MINISTERE DE LA REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

Elections communales 13 AOUT 2012. - Circulaire concernant l'envoi de la convocation des électeurs et de la brochure explicative Mesdames, Messieurs les Bourgmestres et Echevins, L'article 21 du Code électoral communal bruxellois prévoit que le collège des bourgmestre et échevins envoie une lettre de convocation accompagnée d'une brochure explicative à chaque électeur.

A. L'objet Le Code électoral communal bruxellois impose l'envoi de deux documents distincts mais inséparables : la convocation électorale (1) et la brochure explicative (2). Il s'agit d'une obligation légale. Aucun autre élément ne peut accompagner l'envoi de la convocation électorale et de la brochure explicative. 1) Les lettres de convocation sont imprimées par les communes conformément au modèle annexé à l'arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 19 juillet 2012 déterminant le modèle des lettres de convocation pour les élections communales. Elles indiquent le nom, les prénoms, le sexe et la résidence principale de l'électeur et, le cas échéant, le nom de son conjoint, ainsi que le numéro sous lequel il figure sur la liste des électeurs.

Elles rappellent également le prescrit de l'article 23, § 7, dernier alinéa du Code électoral communal bruxellois, à savoir qu'à partir du trente et unième jour après la date des élections, les déclarations de dépenses électorales des listes et candidats peuvent être consultées au greffe du tribunal de première instance, pendant quinze jours, par tous les électeurs de la circonscription électorale, sur présentation de leur convocation au scrutin. Au verso des lettres de convocation sont mentionnés le texte des instructions pour les électeurs, établies par l'arrêté ministériel du 19 juillet 2012, ainsi que le texte de l'article 42bis, §§ 1er à 4 du Code électoral communal bruxellois. Ces textes doivent être reproduits de manière intégrale et lisible.

Conformément aux lois coordonnées du 18 juillet 1966 sur l'emploi des langues en matière administrative (article 19), les convocations électorales doivent être rédigées exclusivement dans la langue dont le particulier fait usage dans ses relations avec l'administration : le français ou le néerlandais.

La Région de Bruxelles-Capitale vous engage à mentionner des heures de vote conseillées afin d'éviter les engorgements dans les bureaux de vote. Il s'agirait par exemple de découper les sections de vote en 8 groupes et d'inviter le premier groupe à voter entre 8 et 9 heures, le deuxième groupe entre 9 et 10 heures, le troisième entre 10 et 11 heures et ainsi de suite... 2) La brochure explicative rédigée par le Gouvernement donne des explications relatives au rôle et au fonctionnement des institutions communales, aux conditions d'exercice du droit de vote et à la manière dont il s'effectue concrètement.Elle suit le modèle déterminé par l'arrêté du gouvernement du 19 juillet 2012. Les brochures explicatives seront au Ministère de la Région de Bruxelles-Capitale (rue du Progrès 80, 1035 Bruxelles). Les communes sont invitées à prendre contact avec M. Adelaziz Jabennaceur (ou 02-204 17 06) afin de fixer un rendez-vous pour venir retirer les brochures. Celles-ci se présenteront sous la forme d'une page A4 pliée en trois. Elles seront fournies déjà pliées.

B. La date Le collège des bourgmestre et échevins envoie la lettre de convocation impérativement accompagnée de la brochure explicative à chaque électeur, à sa résidence actuelle, quinze jours au moins avant le scrutin. Lorsque la lettre de convocation n'aura pu être remise à l'électeur, elle sera déposée au secrétariat communal où l'électeur pourra la retirer jusqu'au jour de l'élection, à midi. Je vous invite à prévoir le personnel nécessaire pour ce retrait jusqu'au jour de l'élection.

C. Les modalités Afin de bénéficier de la franchise postale vous êtes invités à apposer la mention « Loi électorale- franchise de port - Code SNCB.... » dans le coin supérieur droit du recto de l'enveloppe. Celle-ci est au format DL (ou US).

En vue d'optimaliser le traitement et la distribution des convocations électorales dans les délais prévus par la loi, bpost préconise le respect des conditions suivantes :

Dimension

DL (L 220 x H 110 mm) alternative : US (L 210 x H 99) à éviter : A5 (L 210 x H148) ou plus grand

Poids

minimum 160 gr/m2

Type papier

tous types excepté le papier gloss, silk, calque, transparent, brillant, vernis, laqué ou satiné ainsi que tout papier recyclé.

Place de l'adresse

-parallèle à la dimension la plus grande de l'envoi; -dans une zone de 15 mm à partir du bord droit, 55 mm à partir du bord supérieur et 30 mm à partir du bord inférieur; -L'adresse doit mentionner le code postal du lieu de destination.

Les règles mentionnées ci-dessus figurent sur le site dont l'adresse est la suivante : http://www.bpost.be/verkiezingen-elections/site/municipalite/02-nationale-html En ce qui concerne l'enveloppe, bpost vous invite à respecter le lay-out ci-dessous :

Pour la consultation du tableau, voir image La convocation et la brochure explicative sont placées sous enveloppe.

J'attire votre attention sur la possibilité de faire pré-valider cette enveloppe. La pré-validation se demande évidemment avant de faire imprimer l'enveloppe.

Dans ce cas, un document PDF du projet est à transmettre à : customer.operations@bpost.be. Attention, cette adresse email n'est à utiliser que pour la demande de validation du layout.

Pour toute autre question, vous pouvez toujours prendre contact avec la cellule élections de bpost au numéro 02-276 65 00 (de 8 h 30 à 17 heures) ou via email via elections@bpost.be Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'assurance de ma considération distinguée.

Le Ministre-Président, Ch. PICQUE