MINISTERIE VAN SOCIALE ZAKEN, VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU

29 MAART 2000. - Gezondheidsbeleid : Protocol inzake gegevensuitwisseling tussen de federale overheid en de overheden bevoegd voor gezondheidszorgbeleid krachtens de artikelen 128, 130, 135 van de Grondwet

1. Uitgangspunten 1.1. Om een goed gezondheidsbeleid te kunnen voeren is er nood aan informatie. Gegevens dienen opgevraagd te worden en tot bruikbare informatie verwerkt te worden. Zowel de federale overheid als de overheden bevoegd voor gezondheidszorgbeleid krachtens de artikelen 128, 130, 135 van de grondwet, verzamelen gegevens op basis van hun geëigende bevoegdheden en/of regelgeving. 1.2. Ook ter hoogte van de instellingen is er nood aan informatie om een goed intern beleid te kunnen voeren. Tijdige en relevante feedback voor de instellingen vanuit centrale databanken met referentiegegevens nationaal of per gebied vormt een belangrijke aanvulling van de eigen gegevens. 2. Vaststellingen 2.1. In uitvoering van hun respectievelijke bevoegdheden inzake het gezondheidsbeleid worden door de federale overheden en de overheden bevoegd voor gezondheidszorgbeleid krachtens de artikelen 128, 130, 135 van de grondwet, diverse bevragingen georganiseerd bij hun voorzieningen en doelgroepen (opvragingen t.h.v. ziekenhuizen, psychiatrische voorzieningen, rust- en verzorgingstehuizen, centra en diensten voor geestelijke gezondheidszorg, opvragingen van preventiegegevens, geboorte- en sterftecijfers, informatie over besmettelijke ziekten, het kankerregister, enz.). In dit kader worden geëigende bewerkingen en statistische toepassingen verricht. Hierbij wordt dikwijls gebruik gemaakt van identieke of quasi identieke gegevens afkomstig van dezelfde instellingen en doelgroepen. 2.2. De gegevensverzameling en de informatiestromen tussen de overheden en de bevraagden worden in toenemende mate geïnformatiseerd en deze trend zal zich in de toekomst verderzetten. Ten opzichte van de bevragingen op papier kan de gegevensuitwisseling nu vlotter en voor grotere aantallen gebeuren. 3. Voordelen van een samenwerking 3.1. Een gecoördineerde wijze van bevraging door de diverse overheden biedt een aantal voordelen zoals het stimuleren van : - enkelvoudige bevraging van identieke of quasi identieke gegevens.

Gegevens die zich zowel in de instellingen als bij een overheid bevinden, dienen bij de desbetreffende bevoegde overheid opgevraagd te worden; - het eenduidig gebruik van definities voor bepaalde items; - de synchronisatie van de gegevensstromen. 3.2. De voordelen voor de diverse betrokken partijen zijn : - het gebruik van gelijke bevragings- en verwerkingssystemen; - de verdere aanvulling van de verzameling alsook de mogelijkheid om meer volledige gegevens te verzamelen en die te kunnen plaatsen in een bredere context; - de optimalisering van de verzameling; - de validering van de gegevens; - de verwerking en terugkoppeling van de gegevens en de bekomen informatie. 3.3. Een gezamenlijke opvraging leidt tot een beperking van de registratielast bij de bevraagde voorzieningen en doelgroepen. 3.4. Als de last vermindert kan dit resulteren in het verhogen van de kwaliteit van de gegevens die aan de overheden moeten meegedeeld worden. 4. Afspraken Om bovenstaande voordelen te kunnen realiseren (verhoogde efficiëntie en continuïteit, verhoogd inzicht in de sector, meer relevante feedback), zullen er afspraken moeten gemaakt worden ondermeer op het vlak van : - het uitwerken van concepten bij actualisatie van een registratie; - een taakverdeling inzake opvraging; - het opstellen en gebruik van definities; - de validatie van de gegevens (welke, hoe. . .); - de taakverdeling inzake verwerking en overdracht van gegevens; - de concrete uitwisseling van de gegevens en de randvoorwaarden daarvoor; - het gebruik, de verspreiding en publicatie van de gegevens. Hierbij dient een tijdige en relevante feedback geleverd te worden aan de instellingen die aan de registratie deelnemen; - het gebruik van gemeenschappelijke identificatienummers en -codes.

Voor het gebruik van gegevens dient erop gewezen te worden dat er steeds wettelijke doelstellingen zijn. Zodra de nodige uitvoeringsbesluiten m.b.t. de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer gepubliceerd zijn, worden hiertoe desgevallend de nodige initiatieven genomen. Voor de MPG-, de MKG- en de MVG-onderdelen zal een advies gevraagd worden aan de « Commissie voor toezicht op en evaluatie van de statistische gegevens in verband met de medische activiteiten in de ziekenhuizen ». 5. Essentiële Implementatievoorwaarden 5.1. Er zal een inventaris opgesteld worden van de beschikbare databanken met een verduidelijking van de belangrijkste kenmerken zoals reglementaire basis, doel, inhoud, registratieperioden, enz. 5.2. De lijst van databestanden waarover er reeds een principieel akkoord tot overdracht bestaat is als volgt samengesteld : overdracht van de federale overheid naar de overheden bevoegd voor gezondheidszorgbeleid krachtens de artikelen 128, 130, 135 van de grondwet : - herkomst van patiënten; - geregistreerde ligduur bij ontslag in alle (algemene en psychiatrische) ziekenhuizen; - de Minimale Klinische-, Verpleegkundige- en Psychiatrische gegevens : - de enquête aangaande RVT; - het aantal opnames. overdracht van de overheden bevoegd voor het gezondheidszorgbeleid krachtens de artikelen 128, 130, 135 van de grondwet, naar de federale overheid : - erkenningsbeslissingen met betrekking tot de algemene en psychiatrische ziekenhuizen, RVT, PVT, initiatieven voor Beschut Wonen, samenwerkingsverbanden voor Beschut Wonen, overlegplatforms, centra en diensten voor geestelijke gezondheidszorg : capaciteit (datum, diensten, functies en beddenaantal) en type; - gegevens m.b.t. het functioneren van de instellingen; - de beschikbare gezondheidsindicatoren. Het betreft hier niet de gegevens opgenomen in het protocol afgesloten tussen de federale overheid en de overheden bevoegd voor gezondheidszorgbeleid krachtens de artikelen 128, 130, 135 van de grondwet, voor de periode 1995-1999, betreffende het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid-Louis Pasteur. 5.3. Voor de andere gegevens zullen de respectievelijke overheden op de inventaris aanduiden in welke gegevens zij geinteresseerd zijn en met welk doel zij opgevraagd worden. Per registratie is er één contactadres. Op dit adres kan de huidige stand van zaken in de respectieve registratiesystemen verkregen worden in de vorm van de beschikbare schriftelijke informatie (KB's, handleidingen, brochures,. . .). 5.4. Deze gegevens zullen gecontroleerd en gevalideerd worden door de bevragende overheid. De wijze van overdracht zal in onderling overleg bepaald worden. De beide partijen zullen elke gegevensovedracht omschrijven aan de hand van de volgende criteria : aard, tijdstip, inhoud, aanduiding van de basisbewerkingen met betrekking tot de controle, de archivering of de aggregatie. . . Dit zal geschieden in respect voor de validiteit en de prioriteitsstelling van de overheid tot wie de vraagstelling is gericht.

De overheden spreken een taakverdeling af omtrent de overdracht en de verwerking van de gegevens. Dit bevat onder meer het tijdstip en de wijze van ter beschikkingstelling van de gegevens en de termijnen. 5.5. Het betreft in beginsel geanonimiseerde of gecodeerde gegevens.

De regelgeving inzake het beroepsgeheim en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer dient hierbij gerespecteerd te worden.

Instellingen worden benoemd of identificeerbaar genummerd.

Er wordt geen informatie aan derden verstrekt tenzij dit gebeurt overeenkomstig gemaakte afspraken over de principes en modaliteiten hiervoor. Evenwel dient ten allen tijde aan de sector een tijdige en relevante feedback geleverd te worden. 5.6. Voor elke overdracht van specifieke gegevens zal door de aanvrager de personen verantwoordelijk als houder en/of bewerker van de databank aangeduid worden alsmede de veiligheidsconsulent. 5.7. De overheden zullen mekaar volledig inlichten over de te respecteren beperkende regels of procedures met betrekking tot het gebruik van de gegevens zoals bv. het advies van de commissie voor de bescherming van de persoonlijke levensfeer. 5.8. Een gemengde stuurgroep verantwoordelijk voor de uitvoering van het protocol en samengesteld uit afgevaardigden van de betrokken overheden zal de overdracht en uitwisseling van de gegevens coördineren. Onmiddellijk na de ondertekening van het protocol bepaalt de stuurgroep de modaliteiten van de gegevensuitwisseling. Na implementatie worden de procedures geëvalueerd en na een proefperiode van één jaar kunnen eventuele herzieningen van het protocol voorgesteld worden. De gemengde stuurgroep kan, in functie van de problematiek, werkgroepen ad hoc oprichten. 5.9. De exacte modaliteiten voor de vergoeding van de meerkosten die de gegevensuitwisseling met zich meebrengt dienen nog vastgelegd te worden.

Brussel, 29 maart 2000.

Voor de Federale Regering : De Minister van Consumentenzaken, Volksgezondheid en Leefmilieu, Mevr. M. AELVOET De Minister van Soziale Zaken en Pensioenen, F. VANDENBROUCKE Voor de Vlaamse Regering : De Minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, M. VOGELS Pour le Gouvernement wallon : Le Ministre des Affaires sociales et de la Santé, T. DETIENNE Pour le Gouvernement de la Communauté française : La Ministre de l'Aide à la Jeunesse et de la Santé, N. MARECHAL Pour le Gouvernement de la Communauté germanophone : Le Ministre de la Jeunesse et de la Famille, des Monuments et des Sites, de la Santé et des Affaires sociales, H. NIESSEN Voor het Verenigd College van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie van het Brussels-Hoofdstedelijk Gewest : Het lid van het Verenigd College, bevoegd door het Gezondheidsbeleid, J. CHABERT Pour le Collège réuni de la Commission communautaire commune de la Région de Bruxelles-Capitale : Le membre du Collège réuni, compétent pour la Politique de Santé, D. GOSUIN Pour le Collège de la Commission communautaire française : Le membre du Collège chargé de la Santé, D. GOSUIN