MINISTERE DES AFFAIRES SOCIALES, DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE L'ENVIRONNEMENT

29 MARS 2000. - Politique de santé : Protocole relatif à l'échange de données entre l'autorité fédérale et les autorités compétentes en matière de politique de santé, en vertu des articles 128, 130, 135 de la Constitution

1. Principes de base 1.1. Pour pouvoir mener une politique de santé adéquate, il faut disposer d'informations. Il faut donc recueillir des données et les traiter. C'est ce que font l'autorité fédérale ainsi que les autorités compétentes en matière de politique de santé en vertu des articles 128, 130, 135 de la Constitution, dans le respect de leurs compétences et/ou de leur réglementation respectives. 1.2. Les établissements également ont besoin d'informations à des fins de gestion interne. A cet égard, le feed-back pertinent, qu'ils reçoivent en temps utile et qui émane des banques de données de référence au niveau national ou régional, constitue un complément d'information appréciable par rapport à leurs propres données. 2. Constats 2.1. En exécution de leurs compétences respectives en matière de politique de santé, l'autorité fédérale et les autorités compétentes en matière de politique de santé en vertu des articles 128, 130, 135 de la Constitution, organisent diverses enquêtes auprès de leurs infrastructures et groupes cibles (hôpitaux, établissements psychiatriques, maisons de repos, et de soins, centres et services de santé mentale), ainsi que des études concernant la prévention, la natalité et la mortalité, les maladies infectieuses, le registre du cancer etc. Ensuite, elles traitent les données recueillies et les soumettent à des applications statistiques. Dans ce cadre, il est souvent fait usage de données identiques ou quasiment identiques, provenant d'établissements ou de groupes cibles analogues. 2.2. La collecte et la circulation des informations entre les autorités précitées et les infrastructures ou groupes cibles interrogés s'effectuent de plus en plus de manière informatisée. Cette tendance devrait se confirmer dans le futur. L'avantage de l'informatisation par rapport aux supports papier est de permettre un échange de données plus rapide et en plus grandes quantités. 3. Avantages de la collaboration 3.1. Une collecte coordonnée des informations par les différentes autorités présente un certain nombre d'avantages, en ce qu'elle encourage : - la collecte unique de données identiques ou quasiment identiques.

Les données disponibles tant auprès des établissements qu'auprès des autorités, doivent être demandées à l'autorité compétente; - l'utilisation univoque de définitions pour certains facteurs; - la synchronisation des « flux » de données. 3.2. Les avantages pour les différentes parties concernées sont les suivants : - utilisation de systèmes identiques de collecte et de traitement de données; - possibilité de compléter la collecte des données, de recueillir des données plus exhaustives et de les intégrer dans un contexte plus large; - optimalisation de la collecte; - validation des données; - traitement et feed-back des données et des informations obtenues. 3.3. Une collecte coordonnée permet de réduire les « charges » que l'enregistrement peut causer auprès des institutions et groupes cibles visés par l'enregistrement. 3.4. Si les charges diminuent, il peut s'ensuivre un renforcement de la qualité des données qui doivent être communiquées aux pouvoirs publics. 4. Accords Pour pouvoir réaliser les avantages précités (efficience et continuité accrues, meilleure connaissance du secteur, feed-back plus pertinent), il conviendra de se mettre d'accord sur certains points en ce qui concerne : - l'élaboration de concepts lors de l'actualisation d'un enregistrement; - la répartition des tâches relatives à la collecte des données; - l'élaboration et l'utilisation de définitions; - la validation des données (lesquelles, comment etc.); - la répartition des tâches en ce qui concerne le traitement et la transmission des données; - l'échange des données et les conditions y afférentes; - l'utilisation, la diffusion et la publication des données. A cet égard, il convient de fournir en temps utile un feed-back pertinent aux établissements qui participent à l'enregistrement; - l'utilisation de numéros et codes d'identification communs.

En ce qui concerne l'utilisation des données, il faut tenir compte du fait qu'il y a toujours des objectifs légaux. Dès que les arrêtés d'exécution nécessaires concernant la loi sur la protection de la vie privée auront été publiés, on prendra, le cas échéant, les initiatives nécessaires à cette fin. L'avis de la Commission pour la surveillance et l'évaluation des données statistiques sera demandé pour les enregistrements RPM, RCM et RIM. 5. Conditions fondamentales de concrétisation 5.1. L'inventaire des banques de données disponibles sera dressé et certains aspects fondamentaux tels que le fondement légal, l'objectif visé, le contenu, les périodes d'enregistrement etc. seront précisés. 5.2. La liste des banques de données pour lesquelles il existe déjà un accord de principe concernant la transmission, est composée comme suit : transmission de l'autorité fédérale aux autorités compétentes en matière de politique de santé, en vertu des articles 128, 130, 135 de la constitution : - origine des patients; - durée de séjour enregistrée lors de la sortie, dans tous les hôpitaux (généraux et psychiatriques); - Résumé Clinique Minimum, Résumé Infirmier Minimum et Résumé Psychiatrique Minimum; - enquête relative aux MRS; - le nombre d'admissions. transmission des autorités compétentes en matière de politique de santé, en vertu des articles 128, 130, 135 de la Constitution, vers l'autorité fédérale : - décisions relatives à l'agrément des hôpitaux généraux et des hôpitaux psychiatriques, des MRS, des MSP, des initiatives d'habitation protégée, des plates-formes de concertation, des centres et services de santé mentale : capacité (date, services, fonctions et nombre de lits) et type; - données relatives au fonctionnement des établissements; - indicateurs de santé disponibles. Il ne s'agit pas en l'occurrence des données mentionnées dans le protocole conclu pour la période 1995-1999 entre l'autorité fédérale et les autorités compétentes en matière de politique de santé, en vertu des articles 128, 130, 135 de la Constitution, en ce qui concerne l'Institut scientifique de santé publique - Louis Pasteur. 5.3. Pour ce qui est des autres données, les autorités respectives devront déterminer, sur la base de l'inventaire, les données qui les intéressent et préciser l'usage qu'elles comptent en faire. Une adresse de contact est prévue pour chaque enregistrement. On peut y obtenir des informations sur la situation des systèmes d'enregistrement respectifs et ce, par le biais des documents écrits disponibles y afférents (AR, manuels, brochures etc.). 5.4. Ces données seront contrôlées et validées par l'autorité qui formule la demande. Les modalités de transmission seront fixées d'un commun accord par les deux parties en fonction des critères suivants : nature, date, contenu, indication des opérations de base afférentes au contrôle, à l'archivage ou à l'agrégation etc. Cette procédure de transmission s'effectuera dans le respect des priorités et des règles de validité fixées par l'autorité à qui la demande a été adressée.

Les parties conviennent d'une répartition des tâches afférentes à la transmission et au traitement des données. Cela concerne notamment la date, les modalités de mise à disposition des données et les délais. 5.5. Il s'agit, en principe, de données rendues anonymes ou codées. Il convient donc de respecter la réglementation relative au secret professionnel et à la protection de la vie privée. Les établissements sont désignés nominativement ou à l'aide d'un chiffre qui permet de les identifier.

Aucune information n'est fournie à un tiers sauf accord spécifique sur les modalités et les principes y afférents. Ceci dit, le secteur doit bénéficier en permanence et à temps d'un feed-back pertinent. 5.6. Lors de chaque transmission de données spécifiques, la partie ayant introduit une demande d'obtention de données indiquera le maître de fichier etou le gestionnaire du traitement, ainsi que le conseiller en sécurité. 5.7. Les autorités se communiqueront toutes les informations nécessaires relatives aux règles ou aux procédures restrictives à respecter en ce qui concerne l'utilisation des données, comme par exemple l'avis de la commission pour la protection de la vie privée. 5.8. Un comité mixte d'accompagnement, responsable de l'exécution du protocole et composé de délégués des autorités concernées, sera chargé de coordonner la transmission et l'échange des données. Il fixera les modalités de cet échange immédiatement après la signature du protocole. Après implémentation, les procédures seront évaluées et, au terme d'une période d'essai d'un an, d'éventuelles modifications au présent protocole pourront être proposées. Le comité mixte d'accompagnement pourra, au besoin, créer des groupes de travail ad hoc. 5.9. Les modalités précises de financement des coûts supplémentaires générés par l'échange des données doivent encore être fixées.

Bruxelles, le 29 mars 2000.

Pour le Gouvernement fédéral : La Ministre de la Protection de la Consommation, de la Santé publique et de l'Environnement, Mme M. AELVOET Le Ministre des Affaires sociales et des Pensions, F. VANDENBROUCKE