GEMEENSCHAPPELIJKE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE VAN BRUSSEL-HOOFDSTAD

9 NOVEMBER 2023. - Huishoudelijk reglement van de beheerraad voor het Gezin van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag

Het algemeen beheerscomité van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag, Gelet op de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag, artikel 9, § 10, eerste en vierde alinea's ;

Op voorstel van de beheerraad voor het Gezin van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag, keurt het huishoudelijk reglement van de beheerraad voor het Gezin goed.

HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE BEHEERRAAD VOOR HET GEZIN Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement moet worden verstaan onder: 1) ordonnantie: de ordonnantie van 23 maart 2017 houdende de oprichting van de bicommunautaire Dienst voor Gezondheid, Bijstand aan Personen en Gezinsbijslag;2) leden: de leden bedoeld in artikel 9, § 1, van de ordonnantie;3) commissarissen: de commissarissen van het Verenigd College bedoeld in artikel 39 van de ordonnantie. HOOFDSTUK 1. - Vergaderingen

Artikel 1.De raad vergadert elke maand, behalve in augustus, op uitnodiging van zijn voorzitter.

Hij vergadert echter telkens als dat vereist is voor het uitoefenen van zijn opdrachten.

De raad kan ook worden bijeengeroepen op verzoek van het Verenigd College, van de leidend ambtenaar of van twee van zijn vaste leden.

De schriftelijke vraag om bijeenroeping wordt gericht aan de voorzitter of ingediend tijdens de vergadering en bevat de punten die op de agenda moeten komen.

De raad komt samen op de zetel van de Dienst. In uitzonderlijke gevallen kan de raad worden bijeengeroepen op een andere plaats.

De raad vergadert in fysieke aanwezigheid. De leden en de commissarissen die de maatschappelijke zetel van de Dienst echter niet kunnen bereiken, mogen op afstand deelnemen.

Art. 2.De leidend ambtenaar in overleg met de voorzitter legt de data van de vergaderingen vast.

Als de bijeenroeping wordt gevraagd ingevolge artikel 1, derde lid, moet de vergadering plaats hebben binnen de vijftien kalenderdagen na de aanvraag, tenzij de aanvrager(s) akkoord is/zijn over een latere datum.

Art. 3.De agenda wordt opgesteld door de leidend ambtenaar in overleg met de voorzitter, die met name rekening houdt met de aanvragen van een of meer leden om punten te agenderen.

Hij wordt samen met alle documenten met betrekking tot de agenda ten minste vijf kalenderdagen voor de datum van de vergadering verstuurd naar de leden.

De commissarissen ontvangen steeds de agenda en de bijhorende documenten en worden uitgenodigd voor alle vergaderingen van het Comité.

Art. 4.Enkel de geagendeerde punten kunnen besproken worden. De raad kan echter unaniem tijdens de vergadering beslissen om een ander punt dat niet op de agenda staat te bespreken.

De bespreking van een agendapunt wordt uitgesteld naar de volgende vergadering als de voorzitter, een commissaris, de leidend ambtenaar of ten minste twee leden dat vragen, tijdens de vergadering of schriftelijk vóór de vergadering.

De bespreking van een punt kan echter slechts tweemaal worden uitgesteld of verschoven naar een latere of onbepaalde datum met akkoord van de raad. Bij een dringende bijeenroeping kan het uitstel enkel unaniem door de aanwezige leden worden uitgesproken.

Art. 5.Als de voorzitter verhinderd is, worden de hem door dit hoofdstuk toegekende voorrechten uitgeoefend door de ondervoorzitter, of als die ook verhinderd is, door de leidend ambtenaar. HOOFDSTUK 2. - Quorum, beraadslagingen en beslissingen, adviezen of voorstellen

Art. 6.Alle leden van de raad zijn stemgerechtigd voor alle geagendeerde punten.

Tijdens de vergadering is een beraadslaging van de raad over een agendapunt maar geldig als ten minste de helft van de leden van elke bank aanwezig is, ofwel op de zetel van de Dienst, ofwel via een verbinding op afstand.

Het vaste lid dat niet aanwezig kan zijn bij een vergadering, ofwel op de zetel van de Dienst, ofwel via een verbinding op afstand, kan zich laten vervangen door een plaatsvervangend lid dat tot dezelfde bank behoort. Hij geeft de naam van zijn of haar vervanger door aan, het secretariaat van de raad en aan de andere leden die behoren tot dezelfde bank.

Een door de leden ondertekende aanwezigheidslijst en/of de aanwezigheden die de Dienst optekende van de leden die via een verbinding op afstand deelnemen aan de vergadering, geeft aan dat het quorum bereikt is.

Als dat quorum niet bereikt is, kan de raad echter de punten op de agenda bespreken maar zal dit geen beraadslaging vormen waarbij een beslissing kan worden genomen.

Art. 7.Tijdens de vergaderingen wordt er gestemd: - met handopsteking; - met geheime stemming als drie leden dat vragen.

Art. 8.1. Wanneer het quorum voor een agendapunt niet wordt bereikt op een vergadering binnen een bank, kan de voorzitter beslissen dat voor dit punt een elektronische beraadslaging wordt gehouden.

De stemming gebeurt per e-mail, binnen de termijn vastgelegd in het door het secretariaat verzonden verzoek tot elektronische beraadslaging. Het lid dat niet binnen de vastgestelde termijn antwoordt, wordt geacht per e-mail een geldige stem te hebben uitgebracht ten gunste van de besproken beraadslaging. De leden die hun stem al tijdens de vergadering hebben uitgebracht, kunnen niet meer stemmen in het kader van de elektronische procedure. De per e-mail uitgebrachte stemmen en de stemmen die tijdens de vergadering zijn uitgebracht, worden opgeteld.

Wanneer ten minste de helft van de leden van elke bank zijn stem heeft uitgebracht, ofwel tijdens de vergadering, ofwel via de elektronische beraadslaging, wordt er door het secretariaat akte genomen van het globale resultaat van de stemming en wordt dit per e-mail aan alle leden meegedeeld. 2. Bij hoogdringendheid vastgesteld door de leidend ambtenaar, wordt er een elektronische stemming georganiseerd als de raad niet op tijd kan vergaderen. Hiertoe wordt per e-mail een voorbereidend document met een voorstel tot beslissing gestuurd naar de leden.

De leden spreken zich per e-mail uit over dat voorstel binnen de termijn bepaald door de vraag om elektronische beraadslaging. Het lid dat niet binnen de vastgestelde termijn antwoordt, wordt geacht per e-mail een geldige stem te hebben uitgebracht ten gunste van de besproken beraadslaging. Elk lid kan de volledige organisatie die hij vertegenwoordigt verbinden door zijn uitspraak.

Die stemming is geldig als ten minste de helft van de leden van elke bank zich per kerende mail heeft uitgesproken.

Het globale resultaat van de elektronische stemming wordt per e-mail aan alle leden meegedeeld.

Art. 9.De beslissingen, adviezen of voorstellen van de raad worden goedgekeurd met absolute meerderheid van de stemmen van de volgende leden: - de leden aanwezig op de zetel van de Dienst of via een verbinding op afstand en, in voorkomend geval, - de leden die via een elektronische beraadslaging hun stem uitbrachten in toepassing van artikel 8.

Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden.

De stemming heeft betrekking op het gehele punt. Tijdens de vergadering wordt er op vraag van een lid gestemd over alle elementen die het punt telt.

Tijdens de vergadering kan elk lid dat zich bij de stemming onthoudt na de stemming in de notulen de redenen laten opnemen waarom hij verkoos niet aan de stemming deel te nemen.

De voorzitter en de ondervoorzitter van de raad nemen niet deel aan de stemming. Ze hebben een adviserende stem.

Het lid dat fungeert als voorzitter van de vergadering krachtens artikel 11, eerste lid, behoudt zijn stemgerechtigde status.

Elk lid moet uit eigen beweging aan de raad de mogelijk rechtstreekse of onrechtstreekse belangenconflicten die op hem of haar betrekking hebben melden. Het lid stelt de raad hiervan in kennis, hetzij aan het begin van de vergadering, hetzij vóór het begin van de in artikel 6, tweede lid, bedoelde beraadslagingen of de in artikel 6, vijfde lid, bedoelde besprekingen.

Art. 10.Als het vereiste quorum is bereikt, maar er geen meerderheid is, wordt de beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. HOOFDSTUK 3. - Organisatie

Art. 11.De raad wijst uit zijn midden drie voorzitters van de vergaderingen aan. Als de voorzitter en de ondervoorzitter verhinderd zijn, wordt de vergadering bij beurtrol voorgezeten door een van de aanwezige voorzitters van de vergaderingen.

De leidend ambtenaar is rapporteur.

De vergaderingen van de raad zijn niet openbaar. De aan de raad voorgelegde documenten en de notulen zijn vertrouwelijk.

De voorzitter opent de vergaderingen, schort ze op en sluit ze; hij leidt de discussies, geeft het woord en neemt het af, zorgt voor de orde tijdens de vergaderingen, ziet toe op de naleving van het huishoudelijk reglement en, zo nodig, op de mondelinge vertaling van de discussies.

Art. 12.De secretaris die de raad aanwees uit het personeel van de Dienst stelt de notulen op.

Hij doet het relaas van de discussies en vermeldt de beslissingen en het resultaat van de stemmingen.

De notulen worden voor goedkeuring voorgelegd aan de raad op de volgende vergadering.

Elk lid of commissaris kan opmerkingen formuleren in verband met de tekst van de notulen. Als de opmerking door de raad wordt aanvaard, vermeldt de secretaris die in de notulen van de vergadering waarin de opmerking werd gemaakt. HOOFDSTUK 4. - Raadpleging van derden

Art. 13.Op beslissing van de raad kan de voorzitter deskundigen raadplegen om specifieke kwesties te onderzoeken. Zij mogen de stemmingen niet bijwonen. HOOFDSTUK 5. - Belangenconflicten voorkomen tussen de privékinderbijslagfondsen en de directie Betaling van de Dienst, de publieke operator

Art. 14.Elk lid van de werkgeversbank, de werknemersbank of de bank van de gezinsorganisaties moet spontaan de voorzitter van de raad op de hoogte brengen, zodra hij zich in een van de situaties bevindt, bedoeld in artikel 29, § 1, vierde lid, van de ordonnantie.

De raad behandelt de privékinderbijslagfondsen en de directie Betaling van de Dienst, de publieke operator op gelijke wijze. Daarom: - zetelen de vijf vaste leden en de vijf plaatsvervangende leden die tot de bank van de kinderbijslagfondsen behoren niet als de dossiers alleen maar gaan over de publieke operator; - mag de verantwoordelijke van de directie Betaling van de Dienst niet deelnemen aan de beraadslagingen van de raad over de punten van dossiers die alleen maar gaan over de privékinderbijslagfondsen.

Daarvoor moet elk lid van de bank van de kinderbijslagfondsen of de verantwoordelijke van de directie Betaling van de Dienst de vergadering verlaten tijdens de beraadslaging waaraan hij niet mag deelnemen.

In geval van elektronische beraadslaging, overeenkomstig artikel 8, worden de nota's over het punt (de punten) die enkel betrekking hebben op de publieke operator niet verstuurd naar de vijf vaste en de vijf plaatsvervangende leden die behoren tot de bank van de kinderbijslagfondsen.

Bovendien kan elk lid, wat betreft een voorstel tot beslissing betreffende een punt ingeschreven op de dagorde, aan de voorzitter verklaren dat er mogelijk een belangenconflict bestaat tussen de privéfondsen en de directie Betaling van de Dienst.

Deze verklaring wordt ten laatste voor de beslissingneming over dit punt medegedeeld aan de voorzitter. Echter, wanneer een elektronische stemming wordt georganiseerd overeenkomstig artikel 8, wordt de verklaring van belangenconflict medegedeeld ten laatste binnen de termijn bepaald bij de vraag tot elektronische beraadslaging. Deze verklaring schorst de stemmingsprocedure.

De leden worden uitgenodigd om, vooraleer een beslissing te nemen over het betreffende voorstel, zich uit te spreken over het al dan niet bestaan van een belangenconflict, in voorkomend geval volgens de modaliteiten bepaald in artikel 8.

Indien het bestaan van een belangenconflict wordt bevestigd door de meerderheid van de leden overeenkomstig de bepalingen bedoel in hoofdstuk 2, kan het betreffende voorstel niet meer worden goedgekeurd door een beslissing van de raad.

Indien er door de meerderheid van de leden geen bevestiging is van het bestaan van een belangenconflict, kan het punt ingeschreven op de dagorde het voorwerp uitmaken van een beslissing. Indien de stemming aanvankelijk werd georganiseerd op elektronische wijze en zij voldeed aan de voorwaarden om geldig te zijn op het ogenblik van de schorsing van de procedure bij toepassing van het derde lid, wordt deze stemming definitief. In het tegenovergestelde geval wordt een nieuwe stemming georganiseerd volgens de modaliteiten bepaald in artikel 8. HOOFDSTUK 6. - Inwerkingtreding

Art. 15.Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag dat het wordt goedgekeurd door het algemeen beheerscomité van de Dienst.