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Circulaire n° 195bis. - Frais de justice en matière répressive. - Modification de la circulaire n° 195 concernant l'identification des prestataires de service judiciaires 1. Résumé Un modèle de fiche d'identification a été instauré par la circulaire n° 195 du 21 mai 2012 (Moniteur belge du 29 mai 2012).Afin de pouvoir procéder à la mise en paiement, il est nécessaire de disposer des données reprises sur ladite fiche. Des problèmes de paiement peuvent survenir si une ou plusieurs données manquent sur la fiche. Il est dès lors très important de compléter la fiche correctement et entièrement.

La présente circulaire précise la procédure de fiche d'identification et d'obtention d'un numéro d'identification à renseigner sur les états de frais. Elle fournit également une fiche modifiée à la suite de l'apport de quelques adaptations nécessaires.

Pour de plus amples informations concernant le contenu et l'application de la présente circulaire, vous pouvez contacter monsieur Kevin NOOYENS (kevin.nooyens@just.fgov.be) ou Mme Gerda POPLEU (gerda.popleu@just.fgov.be) par téléphone 02-552 25 13) ou par fax (02-552 27 76). 2. Champ d'application La fiche d'identification doit être complétée par toutes les personnes, physiques ou morales, recevant un paiement dans le cadre des frais de justice en matière répressive (budget des frais de justice).3. Procédure Les personnes qui reçoivent un paiement du greffe (p.ex, interprètes, traducteurs, services d'entreposage, etc.) complètent la fiche et la renvoient au greffe. Si le greffe est déjà passé à l'utilisation du programme comptable CGAB, les données sont importées dans le programme précité et la personne concernée reçoit un numéro d'identification du greffe. Si le greffe n'a pas encore accès à ce programme comptable, les fiches d'identification sont conservées jusqu'à ce qu'il dispose dudit accès. Dans ce dernier cas, il est évident que cela ne pose pas d'autres problèmes de mise en paiement. A titre de mesure transitoire, ces personnes seront payées par le biais de la procédure ayant cours actuellement.

Les personnes prestataires de services qui reçoivent un paiement par le biais du SPF Justice - service des frais de justice, complètent également la fiche correctement et entièrement et la renvoient au service des frais de justice. Dans la mesure où elles n'en avaient pas encore, elles reçoivent un numéro d'identification le plus rapidement possible après réception du document. Le secrétariat du service des frais de justice communique ledit numéro d'identification par e-mail à la personne concernée (la fiche d'identification numérisée est renvoyée au format pdf, munie d'un numéro). A défaut d'adresse e-mail, la personne sera informée du numéro qui lui est attribué par fax ou à défaut, par courrier ordinaire.

Pour info : la fiche d'identification ne doit en principe être complétée et envoyée qu'une seule fois. Si des modifications surviennent ultérieurement dans les données déclarées, le déclarant est tenu de communiquer ces modifications par le biais du modèle de fiche d'identification - modifications de données, joint en annexe à la présente circulaire. Le numéro d'identification initial demeurera en principe le même sauf, par exemple, en cas de modifications au niveau du numéro B.C.E. En cas d'attribution d'un nouveau numéro d'identification, celui-ci sera communiqué aussi rapidement que possible, conformément à la procédure déjà évoquée ci-avant.

Le modèle joint en annexe ne doit être complété que si aucune fiche d'identification n'a encore été complétée ou si des corrections doivent être apportées. Les personnes qui ont déjà complété une fiche d'identification (ancien formulaire) ne doivent pas compléter de nouvelle fiche (nouveau formulaire).

Mesure transitoire : les personnes qui reçoivent seulement à titre exceptionnel un paiement du greffe (notamment des témoins et des membres de jury) ne doivent en principe pas compléter de fiche d'identification sauf si le greffe concerné est déjà passé à l'utilisation du programme comptable CGAB. 4. Disposition abrogatoire La circulaire n° 195 est abrogée.5. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge. Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, l'expression de ma considération distinguée.

La Ministre de la Justice, Mme A. TURTELBOOM