REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

Circulaire relative à l'organisation des élections communales du 14 octobre 2018 A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres et Echevins, A Monsieur le Président du Tribunal de Première Instance de Bruxelles, A Mesdames et Messieurs les Présidents des bureaux principaux, A Monsieur le Président du Collège juridictionnel, Mesdames et Messieurs, Les prochaines élections communales auront lieu le 14 octobre 2018.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu des initiatives qui ont été prises en vue des élections du 14 octobre 2018.

I. AU NIVEAU DE LA REGION : COORDINATION DE L'ORGANISATION PAR L'ADMINISTRATION DES POUVOIRS LOCAUX Bruxelles Pouvoirs Locaux du Service Public Régional de Bruxelles est chargé d'organiser les élections communales et de coordonner les activités liées à ces élections.

Pour ce faire, 3 groupes de travail ont été créés en son sein : 1) Un équipe chargée du travail juridique et administratif : elle assure la rédaction de l'ensemble des textes juridiques (ordonnances, arrêtés d'exécution, instructions techniques et administratives, circulaires, formulaires, ...) en vue de l'organisation générale des élections et de l'information des communes et autres intervenants.

Cette équipe a également pour tâche de rédiger des conventions avec des tiers (SNCB, s ervices postaux, assurances), de fixer le nombre de conseillers par commune, de déterminer le montant maximum des dépenses électorales que peuvent débourser les partis et les candidats, ainsi que de répondre aux questions qui seront posées par les différents intervenants.

Personnes de contact: Jimmy NYS : 02/800.32.40, jnys@sprb.brussels Christine VAN LIEDEKERKE : 02/800.32.28, cvanliedekerke@sprb.brussels 2) Une équipe chargée des aspects techniques et informatiques du vote : elle fait la préparation et le suivi de l'organisation technique du vote électronique. En collaboration avec la Direction des Marchés publics de BPL, elle rédige, entre autres, des cahiers spéciaux de charges pour : - la préparation des élections, - la dévolution, - la publication des résultats, - le matériel connexe (supports de mémoire, liens de sécurité, autres, ...), - l'assistance le jour des élections, Elle contrôle et participe à la mise sur pied du site Internet.

Elle contrôle les commandes sur le petit matériel.

Elle contrôle aussi le processus de création des logiciels : - de dépôt des candidatures, - de vote, - de dévolution, - de publication.

Elle est en contact avec le Collège des Experts.

Elle reste informée par le certificateur (qui délivre un certificat qui atteste de la fiabilité et du bon fonctionnement des programmes en faisant divers tests).

Elle procèdera à une vérification et un contrôle lors des phases d'arrêt provisoire et définitif des listes des candidats (Informatisation du processus via un logiciel permettant d'enregistrer et de traiter les candidatures).

Personnes de contact : Patrick TROUVEROY : 02/800.38.77 ptrouveroy@sprb.brussels Michael SCHRUWS : 02/800.33.30 mschruws@cirb.brussels 3) Une équipe chargée de la communication : elle assure la conception et la gestion d'un site internet qui est opérationnel depuis février 2018 et qui permet de rassembler les informations nécessaires aux différents intervenants, de consulter la législation, de consulter et d'imprimer les documents et formulaires utiles pour les présidents des bureaux principaux ou de vote et de poser des questions concernant les élections.Par ailleurs, cette équipe assure la coordination des initiatives régionales et locales, des associations locales et des mesures prises par d'autres institutions bruxelloises, européennes et internationales en matière d'information.

Ce groupe fournit toutes les informations nécessaires aux personnes qui souhaitent s'inscrire pour participer aux élections, et sensibilise les électeurs belges et non belges à la participation aux élections.

Site internet = https://elections2018.brussels Personne de contact : Hélène HERMAN : 02/800.30.43 hherman@sprb.brussels II. INITIATIVES EN MATIERE DE REGLEMENTATION Le Code électoral communal bruxellois et l'ordonnance organisant le vote électronique ont subi quelques modifications. Une circulaire a déjà été établie à ce sujet1.

III. FIXATION DES MONTANTS MAXIMUM DES DEPENSES ELECTORALES. En application de l'article 5 de la loi du 7 juillet 1994 relative à la limitation et au contrôle des dépenses électorales engagées pour les élections des conseils provinciaux, communaux et de district et pour l'élection directe des conseils de l'action sociale, je communiquerai au plus tard le 4 septembre 2018 les montants maximum admis qui sont assignés à la propagande électorale des listes et des candidats pour les élections des conseils communaux du 14 octobre 2018.

IV. ASSURANCE DES MEMBRES DES BUREAUX DE VOTE Comme en 2006 et 2012, la Région conclura une police d'assurance pour le compte des communes afin d'assurer les membres des bureaux de vote lors de l'exercice de leur mission. Ultérieurement, la Région réclamera auprès de chaque commune la part dont elle est redevable au prorata du nombre d'électeurs inscrits.

V. VOTE DES ETRANGERS EUROPEENS ET NON-EUROPEENS La Région de Bruxelles-Capitale adressera un courrier à chaque électeur non belge pour l'informer de son droit de participer aux élections des conseils communaux. Ce courrier sera accompagné du formulaire d'inscription ainsi que d'une enveloppe permettant de le renvoyer à la commune.

Une campagne de sensibilisation sera également mise en place par la Région. Celle-ci sera menée via des associations actives dans le domaine interculturel.

VI. FORMATION DES PRESIDENTS ET SECRETAIRES DES BUREAUX DE VOTE L'article 11bis du CECB qui prévoit que le bureau principal organise une formation à l'intention des présidents et secrétaires des bureaux de vote, a uniquement trait au vote papier. Etant donné que pour les élections communales du 14 octobre 2018, le système de vote électronique est étendu aux 19 communes bruxelloises, cet article 11bis n'est dès lors pas d'application pour ces élections.

Les formations à l'intention des présidents, présidents-suppléants, secrétaires et secrétaires-adjoints des bureaux de vote sont organisées par la Région de Bruxelles-Capitale sur base de l'article 10/1 de l' ordonnance du 12 juillet 2012Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 12/07/2012 pub. 16/07/2012 numac 2012031558 source region de bruxelles-capitale Ordonnance organisant le vote électronique pour les élections communales fermer organisant le vote électronique pour les élections communales.

Les personnes concernées sont donc les présidents, présidents-suppléants, secrétaires et secrétaires-adjoints des bureaux de vote. Par ailleurs, la législation prévoit désormais qu'il faut au moins désigner un président-suppléant pour 5 présidents de bureaux de vote, de manière à avoir une réserve de présidents de bureau de vote.

Ces présidents suppléants seront amenés à suivre également la formation.

Les formations se dérouleront en deux sessions.

Les formations seront organisées selon le principe de « train-the-trainer » ce qui signifie que les membres de l'équipe élection de Bruxelles pouvoirs locaux formeront les fonctionnaires communaux qui eux-mêmes formeront les membres des bureaux de vote concernés.

Les formations données par la Région auront lieu début septembre. Les communes seront contactées ultérieurement à ce sujet afin de leur fournir toutes les informations nécessaires.

VII. JETONS DE PRESENCE Tout comme en 2006 et 2012, les communes sont libres de fixer le montant des jetons de présence des membres des bureaux électoraux pour le jour des élections dans la limite fixée par le Gouvernement dans son arrêté du 30 mars 2006 fixant le montant des jetons de présence et des indemnités de déplacement des membres des bureaux électoraux pour les élections communales. Ces plafonds sont fixés comme suit: - pour le président du bureau principal : 150 euros - pour le secrétaire du bureau principal : 120 euros - pour les assesseurs du bureau principal : 115 euros - pour les présidents des bureaux de vote et de dépouillement : 90 euros - pour les secrétaires, secrétaires adjoints et assesseurs des bureaux de vote et de dépouillement : 85 euros.

Conformément au même arrêté, les communes de la Région de Bruxelles-Capitale se chargent elles-mêmes de l'exécution de payement des jetons de présence concernant les élections communales ou décident de conclure elles-mêmes avec la Poste un contrat portant exécution du paiement des jetons de présence.

Conformément au même arrêté susmentionné, un jeton de présence peut être octroyé aux membres du bureau principal pour les séances préparatoires (maximum 8 séances). Pour ces séances, le jeton de présence est limité de la manière suivante : - pour le président : 80 euros - pour le secrétaire : 70 euros - pour les assesseurs : 65 euros.

Un assesseur-suppléant qui s'est présenté au bureau de vote le matin des élections mais qui n'a pas dû siéger n'a pas droit à un jeton de présence.

La nouveauté en 2018 est le jeton de présence qui est versé pour la participation aux formations pour les membres du bureau de vote.

Le montant de ce jeton de présence est fixé à 12.50 euros par session de formation et la formation complète comporte deux sessions. Par conséquent, le montant total du jeton de formation s'élève donc à 25 euros.

La Région de Bruxelles-Capitale prend en charge le cout de ces jetons de présence lors des formations mais le paiement de celui-ci aux personnes concernées sera effectué par les communes éventuellement en même temps que le versement du jeton de présence versé aux membres des bureaux de vote pour le jour des élections. Ensuite, les communes demanderont à la Région le remboursement des montants ainsi payés via une déclaration de créance. Des instructions plus précises au sujet des modalités pratiques vous seront communiquées ultérieurement.

VIII. REGLEMENTATION DE L'AFFICHAGE ELECTORAL Conformément à l'article 7, § 2, de la loi du 7 juillet 1994 relative à la limitation et au contrôle des dépenses électorales engagées pour les élections des conseils provinciaux, communaux et de district et pour l'élection directe des conseils de l'action sociale, un arrêté de police sera adopté relativement à l'affichage électoral et aux règles à respecter concernant le transport d'affiches et l'organisation de caravanes motorisées.

Antérieurement c'était de gouverneur de l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale qui prenait un arrêté de police avant chaque scrutin (par exemple l'arrêté de police de 11 février 2014). Cet arrêté contenait quelques mesures afin de garantir l'ordre public : - Interdiction de mettre en place les affiches électorales la nuit. - Interdiction d'organiser des caravanes motorisées sur la voie publique dans le cadre des élections, sauf autorisation. - Heure d'ouverture des bureaux de vote. - Rappel des interdictions établies par la loi du 7 juillet 1994 susmentionnée : interdiction de distribution de gadget, de campagne par téléphone, fax ou SMS, etc... .

Cette matière relève dorénavant de ma compétence, mais, il convient de souligner que les conseils communaux ont également un rôle complémentaire à jouer en la matière sur base de l'article 119 de la nouvelle loi communale et de leur compétence de police générale.

Je recommande aux communes qui mettent des panneaux à disposition pour l'affichage électoral d'adopter un règlement déterminant la manière de répartir les espaces disponibles entre les différentes listes, et de prévoir un système de protection de ces panneaux, ceci dans le but de lutte contre l'inconvénient de surcollage incessant qui représente un gaspillage énorme d'énergie et de papier et qui est source d'agressivité entre les militants.

A ce sujet je rappelle que la règle de l'attribution des panneaux aux listes sur base de la représentativité linguistique et politique des groupes au sein de Parlement régional bruxellois a été reconnue comme un critère objectif. D'autres systèmes de répartition peuvent évidemment être mis en oeuvre.

IX. LE NOMBRE D'ECHEVINS L' ordonnance du 25 janvier 2018Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 25/01/2018 pub. 21/02/2018 numac 2018030299 source region de bruxelles-capitale Ordonnance relative à la limitation du nombre de mandataires communaux et à l'institution de nouvelles mesures de gouvernance en Région de Bruxelles-Capitale fermer relative à la limitation du nombre de mandataires communaux et à l'institution de nouvelles mesures de gouvernance en Région de Bruxelles-Capitale a gelé le nombre d'échevins sur base du nombre établi en 2012. Cette neutralisation ne vaut que pour les élections communales de 2018. Cette ordonnance dispose ce qui suit : En ce qui concerne les élections communales de 2018, par dérogation à l'alinéa 1er et sans préjudice de l'application des alinéas suivants, le Gouvernement établit uniquement la classification des communes conformément à l'article 8. Le nombre d'échevins à élire établi à l'occasion du renouvellement intégral des conseils communaux de 2012 reste d'application pour le renouvellement intégral de 2018.

X. PRESENCE EQUILIBREE DES HOMMES ET DES FEMMES AU SEIN DU COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS L' ordonnance du 1er mars 2018Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 01/03/2018 pub. 12/03/2018 numac 2018011165 source region de bruxelles-capitale Ordonnance modifiant la Nouvelle loi communale afin d'assurer une présence équilibrée de femmes et d'hommes au sein des collèges communaux fermer modifiant la Nouvelle loi communale afin d'assurer une présence équilibrée de femmes et d'hommes au sein des collèges ( Moniteur belge du 12 mars 2018) prévoit un nouveau principe de parité au sein du collège communal: il doit désormais y avoir autant d'échevins de sexe masculin que féminin. Une dérogation est prévue à partir du moment où au moins un tiers des membres du collège sont de l'un ou l'autre sexe.

Il peut être dérogé au principe de parité si au minimum un tiers des membres du collège des bourgmestre et échevins sont de sexe différent des autres.

Pour calculer cette proportion, il peut exceptionnellement être fait usage des deux possibilités suivantes: - le président du CPAS peut être comptabilisé; - l'échevin premier élu parmi ceux de qui l'appartenance linguistique est minoritaire au sein du collège des bourgmestre et échevins, permettant l'application de l'art. 279 NLC et de l'art. 46bis de la loi spéciale du 12.01.1989 sur les Institutions bruxelloises, peut ne pas être comptabilisé dans le calcul du nombre de membres du collège des bourgmestre et échevins.

L'ordonnance prévoit également d'autres exceptions à ce principe de parité: - Si l'ensemble des listes formant la majorité ne comprend pas le nombre d'élus permettant de rencontrer les chiffres prévus, l'ensemble des élus du sexe qui est minoritaire et qui figurent sur les listes formant la majorité sont présentés comme candidats aux postes d'échevin ou de bourgmestre et/ou sont signalés comme candidat président de CPAS, pour autant qu'ils ou elles marquent leur accord quant à cette présentation ; - En cas de remplacement d'un échevin en cours de législature, le nouveau candidat présenté peut, dans certains cas énumérés par la présente ordonnance, être de sexe différent de celui de l'échevin remplacé.

XI. ETABLISSEMENT DES LISTES DES ELECTEURS Conformément à l'article 3 du Code électoral communal bruxellois, le collège de bourgmestre et échevins dresse la liste des électeurs le 1er août. Pour plus de précision sur les modalités pratiques relatives à l'établissement de cette liste, je vous renvoie vers la circulaire du Ministre de l'Intérieur de 19 mars 2018 intitulée « Commande des listes d'électeurs ».

XII. TRANSMISSION DES LISTES D'ELECTEURS AU GOUVERNEMENT L'arrêté ministériel du 17 avril 2018 déterminant le mode de transmission et le format sous lequel la liste des électeurs est transmise au Gouvernement par les communes précise le format de transmission qui doit être utilisé.

Il s'agit comme en 2012 d'un fichier établi sous le format CSV doté d'un séparateur de colonnes. Les listes peuvent être transmises soit via e-mail ou sur un clé USB. La transmission via un cd-rom n'est plus permise.

L'adresse électronique à laquelle la liste électorale peut être envoyée est elections@sprb.brussels.

XIII. PROCURATION Pour les élections communales de 2012, les électeurs qui, le jour des élections, se trouvaient à l'étranger pour des raisons autres que professionnelles pouvaient faire une déclaration sur l'honneur afin d'obtenir un certificat du bourgmestre à joindre à la procuration, dans l'hypothèse où il ne disposait pas de pièces justificatives permettant de prouver leur absence du territoire le jour des élections. Cette possibilité est maintenant supprimée. L'électeur qui se trouve dans cette situation doit fournir les pièces justificatives au bourgmestre ou à son délégué. Le bourgmestre délivre alors le certificat à joindre à la procuration (voyez l'arrêté ministériel (RBC) du 23 mars 20182 déterminant le modèle du formulaire de procuration pour les élections communales, ainsi que le modèle du certificat à utiliser par le bourgmestre, visés à l'article 42bis, § 1, du Code électoral communal bruxellois.

Je vous remercie pour votre bonne collaboration et vous prie d'agréer l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, R. VERVOORT _______ Notes 1 Circulaire du 14 mars 2018 relative aux modifications apportées au Code électoral communal bruxellois et à l' ordonnance du 12 juillet 2012Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 12/07/2012 pub. 16/07/2012 numac 2012031558 source region de bruxelles-capitale Ordonnance organisant le vote électronique pour les élections communales fermer organisant le vote électronique pour les élections communales. 2 https://elections2018.brussels/sites/default/files/2018-05/AM-23 %20mars%202018-mod%C3%A8le%20formulaire%20procuration.pdf .