18 NOVEMBRE 2002. - Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

Article 1er.Présidence : L'Administrateur délégué préside le Comité de direction. Lorsqu'il est absent ou empêché, il désigne le membre du Comité de direction qui le remplace. A défaut de désignation, la présidence est assurée par le membre ayant droit de vote qui a la plus grande ancienneté dans le grade le plus élevé.

Article 2.Secrétariat et rapports : Le président assure le secrétariat et désigne un secrétaire. Le secrétaire prend part aux réunions, sauf pour la délibération à propos de points qui ont un caractère confidentiel. Le Comité de direction peut décider de déroger à cette règle.

Le secrétaire assure la rédaction des rapports, sauf pour les points qui sont considérés comme confidentiels et qui ne sont pas traités en sa présence. Dans ce dernier cas, un rapport confidentiel est établi par un membre du Comité de direction désigné par le président.

Article 3.Réunions : Le Comité de direction se réunit chaque fois que le président ou au moins deux membres ayant droit de vote en font la demande, compte tenu des dispositions de l'arrêté royal du 16/05/01 fixant le lieu d'établissement, l'organisation et le fonctionnement de l'AFSCA. Le Comité de direction peut décider de programmer des réunions à plus long terme. Les Comités de direction qui font partie de ce planning sont appelés des Comités de direction programmés.

Le membre qui est empêché d'assister à la réunion doit le faire savoir immédiatement au président.

Article 4.La convocation : Les réunions du Comité de direction sont convoquées, sauf en cas d'urgence, par lettre envoyée au moins cinq jours ouvrables avant la date fixée. Ce délai est réduit à un jour ouvrable pour les Comités de direction programmés. La convocation mentionne l'ordre du jour et est accompagnée des documents relatifs aux points à débattre.

Les membres du Comité de direction peuvent toujours consulter au secrétariat les archives du Comité et les pièces des dossiers administratifs à propos desquels ils doivent se prononcer.

Article 5.L'ordre du jour : L'ordre du jour des réunions est fixé par le président.

Les membres qui souhaitent placer des points à l'ordre du jour doivent transmettre ces derniers à l'Administrateur délégué au plus tard le jour précédant l'envoi de l'ordre du jour pour les Comités de direction programmés.

Si la réunion est organisée à la demande d'au moins deux membres, les points soulevés par ces membres sont placés à l'ordre du jour.

De nouveaux points ne peuvent être ajoutés à l'ordre du jour que si tous les membres présents sont d'accord pour le faire; ils ne peuvent toutefois pas être ajoutés s'ils se rapportent spécifiquement aux services relevant d'un membre empêché.

L'ordre du jour comprend trois parties : Les points A : ceux qui, soit sont communiqués à titre d'information, soit ne requièrent pas de discussion séparée, sauf si un membre en fait la demande;

Les points B : points de l'ordre du jour sans caractère confidentiel;

Les points C : points de l'ordre du jour à caractère confidentiel.

Les points suivants de l'ordre du jour ont un caractère confidentiel : - ceux qui font l'objet d'une décision individuelle; - ceux pour lesquels un membre du Comité de direction a réclamé la confidentialité et moyennant décision du Comité de direction.

Sur demande motivée d'un membre, le président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points de l'ordre du jour.

Article 6.Présence de personnes qui ne font pas partie du Comité de direction : Sur la proposition du président ou de la majorité des membres présents, d'autres personnes peuvent être invitées à participer à la présentation de certains dossiers.

En matière d'évaluation et de peines disciplinaires, le Comité de direction peut décider de convoquer les agents concernés à comparaître devant le Comité, même si ceux-ci n'ont pas demandé à être entendus.

Ces agents peuvent se faire assister par une personne de leur choix.

La présence des personnes invitées à la réunion est limitée au traitement du point pour lequel elles sont entendues.

Article 7.Quorum : Le Comité de direction ne délibère valablement que si au moins la moitié des membres ayant droit de vote sont présents.

Article 8.Adoption de points de vue et de décisions formelles : 1. Généralités Les points qui ne doivent pas faire l'objet d'une prise de décision formelle du Comité de direction sont traduits, une fois traités, soit en conventions, soit en points de vue.Les points de vue du Comité de direction sont en principe adoptés par consensus. Si un consensus ne peut être atteint, on consigne dans le rapport aussi bien le point de vue majoritaire, soutenu par une majorité ordinaire des membres, que le point de vue minoritaire. Les éventuelles décisions qui découlent des points de vue restent de la compétence de l'administrateur délégué. 2. Décisions formelles Le Comité de direction décide, en principe, par consensus. Il est procédé à un vote si aucun consensus ne peut être atteint à la majorité ordinaire des votes émis; les abstentions ne sont pas prises en compte. En cas de partage des voix, sauf pour le vote à bulletins secrets, la voix du président de la réunion est décisive.

Le vote à bulletins secrets est obligatoire pour toute proposition : - de décision individuelle à l'égard d'un membre du personnel; - de classement de candidats, qui doit être faite après une discussion générale.

En cas de partage des voix, la proposition est rejetée et d'autres propositions peuvent être soumises à un vote à bulletins secrets.

Article 9.Rapports : 1. Comité de direction non programmé : Le projet de procès-verbal des réunions du Comité de direction est envoyé simultanément à tous les membres.Pour les réunions non programmées, les membres disposent de cinq jours ouvrables pour communiquer leurs éventuelles remarques par écrit à l'administrateur délégué.

Le texte adapté du procès-verbal est envoyé à tous les membres du Comité. 2. Comité de direction programmé : Pour les réunions programmées, le rapport est transmis sous forme d'un seul tableau avec la convocation à la réunion programmée suivante. Après approbation et avec les modifications, le rapport en deux langues signé par le président est envoyé avec l'ordre du jour de la réunion suivante. 3. Approbation urgente : Si le bon fonctionnement de l'Agence l'exige, le président peut décider, à titre exceptionnel toutefois, d'appliquer une procédure accélérée pour l'approbation du procès-verbal, par exemple une approbation orale à la fin de la réunion proprement dite.4. Publication des rapports : Après son approbation définitive, la partie publique des rapports est publiée sur l'intranet de l'AFSCA.

Article 10.Confidentialité : Les documents et les délibérations concernant des points ayant un caractère confidentiel sont considérés comme tels; tous ceux qui en prennent connaissance dans l'exercice de leur fonction sont tenus au devoir de discrétion.

Article 11.Dispositions finales : Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le 18/11/2002.

Il a été adopté par le Comité de direction en date du 21/10/2002.