SERVICE PUBLIC FEDERAL PERSONNEL ET ORGANISATION

24 AVRIL 2009. - Dispositions relatives à l'organisation des formations certifiées

La directrice générale de l'Institut de Formation de l'administration fédérale, Vu l'article 70bis, § 2, de l'arrêté royal du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l'Etat;

Vu le protocole n° 625 du 1er avril 2009 du Comité des services publics fédéraux, communautaires et régionaux; 1. L'offre 1.1. L'offre des formations certifiées donne une information claire sur le public cible visé, les prérequis exigés, la plus-value pour l'organisation, les objectifs d'apprentissages, les modes d'apprentissage (cours en salle, e-Learning,...) et la durée de la formation. 1.2. L'offre est communiquée via Fedweb. 1.3. L'offre des formations certifiées est réexaminée au moins une fois par an (en mai/juin) et est (ré)ajustée en fonction des besoins de formation et du nombre de participants. La révision du catalogue signifie qu'il est possible que certaines formations soient supprimées et que de nouvelles formations soient ajoutées. 1.4. Les nouvelles formations sont définies en collaboration avec des experts du terrain et examinées avec les responsables de la formation au sein de l'administration fédérale. Les révisions du catalogue se font en concertation avec les directeurs P&O et en collaboration avec la Commission consultative. 1.5. En cas de révision du catalogue, l'IFA informe les intéressés quant aux formations supprimées et autres changements. Si une formation est supprimée du catalogue, le candidat est invité à en choisir une autre. 2. Développement de la formation et du test 2.1. Deux principes sont pris en compte pour le développement des formations et des tests : la faisabilité et la transparence. 2.2. Chaque formation certifiée est confrontée aux critères de qualité suivants : - validité; - fiabilité; - pertinence. 2.3. Le contrôle de ces critères relève d'une responsabilité partagée entre le(s) formateur(s), le chef de projet et le service de docimologie. 2.4. Le test peut se présenter sous différentes formes (écrit avec des questions à choix multiple et/ou des questions ouvertes, présentation orale, ...). La forme du test est choisie en fonction des objectifs d'apprentissage, de la faisabilité pratique et en tenant compte des critères de qualité précités. 2.5. Un test peut combiner plusieurs formes. 2.6. Pour les tests à choix multiple, les questions sont au nombre de 60 maximum, avec chaque fois au maximum 4 possibilités de réponses, dont une et une seule est correcte. Le mode d'attribution des scores est défini au préalable pour chaque test. Un système de cotation négative (pour contrer l'effet du hasard) est appliqué sur la base de la formule suivante : nombre de points de pénalité X = - P/K-1.

Explication : le P au numérateur correspond au nombre de points attribués pour une réponse correcte; K correspond au nombre de possibilités de réponse (à l'IFA maximum 4). Cela donne alors le résultat suivant : Pour un choix multiple avec 4 possibilités de réponses, si la bonne réponse vaut un point, la pénalité est de 0,33 point (X = - 1/3).

Pour un choix multiple avec 3 possibilités de réponses, si la bonne réponse vaut un point, la pénalité est de 0,5 point (X = -1/2).

Dans le cas d'un choix binaire (vrai/faux par exemple) aucune pénalité n'est appliquée. 2.7. Pour d'autres formes de tests, la correction est basée soit sur des réponses types, soit sur une grille de correction. Le mode d'attribution des scores est défini au préalable, mais peut être révisé lors de la correction, en concertation avec le service de docimologie si des problèmes surviennent en ce domaine. 2.8. Pour réussir, chaque participant doit obtenir au moins 60 %. Il est tenu compte du résultat obtenu après l'analyse docimologique et la suppression éventuelle de questions. Le résultat est arrondi à deux chiffres après la virgule. 3. Organisation de la formation 3.1. Sauf cas de force majeure, chaque participant reçoit une invitation quatre semaines avant le début de la formation. 3.2. Chaque participant peut choisir une autre formation tant qu'il n'a pas reçu l'invitation à y participer (moyennant l'accord de son chef hiérarchique et en concertation avec son service d'encadrement P&O). 3.3. Au début de la formation, chaque participant en reçoit le programme ainsi qu'une première information écrite relative à la forme du test (livre ouvert/livre fermé, choix multiple, questions ouvertes...). 3.4. Tout comportement perturbant la formation peut motiver l'éviction du participant de la salle. Le participant, éventuellement accompagné de la personne de son choix, est entendu par le Directeur général de l'IFA qui confirme ou infirme la décision prise. 3.5. Pour être admis au test, les participants ne peuvent se trouver plus d'un jour en absence justifiée. 3.6. Les participants qui se trouvent en absence justifiée pendant une période plus longue que la période mentionnée ci-dessus sont automatiquement réinscrits sur la liste d'attente pour la formation, avec maintien de leur date de référence pour le paiement de la prime.

Si leur absence n'est pas justifiée, ils sont considérés comme non lauréats. 3.7. Le participant communique à la personne de contact pour les formations certifiées au sein de son organisme (SPOC) les documents nécessaires justifiant son absence. 4. Organisation du test 4.1. Sauf cas de force majeure, le test est organisé dans un délai de minimum trois semaines et maximum trois mois après la fin de la formation. 4.2. Sauf cas de force majeure, chaque participant reçoit une invitation quatre semaines avant le début du test. 4.3. La répartition des points et les formes de test prévues sont communiquées aux participants lors de la formation. De la sorte, ils peuvent se préparer adéquatement et à l'avance. 4.4. Tout comportement qui perturbe le déroulement du test peut conduire à l'exclusion du candidat de la salle de test. Le participant, éventuellement accompagné de la personne de son choix, sera entendu par le Directeur général de l'IFA qui confirme ou infirme la décision prise. 4.5. En cas de fraude ou de tentative de fraude lors d'un test, un participant est immédiatement exclu de la participation et est considéré comme ayant échoué. 4.6. Les participants qui se trouvent en absence justifiée au moment du test sont invités par l'IFA à un autre test organisé pour la même formation, si cela s'avère possible dans un délai raisonnable. L'IFA détermine si la formation est la même. Si cela s'avère impossible, les participants concernés doivent se réinscrire, soit à la même formation certifiée, soit à une autre formation et ce, avec maintien de leur date de référence pour le paiement de la prime. 4.7. Les participants qui se trouvent en absence injustifiée lors du test sont considérés comme ayant échoué au test. 4.8. Le participant communique à sa personne de contact pour les formations certifiées (SPOC) les documents nécessaires justifiant son absence. 5. analyse et communication des resultats du test 5.1. Les résultats du test sont analysés par le service de docimologie de l'IFA en concertation avec le chef de projet et les formateurs. Les plaintes et les remarques figurant dans le PV de la session de test sont également examinées. 5.2. La découverte d'anomalies peut mener à la suppression de questions, à la modification de la grille de correction ou à une nouvelle correction. 5.3. La suppression de questions peut avoir lieu dans une seule langue ou dans toutes les langues (Fr, Nl et All), selon la nature du problème qui se pose. Lorsque des questions sont supprimées, le résultat final du test est calculé sur la base d'un plus petit nombre de questions. Lorsqu'il s'agit d'un test mixte, la répartition initiale des points par partie est néanmoins conservée. 5.4. En ce qui concerne les tests à choix multiple, lorsqu'une question semble avoir plus d'une réponse correcte suite à l'analyse des résultats, cette question est systématiquement supprimée. 5.5. Si le test ne répond plus aux exigences de qualité en termes de validité, fiabilité et pertinence, il est annulé par l'IFA. Les participants sont considérés comme n'ayant pas encore pu participer à une formation. Dans ce cas, ils conservent leur date de référence initiale pour le paiement de la prime. 5.6. Sauf cas de force majeure, les résultats sont communiqués dans un délai maximum de trois mois après le test dans le cas d'un QCM et dans un délai maximum de quatre mois après le test s'il s'agit d'un autre type de test. Si la communication des résultats prend plus de 3 ou 4 mois, les participants en sont avertis et une nouvelle date de clôture est communiquée. 5.7. La procédure de recours est systématiquement mentionnée sur la lettre mentionnant les résultats. 6. Consultation des et contestation des résultats 6.1. Chaque participant a le droit de demander une copie de son dossier individuel endéans les 60 jours-calendrier après la communication des résultats. 6.2. Une copie du dossier individuel peut être retirée sur place, soit par l'intéressé soit par une personne mandatée, dans les 10 jours ouvrables suivant la réception d'une demande écrite. L'adresse à laquelle la demande doit être introduite (par courrier, par fax ou par e-mail) est précisée dans la lettre communiquant le résultat. 6.3. Le dossier comprend : - les directives relatives au test et la répartition des points, telles que transmises le jour même du test; - le questionnaire; - les scores obtenus par le participant; - les réponses données par le candidat; - les réponses correctes pour les questions à choix multiple, la grille de correction ou les réponses-types pour les autres formats de test; - le cas échéant, la motivation relative à l'intervention sur le test. 7. gestion des plaintes 7.1 La gestion des plaintes est destinée à améliorer le processus.

Elle n'est pas une procédure de recours. 7.2 Chaque plainte peut donner lieu soit à une intervention directe et une correction du processus, soit à des améliorations lors d'une prochaine session. 7.3 Chaque participant peut, au cours de sa formation ou de son test, introduire une plainte par écrit à l'adresse de IFA, Boulevard Bischoffsheim 15, 1000 Bruxelles ou par fax au numéro 02/217.53.48 ou à l'adresse électronique plaintes@ofoifa.fgov.be. Un accusé de réception est envoyé au participant. 8. evaluation du processus 8.1. Le comité B reçoit chaque année un rapport complet relatif à tous les aspects de l'organisation des formations certifiées et de la politique des tests. 9. Dispositions transitoire et finale 9.1. Les tests effectués avant l'entrée en vigueur des présentes dispositions sont corrigés selon les dispositions qui étaient en vigueur auparavant. 9.2. Les présents dispositions entrent en vigueur le jour de publication au Moniteur Belge.

Bruxelles, le 24 avril 2009.

La directrice générale de l'Institut de Formation de l'administration fédérale, S. SCHILLEMANS