SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR

27 OCTOBRE 2003. - Circulaire PLP33 relative aux comptes annuels 2002 des zones de police. - Direction générale. - Direction Gestion policière

A Madame et Messieurs les Gouverneurs de Province, A Madame le Gouverneur de l'Arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale, Pour information : A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, A Monsieur le Commissaire général de la Police fédérale, Au Président de la Commission permanente de la Police locale, I. INTRODUCTION a. Objectif Par la présente circulaire, je souhaite atteindre un double objectif : - fournir des explications aux comptables spéciaux en ce qui concerne la manière dont il convient de clôturer les comptes pour l'année 2002; - accroître l'efficacité du contrôle en tendant vers l'uniformité au niveau des procédés et du lay-out des documents.

Cette circulaire s'applique à chaque zone de police, étant évident que les zones de police qui, le jour de la publication au Moniteur belge, n'ont pas encore clôturé leurs comptes annuels, devront respecter ces règles lors des opérations comptables.

Les zones de police qui ont par contre déjà clôturé leurs comptes annuels le jour de la publication de la présente circulaire, devront apporter l'année prochaine les corrections qui s'imposeront. Ces zones de police devront néanmoins, après réception des pièces qui doivent être délivrées par le Service central des Dépenses fixes (SCDF), encore corriger leurs comptes annuels officieux et envoyer les comptes annuels corrigés, en ce compris les annexes, comme stipulé dans la partie IV de la présente circulaire, pour information, aux destinataires visés dans la partie VI de la présente circulaire. Ils mentionneront très clairement sur le dossier que les comptes annuels ont été clôturés avant la publication de la présente circulaire au Moniteur belge .

Les comptes annuels ne peuvent être clôturés qu'après enregistrement des frais de personnel. Afin de pouvoir reproduire correctement les frais de personnel, le SCDF doit fournir des fiches de salaire correctes. Le SCDF ne dispose cependant pas des moyens techniques pour établir les fiches de salaire mensuelles de chaque zone pour l'année 2002. Les fiches de salaire sont incomplètes, de sorte que le coût salarial brut ne peut en être dégagé.En conséquence, les frais de personnel mentionnés dans les comptes annuels 2002 ne peuvent être vérifiés et ces dépenses figureront uniquement dans les comptes d'attente.

Des pourparlers ont été engagés avec le SCDF afin de résoudre le problème dans les plus brefs délais.

II. DEFINITIONS Pour l'application de la présente circulaire, on entend par : - « Bilan initial » : le document de synthèse qui comprend l'actif et le passif et fait état de la situation initiale de la comptabilité de la zone de police. - « Bilan d'ouverture » : une balance par soldes qui fait mention de la situation initiale (au 1er janvier) d'un nouvel exercice. - « Balance par soldes » : un document qui fournit un aperçu des soldes des comptes généraux. - « Balance de vérification » : un document qui fournit un aperçu du total des mouvements en débit et en crédit par compte général. La structure de ce document est identique à celle de la balance par soldes. Les colonnes contenant les montants sont intitulées respectivement « Débit » et « Crédit ». - « Balance de vérification et par soldes » : un document qui rassemble la balance de vérification et la balance par soldes en un seul tableau.

III. LES COMPTES ANNUELS Les comptes annuels d'une zone de police se composent du compte budgétaire, du bilan et du compte de résultats. Ces documents forment un ensemble.

Le bilan et le compte de résultats, dont les modèles figurent aux annexes nos 6 et 7 de la présente circulaire, doivent être énoncés en euros arrondis. Les montants comportant moins de 50 eurocents après la virgule sont arrondis à l'unité inférieure et les montants comportant 50 eurocents ou plus après la virgule sont arrondis à l'unité supérieure. Le compte budgétaire est établi avec une précision de deux décimales.

IV. PIECES A JOINDRE AUX COMPTES ANNUELS a . Un extrait du procès-verbal de la réunion du Conseil de Police La zone de police joint aux comptes annuels un extrait du procès-verbal de la réunion du Conseil de Police qui a fixé les comptes annuels de 2002, de préférence élaborés selon le schéma figurant à l'annexe n° 1 de la présente circulaire. En tout cas, l'extrait doit clairement faire apparaître les montants pour lesquels les comptes annuels ont été approuvés. b. Une liste des dettes et créances Par exercice d'origine et par compte individuel, il est dressé une liste des créances et des dettes, qui doit faire clairement mention de la concordance entre les différents droits et les comptes de créances correspondants de la comptabilité générale.Il convient à cet égard de distinguer trois niveaux : - le niveau des comptes généraux; - le niveau des comptes individuels; - le niveau des droits constatés à recouvrer.

Au niveau des droits constatés à recouvrer, le total des droits constatés à recouvrer fixe le solde d'un compte individuel déterminé.

Au niveau des comptes individuels, la somme des soldes des comptes individuels fixe le solde d'un compte général déterminé auquel le compte individuel est lié.

Le total des droits à recouvrer dans chaque service est finalement obtenu par l'addition des différents soldes au niveau du compte général.

Il va de soi que les soldes fixés de la sorte doivent correspondre aux soldes qui apparaissent dans la comptabilité générale.

Pour chaque droit non encore recouvré, il convient de mentionner l'année d'origine ainsi que le numéro de l'article budgétaire auquel le droit a été initialement inscrit.

Les mêmes principes valent pour les dettes. Le concept de la liste des créances et dettes qui doit être jointe aux comptes annuels figure à l'annexe n° 2 de la présente circulaire.

Pour terminer, je voudrais attirer l'attention sur les dispositions de l'article 43 de l'arrêté royal du 5 septembre 2001 portant le règlement général de la comptabilité de la police locale. Cet article précise qu'un droit à recette est notamment constaté lors de la notification du montant des dotations communales et fédérales, et que tout droit à recette est immédiatement enregistré. Il est donc clair que les dotations communales pour l'année 2002, telles qu'elles ont été prévues dans le budget 2002 de la police, doivent être intégralement constatées dans les comptes annuels 2002. c. Le compte budgétaire Il convient de joindre au compte budgétaire une liste des dépenses constatées à transférer.La forme et la composition de cette liste est conforme au document appelé ordinairement le « formulaire T » dans les communes et dont le concept figure à l'annexe n° 3 de la présente circulaire. d. Le bilan initial 1.Le bilan initial au 1er janvier 2002 Les zones de police, excepté les zones de police pilotes, envoient également leur bilan initial 2002 comme document de synthèse (exprimé en euros arrondis), simplement pour compléter les dossiers. Le commentaire fourni pour ce bilan initial doit, le cas échéant, comporter les règles de valorisation et leur motivation dans la mesure où elles dérogent aux règles de valorisation fixées dans la circulaire ministérielle PLP9bis du 30 mai 2002 remplaçant la circulaire PLP9 du 18 juillet 2001 contenant des directives pour l'établissement du bilan initial des zones de police.

La balance par soldes concernée au 1er janvier 2002 doit être jointe au bilan au 1er janvier 2002, balance dont le modèle figure à l'annexe n° 4 de la présente circulaire.Dans cette balance par soldes, les sous-totaux sont repris par classe. La balance par soldes doit être élaborée avec une précision de deux décimales. Elle comporte quatre colonnes : - le numéro du compte général; - le nom du compte général; - le solde débiteur; - le solde créditeur.

Par compte général, seul un solde débiteur ou créditeur peut être mentionné. Ces données sont classées par ordre croissant en fonction des numéros des comptes généraux Les zones pilotes envoient également leur bilan initial 2001 et les comptes annuels pour la même année. Ces pièces serviront simplement à titre d'information. Dans le même but, les zones pilotes joignent le bilan d'ouverture pour l'exercice 2002. En principe, ce bilan d'ouverture est identique à la balance par soldes à la fin de l'exercice précédent, à l'exclusion des comptes de charges et de produits. 2. Le bilan au 31 décembre 2002 et le traitement des résultats pour l'exercice 2002 Balance de vérification et par soldes La zone de police joint au bilan et au compte de résultats la version définitive de la balance de vérification et de la balance par soldes, le modèle figure à l'annexe n° 5 de la présente circulaire.Cette balance est établie avec une précision de deux décimales. Elle comporte les soldes à partir desquels le bilan et le compte de résultats sont établis, en ce compris le traitement des résultats. Les comptes généraux, sur lesquels aucune opération n'a été enregistrée au cours de l'année 2002, ne peuvent pas figurer sur ce document.

La balance de vérification et par soldes comprend 6 colonnes : - le numéro du compte général; - le nom du compte général; - le total des mouvements en débit; - le total des mouvements en crédit; - le solde débiteur; - le solde créditeur. e. Pièces justificatives des emprunts Pour les emprunts qui figurent dans la comptabilité de la zone de police, un relevé doit être joint en annexe.Ce relevé sera établi par dispensateur de crédit et par type, avec mention des données suivantes par emprunt : - le numéro de l'emprunt : il s'agit du numéro que le dispensateur de crédit a attribué à l'emprunt ou, à défaut, du numéro que la zone de police a donné elle-même à l'emprunt; - le montant initial de l'emprunt : il s'agit du montant de l'emprunt au départ. Lorsqu'il s'agit d'emprunts qui sont repris d'une commune, c'est le montant d'origine qui sera porté sur le bilan initial; - le montant des emprunts convertis : dans l'hypothèse où le dispensateur de crédit travaillerait avec des ouvertures de crédit et ferait à cet égard une distinction entre les emprunts convertis et les emprunts non convertis; - le montant de la dette restante : il s'agit du montant de l'emprunt que la zone de police doit effectivement rembourser à la fin de l'exercice 2002. Il s'agit de la situation de l'emprunt après imputation des tranches 2002; - les tranches de l'exercice 2002 : il s'agit des tranches qui doivent être imputées au cours de l'exercice; - les tranches de l'exercice 2003 : il s'agit des tranches estimées qui, sur la base des emprunts existants à la fin de l'exercice, devront être imputées en 2003.

Ce relevé doit se baser sur les pièces justificatives qui sont transmises par les dispensateurs de crédit à la zone de police.

Lorsque les dispensateurs de crédit ont eux-mêmes établi des relevés qui comprennent les données telles qu'énumérées ci-dessus, la zone de police ne doit pas rédiger de documents séparés pour ces dispensateurs de crédit, puisque les documents délivrés par les dispensateurs de crédit peuvent être utilisés.

Il n'est pas permis de délivrer, à titre de pièce justificative pour les emprunts, des copies provenant de son propre système comptable informatisé. Les pièces justificatives doivent toujours être délivrées par des tiers. f . Tableau de financement du service extraordinaire La zone de police joint au compte budgétaire un tableau de financement du service extraordinaire. Ce tableau mentionne la composition du résultat budgétaire du service extraordinaire par type de financement.

A cet égard, la zone de police se base sur le résultat budgétaire de l'exercice précédent, tandis que les zones pilotes se basent sur le résultat budgétaire qui ressort du compte budgétaire 2001. Les autres zones se baseront généralement sur un résultat budgétaire égal à zéro.

Néanmoins, lorsque la comptabilité de la zone de police n'a pas pu être entamée de façon neutre en termes budgétaires (voir directives PLP9bis ), ces zones se baseront alors sur un résultat budgétaire différent de zéro.

Pour le suivi du financement du service extraordinaire, la zone de police utilise le modèle du tableau « SUIVI DU FINANCEMENT DU SERVICE EXTRAORDINAIRE » qui figure à l'annexe n° 9 de la présente circulaire.

Commentaire du tableau Le tableau opère une distinction entre les types de financement suivants : - Emprunts - Subsides d'investissement - Ventes - Transferts - Autres La colonne « Modifications du financement » Cette colonne indique, pour chaque type de financement, par solde, les modifications qui ont été apportées au type de financement dans le compte budgétaire. Pour les emprunts par exemple, on fera une distinction entre les droits constatés nets en matière d'emprunts, repris dans le compte budgétaire, et les non-valeurs en matière d'emprunts comptabilisées dans les dépenses.

Le total de cette colonne est par conséquent égal à la différence entre le total des droits constatés nets et celui des dépenses engagées, qui ont un impact direct sur le financement (comme les non-valeurs), à l'exclusion du résultat comptable du compte budgétaire précédent, résultat qui figure dans le compte budgétaire actuel.

La colonne « Modifications des engagements » Dans cette colonne, la zone de police indique le mode de financement des engagements. Les montants mentionnés représentent en principe la différence entre le montant des nouveaux engagements et celui des crédits d'engagement inutilisés qui ont été reportés du compte précédent. Néanmoins, lorsque les droits constatés modifient des engagements antérieurs, le montant de ces droits constatés doit également être déduit. Le cas se présente par exemple lors de l'enregistrement de notes de crédit du service extraordinaire (codes économiques : 701-51 et 701-52).

Les engagements qui ont un impact direct sur le type de financement (voir supra) ne sont pas pris en considération dans la mesure où ils sont déjà traités dans la colonne « Modifications du financement ».

Cette colonne fait également abstraction du résultat comptable du compte budgétaire précédent.

La colonne « Total du financement » Cette colonne indique, par type de financement, la somme du solde des différents financements, qui provient de l'exercice précédent, et des modifications du financement de l'exercice.

La colonne « Solde restant » Cette colonne indique, par type de financement, la différence entre le montant qui figure dans la colonne « Total du financement » et le montant mentionné dans la colonne « Modifications des engagements ».

Le total de cette colonne est égal au résultat budgétaire de l'exercice. Ces montants apparaîtront dans le « Tableau de financement du Service extraordinaire » du compte budgétaire de l'exercice suivant, dans la colonne « Solde restant de l'exercice précédent ».

La colonne « Mutations de l'exercice » Cette colonne indique, par type de financement, la différence entre le montant mentionné dans la colonne « Modifications du financement » et celui qui figure dans la colonne « Modifications des engagements ». g . Pièces justificatives pour les comptes financiers La zone de police joint en annexe aux comptes annuels une copie des pièces justificatives qui expliquent la situation des comptes financiers au 31 décembre 2002. Il s'agit notamment de ce qui suit : - La caisse du comptable spécial : à titre de justification du solde, une copie du procès-verbal d'authenticité de la situation de caisse sera jointe en annexe. A défaut d'un tel procès-verbal, le comptable spécial utilisera le formulaire « modèle 15 : état de caisse », dont le modèle figure à l'annexe n° 8 de la présente circulaire. Il signera le modèle et y ajoutera la mention « conforme et authentique ». Ce modèle 15 sera joint aux comptes annuel. - Les comptes financiers : à titre de justification des soldes en question, la zone de police joint en annexe une copie du premier extrait de compte de l'année 2003. Sur cet extrait, doit figurer le solde initial de 2003. Dans le cas des comptes financiers pour lesquels il n'existe aucun extrait de compte, parce que des opérations n'ont par exemple pas été effectuées sur ces comptes, il y a lieu de demander à la banque une confirmation du solde. Lorsqu'un organisme financier délivre un relevé complet de la situation des comptes que la zone de police possède chez lui au 31 décembre 2002, il n'y a pas lieu de joindre des copies des extraits de compte en annexe. - Les mouvements comptables internes : il s'agit par exemple des transferts d'argent d'un compte postal ou d'une caisse vers un compte bancaire. A cet égard, il y a lieu de joindre en annexe une copie des extraits de 2003 qui confirment la clôture des transferts internes. - Le paiement en cours d'exécution : à cet égard, il y a lieu de joindre en annexe une copie des extraits de 2003 qui confirment la clôture des paiements.

V. LE DELAI DANS LEQUEL LES COMPTES ANNUELS 2002 DOIVENT ETRE CLOTURES Depuis longtemps déjà, il est clair pour tous que le délai prévu à l'article 66 de l'arrêté royal du 5 septembre 2001 portant le règlement général de la comptabilité de la police locale (RGCP), ne peut plus être respecté. Pour résoudre ce problème, une procédure est en cours pour prendre un arrêté royal visant à modifier le RGCP. Cet arrêté de modification prévoit un délai d'un mois afin que le comptable spécial puisse vérifier les pièces remises par le SCDF et ensuite un délai de deux mois pour procéder à la clôture des comptes annuels 2002. Le début de la période d'un total de trois mois dépendra du moment où le SCDF aura fourni à la zone de police toutes les pièces nécessaires à la clôture des comptes annuels. De plus, une suspension de ce délai a été prévue dans l'hypothèse où les pièces remises par le SCDF comprendraient des erreurs, ce qui signifie que le comptable spécial devra les renvoyer. Quant à savoir exactement quelles pièces seront nécessaires pour pouvoir clôturer les comptes annuels, pièces qui devront donc être fournies par le SCDF, cela sera précisé dans l'arrêté royal de modification. Il va de soi qu'aucune zone de police ne pourra clôturer correctement les comptes annuels 2002, aussi longtemps que les pièces adéquates requises à cet effet n'auront pas été transmises par le SCDF. VI. DESTINATAIRES Voici comment la zone de police doit envoyer les comptes annuels ainsi que toutes les annexes : 1° deux exemplaires à envoyer au gouverneur de province;2° un exemplaire à l'attention du Ministre de l'Intérieur;3° un exemplaire adressé à la Police fédérale, Direction des Relations avec la Police locale (CGL), et au Service Morphologie de Police locale. Après avoir pris sa décision, le gouverneur de province renverra à la zone de police intéressée un des deux exemplaires reçus, exemplaire auquel sera annexée sa décision d'approbation ou de désapprobation.

Au cas où le gouverneur de province aurait fixé dans sa décision d'autres montants que ceux que la zone de police avait mentionnés dans ses comptes, il doit également faire parvenir sa décision : 1° à l'autorité communale ou à l'autorité de la zone pluricommunale, selon qu'il s'agisse d'une zone unicommunale ou d'une zone pluricommunale;2° au comptable spécial compétent;3° au Ministre de l'Intérieur;4° à la Police fédérale, Direction des Relations avec la Police locale (CGL), et au Service Morphologie de Police locale. Seuls des exemplaires sur support papier peuvent être envoyés.

Le Ministre de l'Intérieur, P. DEWAEL

Annexe n° 1 à la circulaire ministérielle PLP33 relative aux comptes annuels 2002 des zones de police Schéma pouvant servir à joindre, au dossier des comptes annuels 2002, un extrait du compte rendu de la réunion du conseil de police qui a fixé les comptes annuels de 2002.

Pour la consultation du tableau, voir image