinte à la confidentialité des réunions, à la vie privée, la réputation, la dignité ou à l'intégrité des personnes.

Art. 12.Pour les séances plénières, en début de chaque année calendrier, les dates de réunion sont fixées, à raison d'au moins quatre par an (sauf cas de force majeure), et communiquées aux membres par le président du Conseil en concertation avec le secrétariat. En cas de renouvellement du Conseil, les dates pourront être redéfinies lors de la première réunion. Il en va de même pour les réunions du Bureau, qui sont fixées en fonction des dates des réunions plénières.

Si l'ordre du jour n'est pas consistant, les présidents concernés pourront annuler une réunion (plénière, Bureau ou GT ad hoc).

Art. 13.Les avis sont prioritairement rendus sur la base d'un consensus. Lorsqu'un avis est rendu sur la base d'un point de vue majoritaire, le résultat du vote est mentionné dans l'avis. Le Conseil peut décider de reprendre succinctement dans l'avis des points de vue minoritaires. Aucune procuration n'est possible.

Art. 14.Lors des réunions, les membres présents signent ou sont enregistrés dans la liste de présence en leur propre nom et ne disposent que d'une voix chacun. Aucun membre ne peut être porteur d'une procuration. Les séances plénières du Conseil ne sont pas publiques. Seuls les membres et les invités peuvent y participer. Les avis sont publiés sur le site du SPF SPSCAE 10 jours ouvrables après transmission de l'avis au Ministre, sauf exception.

Art. 15.Les membres visent à la transparence, l'indépendance et la crédibilité des avis et décisions du Conseil.

Lorsqu'un membre possède un intérêt direct ou indirect dont il pourrait résulter un conflit d'intérêts susceptible d'influencer les délibérations et décisions du Conseil, ce membre le fait savoir aux autres membres avant la formulation d'un avis ou la prise d'une décision. En cas de conflit d'intérêts, le membre ne participe pas aux délibérations, ni à la prise de décision, ni au vote éventuel.

Les membres s'engagent à respecter les dispositions et les arrêtés d'exécution futurs de la loi du 21 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2013 pub. 20/02/2014 numac 2014024057 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi visant à renforcer la transparence, l'indépendance et la crédibilité des décisions prises et avis rendus dans le domaine de la santé publique, de l'assurance-maladie, de la sécurité de la chaîne alimentaire et de l'environnement type loi prom. 21/12/2013 pub. 18/08/2014 numac 2014000609 source service public federal interieur Loi visant à renforcer la transparence, l'indépendance et la crédibilité des décisions prises et avis rendus dans le domaine de la santé publique, de l'assurance-maladie, de la sécurité de la chaîne alimentaire et de l'environnement. - Traduction allemande fermer visant à renforcer la transparence, l'indépendance et la crédibilité des décisions prises et avis rendus dans le domaine de la santé publique, de l'assurance-maladie, de la sécurité de la chaîne alimentaire et de l'environnement.

Les membres sont tenus au secret pour les discussions et décisions dans des dossiers individuels. Pour les autres discussions, ils sont tenus à un degré de confidentialité adéquat en ce qui concerne les débats.

Les communications publiques de la part du Conseil sont faites - sauf exceptions convenues - par le président ou par le Bureau en concertation mutuelle.

Art. 16.Les présidents concernés dirigent les débats. Ils veillent à ce que le Conseil, Bureau ou groupe de travail ad hoc qu'ils dirigent ne discute que des points prévus à l'ordre du jour. Ils font en sorte que le temps limité de chaque réunion soit réparti en temps de parole équitables entre tous les membres.

Lors des délibérations au sein du Conseil, l'intérêt général est toujours privilégié.

Les présidents concernés peuvent à tout moment, par décision motivée, ajourner la discussion d'un point. Dans ce cas, ils remettent la question ajournée en tête de l'ordre du jour de la réunion suivante.

Art. 17.Les procès-verbaux des séances plénières sont disponibles sur SharePoint pour toutes les personnes composant le Conseil. Pour les réunions du Bureau, seuls ses membres y ont accès.

Les procès-verbaux de l'assemblée générale mentionnent les éventuels problèmes techniques ou incidents qui ont entravé ou perturbé la participation par voie électronique.

Les remarques doivent être envoyées au secrétaire dans les 15 jours calendrier qui suivent l'envoi.

Les procès-verbaux sont approuvés lors de la réunion suivante ou par voie électronique en cas d'urgence.

Art. 18.Le secrétariat du Conseil coordonne le fonctionnement du Conseil et du Bureau, veille aux procédures et à l'application de la législation et du règlement d'ordre intérieur.

Il est chargé de la gestion administrative et veille à l'exécution de toutes les tâches dévolues au secrétariat : - la vérification de la présence de points nécessaires à l'ordre du jour des réunions plénières et du Bureau ; - la rédaction des invitations aux séances plénières, et aux réunions du Bureau ; - la rédaction des procès-verbaux des séances plénières et des réunions du Bureau ; - le suivi des traductions ; - le suivi des courrier/ls après les réunions du Bureau et du Conseil ; - la gestion logistique des réunions plénières et du Bureau, à savoir la réservation d'une salle de réunion ou l'organisation de la réunion virtuelle, et, pour les séances plénières, d'interprètes ; - le classement et la conservation des archives du Conseil ; - la gestion du SharePoint.

Le secrétaire du Conseil est chargé d'informer les membres du fonctionnement de l'Etat belge, de l'organisation de la santé publique et des réflexions que le Conseil devrait mener, en concertation avec d'autres instances liées à des professions des soins de santé.

Dans ses tâches, il est éventuellement assisté par d'autres fonctionnaires.

TITRE 2. - Les réunions plénières du Conseil

Art. 19.Le président doit convoquer une réunion du Conseil qui se tient dans un délai de trente jours à dater de la réception de la demande lorsqu'il en est requis soit par le Ministre qui a la Santé Publique dans ses attributions (sauf mention par lui d'un délai spécifique), soit à la demande du Bureau. L'assemblée plénière se réunit également lorsqu'au moins un cinquième des membres le demande par écrit.

Les avis demandés par le Ministre qui a la Santé publique dans ses attributions sont traités en priorité. Si le Conseil n'a pas émis d'avis dans le délai demandé par le ministre, le Conseil enverra une lettre motivée au ministre.

Toute proposition introduite par au moins un vingtième du nombre des membres effectifs et signée par des membres effectifs ou leurs suppléants est automatiquement inscrite à l'ordre du jour.

Art. 20.Les invitations, portant l'ordre du jour, doivent être envoyées aux membres au moins une semaine avant la date fixée pour la réunion, sauf en cas d'urgence. Celui-ci est établi par le président en concertation avec le Bureau et l'administration. Les membres du Conseil peuvent accepter l'ordre du jour à la majorité des membres présents, pour le cas où il n'aurait pas été envoyé dans les délais prévus.

Art. 21.En début de séance, le Conseil peut décider à la majorité des membres présents d'ajouter des points à l'ordre du jour si la discussion présente un caractère d'urgence.

Lors de la discussion des points à l'ordre du jour, les membres indiquent si, à leur avis, il s'agit d'un point qui ne concerne que les médecins spécialistes ou qui ne concerne que les médecins généralistes. L'assemblée prend ensuite position à ce sujet pour déterminer la procédure à suivre en application de l'art. 5, § 6 de l'A.R. 21.04.1983.

Art. 22.Les membres effectifs qui sont dans l'impossibilité de participer à une réunion en informent leur suppléant et le secrétariat le plus rapidement possible et personnellement.

L'assemblée plénière peut éventuellement marquer son accord pour qu'un expert externe ou un suppléant assiste à une partie de la réunion.

Lorsqu'un suppléant est invité par le Conseil supérieur des médecins en dehors du cas de l'absence du membre effectif, le suppléant ne dispose pas du droit de vote.

Art. 23.Les jetons de présence et autres remboursements seront alloués par le SPF SPSCAE : - aux membres effectifs uniquement s'ils sont présents ; - aux membres suppléants présents uniquement en cas d'absence du membre effectif ou s'ils sont rapporteurs des travaux d'un groupe de travail prévus à l'ordre du jour.

Art. 24.Le Conseil peut inviter un rapporteur d'un groupe de travail à y présenter l'avancement du travail ou son rapport.

TITRE 3. - Le Bureau

Art. 25.Le Bureau est présidé et convoqué par le président du Conseil.

Le Bureau se réunit avant chaque réunion du Conseil et à chaque fois que le Président, le Vice-président ou deux membres du Bureau le jugent nécessaire.

Le Bureau peut s'adjoindre avec voix consultative la présence de membres du Conseil, d'experts extérieurs au Conseil ou les collaborateurs du SPF SPSCAE.

Art. 26.Les invitations du Bureau comportent un ordre du jour établi par le président en concertation avec l'administration. Le Bureau peut décider à la majorité des membres présents d'y ajouter des points dont la discussion présente un caractère d'urgence. Les demandes d'avis par le Ministre qui a la Santé publique dans ses attributions figurent obligatoirement à l'ordre du jour.

Les invitations sont envoyées aux membres du Bureau au moins une semaine avant la date fixée pour la réunion, sauf en cas d'urgence.

Art. 27.Les propositions faites par le Bureau le sont à l'unanimité.

Si l'unanimité n'est pas acquise, les différentes propositions seront présentées et justifiées par les auteurs devant le Conseil.

TITRE 4. - Les groupes de travail ad hoc

Art. 28.Le Conseil crée des groupes de travail conformément aux dispositions de l'art. 5, § 5 de l'A.R. du 21.04.1983 dans le cadre de son fonctionnement et en tenant compte de la problématique/matière à traiter.

A cette occasion, il est veillé à une composition paritaire (équilibre linguistique, représentation des médecins généralistes, médecins spécialistes, associations professionnelles et universités) pour autant que possible et en fonction des matières à traiter.

Le Conseil fixe la composition, la durée, et la mission spécifique ainsi que les modalités des groupes de travail qu'il crée.

Art. 29.Les groupes de travail peuvent être composés tant par les membres effectifs que les membres suppléants du Conseil.

Les groupes de travail peuvent faire appel à des experts externes au Conseil dont ils estiment que la présence sera utile. Ces personnes ont uniquement une voix consultative.

Le Président et le secrétariat du Conseil peuvent participer aux travaux des groupes de travail dont ils ne sont pas membres.

Art. 30.Lors de la première réunion, les membres du groupe de travail désignent en leur sein un président (éventuellement un co-président) et un rapporteur.

Art. 31.Les groupes de travail sont dissous par le Conseil dès que leur mission est terminée.

Art. 32.Le Conseil peut mettre en place ou participer à des groupes de travail communs avec d'autres Conseils. Dans pareil cas, l'organe initiateur du groupe de travail communique les modalités pratiques de participation des membres, et une répartition des tâches est fixée de commun accord.

Art. 33.Les groupes de travail ne disposent que de l'appui logistique de la part de l'administration, à savoir : - élaborer et envoyer les invitations ; - réserver les salles de réunion si présentiel ou organiser la réunion si virtuelle ; - assurer le suivi des traductions.

TITRE 5. - Les groupes de travail permanents

Art. 34.En plus des groupes de travail ad hoc, le Conseil supérieur des médecins crée les groupes de travail permanents suivants : - Le groupe de travail Médecins spécialistes : rend des avis sur des dossiers d'agrément individuels de maîtres et services de stage conformément aux dispositions de son ROI et prépare les points de vue stratégiques de l'assemblée plénière. - Le groupe de travail Médecins généralistes : rend des avis sur des dossiers d'agrément individuels de maîtres et services de stage conformément aux dispositions de son ROI et prépare les points de vue stratégiques de l'assemblée plénière. - Le groupe de travail Art. 145 - Art. 146 LEPSS (1) : ce groupe de travail prépare les avis relatifs à des demandes de formation clinique limitée émanant de médecins de pays tiers (art. 146 LEPSS) et à des demandes de médecins de pays tiers d'exercer la profession (art. 145 LEPPS).

Le groupe de travail prépare également des projets d'avis plus larges concernant ces matières.

Art. 35.Le groupe de travail Médecins spécialistes et le groupe de travail Médecins généralistes sont compétents - chacun en ce qui concerne ses dossiers - pour la finalisation de la procédure prévue à l'art. 37 de l'A.R. du 21.04.1983 conformément aux dispositions de l'art 5, § 5 (des experts peuvent être consultés mais ils ne participent pas à la formulation de l'avis).

L'avis de la réunion plénière reste nécessaire : - pour la formulation d'un avis négatif (préalablement à la procédure art. 38) - pour une procédure dans le cadre de l'art. 40 de l'A.R. du 21.04.1983 (traitement de la notification de problèmes) pour laquelle l'assemblée plénière termine également la procédure art. 37.

Les avis positifs relatifs à des demandes d'agrément peuvent être finalisés par le groupe de travail Médecins spécialistes ou le groupe de travail Médecins généralistes et sont communiqués par voie électronique aux membres de l'assemblée plénière.

Les propositions d'un avis négatif dans le cadre de la procédure art. 37 de l'A.R. du 21.04.1983 sont d'abord soumises à l'assemblée plénière.

Dans le cas de demandes d'agrément où un certain degré de rétroactivité est demandé ou paraît souhaitable pour des raisons de continuité, la rétroactivité peut être accordée au maximum jusqu'à la date de la demande ou jusqu'au début de l'année académique en cours.

Un octroi trop aisé et trop large d'une rétroactivité contrarierait en effet et découragerait l'application des procédures prévues.

Le groupe de travail Médecins spécialistes et le groupe de travail Médecins généralistes sont compétents pour l'application de l'article 42 de l'A.R. du 21.04.1983 où un responsable de la formation et/ou du service de stage est agréé provisoirement par le Conseil supérieur des médecins. Le groupe de travail motive sa décision et détermine la durée maximale de l'agrément provisoire (en principe d'au maximum 12 mois sauf un nouvel avis motivé du Conseil Supérieur des médecins) sur la base de la problématique constatée, du curriculum du maître de stage et du contexte, tel que la composition de l'équipe de stage. Ces agréments provisoires motivés sont communiqués lors de la réunion plénière suivante.

TITRE 6. - Dispositions diverses

Art. 36.Le présent Règlement d'ordre intérieur est approuvé lors de la séance plénière du 19/09/2024 et entre en vigueur à cette même date.

Approuvé par le Conseil supérieur des médecins spécialistes et des médecins généralistes le 19/09/2024.

Le Président du Conseil supérieur des médecins spécialistes et des médecins généralistes, Prof. E. COGAN Le Vice-Président du Conseil supérieur des médecins spécialistes et des médecins généralistes, Dr. P. WATERBLEY Pour approbation, Le Ministre de la Santé Publique, F. VANDENBROUCKE _______ Note (1) Loi du 10 mai 2015Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/05/2015 pub. 01/07/2015 numac 2015009277 source service public federal justice Loi accordant des naturalisations type loi prom. 10/05/2015 pub. 01/07/2015 numac 2015009276 source service public federal justice Loi accordant des naturalisations type loi prom. 10/05/2015 pub. 01/07/2015 numac 2015009275 source service public federal justice Loi accordant des naturalisations fermer relative à l'excercice des professions des soins de santé, coordonnée le 10 mai 2015, MB 18 juin 2015 (éd.1)