REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

17 JUILLET 2020. - Ordonnance garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité, et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier

Le Parlement de la Région de Bruxelles-Capitale a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.La présente ordonnance règle une matière visée à l'article 39 de la Constitution.

Art. 2.La présente ordonnance tend à alléger les obligations administratives des personnes physiques et des personnes morales en leur garantissant que les données déjà disponibles dans une source authentique ne doivent plus être communiquées une nouvelle fois à une autorité publique bruxelloise et tend à assimiler complètement les formulaires électroniques et les formulaires papier. CHAPITRE II. - Définitions et champ d'application

Art. 3.Pour l'application de la présente ordonnance et de ses arrêtés d'exécution, on entend par : 1° « autorité publique » : a) les services du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale tels que définis à l'article 2 de l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 19 mars 2015 réglant le changement d'appellation du Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale ;b) les organismes d'intérêt public de la Région de Bruxelles-Capitale appartenant à la catégorie A et à la catégorie B conformément à la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, et leurs filiales opérationnelles ;c) les institutions pararégionales de droit public ou d'intérêt public et leurs filiales opérationnelles ;d) les communes situées sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale ;e) les entités, quelles que soient leur forme et leur nature, qui : - ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre qu'industriel ou commercial ; - sont dotées de la personnalité juridique ; - et dont soit l'activité est financée majoritairement par les autorités ou organismes mentionnés au a), b), c) ou d), soit la gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes, soit plus de la moitié des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance sont désignés par ces autorités ou organismes ; f) les associations formées par une ou plusieurs autorités publiques visées au a), b), c), d) ou e) ;g) les personnes physiques ou morales qui se sont vu confier l'exécution de certaines missions de service public ou d'intérêt général par une norme législative réglant les matières relevant des compétences de la Région de Bruxelles-Capitale ;2° « intégrateur de services » : institution visée à l'article 2, 1°, de l' ordonnance du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/05/2014 pub. 06/06/2014 numac 2014031462 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant création et organisation d'un intégrateur de services régional fermer portant création et organisation d'un intégrateur de services régional ;3° « sources authentiques » : banque de données visée à l'article 2, 7°, de l' ordonnance du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/05/2014 pub. 06/06/2014 numac 2014031462 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant création et organisation d'un intégrateur de services régional fermer portant création et organisation d'un intégrateur de services régional ;4° « formulaire » : tout document électronique, sur papier ou sur tout autre support utilisé dans le cadre d'une procédure administrative et permettant d'adresser des demandes à une autorité publique ou d'échanger des informations avec celle-ci ;5° « dispositions relatives à la collecte unique de données » : dispositions relatives à la collecte unique de données au sens de : a) l'article 11 de la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale ;b) l'article 6, §§ 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques ;c) l'article 23 de la loi du 19 mai 2010Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/05/2010 pub. 28/06/2010 numac 2010014128 source service public federal mobilite et transports Loi portant création de la Banque-Carrefour des véhicules fermer portant création de la Banque-Carrefour des véhicules ; d) l'article III.36 du Code de droit économique ; e) l'article 5, § 3, de l' ordonnance du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/05/2014 pub. 06/06/2014 numac 2014031462 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant création et organisation d'un intégrateur de services régional fermer portant création et organisation d'un intégrateur de services régional ;f) toute disposition particulière instituant le principe ou mettant en oeuvre la collecte unique de données ;6° « règlement général sur la protection des données » : règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;7° « autorité en charge de la simplification administrative » : l'autorité en charge de la simplification administrative en Région de Bruxelles-Capitale. CHAPITRE III. - Principe de collecte unique des données

Art. 4.§ 1er. Pour l'identification de personnes physiques, toutes les autorités publiques utilisent, dans le cadre de l'exécution de leurs missions légales et de la réalisation des objectifs fixés à l'article 2, le numéro du Registre national attribué en exécution de l'article 2, § 3, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, ou le numéro d'identification de la Banque-carrefour attribué en exécution de l'article 4, § 2, alinéa 3, de la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque Carrefour de la sécurité sociale, s'il s'agit de données qui concernent une personne physique non reprise dans le Registre national. § 2. Pour l'identification de personnes morales, toutes les autorités publiques utilisent, pour l'exécution de leurs missions légales, le numéro d'entreprise attribué en exécution de l'article III.17 du Code de droit économique. § 3. Dans le cadre de l'accomplissement d'une obligation légale d'information, les personnes physiques et morales utilisent le numéro du Registre national attribué en exécution de l'article 2, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, le numéro d'identification de la Banque Carrefour attribué en exécution de l'article 4, § 2, alinéa 3, de la loi du 15 janvier 1990Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/01/1990 pub. 08/07/2010 numac 2010000396 source service public federal interieur Loi relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la Sécurité sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale et le numéro d'entreprise attribué en exécution de l'article III.17 du Code de droit économique.

Art. 5.Les données obtenues en application des dispositions relatives à la collecte unique de données ne peuvent être utilisées par les autorités publiques concernées que pour l'exécution de leurs missions légales.

Les données obtenues ne peuvent pas être communiquées à des tiers non autorisés.

Art. 6.§ 1er. Outre les dispositions prévues à l'article 14 de l' ordonnance du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/05/2014 pub. 06/06/2014 numac 2014031462 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant création et organisation d'un intégrateur de services régional fermer portant création et organisation d'un intégrateur de services régional, les autorités publiques collectent, le cas échéant après qu'elles ont obtenu à cette fin les autorisations nécessaires, les données électroniques disponibles qui sont offertes par l'intégrateur de services régional auprès de ce dernier.

Les autorités publiques ne recueillent plus les données dont elles disposent en exécution de l'alinéa 1er auprès de l'intéressé, ni auprès de son mandataire ou de son représentant légal.

Les autorités publiques qui disposent d'un accès direct auprès d'une source authentique réutilisent les données disponibles dans cette source dans le respect du règlement général sur la protection des données, et ne peuvent plus les demander à l'intéressé, ni à son mandataire ou à son représentant légal. § 2. Dès que l'intéressé, son mandataire ou son représentant légal constate qu'une autorité publique dispose de données incomplètes ou incorrectes, il communique, dans les meilleurs délais, les corrections ou compléments nécessaires aux autorités publiques ou à l'intégrateur de services régional. § 3. L'application des dispositions du présent article ne peut, en aucune hypothèse, nonobstant l'application des règles en vigueur en matière de prescription et d'interruption, donner lieu au non-recouvrement auprès de la personne physique ou de la personne morale de droits ou d'allocations indûment perçus qui sont basés sur des données incomplètes ou incorrectes ou au non-paiement par la personne physique ou la personne morale de montants dus qui sont basés sur des données incomplètes ou incorrectes. CHAPITRE IV. - Assimilation complète des formulaires électroniques aux formulaires papier

Art. 7.§ 1er. Tout nouveau formulaire provenant d'une autorité publique est communiqué par voie électronique à l'autorité en charge de la simplification administrative dans les plus brefs délais et à tout le moins quarante-cinq jours avant la première utilisation du formulaire. § 2. L'autorité en charge de la simplification administrative vérifie endéans les trente jours à partir du lendemain de la communication visée au paragraphe 1er que ledit formulaire est conçu dans le respect des dispositions de l'article 4 et des dispositions relatives à la collecte unique de données. Cette vérification porte également sur les annexes ou pièces à joindre au formulaire.

Au plus tard trois jours avant l'expiration du délai visé à l'alinéa 1er, l'autorité en charge de la simplification administrative peut proroger au maximum une fois de quinze jours le délai prescrit à l'alinéa 1er. Dans ce cas, l'autorité en charge de la simplification administrative en informe par voie électronique l'autorité à l'origine de la demande.

En l'absence d'avis de l'autorité en charge de la simplification administrative dans le délai prescrit aux alinéas 1er ou 2, il est passé outre.

L'utilisation d'un formulaire non conforme aux dispositions de l'article 4 et aux dispositions relatives à la collecte unique des données est cependant valable pour la personne physique ou la personne morale qui l'a utilisé et son dossier ne pourra pas en être affecté. § 3. Les personnes physiques et les personnes morales peuvent communiquer à l'autorité en charge de la simplification administrative, selon les modalités déterminées par le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, les formulaires et les procédures qu'elles estiment non conformes aux dispositions de l'article 4 ou aux dispositions relatives à la collecte unique de données. A la suite de cette communication, l'autorité en charge de la simplification administrative : 1° examine les formulaires signalés et, le cas échéant, demande à l'autorité publique concernée d'adapter ledit formulaire dans un délai raisonnable ;2° informe la personne physique ou la personne morale qui a communiqué le formulaire ou la procédure supposé non conforme de la suite qui a été donnée à son signalement.

Art. 8.§ 1er. Les formulaires électroniques et leurs annexes sont réputés avoir la même valeur que les formulaires papier, pour autant que les conditions suivantes soient remplies : 1° les données électroniques mentionnent l'identité de la personne concernée ;2° les données électroniques peuvent être associées de manière précise à une date de référence et à une heure de référence ;3° les données électroniques ne peuvent plus être modifiées de manière imperceptible après la mention de l'identité de la personne concernée visée au 1° et après l'association à une date de référence et une heure de référence visées au 2° ;4° les données électroniques répondent, dans la mesure où elles ont été établies pour plusieurs personnes, aux exigences mentionnées aux 1°, 2° et 3°, pour chaque personne concernée en ce qui concerne les données qui ont été établies pour elle ;5° les données électroniques peuvent être lues au moins pendant la période imposée par la réglementation applicable. § 2. Les formulaires peuvent être préremplis à l'aide des données disponibles auprès de l'administration ou dans les sources authentiques. En utilisant un formulaire électronique prérempli, l'utilisateur autorise explicitement la réutilisation de ses données conformément à l'article 5, § 3, de l' ordonnance du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 08/05/2014 pub. 06/06/2014 numac 2014031462 source ministere de la region de bruxelles-capitale Ordonnance portant création et organisation d'un intégrateur de services régional fermer portant création et organisation d'un intégrateur de services régional. § 3. L'obligation d'inscrire la mention « lu et approuvé » ou toute autre mention manuscrite prescrite par la réglementation est réputée respectée par l'insertion électronique de ladite mention. § 4. L'obligation d'envoi en plusieurs exemplaires est réputée respectée dès l'envoi des pièces par la voie électronique aux destinataires des exemplaires. § 5. L'obligation d'envoyer un accusé de réception peut être valablement remplie par la voie électronique. § 6. Le Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale peut déterminer les modalités du remplacement des formulaires papier par des formulaires électroniques ou par des formulaires sur un autre support.

Art. 9.Les autorités bruxelloises qui, pour les formulaires existants au moment de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance, n'utilisent pas encore les numéros mentionnés à l'article 4 ou ne recourent pas encore à l'échange de données par le truchement d'un intégrateur de services, ont jusqu'au 1er janvier 2021 pour se conformer aux exigences prévues par la présente ordonnance et demander les autorisations légales exigées à cet effet.

Promulguons la présente ordonnance, ordonnons qu'elle soit publiée au Moniteur belge.

Bruxelles, le 17 juillet 2020.

Le Ministre-Président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé du Développement territorial et de la Rénovation urbaine, du Tourisme, de la Promotion de l'Image de Bruxelles et du Biculturel d'intérêt régional, R. VERVOORT La Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargée de la Mobilité, des Travaux publics et de la Sécurité routière, E. VAN DEN BRANDT Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale chargé de la Transition climatique, de l'Environnement, de l'Energie et de la Démocratie participative, A. MARON Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique, de la Promotion du Multilinguisme et de l'Image de Bruxelles, S. GATZ Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique et des Pouvoirs locaux, B. CLERFAYT _______ Note Documents du Parlement : Session ordinaire 2019-2020 A-180/1 Projet d'ordonnance A-180/2 Rapport Compte rendu intégral : Discussion et adoption : séance du vendredi 3 juillet 2020 .