MINISTERE DE LA REGION WALLONNE

27 FEVRIER 2003. - Circulaire relative à l'opération "Communes à bras ouverts" Label pour l'accueil et la qualité des services des villes et communes de Wallonie

Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, Les villes et les communes ont la responsabilité d'organiser une série de services de première ligne au bénéfice de la population. Des efforts importants ont été réalisés au cours de ces dernières années par celles-ci afin de fournir des services, toujours plus performants et plus conformes aux attentes de leurs habitants.

Ces services sont multiples et font de l'administration communale une véritable administration de contact quotidien.

Conformément aux objectifs de qualité et de modernité définis par le Gouvernement wallon dans le Contrat d'Avenir pour la Wallonie, et compte tenu que les communes sont des acteurs et des partenaires privilégiés de la mise en oeuvre de ce contrat, je souhaite adresser une série de recommandations aux Collèges des Bourgmestre et Echevins afin d'améliorer et d'harmoniser le niveau de l'accueil, ainsi que la qualité des services organisés au sein des administrations communales au bénéfice des citoyens.

Différents critères sont ainsi identifiés, qui visent à garantir, à toutes et à tous, des services communaux accessibles et de qualité.

Dans les prochaines semaines, les Collèges des Bourgmestre et Echevins recevront une invitation à inscrire leurs actions dans le cadre d'une opération appelée "Communes à bras ouverts" au terme de laquelle un label de qualité sera décerné, sur proposition d'un jury constitué par province, présidé par le Gouverneur de la province et composé de représentants de l'Union des villes et communes de Wallonie, du Mouvement wallon pour la Qualité, de l'Union wallonne des Entreprises ou de l'Union des Classes moyennes et d'un représentant de la Direction générale des Pouvoirs locaux (services extérieurs). Ce label de qualité sera décerné par le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique dès lors que les communes qui souhaitent participer auront fait la démonstration qu'elles rencontrent les quatre critères essentiels suivants : 1° Heures d'ouverture et accès aux services administratifs : En tous cas pour les services de l'état civil, de la population et de l'urbanisme, les villes et les communes sont invitées, si ce n'est pas encore le cas, à ouvrir leurs services administratifs au minimum une fois par semaine jusqu'à 19 heures, ainsi que le samedi matin jusqu'à 12 heures, ou, pour les plus petites communes (c'est-à-dire celles dont le personnel administratif compte moins de 20 équivalents temps plein) le samedi matin sur rendez-vous. L'ensemble des administrations communales est invité à garantir cette accessibilité minimale endéans l'année.

Afin de vérifier le respect de cette recommandation, les Collèges des Bourgmestre et Echevins pour ceux qui ne l'auraient déjà pas fait sont invités à communiquer à la Direction générale des Pouvoirs locaux, en date du 12 mars 2003 au plus tard, les heures d'ouverture actuellement pratiquées dans leurs différents services administratifs. Ils sont invités également à transmettre toute décision de modification de ces horaires. Enfin, un nouvel inventaire sera établi, pour l'ensemble des villes et communes wallonnes, en date du 31 janvier 2004 de manière à vérifier le respect de la présente recommandation. 2° Accessibilité aux informations générales et aux décisions prises par la ville ou la commune : La Région wallonne subventionne depuis de nombreuses années le développement, l'accès et la formation aux nouvelles technologies de l'informatique et de la communication (NTIC) dans les villes et les communes. Ainsi notamment, elle a soutenu et financé la création de sites internet interactifs et a diffusé des guides de réalisation et de gestion de ceux-ci.

Par ailleurs, en dehors de ce programme de subventionnement et conformément à leurs responsabilités, nombre de villes et de communes wallonnes ont pris des initiatives et investi sur leurs fonds propres afin de moderniser et d'informatiser leur administration.

Il n'en reste pas moins que le niveau d'informatisation des services communaux, le niveau d'accès direct aux informations, ainsi que le niveau de l'interactivité des sites communaux sont très différents d'une commune à l'autre. C'est en ce sens qu'un effort supplémentaire devra être fourni avec l'aide de la Région wallonne.

Dès lors, je recommande qu'endéans l'année, l'ensemble des villes et communes se dote, si ce n'est encore fait, d'un site internet sur lequel les informations générales relatives aux autorités, aux services administratifs, aux activités communales, aux principales décisions de la commune devront être disponibles.

Devront également être mis en ligne pour information, les convocations aux séances du conseil communal, en ce compris la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la séance afin d'inviter tout citoyen à y assister.

Enfin, et dans l'attente d'une prochaine modification de la loi communale, je recommande aux Collèges des Bourgmestre et Echevins d'organiser la publication des règlements communaux par leur mise en ligne sur le site officiel de la commune, en plus de l'obligation légale d'affichage conditionnant leur entrée en vigueur, telle que prescrite aux articles 112 et 114 de la loi communale.

Par ailleurs, il peut être d'ores et déjà noté qu'à l'issue du 1er trimestre 2003, une mise en ligne de l'ensemble des règlements fiscaux communaux en vigueur sera réalisé sur un site unique, de manière à faciliter l'accès à cette information essentielle notamment pour les entreprises qui souhaitent s'implanter en Wallonie.

Cette simplification est réalisée dans le cadre d'un partenariat noué entre la Région wallonne, l'Union des Villes et Communes de Wallonie, ainsi que l'Union Wallonne des Entreprises et l'Union des Classes moyennes. Elle est accompagnée de l'élaboration d'un mémento fiscal relatif aux principales taxations locales. 3° Paiement électronique disponible aux guichets des administrations communales : Les modes de paiement ont considérablement évolué ces dernières années.Le passage à l'euro a été l'occasion d'une amplification sans commune mesure de l'utilisation par tout un chacun des modes de paiement dit électroniques.

Or, un certain nombre de services rendus dans les administrations communales implique le paiement de sommes plus ou moins importantes et, peu de villes et communes offrent, à l'heure actuelle, la possibilité aux usagers de payer de cette manière.

Ainsi, tant pour des raisons de facilité que de sécurité, je recommande aux villes et communes d'offrir la possibilité aux usagers de leurs services de payer par carte bancaire et/ou système proton, aux guichets de l'administration communale.

Un inventaire de ce service sera réalisé dans le courant du premier semestre. 4° L'accusé de réception aux courriers adressés aux administrations communales : La loi du 12 novembre 1997Documents pertinents retrouvés type loi prom. 12/11/1997 pub. 19/12/1997 numac 1997000893 source ministere de l'interieur Loi relative à la publicité de l'administration dans les provinces et les communes fermer relative à la publicité de l'administration dans les provinces et dans les communes impose notamment, en son article 3, 3°, que "toute correspondance émanant d'une autorité administrative provinciale ou communale indique le nom, la qualité, l'adresse et le numéro de téléphone de la personne en mesure de fournir de plus amples informations sur le dossier". Je profite de la présente circulaire pour rappeler cette obligation élémentaire et essentielle.

Par ailleurs, je recommande que les administrations communales s'organisent afin qu'il soit accusé réception de toute demande adressée aux services communaux dans les 10 jours de son entrée dans les services.

Cet accusé de réception devra préciser si la demande peut être traitée par l'administration dans l'état où elle a été exprimée ou si des pièces complémentaires doivent être produites et lesquelles. Enfin, et conformément à la loi précitée, l'accusé de réception devra préciser l'identité de l'agent traitant le dossier.

A ce titre, je vous communique pour information, en annexe de la présente, la circulaire du 26 mai 2000Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 26/05/2000 pub. 14/06/2000 numac 2000027237 source ministere de la region wallonne Circulaire à l'adresse des services du Gouvernement wallon concernant le traitement des demandes entrant à l'administration fermer sur l'accusé de réception, applicable aux Ministères de la Région wallonne, ainsi que sa note interprétative, adoptée par le Gouvernement wallon en date du 19 décembre 2002.

Plus largement, j'informe d'ores et déjà les Collèges des Bourgmestre et Echevins de mon intention de généraliser au personnel des administrations communales, au titre de recommandation, l'adoption de la charte de bonne conduite administrative, ci-annexée et telle qu'elle est incluse en préambule du projet de Code de la Fonction publique wallonne, adopté par le Gouvernement wallon.

Cette charte récapitule les droits et devoirs élémentaires des agents dans le cadre du service au public. Elle est appelée à être intégrée, dans le respect des règles de concertation et de négociation syndicales, en préambule du statut administratif applicable aux agents de la ville ou de la commune.

Une fois le label octroyé, une procédure d'évaluation annuelle sera réalisée pour son maintien.

La Direction générale des Pouvoirs locaux se tient à la disposition des villes et communes pour tout renseignement complémentaire.

Je vous prie, Mesdames et Messieurs les Bourgmestre et Echevins, de recevoir mes salutations distinguées.

Namur, le 27 février 2003.

Le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique, Ch. MICHEL