18 NOVEMBER 2002. - Huishoudelijk reglement van het Directiecomité van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

Artikel 1.Voorzitterschap : De Gedelegeerd bestuurder zit het Directiecomité voor. Wanneer hij afwezig of verhinderd is, wijst hij het lid van het Directiecomité aan dat hem vervangt. Bij ontstentenis van aanwijzing, wordt het voorzitterschap waargenomen door het stemgerechtigd lid dat de grootste anciënniteit in de hoogste graad heeft.

Artikel 2.Secretariaat en verslaggeving : De voorzitter verzorgt het secretariaat en duidt een secretaris aan.

De secretaris neemt deel aan de vergaderingen, behalve bij de beraadslaging over punten die een vertrouwelijk karakter hebben. Het Directiecomité kan beslissen hiervan af te wijken.

De secretaris verzorgt de verslaggeving, behalve voor die punten die als vertrouwelijk beschouwd worden en niet in zijn aanwezigheid behandeld worden. In dit laatste geval wordt een vertrouwelijk verslag opgemaakt door een lid van het Directiecomité, aangeduid door de voorzitter.

Artikel 3.Vergaderingen : Het Directiecomité vergadert telkens als de voorzitter of ten minste twee stemgerechtigde leden erom vragen, rekening houdend met de bepalingen van het koninklijk besluit van 16/05/01 tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het FAVV. Het Directiecomité kan beslissen om vergaderingen over een langere termijn te plannen. Directiecomités die deel uitmaken van deze planning worden geprogrammeerde Directiecomités genoemd.

Het lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, deelt dit onmiddellijk aan de voorzitter mee.

Artikel 4.De samenroeping : De vergaderingen van het Directiecomité worden, behalve in noodgevallen, samengeroepen bij brief die ten minste vijf werkdagen vóór de vastgestelde datum opgestuurd wordt. Die termijn wordt gereduceerd tot één werkdag bij geprogrammeerde Directiecomités. De oproeping vermeldt de agenda en wordt van de bescheiden betreffende de te bespreken punten vergezeld.

De leden van het Comité kunnen steeds op het secretariaat inzage krijgen van het archief van het Comité en van de stukken van de administratieve dossiers waarover zij zich moeten uitspreken.

Artikel 5.De agenda : De agenda van de vergaderingen wordt door de voorzitter vastgelegd.

De leden die punten op de agenda wensen te plaatsen, dienen deze ten laatste de dag voor het verzenden van de agenda aan de Gedelegeerd bestuurder over te maken ingeval van geprogrammeerde Directiecomités.

Indien de vergadering georganiseerd wordt op vraag van tenminste twee leden worden de door hen opgeworpen punten op de agenda geplaatst.

Nieuwe punten kunnen slechts aan de agenda worden toegevoegd als alle aanwezige leden het daarmee eens zijn; ze mogen echter niet toegevoegd worden als ze specifiek betrekking hebben op de diensten die ressorteren onder een lid dat verhinderd is.

De agenda bevat drie onderdelen : A-punten : punten die ofwel ter informatie medegedeeld worden of geen afzonderlijke discussie behoeven, behalve wanneer een lid hierom verzoekt;

B-punten : punten van de agenda zonder vertrouwelijk karakter;

C-punten : punten van de agenda met een vertrouwelijk karakter.

Volgende punten van de agenda hebben een vertrouwelijk karakter : - deze waarin een individuele beslissing genomen wordt; - na beslissing van het Directiecomité, op vraag van een lid van het Directiecomité.

Op gemotiveerd verzoek van een lid kan de voorzitter beslissen het onderzoek van één of meer punten van de agenda uit te stellen.

Artikel 6.Aanwezigheid van personen die geen deel uitmaken van het Directiecomité : Op voordracht van de voorzitter of van de meerderheid der aanwezige leden mogen andere personen uitgenodigd worden om deel te nemen aan het voorleggen van bepaalde dossiers.

Inzake beoordeling of evaluatie en tuchtstraffen kan het Directiecomité beslissen de betrokken personeelsleden op te roepen om voor het Comité te verschijnen, zelfs indien deze niet gevraagd hebben om gehoord te worden. Deze personeelsleden mogen zich laten bijstaan door een persoon naar eigen keuze.

De aanwezigheid van de uitgenodigden op de vergadering wordt beperkt tot de behandeling van het punt voor hetwelk zij worden gehoord.

Artikel 7.Quorum : Het Directiecomité beraadslaagt slechts geldig wanneer ten minste de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn.

Artikel 8.Inname standpunten en formele beslissingen : 1. Algemeen Punten waarvoor het Directiecomité geen formele beslissing dient te nemen, worden na behandeling ofwel vertaald in afspraken, ofwel in standpunten.Standpunten van het Directiecomité worden in principe in consensus vastgelegd. Indien geen consensus bereikt kan worden dan worden zowel het meerderheidsstandpunt, dat gedragen wordt door een gewone meerderheid van de leden, als het minderheidsstandpunt in het verslag opgenomen. De eventuele beslissingen die voortvloeien uit de standpunten blijven de bevoegdheid van de gedelegeerd bestuurder 2. Formele beslissingen Het Directiecomité beslist in principe in consensus. Een stemming wordt gehouden indien geen consensus bereikt kan worden bij gewone meerderheid der uitgebrachte stemmen; onthoudingen worden niet bijgeteld. Bij staking van stemmen, behalve bij geheime stemming, is de stem van de voorzitter van de vergadering doorslaggevend.

Geheime stemming is verplicht voor elk voorstel van : - individuele beslissing ten opzichte van een personeelslid; - rangschikking van kandidaten, dat moet opgemaakt worden na algemene bespreking.

Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen en andere voorstellen kunnen ter geheime stemming worden voorgelegd.

Artikel 9.Verslaggeving : 1. Niet geprogrammeerde Directiecomité : Het ontwerp van de notulen van de vergaderingen van het Directiecomité wordt gelijktijdig aan alle leden verzonden.Voor niet geprogrammeerde vergaderingen beschikt men over vijf werkdagen om hun eventuele opmerkingen schriftelijk aan de voorzitter mede te delen.

De aangepaste tekst van de notulen wordt aan alle leden van het Comité toegezonden. 2. Geprogrammeerde Directiecomité : Voor geprogrammeerde vergaderingen wordt het verslag in één tabel overgemaakt met de uitnodiging van de volgende geprogrammeerde vergadering. Na goedkeuring en met wijzigingen wordt het verslag, in twee talen ondertekend door de voorzitter, en met de agenda van de volgende vergadering verzonden. 3. Dringende goedkeuring : Als de goede werking van het Agentschap dit vereist kan de voorzitter evenwel bij uitzondering beslissen een versnelde procedure toe te passen voor de goedkeuring van de notulen, bij voorbeeld, mondelinge goedkeuring op het einde van de vergadering zelf.4. Publicatie verslagen : Het openbaar gedeelte van de verslagen wordt na definitieve goedkeuring gepubliceerd op het intranet van het FAVV.

Artikel 10.Vertrouwelijkheid : De documenten en beraadslagingen met betrekking tot punten die een vertrouwelijk karakter hebben werden alsdusdanig beschouwd; allen die bij het uitoefenen van hun functie er kennis van krijgen, zijn tot geheimhouding verplicht.

Artikel 11.Slotbepalingen : Dit huishoudelijk reglement wordt van kracht op 18/11/2002. Het werd door het Directiecomité aangenomen op 21/10/2002.