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| Circulaire relative à l'opération "Communes à bras ouverts" Label pour l'accueil et la qualité des services des villes et communes de Wallonie | Omzendbrief betreffende de actie « Gemeenten met open armen » Label voor de ontvangst en de kwaliteit van de dienstverlening in de steden en gemeenten van Wallonië |
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| MINISTERE DE LA REGION WALLONNE 27 FEVRIER 2003. - Circulaire relative à l'opération "Communes à bras ouverts" Label pour l'accueil et la qualité des services des villes et communes de Wallonie Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Mesdames et Messieurs les Echevins, Les villes et les communes ont la responsabilité d'organiser une série | MINISTERIE VAN HET WAALSE GEWEST 27 FEBRUARI 2003. - Omzendbrief betreffende de actie « Gemeenten met open armen » Label voor de ontvangst en de kwaliteit van de dienstverlening in de steden en gemeenten van Wallonië Mevrouwen en Mijne Heren Burgemeesters, Mevrouwen en Mijne Heren Schepenen, De steden en gemeenten zijn verantwoordelijk voor de organisatie van |
| de services de première ligne au bénéfice de la population. Des | een veelvuldige eerstelijnsdienstverlening ten behoeve van de |
| efforts importants ont été réalisés au cours de ces dernières années | bevolking. Er zijn de laatste jaren grote inspanningen geleverd om in |
| par celles-ci afin de fournir des services, toujours plus performants | een steeds performantere dienstverlening te voorzien die nauwer |
| et plus conformes aux attentes de leurs habitants. | aansluit op de verwachtingen van de inwoners. |
| Ces services sont multiples et font de l'administration communale une | Dankzij die veelvuldige dienstverlening is het gemeentebestuur |
| véritable administration de contact quotidien. | daadwerkelijk hét bestuur geworden dat dagelijks in contact staat met |
| Conformément aux objectifs de qualité et de modernité définis par le Gouvernement wallon dans le Contrat d'Avenir pour la Wallonie, et compte tenu que les communes sont des acteurs et des partenaires privilégiés de la mise en oeuvre de ce contrat, je souhaite adresser une série de recommandations aux Collèges des Bourgmestre et Echevins afin d'améliorer et d'harmoniser le niveau de l'accueil, ainsi que la qualité des services organisés au sein des administrations communales au bénéfice des citoyens. Différents critères sont ainsi identifiés, qui visent à garantir, à toutes et à tous, des services communaux accessibles et de qualité. Dans les prochaines semaines, les Collèges des Bourgmestre et Echevins recevront une invitation à inscrire leurs actions dans le cadre d'une opération appelée "Communes à bras ouverts" au terme de laquelle un label de qualité sera décerné, sur proposition d'un jury constitué par province, présidé par le Gouverneur de la province et composé de | de bevolking. Overeenkomstig de kwaliteits- en moderniteitsdoelstellingen die de Waalse Regering in het Toekomstcontract voor Wallonië heeft vastgelegd en rekening houdend met het feit dat de gemeenten de actoren en de partners bij uitstek zijn voor de uitvoering van dat contract, wens ik de colleges van burgemeester en schepenen een reeks aanbevelingen over te maken om het niveau van de ontvangst, en de kwaliteit van de dienstverlening waarin door de gemeentebesturen voor de bevolking voorzien wordt, te verbeteren en te harmoniseren. Bijgevolg worden er verschillende criteria vastgelegd om in een voor iedereen toegankelijke, kwaliteitsvolle gemeentelijke dienstverlening te voorzien. In de loop van de komende weken krijgt elk college van burgemeester en schepenen een uitnodiging om zijn acties in te bedden in een gezamenlijke actie die « Gemeenten met open armen » genoemd wordt. Dat moet resulteren in een kwaliteitslabel dat uitgereikt moet worden op voorstel van een per provincie ingestelde jury; die wordt voorgezeten door de provinciegouverneur en bestaat uit vertegenwoordigers van de |
| représentants de l'Union des villes et communes de Wallonie, du | Unie van de Waalse Steden en Gemeenten, van de Waalse Beweging voor de |
| Mouvement wallon pour la Qualité, de l'Union wallonne des Entreprises | Kwaliteit, de Waalse Bedrijfsorganisatie en de Waalse |
| ou de l'Union des Classes moyennes et d'un représentant de la | Middenstandsorganisatie en uit één vertegenwoordiger van het |
| Direction générale des Pouvoirs locaux (services extérieurs). Ce label | Directoraat-generaal Plaatselijke Besturen (buitendiensten). De |
| de qualité sera décerné par le Ministre des Affaires intérieures et de | uitreiking van het kwaliteitslabel gebeurt door de Minister van |
| la Fonction publique dès lors que les communes qui souhaitent | Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken indien de gemeenten |
| participer auront fait la démonstration qu'elles rencontrent les | die aan de actie wensen deel te nemen, aangetoond hebben dat zij aan |
| quatre critères essentiels suivants : | vier essentiële criteria beantwoorden, namelijk : |
| 1° Heures d'ouverture et accès aux services administratifs : | 1° Openings- en toegangsuren administratieve diensten : |
| En tous cas pour les services de l'état civil, de la population et de | De steden en de gemeenten worden uitgenodigd om minstens voor de |
| l'urbanisme, les villes et les communes sont invitées, si ce n'est pas | diensten burgerlijke stand, bevolking en stedenbouw, indien dat nog |
| encore le cas, à ouvrir leurs services administratifs au minimum une | |
| fois par semaine jusqu'à 19 heures, ainsi que le samedi matin jusqu'à | niet het geval is, minstens één keer per week open te blijven tot 19 |
| 12 heures, ou, pour les plus petites communes (c'est-à-dire celles | uur, en op zaterdag tot 12 uur of, voor de kleinere gemeenten (wier |
| dont le personnel administratif compte moins de 20 équivalents temps | personeelsbestand uit minder dan 20 voltijds personeelequivalenten |
| plein) le samedi matin sur rendez-vous. | bestaat), op zaterdagochtend na afspraak. |
| L'ensemble des administrations communales est invité à garantir cette | |
| accessibilité minimale endéans l'année. | Alle gemeentebesturen worden uitgenodigd om die minimale |
| Afin de vérifier le respect de cette recommandation, les Collèges des | toegankelijkheid binnen het jaar te waarborgen. |
| Bourgmestre et Echevins pour ceux qui ne l'auraient déjà pas fait sont | Om te controleren of die aanbeveling nagevolgd wordt, worden de |
| invités à communiquer à la Direction générale des Pouvoirs locaux, en | colleges van burgemeester en schepenen die dat nog niet gedaan zouden |
| date du 12 mars 2003 au plus tard, les heures d'ouverture actuellement | hebben, uitgenodigd om uiterlijk tegen 12 maart 2003 de openingsuren |
| pratiquées dans leurs différents services administratifs. Ils sont | die momenteel gelden in hun verschillende administratieve diensten, |
| invités également à transmettre toute décision de modification de ces | aan het Directoraat-generaal Plaatselijke Besturen mede te delen. |
| horaires. Enfin, un nouvel inventaire sera établi, pour l'ensemble des | Daarnaast worden ze uitgenodigd om elke beslissing in verband met de |
| villes et communes wallonnes, en date du 31 janvier 2004 de manière à | wijziging van de openingsuren mede te delen. Ten slotte wordt per 31 |
| vérifier le respect de la présente recommandation. | januari 2004 een nieuwe inventaris opgemaakt voor alle steden en |
| 2° Accessibilité aux informations générales et aux décisions prises | gemeenten van Wallonië om te kunnen controleren of deze aanbeveling |
| par la ville ou la commune : | nagevolgd wordt. |
| La Région wallonne subventionne depuis de nombreuses années le | 2° Toegangsmogelijkheden tot de algemene inlichtingen en de |
| développement, l'accès et la formation aux nouvelles technologies de | beslissingen die door stad of gemeente zijn getroffen : |
| l'informatique et de la communication (NTIC) dans les villes et les communes. | Het Waalse Gewest subsidieert sinds ettelijke jaren de ontwikkeling |
| Ainsi notamment, elle a soutenu et financé la création de sites | van, de toegang en de opleiding tot de nieuwe informatica- en |
| internet interactifs et a diffusé des guides de réalisation et de | communicatietechnologieën (NICT) in de steden en gemeenten. |
| gestion de ceux-ci. | Zo werd meer bepaald steun en financiering verleend voor de creatie |
| Par ailleurs, en dehors de ce programme de subventionnement et conformément à leurs responsabilités, nombre de villes et de communes wallonnes ont pris des initiatives et investi sur leurs fonds propres afin de moderniser et d'informatiser leur administration. Il n'en reste pas moins que le niveau d'informatisation des services communaux, le niveau d'accès direct aux informations, ainsi que le niveau de l'interactivité des sites communaux sont très différents d'une commune à l'autre. C'est en ce sens qu'un effort supplémentaire devra être fourni avec l'aide de la Région wallonne. Dès lors, je recommande qu'endéans l'année, l'ensemble des villes et communes se dote, si ce n'est encore fait, d'un site internet sur lequel les informations générales relatives aux autorités, aux services administratifs, aux activités communales, aux principales décisions de la commune devront être disponibles. Devront également être mis en ligne pour information, les convocations aux séances du conseil communal, en ce compris la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la séance afin d'inviter tout citoyen à y assister. | van interactieve websites en werden handleidingen verspreid voor het opmaken en het beheer daarvan. Daarenboven hebben tal van Waalse steden en gemeenten naast dat subsidiëringsprogramma en overeenkomstig hun verantwoordelijkheden initiatieven genomen en uit eigen middelen geïnvesteerd voor de modernisering en de informatisering van hun administratie. Toch verschillen informatiseringsgraad, rechstreekse toegang tot de informatie en de mate van interactiviteit van de gemeentelijke websites in hoge mate van gemeente tot gemeente. Bijgevolg dient met de steun van het Waalse Gewest een extra inspanning te worden geleverd. Daarom beveel ik aan dat alle steden en gemeenten binnen het jaar, als dat nog niet het geval is, een website in gebruik nemen waarop zij de algemene informatie met betrekking tot de overheid, de administratieve diensten, de gemeentelijke activiteiten, de belangrijkste beslissingen van de gemeente beschikbaar dienen te stellen. Ter inlichting dienen zij eveneens de oproepingen voor de vergaderingen van de gemeenteraad, met inbegrip van datum, uur, agenda van de vergadering op te nemen om elke burger ertoe uit te nodigen daaraan deel te nemen. |
| Enfin, et dans l'attente d'une prochaine modification de la loi | Ten slotte beveel ik de colleges van burgemeester en schepenen in |
| communale, je recommande aux Collèges des Bourgmestre et Echevins | afwachting van een eerstvolgende wijziging van de gemeentewet aan in |
| d'organiser la publication des règlements communaux par leur mise en | de bekendmaking van de gemeentelijke verordeningen te voorzien door ze |
| ligne sur le site officiel de la commune, en plus de l'obligation | op de officiële website van de gemeente te plaatsen, naast de |
| légale d'affichage conditionnant leur entrée en vigueur, telle que | wettelijke verplichting om ze voor inwerkingtreding aan te plakken |
| prescrite aux articles 112 et 114 de la loi communale. Par ailleurs, il peut être d'ores et déjà noté qu'à l'issue du 1er trimestre 2003, une mise en ligne de l'ensemble des règlements fiscaux communaux en vigueur sera réalisé sur un site unique, de manière à faciliter l'accès à cette information essentielle notamment pour les entreprises qui souhaitent s'implanter en Wallonie. Cette simplification est réalisée dans le cadre d'un partenariat noué entre la Région wallonne, l'Union des Villes et Communes de Wallonie, ainsi que l'Union Wallonne des Entreprises et l'Union des Classes moyennes. Elle est accompagnée de l'élaboration d'un mémento fiscal relatif aux principales taxations locales. 3° Paiement électronique disponible aux guichets des administrations communales : Les modes de paiement ont considérablement évolué ces dernières années. Le passage à l'euro a été l'occasion d'une amplification sans commune mesure de l'utilisation par tout un chacun des modes de paiement dit électroniques. Or, un certain nombre de services rendus dans les administrations | zoals voorgeschreven bij de artikelen 112 en 113 van de gemeentewet. Daarnaast kan nu reeds worden aangestipt dat alle vigerende fiscale verordeningen van de gemeenten bij afloop van het eerste kwartaal 2003 op één enkele website zullen komen te staan, voor een meer klantvriendelijke toegang tot die wezenlijke informatie, inzonderheid voor de ondernemingen die zich in Wallonië willen vestigen. Die vereenvoudiging wordt doorgevoerd in het kader van een samenwerkingsverband tussen het Waalse Gewest, de Vereniging van Waalse Steden en Gemeenten, de Waalse Bedrijfsorganisatie en de Waalse Middenstandsorganisatie. Daarnaast wordt er een fiscaal memento uitgewerkt met betrekking tot de voornaamste plaatselijke belastingen. 3° Elektronische betaalwijze bij de loketten van de gemeentebesturen : De laatste jaren is de wijze van betalen aanzienlijk geëvolueerd. De overgang naar de euro ging gepaard met een tot dan ongekende verspreiding van de zogenaamde elektronische betaalmiddelen. |
| communales implique le paiement de sommes plus ou moins importantes | Voor een bepaald aantal diensten waarin de gemeentebesturen voorzien, |
| et, peu de villes et communes offrent, à l'heure actuelle, la | is de betaling van min of meer aanzienlijke sommen nodig terwijl de |
| possibilité aux usagers de payer de cette manière. | steden en gemeenten die momenteel de gebruikers de mogelijkheid geven |
| Ainsi, tant pour des raisons de facilité que de sécurité, je | om dergelijke betalingen door te voeren, weinig in aantal zijn. |
| recommande aux villes et communes d'offrir la possibilité aux usagers | Daarom beveel ik om klantvriendelijkheids- en veiligheidsredenen aan |
| de leurs services de payer par carte bancaire et/ou système proton, | dat de steden en gemeenten hun gebruikers de mogelijkheid bieden om |
| aux guichets de l'administration communale. | via hun betaalkaart en/of de protonkaart te betalen aan de loketten |
| Un inventaire de ce service sera réalisé dans le courant du premier | van de gemeentebesturen. |
| semestre. 4° L'accusé de réception aux courriers adressés aux administrations | 4° Ontvangstmelding voor elke bij de gemeentebesturen binnenkomende |
| communales : | briefwisseling : |
| La loi du 12 novembre 1997 relative à la publicité de l'administration | De wet van 12 november 1997 betreffende de openbaarheid van bestuur in |
| dans les provinces et dans les communes impose notamment, en son | |
| article 3, 3°, que "toute correspondance émanant d'une autorité | de provincies en de gemeenten bepaalt inzonderheid in artikel 3, 3°, |
| administrative provinciale ou communale indique le nom, la qualité, | het volgende : « Elke briefwisseling uitgaande van een provinciale of |
| l'adresse et le numéro de téléphone de la personne en mesure de fournir de plus amples informations sur le dossier". Je profite de la présente circulaire pour rappeler cette obligation élémentaire et essentielle. Par ailleurs, je recommande que les administrations communales s'organisent afin qu'il soit accusé réception de toute demande adressée aux services communaux dans les 10 jours de son entrée dans les services. Cet accusé de réception devra préciser si la demande peut être traitée par l'administration dans l'état où elle a été exprimée ou si des pièces complémentaires doivent être produites et lesquelles. Enfin, et conformément à la loi précitée, l'accusé de réception devra préciser l'identité de l'agent traitant le dossier. A ce titre, je vous communique pour information, en annexe de la | gemeentelijke administratieve overheid [vermeldt] de naam, de hoedanigheid, het adres en het telefoonnummer van degene die meer inlichtingen kan verstrekken over het dossier. » Ik maak van deze omzendbrief gebruik om er nogmaals op te wijzen dat dit een elementaire en wezenlijke verplichting is. Daarnaast beveel ik aan dat de gemeentebesturen ervoor zorgen dat van elke aanvraag die bij hun diensten binnenkomt, binnen de tien dagen ontvangst wordt gemeld. In de ontvangstmelding dient aangegeven te worden of de aanvraag door het bestuur behandeld kan worden volgens de toestand waarin hij tot stand is gekomen dan wel of er aanvullende stukken voorgelegd dienen te worden, waarbij aangegeven wordt welke stukken nodig zijn. Ten slotte wordt de identiteit van het personeelslid dat het dossier behandelt, in de ontvangstmelding overeenkomstig vernoemde wet aangegeven. Ter inlichting vindt u als bijlage bij deze omzendbrief, de |
| présente, la circulaire du 26 mai 2000 sur l'accusé de réception, | omzendbrief van 26 mei 2000 over de ontvangstmeldingen die van |
| toepassing is op de Ministeries van het Waalse Gewest, evenals de | |
| applicable aux Ministères de la Région wallonne, ainsi que sa note | bijbehorende noot voor de interpretatie ervan, goedgekeurd door de |
| interprétative, adoptée par le Gouvernement wallon en date du 19 | Waalse Regering op 19 december 2002. |
| décembre 2002. | |
| Plus largement, j'informe d'ores et déjà les Collèges des Bourgmestre | |
| et Echevins de mon intention de généraliser au personnel des | Meer in het algemeen licht ik de colleges van burgemeester en |
| administrations communales, au titre de recommandation, l'adoption de | schepenen nu reeds in dat ik voornemens ben om de goedkeuring van het |
| la charte de bonne conduite administrative, ci-annexée et telle | handvest van goed bestuursgedrag als bijlage en zoals opgenomen in de |
| qu'elle est incluse en préambule du projet de Code de la Fonction | aanhef van de Waalse ambtenarencode, door de Waalse Regering |
| publique wallonne, adopté par le Gouvernement wallon. | aangenomen, in de vorm van een aanbeveling uit te breiden naar het |
| Cette charte récapitule les droits et devoirs élémentaires des agents | personeel van de gemeentebesturen. |
| dans le cadre du service au public. Elle est appelée à être intégrée, | In dat handvest worden de elementaire rechten en plichten van de |
| dans le respect des règles de concertation et de négociation | personeelsleden in het kader van de openbare dienstverlening herhaald. |
| syndicales, en préambule du statut administratif applicable aux agents | Met naleving van de regels voor vaksbondsoverleg en -onderhandelingen |
| de la ville ou de la commune. | zal die tekst deel uitmaken van de aanhef van de bestuurlijke |
| Une fois le label octroyé, une procédure d'évaluation annuelle sera | rechtspositie geldend voor de personeelsleden van stad of gemeente. |
| réalisée pour son maintien. | Als het label eenmaal is toegekend, wordt jaarlijks een |
| La Direction générale des Pouvoirs locaux se tient à la disposition | evaluatieprocedure voor het behoud ervan doorgevoerd. |
| des villes et communes pour tout renseignement complémentaire. | Het Directoraat-generaal Plaatselijke Besturen staat ter beschikking |
| Je vous prie, Mesdames et Messieurs les Bourgmestre et Echevins, de | van de steden en gemeenten voor bijkomende inlichtingen. |
| recevoir mes salutations distinguées. | Met de meeste hoogachting, |
| Namur, le 27 février 2003. | Namen, 27 februari 2003. |
| Le Ministre des Affaires intérieures et de la Fonction publique, | De Minister van Binnenlandse Aangelegenheden en Ambtenarenzaken, |
| Ch. MICHEL | Ch. MICHEL |