15 OCTOBRE 2018. - Décret relatif à la communication électronique, publique ou adressée aux particuliers, des autorités de la région de langue allemande

Le Parlement de la Communauté germanophone a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce qui suit : CHAPITRE 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Qualifications Dans le présent décret, les qualifications s'appliquent à tous les sexes.

Art. 2.Définitions Pour l'application du présent décret, il faut entendre par : 1° autorité : a) la Communauté germanophone;b) les organismes de droit public qui dépendent de la Communauté germanophone;c) les communes, les centres publics d'action sociale et autres entités territoriales de la région de langue allemande;d) tout organisme qui, indépendamment de sa nature et de sa forme juridique, - a été créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre que commercial, et - est doté de la personnalité juridique, et - dont l'activité est financée essentiellement par les autorités ou organismes mentionnés aux a), b) et c) ou qui est soumis, en ce qui concerne sa direction, à leur tutelle ou dont l'organe d'administration, de direction ou de tutelle est majoritairement composé de membres désignés par ces autorités ou organismes;e) les associations créées par une ou plusieurs des autorités mentionnées aux a), b), c) ou d);2° communication : toute transmission d'informations de la part d'une autorité ou adressée à celle-ci dans le cadre de ses compétences et comportant notamment l'utilisation de formulaires ou de tout autre document, ainsi que le traitement et la diffusion de données ad hoc;3° formulaire : tout document structuré qui est utilisé dans le cadre d'une procédure et à l'aide duquel un usager externe introduit des demandes auprès des autorités ou échange des informations avec celles-ci;4° données de journalisation : toutes données techniques de connexion ou de trafic qui sont enregistrées par les serveurs des autorités;5° signature électronique : la signature électronique au sens de l'article 3, 10°, du règlement UE n° 910/2014;6° signature électronique qualifiée : une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3, 12°, du règlement UE n° 910/2014;7° cachet électronique qualifié : un cachet électronique qualifié au sens de l'article 3, 27°, du règlement UE n° 910/2014;8° horodatage électronique qualifié : un horodatage électronique qualifié au sens de l'article 3, 34°, du règlement UE n° 910/2014;9° service d'envoi recommandé électronique qualifié : un service d'envoi recommandé électronique qualifié au sens de l'article 3, 37°, du règlement UE n° 910/2014;10° applications mobiles : les logiciels d'application conçus et développés par les autorités ou pour leur compte, en vue d'être utilisés par le grand public sur des appareils mobiles, tels que des smartphones ou des tablettes.Ils ne comprennent pas les logiciels qui contrôlent ces appareils (systèmes d'exploitation mobiles), ni le matériel informatique; 11° personnes dépendantes : les personnes mentionnées à l'article 3, 3°, du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée;12° accessibilité : l'accessibilité mentionnée à l'article 3, 7°, du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée;13° norme : une norme au sens de l'article 2, 1°, du règlement UE n° 1025/2012;14° norme européenne : une norme européenne au sens de l'article 2, 1°, b), du règlement UE n° 1025/2012;15° norme harmonisée : une norme harmonisée conformément à l'article 2, 1°, c), du règlement UE n° 1025/2012;16° médias temporels : les types de médias suivants : uniquement audio, uniquement vidéo, audio et vidéo, audio et/ou vidéo avec des composants interactifs;17° pièces de collections patrimoniales : des biens privés ou publics présentant un intérêt historique, artistique, archéologique, esthétique, scientifique ou technique, et faisant partie de collections conservées par des institutions culturelles telles que des bibliothèques, des archives ou des musées;18° règlement UE n° 1025/2012 : le règlement (UE) n° 1025/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif à la normalisation européenne, modifiant les directives 89/686/CEE et 93/15/CEE du Conseil ainsi que les directives 94/9/CE, 94/25/CE, 95/16/CE, 97/23/CE, 98/34/CE, 2004/22/CE, 2007/23/CE, 2009/23/CE, et 2009/105/CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant la décision 87/95/CEE du Conseil et la décision n° 1673/2006/CE du Parlement européen et du Conseil;19° règlement UE n° 910/2014 : le règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE est d'application;20° directive européenne : la directive (UE) 2016/2102 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2016 relative à l'accessibilité des sites internet et des applications mobiles des organismes du secteur public. CHAPITRE 2. - Communication électronique adressée aux particuliers Section 1re - Effet juridique des communications électroniques

Art. 3.Principes § 1er - L'effet juridique d'une communication ne peut être contesté au seul motif qu'elle est établie par voie électronique.

L'alinéa 1er n'est applicable que si les conditions suivantes sont remplies : 1° les conditions mentionnées à l'article 3, § 2, alinéa 2, relatives aux procédés auxquels recourir en cas de communication électronique;2° les conditions minimales fixées aux articles 4 à 12;3° les conditions fixées, le cas échéant, par le Gouvernement en vertu de l'article 13;4° les conditions techniques édictées en vertu de l'article 15, alinéa 2;5° les conditions relatives à l'accord des autorités et usagers concernés conformément à l'article 16;6° les mesures que les autorités doivent prendre conformément à l'article 17. § 2 - Toute exigence légale, décrétale ou règlementaire de forme requise à l'occasion d'une communication est réputée satisfaite, par voie électronique, lorsque les qualités fonctionnelles de cette exigence ont été préservées conformément aux conditions minimales fixées dans le présent chapitre.

L'autorité définit un ou plusieurs procédés auxquels recourir en cas de communication électronique; ils sont objectifs, transparents, proportionnés et non discriminatoires. Ce faisant, le contexte et l'objet de l'information à laquelle s'appliquent les exigences de forme, ainsi que toutes les circonstances y ayant trait, sont pris en considération.

Art. 4.Formulaires Un formulaire électronique dûment complété, validé par l'autorité et transmis, avec ses éventuelles annexes, est assimilé au formulaire papier ayant le même objectif, dûment complété, signé et transmis à l'autorité concernée.

Art. 5.Forme papier L'exigence d'écrits sur support papier ou durable est satisfaite par tout instrument qui, d'une part, permet à l'autorité ou à l'usager de stocker des informations qui lui sont adressées d'une manière permettant de s'y reporter ultérieurement pendant un laps de temps adapté aux fins auxquelles les informations sont destinées et qui, d'autre part, permet la reproduction à l'identique des informations stockées.

Art. 6.Signature L'exigence d'une ou plusieurs signatures manuscrites ou de paraphes pour assurer la validation d'un formulaire, d'une pièce qui s'y rattache ou de tout autre document requis dans le cadre d'une communication électronique est remplie : 1° par l'utilisation d'une signature électronique qualifiée;2° par tout autre procédé reconnu et validé par l'autorité et qui garantit l'authenticité de l'origine, l'adhésion au contenu de l'acte et le maintien de l'intégrité des informations contenues dans le document.

Art. 7.Cachet et sceau L'exigence d'un cachet ou d'un sceau sur un document est satisfaite : 1° par l'utilisation d'un cachet électronique qualifié;2° par l'utilisation d'une signature électronique conformément à l'article 6, apposée soit sous le contrôle de la personne morale titulaire dudit sceau, soit par son représentant.

Art. 8.Recommandés L'exigence d'un envoi par recommandé est satisfaite : 1° par un recommandé électronique notifié par un service d'envoi recommandé électronique qualifié;2° par tout procédé de recommandé électronique qui respecte les conditions fixées par le Gouvernement.

Art. 9.Horodatage L'exigence d'un horodatage sur un document est satisfaite : 1° par l'utilisation d'un horodatage électronique qualifié;2° par tout procédé reconnu et validé par l'autorité et qui garantit l'exactitude de la date et de l'heure ainsi que l'intégrité des données liées à celles-ci.

Art. 10.Mentions manuscrites L'exigence de mentions manuscrites est satisfaite par tout procédé reconnu et validé par l'autorité garantissant que l'attention de celui qui s'oblige a été attirée avec la même efficacité sur la portée de son engagement.

Valent comme mentions manuscrites la mention « lu et approuvé » ainsi que toute autre mention manuscrite qui permet d'attirer l'attention du signataire.

Art. 11.Exemplaires L'exigence d'envoi en plusieurs exemplaires est satisfaite dès que les documents ont été transmis par voie électronique moyennant le respect des modalités prévues par l'autorité, et pour autant que le procédé utilisé permette la conservation des informations figurant dans le document dans le respect des fonctions d'intégrité et de pérennité, tout en permettant à chacune des parties, destinataire ou expéditrice, d'y avoir accès et de les reproduire à l'identique.

Art. 12.Transmission § 1er - Si des dispositions légales, décrétales ou règlementaires prévoient un envoi postal à une adresse précise, un formulaire est considéré comme dûment introduit lorsqu'il a été transmis par voie électronique à l'autorité compétente dans le respect des conditions fixées au chapitre 2 et des autres modalités de transmission prévues pour tout formulaire électronique.

Lorsqu'un accusé d'enregistrement doit être transmis à l'usager, ledit accusé ainsi que les données de journalisation détenues par les autorités font foi, jusqu'à preuve du contraire, de la réception technique du formulaire et des pièces qui l'accompagnent, ainsi que du moment de la réception et du contenu des données transmises. § 2 - Sous réserve du droit de chaque autorité d'exiger, si nécessaire et avant toute prise de décision, la remise par l'usager d'une copie des données originales, les pièces justificatives qui sont annexées à un formulaire électronique peuvent être transmises sous forme électronique.

A défaut de pouvoir transmettre une pièce électronique ayant valeur d'original, reconnue et validée par l'autorité, l'usager est autorisé à remettre une version électronique constituant une copie de la pièce originale. Dans ce cas, l'usager accompagne cette version électronique d'une déclaration sur l'honneur attestant qu'il est en possession de la pièce originale qu'il conserve à disposition de l'autorité pour consultation éventuelle.

Art. 13.Autres conditions minimales Sans préjudice des prescriptions fixées par l'autorité fédérale en matière de communication et de services de confiance électronique, le cas échéant aux fins d'application du règlement UE n° 910/2014, le Gouvernement peut déterminer d'autres conditions minimales auxquelles doit répondre une communication électronique pour bénéficier de l'assimilation mentionnée à l'article 3, § 2. Section 2 - Correspondance électronique

Art. 14.Principe Sans préjudice de dispositions légales, décrétales ou règlementaires contraires, un usager ne peut être contraint de poser un acte ou d'entrer en communication avec l'autorité par voie électronique.

Art. 15.Communications à une autorité Une communication électronique à une autorité n'a d'effet juridique que si cette autorité a rendu public le fait qu'elle autorise l'usage de cette voie de communication.

L'autorité peut fixer des restrictions et des exigences techniques supplémentaires pour les communications électroniques.

Art. 16.Correspondance entre l'usager et l'autorité § 1er - L'autorité peut communiquer avec un usager par voie électronique si les dispositions légales, décrétales ou règlementaires applicables ne prévoient pas explicitement l'utilisation de ce moyen de communication. § 2 - La transmission tant unilatérale que bilatérale de communications entre un usager et une autorité qui s'opère uniquement par voie électronique n'a d'effet juridique que si l'usager a préalablement marqué son accord explicite quant à l'utilisation de ce moyen de communication.

Préalablement, l'autorité informe l'usager de manière détaillée sur d'éventuelles démarches administratives et sur les conséquences juridiques de cet accord.

L'usager peut en tout temps révoquer cet accord pour la correspondance future, et ce, sans justification.

Si pendant une correspondance électronique avec l'autorité, l'usager rencontre des problèmes techniques, il peut dans ce cas communiquer avec elle par tout autre moyen en indiquant le problème, et ce, nonobstant l'accord mentionné à l'alinéa 1er.

Art. 17.Mesures techniques En tenant compte du contenu, de l'objectif et de la nature de la communication électronique, l'autorité prend toutes les mesures nécessaires pour : 1° assurer la sécurité des communications électroniques;2° garantir la confidentialité, l'authenticité et la complétude des données échangées;3° assurer la traçabilité des transferts de données;4° garantir l'accessibilité. CHAPITRE 3. - Communication électronique publique

Art. 18.Clause européenne Le présent chapitre transpose partiellement la directive (UE) 2016/2102 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2016 relative à l'accessibilité des sites internet et des applications mobiles des organismes du secteur public.

Art. 19.Champ d'application Le présent chapitre comprend les règles en vertu desquelles il convient de veiller à ce que les sites internet, quel que soit l'appareil utilisé pour y accéder, et les applications mobiles des autorités respectent les exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20.

Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux sites internet et applications mobiles qui : 1° proviennent de diffuseurs de service public et de leurs filiales ou d'autres organismes et de leurs filiales accomplissant une mission de diffusion de service public;2° proviennent des organismes mentionnés à l'article 2, 1°, d), qui ne fournissent pas de services essentiels pour le public, ni de services répondant spécifiquement aux besoins des personnes dépendantes ou destinés à celles-ci, notamment ceux repris à l'article 3, 5°, du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée. Les dispositions du présent chapitre ne s'appliquent pas aux contenus des sites internet et applications mobiles suivants : 1° les formats de fichiers bureautiques publiés avant le 23 septembre 2018, sauf si ces contenus sont nécessaires pour les besoins de processus administratifs actifs concernant des tâches effectuées par l'autorité concernée;2° les médias temporels préenregistrés publiés avant le 23 septembre 2020;3° les médias temporels en direct;4° les cartes et les services de cartographie en ligne, pour autant que les informations essentielles soient fournies sous une forme numérique accessible pour ce qui concerne les cartes destinées à la navigation;5° les contenus de tiers qui ne sont ni financés ni développés par l'autorité concernée, et qui ne sont pas sous son contrôle;6° les reproductions de pièces de collections patrimoniales qui ne peuvent être rendues totalement accessibles en raison : a) de l'incompatibilité des exigences en matière d'accessibilité avec la préservation de la pièce concernée ou l'authenticité de la reproduction (p.ex., en termes de contraste); b) de la non-disponibilité de solutions automatisées et économiques qui permettraient de transcrire facilement le texte de manuscrits ou d'autres pièces de collections patrimoniales et de le restituer sous la forme d'un contenu compatible avec les exigences en matière d'accessibilité;7° le contenu d'extranets et d'intranets, à savoir de sites internet qui ne sont accessibles qu'à un groupe restreint de personnes et non au grand public, publié avant le 23 septembre 2019 jusqu'à ce que ces sites internet fassent l'objet d'une révision en profondeur;8° le contenu des sites internet et applications mobiles qui sont considérés comme des archives, à savoir qu'ils ne présentent que des contenus qui ne sont pas nécessaires pour les besoins de processus administratifs actifs, ni mis à jour ou modifiés après le 23 septembre 2019.

Art. 20.Principe de l'accessibilité Aux fins d'accessibilité, les sites internet et applications mobiles des autorités sont rendus perceptibles, utilisables, compréhensibles et robustes.

Art. 21.Charge disproportionnée Les autorités appliquent les exigences en matière d'accessibilité conformément à l'article 20 dans la mesure où le respect de celles-ci aux fins dudit article ne leur impose pas une charge disproportionnée.

Afin d'évaluer dans quelle mesure le respect des exigences en matière d'accessibilité impose une charge disproportionnée, l'autorité tient compte notamment des circonstances suivantes : 1° la taille, les ressources et la nature de l'autorité concernée;2° l'estimation des coûts et des avantages pour l'autorité concernée par rapport à l'avantage estimé pour les personnes dépendantes, compte tenu de la fréquence et de la durée d'utilisation du site internet ou de l'application mobile spécifique, selon le cas. L'autorité concernée procède à l'évaluation initiale pour savoir dans quelle mesure le respect des exigences en matière d'accessibilité impose une charge disproportionnée.

Lorsqu'une autorité s'octroie la dérogation prévue dans le présent article pour un site internet ou une application mobile spécifique, elle explique, dans la déclaration visée à l'article 23, les parties des exigences en matière d'accessibilité qui ne pouvaient pas être respectées et, le cas échéant, elle présente les alternatives accessibles.

Art. 22.Présomption de conformité avec les exigences en matière d'accessibilité § 1er - Le contenu des sites internet et des applications mobiles conformes à des normes harmonisées ou à des parties de ces normes, rédigées en vertu de la directive européenne, est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité conformément à l'article 20 qui sont couvertes par ces normes ou parties de normes. § 2 - Lorsqu'aucune référence aux normes harmonisées visées au § 1er n'a été publiée, le contenu des applications mobiles qui satisfait aux spécifications techniques ou à des parties de celles-ci, rédigées en vertu de la directive européenne et dont les références ont été publiées par la Commission européenne, conformément au règlement UE n° 1025/2012, au Journal officiel de l'Union européenne, est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 qui sont couvertes par ces spécifications techniques ou des parties de celles-ci. § 3 - Lorsqu'aucune référence aux normes harmonisées visées au § 1er n'a été publiée, le contenu des sites internet qui satisfait aux exigences pertinentes de la norme européenne EN 301 549 V1.1.2 (2015-04) ou à des parties de celles-ci est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 qui sont couvertes par ces exigences pertinentes ou des parties de celles-ci.

Lorsqu'aucune référence aux normes harmonisées visées au § 1er du présent article n'a été publiée, et en l'absence des spécifications techniques visées au § 2, le contenu des applications mobiles qui satisfait aux exigences pertinentes de la norme européenne EN 301 549 V1.1.2 (2015-04) ou à des parties de celles-ci est présumé conforme aux exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 qui sont couvertes par ces exigences pertinentes ou des parties de celles-ci.

Si la Commission européenne adopte une norme mise à jour en vertu de la directive européenne, la référence à la norme européenne EN 301 549 V1.1.2 (2015-04) doit être lue comme une référence à la norme actualisée.

Art. 23.Déclaration sur l'accessibilité L'autorité fournit et met régulièrement à jour une déclaration sur l'accessibilité détaillée, complète et claire sur la conformité de ses sites internet et de ses applications mobiles avec le présent décret.

Elle apporte, dans un délai raisonnable, une réponse adéquate aux communications ou demandes de l'usager.

Cette déclaration sur l'accessibilité est : 1° pour les sites internet, fournie dans un format accessible et publiée sur le site internet pertinent;2° pour les applications mobiles, fournie dans un format accessible et disponible sur le site internet de l'autorité qui a développé l'application mobile concernée, ou apparaît avec d'autres informations disponibles lors du téléchargement de l'application. Cette déclaration sur l'accessibilité comprend : 1° une explication sur les parties du contenu qui ne sont pas accessibles et les raisons de cette inaccessibilité et, le cas échéant, une présentation des alternatives accessibles prévues;2° la description d'un mécanisme de retour d'information et un lien vers ce mécanisme pour permettre à toute personne de notifier à l'autorité concernée toute absence de conformité de son site internet ou de son application mobile avec les exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 et de demander les informations exclues en vertu de l'article 19, alinéa 2, et de l'article 21;3° un lien avec la procédure permettant d'assurer le respect des dispositions, mentionnée à l'article 25, à laquelle il peut être recouru dans le cas où une réponse non satisfaisante est apportée à la notification ou à la demande. L'autorité établit la déclaration sur l'accessibilité au moyen du modèle fixé en vertu de la directive européenne.

Art. 24.Contrôle Le Gouvernement contrôle la conformité des sites internet et applications mobiles des autorités avec les exigences en matière d'accessibilité énoncées à l'article 20 sur la base de la méthode de contrôle prévue par la directive européenne.

Le Gouvernement transmet, pour information, les rapports de contrôle à l'Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée.

Art. 25.Procédure permettant d'assurer le respect des dispositions L'autorité recourt à une procédure adéquate et efficace permettant d'assurer le respect du présent décret en ce qui concerne les exigences énoncées aux articles 20, 21 et 23. CHAPITRE 4. - Dispositions finales

Art. 26.Disposition modificative Le chapitre II.1 du décret du 17 janvier 2000 portant création d'un Office de l'emploi en Communauté germanophone, qui comporte les articles 14.2 à 14.6, inséré par le décret du 25 avril 2016, est abrogé.

Art. 27.Disposition modificative L'article 3 du décret du 26 mai 2009 instituant la fonction de médiateur pour la Communauté germanophone, modifié par les décrets des 14 février 2011 et 25 janvier 2016, est complété par un § 2.1 rédigé comme suit : « § 2.1 - Dans le cadre du décret du 15 octobre 2018 relatif à la communication électronique, publique ou adressée aux particuliers, des autorités de la région de langue allemande, le médiateur vérifie : 1° les réclamations à l'encontre de communications ou demandes reçues dans le cadre du mécanisme de retour d'information visé à l'article 23, alinéa 3, 2°, du même décret;2° les réclamations à l'encontre de l'évaluation énoncée à l'article 21 du même décret et menée pour savoir dans quelle mesure le respect des exigences en matière d'accessibilité impose une charge disproportionnée.»

Art. 28.Disposition modificative L'article 36 du décret du 13 décembre 2016 portant création d'un Office de la Communauté germanophone pour une vie autodéterminée est remplacé par ce qui suit : « Art. 36 - Communication électronique obligatoire Par dérogation à l'article 14 du décret du 15 octobre 2018 relatif à la communication électronique, publique et adressée aux particuliers, des autorités de la région de langue allemande et sans préjudice de l'article 16, § 2, alinéa 4, du même décret, l'Office peut obliger les prestataires à communiquer avec lui par voie électronique. »

Art. 29.Disposition modificative Les articles 37 à 40 du même décret sont abrogés.

Art. 30.Disposition transitoire Les autorités appliquent les dispositions du chapitre 3 : 1° à partir du 23 septembre 2019 aux sites internet qui n'ont pas été créés avant le 23 septembre 2018;2° à partir du 23 septembre 2020 à tous les sites internet qui ne relèvent pas du 1°;3° à partir du 23 juin 2021 aux applications mobiles.

Art. 31.Entrée en vigueur Le présent décret entre en vigueur le 1er janvier 2019, à l'exception des articles 18 à 25, 27 et 30, qui produisent leurs effets le 1er septembre 2018.

Promulguons le présent décret et ordonnons qu'il soit publié au Moniteur belge.

Eupen, le 15 octobre 2018.

O. PAASCH Le Ministre-Président I. WEYKMANS La Vice-Ministre-Présidente, Ministre de la Culture, de l'Emploi et du Tourisme A. ANTONIADIS Le Ministre de la Famille, de la Santé et des Affaires sociales H. MOLLERS Le Ministre de l'Education et de la Recherche scientifique __________ Session 2018-2019 Documents parlementaires : 247 (2017-2018) n° 1 Projet de décret 247 (2018-2019) n° 2 Propositions d'amendement 247 (2018-2019) n° 3 Rapport Compte rendu intégral : 15 octobre 2018 - n° 56 Discussion et vote