COMMISSION COMMUNAUTAIRE COMMUNE DE BRUXELLES-CAPITALE

9 NOVEMBRE 2023. - Règlement d'ordre intérieur du Conseil de gestion de la famille de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales

Le Comité général de gestion de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, Vu l' ordonnance du 23 mars 2017Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/03/2017 pub. 12/04/2017 numac 2017011416 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance portant création de l'Office bicommunautaire de la santé fermer portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, article 9, § 10, alinéas 1 et 4 ;

Sur proposition du Conseil de gestion de la famille de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales, approuve le règlement d'ordre intérieur du Conseil de gestion de la famille.

REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL DE GESTION DE LA FAMILLE Pour l'application du présent règlement d'ordre intérieur, il convient d'entendre par : 1) ordonnance : l' ordonnance du 23 mars 2017Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 23/03/2017 pub. 12/04/2017 numac 2017011416 source commission communautaire commune de bruxelles-capitale Ordonnance portant création de l'Office bicommunautaire de la santé fermer portant création de l'Office bicommunautaire de la santé, de l'aide aux personnes et des prestations familiales ;2) membres : les membres visés à l'article 9, § 1er, de l'ordonnance;3) commissaires : les commissaires du Collège réuni visés à l'article 39 de l'ordonnance. CHAPITRE 1. - Réunions

Article 1er.Le conseil se réunit chaque mois, sauf durant le mois d'août, sur convocation de son président.

Il se réunit, toutefois, chaque fois que l'exercice de ses missions l'exige.

Le conseil peut également être convoqué sur demande du Collège réuni, du fonctionnaire dirigeant ou de deux de ses membres effectifs.

La demande de convocation est adressée par écrit au président ou introduite en séance et contient les points à inscrire à l'ordre du jour.

Le conseil se réunit au siège de l'Office. Dans des cas exceptionnels, le conseil peut être convoqué à un autre endroit.

Les réunions du conseil se tiennent en présentiel. Toutefois, les membres et les commissaires se trouvant dans l'impossibilité de rejoindre le siège de l'Office peuvent se connecter à distance.

Art. 2.Le fonctionnaire dirigeant, en concertation avec le président, fixe la date des séances.

Lorsque la convocation est demandée en exécution de l'article 1er, alinéa 3, la réunion doit avoir lieu dans les quinze jours calendrier de la demande, sauf accord du ou des demandeur(s) sur une date ultérieure.

Art. 3.L'ordre du jour est établi par le fonctionnaire dirigeant en concertation avec le président, compte tenu, notamment, de demandes d'inscription de points formulées par un ou plusieurs membres.

Il est envoyé aux membres ainsi que tous les documents se rapportant à l'ordre du jour, au moins cinq jours calendrier avant la date de la réunion.

Les commissaires reçoivent systématiquement l'ordre du jour et les documents se rapportant à celui-ci et sont invités à toutes les réunions du conseil.

Art. 4.Seules les questions inscrites à l'ordre du jour peuvent être examinées. Toutefois, le conseil à l'unanimité, peut décider d'examiner séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour.

L'examen d'une question inscrite à l'ordre du jour est ajourné à la réunion suivante lorsque le président, un commissaire, le fonctionnaire dirigeant ou deux membres au moins le demandent, en séance ou par écrit avant la réunion.

L'examen d'une question ne peut toutefois être ajourné à deux reprises ou être renvoyé à une date ultérieure ou indéterminée qu'avec l'accord du conseil. En cas de convocation d'urgence, l'ajournement ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.

Art. 5.Lorsque le président est empêché, les prérogatives qui lui sont attribuées par le présent chapitre sont exercées par le vice-président ou, en cas d'empêchement concomitant de ce dernier, par le fonctionnaire dirigeant. CHAPITRE 2. - Quorum, délibérations et prise de décision, avis ou proposition

Art. 6.Tous les membres du conseil ont voix délibérative pour l'ensemble des points inscrits à l'ordre du jour.

En séance, le conseil ne délibère valablement sur un point de l'ordre du jour que si la moitié au moins des membres de chaque banc est présente, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance.

Le membre effectif qui ne peut être présent à une séance, soit au siège de l'Office, soit via une connexion à distance, peut se faire remplacer par un membre suppléant appartenant au même banc. Il communique au secrétariat du conseil et aux autres membres appartenant au même banc le nom de son/sa remplaçant/e.

Une liste de présence signée par les membres et/ou les présences relevées par l'Office pour les membres participant à la séance via une connexion à distance atteste(nt) que le quorum est atteint.

Lorsque ce quorum n'est pas atteint, le conseil peut cependant examiner les questions portées à l'ordre du jour mais il ne s'agira pas d'une délibération pouvant donner lieu à une prise de décision.

Art. 7.En séance, le vote est exprimé : - à main levée; - au scrutin secret lorsque trois membres le demandent.

Art. 8.1. Lorsque, sur un point de l'ordre du jour, le quorum n'est pas atteint en séance au sein d'un banc le président peut décider qu'il sera procédé à une délibération électronique sur ledit point.

Le vote est exprimé par mail, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique envoyée par le secrétariat. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir exprimé valablement un vote par mail en faveur de la proposition soumise à délibération. Les membres qui ont déjà émis leur vote pendant la séance ne peuvent plus voter dans le cadre de la procédure électronique. Seront additionnés les votes exprimés par mail et les votes émis en séance.

Lorsque la moitié au moins des membres de chaque banc a voté, que ce soit en séance ou lors de la délibération électronique, le résultat global du vote est acté par le secrétariat et est communiqué à l'ensemble des membres par courriel. 2. En cas d'extrême urgence constatée par le fonctionnaire dirigeant, lorsque le conseil ne pourra se réunir en temps opportun, un vote est organisé par voie électronique. A cette fin, un document préparatoire formulant une proposition de décision est envoyé par courriel aux membres.

Les membres s'expriment sur cette proposition, par courriel en réponse, dans le délai fixé par la demande de délibération électronique. Le membre qui ne répond pas dans le délai fixé est censé avoir exprimé valablement un vote par mail en faveur de la proposition soumise à délibération. Chaque membre peut engager l'ensemble de l'organisation qu'il représente.

Ce vote est valide pour autant que la moitié au moins des membres de chaque banc se soit prononcée par courriel en réponse.

Le résultat global du vote électronique est communiqué à l'ensemble des membres par courriel.

Art. 9.Les décisions, avis ou propositions du conseil sont adoptés à la majorité absolue des voix émises par les membres suivants: - les membres présents au siège de l'Office ou via une connexion à distance et, le cas échéant, - les membres qui ont voté lors d'une délibération électronique en application de l'article 8.

Les abstentions n'entrent pas en ligne de compte.

Le vote porte sur l'ensemble de la question. En séance, à la demande d'un membre, un vote intervient sur chacun des éléments qu'elle comporte.

En séance, tout membre qui s'abstient au vote peut, après le vote, faire consigner au procès-verbal les motifs qui l'ont incité à ne pas y prendre part.

Le président et le vice-président du conseil ne prennent pas part au vote. Ils ont voix consultative.

Le membre intervenant comme président de séance conformément à l'article 11, alinéa 1er, conserve la voix délibérative qu'il détient.

Chaque membre doit faire spontanément état au conseil des conflits d'intérêts directs ou indirects potentiels le concernant. Il doit en avertir le conseil, soit en début de séance, soit avant le début des délibérations visées à l'article 6, alinéa 2, ou des discussions visées à l'article 6, alinéa 5.

Art. 10.Lorsque le quorum nécessaire est acquis mais qu'aucune majorité n'est atteinte, la décision est reportée à la séance suivante. CHAPITRE 3. - Organisation

Art. 11.Le conseil désigne en son sein trois présidents de séance. En cas d'empêchement du président et du vice-président, la séance est, à tour de rôle, présidée par l'un des présidents de séance présents.

Le fonctionnaire dirigeant est rapporteur.

Les séances du conseil ne sont pas publiques. Les documents soumis au conseil et les procès-verbaux sont confidentiels.

Le président ouvre, suspend et clôt les séances; il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des séances, fait observer le règlement d'ordre intérieur et fait assurer, le cas échéant, la traduction orale des débats.

Art. 12.Le secrétaire désigné par le conseil parmi le personnel de l'Office rédige le procès-verbal.

Celui-ci relate les débats et mentionne les décisions prises ainsi que le résultat des votes.

Le procès-verbal est soumis à l'approbation du conseil au cours de la séance suivante.

Tout membre ou commissaire peut présenter des observations relatives à la rédaction du procès-verbal. Si l'observation est retenue par le conseil, le secrétaire en fait mention dans le procès-verbal de la séance au cours de laquelle l'observation a été formulée. CHAPITRE 4. - Consultation de tiers

Art. 13.Le président du conseil, sur décision de celui-ci, peut appeler en consultation pour l'examen de questions spécifiques, des experts. Ceux-ci ne peuvent assister au vote. CHAPITRE 5. - Prévention des conflits d'intérêts entre les caisses privées d'allocations familiales et la direction Paiement de l'Office, opérateur public

Art. 14.Chaque membre du banc patronal, du banc syndical ou du banc des organisations familiales doit informer spontanément le président du conseil dès qu'il se trouve dans l'une des situations visées à l'article 29, § 1er, alinéa 4, de l'ordonnance.

Le conseil réserve un traitement identique aux caisses privées d'allocations familiales et à la direction Paiement de l'Office, opérateur public. Pour ce faire : - lorsque les dossiers ne concernent que l'opérateur public, les cinq membres effectifs et les cinq membres suppléants qui appartiennent au banc des caisses d'allocations familiales ne siègent pas; - lorsque les dossiers ne concernent que les caisses d'allocations familiales privées, le responsable de la Direction Paiement de l'Office ne peut assister aux délibérations du conseil sur ces points.

A cette fin, tout membre du banc des caisses d'allocations familiales ou le responsable de la direction Paiement de l'Office doit quitter la séance pendant la délibération à laquelle il ne peut participer.

En cas de délibération électronique en application de l'article 8, les notes relatives au(x) point(s) ne concernant que l'opérateur public ne sont pas envoyées aux cinq membres effectifs et cinq membres suppléants qui appartiennent au banc des caisses d'allocations familiales.

Par ailleurs, tout membre peut déclarer au président, en ce qui concerne une proposition de décision relative à un point inscrit à l'ordre du jour, l'existence potentielle d'un conflit d'intérêts entre les caisses privées et la direction Paiement de l'Office.

Cette déclaration est communiquée au président au plus tard avant la prise de décision sur ce point. Toutefois, lorsqu'un vote est organisé par voie électronique, conformément à l'article 8, la déclaration de conflit d'intérêts est communiquée au plus tard dans le délai fixé par la demande de délibération électronique. Cette déclaration suspend la procédure de vote.

Les membres sont invités, avant de prendre toute décision relative à la proposition concernée, à se prononcer sur l'existence ou non d'un conflit d'intérêts, le cas échéant selon les modalités fixées à l'article 8.

Si l'existence d'un conflit d'intérêts est confirmée par la majorité des membres, conformément aux dispositions visées au chapitre 2, la proposition concernée ne peut être avalisée par une décision du conseil.

S'il n'y a pas de confirmation, par la majorité des membres, de l'existence d'un conflit d'intérêts, le point inscrit à l'ordre du jour peut faire l'objet d'une décision. Si le vote a été organisé initialement par voie électronique et qu'il réunissait les conditions pour être valide au moment de la suspension de la procédure en application de l'alinéa 3, ce vote devient définitif. Dans le cas contraire, un nouveau vote est organisé selon les modalités fixées à l'article 8. CHAPITRE 6. - Entrée en vigueur

Art. 15.Le présent règlement d'ordre intérieur entre en vigueur le jour de son approbation par le Comité général de gestion de l'Office.