FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

27 OKTOBER 2003. - Omzendbrief PLP33 betreffende de jaarrekening 2002 van de politiezones. - Algemene directie. - Directie Politiebeheer

Aan Mevrouw en de Heren Provinciegouverneurs, Aan Mevrouw de Gouverneur van het administratief arrondissement Brussel-Hoofdstad, Ter informatie : Aan de Dames en Heren Burgemeesters, Aan de Heer Commissaris-generaal van de Federale Politie, Aan de Voorzitter van de Vaste Commissie van de Lokale Politie, I. INLEIDING a. Doel Met deze omzendbrief wil ik een dubbel doel bereiken : - duiding te verstrekken aan de bijzondere rekenplichtigen met betrekking tot de wijze waarop de rekening voor het jaar 2002 moet afgesloten worden; - de efficiëntie van het toezicht te verhogen door te streven naar een eenvormige manier van handelen en een uniforme lay-out voor de documenten in te voeren.

De omzendbrief is van toepassing op elke politiezone, met die verstande dat het evident is dat enkel die politiezones die op de dag dat huidige omzendbrief in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd wordt, de jaarrekening nog niet afgesloten hebben, bij die boekhoudkundige verrichting de regels ervan moeten respecteren.

De politiezones die op de dag van de publicatie van huidige omzendbrief hun jaarrekening wel al hebben afgesloten, zullen volgend jaar de nodige correcties moeten aanbrengen. Niettegenstaande zullen deze politiezones alsnog, na ontvangst van de door de Centrale Dienst voor Vaste Uitgaven (CDVU) aan te leveren stukken, hun jaarrekening officieus moeten corrigeren en de gecorrigeerde jaarrekening inclusief de bijlagen, zoals bepaald in deel IV van deze omzendbrief, louter ter informatie, toesturen aan de bestemmelingen bepaald in deel VI van deze omzendbrief. Zij vermelden heel duidelijk op het dossier dat de jaarrekening afgesloten werd voor de publicatie van huidige omzendbrief in het Belgisch Staatsblad .

De jaarrekening kan pas afgesloten worden na opname van de personeelskosten. Om de personeelskosten correct te kunnen weergeven moet de CDVU correcte loonstaten afleveren. De CDVU beschikt niet over de technische middelen om voor het jaar 2002 de maandelijkse loonstaten van elke zone op te maken. De loonstaten zijn onvolledig zodat de brutoloonkost er niet kan worden uit afgeleid. Dit heeft als gevolg dat de personeelskosten op de jaarrekeningen 2002 niet kunnen worden gecontroleerd en dat die uitgaven enkel op wachtrekeningen zullen voorkomen.

Met de CDVU zijn gesprekken aan de gang om het probleem zo spoedig mogelijk op te lossen.

II. DEFINITIES Voor de toepassing van deze omzendbrief wordt verstaan onder : - « beginbalans » : het synthesedocument, met de activa en passiva, waarin de begintoestand van de boekhouding van de politiezone is opgenomen. - « openingsbalans » : een saldibalans die de begintoestand (per 1 januari) van een nieuw dienstjaar weergeeft. - « saldibalans » : een document dat een overzicht geeft van de saldi van de algemene rekeningen. - « proefbalans » : een document dat een overzicht geeft van het totaal van de debet- en creditbewegingen per algemene rekening. Het document heeft dezelfde structuur als de saldibalans. De kolommen met de bedragen dragen respectievelijk als hoofding « Debet » en « Credit ». - « proef- en saldibalans » : een document dat de proefbalans en de saldibalans in één tabel verenigt.

III. DE JAARREKENING De jaarrekening van een politiezone bestaat uit de begrotingsrekening, de balans en de resultatenrekening. Deze documenten vormen één geheel.

De balans en de resultatenrekening, waarvan de modellen terug te vinden zijn in de bijlagen nrs. 6 en 7 van de huidige omzendbrief, moeten opgesteld worden in afgeronde euro. Om af te ronden worden bedragen met na de komma minder dan 50 eurocent naar beneden afgerond en bedragen van 50 eurocent of meer na de komma, naar boven afgerond.

De begrotingsrekening wordt opgesteld met een nauwkeurigheid van twee decimalen.

IV. BIJ DE JAARREKENING TE VOEGEN STUKKEN a. Een uittreksel uit de notulen van de vergadering van de politieraad Bij de jaarrekening voegt de politiezone een uittreksel uit de notulen van de vergadering van de politieraad die de jaarrekening over 2002 heeft vastgesteld, bij voorkeur opgemaakt volgens het schema dat is weergegeven in bijlage nr.1 van huidige omzendbrief. In ieder geval moet uit het uittreksel duidelijk blijken voor welke bedragen de jaarrekening is vastgesteld. b. Een lijst van de vorderingen en de schulden Er wordt per dienstjaar van oorsprong en per individuele rekening een lijst van de vorderingen en de schulden opgesteld.In deze lijst moet de aansluiting van de verschillende rechten met de overeenstemmende vorderingsrekeningen uit de algemene boekhouding duidelijk naar voor komen. Daarbij moeten drie niveaus onderscheiden worden : - het niveau van de algemene rekeningen; - het niveau van de individuele rekeningen; - het niveau van de nog te innen vastgestelde rechten.

Op het niveau van de nog te innen vastgestelde rechten bepaalt het totaal van de nog te innen vastgestelde rechten binnen een bepaalde individuele rekening het saldo van die individuele rekening.

Op het niveau van de individuele rekeningen bepaalt de som van de saldi van de individuele rekeningen binnen een bepaalde algemene rekening, het saldo van die algemene rekening waaraan die individuele rekening gekoppeld is.

Het totaal van de nog te innen rechten binnen iedere dienst wordt tenslotte bekomen door de verschillende saldi op het niveau van de algemene rekening samen te tellen.

Het spreekt voor zich dat de saldi die op die manier worden samengesteld, in overeenstemming moeten zijn met de saldi die blijken uit de algemene boekhouding.

Bij ieder nog niet geïnd recht moet melding gemaakt worden van het jaar van oorsprong en het nummer van het begrotingsartikel waarop het recht oorspronkelijk geboekt werd.

Dezelfde principes gelden voor de schulden. Het concept van de lijst van vorderingen en schulden die bij de jaarrekening gevoegd moet worden vindt u als bijlage nr. 2 van huidige omzendbrief.

Ik wil tenslotte de aandacht vestigen op de bepalingen van artikel 43 van het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het Algemeen Reglement op de boekhouding van de lokale politie. Dit artikel bepaalt dat een invorderingsrecht o.a. vastgesteld wordt bij de kennisgeving van het bedrag van de gemeentelijke en federale dotaties en dat elk invorderingsrecht onmiddellijk wordt geboekt. Het is derhalve duidelijk dat de gemeentelijke dotaties voor het jaar 2002, zoals die voorzien werden in de politiebegroting 2002, integraal in de jaarrekening 2002 moeten vastgesteld worden. c. De begrotingsrekening Bij de begrotingsrekening dient tevens een lijst van de over te dragen vastgelegde uitgaven te worden gevoegd.De vorm en de samenstelling van deze lijst is conform het document dat in de gemeenten gemeenzaam « het formulier T » wordt genoemd en waarvan het concept als bijlage nr. 3 bij huidige omzendbrief is gevoegd. d. De beginbalans 1.De beginbalans per 1 januari 2002 De politiezones, uitgezonderd de pilootpolitiezones, sturen hun beginbalans 2002 mee als synthesedocument (uitgedrukt in afgeronde euro), louter ter vervollediging van de dossiers. De toelichting bij deze beginbalans moet in voorkomend geval de waarderingsregels en de motivatie ervan bevatten in de mate dat deze afwijken van de waarderingsregels vastgelegd in de ministeriële omzendbrief PLP9bis van 30 mei 2002 ter vervanging van de omzendbrief PLP9 van 18 juli 2001 houdende richtlijnen voor het opstellen van de beginbalans van de politiezones.

Bij de balans per 1 januari 2002 moet ook de betreffende saldibalans per 1 januari 2002 worden gevoegd, waarvan het model terug te vinden is in bijlage nr. 4 van huidige omzendbrief. Binnen deze saldibalans zijn subtotalen per klasse opgenomen. De saldibalans moet opgesteld zijn met een nauwkeurigheid van twee decimalen. Ze bestaat uit vier kolommen : - het nummer van de algemene rekening - de naam van de algemene rekening - het debetsaldo - het creditsaldo Per algemene rekening kan enkel een debet- of een creditsaldo vermeld zijn. Deze gegevens zijn oplopend gesorteerd op de nummers van de algemene rekeningen.

De pilootzones sturen de beginbalans 2001 en de jaarrekening voor datzelfde jaar mee. Deze stukken zullen louter ter informatie dienen.

Met hetzelfde doel voegen de pilootzones de openingsbalans voor het dienstjaar 2002 toe. In principe is deze openingsbalans identiek aan de saldibalans per einde voorgaand dienstjaar, met uitsluiting van de kosten- en opbrengstenrekeningen. 2. Balans per 31 december 2002 en resultatenverwerking over het dienstjaar 2002 Proef- en saldibalans Bij de balans en de resultatenrekening voegt de politiezone de definitieve versie van de proef- en saldibalans, waarvan het model terug te vinden is in bijlage nr.5 van huidige omzendbrief. Deze balans is opgesteld met een nauwkeurigheid van twee decimalen. Ze bevat de saldi van waaruit de vastgestelde balans en resultatenrekening is samengesteld, inclusief de resultaatverwerking.

Algemene rekeningen, waarop in de loop van 2002 geen verrichtingen werden geboekt, mogen op dit document niet voorkomen.

De proef- en saldibalans bevat 6 kolommen : - het nummer van de algemene rekening; - de naam van de algemene rekening; - het totaal van de debetbewegingen; - het totaal van de creditbewegingen; - het debetsaldo; - het creditsaldo. e. Verantwoordingsstukken leningen Voor de leningen die in de boekhouding van de politiezone voorkomen, moet een overzicht bijgevoegd worden, opgesteld per kredietverstrekker en per aard, waarin de volgende gegevens per lening voorkomen : - het nummer van de lening : dit is het nummer dat de kredietverstrekker aan de lening heeft gegeven en bij ontstentenis ervan, het nummer dat de politiezone zelf aan de lening heeft gegeven; - het aanvangsbedrag van de lening : dit is het oorspronkelijk bedrag van de lening. Wanneer het gaat over leningen die zijn overgenomen van een gemeente is dit het aanvangsbedrag dat op de beginbalans is gebracht; - het bedrag van de omgezette leningen : in geval de kredietverstrekker werkt met kredietopeningen en daarbij een onderscheid maakt tussen omgezette en niet omgezette leningen; - het bedrag van de resterende schuld : dit is het bedrag van de lening dat de politiezone per einde dienstjaar 2002 werkelijk nog moet terugbetalen. Dit is de toestand van de lening na aanrekening van de tranches 2002; - de tranches dienstjaar 2002 : dit zijn de tranches die in het dienstjaar moeten zijn aangerekend; - de tranches dienstjaar 2003 : dit zijn de geraamde tranches die, uitgaande van de per einde dienstjaar bestaande leningen, in 2003 zullen moeten aangerekend worden.

Dit overzicht moet gebaseerd zijn op de verantwoordingsstukken die door de kredietverstrekkers aan de politiezone zijn overgemaakt.

Wanneer kredietverstrekkers zelf overzichten hebben gemaakt, die de gegevens bevatten zoals hiervoor opgesomd, moet de politiezone voor deze kredietverstrekkers geen afzonderlijke documenten opstellen, maar mogen de door de kredietverstrekkers afgeleverde documenten worden gebruikt.

Als verantwoordingsstuk voor de leningen mogen geen afdrukken uit het eigen boekhoudkundig computersysteem worden afgeleverd. De verantwoordingsstukken moeten steeds door derden afgeleverd zijn. f . financieringstabel van de buitengewone dienst Bij de begrotingsrekening voegt de politiezone een financieringstabel van de buitengewone dienst. Deze tabel geeft de samenstelling van het begrotingsresultaat van de buitengewone dienst aan per financieringssoort. Hierbij vertrekt de politiezone vanuit het begrotingsresultaat van het vorige dienstjaar. De pilootzones vertrekken hierbij vanuit het begrotingsresultaat dat blijkt uit de begrotingsrekening 2001. De andere zones zullen meestal uitgaan van een begrotingsresultaat gelijk aan nul. Wanneer de opstart van de boekhouding van de politiezone echter niet budgettair neutraal is kunnen verlopen (zie onderrichtingen PLP9bis ), zullen deze zones ook met een begrotingsresultaat verschillend van nul vertrekken.

Voor de opvolging van de financiering van de buitengewone dienst gebruikt de politiezone de bijgevoegde tabel « FINANCIERINGSOPVOLGING BUITENGEWONE DIENST », waarvan het model terug te vinden is in bijlage nr. 9.

Bespreking van de tabel De tabel maakt een onderscheid tussen de volgende financieringsvormen : - Leningen - Investeringssubsidies - Verkopen - Overboekingen - Andere De kolom « Wijzigingen financiering » Deze kolom geeft voor iedere financieringssoort per saldo aan welke wijzigingen er in de begrotingsrekening zijn doorgevoerd aan de financieringsvorm. Voor de leningen bijvoorbeeld zal hier het verschil worden gegeven tussen de in de begrotingsrekening opgenomen netto-vastgestelde rechten inzake leningen en de in uitgave geboekte onwaarden inzake leningen.

Het totaal van deze kolom is bijgevolg gelijk aan het verschil tussen het totaal van de netto-vastgestelde rechten en de vastgelegde uitgaven, die rechtstreeks op de financiering ingrijpen (zoals onwaarden), met uitsluiting van het boekhoudkundig resultaat van de vorige begrotingsrekening dat in de huidige begrotingsrekening is opgenomen.

De kolom « Wijzigingen vastleggingen » In deze kolom geeft de politiezone aan hoe de vastleggingen zijn gefinancierd. De bedragen die worden vermeld, zijn in beginsel het verschil tussen het bedrag van de nieuwe vastleggingen en de ongebruikte kredieten op vastleggingen, die vanuit de vorige rekening zijn overgedragen. Wanneer echter vastgestelde rechten een wijziging aanbrengen op vroegere vastleggingen, dient het bedrag van deze vastgestelde rechten ook in mindering worden gebracht. Dit doet zich bijvoorbeeld voor bij het boeken van creditnota's van de buitengewone dienst (economische codes: 701-51 en 701-52).

De vastleggingen die rechtstreeks ingrijpen op de financieringsvorm (zie hoger) worden hier buiten beschouwing gelaten, omdat ze al verwerkt zijn in de kolom « Wijzigingen financiering ».

Ook in deze kolom wordt het boekhoudkundig resultaat van de vorige begrotingsrekening buiten beschouwing gelaten.

De kolom « Totaal financiering » Deze kolom geeft per financieringsvorm de som van het saldo van de onderscheiden financieringen, dat is overgekomen van het vorige dienstjaar en de wijzigingen in de financiering van het dienstjaar.

De kolom « Resterend saldo » Deze kolom geeft per financieringsvorm het verschil tussen het bedrag in de kolom « Totaal financiering » en het bedrag in de kolom « Wijzigingen vastleggingen ». Het totaal van deze kolom is gelijk aan het begrotingsresultaat van het dienstjaar. Deze bedragen zullen in de tabel « Financieringstabel Buitengewone Dienst » bij de begrotingsrekening van het volgende dienstjaar voorkomen in de kolom « Resterend Saldo van het vorig dienstjaar ».

De kolom « Mutaties dienstjaar » Deze kolom geeft per financieringsvorm het verschil tussen het bedrag in de kolom « Wijzigingen financiering » en « Wijzigingen vastleggingen ». g. Verantwoordingsstukken financiële rekeningen De politiezone voegt bij de jaarrekening een kopij van de verantwoordingsstukken die de toestand van de financiële rekeningen per 31 december 2002 verantwoorden.Inzonderheid gaat het over : - de kas van de bijzondere rekenplichtige : als verantwoording voor het saldo zal een kopij van het proces-verbaal van waarachtigheid van de kastoestand gevoegd worden. Bij ontstentenis van een dergelijk proces-verbaal zal de bijzondere rekenplichtige het formulier « model 15 : kastoestand », waarvan het model terug te vinden is in bijlage nr. 8 van huidige omzendbrief, opmaken en « voor echt en waarachtig » naamtekenen. Het voor « echt en waarachtig » genaamtekende model 15 wordt bij de jaarrekening gevoegd. - financiële rekeningen : als verantwoording voor de betreffende saldi voegt de politiezone een kopij van het eerste rekeninguittreksel van 2003 toe. Op dit uittreksel moet het beginsaldo van 2003 voorkomen.

Van de financiële rekeningen waar geen rekeninguittreksel voor bestaat, omdat er bijvoorbeeld geen verrichtingen mee gebeurd zijn, moet aan de bank een saldobevestiging gevraagd worden. Wanneer een financiële instelling een volledig overzicht van de toestand van de rekeningen die de politiezone per 31 december 2002 bij haar aanhoudt, aflevert, moeten geen kopijen van rekeninguittreksels worden toegevoegd. - Interne boekingen : het gaat om bijvoorbeeld geldtransfers van een postrekening of van kas naar een bankrekening. Hiervoor moet een kopij worden toegevoegd van de uittreksels van 2003 die de afloop van de interne overboekingen bevestigen. - Betalingen in uitvoering : hiervoor moet een kopij worden toegevoegd van de uittreksels van 2003 die de afloop van de betalingen bevestigen.

V. DE TERMIJN WAARBINNEN DE JAARREKENING 2002 MOET AFGESLOTEN WORDEN Het is iedereen al lang duidelijk dat de termijn die voorzien werd in artikel 66 van het koninklijk besluit van 5 september 2001 houdende het algemeen reglement op de boekhouding van de lokale politie (ARPC), niet meer kan nageleefd worden. Om dit probleem op te lossen loopt een procedure tot het nemen van een koninklijk besluit tot wijziging van het ARPC. Dit wijzigingsbesluit voorziet in een termijn van één maand die dienstig is, opdat de bijzondere rekenplichtige de door de CDVU aangeleverde stukken zou kunnen controleren en vervolgens in een termijn van twee maanden om over te gaan tot afsluiting van de jaarrekening 2002. De aanvang van de periode van in totaal drie maanden zal afhangen van het moment dat de CDVU alle voor het afsluiten van de jaarrekening noodzakelijke stukken aan de politiezone aangeleverd heeft. Er werd tevens voorzien in een schorsing van deze termijn in het geval dat de door de CDVU aangeleverde stukken fouten zouden bevatten, waardoor zij door de bijzondere rekenplichtige moeten teruggestuurd worden. Welke stukken nu precies noodzakelijk zijn om de jaarrekening te kunnen afsluiten en derhalve door de CDVU moeten aangeleverd worden, wordt in het koninklijk besluit tot wijziging opgenomen. Het spreekt voor zich dat geen enkele politiezone op correcte wijze de jaarrekening 2002 kan afsluiten, zolang de correcte stukken daartoe niet door de CDVU aangeleverd werden.

VI. BESTEMMELINGEN De jaarrekening en alle bijlagen dienen door de politiezone als volgt verstuurd te worden : 1° twee exemplaren te sturen aan de provinciegouverneur;2° één exemplaar naar de Minister van Binnenlandse Zaken;3° één exemplaar naar de Federale Politie, Directie van de Relaties met de Lokale Politie (CGL), Dienst Morfologie Lokale Politie; Na het nemen van zijn besluit stuurt de provinciegouverneur één van de twee ontvangen exemplaren, samen met zijn besluit van goedkeuring of niet-goedkeuring, terug aan de belanghebbende politiezone.

Indien de provinciegouverneur in zijn besluit andere bedragen heeft vastgesteld dan deze die de politiezone in haar rekening had vermeld, dient hij zijn besluit tevens over te maken aan : 1° de gemeenteoverheid of de overheid van de meergemeentenzone, al naar het geval of het gaat om een ééngemeentezone of een meergemeentenzone;2° de bevoegde bijzondere rekenplichtige;3° de Minister van Binnenlandse Zaken;4° de Federale Politie, Directie van de Relaties met de Lokale Politie (CGL), Dienst Morfologie Lokale Politie; Er mogen slechts exemplaren in papierversie verstuurd worden.

De Minister van Binnenlandse Zaken, P. DEWAEL

Bijlage 1 bij de ministeriële omzendbrief PLP33 betreffende de jaarrekening 2002 van de politiezones Schema dienstig om het uittreksel uit de notulen van de vergadering van de politieraad die de jaarrekening over 2002 heeft vastgesteld, te voegen bij het dossier van de jaarrekening 2002.

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld