17 MAI 2024. - Décret modifiant divers décrets, en ce qui concerne la gestion et la conservation de documents administratifs et de données à caractère personnel (1)

Le PARLEMENT FLAMAND a adopté et Nous, GOUVERNEMENT, sanctionnons ce qui suit : Décret modifiant divers décrets, en ce qui concerne la gestion et la conservation de documents administratifs et de données à caractère personnel

Article 1er.Le présent décret règle une matière communautaire et régionale.

Art. 2.Dans l'article 8, § 1er, alinéa 1er, du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives, inséré par le décret du 8 juin 2018 et modifié par le décret du 23 juin 2023, le membre de phrase « , sur la base de l'article 6, alinéa 1er, c) et e), du règlement général sur la protection des données, » est inséré entre les mots « données à caractère personnel » et le mot « par ».

Art. 3.A l'article III.84, alinéa 1er, du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018, les modifications suivantes sont apportées : 1° le membre de phrase « article III.87, § 1er, 2° » est remplacé par le membre de phrase « article III.87, § 1er, alinéa 1er, 2° » ; 2° le membre de phrase « article III.87, § 1er, 3° » est remplacé par le membre de phrase « article III.87, § 1er, alinéa 1er, 3° ».

Art. 4.A l'article III.87 du même décret, modifié par le décret du 23 juin 2023, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 1er, alinéa 1er, 1°, est complété par les mots « qui indiquent clairement le contexte spécifique dans lequel les documents administratifs ont été créés ou reçus » ;2° dans le paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, le mot « précis » est inséré après les mots « un délai de conservation » ;3° le paragraphe 1er, alinéa 1er, 2°, est complété par le membre de phrase « , sans préjudice de l'application des paragraphes 1er/1 et 2 »;4° dans le paragraphe 1er, alinéa 1er, le point 3° est remplacé par ce qui suit : « 3° l'indication que la conservation ultérieure après l'expiration de la durée de conservation, visée au point 2°, est nécessaire ou non pour l'intérêt public, la recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques, avec une clarification et une justification correspondante de la destination finale, qui comprend la destruction ou la conservation permanente.Si des documents administratifs contenant des données à caractère personnel sont conservés de manière permanente, l'article 89 du règlement général sur la protection des données s'applique. » ; 5° il est inséré un paragraphe 1er/1, rédigé comme suit : « § 1er/1.Sauf disposition contraire dans la réglementation applicable, les documents administratifs suivants seront conservés pendant une durée maximale de deux ans s'ils contiennent des données à caractère personnel : 1° les documents administratifs relatifs à un message qui ne vise pas à créer d'autres effets juridiques.Le délai commence à courir à partir du moment où il a été donné suite au message ; 2° les modifications successives des données des personnes physiques agissant en tant que représentants au nom et pour le compte de l'association, telles que visés à l'article 4/1, § 1er, alinéa 2, 7°, du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives.Le délai commence à courir à partir de la modification de la qualité de représentant de l'association, soit à sa demande, soit en cas de décès, soit en cas de modification par un initiateur de données, tel que visé à l'article 4/2, § 2, du décret précité ; 3° les modifications successives des coordonnées d'un citoyen, telles que visées à l'article 6 du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives.Le délai commence à courir à partir de la modification des coordonnées, soit à la demande du citoyen, soit en cas de décès de celui-ci.

Sauf disposition contraire dans la réglementation applicable, les documents administratifs suivants seront conservés pendant une durée maximale de cinq ans s'ils contiennent des données à caractère personnel : 1° les documents administratifs relatifs au traitement d'une plainte. Le délai commence à courir à partir du moment où la plainte a été traitée ; 2° les documents administratifs relatifs à une demande de publicité ou de réutilisation d'un document administratif.Le délai commence à courir à partir du moment où une décision au sujet de la demande a été prise. 3° les documents administratifs relatifs à un signalement ou à une suggestion tels que visés à l'article II.88. Le délai commence à courir à partir du moment où le signalement ou la suggestion a été traité.

Sauf disposition contraire dans la réglementation applicable, les documents administratifs suivants seront conservés pendant une durée maximale de dix ans s'ils contiennent des données à caractère personnel : 1° les documents administratifs relatifs à la perception d'impôts ou de redevances.Le délai commence à courir à partir du moment où l'impôt ou la redevance a été perçu ; 2° les documents administratifs relatifs à une subvention telle que visée à l'article 2, 34° du Code flamand des Finances publiques du 29 mars 2019.Le délai commence à courir à partir du moment où la subvention a été traitée ou refusée ; 3° les documents administratifs relatifs à une autorisation ayant un impact sur un droit personnel.Le délai commence à courir à partir du moment où l'autorisation a expiré ou a été refusée ; 4° les documents administratifs relatifs à un agrément, sous quelque forme que ce soit.Le délai commence à courir à partir du moment où l'agrément a expiré ou a été refusé ; 5° les documents administratifs relatifs à une attestation ayant un impact sur un droit personnel.Le délai commence à courir à partir du moment où l'attestation a expiré ou a été refusée ; 6° les modifications successives des numéros de compte, telles que visées à l'article 5 du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de données administratives.Le délai commence à courir à partir de la modification du numéro de compte, soit à la demande du titulaire du compte, soit en cas de décès de celui-ci.

Sauf disposition contraire dans la réglementation applicable, les documents administratifs suivants seront conservés pendant une durée maximale de trente ans s'ils contiennent des données à caractère personnel : 1° les documents administratifs relatifs à une autorisation ayant un impact sur un droit réel.Le délai commence à courir à partir du moment où l'autorisation a expiré ou a été refusée ; 2° les documents administratifs relatifs à une action pénale ou à une sanction administrative.Le délai commence à courir à partir du moment où la décision sur l'action pénale ou la sanction a été prise ; 3° les documents administratifs relatifs au maintien de la réglementation.Le délai commence à courir à partir du moment où le dossier a été clos ; 4° les documents administratifs relatifs à la perception d'impôts ou de redevances découlant de droits réels.Le délai commence à courir à partir du moment où l'impôt ou la redevance a été perçu ; 5° les documents administratifs relatifs à une attestation ayant un impact sur un droit réel.Le délai commence à courir à partir du moment où l'attestation a expiré ou a été refusée ; 6° les documents administratifs relatifs à l'acquisition d'un droit réel sur un bien immobilier.Le délai commence à courir à partir du moment où le bien immobilier a été acquis ; 7° les documents administratifs relatifs à une intervention pour les utilisateurs des soins dans le cadre de la politique de santé et d'aide sociale, visée à l'article 5, § 1er, I et II, de la Loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, à l'exception de la politique d'accueil et d'intégration des immigrés.Le délai commence à courir à partir du moment où l'intervention a été traitée ou refusée ; 8° les documents administratifs relatif à une indemnité en compensation d'une limitation d'utilisation d'un bien immobilier.Le délai commence à courir à partir du moment où l'indemnité a été versée ou la demande a été refusée.

Sauf disposition contraire dans la réglementation applicable, les documents administratifs suivants seront conservés pendant une durée maximale de 110 ans après la naissance de la personne concernée s'ils contiennent des données à caractère personnel : 1° les dossiers du personnel et les documents dérivés qui s'y rapportent ;2° les certificats médicaux pour la demande de moyens spéciaux d'aide à l'enseignement ;3° les qualifications reconnues, visées à l'article 19 du décret du 30 avril 2009 relatif à la structure des certifications, et les titres d'apprentissage et de compétence professionnelle reconnus ou déclarés équivalents, visés à l'article 20 du décret précité. Si un recours est introduit contre une décision sur les documents administratifs visés à l'alinéa 1er jusqu'à l'alinéa 5, les délais de conservation en cours sont suspendus jusqu'à ce qu'une décision définitive, coulée en force de chose jugée et exécutoire ait été prise au sujet du recours. 6° le paragraphe 2 est remplacé par ce qui suit : « § 2.Pour les catégories de documents administratifs contenant des données à caractère personnel autres que les documents administratifs visés dans le paragraphe 1er/1, le Gouvernement flamand peut fixer les durées de conservation maximales sur proposition des commissions de sélection, visées à l'article III.88, § 1er, compte tenu du contexte et de l'application des critères, visés au paragraphe 1er, alinéa 3. » ; 7° il est inséré un paragraphe 5, rédigé comme suit : « § 5.Les durées de conservation des documents administratifs contenant des données à caractère personnel sont incluses dans les informations fournies aux personnes concernées, conformément aux articles 13 et 14 du règlement général sur la protection des données. ».

Art. 5.A l'article III.89/1, § 2, du même décret, inséré par le décret du 23 juin 2023, les modifications suivantes sont apportées : 1° dans l'alinéa 1er, il est inséré le membre de phrase « la réception, » entre le mot « assurer » et les mots « le scanning » ;2° dans l'alinéa 2, il est inséré le membre de phrase « de recevoir, » entre les mots « être chargée » et les mots « d'ouvrir » ;3° dans l'alinéa 3, il est inséré avant le point 1°, qui devient le point 1° /1, un nouveau point 1°, rédigé comme suit : « 1° recevoir et, le cas échéant, signer au nom du destinataire les messages adressés à une autre instance ou à un membre du personnel de cette instance ;».

Art. 6.Les règles de sélection publiées le jour de l'entrée en vigueur du présent décret resteront en vigueur jusqu'à ce qu'elles soient adaptées aux durées de conservation maximales, visées à l'article 3, 4°. Les règles de sélection publiées sont adaptées au plus tard un an après l'entrée en vigueur du présent décret.

Art. 7.L'article 4/4 du décret du 18 juillet 2008 relatif à l'échange électronique de donnes administratives, inséré par le décret du 23 juin 2023, est remplacé par ce qui suit : «

Art. 4/4.Les données à caractère personnel, visées à l'article 4/1, qui ont été modifiées ou supprimées à la demande de l'initiateur de données, visé à l'article 4/2, § 2, ou de la personne physique concernée ou en cas de décès de celle-ci, sont conservées pendant une durée maximale de deux ans à partir du moment où la modification ou la suppression a eu lieu. ».

Art. 8.L'article 5/7 du même décret, inséré par le décret du 23 juin 2023, est remplacé par ce qui suit : «

Art. 5/7.Les numéros de compte, visés à l'article 5, qui ont été modifiés ou supprimés à la demande du citoyen ou en cas de décès de celui-ci, sont conservés pendant une durée maximale de deux ans à partir du moment où la modification ou la suppression a eu lieu. ».

Art. 9.L'article 7/6 du même décret, inséré par le décret du 23 juin 2023, est remplacé par ce qui suit : «

Art. 7/6.Les coordonnées, visées à l'article 6, qui ont été modifiées ou supprimées à la demande du citoyen ou en cas de décès de celui-ci, sont conservées pendant une durée maximale de deux ans à partir du moment où la modification ou la suppression a eu lieu. ».

Art. 10.Dans le chapitre V du décret du 30 avril 2009 relatif à la structure des certifications, il est inséré un article 20/1, rédigé comme suit : «

Art. 20/1.Les qualifications reconnues, visées à l'article 19, et les titres d'apprentissage et de compétence professionnelle reconnus ou déclarés équivalents, visés à l'article 20, sont conservés pendant une durée maximale de 110 ans. ».

Art. 11.L'article 91 du décret du 25 février 1997 relatif à l'enseignement fondamental, modifié en dernier lieu par le décret du 5 mai 2023, est complété par un paragraphe 6, rédigé comme suit : « § 6. Les certificats médicaux pour les demandes de moyens spéciaux d'aide à l'enseignement seront conservés pendant une durée maximale de 110 ans après la naissance de la personne concernée en raison du caractère permanent du handicap fonctionnel des personnes concernées et du droit à l'apprentissage tout au long de la vie. ».

Art. 12.L'article 357 du Code de l'Enseignement secondaire du 17 décembre 2010, modifié en dernier lieu par le décret du 5 mai 2023, est complété par un paragraphe 6, rédigé comme suit : « § 6. Les certificats médicaux pour les demandes de moyens spéciaux d'aide à l'enseignement seront conservés pendant une durée maximale de 110 ans après la naissance de la personne concernée en raison du caractère permanent du handicap fonctionnel des personnes concernées et du droit à l'apprentissage tout au long de la vie. ».

Art. 13.L'article IV.38 de la Codification de certaines dispositions relatives à l'enseignement du 28 octobre 2016, modifié par les décrets des 3 juillet 2020 et 7 juillet 2023, est complété par un paragraphe 6, rédigé comme suit : « § 6. Les certificats médicaux pour les demandes de moyens spéciaux d'aide à l'enseignement seront conservés pendant une durée maximale de 110 ans après la naissance de la personne concernée en raison du caractère permanent du handicap fonctionnel des personnes concernées et du droit à l'apprentissage tout au long de la vie. ».

Art. 14.L'article 6, § 1er, du Décret-cadre du 14 juillet 2023 relatif au maintien de la réglementation flamande, est complété par un alinéa 3, rédigé comme suit : « Les durées de conservation maximales des données à caractère personnel, déterminées dans les règles de gestion visées à l'alinéa 1er, en application des critères, visés à l'alinéa 2, sont ensuite fixées par le Gouvernement flamand. ».

Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Bruxelles, le 17 mai 2024.

Le ministre-président du Gouvernement flamand, Le ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire, J. JAMBON La ministre flamande de l'Administration intérieure, de la Gouvernance publique, de l'Insertion civique et de l'Egalité des Chances, G. RUTTEN Le ministre flamand de l'Enseignement, des Sports, du Bien-Etre des Animaux et du Vlaamse Rand, B. WEYTS La ministre flamande de la Justice et du Maintien, de l'Environnement et de l'Aménagement du Territoire, de l'Energie et du Tourisme, Z. DEMIR _______ Note (1) Session 2023-2024 Documents : - Proposition de décret : 2016 - N° 1 - Avis de la Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel : 2016 - N° 2 - Avis de l'APD : 2016 - N° 3 - Amendements : 2016 - N° 4 - Texte adopté en séance plénière : 2016 - N° 5 Annales - Discussion et adoption : Séances du 8 mai 2024.